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PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTÁNDAR

CÓDIGO Página 18
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS E Fecha de Emisión:
M-015 1 de 8
INSTALACIONES 2020/Jul/31

1. OBJETIVO.
Establecer el procedimiento para realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo en equipos e
instalaciones que interviene en los sistemas productivos.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para todas las áreas y equipos de GENMED S.A.S. y estará a cargo del personal del
área de Mantenimiento

3. FRECUENCIA.

Para mantenimiento correctivo: Cada vez que se requiera realizar un mantenimiento por solicitud de otra
área.
Para el mantenimiento preventivo: Se especifica en el numeral 6.1.
Las instalaciones: Se realiza bimensual.

4. RESPONSABLES.

4.1. De Realizar Mantenimiento de equipos: Personal de Mantenimiento.

4.2. De realizar Mantenimiento de Instalaciones: Personal de mantenimiento y/o contratistas.
4.3. De Verificar su cumplimiento: Coordinador de Mantenimiento, Jefe de producción, Director
Administrativo y Financiero, Director Técnico y de operaciones y Coordinador de Gestión de Calidad.
4.4. De recibir los mantenimientos a conformidad: director de aseguramiento de calidad y gestión
ambiental, jefe de producción, Director Administrativo y Financiero, Director Técnico y de
operaciones, supervisores de planta, inspectores de calidad, coordinadores de Gestión de calidad y
coordinador de almacén.
4.5 De solicitar mantenimientos correctivos: Todo el personal de GENMED S.A.S.

5. DEFINICIONES.

5.1. Mantenimiento: Acciones necesarias para que un activo sea conservado o restaurado de manera
que pueda permanecer de acuerdo con una condición específica.

5.2. Mantenimiento Preventivo: Es aquel que en base a fechas calendarizadas se programa un activo para
su mantenimiento, dichas fechas se determinan de tal manera que según las condiciones de operación
permitan que el equipo no alcance el deterioro al punto de falla; y de esta manera prevenir antes de
presentarse la falla. Este mantenimiento se realiza sin previo conocimiento de falla.

5.3. Mantenimiento correctivo: Es el mantenimiento que se ejecuta a un activo después de ocurrida la

falla de este, por lo que se deben de corregir todos los componentes fallidos en el evento.
5.4. Mantenimiento preventivo por estado: Es el mantenimiento que se ejecuta a un activo o a un
edificio a partir de la condición de funcionamiento o estado de este.

Aprobó:
Elaboró: Revisó:
Nombre: Mariluz Garzón
Nombre: Víctor Montes Cargo: Nombre: Zulma García
Cargo: _Director de Aseguramiento de Calidad y
Coordinador de Mantenimiento Cargo: Coordinador de Gestión de Calidad_
Gestión Ambiental
5.5. Instalaciones: Comprende edificios, espacio de trabajo, equipo para los procesos (hardware y
software) y servicios de apoyo como trasporte comunicación y sistemas de información.

6. PROCEDIMIENTO.

6.1. Procedimiento para Ejecutar Mantenimientos Preventivos.

6.1.1. El mantenimiento preventivo de equipos se realiza de acuerdo con los lineamientos establecidos en cada
uno de los POES de cada equipo y lo programado en el FOR-022 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO DE EQUIPOS donde se evidencia la frecuencia de actividades (D: Diario, S: Semanal, M:
Mensual, T: Trimestral, B: Semestral, A: Anual.).

6.1.2. El coordinador de mantenimiento coordina al inicio de cada mes con el área producción (Jefe de
producción, Director Técnico y de Operaciones, Supervisores de Planta, coordinador de almacén) los tiempos
requeridos para la ejecución del Mantenimiento de cada uno de los equipos de acuerdo con lo establecido en el
FOR-022 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS.

6.1.3. Verificar las actividades de mantenimientos preventivos a realizar según su periodicidad o frecuencia,
recomendada por el fabricante para mantener los equipos en sus condiciones iniciales de fabricación, las
actividades a realizar se encuentran detalladas en los procedimientos de los equipos.

