La obligación legal de llevar
contabilidad
En la mayoría de los países las
leyes y reglamentos que fijan
la obligación de llevar
contabilidad sufren
modificaciones y adiciones
conforme van surgiendo
cambios económicos,
políticos, sociales y culturales.
Por ello es conveniente
consultar las leyes y
reglamentos que contengan
disposiciones actualizadas. En
México, las principales
disposiciones de estas leyes y
sus reglamentos, vigentes al
10 de enero de 1993, son las
siguientes:
CODIGO DE COMERCIO
CAPITULO III DE LA CONTABILIDAD
MERCANTIL
Art. 33. El comerciante está obligado a
llevar y mantener un sistema de
contabilidad adecuado.
Este sistema podrá llevarse mediante
los instrumentos, recursos y sistemas
de registro y procesamiento que
mejor se acomoden a las
características particulares del
negocio, pero en todo caso deberá
satisfacer los siguientes requisitos
mínimos:
a) Permitirá identificar las operaciones
individuales y sus características, así
como conectar dichas operaciones
individuales con los documentos
comprobatorios originales de
las mismas.
b) Permitirá seguir la huella desde las
operaciones individuales a las
acumulaciones que den como
resultado las cifras finales de las
cuentas y viceversa.
c) Permitirá la preparación de los
estados que se incluyan en la
información financiera del negocio.
d) Permitirá conectar y seguir la
huella entre las cifras de dichos
estados, la acumulación de las cuentas
y las operaciones individuales.
e) Incluirá los sistemas de control y
verificación internos necesarios para
impedir la omisión del registro de
operaciones, para asegurar la
corrección del registro contable y para
asegurar la corrección de las cifras
resultantes.
Art. 34. Cualquiera, que sea el sistema
de registro que se emplee, se deberán
llevar debidamente encuadernados,
empastados y foliados el libro mayor
y, en el caso de las personas morales,
el libro o los libros de actas.
La encuadernación de estos libros
podrá hacerse a posteriori, dentro de
los tres meses siguientes al cierre del
ejercicio; sin perjuicio de los requisitos
especiales que establezcan las leyes y
reglamentos fiscales para los registros
y documentos que tengan relación con
las obligaciones fiscales del
comerciante.
Art. 35. En el libro mayor se deberán
anotar, como mínimo y por lo menos
una vez al mes, los nombres o
designaciones de las cuentas de la
contabilidad, su saldo al final del
periodo de registro inmediato
anterior, el total de movimiento de
cargo o crédito (abono) a cada cuenta
en el periodo y su saldo final.
Podrán llevarse mayores particulares
por oficinas, segmentos de actividad o
cualquier otra clasificación, pero en
todos los casos deberá existir un
mayor general en que se concentren
todas las operaciones de la entidad.
Art. 36. En el libro o los libros de actas
se harán constar todos los acuerdos
relativos a la marcha del negocio que
tomen las asambleas o juntas de
socios, y en su caso, los consejos de
administración.
Art. 37. Todos los registros a que se
refiere este capítulo deberán llevarse
en castellano (español), aunque el
comerciante sea extranjero.
En caso de no cumplirse este
requisito el comerciante incurrirá en
una multa no menos de 25,000.00
pesos, no excederá del cinco por
ciento de su capital y las autoridades
correspondientes podrán ordenar que
se haga la traducción al castellano
(español) por medio de perito
traductor debidamente reconocido
siendo por cuenta del comerciante
todos los costos originados por dicha
traducción.
Art. 38. El comerciante deberá
conservar debidamente archivados,
los comprobantes originales de sus
operaciones, de tal manera que
puedan relacionarse con dichas
operaciones y con el registro que de
ellas se haga y deberá conservarlos
por un plazo mínimo de diez años. El
texto de Ley indica 25,000.00 pesos,
con los recientes cambios al sistema
monetario mexicano, debe leerse
como 25,000 pesos.
