Manual de Usuario

a2 Contabilidad
Versión 3.0
 Manual a2 Contabilidad 3.0
a2 Contabilidad:
a2 Contabilidad ha sido diseñada tomando en cuenta la importancia que tiene la información contable para las empresas,
nosotros brindamos soluciones programadas de acuerdo con el criterio de profesionales contables, y orientadas a la sencillez y
la practicidad. Tanto en la carga, en la utilidad, en los informes como así también en el tiempo de implementación. Su sistema
debe ser flexible para manejar la información y ordenarla de manera tal que, en pocos pasos, la prepare como desee para el
análisis contable.

a2 Contabilidad es un sistema de información financiero que cumple con funciones de análisis e interpretación, y otras de
carácter rutinario tales como recolectar, clasificar, registrar y controlar la información; y analizar las operaciones que la empresa
realiza en el ámbito financiero y comercial. Su finalidad es suministrar información a las personas interesadas, respecto a la
importancia de las operaciones económicas. La información se les suministra a inversores, proveedores, clientes, empleados,
gobierno y entes públicos, entre otros.

A grandes rasgos, los objetivos de la contabilidad son:

• Conocer y demostrar los recursos controlados por la empresa.
• Predecir flujos de efectivo.
• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
• Evaluar la gestión de los administradores de la empresa.
• Ejercer control sobre las operaciones de la empresa.

La principal característica es su sencillez. Entre otras, se tienen:

• Permite el manejo de Múltiples Empresas: Para satisfacer las necesidades del cliente, y para disminuir los costos de
uso por licencia, el sistema le permite crear múltiples empresas, brindando la posibilidad de restringir el acceso de los
usuarios a las empresas creadas, creando ambientes de trabajo totalmente distintos para cada usuario.
• Interfaz gráfica amigable al usuario (Windows).
• Políticas y Configuraciones del Menú.
• Importación Selectiva de Cuentas.
• Elaboración de Gráficos.
• Precierre.
Consultas y Gráficas de los saldos de cada uno de los terceros por cada una de las cuentas, detallando el movimiento
en débitos y créditos de cada uno de los períodos.
• Impresión de Retenciones. El editor de formatos de impresión del sistema permite con la misma versatilidad del
sistema administrativo el diseño de las retenciones. De manera que las mismas pueden ser diseñadas a gusto del
usuario.
• Generador de informes personalizados: Con la incorporación del archivo de saldos de terceros por cuentas, el
generador de informes permite combinar las bandas de cuentas y terceros con la de saldos para generar un reporte
mostrando los saldos de cada cuenta.
• Cierre de Terceros: Permite hacer el cruce de una cuenta o un grupo de cuentas de un tercero en particular contra
otra cuenta, elaborando el comprobante respectivo y haciendo su saldo cero.
• Consolidación de Terceros.
• Mayor Analítico con Terceros.
• Inclusión del tercero y centro de costo por código.
• Activación Histórica: Una vez hecho un cierre, este pasa a ser un ejercicio histórico, que puede ser consultado a
través de la opción "Activar histórico" del Menú Sistema.
• Auditoria de Documentos: Mediante esta opción, se pueden controlar las transacciones con documentos, evitando el
error de introducir una transacción más de una vez.
• Consolidación de Empresas: Consiste en agrupar las cuentas de dos o más empresas en una sola, según el criterio
de cada usuario. En a2 Contabilidad se pueden implementar varias empresas consolidadoras. Para la consolidación
no importa que las empresas a consolidar posean un plan de cuentas distintas entre sí.
• Comprobante de Cierre: Al cerrar un ejercicio se genera un reporte de comprobante de cierre que puede ser visto e
impreso.
• Índices Financieros: Estos nos informan sobre aspectos financieros y administrativos de la empresa en un momento
determinado. En el módulo de índices financieros, contiene un editor de fórmulas que permitirá crear o modificar una
fórmula.
• Centros de Costos: La presentación de los centros de costo se maneja de forma arbolar (al igual que el plan de
cuentas), de esta forma podrá hacerse un desglose más exacto de los mismos. Permitiendo así la generación de
balances con centros de costos y cuentas.
• Reportes comparativos: Con la activación de los ejercicios históricos, puede generar reportes comparativos de los
Estados Financieros, hasta con 7 ejercicios.
• Exportación de los Reportes en formatos ASCII, .doc, Excel, Html, a2visor.
• Consolidación de las transacciones Bancarias y Administrativas de nuestra aplicación Herramienta
Administrativa Configurable.
• No hay limites para el número de comprobantes ni para de el número de movimientos por comprobante, sin embargo
pueden establecerse limites por medio de políticas.
• Privacidad del comprobante: Característica que permite que las transacciones no sean manejadas por todos los
usuarios, protegiendo así, información confidencial.
• Posibilidad de utilizar comprobante modelo.
• Factor de cambio.(histórico de tasas por moneda).
• Posibilidad de bloquear y desbloquear periodos durante un ejercicio contable.
• Gestión de activos (incluye depreciación y desincorporación).
• Configuración del código contable según la necesidad de cada empresa. El código puede tener un máximo de 30
caracteres con facilidad de manejar hasta 15 niveles (se puede seleccionar el separador de grupo).

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• Importación del plan de cuentas por defecto o de cualquier empresa con posibilidad de modificación de saldos iniciales
durante la creación de esta.
• Permite el manejo de Presupuesto mensual para cada cuenta.
• Manejo de partidas presupuestarias.
• Ajuste por Inflación.
• Ajuste Inicial y Regular
• Manejo del Índice de Precios al Consumidor – IPC.
• Reajuste de regular de activos y pasivos.
• Incrementos y disminuciones patrimoniales.
• Configuración Principal de Ajustes por Inflación.
• Configuración de Cuentas de Resultado Ajustadas por Inflación.
• Comprobante de Ajuste por Inflación.
• Activos Ajustados por Inflación.
• Reporte del 3% Activos Fijos Depreciables.
• Configuración Principal de Ajustes por Inflación.
• Detalle por Renglón de Ajuste de Inventarios.
• Ajuste del Patrimonio.
• Reporte de Cambios en el Patrimonio.
• Verificación de consistencia de los datos en casos de data corrupta (comprobantes, centro de costos, terceros y
cuentas).
• Manejo de hasta 2 dígitos para el nivel de código contable para empresas Españolas.
• Configuración del Balance General: en esta nueva versión se permite incluir al Balance General por ejemplo mascaras
del tipo: 99.99.99, es decir de dos dígitos para el nivel 1 del código contable.
• Ajuste del ancho de los códigos contables.
• Ampliación de las descripciones de movimientos, al activar la casilla de detallar descripción del movimiento en la forma
de cada reporte.
• Eliminación de la doble columna de valores en los movimientos, dejando sólo la columna que contenga valor.
• La Impresión y Reimpresión del Comprobante, posee el número de comprobante en todas las cabeceras de páginas y
la posibilidad de imprimir el detalle del comprobante activando la casilla "Ver movimiento detallado" al totalizar el
comprobante o activando la opción "Imprimir detalle del movimiento" en la ficha de la empresa para la reimpresión.
• Activación de la fecha del sistema para la formas de lanzamiento para los reportes.
• Dos cuentas para cada grupo del Balance General.
• La contabilidad se maneja conforme con el método de partida doble en base acumulada. Se cumplen los requisitos del
Código de Comercio vigente en cuanto a los libros de contabilidad se refiere. Por este motivo se llevan los siguientes
libros de contabilidad:
• El Libro Diario
• El Libro Diario General
• Libro Mayor
• Mayor Analítico

Para satisfacer las necesidades del cliente, y para disminuir los costos de uso por licencia, el sistema le permite crear múltiples
empresas, brindando la posibilidad de restringir el acceso de los usuarios a las empresas creadas, creando ambientes de trabajo
totalmente distintos para cada usuario.

Como Ejecutar el Módulo a2 Contabilidad.

Una vez instalada la aplicación para entrar deberá ejecutar el archivo denominado a2Contabilidad.exe, el cual se encuentra
ubicado en el directorio a2Contabilidad como lo muestra la figura.

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Entorno de Trabajo.
La primera pantalla que presenta a2 Contabilidad es la que se muestra a continuación.

La aplicación cuenta con dos utilitarios:

• La Calculadora de uso simple que ofrece las funciones
matemáticas básicas, la cual se activa con la
combinación de teclas: CTRL + T.

• El Calendario, activado con la combinación de teclas:

CTRL + D.

Para trabajar con el sistema a2 Contabilidad debe seguir los

siguientes pasos:

1. a2 Contabilidad tiene creada una empresa demostrativa llamada

Empresa de Demostración C.A. Cuando se ejecuta el sistema
por primera vez y antes de crear cualquier empresa,
automáticamente se selecciona esta empresa. Usted puede
ejecutar todos los procesos de pruebas en esta empresa. En
esta versión no debe eliminar esta empresa.
2. Si no tiene ninguna empresa creada, debe crear todos los
archivos necesarios para trabajar con el sistema. Continúe con
el paso 3. Si ya usted tiene una empresa creada con todos los
archivos que usted necesita, tales como Plan de Cuentas,
Centros de costos, Activos y Terceros, seleccione la empresa
con la cual desea trabajar.
3. En el menú principal, seleccione Mantenimiento y ejecute la opción Empresas. Debe crear la empresa con sus datos
generales y los datos de configuración de cuentas, comprobantes y otros. La asignación de cuentas debe realizarla
sólo si usted crea el plan de cuentas, o lo importa de un plan de cuentas existente perteneciente a otra empresa, ó
utiliza el plan de cuentas proporcionado por el sistema. Para tal fin, existe la opción Nueva Empresa Plan de Cuentas.
4. Sin Cuenta: luego de crear la empresa y antes de utilizarla debe ir a la opción Plan de Cuentas en el menú
Mantenimiento para crear el respectivo plan de cuentas de la empresa actual. Luego volver a la opción Empresas para
modificar esta empresa y asignar las cuentas de ganancias y pérdidas. Vaya a la opción Mantenimiento Empresa y en
la pestaña Cuentas. Para crear una empresa sin plan de cuentas, presione el botón aceptar sin haber seleccionado
Plan por defecto o Importar.
Plan por Defecto: plan de cuentas proporcionado por el sistema con saldos en cero.
Importar: para asociarle el plan de cuentas de otra empresa. Abre una ventana de búsqueda para seleccionar el
plan de cuentas de otra empresa, y pregunta si se incluyen los saldos iniciales de la respectiva empresa.
Incluya la empresa y el plan de cuentas para luego asignar las cuentas de ganancias y pérdidas. Para ello, modifique
la empresa en la página Cuentas y asigne las cuentas.
Puede modificar el Plan de Cuentas en la opción Mantenimiento Plan de Cuentas. Si desea imprimir el plan de
cuentas, vaya a la opción Informes Cuentas Plan de Cuentas.
5. La creación de Grupos y Centros de Costos es opcional, pero si usted va a realizar Partidas Presupuestarias, debe
crear por lo menos un Centro de Costo. Los Grupos de Centros de Costos son niveles de jerarquía para clasificar los
Centros de Costos, los cuales se definen como una unidad o grupo de unidades que se caracterizan por acumular
únicamente costos. Sirven para controlar las inversiones, costos y gastos que pueden generar las unidades de la
empresa. Para crear los Grupos vaya a la opción Mantenimiento Centros de Costo Grupos de Centros de Costo.
Para crear Centros de Costos, vaya a la opción Mantenimiento Centros de Costo Centros de Costo.
6. Crear los Activos fijos que maneja la empresa actual. El activo fijo está formado por todos los bienes de la empresa.

7. Crear los Terceros: Son todas las empresas o personas naturales y jurídicas a los cuales se les adeuda o acredita un
porcentaje de retención. Pueden tener relación directa con cualquier cuenta de un plan de cuenta contable, las cuales
se aplican al momento de elaborar comprobantes que involucren mínimo dos movimientos a dos cuentas. Para

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crearlos, utilice la opción Mantenimiento Terceros.

Luego de crear los archivos, puede comenzar a realizar transacciones.