6.1.4. Realizar la inspección inicial del equipo y ejecución del mantenimiento preventivo.

6.1.5. Diligenciar el formato de mantenimiento preventivo que obedece a los requerimientos mencionado en el
procedimiento de cada uno de los equipos.

6.1.5.1 El formato de mantenimiento preventivo del equipo es mencionado en el procedimiento estándar

operativo de cada equipo, debe tener las firmas de realizo: persona que ejecuto el mantenimiento, auxiliar
mecánico, auxiliar de mantenimiento o aprendiz Sena, firma de verificación: Coordinador de mantenimiento y
firma de revisado: personal encargado o en custodia del equipo según responsabilidad del numeral 4.4.

6.1.6. Entregar el equipo en funcionamiento al supervisor de planta o persona delegada.

6.1.7. Archivar el formato de mantenimiento preventivo mencionado en el procedimiento estándar operativo de

cada equipo en la carpeta y/o hoja de vida de cada equipo ubicada en la oficina de mantenimiento.

6.2. Procedimiento para Ejecutar Mantenimientos Correctivos.

Aplica cada vez que el personal de mantenimiento identifique la necesidad de realizar un mantenimiento
correctivo o cuando el personal de GENMED lo requiera, solicitándolo mediante el FOR-094 ORDEN DE
TRABAJO.

6.2.1 Parámetros para tener en cuenta para el diligenciamiento el FOR-094 ORDEN DE

TRABAJO.
 6.2.1.1 Se Debe diligenciar fecha de solicitud y fecha de disponibilidad para ejecutar la actividad, de lo
contrario el requerimiento no será programado para su ejecución.
6.2.1.2 Se debe diligenciar el equipo afectado con su respectivo código interno y ubicación según el OTR-
PN-019 LISTA DE EQUIPOS GENMED S.A.S.
6.2.1.3 El solicitante firma y el encargado de recibir el requerimiento es el coordinador de mantenimiento
con el fin de programar la actividad.
6.2.1.4 Clasificación del requerimiento.

 CRITICO: Afecta directamente la calidad del producto de tal forma de lo hace inutilizable, Se
debe realizar el trabajo inmediatamente, con tiempo de ejecución hasta 5 días hábiles y tomar
medidas pertinentes de mitigación lo antes posible. Ejemplo: Daño en el sistema de ventilación
mecánica.
 MAYOR: Altera la calidad del producto haciendo que no cumpla con el propósito para el que
fue creado, contempla un tiempo de ejecución de hasta 15 días hábiles, pero teniendo en cuenta
que se deben tomar las medidas pertinentes para mitigar riesgos de afectación del producto lo
antes posible. Ejemplo: - Se presenta daño mecánico critico en Envasadora durante el proceso.
Se debe buscar el reemplazo del equipo y retirar la envasadora afectada a mantenimiento para su
corrección y poder dar curso normal al proceso.
 MENOR: No afecta la calidad del producto, dependiendo de su complejidad contempla hasta un
mes para su ejecución. Ejemplo: - Daño en chapa de puerta en área externa de las áreas de
producción.

6.2.1.5 Diligenciar el detalle del servicio con la novedad del daño.

6.2.1.6 El personal de mantenimiento diligencia realiza el diagnóstico del daño y posteriormente los
trabajos realizados para su corrección.
6.2.1.7 El trabajo debe ser verificado por el coordinador de mantenimiento y recibido a conformidad
por el solicitante y/o jefe inmediato.
6.2.1.8 Se debe archivar el formato en la hoja de vida del equipo correspondiente.

