PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD
5. CARACTERISTICAS
El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad:
a) Motiva: pues permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos de
presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir los costos, incrementar la
productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como
alcanzar los objetivos del presupuesto, que están basado en las finalidades de la entidad.
b) Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados.
c) Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar
al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.
d) Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan.
e) Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las tomas, además de encausarlos en
este sentido.
f) Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área.
g) Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados.
h) Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad, mas
no organiza.
i) Anticipa información de actuación: periódica y oportuna.
j) Mide y controla:
1. La efectividad de las utilidades.
2. La eficiencia de las ventas
3. La productividad
4. La eficiencia de cada departamento y su personal
5. El tiempo perdido y los descuidos
6. El material o los productos desperdiciados.
7. La rotación y el ausentismo del personal
8. El número de accidentes
9. El nivel de cooperación interdepartamental
10. Los gastos innecesarios
11. Promueve la eficiencia
12. Obtiene variaciones o desviaciones oportunamente
13. Ayuda a la administración en la toma de decisiones
6. OBJETIVOS GENERALES
Los objetivos en general son:
a) Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados, en términos de
responsabilidad.
b) Mediar y promover la eficiencia.
c) Motivar al personal al mejor desempeño.
d) Hacer ver méritos y fallas
e) Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos (empresas y empleados)
f) Guiar en su función a los responsables de área y nivel
g) Coordinar funciones, niveles y áreas.
h) Controlar los ingresos y los costos.
i) Apoyar y dar elementos suficientes a la dirección en la toma de decisiones, además de
la previsión, la planeación, la organización, la coordinación, la integración, la dirección y el
control.
7. OBJETIVOS Y FUNCIONES COMO HERRAMIENTA DEL CONTROL INTERNO.
El presupuesto se implanta para controlar:
a) A los individuos responsables de áreas y según su nivel.
b) Los costos, las operaciones, la eficiencia que generan y desempeñan los individuos
responsables; ya que su actividad los determina.
c) Los objetivos institucionales así, no serán manipulados por alcanzar los personales (el
control debe procurar que se logren los dos tipos, como parte de su acción motivadora).
d) La coordinación e interacción de las actividades de los responsables.
e) Los déficits para que sean mínimos, o no existan.
f) Los problemas que pueden surgir en las funciones, previéndolos y minimizándolos, así
como a sus efectos.
g) Que el Capital de Trabajo sea el adecuado.
h) Que el rendimiento sea el mejor.
i) Que la productividad sea la óptima.
j) Que haya información veraz, suficiente y a tiempo, para la Toma de Decisiones.
k) Y salvaguardar las inversiones.
Para que se realicen los objetivos del Control Interno, el Presupuesto por Niveles y Áreas
de Responsabilidad, ayuda con las siguientes funciones:
a) Previsión
b) Planeación
c) Programación
d) Coordinación
e) Dirección
f) Supervisión
g) Comparación
h) Corrección, delas actividades de cada área en la que se trabaja.
i) Desde luego, del control en general.
8. REQUISITOS PARA SU ELABORACION
A. Organizacionales
a) División Funcional
La división funcional (organizacional) deberá seccionar en tantas partes el presupuesto,
como responsables en función hayan, con autoridad precisa e individual de los interesados
en el control y el cumplimiento del presupuesto; de tal forma que cada área y nivel de
responsabilidad, sean controlados por un presupuesto específico (Informe, Ingreso o
Costo-Responsabilidad Presupuesto en este caso).
La división en que opera este presupuesto , deberá agrupar las actividades en áreas y
niveles de responsabilidad, delineando la autoridad y estableciendo las relaciones de trabajo
que ayuden a lograr los objetivos institucionales; también tomando en cuenta los objetivos
personales, que junto con las adecuadas relaciones de trabajo, son las motivadoras del
personal responsable.
b) Autoridad
A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar,
además de la que se tendrán que ganar ellos, pues no basta con delegarla para que se ejerza.
