GUÍA DE AUDITORIA DE LAS

ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
DEL ESTADO

Mag. Liliana Suárez Santa Cruz

 Matrices de los criterios de las contrataciones

1. ETAPAS O SUBPROCESOS
Una entidad según sus Planes Estratégicos debe cumplir las
metas para las cuales ha sido creada, por lo que tiene una
necesidad de adquirir bienes, servicios u obras para cumplir su
mandato.
Una vez definido sus requerimientos busca organizar sus
contrataciones para ver si dentro de las funciones del área
respectiva dentro de su entidad puede lograr su cometido o tiene
la necesidad de conformar Comités Especiales.
Estos Comités organizan las bases y la convocatoria después de
obtener las especificaciones del bien o servicio o expedientes
técnicos de sus futuras contrataciones.

2
 Matrices de los criterios de las contrataciones

1. ETAPAS O SUBPROCESOS
En la convocatoria logran atraer a la mayor cantidad de
ofertantes válidos por lo que deben realizar una evaluación de los
postores y otorgar la buena pro al que haya salido favorecido
después de un proceso de selección.
Finalmente se suscribe el contrato que establecerá el vínculo que
una al Contratista con la Entidad hasta que se haya culminado la
obra, bien o servicio.
Dentro de la ejecución del contrato se deberá administrar las
controversias y diferencias que surjan del proceso, hasta que
finalmente se liquidará la obra, bien o servicio con la
conformidad de la prestación, acto que se cierra con la firma de
una acta de liquidación y conformidad respectiva.
3
 Matrices de los criterios de las contrataciones
Cuadro 7 : Contrataciones del Estado: Sub Etapas relacionadas
2. SUB-ETAPAS Etapas de la contratación
Sub-etapas genéricas de la adquisición y contratación de
bienes, servicios y obras
• A cada etapa *Definición de objetivos
*Identificación de necesidades
I)Necesidad de contratar
se le ha *Aprobación y difusión del Plan de Contrataciones
*Disposición de Recursos Presupuestales
definido sus *Asignación de Responsabilidades
*Organización y coordinación de los procesos de
II)Organización de las contrataciones
Afirmaciones selección
*Registro de los procesos de selección
de III)Bases y Convocatoria
*Elaboración y Aprobación de las Bases
*Difusión de la convocatoria
efectividad, *Integración de las Bases
*Evaluación de Propuestas
IV)Evaluación de propuestas y
eficiencia y otorgamiento de la buena pro
*Adjudicación de la Buena Pro
*Exoneración de Procesos
economía, *Verificación previa del Adjudicatario
*Definición de los Términos del Contrato
V)Suscripción del Contrato
así como se *Verificación de Garantías
*Firma del Contrato
les ha *Observaciones al Contrato
*Entrega de Recursos
subdividido VI)Ejecución del Contrato
*Supervisión de la Ejecución del Contrato
*Incumplimiento del Contrato
en sub- *Adicionales y ampliaciones del Contrato
*Administración de las Controversias
etapas. VII)Conformidad de la Prestación
*Recepción del Bien, Servicio u Obra
*Liquidación de la Prestación
4
 Criterios de auditoria para cada etapa del proceso

ETAPAS SUB ETAPAS EFECTIVIDAD EFICIENCIA ECONOMÍA

1.1.-Definición Se identifican Las necesidades Los beneficios
de objetivos oportunamente identificadas recibidos por la
1.2.- las necesidades están contratación de
Identificación de bienes, concordadas al los bienes,
de necesidades servicios u obras plan operativo, los servicios u
1.3.-Aprobación necesarios para el objetivos de la obras
y difusión del logro de los entidad y cuentan satisfacen las
1.- Necesidad
plan de objetivos de la con la cobertura necesidades y
de contratar
contrataciones entidad, en los presupuestal objetivos de la
para adquirir
1.4.-Disposición plazos suficiente que entidad, a los
un bien,
de recursos establecidos permiten mejores
servicio u obra
presupuestales contratar la precios del
adquisición de mercado
bienes, servicios y
obras en cantidad,
calidad y
oportunidad
convenientes.
5
 Criterios de auditoria para cada etapa del proceso
ETAPAS SUB ETAPAS EFECTIVIDAD EFICIENCIA ECONOMÍA
Se designan las Los comités El equipo
2.1.-Asignación de dependencias especiales responsable de
responsabilidades responsables de conducen los la conducción de
planificar los procesos de los procesos
2.2.-Organización y procesos de contrataciones optimiza los
coordinación de contrataciones y en cantidades, recursos:
los procesos de los comités modalidades, humanos,
selección especiales con el plazos y presupuestales y
personal adecuado presupuestos tecnológicos en
2.- Organización y en el tiempo apropiados, las
de las debido para cumpliendo con contrataciones
contrataciones conducir el PAC de bienes,
oportunamente los servicios u
procesos de obras.
2.3.-Registro de
contrataciones,
procesos de
cumpliendo el
selección
cronograma
detallado del PAC

