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4 Barreras organizacionales
¿Qué son?
Las barreras organizacionales pueden ser cualquier número de cosas que van
desde elementos físicos hasta actitudes individuales y de grupo. No tienen que ser
elementos importantes. Pueden ser tan simples como una ausencia extendida de
empleados o tan importantes como la adquisición de una organización por un
gobierno extranjero. Incluso pueden ser percepciones que no tienen fundamento
en la realidad. La clave para identificar las barreras y eliminar su efecto
constrictivo es identificar cuidadosamente todos los aspectos de éstas.
Identificando barreras
El potencial para una barrera existe en cualquier momento que se necesita una
acción que implica que dos o más personas tomen una decisión. Los lugares
comunes para las barreras organizativas son los procesos que requieren varias
firmas, toma de decisiones en condiciones que no están cubiertas en la política,
desarrollo de nuevos programas sin el apoyo de administración superior,
reuniones del comité en general y la mayoría de los cambios que afectan a la
condición de empleados.
Evaluando las barreras
Las barreras se presentan en muchas formas y de muchas fuentes. Pueden ser
temporales o permanentes. Cuando se va a evaluar una barrera, es necesario que
observes todas las actividades que preceden al retraso, así como las actividades
que lo siguen. El arma principal para ti en la evaluación de una posible barrera es
preguntarte, ¿por qué esta barrera existe? Algunas veces la respuesta es que se
trata de una barrera temporal que desaparecerá. A veces no se sabe la respuesta.
Tipos de barreras organizacionales
Falta o ausencia de planeación
Esta barrera se presenta muy frecuentemente dentro de las organizaciones,
para que una comunicación organizacional sea adecuada y cumpla con sus
objetivos debe surgir como consecuencia de una planeación, tanto de
análisis y formulación del mensaje a transmitir como su origen y objetividad;
además de que la persona que se comunicará debe elegir el canal de
comunicación más conveniente así como el espacio de tiempo indicado
para la transmisión de la información, y de esta forma detener la resistencia
al cambio.
Supuestos o hechos confusos
Muchas veces en la transmisión de la información se dan por hechos o por
entendidos ciertas situaciones y por lo cual no se comunican con el resto de
la información que se transmite, un ejemplo de esto se presenta cuando un
cliente envía un aviso a uno de sus proveedores sobre una visita a las
instalaciones de la empresa, el supuesto que se pretende reflejar es el
hecho de que el cliente puede dar por entendido que el proveedor
organizará su llegada, desde la cuestión de transporte, como en cuanto a
hospedaje y además prepara un programa de recibimiento y revisión dentro
de sus instalaciones. En cuanto al proveedor, este puede creer y dar por
hecho que la visita del cliente a la ciudad puede deberse a cuestiones
personales, motivo por el cual, visitará las instalaciones de la organización,
pero como parte de una actividad de rutina.
Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica
Hablar de distorsión de contexto o semántica del mensaje es hacer
referencia a una de las principales barreras en la comunicación. Por poner
un ejemplo, se puede considerar el hecho de que la empresa coloque un
anuncio en uno de sus puntos de venta que diga “Venta por menos”, esto
es una ambigüedad para los que reciben este mensaje, la principal
pregunta que se harán es el hecho de ¿Menos en que o de qué? Y se
pueden generar un sinfín de reacciones en la recepción de esta
información.
Información expresada deficientemente
Otra barrera común en la comunicación se presenta cundo a pesar de que
el emisor de la información muestre claramente las ideas y bases de la
información, pudo haber elegido las palabras incorrectas, haber caído en
incongruencias dar por hecho algunos términos o estructurar
incorrectamente la información.
Barreras de contexto internacional
Cuando el proceso de comunicación tiene como obstáculos la existencia de
culturas, lenguaje y normas de acción diferentes y variadas complica más la
transmisión de información.
Un ejemplo se presenta al tratar de traducir lemas de empresas o dar a
conocer conceptos de trabajo que pueden variar considerablemente de una
cultura a otro y en unos casos hasta ser ofensivos sino se maneja
adecuadamente.
Pérdida de información por retención limitada
Este percance sucede cuando la información que se comparte de un
individuo a otro, va perdiendo precisión a lo largo de las transmisiones, y
esta es una de las principales causas de un problema de comunicación
severo. En este tipo de casos es importante realizar acciones de protección
como es respaldo de información, repetición de datos y el uso de varios
canales de manera simultánea.
Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la
misma
No todas las personas están acostumbradas a escuchar adecuadamente,
muchos pueden mantener una comunicación sin que haya una conexión
real con la temática manejada, además de que muchas personas tienden a
juzgar el contenido de una información precipitadamente muchas veces sin
analizar objetivamente la información recibida.
Comunicación de forma impersonal
El uso de medios de comunicación en la empresa puede obstaculizar la
transmisión de la información con los colaboradores, la comunicación es
mayormente eficiente cuando hay contacto personal (frente a frente) con los
receptores del mensaje en la organización, ya que de esta forma habrá
mayor nivel de confianza y comprensión, así como se presenta mayor
facilidad en la retroalimentación de la información.
Desconfianza o temores en la comunicación
La relación que se mantiene entre superiores y colaboradores permite que
las condiciones en el flujo de la información mejoren o empeoren
considerablemente, cuando el jefe o superior no se ha esmerado por
mantener un clima organizacional favorable, confianza y el ambiente laboral
es demasiado hostil o amenazante, puede generar la desconfianza y una
actitud temerosa que bloquee la comunicación.
Tiempo insuficiente ante los cambios
En las organizaciones dentro de los múltiples intercambios de información
que se presentan, muchas se relacionan con cambios organizacionales
sustanciales y de gran importancia e influencia en los colaboradores de la
empresa. Muchos de los colaboradores no responden a los cambios de la
misma forma, a algunos les toma más tiempo adaptarse a los mismos y
esta falta de tiempo puede provocan complicaciones en la comunicación
con repercusión en la empresa.
Exceso de información
Cuando el flujo de información es demasiado grande muchas veces su
comprensión se puede limitar, y los colaboradores de la empresa ponderan
el valor informativo en relación a sus creencias y puntos de vista, restándole
importancia en algunos casos a datos que el emisor considere importante,
también se da el caso donde la sobrecarga de datos puede generar
conflictos y errores al tratar de procesar la información. Es por ello que hay
que cuidar el contenido de la información de forma que se transmita de
forma concisa y precisa para que no haya filtros que resten valor y
contenido a la información comunicada por la empresa o viceversa.