6.2.2 Requerimientos para intervenir el equipo:

6.2.2.1 Retirar el producto expuesto.

6.2.2.2 Identificar el estado de los equipos.
6.2.2.3 Diagnosticar el tipo de falla y el tiempo estimado de reparación.
6.2.2.4 Informar al Director Técnico y de Operaciones, Jefe de Producción la situación.
6.2.2.5 Tomar las acciones necesarias para poner en funcionamiento el equipo nuevamente.
6.2.2.6 Entregar el equipo en funcionamiento al operador de este.
6.2.2.7 Registrar el mantenimiento en el formato de mantenimiento preventivo mencionado en el
procedimiento estándar operativo de cada equipo y archivarlo en la carpeta correspondiente a la hoja
de vida del equipo.

Se deben realizar los trabajos y al pertenecer a un equipo, debe adjuntarse a la respectiva hoja de vida y
diligenciar el FOR-164 RUTINA DE MANTENIMIENTO E INSPECCIÓN especificando que es un
mantenimiento correctivo.

6.3. Procedimiento para Equipos Fuera de Uso, Mantenimientos, Pruebas o Validaciones.

 Los equipos que estén Fuera de uso, Mantenimiento, Pruebas o Validaciones, se deben mantener en
las siguientes condiciones:

 Almacenar en un área adecuada y limpia.

 Mantener cubiertos para evitar que se deterioren.
 Rotularlo con el FOR- 373 IDENTIFICACIÓN DE EQUIPOS, según estado de este.

6.4. Procedimiento para Ejecutar Mantenimientos por Estado a Instalaciones.

Se maneja un cronograma bimensual detallado en el FOR-022 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO DE EQUIPOS, el Auxiliar de Mantenimiento realiza una inspección al estado general de las
áreas mediante el FOR-174 INSPECCIÓN DEL ESTADO DE MANTENIMIENTO DE ÁREAS.
El Coordinador de mantenimiento verifica el registro siguiendo los parámetros de evaluación descritos en este
procedimiento y se realiza su posterior ejecución y registro de las actividades realizadas mediante el FOR- 167
REPORTE DE NOVEDADES Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES DE PLANTA Y
EDIFICIOS.

6.4.1. Informe de hallazgos e inspección.

El auxiliar mecánico o auxiliar de mantenimiento debe llenar el FOR-174 INSPECCIÓN DE ESTADO DE

MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES LOCATIVAS, y evidenciar el estado de las áreas, si se detecta
algún hallazgo de deterioro, el coordinador de mantenimiento debe escanear el documento y enviarlo vía correo
electrónico a los jefes de áreas, con el fin de coordinar la fecha de disponibilidad y realizar los trabajos
pertinentes de acuerdo su criticidad.

6.4.2 Condiciones Básicas para tener en cuenta del estado para las Instalaciones:

 Pisos antideslizantes, impermeables, de fácil lavado y limpieza, superficies lisas, sin grumos y
acabados completos, sin huecos.
 Paredes y techos bien resanadas y pintadas con pinturas de esmalte, de fácil lavado y
limpieza, superficies lisas, sin grumos y acabados completos.
 Puertas con pinturas de esmalte, de fácil lavado y limpieza, superficies lisas, sin grumo y sin
peladura y/o rayones, abolladuras, cierre adecuado y totalmente acabados.
 Ventanas y vidrios de las puertas selladas en sus bordes evitando el ingreso de contaminantes
externos, superficies totalmente lisas.
 Acrílicos de lámparas selladas en sus bordes evitando el ingreso de contaminantes externos.
 Demarcaciones de acuerdo con requerimientos de áreas líneas amarillas divisorias y limitantes de
ingreso.
 Identificación acorde a las áreas.
 Los tomacorrientes deben estar polarizados y en contacto a tierra, en número suficiente y distribuido
adecuadamente para los equipos que lo necesitan. No utilizar extensiones eléctricas. Tapas de protección
en perfecto estado.
 Rejillas de aire que permitan un flujo de aire de succión y extracción.
 Tubo Slim acorde a la iluminación.
 Lámparas deben ir acorde al tipo de tarea a realizar en cada sitio y por lo tanto con las exigencias
visuales de los trabajos que se realicen en el área. Se sugiere como mínimo de 110 voltios.
  Difusores y rejillas de Ventilación mecánica, su dámper debe estar ajustados, deben estar fijados
a sus ejes, deben estar completos, deben abrir o cerrar de acuerdo a la operación de la perilla de apertura
o cierre, y esta perilla debe estar marcada con su posición. Los dámperes no deben moverse por sí solos
con el movimiento del aire que circula a través de ellos.

