PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
● IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE- # 4
● Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia En
Organización De Archivos.
● Código del Programa de Formación: 134400
● Nombre del Proyecto: Aplicación De Los Procesos Archivísticos De Gestión,
Trámite Y Organización Documental Para El Mejoramiento De La Prestación De
Servicio, El Acceso, Transparencia Y Protección De La Información)
● Fase del Proyecto: Planeación.
● Actividad De Proyecto: establecer las actividades para trámite y organización de
documentos de acuerdo con la normativa para archivos de gestión y acceso a la
información.
● Competencia: Organizar Archivos De Gestión De Acuerdo Con Normativa
● Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
02 Organizar los documentos de archivo de gestión teniendo en cuenta principios
archivísticos y normativa.
03 Preservar y conservar los documentos de archivo de gestión de acuerdo con políticas
institucionales, unidades de conservación y normativa.
05 verificar los procedimientos para la organización de archivos de gestión de acuerdo
Normativa y políticas empresariales.
● Duración de la Guía: 20 horas
2. PRESENTACIÓN
Respetado Aprendiz
Para organizar los documentos debemos conocer las características de los soportes
documentales y a su vez, conocer sobre procesos archivísticos específicos como clasificar,
ordenar y describir; y de técnicas para el control documental dentro de cada una de las
fases del archivo, de acuerdo con la normatividad vigente con el fin de generar un
comportamiento asertivo en las organizaciones y así poder conducirlas hacia resultados
efectivos.
GFPI-F-135 V01
Para que usted se empodere en el rol de aprendiz por competencias laborales, es necesario
desarrollar las actividades descritas en esta guía.
Tenga en cuenta por favor conservar cada uno de los productos que le dejan las prácticas
de aprendizaje en su portafolio de evidencias.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Para iniciar esta guía, usted debe tener presente que hace parte de un proceso en el
cual sus funciones estarán especificadas por su instructor, de este dependerá el
desarrollo de cada una de las actividades que aquí se le presentan.
1. las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de consulta y
préstamo de documentos, para ello existen unas normas e instrumentos; investigue cuales
son y por qué son importantes para la organización documental, realice ejemplos y explique.
2. Investigue en que consiste el proceso de descripción documental, cuales son los
objetivos de descripción, cuales son los instrumentos de descripción, cuales son los niveles
de descripción y por qué es importante dentro de la organización documental.
3. En el mundo de la archivística los documentos poseen unas características intrínsecas y
otras extrínsecas, Investigue en qué consisten y por qué es importante para una Empresa
o Institución, realice un cuadro comparativo donde usted explique cada una de ellas.
4. Existen instrumentos de descripción tales como: Inventarios, Guías generales y
específicas, catálogos, Índices y censos los cuales hacen parte de la formación de archivos
según el ciclo vital de los documentos, investigue cada uno de ellos y de un ejemplo.
5. Los archivos a nivel global se pueden encontrar de tres formas; Fondos Abiertos, Fondos
cerrados y Fondos acumulados, investigue en que consiste cada uno de ellos y de
ejemplos.
6. Presenta un plan de trabajo sobre actividades de organización, preservación y
ordenación documental en los archivos de gestión. (Actividad en parejas)
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de
Desarrollo Curricular
GFPI-F-135 V01
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos
de Evaluación
Evidencias de ● Conocimiento sobre ● Técnica formulación
Conocimiento : los sistemas de de preguntas.
consulta y préstamo
de documentos de
acuerdo con las
necesidades de la
gestión documental.
● Conocimiento sobre
características
intrínsecas y
extrínsecas de los
documentos.
● Conoce y define el
concepto de Fondo
documental, abierto,
cerrado y acumulado.
● Aplica las políticas
Evidencias de Desempeño de la Organización
y la normativa para
la preservación y
conservación de
documentos.
● Utiliza las unidades
de almacenamiento
para la
conservación y
preservación de los
documentos de
archivo de gestión,
de acuerdo con
normativa
GFPI-F-135 V01
● Presenta el Plan de
trabajo sobre
actividades de
Evidencias de Producto: organización,
preservación y
organización
documental.
● Soportar el
desarrollo de las
actividades
didácticas virtuales
propuestas.
● Presentar los
documentos
elaborados en clase
teniendo en cuenta
las normas y reglas
para su realización.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la
planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros
y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
GFPI-F-135 V01
desde su producción o recepción, hasta su disposición final
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgánica funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización
y conservación.
Complementar información consultando el Acuerdo 27 de 2006, por el cual se
modifica el Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, en lo correspondiente al glosario.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Bibliografía recomendada para el desarrollo del módulo.
● Acuerdo 027 de 2006 (AGN)
● Ley 80 de 1989
● Acuerdo 042/2002 AGN
● Acuerdo 05 de 2013
● Ley 594/200 AGN
● Cartilla de ordenación documental (AGN)
● Cartilla de clasificación documental (AGN)
● Manual integral para la organización de archivos y transferencias documentales
CONALGODON 2014
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor MARTHA CECILIA
(es) MOSQUERA CONVENIO 020
IBARGUEN SENA-
CONVIVENTIA
INSTRUCTOR ENERO 2021
GFPI-F-135 V01
CARLOS GUIOVANI
OJEDA MARTINEZ
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependenci Fech Razón del
a a Cambio
Autor
(es)
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