FACULTAD DE INGENIERÍAS

PROGRAMA ACADÉMICO
INGENIERÍA DE COMPUTACIÓN Y SISTEMAS

CURSO
GESTIÓN DE PROYECTOS

TEMA
Gestión de los Comunicaciones del Proyecto:
Planificar la Gestión de las Comunicaciones,
Gestionar las Comunicaciones y Monitorear
las Comunicaciones DOCENTE:
Mg. Juan Carlos Bastidas Vila
SESIÓN N° 13
 EPICS

Video

https://www.youtube.com/watch?v=-M3SDufbT5A
 EPICS

TEMA DE LA SESIÓN

Contenidos de la sesión:
• Introducción
• Procesos de la gestión de comunicaciones.
❑ Planificar la Gestión
❑ Gestionar las Comunicaciones
❑ Monitorear las Comunicaciones
• Conceptos claves.
• 5Cs de las comunicaciones.
 EPICS

TEMA DE LA SESIÓN

Logro de la sesión:
Al término de la sesión el estudiante, será capaz de
definir la importancia de la gestión de comunicaciones
dentro del proyecto.
 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

“La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos

necesarios para asegurar que las necesidades de información del
proyecto y de sus interesados se satisfagan a través del desarrollo de
objetos y de la implementación de actividades diseñadas para lograr un
intercambio eficaz de información. La Gestión de las Comunicaciones
del Proyecto consta de dos partes. La primera parte consiste en
desarrollar una estrategia para asegurar que la comunicación sea
eficaz para los interesados. La segunda parte consiste en llevar a cabo
las actividades necesarias para implementar la estrategia de
comunicación”.

Fuente: PMBok
 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

son:
▪ Planificar la Gestión de las Comunicaciones.
▪ Gestionar las Comunicaciones.
▪ Monitorear las Comunicaciones.
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
 Conceptos Clave para la Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto
La comunicación es el intercambio intencionado o involuntario de
información. La información intercambiada puede ser en forma de ideas,
instrucciones o emociones. Los mecanismos mediante los cuales se
intercambia información pueden ser:
▪ En forma escrita. Físicos o electrónicos.
▪ Hablados. Cara a cara o remotos.
▪ Formales o informales (como en documentos formales o medios sociales de
comunicación).
▪ A través de gestos. Tono de voz y expresiones faciales.
▪ A través de los medios. Imágenes, acciones o incluso sólo la elección de palabras.
▪ Elección de palabras. A menudo existe más de una palabra para expresar una idea;
puede haber diferencias sutiles en el significado de cada una de estas palabras y frases.
Fuente: PMBok
 Conceptos Clave para la Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto
La comunicación exitosa consta de dos partes. La primera parte implica desarrollar
una estrategia de comunicación adecuada en base a las necesidades del proyecto y
los interesados del proyecto. A partir de esa estrategia, se desarrolla un plan de
gestión de las comunicaciones para asegurar que los mensajes adecuados se
comuniquen a los interesados en diversos formatos y diversos medios, como se
definen en la estrategia de comunicación. Estos mensajes constituyen las
comunicaciones del proyecto—la segunda parte de una comunicación exitosa. Las
comunicaciones del proyecto son los productos del proceso de planificación,
abordados por el plan de gestión de las comunicaciones que define la recopilación,
creación, difusión, almacenamiento, recuperación, gestión, seguimiento y
disposición de estos objetos de comunicación. Finalmente, la estrategia de
comunicación y el plan de gestión de las comunicaciones constituirán la base para
monitorear el efecto de la comunicación