6
 Criterios de auditoria para cada etapa del proceso

ETAPAS SUB ETAPAS EFECTIVIDAD EFICIENCIA ECONOMÍA

3.1.-Elaboración y Se realiza la Se definen: las Las bases y la
aprobación de las convocatoria con características, convocatoria
bases bases adecuadas en especificaciones permiten obtener
3.2.-Difusión de la el tiempo debido y técnicas y para la entidad los
convocatoria se difunde calidades que mejores precios,
convenientemente, guarden relación garantías y
obteniendo la con el uso y condiciones de
mayor participación necesidades del compra, y su
de postores idóneos área usuaria y correcta
3.- Bases y
los valores elaboración y
convocatoria
referenciales ejecución evitan
3.3.-Integración de mas desabastecimient
las bases convenientes os, exoneraciones
para la entidad, e incurrir en
y se difunden a gastos como
los postores por ampliaciones,
medios de adicionales de
comunicación obra, pagos de
masivos moras, etc.

7
 Criterios de auditoria para cada etapa del proceso

ETAPAS SUB ETAPAS EFICIENCIA EFICIENCIA ECONOMÍA

Se realiza el Se evalúan las El
4.1.-E valuación otorgamiento propuestas y se otorgamiento
de propuestas de la buena pro otorga la buena de la buena
DINI demoras y pro al postor que pro, es el más
en la asegura la mejor conveniente a
4.- Evaluación oportunidad calidad-precio en los intereses
de propuestas 4.2.-Adjudicación debida, su propuesta de la entidad y
y otorgamiento de la buena pro asegurando el técnico- asegura la
de la buena pro cumplimiento económica mejor relación
de los plazos precio-
establecidos. beneficio para
las áreas
usuarias

8
 Criterios de auditoria para cada etapa del proceso

ETAPAS SUB ETAPAS EFICIENCIA EFICIENCIA ECONOMÍA

Se firma el Se firma el El contrato
5.1.-Verificación contrato con el contrato garantiza el pago
previa del postor ganador, en verificando que las justo de las
adjudicatario el plazo acordado, condiciones contraprestaciones
verificándose el contractuales
cumplimiento de garanticen los
5.2.-Definición
5.- Suscripción las garantías y intereses del
de los términos
del contrato otras condiciones estado y cualquier
del contrato
previstas en las eventualidad
normas futura no prevista
5.3.-Verificación en los términos
de garantías contractuales

5.4.-Firma del
contrato
9
 Procedimientos de labores de control para aplicar
(ejemplo)

C 1 Cuadro Nº 1.1.1 Etapa Nº 1 - Revisión de la planificación de las contrataciones