Directorios – Empresas.
La herramienta contable a2 tiene como característica la capacidad de funcionar con múltiples empresas, donde cada una posee
las bases de datos independientes ubicadas en directorios distintos.

Diferentes
directorios para
cada Empresa
creada en la
Contabilidad

Menú Mantenimiento - Opción Selección de Empresas.

En esta opción, el usuario puede definir las empresas y seleccionar la empresa con la cual desea trabajar.

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Empresas.
En la opción Mantenimiento Empresas se muestra la ventana "Empresas", la cual tiene su presentación en cuatro páginas:
• Datos Generales
• Configuración de Cuentas Comprobantes y Otros
• Cuentas
• Ajustes por Inflación

Datos Generales.
Al seleccionar la empresa requerida, el sistema cierra todas
las bases de datos de las demás empresas y abre las
bases de datos de la empresa seleccionada.

En la página Datos Generales se muestran los

siguientes datos.
• Código: Establece el código interno asociado a la
empresa. Es un correlativo formado por caracteres alfanuméricos con el prefijo "Empre". Permite clasificar las empresas
del sistema.
• Descripción: Tiene una longitud de 70 caracteres alfanuméricos. Muestra el nombre de la empresa asociado al código.
Los campos Código y Descripción son fijos en la pantalla, si usted selecciona otra paleta o página, sigue visualizándolos.
• Dirección: Dirección de la empresa.
• Contacto: Se refiere a los datos del representante legal del contribuyente.
• Ciudad: Ciudad a la cual corresponde la dirección de la empresa.
• RIF: Registro de Información Fiscal.
• NIT: Número de Identificación Tributario.
• Teléfonos: teléfonos de la empresa.
• Telefax: número de fax de la empresa.
• E-mail: Correo electrónico empresarial.
• Sitio Web: dirección del sitio o página Web.
• Activa: Estado de la empresa. Cuando se inactiva no puede asentar comprobantes.
• Empresa Consolidadora y Consolida en la Empresa: Consiste en agrupar las cuentas de dos o más empresas en una
sola, según el criterio de cada usuario. En a2 Contabilidad se pueden implementar varias empresas consolidadoras.
Para la consolidación no importa que las empresas a consolidar posean un plan de cuentas distintas entre sí. De igual
manera el símbolo del código contable puede ser diferente. Tampoco se exige que plan de cuentas de la empresa
consolidadora sea igual al de las empresas normales, lo recomendado es que sea a nivel de cuentas de grupo.

Al trabajar con una empresa consolidadora podrá notar que los menús de opciones son limitados, no podrá realizar
transacciones, solo podrá acceder a los reporte y balances de mayor importancia.

Ejemplo:

Empresa #1 Empresa #2

1 ACTIVOS 1 ACTIVOS
1.1 CIRCULANTE 1.1 CIRCULANTE
1.1.01 CAJA 1.1.01 CAJA
1.1.01.001 CAJA CHICA 1.1.01.001 CAJA PRINCIPAL
1.1.02 BANCO 1.1.02 BANCO
1.1.02.002 BANCOLOMBIA 1.1.02.001 BANCOLOMBIA
2 PASIVO 1.1.02.002 BBV
3 CAPITAL 2 PASIVO
3 CAPITAL

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Entonces, el plan de cuentas a nivel de cuentas mayores estaría dispuesto de la siguiente manera para la empresa
consolidadora:

Empresa Consolidadora

1 ACTIVOS
1.1 CIRCULANTE
1.1.01 CAJA
1.1.02 BANCO
2 PASIVO
3 CAPITAL

Pasos para crear una empresa consolidadota.

Paso 1: Entrar en el módulo de empresas y marcar la opción
"Empresa Consolidadora". Cree el plan de cuentas, configure
las cuentas de resultados y los informes de estados financieros
(Balance General y Estado de Resultados).

Paso 2: Luego cree las empresas que desea consolidar y

seleccione la empresa consolidadora en el campo "Consolida en
la empresa", de esta manera se realiza la conexión entre ellas.

Paso 3: Configure las cuentas de las empresas normales en el "Maestro de Plan de Cuentas". Es decir, para cada cuenta de
movimiento de las empresas normales debe asignarle la cuenta de movimiento correspondiente en la empresa consolidadora,
de lo contrario, no se tomará en cuenta en el proceso de consolidación.

Cuenta de
Movimiento
Empresa
Normal

Cuenta de
Movimiento
Empresa
Consolidadora

Paso 4: Seleccione la empresa consolidadora y ejecute el proceso de consolidación seleccionando la opción "Consolidación" en
el Menú Sistema.

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Plan de cuentas.
Luego de crear la empresa y antes de utilizarla se tienen tres
posibilidades para crear el respectivo plan de cuentas de la empresa
actual,
1. Importar Plan de Cuentas de una empresa existente.
2. Cuentas por Defecto, plan de cuentas proporcionado por
el sistema.
3. Crear Plan de Cuentas Nuevo.

Sin embargo antes de explicar estas tres opciones veamos la importancia

que se tiene en el diseño para la codificación de la misma:

Una cuenta agrupa hechos y operaciones

homogéneas

Un plan de cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar
los hechos contabilizables. Es decir, es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas
que integran el sistema contable.

Como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado inmediatamente después de haber determinado la estructura
del sistema contable.

El plan de cuentas sirve:

• como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable.
• como medio para obtener información
• para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares
• facilita la confección de los estados contables.
Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son:
• Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de información de la
empresa).
• Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas.
• Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una estructura organizada.
• Homogeneidad.
Los aspectos a considerar para elaborar un plan de cuentas son:
• debe partirse de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas
• utilizar una terminología clara para nombrar a las cuentas.
• no generalizar demasiado las cuentas.
Debe tenerse en cuenta:
• la actividad de la empresa
• la forma jurídica de la empresa
• la naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravámenes que los afectan (hipoteca,
prenda).
• la forma en que se realizarán las compras (cheques, efectivo, documentos, tarjeta de crédito)
• la dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales).
• la forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crédito
• el tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad centralizada o no).
• el medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento electrónico, permite mayor número de cuentas
que uno manual.
• también deberías considerar los requerimientos de las normas contables
Codificar un plan de cuentas es asignarle un símbolo (número ó letra o una combinación de ambos) a las cuentas. Esto se
realiza para facilitar el reconocimiento de las cuentas.
Existen varios sistemas de códigos, el más empleado es el numérico decimal. Permite intercalar cuentas a medida que se
amplían las necesidades de la empresa.

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Los pasos a seguir para aplicarlo son:

Primer paso: le asigno número a las cuentas recompuestas:

1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio Neto
4. Ingresos
5. Costos y Gastos
6. De movimiento
7. De orden

Segundo paso: se trabaja con los rubros:

1. Activo
1.1. Caja y bancos
1.2. Inversiones
1.3. Créditos
1.4. Bienes de cambio

Tercer paso: se numeran las cuentas colectivas:

1. Activo
1.1. Caja y Bancos
1.1.1. Caja
1.1.2. Bancos

Cuarto paso: se codifican las cuentas simples:

1. Activo
1.1. Caja y Bancos
1.1.1. Caja
1.1.1.1. Caja
1.1.1.2. Fondo Fijo
1.1.2. Bancos
1.1.2.1. Banco XX cuenta corriente
1.1.2.2. Banco ZZ cuenta corriente

Generalmente, el plan de cuentas se complementa con el manual de cuentas que contienen instrucciones para utilizar las
cuentas que componen el sistema contable, sobre todo en lo que se refiere a qué operaciones o hechos se incluyen en cada
cuenta, cuándo se debita o acredita y el significado de su saldo.

Plan de Cuentas.
Utilidad que ofrece la aplicación para la creación del plan de cuentas y se encuentra ubicada en el menú principal, como lo
muestra la figura.

Plan de Cuentas.
Al entrar en la opción se nos presenta dos posibilidades:
1. Plan por Defecto
2. Importar

Plan de Cuentas por Defecto (a2).

Plan de cuentas proporcionado por el sistema con saldos en cero.

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Importar plan de cuentas.

Para asociarle el plan de cuentas de otra
empresa. Abre una ventana de búsqueda para
seleccionar el plan de cuentas de otra empresa,
y pregunta si se incluyen los saldos iniciales de la respectiva
empresa.

Posibilidad de seleccionar la empresa de donde se desea importar el plan de cuentas:

Configuración de Cuentas.
Para crear el plan de cuentas lo primero que se
debe hacer es de definir los paramentos de las
mismas, para ellos seleccionamos la pestaña
denominada (Configuración de Cuentas,
Comprobantes y Otros).

Ejercicio Contable actual.

Cuando se crea una empresa, se debe introducir la
fecha inicial. Una vez creada la empresa, no
podrá ser modificada. De esta manera queda
establecido el inicio del ejercicio contable. La fecha
final del periodo contable se muestra cuando haya
hecho el cierre de ejercicio.

El ejercicio económico de una empresa por lo

general comprende doce meses. Ya que la

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contabilidad se lleva sobre una base totalmente acumulativa para cada año, las transacciones, en cuanto fuere razonablemente
posible, deben constar ó registrarse en el mismo año en que los ingresos han sido devengados y en que los costos y gastos,
relativos a dichos ingresos han sido incurridos.

Los desembolsos efectuados durante el año contable corriente, que en una proporción significativa sean aplicables a
operaciones futuras, se difieren y amortizan sobre la base de los años venideros que se beneficiarán de tales desembolsos,
siempre que la magnitud de estas operaciones pueda distorsionar los resultados contables del año en que se efectúen.

Se registran con cargo a la respectiva Cuenta de Costos o de egresos, aquellos pasivos que al finalizar el ejercicio económico
estén respaldados por alguna obligación específica, tales como sueldos y salarios por pagar, prestaciones sociales, entre otros.
Cuando el pasivo no se ha podido determinar con exactitud, puede contabilizarse una estimación razonable, la cual se corrige
oportunamente al conocerse el monto exacto.
Todos los pagos deberán efectuarse por medio de cheques, exceptuando los menores que se realizan a través de la caja chica,
y serán debitados contra las cuentas de pasivos y acumulaciones. Esto permite tener un control sistemático tanto de los pasivos
como del efectivo.

Formato Plan de Cuentas:

• En el campo Separador puede seleccionar y modificar el separador para dividir los niveles del código de cuenta: grupos,
subgrupos y cuentas:
o Punto (.)
o Guión (-)
o Slash (/)
o Guión Abajo (_)
o Coma (,)
o Dos Puntos (:)
• Mascara: Ingrese aquí la máscara de su cuenta, es
decir, como está definida en la estructura del plan de
cuentas. El campo máscara se define cuando se crea la empresa y no puede ser modificado una vez que exista un
movimiento. Se utiliza para configurar la estructura del código de las cuentas.
• Símbolo se selecciona la manera en la cual se visualizarán los saldos acreedores o valores numéricos negativos.

Configuración de Comprobantes: En esta sección se define la manera en la cual se asentarán los comprobantes:

• Fecha fija de movimientos: si activa esta casilla, al incluir un comprobante automáticamente se asignará la fecha del
sistema.
• Manejo de Flujo de Efectivo: Marque esta casilla si las cuentas pueden manejar flujo de efectivo.
• Validar centros de costo: Para validar la inclusión del centro de costo al momento de incluir un movimiento. Si se
incluye un movimiento y no se selecciona el centro de costos, emitirá un mensaje para que se complete la información
del movimiento.
• Máximo número de líneas permitido: Número máximo de líneas que se imprimen en un comprobante.
• Correlativo Automático: Si se activa, se generan automáticamente los números de los comprobantes. Caso contrario,
debe introducir el número del comprobante de forma manual.
• Imprimir Detalle del Movimiento.

Activos.
Fecha última depreciación: Muestra la fecha de cálculo de
la depreciación de activos fijos.
Método de depreciación: Para escoger la manera de
aplicar la depreciación. El método de la Línea Recta es el
más sencillo y uno de los más populares. Consiste en dividir
el Valor Depreciable del activo entre el número de periodos
de Vida Útil que se le estima, es decir:

Depreciación anual = (Costo Total - Valor Residual) / Años de Vida Útil

Formatos de Centros de Costos.