Fuente: PMBok
 Las 5Cs
▪ Correcto (gramática y ortografía correctas). El mal uso de la gramática o la
ortografía incorrecta pueden generar distracción y también pueden introducir
distorsiones en el mensaje, disminuyendo la credibilidad.
▪ Conciso (expresión concisa y eliminación del exceso de palabras). Un
mensaje conciso, bien elaborado, reduce las oportunidades de malinterpretar
la intención del mensaje.
▪ Claro (propósito y expresión claros dirigidos a las necesidades del
lector). Garantiza que las necesidades y los intereses de la audiencia se
tengan en cuenta en el mensaje.
▪ Coherente (flujo de ideas coherente, lógico). Un flujo de ideas coherente y
lógico con el uso de “marcadores” como una introducción y resúmenes de las
ideas a lo largo de la redacción.
▪ Controlado (flujo controlado de palabras e ideas). El flujo controlado de
palabras e ideas puede involucrar gráficos o sólo resúmenes. Fuente: PMBok
 Las 5Cs
Las 5Cs de las comunicaciones escritas se apoyan en habilidades de
comunicación, tales como:
▪ Escuchar de forma activa. Mantener el compromiso con el interlocutor y resumir las conversaciones
para asegurar un intercambio eficaz de información.
▪ Conciencia de las diferencias culturales y personales. Desarrollar la conciencia del equipo acerca
de las diferencias culturales y personales para reducir los malentendidos y mejorar la capacidad de
comunicación.
▪ Identificar, establecer y gestionar las expectativas de los interesados. La negociación con los
interesados reduce la existencia de expectativas conflictivas dentro de la comunidad de interesados.
▪ Mejora de las habilidades. Mejorar las habilidades de todos los miembros del equipo en las siguientes
actividades:
➢ Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a cabo una acción;
➢ Motivar a las personas y proporcionar estímulo o confianza;
➢ Coaching para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados;
➢ Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre las partes y reducir retrasos en
las aprobaciones o decisiones; y
➢ Resolver conflictos para prevenir impactos negativos. Fuente: PMBok
Tendencias y Prácticas Emergentes en la Gestión
de las comunicaciones del Proyecto
Las tendencias y prácticas emergentes para la Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto incluyen, entre otras:

▪ Inclusión de interesados en las revisiones del proyecto.

▪ Inclusión de interesados en las reuniones del proyecto.
▪ Mayor uso de la computación social.
▪ Enfoques multifacéticos de la comunicación (culturales, prácticas
y personales en materia de idioma, medios, contenido y entrega).

Fuente: PMBok
 Consideraciones sobre Adaptación
Debido a que cada proyecto es único, el equipo del proyecto
necesitará adaptar la forma en que se aplican los procesos de
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.
Las consideraciones sobre adaptación incluyen, entre otras:
▪ Interesados.
▪ Ubicación física.
▪ Tecnología de comunicaciones.
▪ Idioma. El idioma es un factor primordial a considerar en las
actividades de comunicación.
▪ Gestión del conocimiento.
Fuente: PMBok
Consideraciones para entornos ágiles/adaptativos

Los entornos de proyectos sujetos a diversos elementos de ambigüedad y

cambio tienen una necesidad inherente de comunicar detalles cambiantes
y emergentes con mayor frecuencia y rapidez. Esto motiva la
racionalización del acceso de los miembros del equipo a la información,
frecuentes controles del equipo, y la ubicación de los miembros del
equipo en el mismo lugar tanto como sea posible.
Además, la publicación de los objetos del proyecto de manera
transparente y la realización de revisiones periódicas de los interesados
están destinadas a promover la comunicación con la dirección y los
interesados.

Fuente: PMBok
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Planificar la Gestión de las Comunicaciones es el proceso de

desarrollar un enfoque y un plan apropiados para las actividades
de comunicación del proyecto con base en las necesidades de
información de cada interesado o grupo, en los activos de la
organización disponibles y en las necesidades del proyecto. El
beneficio clave de este proceso es un enfoque documentado
para involucrar a los interesados de manera eficaz y eficiente
mediante la presentación oportuna de información relevante.
Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del
proyecto, según sea necesario.

Fuente: PMBok
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Información
histórica

Acta de la Constitución Planificar la Activos de los procesos de

del Proyecto Gestión de las la organización
Comunicaciones
Requisitos de
comunicación de
la organización

Políticas, procesos,
procedimientos

• Plan de gestión de los recursos. Plan para la Entradas

• Plan de involucramiento de los Dirección del
interesados Proyecto

Cultura,
Factores ambientales
cambio político
de la empresa
Documentos del
Proyecto

Distribución
Políticas de gestión geográfica de
• Documentación de requisitos de personal Umbrales de instalaciones
• Registro de interesados riesgo de los
interesados
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Planificar la
Juicio de
Expertos
Gestión de las
Comunicaciones Reuniones

