CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS: Código: GADM-C-01

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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Vigente: 01/05/2021

OBJETIVO RESPONSABLE

Administrar la organización procurando el orden y la máxima eficiencia de los recursos de la misma.

Gerente de Administracion y Finanzas

ALCANCE

El proceso aplicar desde realizar el presupuesto de los recursos necesarios para llevar a cabo la ejecucion hasta su resultado final.

REQUISITOS POR CUMPLIR

DEL CLIENTE LEGALES Y REGLAMENTARIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE LAS NORMAS

ISO 9001: 2015

Pactados en el contrato o
Aplicables a la naturaleza de la organización, regulación local y corporativa.
acuerdos comerciales
Requisitos:4.4, 5.2, 6.1.1, 6.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1

ENTRADAS PLANEAR HACER SALIDAS

ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE
Resultados de desempeño del
Misión, Visión, Políticas,
proceso
Objetivos, Metas,
Gestión Gerencial Información de entrada para Gestión Gerencial
Responsabilidades
revisión por la dirección
Asignación de recursos Conducir y ejecutar las actividades que Necesidades de recursos
corresponden a los sistemas internos de la
empresa.
Delegar las gestiones bancarias referidas a
pagos y cobranzas.
Coordinar las cobranzas de los clientes de la mantenimiento de las
Lineamientos *Elaborar presupuesto general consolidado empresa. instalaciones y de
para los procesos, acciones y *Consolidar PLAN anual de inversiones Coordinar con el Contador de la empresa el los puestos de trabajo, Gestión Admistrativa y
decisiones Gestión Valor Humano *Programar vencimientos de inversiones pagos de impuestos y AFP. adquisicion de bienes Financiera
para la mejora, seguimiento a *Elaborar flujo de caja proyectado Atender a los proveedores respecto a sus días y/o servicios , necesidad de
indicadores *Elaborar informe mensual sobre resultado de pago. préstamo o asignación de activos
financiero en consolidado con todas las area. Coordinar con el Contador el pago de planilla de
*Preparación de matriz de riesgos y controles la empresa, las liquidaciones del personal así
financieros. como los pagos a las empresas que prestan
servicios de tercerización o asesoría externa.
Coordinar con el Contador el manejo de caja
chica de la empresa. Presupuesto general
consolidado, estados financieros,
Solicitud de información de
informes diarios de bancos e
bancos, consolidado de cuentas
Gestión Admistrativa y informe de títulos valores, informe
por cobrar a clientes ; facturas, Planeacion
Financiera de gestión,
letras, cuentas y demás
información para revisión por la
solicitudes de pago.
dirección, resultado de
indicadores

Infraestructura física en Recolección de información de

óptima condición, bienes y/o bancos, consolidado de cuentas
Gestión Admistrativa y Gestión Admistrativa y
servicios, por cobrar a clientes; facturas,
Financiera Financiera
control de activos. letras, cuentas y demás
solicitudes de pago.
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Infraestructura física en Recolección de información de

óptima condición, bienes y/o bancos, consolidado de cuentas
Gestión Admistrativa y Gestión Admistrativa y
servicios, por cobrar a clientes; facturas,
Financiera Financiera
control de activos. letras, cuentas y demás
solicitudes de pago.

ACTUAR VERIFICAR

ENTRADAS ACTUAR VERIFICAR SALIDAS

Hardware y software en Hardware y software en

funcionamiento según solicitudes, IT funcionamiento según los IT
nuevos requerimientos requerimientos

Documentos y registros
Documentos y registros
controlados,
controlados,
seguimiento a acciones
solución a acciones correctivas,
correctivas,
SEGUIMIENTO, preventivas y de mejora, informes SEGUIMIENTO,
preventivas y de mejora, informes
EVALUACIÓN Y de EVALUACIÓN Y
de
MEJORA: *Controlar la ejecución presupuestal de ingresos auditorias internas, documentos y MEJORA:
auditorias internas, documentos y
y gastos registros
registros
*Realizar conciliación entre áreas organizados y archivados
organizados y archivados
* Toma de acciones para la mejora *Hacer verificacion de la debida declarancion de
continua. impuestos
*Alinear los intereses financieros con los *Controlar el flujo de caja
intereses de los demás departamentos. * Evaluar cumplimiento de objetivos, metas
Necesidad de *Consolidar las expectativas regionales y de y responsabilidades (indicadores) y
recursos económicos, BUNZL con los objetivos locales requisitos legales y otros aplicables pagos de acuerdos TODOS LOS
TODOS LOS * Cumplir con el programa anual de revisión de
información para apresupuestos por proceso, pago PROCESOS
PROCESOS controles
elaboración de acuerdos de de nómina y ss GHUM
presupuesto

Concepto Juridico JURIDICO Concepto Juridico JURIDICO

Soporte Legal, Normativo y Seguimiento a acciones

Gestión Valor
Contractual en requisitos HSEQ Gestión Valor Humano correctivas, preventivas y de
Humano
aplicables al proceso. mejora.

RECURSOS CONTROLES DOCUMENTOS APLICABLES

Personal competente, instalaciones, equipos y elementos de oficina,

Desempeño de Procesos (Indicadores)
sistemas de comunicación, Recursos Económicos, socios estratégicos Todos los procedimientos, instructivos y programas aplicables al
Resultado de Auditorías Internas y externas
de negocio, otros. proceso

INDICADORES
DESCRIPCIÓN FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE

Gestión del gasto Gasto/ Ventas 23.68% Anual Gerente administrativo

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Reducción de capital de trabajo Cierre trimestral/ Objetivos financiero del año x 100 100% Trimestral Gerente administrativo