Los Grupos de Centros de Costos son niveles de jerarquía para clasificar los
Centros de Costos, los cuales se definen como una unidad ó grupo de unidades
que se caracterizan por acumular únicamente costos. Sirven para controlar las
inversiones, costos y gastos que pueden generar las unidades de la empresa.

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• En el campo Separador puede seleccionar y modificar el separador para dividir los niveles del código de centros de
costos: grupos, subgrupos y centro de costo:
o Punto (.)
o Guión (-)
o Slash (/)
o Guión Abajo (_)
o Coma (,)
o Dos Puntos (:)
• Mascara: Ingrese aquí la máscara de su centro de costo, es decir, como está definido la estructura del mismo. El
campo máscara se define cuando se crea la empresa y no puede ser modificado una vez que exista un movimiento.
Se utiliza para configurar la estructura del código.

En la página Cuentas se configuran las Cuentas de Utilidad ó Pérdidas, fijándose las siguientes cuentas: Utilidad Acumulada,
Pérdidas Acumuladas, Utilidad del Ejercicio y Pérdida del Ejercicio. Sólo haga click en el botón y seleccione la cuenta del plan
de cuentas previamente creado.

Nota: Si la empresa es nueva, se presenta en el menú la opción Nueva Empresa. Al

ejecutar esta opción puede decidir entre no crear todavía el plan de cuentas (Sin Plan),
traer el original (Original) o asignarle un plan de otra empresa (Empresa existente). Si va a
crear un plan de cuenta propio, debe crearlo primero en la opción Mantenimiento Plan de
Cuentas y luego volver a este menú en la empresa actual para asignar las cuentas de
utilidad o pérdidas.

Cuentas de Utilidad y Pérdidas Ajustadas por

Inflación.

Antes de entrar a explicar esta opción se hace necesario conocer que las nuevas disposiciones en materia de Ajuste por
Inflación, están estrechamente relacionadas con normas contables, debido a lo relevante e importante para las empresas a2
Contabilidad partir de la versión 1.5 incorpora las modificaciones en materia de Ajustes por Inflación Fiscal, en la Ley de
Impuesto sobre la Renta del 28 de diciembre del 2001.

Entre las modificaciones más resaltantes, se establece que a los efectos de la LISLR «la actualización inicial de activos y
pasivos no monetarios, traerá como consecuencia un débito a las respectivas cuentas del activo y un crédito a las
correspondientes cuentas del pasivo y el neto se registrará en una cuenta dentro del patrimonio del contribuyente que se
denominará actualización del patrimonio». Asimismo, se dispone que «Deberá excluirse de los activos no monetarios, las
capitalizaciones en las cuentas de activos no monetarios por efecto de las devaluaciones de la moneda y cualesquiera
revalorizaciones de activos no monetarios no autorizados por esta Ley. También deberán excluirse de los activos y pasivos, los
bienes, deudas y obligaciones aplicados en su totalidad a la producción de utilidades o enriquecimientos presuntos, exentos,
exonerados o no sujetos al impuesto establecido por esta Ley y los bienes intangibles no pagados ni asumidos por el
contribuyente ni otras actualizaciones o revalorizaciones de bienes no autorizados por esta Ley. Asimismo deberán excluirse de
los activos y pasivos y por lo tanto del patrimonio neto, las cuentas y efectos por cobrar a accionistas, administradores, afiliadas,
filiales y otras empresas relacionadas y/o vinculadas [...]» (Art. 173, parágrafos tercero y cuarto, LISLR).

Asimismo, destaca la eliminación de los inventarios por unidad, prevista en el artículo 129 de la legislación derogada. Con la
LISLR se aplica la noción de masa monetaria, por lo que el monto o valor en bolívares que los bienes representan se consideran
en su totalidad y no en el número de unidades que el contribuyente posee.

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La reforma del Dic 2001, modificó prácticamente todas las disposiciones existentes en la Ley de 1999 sobre Ajuste por inflación.
Tan solo escaparon los artículos 123, 131, 134, 137 y 139 de la Ley de 1999. Desaparecieron el 125 (revaluaciones no
depreciadas), el 129 (reajuste de inventarios por unidades físicas) y 141 (patrimonio neto negativo) de la ley anterior y se añadió
un artículo nuevo – el 181 de la Ley actual – que habla sobre lo que debe contener el libro de registro de ajustes y reajustes, a
efectos del control fiscal. Luego de una lectura, apreciamos que la reforma es positiva en cuanto llena unos cuantos vacíos de la
Ley anterior, corrige algunos fallos y busca sincerar más los resultados fiscales.

El Fenómeno inflacionario: La inflación en Venezuela. La inflación, ó el aumento de masa monetaria inorgánica, producen
incremento general y constante en los precios de bienes y servicios que origina una pérdida del poder adquisitivo al disminuir
progresivamente el valor real de la moneda.
Las consecuencias de la inflación serán más ó menos graves dependiendo no sólo del mayor o menor precio alcanzado por los
insumos sino también de la duración del fenómeno inflacionario.
Apartando los estragos que ocasiona en la economía familiar, la inflación causa graves problemas a los contribuyentes
produciendo desequilibrios fiscales que afectan tanto a ellos como al fisco.

Ejemplo 1: Una empresa vende en Bs. 50 millones un terreno que le costó hace un año Bs. 40 millones. En teoría, la ganancia
obtenida es de Bs. 10 millones, es decir, un 25% (10 millones representa el 25% de 40 millones) y sobre ella tendría que pagar
impuesto. Pero si durante ese año la inflación subió en un 20%, su beneficio real se reduce a tan solo un 5% (25% - 20% = 5%),
o sea, Bs. 2 millones. En otras palabras, ese terreno que compró hace un año por 40 millones, hoy le hubiera costado, si le
aplicamos la inflación, Bs. 48 millones (8 millones es el 20% de 40 millones). La inflación se “comió” la mayor parte de su
ganancia nominal. Se llama “ganancia nominal” porque de ganancia lo único que tiene es el nombre. Si la inflación hubiera sido
superior al 25%, habría tenido incluso pérdidas en la operación. Como el impuesto sobre la ganancia nominal hay que pagarlo
de todas maneras, se corre el riesgo de desvirtuar el principio tributario que, grava con impuestos sólo las rentas. Pues al no
haber identidad entre la ganancia nominal y la real, ese gravamen convertiría en un impuesto al capital.

Ejemplo 2: Una persona prestó 10 millones pagaderos en una año al 45% de interés, pues piensa que la inflación en ese año
será del 20% y quiere ganarse un 25% (45% - 20%). Si la inflación fuera del 25%, ya se está perjudicando en un 5% (45% de
interés – 25% que se lleva la inflación es igual al 20% de ganancia). Si llegara al 45%, no habrá ganado absolutamente nada
pues el interés cobrado lo absorbería íntegramente la inflación. Peor aún, tendrá que pagar impuestos por ese interés “ganado”
y, a fin de cuentas, perderá dinero en el negocio. En cuanto al deudor, el valor real de su pasivo decrecerá proporcionalmente al
aumento de la inflación debido a la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Como el patrimonio es la diferencia entre el
activo y el pasivo, un menor pasivo implica un mayor patrimonio. El deudor se beneficia indirectamente de la inflación en la
misma medida que su acreedor se perjudica. Y además no pagará impuestos pues esa ganancia es “oculta” para el fisco y éste
también resulta afectado.

En Venezuela, los precios se mantuvieron estables hasta mediados de los 70, cuando la inflación pasó de ser baja (apenas un
77,4% en 25%) a elevada al final de los 80 (1.000% en 15 años) y de allí a grave en la década de los 90, cuando los precios
subieron casi 4.000 veces más. Desde finales de los 90, la inflación ha ido descendiendo hasta situarse en promedio del 17%
anual aunque en 2002 volvió a reanudar la curva ascendente.

Buscando una solución al problema tributario originados por este fenómeno, la Ley de impuesto sobre la Renta de 1991 introdujo
la figura del “Ajuste por inflación”, continuada en la de la 1994, en la de 1999 y en la actual, con algunos cambios y mejoras.

Finalidad perseguida con el ajuste por inflación: Como la inflación distorsiona los resultados de los estados financieros, el
objetivo del ajuste es lograr que los contribuyentes paguen impuestos sobre una ganancia real y no ficticia o nominal.”Se podía
caer en el absurdo de gravar el propio capital del contribuyente y, en otros casos, permitir que quienes se beneficien por los
efectos de la inflación, resulten favorecidos al no pagar impuestos sobre un monto de enriquecimiento que no refleja su
verdadera capacidad económica y contributiva”. Para evitar esto, se decidió que los empresarios realizarán un primer ajuste
(ajuste inicial) de sus partidas no monetarias al valor real para el cierre de su ejercicio económico y, posteriormente, un ajuste
anual de sus rentas (reajuste regular) presentando los resultados al Fisco. Es importante señalar que estos ajustes tienen un
efecto meramente fiscal, o sea, son suplementarios a los estados financieros del contribuyente y no modifican su contabilidad
interna.

Quiénes están obligados al ajuste.

Establece el comienzo del artículo 173 cuáles son las empresas que deben realizar la actualización extraordinaria del valor de
sus activos y pasivos no monetarios. En resumen:
• Que se dediquen a actividades comerciales
• Que se dediquen a actividades industriales
• Que se dediquen a actividades bancarias o financieras
• Que se dediquen al ramo de los seguros
• Que se dediquen a la actividad minera o petrolera.
Artículo 173.- A los solos efectos tributarios, los contribuyentes a que se refiere el artículo 7 de esta ley. Están sometidos al
régimen impositivo previsto en esta Ley
• Las personas naturales.
• Las compañías anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada.
• Las sociedades en nombre colectivo, en comandita simple, las comunidades, así como cualesquiera otras sociedades de
personas incluidas las irregulares o de hecho.
• Los titulares de enriquecimiento provenientes de actividades de hidrocarburos y conexas, tales como la refinación y el
transporte, sus regalías y quienes obtengan enriquecimientos derivados de la exportación de minerales, de hidrocarburos
o de sus derivados.
• Las asociaciones, fundaciones, corporaciones y demás entidades jurídicas o económicas no citadas en los literales
anteriores.

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
• Los establecimientos permanentes, centros o bases fijas situados en el territorio nacional, que iniciaron sus operaciones
a partir del 1 de enero del año 1993 y realicen actividades comerciales, industriales, bancarias, financieras, de seguros,
reaseguros, explotación de minas e hidrocarburos y actividades conexas, que estén obligados a llevar libros de
contabilidad, deberán al cierre de su primer ejercicio gravable, realizar una actualización inicial de sus activos y
pasivos no monetarios, según las normas previstas en esta Ley, la cual traerá como consecuencia una variación en el
monto del patrimonio neto para esa fecha.

Una vez practicada la actualización inicial de los activos y pasivos no monetarios, el Balance General Fiscal Actualizado servirá
como punto inicial de referencia al sistema de reajuste regular por inflación previsto en el capítulo II del Título IX de esta Ley.

“Se sustituyo el termino “Revalorización” por “Actualización”, de tal manera que en lugar de Registro de Activos Revalorizados
que aparecía en el artículo 121 de la L.I.S.R. de 1999, ahora se denomina Registro de Activos Actualizados en el artículo 174
de la ley de 2001.”

Los contribuyentes que cierren su ejercicio después del 31 de diciembre de 1992 y estén sujetos al sistema de ajuste por
inflación, realizarán el ajuste inicial a que se contrae este artículo, el día de cierre de ese ejercicio.

Parágrafo Primero: Los contribuyentes que habitualmente realicen actividades empresariales no mercantiles y lleven libros de
contabilidad, podrán acogerse al sistema de ajuste por inflación en la mismas condiciones establecidas para los obligados a
someterse al mismo. Una vez que el contribuyente se ha acogido al sistema integral de ajuste a que se contrae este Titulo, no
podrá sustraerse de él, cualquiera que sea su actividad empresarial.