Etapa del proceso C&A 1 Necesidad de contratar

Sub-etapa 1.1 Definición de objetivos
Actividad de la entidad 1.1.1 Planificación de las contrataciones
Afirmaciones y criterios de gestión
Control de Legalidad
Decreto Legislativo N° 1017 “Ley de
Contrataciones del Estado.
Efectividad Eficiencia Economía
Decreto Supremo N° 184-2008-EF
“Reglamento de Ley de Contrataciones
del Estado”
Se incorpora las tareas y Artículos 6,
El plan operativo refleja la
trabajos para el cumplimiento Se realiza en el menor tiempo Artículos 7 y 8 de la Ley. 7, 8 9 y 10
ejecución del plan estratégico
de las metas y se cuenta con la permitido y adecuado a las metas Ley 28411 del
y la materialización a corto
participación de todas las presupuestales de la Entidad Reglamento
plazo de las metas previstas
áreas de la Entidad .
Desarrollo de los Procedimientos de Auditoría B S O
Objetivo Revisar la planificación contrataciones
P1 Verificar que la planificación de las contrataciones se ajusten a los objetivos y
Procedimientos √ √ √
prioridades del Plan Operativo y Plan Estratégico de la Entidad
Documentos a revisar Plan estratégico, plan operativo institucional, plan anual de contrataciones PAC
R1 Los bienes, servicios u obras requeridos en el PAC no sean congruentes con el logro
Riesgos
de los objetivos de la entidad
E1 Se efectúen contrataciones que no son necesarias para el logro de objetivos de
Efectos
corto y mediano plazo de la entidad.
10
 Procedimientos de labores de control para aplicar
(ejemplo)
C 2 Cuadro Nº 1.2.1 Etapa Nº 1 - Verificación de las asignaciones presupuestales para el PAC
Etapa del proceso C&A 1 Necesidad de las contrataciones
Sub-etapa 1.2 Disposición de recursos presupuestales
Actividad de la entidad 1.2.1 Disposición de partidas presupuestales
Afirmaciones y criterios de gestión
Control de Legalidad
Decreto Legislativo N° 1017 “Ley de
Contrataciones del Estado.
Efectividad Eficiencia Economía
Decreto Supremo N° 184-2008-EF
“Reglamento de Ley de Contrataciones del
Estado”
Artículos 6, 7,
La aprobación del PAC se realiza
8 y 9 del
inmediatamente después de la
Las partidas presupuestales Los montos solicitados cubren los Reglamento,
aprobación del PIA. Se cuenta con Artículo 8 de la Ley.
solicitadas cubren en calidad y requerimientos del PAC, en precios, Directiva de
un cronograma de contrataciones Directiva de tesorería para el
cantidad los requerimientos del condiciones y garantías, considerando Tesorería
de bienes y servicios y de ejercicio presupuestal
PAC las contingencias para el
contratación de obras para
ejercicio
atenderlas oportunamente
presupuestal
Desarrollo de los procedimientos de la labor de control B S O
Objetivos Verificar la disponibilidad de las partidas presupuestales para la ejecución del PAC
Procedimientos P1 Verificar en el documento de ejecución presupuestal, que los gastos efectuados en bienes,
√ √ √
servicios u obras correspondan a los previstos en el PAC
P2 Constatar que se cuente, en el presupuesto aprobado, con las previsiones de recursos para los
√ √ √
conceptos de bienes, servicios u obras considerados en el PAC
P3 Documentar el proceso presupuestal, la asignación de partidas y la disponibilidad de recursos
√ √ √
para las contrataciones
Documentos a revisar PIA, PAC, Presupuesto asignado al PAC, documento de ejecución presupuestal
Riesgos R1 Retrasos en la atención a requerimientos presupuestales
Efectos E1 Incumplimiento de la ejecución presupuestal
E2 Re procesos y sobre costos en la ejecución presupuestal

11
 Procedimientos de labores de control para aplicar (ejemplo)

C 3 Cuadro Nº 1.3.1 Etapa Nº 1 - Comprobación de los requerimientos de las áreas usuarias

