Unidad 1
La organización, conceptos
fundamentales y la división del
trabajo
Lic. Ana Raquel Torquato Machicado.
1. La división del trabajo
• El economista Adam Smith concluye que la división del trabajo origina
un incremento en la productividad y grandes ventajas monetarias
para las organizaciones y la sociedad en general.
• La division del trabajo, cuyo propósito es maximizar la producción de
los trabajadores y máquinas, dividiendo grandes tareas entre varias
personas en lotes más pequeños de trabajo.
• La división del trabajo facilita dominar un procedimiento en el tiempo
más corto con un mínimo de habilidad; es decir, el empleado puede
ocupar varios puestos y contribuir más a la eficiencia organizacional.
Hay varias reglas para hacer una división del trabajo eficiente:
• De acuerdo con los objetivos y planes que se pretenda realizar, se debe
escribir una lista de todas las funciones requeridas.
• Cada una de las funciones debe definirse en forma clara y sencilla.
• Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de la misma
manera, hasta fijar todas las funciones para cada departamento o división.
• Se repite la operación anterior hasta alcanzar los últimos niveles dentro de
cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desee
analizar.
• Cuando la división es funcional, se reúnen las funciones obtenidas en
unidades concretas, mediante una carta de organización que indique a
cada persona las distintas tareas que se le han asignado; o conservando la
carta de organización estructurada con las tareas que debe haber .
2. Conceptos
La palabra organización proviene del griego organon (‘instrumento’). En
realidad, la organización es el instrumento más importante dentro del
proceso administrativo.
El concepto organización tiene dos acepciones:
• Como sinónimo de institución, organismo o empresa
• Como función: hace referencia a la estructura de relaciones entre
personas, trabajo y recursos.
• Tramo de control. Número mínimo de empleados que pueden estar bajo el control o
supervisión de un jefe.
• Cadena de mando. Ejecución de la autoridad desde el primer nivel de la organización
hasta el último empleado en la línea jerárquica; funciona en forma de pirámide y se
caracteriza por la autoridad, responsabilidad y comunicación.
• Autoridad. Derecho de actuar o exigir a otros que realicen algo ante una situación dada.
• Responsabilidad. Obligación de todo miembro de una organización para responder
• por el cumplimiento de los deberes que le han sido asignados. A cada grado de
responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad necesario para
cumplir dicha responsabilidad.
• Comunicación. Procedimiento a través del cual, en forma implícita o explícita, se
transmite y recibe información en un grupo social. En este orden, son fundamentales las
distintas líneas del organigrama. Asimismo, es necesario fomentar las reuniones
interdepartamentales y al interior de cada departamento o división.
• Centralización. Grado considerable de autoridad que tienen los niveles superiores de
mando para tomar decisiones. Al respecto, Fayol dice que este grado debe depender de
la situación (sin embargo, en la actualidad, la tendencia es hacia la descentralización).
3. Principios
• División del trabajo: Es la separación y delimitación de actividades, con el
fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo
esfuerzo; lo que da lugar a la especialización y perfeccionamiento en el
trabajo.
• Unidad de mando: Propuesto por Fayol, este principio indica: “Cuanto
mayor sea la frecuencia con que una persona depende de un solo superior,
será más probable que esa persona tenga un sentido de lealtad y
obligación, y menos probable que exista confusión con relación a las
órdenes”.
• Autoridad: También propuesto por Fayol, este principio consiste en el
derecho a mandar y el poder de hacerse obedecer.
• Jerarquización: Este principio se refiere a los niveles de una estructura
organizacional, agrupados según el grado de autoridad y responsabilidad
que posean, e independientemente de la función que realicen. Esta
estructura está representada a través de un organigrama.
• Jerarquias altas: Son los niveles estrechos de administración. Hay
muchos niveles entre los gerentes del punto más alto y el más bajo.
• Jerarquias planas: Se producen por los tramos grandes, y presentan
menos niveles administrativos entre la cima y la base:
• Delegación: Delegar significa conferir ciertas funciones a un individuo
o grupo de individuos, con la autoridad correspondiente. La
delegación permite a un subordinado tomar decisiones.
• Ventajas de delegar:
1. Permite que los directivos se enfoquen a las actividades de mayor
importancia y deleguen las de menos trascendencia.
2. La responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.
3. Motiva a los subordinados, ya que se sienten partícipes en el
alcance de los objetivos.
4. Los subordinados están capacitados para tomar ciertas decisiones
importantes.
Siete requisitos necesarios para delegar:
• Delimitar la autoridad y responsabilidad delegadas, preferentemente
por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de
autoridad, etcétera.
• Especificar metas y objetivos de la función delegada.
• Capacitar al personal en quien se va a delegar.
• Establecer estándares de actuación, de modo que se fomenten la
iniciativa y lealtad hacia la organización.
• Convenir sobre las áreas de no delegación.
• Mostrar interés en el desempeño del empleado al realizar la función
delegada.
• Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.
• Centralización y descentralización: Relacionados con el principio de tramo
de control, están los de centralización y descentralización. Ambos tratan
dos aspectos dentro de la función de organización, que tienden a crear
estilos de pensamiento, actuación y referencia respecto del grado de
ejercer la autoridad: en forma absoluta o delegándola a todos los niveles
de la estructura organizacional.
• La descentralización permite:
• Tomar decisiones rápida y oportunamente.
• Disminuir la intervención en decisiones de rutina.
• Ahorrar tiempo en las comunicaciones.
• Motivar al subordinado cuando participa en las decisiones.
• Mejorar el desarrollo del personal administrativo.
• Departamentalización: Este principio se refiere a la estructura formal de la
organización, compuesta de varios departamentos y puestos
administrativos, y sus relaciones entre sí
Los tipos de departamentalización más usuales son: por funciones, productos, geográfica,
clientes, procesos o equipo y secuencia.