Parágrafo Segundo: Se consideran como activos y pasivos no monetarios, aquellas partidas del Balance General Histórico
del Contribuyente que por su naturaleza o características son susceptibles de protegerse de la inflación, tales como: los
inventarios, mercancías en tránsito, activos fijos, edificios, terrenos, maquinarias, mobiliario, equipos, construcciones en proceso,
inversiones permanentes, inversiones convertibles en acciones, cargos y créditos diferidos y activos intangibles. Los créditos y
deudas con cláusula de reajustabilidad o en moneda extranjera y los intereses cobrados o pagados por anticipado o
registrados como cargos o créditos diferidos se consideran activos y pasivos monetarios.
“En el artículo 173 parágrafo segundo se indica que los créditos y deudas con la cláusula de reajustabilidad o en moneda
extranjera y los intereses cobrados o pagados por anticipado o registrados como cargos o créditos diferidos se consideran
activos y pasivos monetarios. “
“Se crea la cuenta de “Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio“, donde se acumularán las exclusiones establecidas en el
parágrafo cuarto del artículo 173 y 184.”

Parágrafo Tercero: A solos los efectos de esta Ley, la actualización inicial de activos y pasivos no monetarios, traerá como
consecuencia un débito a las respectivas cuentas del activo y un crédito a las correspondientes cuentas del pasivo y el neto se
registrará en una cuenta dentro del patrimonio del contribuyente que se denominará actualización del patrimonio.

Parágrafo Cuarto: Deberán excluirse de los activos no monetarios, las capitalizaciones en la cuentas de activos no monetarios
por efectos de las devaluaciones de la moneda y cualesquiera revalorizaciones de activos no monetarios no autorizados por esta
Ley. También deberán de los activos y pasivos, los bienes, deudas y obligaciones aplicados en su totalidad a la producción de
utilidades o enriquecimientos presuntos, exentos, exonerados o no sujetos al impuesto establecido por esta Ley y los bienes
intangibles no pagados ni asumidos por el contribuyente no otras actualizaciones o revalorizaciones de bienes no autorizados
por esta Ley. Asimismo deberán excluirse de los activos y pasivos y por lo tanto del patrimonio neto, las cuentas y efectos por
cobrar a accionistas, administradores, afiliadas, filiales y otras empresas relacionadas y / o vinculadas de conformidad con lo
establecido en el artículo 117 de la presente Ley.
Estas Exclusiones se acumularán en una cuenta de patrimonio denominada Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio.
Fin de artículo 173.

En realidad, la actividad enunciada en la letra a) las comprende a todas, pues tanto la actividad industrial como la bancaria, la de
seguros y la venta de minerales y de petróleo, son actividades comerciales según el criterio que impera en el Código de
Comercio Venezolano. La exigencia de que “estén obligados a llevar libros de contabilidad” no haría falta ponerla pues es
simplemente una consecuencia legal del hecho de dedicarse a actividades comerciales.
De la enunciación que aparece en las letras a) a e) sacamos la conclusión de que quedan fuera del ajuste por inflación los
contribuyentes que no sean comerciales, tales como:
1) Centros de enseñanza, pues esta actividad no se considera comercial según se desprende del Código de Comercio.
2) Centros médicos y clínicas.
3) Asociaciones y fundaciones. Pagarán o no impuesto sobre la renta según tengan o fines de lucro pero, al no ejercer
actividades empresariales, no están obligadas al sistema de ajuste. Sin embargo, tampoco se beneficiarán del ajuste
extraordinario, porque no son personas naturales, sociedades de personas ni comunidades.
4) Las personas naturales que se dediquen a explotar en alquiler sus propios inmuebles, pues esta actividad es civil.
5) Personas naturales, sociedades civiles o comunidades que hagan ventas de sus propios inmuebles, esto es que no se
dediquen a la compra – venta de los mismos.
6) Las personas naturales o sociedades que se dediquen a una actividad profesional, tales como bufetes, arquitectos,
médicos, asesores diversos, etc. El prestar un servicio comercial no cae dentro de la órbita comercial pues no es un
acto de comercio.
Estos contribuyentes pueden, no obstante, efectuar el Ajuste por Inflación si llevan libros de contabilidad, pero una vez
acogidos al sistema, no podrán sustraerse de él.

Como maneja la aplicación el Ajuste por Inflación.

Cuándo se realiza el ajuste (Art. 173 y 178). Cuentas fiscales para el Ajuste por Inflación (Art. 173,178 y 184)
Ajuste Inicial:
Momento del ajuste inicial: El ajuste inicial debe efectuarse al término del primer ejercicio económico de la empresa.

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
Expresar el porcentaje de Ajuste con: El primer paso para la configuración es indicarle con cuantos decimales deseamos
expresar el porcentaje de ajuste, el reglamento dispone que el resultado final de las operaciones aritméticas para
determinar su variación se exprese en un solo decimal.
Ajuste Inicial: El ajuste inicial debe efectuarse al
término del primer ejercicio económico de la empresa.

% Registro de Activos Actualizados: (RAA).

Pago del 3%. Empresas en etapa preoperativa
(Art. 174).
Artículo 174.- Se crea un Registro de los Activos
Actualizados en el cual deberán inscribirse todos los
Ajuste Inicial contribuyentes a que hace referencia el artículo anterior.
La inscripción en este registro ocasionará un tributo del
tres (3%) por ciento sobre el incremento del valor del
ajuste inicial por inflación de los activos fijos
depreciables. Este tributo podrá pagarse hasta en tres
(3) porciones iguales y consecutivas, en sucesivos
ejercicios fiscales, a partir de la inscripción de este
registro.
Aquellas empresas que se encuentren en período
preoperativo, el cual culmina con la primera facturación,
Ajuste Regular deberán determinar y pagar el tributo del tres por ciento
(3) después de finalizar dicho período, en las mismas
condiciones de pago previstas en el encabezamiento de
este artículo.
Fin del Artículo 174.
Anteriormente existía un Registro de Activos Revaluados
y este Registro de Activos Actualizados es el mimo que
el anterior, pero con el nombre cambiado. El término “Actualizados” es más preciso que “Revaluados “.
Este registro genera un impuesto del 3% solamente sobre el incremento del valor que por efectos del ajuste inicial alcancen los
activos fijos depreciables. Esto implica dos cosas: Que el pago del impuesto se realiza luego de efectuado el ajuste inicial al
término del primer ejercicio económico y que algunos activos como los terrenos, no causarán tal impuesto porque no son
depreciables.

Las empresas nuevas deberán inscribirse en el Registro mencionado, pues esta inscripción es indispensable para beneficiarse
del ajuste por inflación. La inscripción deberá realizarse en el momento de presentar la declaración de rentas de su primer
ejercicio gravable, cuando se efectúa el ajuste inicial, pues sólo en este momento pueden conocer el monto de revalorización de
sus activos depreciables, a objeto del pago del 3%.
Es importante recordar que este tributo del 3% no constituye gasto deducible a efectos del impuesto sobre la renta.

Para el ajuste inicial y consecuente determinación del RAA de las empresas que culminaron su etapa preoperativa ó las que
han permanecido inactivas se toma en cuenta las partidas no monetarias desde el momento que fueron incorporadas al balance
en la etapa preoperativa o inactiva.

Configuración de Cuentas de Resultado Ajustadas por Inflación:

Cuentas de
Utilidad y Pérdidas

Cuentas de Utilidad y
Pérdidas Ajustadas x
Inflación

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
Menú Mantenimiento - Plan de Cuentas.
Esta opción le permite crear, modificar, buscar y eliminar las cuentas contables que van a integrar el plan de cuentas de su
empresa.

El diseño del código contable consiste en la

asignación de una clasificación adecuada a cada
una de las cuentas del código contable.

Nota: El sistema no permite eliminar

las cuentas cuando tienen
movimientos.

Los pasos a seguir para crear un plan de cuentas son los siguientes.
1. Especificar o asignar en primer lugar números a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del
estado de utilidad y pérdidas.
2. Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.
3. Desarrollar el código contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las
necesidades de información de la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado de nivel de detalle.
Descripción de los campos.

Código de la Cuenta. Tiene un máximo de 40 caracteres (Incluyendo los separadores) de formato libre y se refiere al código de
la cuenta contable de acuerdo a los siguientes aspectos:
a. Los códigos deben ser creados de manera jerárquica y estructurada basándose en Principios de Contabilidad
generalmente aceptados. Las cuentas pueden ser delimitadas a través de los separadores que están a su disposición.

b. La detección de niveles o cuentas de grupo y cuentas de movimientos se efectúa de manera automática. De esta
forma el usuario será advertido a través de un mensaje cuando intente registrar un asiento en un grupo o registrar una
cuenta que genere asientos de manera automática.
Ejemplo:
1 ACTIVO -> Grupo
1.1 ACTIVO CIRCULANTE -> Grupo
1.1.1 DISPONIBLE -> Grupo
1.1.1.1 EFECTIVO -> Grupo
1.1.1.1.10 CAJA PRINCIPAL -> Movimiento
1.1.1.1.11 CAJA CHICA -> Movimiento
Las cuatro primeras cuentas del Balance acumulan los resultados de los asientos registrados en las cuentas 1.1.1.1.10 y
1.1.1.1.11. Por esta razón sólo las últimas cuentas de la jerarquía asociadas a un grupo de códigos aceptan movimientos
o asientos contables.

c. La cantidad de niveles para totalizar resultados está limitada según la capacidad de dígitos del código de la cuenta.
Los dígitos para los niveles de las cuentas pueden ser distintos, se recomienda que para cada cuenta general se
mantenga una estructura uniforme.

Ejemplo:
CUENTA ACTIVO PASIVO PATRIMONIO
Nivel 1 (Grupo) 1 2 3
Nivel 2 (Grupo) 1.1 2.1 3.01
Nivel 3 (Grupo) 1.1.1 2.1.1 3.01.01
Nivel 4 (Movimiento) 1.1.1.01 2.1.1.1 3.01.01.001
FORMATO: X.X.X.XX X.X.X.X. X.XX.XX.XXX

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
d. Al introducir el código, se verifica que el nivel anterior no posea movimientos para evitar que una cuenta de
movimientos se convierta en una cuenta de grupo o totalizadora. Además se verifica que la cuenta de movimientos no
posea subgrupos.

e. Si la cuenta introducida ya existe, el sistema emitirá el mensaje correspondiente.

Para modificar una cuenta previamente incluida, se debe presionar el botón o ir al menú Archivo Modificar Registro. En
este momento el sistema permite cambiar el código o la descripción, de acuerdo a las siguientes condiciones:
1. La cuenta que se desea modificar, no debe tener asientos actualizados, ni por actualizar en las bases de datos
para los asientos de contabilidad histórica.
2. No debe poseer saldos de movimientos o resultados de cualquier tipo.
3. No debe poseer sub. cuentas o ser grupo o cuenta totalizadora de subcuentas inferiores.
4. No debe estar asociada con algún activo incorporado.

Descripción: Nombre ó descripción de la cuenta. Máximo 70 caracteres alfanuméricos.