Etapa del proceso C&A 1 Necesidad de las contrataciones

Sub-etapa 1.3 Identificación de Necesidades
Actividad de la entidad 1.3.1 Requerimientos de las contrataciones de las áreas usuarias
Afirmaciones y criterios de gestión
Control de Legalidad
Decreto Legislativo N° 1017 “Ley de Contrataciones
Efectividad Eficiencia Economía del Estado.
Decreto Supremo N° 184-2008-EF “Reglamento de Ley
de Contrataciones del Estado”
Cada área sustenta el uso y
Se cuenta con la participación oportuna
requerimiento, de sus contrataciones, en Los requerimientos se realizan con criterios de
de todas las áreas en sus requerimientos, Artículo 10 del
concordancia al cumplimiento de sus economía y vigencia tecnológica para obtener Artículo 7 de la Ley
dentro del plazo señalado por el Titular Reglamento
objetivos específicos, en cantidad y los mayores beneficios
del Pliego
calidad adecuadas
Desarrollo de los Procedimientos de la labor de control B S O
Objetivos Comprobar los requerimientos de contrataciones de las áreas usuarias
P1 Comprobar la existencia de los requerimientos formales de los bienes, servicios u obras de las áreas usuarias
√ √ √
P2 Verificar si el objeto del proceso de selección guarda relación con las necesidades derivadas por el área usuaria.
Seleccionar y entrevistar a los usuarios y analizar el uso, frecuencia y relación del requerimiento con el cumplimiento de objetivos √ √ √
Procedimientos y metas de su área
P3 Verificar la oportunidad de los requerimientos de las áreas usuarias √ √ √
P4 Contrastar que las prioridades consideradas en el PAC estén acordes con los requerimientos formulados por las
√ √ √
áreas usuarias
P5 Comprobar que su requerimiento tiene vigencia tecnológica o no tiene obsolescencia inmediata √ √ √
Documentos a revisar POI, PAC, archivo de documentos emitidos y recibidos de las áreas usuarias
Riesgos R1 Dimensionamiento no adecuado de las características y/o especificaciones del bien, servicio u obra a
requerirse, con respecto a la necesidad real del área usuaria.
R2 Existencia de variaciones significativas en número y plazos de la contratación
R3 La contratación no cumple el principio de vigencia tecnológica
Efectos E1 Se efectúen contrataciones con sobrestimación o subestimación en términos de calidad, vigencia tecnológica,
número y precio
12
 Procedimientos de labores de control para aplicar (ejemplo)
C 4 Cuadro Nº 1.4.1 Etapa Nº 1 – Verificación de la elaboración del plan anual de contrataciones
Etapa del proceso C&A 1 Necesidad de las contrataciones
Sub-etapa 1.4 Plan anual de contrataciones – PAC
Actividad de la entidad 1.4.1 Elaboración del plan anual de contrataciones
Afirmaciones y criterios de gestión
Control de Legalidad
Decreto Legislativo N° 1017 “Ley de Contrataciones del Estado.
Efectividad Eficiencia Economía
Decreto Supremo N° 184-2008-EF “Reglamento de Ley de
Contrataciones del Estado”

El PAC refleja los requerimientos de bienes y

servicios por adquirir u obras a contratar de El PAC contiene las cantidades y calidades Los requerimientos están aprobados en el PIA con
manera oportuna, para lograr los objetivos de mínimas necesarias de prestaciones de cada fuente de financiamiento definida. El PAC detalla Artículos 6, 7, 8 y 9
Artículo 8 de la Ley
la Entidad, así como las modalidades y aquellas una de las áreas de la Entidad, que garanticen el montos, precios y plazos para la contratación del bien, del Reglamento.
comprendidas dentro del marco de convenios cumplimiento de sus metas servicio u obras
internacionales

Desarrollo de los procedimientos de la labor de control B S O

Objetivo Verificar la elaboración del plan anual de contrataciones
Procedimientos P1 Comprobar que el PAC incluya los procesos de contrataciones y contenga los bienes, servicios u obras requeridas por las áreas usuarias
√ √ √
P2 Comprobar que las fechas consideradas para las contrataciones de los bienes, servicios u obras consideradas en el PAC correspondan a la
√ √ √
oportunidad requerida por las áreas usuarias
P3 Constatar que el PAC contenga la información mínima indispensable de todas las contrataciones de la entidad, con independencia del régimen que
√ √ √
las regule
P4 Validar la información sustentatoria y su justificación, en los casos especiales: ítems relacionados, estandarización, compras por etapas, tramos,
paquetes o lotes; comprobar la secuencia lógica de la etapa, o tramo, su continuidad y que no constituya un evento aislado o inconcluso √ √ √

P5 Verificar que las modalidades de selección, tipos de procesos de selección, sistemas de contrataciones y modalidades de ejecución estén
√ √ √
debidamente sustentados
Documentos a revisar PAC; informe técnico y análisis costo-beneficio que sustente la estandarización, o la compra por etapas; documentos internos del área logística

R1 PAC inadecuado a las necesidades y funciones de la entidad, los bienes, servicios u obras no guarden relación con el cumplimiento de metas de la
Riesgos entidad

R2 Inclusión indebida de casos especiales: fraccionamiento, contratación de servicios personalísimos, declaración de desabastecimiento inminente

R3 Combinación desfavorable en las modalidades de contrataciones

Efectos E1 Ineficiente uso de recursos públicos
E2 Incremento del número de exoneraciones dirigidas a procesos de AMC
E3 Distorsión en la modalidad de relación de ítems

E4 Obsolescencia tecnológica en un proceso de estandarización y no responda a criterios de costo/beneficio.

E5 Afecte principios de transparencia que rigen a los procedimientos de contrataciones 13

E6 El PAC no cumple su objetivo de instrumento de gestión