Análisis de
requisitos de Representación de
comunicación datos
Herramientas
y técnicas
• Matriz de evaluación de
la participación de los
interesados
Tecnología de la
Comunicación
• Urgencia de la necesidad de Habilidades
información. Interpersonales y
• Disponibilidad y confiabilidad de Equipo
de la tecnología Modelos de
Métodos de • Evaluación de estilos de
• Facilidad de uso Comunicación
Comunicación comunicación
• Entorno de proyecto
• Conciencia política
• Sensibilidad y confidencialidad • Muestra de modelo • Conciencia cultural
de la información básico de comunicación • Comunicación interactiva
emisor/receptor • Comunicación de tipo
• Muestra de modelo de push (empujar)
comunicación interactiva • Comunicación de tipo pull
(tirar)
Portal web, sitios
de intranet,
Memos, cartas , repositorios de
informes, etc conocimiento, etc
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
• Requisitos de comunicación de los interesados
• Información a comunicar
• Procesos de escalamiento
• Motivo de la distribución de dicha información
• Plazo y frecuencia para la distribución de la información Planificar la
• Persona responsable de comunicar la información Gestión de las
• Persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial Comunicaciones
• Persona o grupos que recibirán la información
• Métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información
• Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones
• Glosario de la terminología común
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto
• Restricciones derivadas de la legislación o normativa específica
Salidas
Plan de Gestión de
las Actualizaciones a los
documentos del • Cronograma del proyecto
Comunicaciones
Proyecto • Registro de interesados

Actualizaciones del
Plan para la Dirección
del Proyecto
 Gestionar las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones es el proceso de garantizar que la

recopilación, creación, distribución, almacenamiento,
recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la
información del proyecto sean oportunos y adecuados.
El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de
información eficaz y eficiente entre el equipo del proyecto y los
interesados. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el
proyecto

Fuente: PMBok
 Gestionar las Comunicaciones

El proceso Gestionar las Comunicaciones identifica todos los

aspectos de una comunicación eficaz, incluida la selección de
tecnologías, métodos y técnicas adecuados. Además, debería
permitir que haya flexibilidad en las actividades de
comunicación, permitiendo ajustes de los métodos y técnicas
para dar cabida a las necesidades cambiantes de los
interesados y del proyecto.

Fuente: PMBok
Gestionar las Comunicaciones

Fuente: PMBok
Gestionar las Comunicaciones
 Gestionar las Comunicaciones
Las técnicas y consideraciones para lograr una gestión eficaz de
las comunicaciones incluyen, entre otras:
▪ Modelos emisor-receptor
▪ Elección de los medios
▪ Estilo de redacción.
▪ Gestión de reuniones.
▪ Presentaciones.
▪ Facilitación.
▪ Escuchar de forma activa
 Gestionar las Comunicaciones
Información
histórica
• Plan de gestión de los
recursos. Plan para la Gestionar las Activos de los procesos de
• Plan de gestión de las Dirección del la organización
Comunicaciones
comunicaciones Proyecto Requisitos de
• Plan de involucramiento comunicación de
de los interesados la organización

Políticas, procesos,
procedimientos

Entradas
Documentos del
Proyecto

• Registro de cambios
• Registro de incidentes Factores ambientales
• Registro de lecciones Cultura,
de la empresa
aprendidas cambio político
Informe de desempeño
• Informe de calidad del trabajo
• Informe de riesgos
• Registro de interesados Distribución
Políticas de gestión geográfica de
de personal Umbrales de instalaciones
riesgo de los
interesados
 Gestionar las Comunicaciones

Tecnología de la Gestionar las

comunicación Comunicaciones

Métodos de
Comunicación
Reuniones
Herramientas
y técnicas
• Competencia en
comunicación Habilidades de
• Retroalimentación comunicación
• No verbal Habilidades
• Presentaciones Interpersonales y
de Equipo
Sistema de Información
para la Dirección de Generación de
• Escuchar de forma
proyectos (PMIS) informes del
activa
proyecto
• Gestión de conflictos
• Herramientas • Conciencia cultural
electrónicas para la • Gestión de reuniones.
dirección de proyectos. • Gestión de relaciones
• Gestión de de Trabajo
comunicaciones • Conciencia política
electrónicas
• Gestión de medios
sociales
 Gestionar las Comunicaciones