La autoridad debe delegarse hasta la Toma de Decisiones, en las funciones que se
desempeñen, para no abrumar a la alta gerencia, con detalles y para que se capaciten en este
sentido, a los encargados de un área de responsabilidad.
c) Responsabilidad
Esta se comparte; para el funcionamiento del Presupuesto por Áreas y Niveles de
Responsabilidad, es necesario que se hayan designado responsabilidades perfectamente. Es
responsabilidad de todas las áreas, alcanzar los objetivos institucionales. Las discrepancias
entre lo presupuestado y lo realizado darán el parámetro que indica en qué grado se ha
cumplido con las responsabilidades. A cada encargado de área funcional, departamental o
de trabajo, se le hará responsable de la Toma de Decisiones, con base en la información que
otorgue, y en el caso de que preparen los presupuestos también.
c.1 Responsabilidad por Costos Controlables y no Controlables.
Los primeros son los que el encargado puede regular.
Hay otros inherentes a su área que no depende de su actuación, estos pueden ser:
v Amortizaciones
v Depreciaciones
v Rentas
v Los que les carguen otros departamentos por servicios que presten.
Hay otros en los que aparentemente el encargado no ejerce control directo; pero su
actuación en diferentes renglones, puede indirectamente influir y controlarlos como:
v Gastos legales
v Gratificaciones
v Impuestos Diversos
v Luz y Fuerza
v Perdida por mermas en el almacén
v Previsión Social
v Vacaciones
c.2 Responsabilidad por Niveles Estructurales
En el Primer Nivel: el Gerente General es responsable de todas las operaciones de los
demás niveles y áreas, así como la suya, también de coordinarlas para alcanzar los objetivos
institucionales y resultados propuestos.
En el Segundo Nivel: los Gerentes Funcionales, asumen la responsabilidad de todas las
actividades que encierra su área, de lograr los objetivos divisionales, para alcanzar a su vez
los institucionales.
En el Tercer Nivel: Los jefes de departamento se encargan de cumplir con los objetivos
departamentales y de su actividad coordinadora.
En el Cuarto Nivel: Los supervisores se responsabilizan de que cada actividad específica,
sea desarrollada con la mayor eficiencia posible.
La autoridad y la responsabilidad se delegan y se comparten respectivamente, del primer al
cuarto nivel de responsabilidad.
c.3 Obligaciones de los responsables
v Elaborar su presupuesto
v Registrar lo presupuestado y lo realizado para obtener desviaciones y variaciones,
inmediatamente.
v Diseñar los documentos informativos ( Contraloría)
a) Informes Ingreso o Costo – Responsabilidad
b) Organigrama por cifras de responsabilidad
c) Conciliación entre los ingresos, los costos y los resultados.
c.4 Responsabilidad por Área.
Los niveles funcionales tienen responsabilidad global (resultados objetivos), las áreas
funcionales la tienen por los costos que autoricen.
Los requisitos organizacionales son:
* Estructuración de la Entidad, de acuerdo al enfoque funcional que se necesite, lo cual
va estar señalado claramente a través de un organigrama y precisado en un manual.
* Se requerirá que se forme el Comité de Presupuestos.
* Establecer las líneas de autoridad para definir el sistema de responsabilidad el de
comunicación, dentro de lo cual se incluyen los reportes o los informes de actuación que
estarán presupuestados.
B. Operacionales
Es indispensable:
a) Que en la entidad funcione el sistema de Contabilidad por Áreas de Responsabilidad, y
desde luego se tenga un catálogo de cuentas que identifique los ingresos y los costos con las
unidades de responsabilidad, que a cada área y nivel se le haya asignado, una cuenta de
control.
b) Dar a entender el plan presupuestal.
c) Que exista un manual e instructivo del Control Presupuestal que presente las políticas,
las operaciones, las responsabilidades y la autoridad del personal e indique las formas y
procedimientos estandarizados para elaborar los presupuestos.
d) Que se tenga una metodología e información, para realizar estadísticas.
e) Que se cuente con la experiencia de Presupuesto Tradicional.
f) Que se elaboren los presupuestos parciales, por tantas áreas y niveles de
responsabilidad que existan.
g) Que los informes sean los necesarios, con los datos indispensables, que se realicen con
periodicidad oportuna.
h) Que haya flexibilidad en la formulación y la ejecución de los Presupuestos por Áreas y
Niveles de Responsabilidad.
