Fecha de Emisión:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS Abril 2013
Fecha de última Actualización:
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia de Comercialización
Mayo 2013
PROCEDIMIENTO: Apertura del proceso de Comercialización de medicinas y productos. Página 1 de 5
PROPÓSITO
Establecer los pasos a seguir para el Abastecimiento del Piso de Ventas de la empresa Autofarma San Juan Bosco C.A
PERSONAL INVOLUCRADO
Supervisor de Piso de Ventas
Supervisor de Depósito
Asistente de Depósito
POLÍTICAS ESPECÍFICAS
Los productos que se despachan del Depósito deben tener sus respectivas alarmas. (Productos con un costo entre 30,00 y 80,00 Bs. se colocan alarmas intercalados, y
mayores de 80,00 Bs. a todos)
La entrada al Depósito es exclusiva del personal autorizado.
Toda mercancía que sea despachada hacia el piso de ventas debe estar debidamente trasladada en el sistema MAGNUS, a fin de mantener un inventario con mayor
exactitud.
Será exclusiva responsabilidad del Supervisor de depósito, cualquier mercancía suministrada sin la documentación de autorización correspondiente.
El caso de extravío de cualquier producto dentro del depósito, el responsable se apegará a la sanción correspondiente.
Los cajeros y almacenistas son responsables de abastecer los estantes de acuerdo con la nomenclatura anexada, ubicándose según su puesto de trabajo.
Los cajeros o asistente de depósito deberán llevar el control mensual de vencimiento de productos en el los estantes de tienda.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Etapas Actividad Responsable
Reporte de Sugerido Supervisor de Depósito genera el sugerido que emite el sistema MAGNUS para el abastecimiento del Piso de Ventas. Supervisor de
Depósito
Traslado de Se realiza el traslado de la mercancía en el sistema MAGNUS. Supervisor de
Mercancía Depósito
Verificación de Verificación de mercancía a ser trasladada al Piso de Ventas. Supervisor de
Mercancía Piso de Ventas
Organización de Abastecer las cestas y colocar los productos con sus respectivas alarmas para surtir el piso de ventas. Asistente de
Mercancía Depósito
Despacho de Facilitar la mercancía a los encargados de abastecer los estantes. Supervisor de
Mercancía Piso de Ventas
Abastecimiento del Abastecer el piso de ventas, aplicando técnicas de mercadeo, planogramas, respetando las indicaciones del Supervisor de Piso de Asistente de
Piso de Ventas Ventas. Depósito/Cajero
s
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Lcda. Numarys Miranda Lcda. Yomart Blanco Ing. Manuel Rodríguez
Gerente de Comercialización Gerente de Talento Humano Gerente General
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Lcda. Numarys Miranda Lcda. Yomart Blanco Ing. Manuel Rodríguez
Gerente de Comercialización Gerente de Talento Humano Gerente General
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Abril 2013
Fecha de última
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Gerencia de Comercialización
Actualización: Mayo 2013
PROCEDIMIENTO: Cierre de Caja Página 3 de 5
PROPÓSITO
Establecer los pasos a seguir en la recepción de Mercancía al Depósito
PERSONAL INVOLUCRADO
Supervisor de Depósito
Asistente de Compras
POLÍTICAS ESPECÍFICAS
• La Recepción de mercancía se realiza de Lunes a Viernes de 8:00am a 04:00pm.
• La entrada al depósito es exclusiva del personal de depósito.
• Es responsabilidad del Supervisor de Depósito, la verificación, registro y control de entrada de mercancía al depósito.
• El Gerente del depósito será responsable directo ante la Gerencia General, del orden, el registro, el control, la recepción y el suministro de productos a los encargados del
abastecimiento de los estantes, así como también la exactitud de la existencia de la mercancía.
Para facilitar el control de la mercancía se utilizan las unidades de medida, como: paquete, rollo, frasco, paquete, bandeja, caja, entre otros.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Etapas Actividad Responsable
Recibe del Asistente de Compras la copia del registro de factura y verifica que la mercancía recibida se corresponda con la
descripción y cantidad facturada, cotejando con una copia del registro de factura, y dejando constancia en el formato de
recepción de mercancía en depósito.
Recepción de Factura y Supervisor de
Corresponde:
verificación de Productos Depósito
No: Comunica al Supervisor de Depósito para que autorice la entrada de la mercancía y le participe del inconveniente al
Gerente de Compra.