NOTA 1: El auxiliar de mantenimiento al culminar labores de tipo locativo, debe realizar una inspección
final en acompañamiento con el coordinador de mantenimiento, con el fin de verificar detalles minuciosos
como: terminaciones, tomacorrientes bien puestas, sello de lámparas y aspectos críticos del numeral 6.4.1. Y
realizar respectiva entrega del área al supervisor de planta y/o coordinador de almacén según aplique. Dejar
constancia de entrega en el FOR-164 RUTINA DE MANTENIMIENTO E INSPECCIÓN.

6.4.3 Parámetros de Evaluación.

6.4.3.1 Bueno.
Que cumplan 100% con las definiciones antes descritas para todas las áreas.

6.4.3.2 Malo.
La calidad de los procesos productivos se ven afectados, la seguridad del personal, las
instalaciones o el medio ambiente.

6.4.4 Acciones que tomar cuando los Parámetros No Cumplen.

Si es Malo (M), El Coordinador de mantenimiento de forma inmediata realiza la cotización (si es necesaria) para
realizar el mantenimiento y la pasa para aprobación por parte del Director Administrativo y Financiero, una vez
aprobada, el Coordinador de Mantenimiento Solicita la Orden de Compra, una vez se tenga el requerimiento se
procede a realizar el mantenimiento correspondiente de inmediato.

NOTA 2. La realización de los mantenimientos a las instalaciones como plantas de

producción se debe coordinar con Dirección Técnica y de Operaciones y/o Supervisores
de planta.

Si por el contrario es necesario realizar un mantenimiento a un área específica, y no se encuentra registrada en el

FOR-174 INSPECCIÓN DEL ESTADO DE MANTENIMIENTO DE ÁREAS, el
Supervisor de Planta, deberá diligenciar el FOR-094 ORDEN DE TRABAJO en donde especifica el
requerimiento y luego lo pasará al Coordinador de Mantenimiento, quien designará a la persona responsable a
realizar dicha actividad. Una vez realizado el mantenimiento solicitado, el registro: FOR-094 ORDEN DE
TRABAJO será firmado por el Supervisor de planta o por el delegado por este como recibo a conformidad de la
solicitud.

6.4.5 MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INSTALACIONES.

Los mantenimientos correctivos para instalaciones pueden ser solicitado por cualquier empleado de GENMED
S.A.S, por medio del FOR-094 ORDEN DE TRABAJO. Es importante diligenciar la fecha de disponibilidad
del área que se va a intervenir (de acuerdo a su criticidad), así como realizar un diagnóstico del porque se
presentó el daño, con el fin de tomar medidas correctivas; posteriormente el coordinador de mantenimiento
programa la compra necesaria de insumos y posterior ejecución del servicio solicitado.
6.4.5.1 Acciones preventivas para mantenimiento locativos de áreas productivas.

El auxiliar mecánico o auxiliar de mantenimiento debe tener en cuentas las siguientes indicaciones para realizar
mantenimientos locativos en las áreas productivas:

 Coordinar con el Director Técnico y Jefe de Producción sobre tiempo estimado del arreglo.
 La intervención del auxiliar de mantenimiento para los arreglos en las áreas productivas debe de ir con
los lineamientos establecidos en GC-002 NORMAS DE HIGIENE y GC-004 LAVADO DE
MANOS, AL-003 MANEJO DE DOTACIÓN; GC-005 INGRESO Y EGRESO DEL
PERSONAL Y VISITANTES A LA PLANTA 2 Y 4 Y AREAS DE ACONDICIONAMIENTO, y
GC-054 INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL Y VISITANTES A LA PLANTA DE
FABRICACION 3
 El auxiliar mecánico y/o auxiliar de mantenimiento debe poseer un uniforme único para trabajar dentro
del área afectada, el cual debe ponerse y retirarlo cuando entre o salga de la misma.
 Cerrar las rejillas y dámpers de ventilación, así como sellar las puertas, pass Through y esclusas con
plástico de alta densidad con el fin de evitar la salida de partículas.
 Sellar las boquillas del agua purificada y aire comprimido, con papel aluminio y vinipel.
 cubrir los equipos fijos con plásticos o vinipelarlos ejemplo: marmitas y tanques.
 Realizar los trabajos pertinentes
 Al finalizar las tareas se debe guardar los residuos de obra en una bolsa plástica bien sellada y llevarlo
al área indicada.
 El auxiliar mecánico y/o auxiliar de mantenimiento debe realizar el aseo al área antes de
entregarla e informar al jefe de producción.
 Abrir nuevamente los dampers y rejillas del sistema de ventilación a las posiciones de balanceo.
 Se debe realizar aseo radical por parte del área de producción con forme a lo estipulado en P- 003
LIMPIEZA Y SANITIZACIÓN DE PAREDES, TECHOS PISOS, PUERTAS Y VENTANAS DE
LAS ÁREAS DE PRODUCCIÓN

6.5 Procedimiento para Reforma de Equipos.

Todas las actividades que generen un cambio significativo en el funcionamiento del equipo, será una reforma y
debe ser registrado teniendo en cuenta los lineamientos del GC-053 CONTROL DE CAMBIOS, y en el
formato de mantenimiento preventivo mencionado en el procedimiento estándar operativo de cada equipo, para
tener constancia de ello y así realizar trabajos de calibraciones y calificaciones de este.

6.6 Precauciones.

6.6.2 Cada vez que se vayan a utilizar lubricantes, limpiadores, sellantes y demás productos químicos
necesarios para el mantenimiento de las áreas y equipos, el personal de mantenimiento deberá
informarse acerca de las precauciones, advertencias y modo de uso de estos elementos, para lo cual, debe
leer las fichas de seguridad de los productos químicos usados en mantenimiento, cuya carpeta se
encuentra en la oficina de mantenimiento.

Los residuos generados del mantenimiento de áreas y equipos se deben manejar según el
OTR-MA-003 PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS y aquellos que se consideren
 como residuos peligrosos deben ser registrados en FOR-292 REGISTRO GENERACIÓN DE
RESIDUOS PELIGROSOS.

6.6.3 El personal de mantenimiento debe usar todos los elementos de protección personal.

NOTA 3: Cuando se realicen los Mantenimientos Preventivos de todos los Equipos, se debe garantizar
que se encuentren con Identificación del equipo, con Código Interno, si aplica rótulo de ultima y
próxima Calificación, Dirección de Flujos, Rótulos con Calibración vigente, en las UMAS Esquema de
los filtros, y los puntos de muestreo identificarlos con nombre del punto y código de la válvula.
De encontrarse alguna identificación con deterioro avisar al Coordinador de Mantenimiento para
cambiarlo y colocarlo nuevamente.

6.7 Procedimiento para modificar listado de equipos.

6.7.1 El listado de equipos está documentado en el OTR-PN-019 LISTADO DE EQUIPOS DE GENMED

S.A.S, y está estructurado de la siguiente manera:
 Código interno: es el código único, compuesto por números, letras, números y letras o solo letras, que
permite darle la trazabilidad dentro de la compañía a cada uno de los equipos.
 Descripción del equipo: es una explicación rápida y completa de lo que se quiere dar a conocer, como,
la marca del equipo, modelo o referencia de este y que se pueda diferenciar de otro, como la serie.
 Ubicación: es la localización dentro de la compañía conforme al plano arquitectónico vigente, y/o equipo
al cual pertenece.