Tipo de actividad: Seleccione el tipo de cuenta: Operacional, Inversión, Financiamiento, Otro ó Ninguna.
Características: Puede activar ó desactivar los siguientes cuadros de verificación:
• Cuenta de Movimiento: Para definir si la cuenta es de movimiento ó es un grupo.
• Maneja Presupuesto: en este sistema, existen dos formas de manejar presupuestos: Partidas Presupuestarias y los
Presupuestos por cuenta. Cuando usted marca esta casilla activa la capacidad de poder crear presupuestos de las dos
formas. Para crear un Presupuesto, solo tiene que ir a la opción Detalle Presupuesto de cuenta por periodo, en la cual se
presenta una tabla de presupuesto mensual para el ejercicio.
• Maneja Bases: Si la cuenta es de impuestos ó retención debe activar esta casilla.
• Maneja Centro de Costo: Marque esta casilla si la cuenta maneja centro de costo para controlar los costos y gastos.
• Maneja F. Efectivo: Si la cuenta maneja flujo de efectivo, active esta casilla.
• Maneja Terceros: marque esta casilla si la cuenta maneja terceros. Además, si la cuenta maneja bases es obligatorio
manejar terceros para tener control sobre las retenciones y los impuestos.
• Maneja Documentos y Aplicar Auditoria: Asignar a una cuenta los documentos haciendo click en el botón que se
activa chequeando la opción Maneja Documentos en el módulo de cuentas. Luego para que esta cuenta sea tomada en
cuenta al momento de la auditoria se debe chequear la opción Aplicar Auditoria. Este punto será ampliando en la opción
Auditoria de Documentos.
Centro de Costo, usted selecciona un centro de costo previamente creado presionando el botón y si marca Centro de Costo
Fijo, cuando introduzca un movimiento, automáticamente asignará el centro de costo seleccionado. A las cuentas contables se
les puede asignar un centro de costo en el momento de la creación. Dicho centro de costo va a estar asociado a todos los
movimientos que se efectúen contra la cuenta, a menos que se asigne otro centro de costo al registrar el movimiento en un
comprobante de diario. Es necesario crear al menos un centro de costo para crear Partidas Presupuestarias.
Saldos se visualiza el saldo inicial de la cuenta, los débitos y créditos acumulados y el saldo actual, el cual es la suma del saldo
inicial más los débitos y créditos del ejercicio actual.
Activa: Para activar o inactivar una cuenta. Cuando una cuenta está inactiva el sistema no permite la creación de movimientos
que la involucren a partir de la fecha en la cual quedó inactiva.
Cuenta en Empresa Consolidadora: Configure las cuentas de las empresas normales en el "Maestro de Plan de Cuentas". Es
decir, para cada cuenta de movimiento de las empresas normales debe asignarle la cuenta de movimiento correspondiente en
la empresa consolidadora, de lo contrario, no se tomará en cuenta en el proceso de consolidación.
Plan de Cuentas - Empresa Demostrativa.

Estatus de cada cuenta.

Para visualizarlos deberá mover con el cursor del Mouse la ventana hacia la derecha, al hacerlo podrá, visualizar si la cuenta, es
de Movimientos, se maneja Centros de Costo, si maneja Presupuesto, si Maneja terceros, si maneja Efectivo y si esta Activa,
como lo indica la figura.

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Botón Detalle (Listado de Plan de Cuentas):

Posibilidad de visualizar.
• Saldos
• Movimientos
• Saldos de Terceros
• Saldos de Centros de Costo

Posibilidad de visualizar los saldos de una cuenta como lo indica la figura:

Operaciones Disponibles:
• Saldo Inicial
• Débitos
• Créditos

18
 Manual a2 Contabilidad 3.0
• Diferencia
• Saldo Actual

Posibilidad de Elaborar un Gráfico de los saldos de una cuenta especifica:

Gráfico de una cuenta seleccionando de los campos disponibles (saldo actual):

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Posibilidad de visualizar los Movimientos (Mayor Analítico) de una cuenta específica:

Posibilidad
de Visualizar
el Reporte
Ajustado x
Inflación

Reporte Movimientos (Mayor Analítico) de una cuenta Detallada e incluyendo terceros:

Cuenta Contable
Tercero

Movimientos

Totales X tercero

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 Manual a2 Contabilidad 3.0

Tipos de Activos Fijos:

Código: código alfanumérico del tipo de activo fijo. Es un correlativo, tiene como máxima cantidad de caracteres los predefinidos
en la opción de Títulos y Correlativos y se puede rellenar de ceros.
Descripción: Nombre o descripción de la clasificación.
La casilla de verificación "Sujeto a depreciación" se activa o desactiva de acuerdo al tipo de activo. Si no va a ser depreciado,
debe desmarcarla.
Centro de Costo: asociado al tipo de activo. Debe seleccionarlo.
Cuentas Asociadas se selecciona las cuentas contables en las cuales se registrarán los movimientos contables. Se selecciona
presionando el botón en la parte derecha del campo.
• Cuenta Real Activo: cuenta contable real de movimiento que le pertenece al activo que se desea registrar.
• Gastos de Depreciación: cuenta contable de gasto que le pertenece al activo que se desea registrar.
• Depreciación acumulada: cuenta contable real donde se registran las valuaciones reales del activo fijo.
Cuentas aplicables a todos los activos: si lo activa, se asignan las cuentas anteriores a todos los activos del mismo tipo.
Activo: estatus del tipo de activo fijo.

Creación de Activos Fijos:

Los activos son los recursos o propiedades de la empresa o ente económico.

Cuando se ingresa un activo, se muestran en esta forma tres páginas:
• Datos Generales
• Especificaciones
• Clasificación y Cuentas Asociadas
Al momento de modificar o visualizar un activo ya incluido, además de las
páginas anteriores, en la forma se muestra la página

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
• Datos de Depreciación

Activos Fijos- Datos Generales:

Código: código alfanumérico del activo. Es un correlativo, tiene como máxima cantidad de caracteres los predefinidos en la
opción de Títulos y Correlativos y se puede rellenar de ceros.
Tipo: Seleccione un tipo de activo presionando el botón.
Descripción: Nombre del activo. Es un campo alfanumérico de un máximo de 40 caracteres.
Marca: Para activos que se puedan clasificar por otro campo. Muy especialmente en el caso de vehículos.
Modelo: Para especificar a más detalle información acerca del activo. Muy especialmente en el caso de vehículos.
Fecha adquisición: fecha de compra del activo.
Valor unitario adqu.: Valor de una unidad del activo.
Cantidad: número o cantidad de activos adquiridos.
Total: muestra el producto de la cantidad x valor unitario adq.
Fecha incorporación: fecha de incorporación del activo a la empresa.
Valor activo (aplicando factor de cambio): muestra en moneda nacional el valor total de la adquisición del activo. No aplica en
esta versión.
Fecha Ult. Desinc: muestra la fecha de la última desincorporación y la cantidad total acumulada de activos desincorporados.
Depreciable: Marque esta casilla si el activo se deprecia en el tiempo. Ejemplo: equipos, vehículos.
Activo: Estado del activo. Cuando se inactiva no se puede incluir movimientos.

Opción Otros: Se puede buscar, insertar, modificar y eliminar Grupos, Ubicación y Tipos de Activos.

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Activos Fijos - Opción Otros- Posibilidad de Crear y Asignar Grupos al Activo Fijo.
Esta opción se utiliza para clasificar activos fijos según las áreas físicas donde estén ubicados los activos. Muestra la siguiente
pantalla:

Código: código alfanumérico del grupo de

activos. Es un correlativo, tiene como máxima
cantidad de caracteres los predefinidos en la
opción de Títulos y Correlativos y se puede
rellenar de ceros.
Descripción: nombre del grupo.
Descripción Detallada: detalles sobre el grupo
de activos.
Activo: Estado del grupo. Cuando se inactiva no
se puede incluir movimientos.

Activos Fijos – Opción Otros - Ubicación

del Activo.
Esta opción sirve para zonificar los activos fijos.
Muestra los siguientes campos:

Código: codificación de la ubicación o zona

geográfica. Es un correlativo, tiene como máxima
cantidad de caracteres los predefinidos en la
opción de Títulos y Correlativos y se puede
rellenar de ceros.
Descripción: nombre de la zona.
Responsable: persona o ente responsabilizado
por el activo.
Dirección: Dirección exacta del activo.
Ciudad: nombre de la ciudad donde está ubicado
el activo.
Teléfonos: números telefónicos del activo.
Activo: Estado de la ubicación de los activos.
Cuando se inactiva no se puede incluir activos.

Activos Fijos – Especificaciones:

Seriales: Campo memo de 64 KB para incluir

los seriales de acuerdo a la cantidad de activos.
Proveedores: campo memo para especificar
empresas o personas naturales o jurídicas que
proveen o venden un activo a la empresa.
Especificaciones técnicas: campo memo para
especificaciones detalladas del activo. En
algunos casos son instrucciones o
características de equipos.
Situación: campo memo para el estado general
del activo. Ejemplo: buen estado, deteriorado,
entre otros.

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 Manual a2 Contabilidad 3.0

Activos Fijos – Clasificación y cuentas asociadas:

Grupo: Seleccione el grupo al cual pertenece la

cuenta del activo, presionando el botón.
Ubicación: para seleccionar la localización geográfica.
Presione el botón.
Centro de Costo: Seleccione el centro de costo al
cual pertenece la cuenta del activo, presionando el
botón.
Cuentas asociadas: para seleccionar las cuentas
contables donde se registrarán los movimientos.
Gastos depreciación: cuenta de gasto.
Depreciación acumulada: cuenta contable real donde
se registran las valuaciones reales del activo fijo.

Activos Fijos – Datos de Depreciación.

Recuerde que la depreciación representa la
pérdida del valor efectivo, que no puede ser repuesto por el mantenimiento rutinario, a consecuencia
del desgaste, deterioro, avances técnicos y cambios en la demanda.
Fecha inicio depreciación: fecha a partir de la
cual se va a depreciar el activo.
Vida útil: para introducir o visualizar la duración
apreciativa de vida de servicio en años y meses.
Fecha depreciación inicial: fecha de la primera
depreciación.
Monto depreciación inicial: monto de la primera
depreciación.
Fecha última depreciación: fecha del último
cálculo de depreciación aplicado al activo.
Monto última depreciación: monto del último
cálculo de depreciación aplicado al activo.
Meses depreciados: cantidad de meses que se
ha depreciado el activo, totalizados desde la fecha
de incorporación al sistema hasta la fecha de la
última depreciación acumulada.
Depreciación mensual fija: tasa de depreciación
aplicada todos los meses de manera invariable.
Meses por depreciar: muestra la cantidad de
meses de vida útil que todavía le resta al activo,
basado en la fecha inicial y el tiempo total de vida
útil.
Valor total adquisición: muestra el monto total de los activos incluidos.
Depreciación acumulada: monto acumulado de que se le ha disminuido al activo desde la fecha de incorporación hasta la
fecha del último cálculo de depreciación.
Valor en libros: muestra el valor total asentado en los libros contables. Se calcula con Valor total de adquisición - depreciación
acumulada.
Valor de salvamento (unitario): valor en cual se estima que debe venderse el activo luego que se expira su vida útil.
Valor de salvamento (total): el total valor de salvamento para todos los activos fijos que está mostrando la ficha (activo
seleccionado o incluido).
Método: muestra el método de depreciación seleccionado para el
activo. Recuerde que se selecciona en la ficha de datos de la
Empresa. En esta versión solo está disponible el Método de Línea
Recta.
Periodo: muestra el tipo de periodo seleccionado para depreciar
un activo.

Activos Fijos – Grupos:

Esta opción se utiliza para clasificar activos fijos según las
áreas físicas donde estén ubicados los activos.

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 Manual a2 Contabilidad 3.0

Muestra la siguiente pantalla:

Código: código alfanumérico del grupo de activos.

Es un correlativo, tiene como máxima cantidad de
caracteres los predefinidos en la opción de Títulos
y Correlativos y se puede rellenar de ceros.
Descripción: nombre del grupo.
Descripción Detallada: detalles sobre el grupo de
activos.
Activo: Estado del grupo. Cuando se inactiva no
se puede incluir movimientos.

Activos Fijos – Ubicación: Esta opción

sirve para zonificar los activos fijos.
Muestra los siguientes campos:
Código: codificación de la ubicación o zona
geográfica. Es un correlativo, tiene como máxima
cantidad de caracteres los predefinidos en la
opción de Títulos y Correlativos y se puede rellenar de ceros.
Descripción: nombre de la zona.
Responsable: persona o ente responsabilizado por el activo.
Dirección: Dirección exacta del activo.
Ciudad: nombre de la ciudad donde está ubicado el activo.
Teléfonos: números telefónicos del activo.
Activo: Estado de la ubicación de los activos. Cuando se inactiva no se
puede incluir activos

Mantenimiento – Terceros.
Para incluir todas las empresas ó personas naturales y jurídicas a los cuales
se les adeuda o acredita. Pueden tener relación directa con cualquier cuenta
de un plan de cuenta contable, las cuales se aplican al momento de elaborar
comprobantes que involucren mínimo dos movimientos a dos cuentas:
1. Los terceros se ligan con las cuentas al momento de hacer las
transacciones, para realizarlo siga los siguientes pasos:
2. Las cuentas deben ser de movimiento y debe manejar terceros.
3. En la opción Mantenimiento Terceros se introducen los terceros.