Si: Continua el procedimiento.
Firmar en el formato de recepción de mercancías en depósito, el departamento de compras como entregado y el Gerente de Supervisor de
Documentación
depósito como receptor de la mercancía. Archivar y anexar los respectivos soportes de la factura. Depósito
Supervisor y
Colocación de la Clasificar y acomodar los productos en sus respectivos estantes.
Asistente de
mercancía en estantes.
Depósito
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PROCEDIMIENTO: Devoluciones de ventas
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PROPÓSITO
Establecer los pasos a seguir por los cajeros para las devoluciones a realizar.
PERSONAL INVOLUCRADO
Supervisor de Piso de Ventas
Cajeros
POLÍTICAS ESPECÍFICAS
Para realizar una devolución el cliente deberá presentar su factura.
Las devoluciones se realizarán únicamente dentro de las primeras 48 horas, después de realizada la venta.
Las devoluciones deben de ser autorizadas por el supervisor de caja de turno, y realizarse en la misma maquina fiscal donde se procesó la venta.
En caso de errores en devoluciones, los cajeros deberán cancelar la diferencia ante la administración.
Para la realización de la devolución el cajero deberá llamar al supervisor para que la autorice en presencia del cliente.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Etapas Actividad Responsable
Recepción de factura Recibe la factura del cliente y revisar la fecha de la factura, y esta no debe ser mayor a 48 horas. Cajero
del cliente. ¿Procede?
No: Comunica amablemente al cliente que por políticas internas de la empresa las devoluciones se realizan solo 48h después de la
compra.
Termina Procedimiento
Si: Continua el procedimiento
Informar al Llamar al Supervisor de Cajeros, explicarle el motivo de la devolución para que este la autorice. Supervisor Piso
Supervisor de la ¿Procede? de ventas
Devolución No: Comunica amablemente al cliente el motivo por el cual no se puede realizar la devolución
Termina Procedimiento
Si: Continua el procedimiento
Autorización de Se procede a cargar la devolución en el sistema administrativo, y la autoriza el Supervisor de Cajeros. Supervisor Piso
Devolución de ventas
Emisión de Se procesa la devolución, y se le entrega al cliente su nueva factura, así como también el reembolso o la devolución del efectivo (si Cajero
Devolución fuese el caso). Resguardando el cajero la nota de crédito generada para anexarla a su cuadre, al final de su turno.
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Gerente de Comercialización Gerente de Talento Humano Gerente General
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PROCEDIMIENTO: Actualización de etiqueta de Precios
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PROPÓSITO
Establecer los pasos a seguir por el personal para la actualización de las etiquetas de precios en los productos.
PERSONAL INVOLUCRADO
Asistente de Compras
Asistente de Depósito
Supervisor de Piso de Ventas
Supervisor de Depósito
Cajeros
POLÍTICAS ESPECÍFICAS
Los productos deben estar correctamente identificados con su etiqueta de precio actualizado.
Cada empleado velará por el cuidado de las etiquetas colocadas en los estantes que se les asignen, a fin de garantizar el correcto precio de los productos para mejorar la
atención al cliente.
Las etiquetas no deben ser alteradas, bajo ninguna circunstancia.
Cuando un producto sea movido de puesto, se debe mover la etiqueta del precio instantáneamente.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Etapas Actividad Responsable
Elaboración del Los cajeros ubican en el libro de etiquetas, el listado de productos que requieren etiqueta de precio actualizada. Cajeros
listado de productos.
Solicitud de Etiqueta El Supervisor de Piso de Venta con el libro de etiquetas, se dirige al asistente de compras y solicita respectivamente la Supervisor Piso de ventas
impresión de etiquetas.
Impresión de El asistente de Compras imprime las etiquetas de los precios Asistente de Compras
Etiquetas
Emisión de Etiquetas El asistente de Compras procede a entregar al Supervisor de Piso de Ventas las etiquetas, quien distribuye a los cajeros de Supervisor Piso de ventas
acuerdo a los productos que le correspondan.
Colocación de Los cajeros ubican las etiquetas en el espacio dispuesto para ello y realizan seguimiento para su actualización. Supervisor Piso de ventas
Etiquetas
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Lcda. Numarys Miranda Lcda. Yomart Blanco Ing. Manuel Rodríguez
Gerente de Comercialización Gerente de Talento Humano Gerente General