• Departamentalización por funciones. Consiste en agrupar las actividades y tareas de
acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa, recursos humanos,
mercadotecnia, operaciones y finanzas.
• Departamentalización por productos o servicios. Este agrupamiento facilita el empleo de
la tecnología, máquinas y equipos, conocimiento y mano de obra, lo cual intensifica los
esfuerzos de los subordinados y aumenta la eficiencia de la organización que la practique.
• Departamentalización geográfica. También llamada departamentalización territorial,
regional o localización geográfica, consiste en el agrupamiento de las actividades de
acuerdo con la localización en donde se realizará el trabajo
• Departamentalización por clientela. Consiste en agrupar las actividades con base en
cierto interés del consumidor por el producto o servicio que ofrece la organización.
• Departamentalización por proceso. Denominada departamentalización por fases del
proceso o procesamiento, se utiliza frecuentemente en las empresas industriales y
niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de
operaciones
• Departamentalización por proyecto. Este tipo de departamentalización requiere que la
estructura organizacional sea flexible, capaz de adaptarse rápidamente y sin
contratiempos a las necesidades de cada proyecto, desarrollado y ejecutado durante un
plazo determinado.
Hay tres alternativas para hacer la departamentalización: principal,
intermediaria y combinada:
• Principal. Se ubica en el nivel más elevado de la organización.
• Intermediaria. Se presenta en el nivel intermedio; es decir, entre los
departamentos principales de la alta administración y de base. Esta
modalidad implica algunas dificultades, pues no hay reglas generales,
y hay más presión para aplicar los otros criterios de agrupamiento de
actividades.
• Combinada. Consiste en combinar varios modelos de
departamentalización para obtener el máximo rendimiento de la
organización.
4. Objetivos
Con los objetivos, se pretende crear una comunión de intereses y participación en
toda la organización. Así, dentro del proceso organizacional, el propósito principal
de la institución es promover que cada miembro del organismo social esté
enterado de cuáles son las actividades que va a realizar.
En este proceso organizacional, los objetivos se centran en:
• Crear una estructura organizacional.
• Definir el diseño más idóneo para hacer eficientes las funciones de una
organización.
• Mejorar el desarrollo de aspectos como autoridad, comunicación y delegación.
• Diseñar métodos y procesos de desempeño.
• Estudiar los elementos que componen el trabajo.
• Diseñar métodos de trabajo.
• Especificar límites departamentales.
5. Organización formal
Este tipo de organización representa la estructura intencional de los papeles
en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una
organización es “formal”, no hay nada inherentemente inflexible o
demasiado limitante.
La organización formal debe ser flexible, para aprovechar los talentos
creativos y reconocer los gustos y capacidades individuales, que deben
canalizarse hacia las metas del grupo y la empresa. Además, tiene las
características siguientes:
• Es deliberadamente planificada.
• Da gran importancia a la coordinación de actividades.
• Se estructura jerárquicamente, con objetivos establecidos, especificación
de tareas y relaciones de autoridad y responsabilidad definidas.
6. La organización informal
Chester I. Barnard considera a la organización informal como cualquier
actividad personal conjunta sin un propósito consciente, aun cuando
contribuya a resultados comunes.
Esta organización toma como base la disposición y relaciones informales de
trabajo; es decir, las interacciones del personal y la sociedad que no están
preescritas por la organización formal, sino que surgen de manera
espontánea durante las actividades e interacciones de los participantes Y
tiene las características siguientes:
• Es flexible y poco estructurada.
• Sus relaciones son, en parte, indefinidas.
• Hay grados de libertad en la actuación de sus miembros (espontaneidad).
7. Estructuras
Las estructuras organizacionales pueden definirse como las diversas
combinaciones de la división de funciones y autoridad. Éstas se
consideran elementos de autoridad formal, pues se fundamentan en el
derecho que tiene un funcionario por su nivel jerárquico de exigir el
cumplimiento de sus responsabilidades a un colaborador directo y en el
deber de éste de aceptar las decisiones que por función o
especialización haya tomado el superior.
Las estructuras se expresan en gráficas de relaciones de personal u
organigramas, y se complementan con los análisis de puestos.
Estructuras organizacionales básicas
• Organización lineal: Este sistema se caracteriza porque la autoridad se
concentra en una sola persona quien toma todas las decisiones y tiene la
responsabilidad básica del mando.
• Organización funcional: Este modelo se apoya en la máxima utilización de
los especialistas funcionales en los niveles jerárquicos principales. Su
objetivo principal es incrementar la productividad de la empresa a partir de
la especialización. Las tareas se agrupan por departamentos, de acuerdo
con la especialización técnica o funciones.
• Organizacion Matricial: Es una estructura mixta. En ésta, hay
departamentos funcionales que ejercitan y desarrollan su trabajo para
diversas áreas simultáneamente. La organización matricial combina esas
divisiones en un sistema más flexible y complejo, donde la estructura
informal y el liderazgo son más relevantes
8. Cultura organizacional
Es un sistema de valores y creencias influido por la estructura de la
organización, tecnología y entorno interno, que producen normas de
pensamiento y acción compartidos por todos los miembros que la integran.
Elementos de la cultura:
• Valores. Son elementos centrales de la cultura. En el ámbito de las
organizaciones, son aquellos que se consideran importantes y justifican la
existencia de la entidad. Los valores indican lo que debe ser frente a lo que
es, y las acciones que se lleven a cabo en la empresa estarán orientadas en
torno de los mismos.
• Creencias. Son las proposiciones o ideas reconocidas como verdaderas
dentro de un sistema cultural, o lo que los miembros de un grupo toman
como cierto.