Cuando se procesa comprobante, al momento en que a la cuenta se le haga

movimiento, automáticamente el sistema exigirá el tercero. En esta versión no
existe la política de que si no es incluido el tercero, el comprobante será
almacenado con pendiente y no actualizará los saldos de los registros.
Código:
código de
creación de la
empresa o persona natural o jurídica. Es un correlativo, tiene
como máxima cantidad de caracteres los predefinidos en la
opción de Títulos y Correlativos y se puede rellenar de ceros.
Tipo: clasificación de la empresa, persona natural o jurídica.
Para introducir un tipo, solo tiene que escribirlo y presionar la
tecla ENTER.
Descripción: nombre de la empresa o persona natural o
jurídica.
Contacto: Persona responsable de la empresa, si el tercero es
una empresa.
Dirección: Dirección de la empresa o persona natural o jurídica.
Ciudad: Ciudad correspondiente a la dirección.
Teléfonos: teléfonos de la persona natural o jurídica o teléfonos
de contacto con la empresa.
RIF: número del registro de información fiscal.
NIT: número de información tributaria.
Activo: Estado del tercero. Cuando se inactiva no puede
manejar cuentas.

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Listado de Terceros:

Crear Terceros desde a2 Herramienta Administrativa

Configurable a a2 Contabilidad.
Una de las bondades que ofrece a2 Contabilidad es el manejo
de terceros, los cuales pueden ser trasladados desde Módulo de
sistema de a2 Herramienta Administrativa Configurable cuando
están integrados estas dos aplicaciones se cuenta con una
opción denominada Crear terceros que le permite de forma
automática de hacerlo:

Módulo
Sistema, a2
Herramienta
Administrativa
Configurable

Creación de Terceros desde

el Módulo de Sistema de a2
Crear Clientes Herramienta Administrativa
Crear Proveedores
como Terceros en Configurable:
como Terceros en
a2 Contabilidad a2 Contabilidad

Terceros – Botón Detalle:

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Terceros - Botón Detalle - Bases y Retenciones:

Bases y Retenciones de Terceros.

Terceros – Botón Detalle - Movimientos:

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Terceros – Botón Detalle - Saldos de Cuentas:

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 Manual a2 Contabilidad 3.0

Detalle:

Terceros - Botón Detalle –

Consolidación Terceros. Permite la
eliminación de terceros duplicados al
consolidar los movimientos de los mismos a
un tercero en específico. (Módulo de
Terceros)

Paso 1: Seleccione
"Consolidación" en el módulo de
terceros. Aparecerá una lista de
los terceros que poseen
movimientos y un combo para
seleccionar el tercero al que se le
consolidaran los movimientos de
los escogidos en la lista.
Paso 2: Seleccione el tercero al
que le va a asignar los
movimientos.
Paso 3: Seleccione el o los
tercero(s) que serán eliminados al
traspasar sus movimientos al
tercero seleccionado
anteriormente.
Paso 4: Inicie proceso.

Nota: Es irreversible.

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 Manual a2 Contabilidad 3.0

Base de cálculo para el ajuste (reajuste) regular de los activos y pasivos (artículo 179)
Artículo 179.- Se acumulará en la cuenta de reajuste por inflación como un aumento o disminución de la renta gravable, el
mayor o menor valor que resulte de reajustar el valor neto actualizado de los activos y pasivos no monetarios, existentes al cierre
del ejercicio gravable, distintos de los inventarios y las mercancía en transito, según la variación anual experimentada por el
Índice de Precios al Consumidor (IPC) del Área Metropolitana de Caracas, elaborado por el Banco Central de Venezuela, si
dichos activos y pasivos provienen del ejercicio anterior, o desde el mes de su adquisición, si han sido incorporados durante el
ejercicio gravable.
El valor neto actualizado de los activos y pasivos no monetarios deberá depreciarse, amortizarse o realizarse, según su
naturaleza, en el resto de la vida útil.
Parágrafo único: El valor neto actualizado de los activos y pasivos no monetarios es igual al valor actualizado del costo de
adquisición menos el valor actualizado de la depreciación, amortización o realización acumuladas.
Fin del Artículo 179

Determinación del porcentaje de variación del IPC:

IPC final – IPC inicial x 100 igual % de variación
IPC Inicial

O también
IPC final x 100 - 100 igual % de variación del IPC
IPC Inicial

El resultado deberá expresarse con un solo decimal y representa el porcentaje por el cual se multiplicará el valor a ajustar
dándonos directamente la variación del costo.
Hay quienes prefieren trabajar con factores y dividen el IPC final entre el IPC inicial. El resultado es un factor que se
multiplica por la cantidad a ajustar dando como resultado la cifra revalorizada. Para saber cual fue el incremento
simplemente se le resta el monto original.
IPC final igual al factor
IPC inicial

Cantidad por ajustar x factor = cantidad revalorizada

Cantidad revalorizada – cantidad por ajustar = monto de la revalorización
Amortización del valor resultante de la revaluación. Costo bruto y costo neto. Valor neto (Art. 176 y 179)
El valor resultante de la revaluación deberá amortizarse (o depreciarse) en el período originalmente previsto para dichos activos.
Si dicho activo estaba siendo depreciado digamos en 10 años y ya transcurrió uno a la fecha del ajuste, el monto de la nueva
depreciación se repartirá en los nueves años restantes.
Ejemplo: Si la maquinaria estaba valorada en Bs. 20.000.000, la depreciación original es de Bs. 2.000.000 anual:
Bs. 20.000.000 / 10 años = Bs. 2.000.000 por año
Su costo neto a la fecha del ajuste inicial es de Bs. 18.000.000
20.000.000 – 2.000.000 = 18.000.000
Si el ajuste es por Bs. 4.500.000, el costo neto ajustado será de 22.500.000
18.000.000 + 4.500.000 = 22.500.000
y la nueva cuota de depreciación será de Bs. 2.500.000 anuales
22.500.000 / 9 = 2.500.000
El permitir esto tiene la ventaja para el contribuyente de poder rebajar su renta gravable con las partidas de amortización y ello
se reflejará en un impuesto menor mientras se pueda efectuar dicha amortización. Una vez amortizados los activos, si se
vendieran tendrían un costo cero y por tanto pagarían impuesto por el total del precio de venta sin deducción del costo, pues
éste ya fue rebajado anualmente.
Si un activo ha perdido totalmente su valor contable no significa que debe ser desincorporado o sustituido por uno nuevo. A
menudo ocurre que debido a un buen mantenimiento su vida útil dura mucho más. Puede suceder también que se haya
subestimado el tiempo de depreciación o amortización. Sea cual sea la razón, lo cierto es que son conservados en la empresa y
se mantienen operativos, mas a un cuando en épocas de crisis cuando su reposición es muy costosa. Lo que se hace entonces
es revalorizarlos en la contabilidad a aplicarles una nueva cuota de depreciación o amortización. El artículo 189 permite al
contribuyente volver a revalorizar los activos que estén totalmente amortizados y ajustar su balance en la contabilidad de
acuerdo con el nuevo valor adjudicado. Sin embargo, esta revalorización no tiene efecto fiscal, no se toma en cuanta para el
cálculo del impuesto sobre la renta. Tampoco podrá deducir partidas por concepto de la nueva amortización ni aumentará su
patrimonio neto ya que según el parágrafo 2 del Art. 185, este tipo de revalorización no se considera incremento de patrimonio.
Un punto a considerar es si el ajuste por inflación de las partidas depreciables o amortizables se realiza sobre el costo bruto o
sobre el costo neto. La razón es que tomar como base el ajuste el costo bruto (no depreciado), significa volver a tomar en cuenta
un valor parcialmente consumido contable y fiscalmente. El Art. 176 de la Ley establece que la cuota de depreciación luego del
ajuste deberá aplicarse por los años que faltan para concluir la vida útil del activo.

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Reajuste Regular por Inflación. Patrimonio neto. Art. 184
Artículo 184.- Se acumularán en la partida de Reajuste por Inflación, como una disminución o aumento de la renta gravable, el
incremento o disminución o aumento de la renta gravable, el incremento o disminución del valor que resulte de reajustar
anualmente el patrimonio neto al inicio del ejercicio gravable, con base en la variación experimentada por el Índice de Precios al
Consumidor (IPC) del Área Metropolitana de Caracas elaborado por el Banco Central de Venezuela en el ejercicio gravable.
Para estos fines se entenderá por patrimonio neto la diferencia entre el total de los activos y pasivos monetarios y no monetarios.
Deberán excluirse de los activos y pasivos y del patrimonio neto, las cuentas y efectos por cobrar a accionistas, administradores,
afiliadas, filiales y otras empresas relacionadas y / o vinculadas de conformidad con lo establecido en el artículo 117 de esta Ley.
También deberá excluirse los bienes, deudas y obligación aplicados en su totalidad a la producción de utilidades o
enriquecimientos presuntos, exentos, exonerados o no sujetos al impuesto establecido por esta Ley.
Parágrafo Primero: Las exclusiones previstas en el párrafo anterior, se acumularán a los solos efectos de esta Ley en una
cuenta de patrimonio denominada Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio.
Parágrafo Segundo: Las modificaciones a la cuenta Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio durante el ejercicio se
tratarán como aumento o disminuciones del patrimonio de conformidad con lo establecido en los artículos 185 y 186 de esta Ley.
Fin del artículo 184

Transacciones – Comprobantes.
Los comprobantes son transacciones de las cuentas contables, registradas por fecha y agrupadas a través de un documento
contable denominado comprobante diario. Contienen los totales del debe (asientos o movimientos positivos) y el haber (asientos
negativos), que determinan el cuadre del comprobante. En otras palabras, se registran todas las transacciones de Ingresos y
Egresos.

El comprobante contable está dividido en dos secciones básicas:

• ENCABEZADO: datos que identifican al comprobante.
• CUERPO: está formado por los asientos o movimientos contables que conforman el comprobante.

Al ejecutarse la opción se presenta la siguiente ventana:

Encabeza

Cuerpo

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ENCABEZADO DEL COMPROBANTE: datos que identifican al comprobante.

Tipo: seleccione el tipo de comprobante a procesar para que las cuentas reciban un tratamiento específico.

Normal: se utiliza para las cuentas normales.

Saldo inicial: para afectar el campo Saldo inicial de cada una de las cuentas que conforman el comprobante diario.
Depreciación de activos: para registrar el movimiento relacionado con la depreciación acumulada de los activos fijos. La
depreciación se basa en una alícuota anual calculada de acuerdo con la vida útil estimada para cada rubro de activo y de
acuerdo al método de depreciación.
Saldo Inicial Ajustado x Inflación: para registrar el saldo inicial ajustado por Inflación.
Ajuste x Inflación: para registrar los ajustes x inflación.

Maneja efectivo: es una casilla de verificación que cuando está marcada significa que el comprobante maneja cuentas de
efectivo. En caso contrario, se debe desmarcar. Abre una ventana al final de cada movimiento para introducir el efectivo si la
cuenta maneja efectivo.
Número: número del comprobante. Tiene una longitud máxima dependiendo de su configuración en la ficha de Títulos y
Correlativos; la numeración puede ser manual o automática. Si es automática, puede contener un prefijo y rellenarse
automáticamente de ceros hasta abarcar la longitud máxima del código.
Fecha: fecha de ingreso del comprobante. Esta fecha debe estar dentro del rango del periodo contable.
Descripción: Escriba una breve explicación del asiento. Tiene una longitud máxima de 250 caracteres.

El área de visualización de totales en su lado derecho, muestra: Totales para el Debe y el Haber y los Saldos de los Movimientos
y montos en Efectivo.