6.7.2 Los códigos de los equipos serán asignados por el coordinador de mantenimiento, teniendo en cuenta las
directrices del numeral 6.7.1, y cuidando en no repetir códigos internos y no asignar el mismo código a equipos
que hayan sido dados de baja por el comité de calidad.

7. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA.

 FOR-094 ORDEN DE TRABAJO

 FOR-174 INSPECCIÓN DEL ESTADO DE MANTENIMIENTO DE ÁREAS.
 FOR-167 REPORTE DE NOVEDADES Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES DE PLANTA
Y EDIFICIOS.
 OTR-MA-003 PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS
 FOR-292 REGISTRO GENERACIÓN DE RESIDUOS PELIGROSOS.
 FOR-022 CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
 FOR-373 IDENTIFICACIÓN DE EQUIPOS
 OTR-PN-019 LISTADO DE EQUIPOS GENMED S.A.S
 GC-002 NORMAS DE HIGIENE y GC-004 LAVADO DE MANOS
 AL-003 MANEJO DE DOTACIÓN
 P-003 LIMPIEZA Y SANITIZACIÓN DE PAREDES, TECHOS PISOS, PUERTAS Y VENTANAS
DE LAS ÁREAS DE PRODUCCIÓN.
 GC-005 INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL Y VISITANTES A LA PLANTA 2 Y 4 Y AREAS
DE ACONDICIONAMIENTO
 GC-054 INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL Y VISITANTES A LA PLANTA DE
FABRICACION 3
8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
DESCRIPCIÓN VERSIÓN
MODIFICACIÓN

 Anexar en el numeral 6.4.1 nota aclaratoria respecto a responsables para

15 2019/Dic
entrega de trabajos locativos y aspectos a evaluar.

 Anexar en el numeral 4.6 responsables de solicitar mantenimientos

correctivos
 Se organiza la numeración 6.2.1. retirar el producto expuesto en bandejas y
tolva a parámetros para tener en cuenta para diligenciar el FOR-094
ORDEN DE TRABAJO, se anexa la numeración desde el
6.2.1.1 hasta el 6.2.1.8.
16 2020/Mar
 Se organiza la numeración 6.2.2. de identificar el estado de los equipos a
requerimientos para intervenir el equipo, se anexa la numeración desde el
6.2.2.1 hasta el 6.2.2.7.
 Se suprime la numeración desde el 6.2.3. hasta el 6.2.7
 Incluir numeral 6.4.4 mantenimiento correctivo de instalaciones

 Numeral 6.2. se aclara la responsabilidad de diligenciamiento para registrar el

FOR-094 ORDEN DE TRABAJO.
 Se enumeran las notas de todo el documento.
 Numeral 6.2.2.4. se anexa al jefe de producción en el numeral.
 Numeral 6.2.2.1. se suprime las palabras bandejas y tolvas del numeral.
 Numeral 6.4. se anexa numeral 6.4.1. cambiando la secuencia de los numerales
y se incluye informe de hallazgos e inspección. Donde indica procedimiento
para informar del estado de las áreas a los responsables.
 Se anexa numeral 6.4.5.1. Acciones preventivas para mantenimiento locativos 17 2020/Jul
de áreas productivas
 Se anexa en numeral 7 GC-002 NORMAS DE HIGIENE, GC-004
LAVADO DE MANOS, AL-003 MANEJO DE DOTACIÓN, P-003
LIMPIEZA Y SANITIZACIÓN DE PAREDES, TECHOS PISOS,
PUERTAS Y VENTANAS DE LAS ÁREAS DE PRODUCCIÓN, GC-
005 INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL Y VISITANTES A LA
PLANTA 2 Y 4 Y ÁREAS DE ACONDICIONAMIENTO, y GC-054
INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL Y VISITANTES A LA
PLANTA DE FABRICACIÓN 3.