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La transacción tiene el siguiente menú principal: Archivos,

Editar y Otros.

En Archivos se maneja todo lo relacionado con la gestión de un

comprobante: modificar un comprobante, eliminar un
comprobante, totalizar, importar y salir al menú principal de la
aplicación contable. Contiene las opciones de menú Importar,
Modificar, Eliminar, Totalizar y Salir.

Editar contiene Insertar línea, Borrar movimiento y Repetir detalle. Insertar línea sirve para insertar un movimiento en el
comprobante, Borrar movimiento para eliminar una línea y Repetir detalle duplica en la siguiente línea la descripción y referencia
del movimiento anterior.

Por último, en Otros se encuentran opciones para trabajar las Cuentas,

Centros de Costos y Terceros. Algunas de estas opciones del menú están
reflejadas en los botones que se observan en la pantalla.

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Comprobante Tipo Saldos Iniciales:

Cuando se modifica ó importa un comprobante se muestra una pantalla que le indica que seleccione tipo de comprobante:

Al oprimir el botón Aceptar, se nos presenta la siguiente ventana de información de comprobantes, en donde se
tienen los que están pendientes y los que están procesados, así como todos los que se tienen disponibles
(Saldo Inicial, Comprobante de Diario, Activos Fijos, Saldo Inicial Ajustado y Ajuste x Inflación):

Moviendo el cursor hacia la derecha de la ventana de información de comprobantes podrá visualizar: Monto Débitos, Montos
Créditos, si maneja efectivo, Usuario que generó el comprobante y número de movimientos que conforma dicho comprobante.

Pasos:
1. Seleccione el tipo de comprobante.
2. Seleccione en el botón Tipo el estado del comprobante: Pendiente o Procesado.
3. Puede agilizar su búsqueda presionando el botón de búsqueda, el cual le permite mostrar los comprobantes ordenados
por Número de comprobante, Descripción del comprobante o Fecha de Emisión (creación) del comprobante.

Luego, dependiendo de lo que se desee realizar,

puede hacer un doble clicK en su selección y
continuar el comprobante, o puede realizar las
siguientes acciones:

• Reimprimir un comprobante: seleccione el

comprobante y en el botón Detalle escoja la
opción Reimprimir comprobante.
• Visualizar el detalle del comprobante: Botón
Detalle. Detalle comprobante.

Posibilidad de visualizar el detalle de un

comprobante especifico así como reimprimirlo:

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Botón Detalle - Detalle Comprobante:

Botón Detalle - Reimprimir Comprobante

Posibilidad de Importar:
• Comprobantes Modelos, los cuales nos permite agilizar el proceso de carga utilizando los denominados modelos
• Comprobantes Diarios: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el
cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el
asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
• Comprobantes de Administración: estos son generados cuando a2 Contabilidad está integrada con a2 Herramienta
Administrativa Configurable. Configuración de Comprobantes Contables.

Comprobantes de Administración:
Una de las características más resaltantes de a2 es la facultad de consolidar la información administrativa hacia la contabilidad
con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construcción del comprobante, a2 siempre siguiendo un esquema innovador y
practico implementa esta nueva alternativa para crear comprobante sin alterar el estilo de contabilización de la empresa o
contador , para complementar la gestión consolidadora se le incluyo la posibilidad de implementar centros de costos en todas
las transacciones para luego ser trasladadas hacia la contabilidad.
La consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable ó al contador,
de manera que no es un patrón fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el comprobante contable
para ello es necesario que se configure en el módulo de sistema, opción Configurar Comprobantes Contables como lo indica la
figura:

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Módulo de Usuarios
a2 Herramienta
Administrativa
Configurable

Comprobantes que se generan desde a2 Herramienta Administrativa Configurable:

Comprobante Ventas del Período:

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Los Botones tienen la siguiente acción:

Presione este botón para crear cuentas nuevas desde este módulo.

Permite crear ó modificar centros de costos desde este módulo.

Permite crear ó modificar beneficiarios ó terceros desde este módulo.

CUERPO DEL
COMPROBANTE:

Cuenta: seleccione el
número de la cuenta
acreedora o deudora. Si
presiona el botón puede
crear una cuenta contable
nueva al plan de cuentas
desde este módulo.
Descripción: breve
explicación del movimiento.
Referencia: para indicar el
número del documento
(factura, cheque, recibos,
entre otros).
Debe: en esta columna se
escribe el importe monetario
de la operación cuando se
está realizando un débito o
cargo a la cuenta.

Haber: en esta
Nota: no puede introducir simultáneamente un valor en el Debe y en el Haber columna se
escribe el importe
monetario de la operación cuando se está realizando un crédito o abono a la cuenta.

Los movimientos de Centros de Costos se activarán si la

cuenta contable posee distribución por centro de costos. Al momento de escribir el Debe o Haber, si usted seleccionó en la ficha
de la empresa, Validar Centros de Costos, se muestra la siguiente ventana:

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Donde debe seleccionar el Tercero de la cuenta y la distribución en los Centros de Costos asociados a la cuenta, la fecha de
elaboración del documento, el monto base y el monto efectivo si la cuenta y el comprobante manejan efectivo.

Saldo: muestra la diferencia entre la columna Debe y Haber. Si al final del comprobante la diferencia es cero (0), el comprobante
está Saldado. Si el saldo es negativo, es porque la el movimiento tiene un Saldo Deudor, si es positivo, tiene un Saldo Acreedor.
Si existe una diferencia, es decir, el saldo no es cero, el comprobante será grabado como Pendiente y no actualizará las
cuentas que involucra.

La parte inferior de la pantalla está formada por dos áreas: una parte informativa y los botones de acción.

En la parte de información, se muestra la información del movimiento seleccionado en el comprobante: el nombre de la cuenta,
la fecha del movimiento, si es efectivo, muestra su monto y el beneficiario o Tercero.

Botones para controlar el comprobante:

Para cancelar el comprobante y continuar en un comprobante nuevo.

Para procesar el comprobante diario. Al totalizar se presenta la siguiente ventana:

Cuando el comprobante no está cuadrado almacena como pendiente el comprobante. Los movimientos pendientes no afectan
los saldos de los estados financieros hasta que se cuadren y totalicen. El motivo fundamental de este tipo de movimiento es
controlar la correcta trascripción de los datos antes de su totalización, dado que la principal condición de este proceso, es la
exactitud del debe contra el haber.
Se puede guardar el comprobante como comprobante modelo y además se pregunta si se imprime el comprobante.
Para reimprimir un comprobante debe modificar, marque o seleccione el comprobante y en el botón Detalle escoja Reimprimir
comprobante.

Se elimina el comprobante con todos sus movimientos.

Devuelve al menú principal del a2 Contabilidad.

Botones para los movimientos:

Se utiliza para insertar otro ítem en el documento, inmediatamente anterior al seleccionado.

Elimina la línea activa ó marcada del grid.

Repite la descripción y referencia de la última línea.

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
Transacciones - Ajuste por Inflación (Ajuste Inicial).
Momento del ajuste inicial: El ajuste inicial debe efectuarse al término del primer ejercicio económico de la empresa.

El primer paso que debemos efectuar es asignar la cuenta contable para la Actualización del Patrimonio:

Este paso es
importante
hacerlo y no
se debe
obviar ya que
se hace
necesario
para que el
módulo opere

adecuadamente.

Para que las opciones de: Activar los inventarios de a2 Herramienta Administrativa Configurable este disponible se hace
necesario asignar los directorios donde se encuentra instalada dicha aplicación, para hacerlo debe entrar en la opción
denominada Usuarios que encontrara en el menú principal – Sistema, como lo indica la figura:

Módulo de Usuarios – a2 Contabilidad.

Se debe seleccionar el usuario y luego hacer un click en la pestaña denominada Directorios como lo indica la figura:

Seleccion
ar el

Asignar los
directorios donde
se encuentra a2
Herramienta

39
 Manual a2 Contabilidad 3.0

Para finalizar y guardar los cambios debe presionar el

botón denominado Grabar, como lo indica la figura:

Una vez asignados los directorios donde se encuentra a2

Herramienta Administrativa Configurable se nos presenta
dos nuevas opciones para e ajuste de inventarios: Activar
los inventarios de a2 Herramienta Administrativa y
Tomar en cuenta las Notas de Entrega para efectos del
Ajuste, como lo muestra la figura:

Al hacerlo se nos presenta el siguiente recuadro, en cual debemos primero asignar la cuenta contable de inventario

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
Una vez configurado los directorios donde se encuentra a2 Herramienta Administrativa Configurables y las cuentas contables
para la Actualización del Patrimonio y del Inventario, podemos interactuar con los datos generados en la misma.

Agrupar el inventario por.

Nos permite seleccionar la forma como trabajaremos el ajuste para las compras del período:

Obsérvese los cambios Leer Compras:

Leer las compras opción marcada (No Agrupar):

Se detallan
cada una
de ellas.

41
 Manual a2 Contabilidad 3.0
Leer las compras opción marcada (Departamentos):

Son agrupadas
por
departamentos

Posibilidad de definir la Base para el Cálculo por: Rotación de Inventario o por Fecha de Compra, como lo indica la figura:

42
 Manual a2 Contabilidad 3.0
Si la opción definida es por la Fecha de Compra, se puede incluir el detalle de cada una de las mismas, como lo indica la figura:

Al oprimir el botón denominado Detalle de Compras se nos despliega un cuadro que nos permite Incluir ó modificar las unidades
compradas y los montos que estas representan:

Costo Unitario =
Compras / Unidades

Una vez ingresados las unidades compradas y sus montos por cada período, oprimimos el botón aceptar y se nos presenta el
siguiente recuadro:

Obsérves
e el monto
total de
Compras

Unidades
Comprada

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 Manual a2 Contabilidad 3.0

Inventario Inicial: Indicar el inventario Inicial para el período en curso así como las unidades ó existencias
Inventario Final: Indicar el inventario Final para el período que finaliza, igual para las existencias.

Una vez indicado el inventario inicial y el final podemos calcular el monto del ajuste, para hacerlo presione el botón denominado
Calcular, al hacerlo nos indica el monto del Valor de los inventarios ajustados.

Oprimimos el botón Aceptar:

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
Posibilidad de Visualizar un reporte preliminar del ajuste:

Para finalizar una vez indicado todos lo valores requeridos oprimimos el Botón iniciar:

Al hacerlo no presenta el siguiente resultado:

Oprimimos el botón denominado totalizar:

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
Oprimimos el botón denominado Grabar:

Al hacerlo se habrá efectuado el Ajuste Inicial

Recuerde:

Registro de Activos Actualizados (RAA). Pago del 3%. Empresas en etapa preoperativa (Art. 174).
Artículo 174.- Se crea un Registro de los Activos Actualizados en el cual deberán inscribirse todos los contribuyentes a que
hace referencia el artículo anterior. La inscripción en este registro ocasionará un tributo del tres (3%) por ciento sobre el
incremento del valor del ajuste inicial por inflación de los activos fijos depreciables. Este tributo podrá pagarse hasta en tres (3)
porciones iguales y consecutivas, en sucesivos ejercicios fiscales, a partir de la inscripción de este registro.
Aquellas empresas que se encuentren en período preoperativo, el cual culmina con la primera facturación, deberán determinar y
pagar el tributo del tres por ciento (3) después de finalizar dicho período, en las mismas condiciones de pago previstas en el
encabezamiento de este artículo.
Fin del Artículo 174.
Anteriormente existía un Registro de Activos Revaluados y este Registro de Activos Actualizados es el mimo que el anterior,
pero con el nombre cambiado. El término “Actualizados” es más preciso que “Revaluados “.
Este registro genera un impuesto del 3% solamente sobre el incremento del valor que por efectos del ajuste inicial alcancen los
activos fijos depreciables. Esto implica dos cosas: Que el pago del impuesto se realiza luego de efectuado el ajuste inicial al
término del primer ejercicio económico y que algunos activos como los terrenos, no causarán tal impuesto porque no son
depreciables.
Las empresas nuevas deberán inscribirse en el Registro mencionado, pues esta inscripción es indispensable para beneficiarse
del ajuste por inflación. La inscripción deberá realizarse en el momento de presentar la declaración de rentas de su primer
ejercicio gravable, cuando se efectúa el ajuste inicial, pues sólo en este momento pueden conocer el monto de revalorización de
sus activos depreciables, a objeto del pago del 3%.
Es importante recordar que este tributo del 3% no constituye gasto deducible a efectos del impuesto sobre la renta.

Para el ajuste inicial y consecuente determinación del RAA de las empresas que culminaron su etapa preoperativa o las que
han permanecido inactivas se toma en cuenta las partidas no monetarias desde el momento que fueron incorporadas al balance
en la etapa preoperativa o inactiva.
Base del cálculo para el ajuste inicial (Art. 175). El IPC. Ajuste inicial de acciones en bolsa, inventarios, etc.
El artículo 175 ordena que la revalorización inicial se haga con base a la variación del Índice de Precios al Consumidor – IPC –
de Caracas entre el mes de adquisición (1950 si fue antes) y la fecha de actualización. En la nueva Ley se unifica por fin la base
del cálculo para la revalorización inicial y los reajustes regulares (Art. 175 y 179) de los inmuebles y otros activos, puesto que a
partir de ahora, la base de cálculo será la variación del IPC ocurrida entre el mes de adquisición del activo y la fecha de ajuste
del mismo.
El Banco Central es el encargado de publicar los índices de precios los primeros 10 días de cada mes en dos de los diarios de
mayor circulación nacional o por medios electrónicos (Art. 193).
Estos valores están reflejados con base 100 y, desde el año 2000, con dos decimales. El artículo 193 ordena expresar dicho
índice con ocho dígitos lo cual dificulta los cálculos. Aunque entendemos que en las operaciones que involucran grandes masas
monetarias la variación de unas cienmilésimas implica cantidades respetables de dinero. El Reglamento dispone que el
resultado final de las operaciones aritméticas para determinar su variación se exprese en un solo decimal.

El contribuyente deberá entonces utilizar esta tabla cuando vaya a efectuar el ajuste por inflación. De ninguna manera
combinará valores de ambas tablas (la vieja y la nueva), ya que ello distorsionaría los resultados. Se limitará entonces a
trabajar con los índices de esta nueva tabla.
Para los valores en bolsa, se tomará en cuenta su cotización en dicha bolsa al momento del ajuste extraordinario (Art. 187). Los
valores fuera de bolsa se regirán por la variación del IPC.

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
Los inventarios de mercancías es de hacer notar que si el contribuyente valora sus inventarios mediante el sistema de
identificación o precios específicos, tendrá que atenerse a lo que dice el Parágrafo del mencionado Art. 182. Quienes quieran
seguir utilizando el procedimiento descrito en el Art. 129 de la Ley anterior, deberán obtener la aprobación previa de la
Administración y ceñirse a lo que indica el mencionado Parágrafo.
Las mercancías en transito así como el de materia prima u productos en proceso, ya están contemplados en el Art. 182. En
cuanto al inventario de los repuestos y accesorios utilizados por la empresa para reparar sus equipos o maquinarias, aparecen
en la nueva Ley en su Art. 182 Par 1.

Al entrar en la opción de Ajustes por Inflación una vez realizado el Ajuste Inicial el Modulo Cambia, Ajuste Regular por Inflación,
como lo indica la figura:

Momento del reajuste regular.

El reajuste regular será efectuado al cierre de los subsiguientes ejercicios económicos y los contribuyentes que ya habían
efectuado reajustes regulares conforme a la Ley de 1999, deberán ajustarse a la nueva normativa prevista en Ley actual (Art.
178). Las empresas que finalizaron su etapa preoperativa realizarán el ajuste inicial al término de su primer ejercicio gravable.
Esta etapa preoperativa culmina al realizar la primera facturación (Art. 174). El reajuste se efectuará en el siguiente ejercicio a
aquél en cual la empresa se incorporó al sistema.

Cuentas Fiscales para el Ajuste por Inflación.

Según el Parágrafo 3 del artículo 173, en el ajuste inicial la variación se acumula en una partida del balance fiscal llamada ahora
Actualización del Patrimonio (antes era la Revalorización del Patrimonio) y sólo tiene efectos fiscales sin que el saldo, por si
mismo, determine enriquecimiento gravable o pérdida en el ejercicio, ya que sólo sirve para actualizar inicialmente los valores
históricos, inscribirse en el Registro de Activos Actualizados (RAA) y pagar el 3% correspondiente.
Los ajustes regulares, las variaciones se acumularán en otra cuenta llamada Reajustes por Inflación que aparecerá en el
Estado de Ganancias y Pérdidas fiscal (cuenta de resultado). Estas variaciones sí afectarán la renta gravable del ejercicio en
cuestión y su saldo se cancelará con el del patrimonio neto formando parte de éste desde el último día del ejercicio gravable
(Art. 190).
La vigente Ley establece una nueva partida del patrimonio, llamada Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio donde se
registran los asientos de la cuentas que ella ordena excluir del ajuste por inflación, aunque sus variaciones afectan el patrimonio
(Art. 173, Parágrafo 4 y Art. 184 Parágrafo 1 y 2).

Artículo 182.- Se cargará o abonará a la cuenta de activos correspondiente, y se abonará o cargará a la cuenta de
reajuste por inflación, el mayor o menor valor que resulte de reajustar los inventarios existentes en materia prima,
productos en proceso o terminados para la venta, mercancía para la venta o mercancía en tránsito, a la fecha de cierre del
ejercicio gravable, utilizando el procedimiento que se especifica a continuación:
a) El inventario final ajustado en el ejercicio fiscal anterior se reajusta con la variación experimentada por el
Índice de Precios al Consumidor (IPC) del Área Metropolitana de Caracas, elaborado por el Banco
Central de Venezuela, correspondiente al ejercicio gravable.

b) Se efectuará una comparación de los totales al costo históricos de los inventarios de materia prima,
productos en proceso, productos terminados o mercancía para la venta y mercancía en tránsito, al cierre
del ejercicio gravable con los totales históricos al cierre del ejercicio gravable anterior. Si de esta
comparación resulta que el monto del inventario final es igual o menor al inventario inicial, se entiende
que todo el inventario final proviene del inicial. En este caso, el inventario final se ajustará en forma
proporcional al inventario inicial reajustado, según lo establecido en el literal a del presente artículo.

c) Si de la comparación prevista en el literal anterior, resulta que el inventario final excede al inventario
inicial, la porción en bolívares que excede del inventario inicial, no se ajustará. La porción que proviene

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 Manual a2 Contabilidad 3.0
del inventario inicial se actualizará en forma proporcional al inventario inicial reajustado según lo
establecido en literal a del presente artículo.

d) El inventario final actualizado según la metodología señalada en los literales anteriores, se comparará
con el valor del inventario final histórico. La diferencia es el ajuste acumulado al inventario final.

e) Se comparará el ajuste acumulado al inventario final obtenido por la comparación prevista en el literal d,
con el ajuste acumulado en el inventario final en el cierre del ejercicio tributario anterior. Si el ajuste
acumulado al inventario final del ejercicio tributario es superior al ajuste acumulado al inventario final en
el cierre del ejercicio tributario anterior, la diferencia se cargará a la respectiva cuenta de inventario del
activo del contribuyente con crédito a la cuenta Reajuste por Inflación.

f) Si de la comparación del literal anterior se deduce que el ajuste acumulado al inventario final del cierre
del ejercicio tributario es inferior al ajuste acumulado al inventario en el cierre del ejercicio tributario
anterior, la diferencia se acreditará a la respectiva cuenta de inventario del activo del contribuyente y se
cargará a la cuenta Reajuste por Inflación.

Parágrafo Primero.
Si los inventarios de accesorios y repuestos se cargan al costo de ventas por el procedimiento tradicional del costo de
ventas deben incluirse en este procedimiento. Si el cargo al costo de ventas se hace a través de cargos a los gastos de
fabricación u otra cuenta similar, los inventarios de accesorios y repuestos deben tratarse como otras partidas no
monetarias y actualizarse de conformidad con el artículo 179 de esta Ley.
Parágrafo Segundo.
Cuando el contribuyente utilice en su contabilidad de costos el sistema de valuación de inventarios denominado de
identificación específica o de precios específicos, podrá utilizar las fechas reales de adquisición de cada producto
individualmente considerado, previa aprobación por parte de la Administración Tributaria, para actualizar los costos de
adquisición de los saldos de los inventarios al cierre de cada ejercicio gravable. El ajuste correspondiente al ejercicio
gravable será la diferencia entre los ajustes acumulados del ejercicio gravable y los ajustes acumulados al ejercicio
gravable anterior. Si el ajuste al ejercicio es superior al ajuste al ejercicio gravable anterior, se hará un cargo a la cuenta de
inventario y un crédito a la cuenta Reajustes por Inflación, caso contrario el asiento será al revés.
Final Artículo 182.

Base de cálculo para el ajuste (reajuste) regular de los activos y pasivos (artículo 179)
Artículo 179.- Se acumulará en la cuenta de reajuste por inflación como un aumento o disminución de la renta gravable,
el mayor o menor valor que resulte de reajustar el valor neto actualizado de los activos y pasivos no monetarios,
existentes al cierre del ejercicio gravable, distintos de los inventarios y las mercancía en transito, según la variación anual
experimentada por el Índice de Precios al Consumidor (IPC) del Área Metropolitana de Caracas, elaborado por el Banco
Central de Venezuela, si dichos activos y pasivos provienen del ejercicio anterior, o desde el mes de su adquisición, si
han sido incorporados durante el ejercicio gravable.
El valor neto actualizado de los activos y pasivos no monetarios deberá depreciarse, amortizarse o realizarse, según su
naturaleza, en el resto de la vida útil.
Parágrafo único: El valor neto actualizado de los activos y pasivos no monetarios es igual al valor actualizado del costo
de adquisición menos el valor actualizado de la depreciación, amortización o realización acumuladas.
Fin del Artículo 179
La base de cálculo para el sistema de Ajuste por Inflación está representada por el IPC. Por tanto, la variación de este índice
entre el mes de cierre del ejercicio anterior y el cierre del ejercicio cuando se efectúa el reajuste, será el factor a considerar para
la revalorización de los activos y pasivos no monetarios. Si se trata de activos adquiridos durante el ejercicio, el IPC inicial
será el del mes de adquisición del bien.

Reajuste Regular por Inflación. Patrimonio neto. Art. 184

Artículo 184.- Se acumularán en la partida de Reajuste por Inflación, como una disminución o aumento de la renta
gravable, el incremento o disminución o aumento de la renta gravable, el incremento o disminución del valor que resulte de
reajustar anualmente el patrimonio neto al inicio del ejercicio gravable, con base en la variación experimentada por el Índice
de Precios al Consumidor (IPC) del Área Metropolitana de Caracas elaborado por el Banco Central de Venezuela en el
ejercicio gravable. Para estos fines se entenderá por patrimonio neto la diferencia entre el total de los activos y pasivos
monetarios y no monetarios.
Deberán excluirse de los activos y pasivos y del patrimonio neto, las cuentas y efectos por cobrar a accionistas,
administradores, afiliadas, filiales y otras empresas relacionadas y / o vinculadas de conformidad con lo establecido en el
artículo 117 de esta Ley. También deberá excluirse los bienes, deudas y obligación aplicados en su totalidad a la
producción de utilidades o enriquecimientos presuntos, exentos, exonerados o no sujetos al impuesto establecido por esta
Ley.
Parágrafo Primero.
Las exclusiones previstas en el párrafo anterior, se acumularán a los solos efectos de esta Ley en una cuenta de patrimonio
denominada Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio.

Parágrafo Segundo.
Las modificaciones a la cuenta Exclusiones Fiscales Históricas al Patrimonio durante el ejercicio se tratarán como
aumento o disminuciones del patrimonio de conformidad con lo establecido en los artículos 185 y 186 de esta Ley.

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