Gestionar las
Comunicaciones

Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organización
• Registros del proyecto tales como
Comunicaciones correspondencia, memorandos,
del proyecto Salidas actas de reuniones y otros
documentos utilizados en el
proyecto; e
• Informes y presentaciones del
proyecto, tanto planificados como ad
hoc
Actualizaciones del Actualizaciones a los
Plan para la Dirección documentos del
del Proyecto Proyecto

• Plan de gestión de • Registro de incidentes

las comunicaciones • Registro de lecciones
• Plan de aprendidas
involucramiento de • Cronograma del Proyecto
los interesados • Registro de riesgos
• Registro de interesados
 EPICS

Video

https://www.youtube.com/watch?v=t16T_M0d6VA
 Monitorear las Comunicaciones

Monitorear las Comunicaciones es el proceso de asegurar que se

satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus
interesados. El beneficio clave de este proceso es el flujo óptimo de
información tal como se define en el plan de gestión de las
comunicaciones y el plan de involucramiento de los interesados. Este
proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
Monitorear las Comunicaciones
Monitorear las Comunicaciones
 Monitorear las Comunicaciones

Monitorear las Comunicaciones determina si los objetos y actividades

de comunicación planificados han tenido el efecto deseado de
aumentar o mantener el apoyo de los interesados a los entregables y
los resultados esperados del proyecto. El impacto y las consecuencias
de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y monitorearse
cuidadosamente para asegurar que se entregue el mensaje adecuado
con el contenido adecuado (igual significado) para emisor y receptor) a
la audiencia adecuada, a través del canal adecuado y en el momento
adecuado.
 Monitorear las Comunicaciones
Monitorear las Comunicaciones puede requerir diversos métodos,
tales como encuestas de satisfacción del cliente, recopilación de
lecciones aprendidas, observaciones del equipo, revisión de los
datos del registro de incidentes, o evaluación de los cambios en la
matriz de evaluación de la participación de los interesados.
 Monitorear las Comunicaciones

El proceso Monitorear las Comunicaciones puede desencadenar

una iteración de los procesos Planificar la Gestión de las
Comunicaciones y/o Gestionar las Comunicaciones a fin de
mejorar la eficacia de la comunicación a través de planes y
actividades de comunicación adicionales y posiblemente
modificados. Dichas iteraciones ilustran la naturaleza continua
de los procesos de Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto. Los incidentes o indicadores clave de desempeño,
riesgos o conflictos pueden desencadenar una revisión
inmediata.
 Monitorear las Comunicaciones
Guías
estandarizadas

Información
• Plan de gestión de los histórica
recursos.
• Plan de gestión de las Monitorear las Activos de los procesos de
Plan para la la organización
comunicaciones Dirección del Comunicaciones
• Plan de involucramiento Proyecto Requisitos de
de los interesados comunicación de
la organización

Políticas, procesos,
procedimientos

Entradas

Documentos del
Proyecto
Cultura,
• Registro de incidentes Factores ambientales
cambio político
• Registro de lecciones de la empresa
aprendidas
• Comunicaciones del
proyecto Datos de desempeño Distribución
del trabajo Canales, herramientas geográfica de
y sistemas de Tendencias, prácticas instalaciones
comunicación o hábitos globales,
establecidos regionales o locales
 Monitorear las Comunicaciones

Monitorear las
Juicio de Comunicaciones
Expertos Reuniones

Herramientas
y técnicas

Sistema de Habilidades
Información para Interpersonales y
la Dirección de de Equipo
Proyecto (PMIS) Análisis de Datos
• Observación/
• Matriz de evaluación de conversación
la participación de los
interesados
 Monitorear las Comunicaciones
Monitorear las
Comunicaciones

Información de
Desempeño del
Trabajo

Salidas
• Registro de
Solicitudes de Actualizaciones a los
incidentes
Cambio documentos del
• Registro de
Proyecto
lecciones aprendidas
• Registro de
Actualizaciones al Plan interesados
para la Dirección del
Proyecto

• Plan de gestión de las

comunicaciones
• Plan de involucramiento
de los interesados
 Video

https://www.youtube.com/watch?v=x0xsFyvcZPM

https://www.youtube.com/watch?v=VUfV8hR0A1w
Desarrollo Práctico

• Desarrollo el Plan de la Gestión de comunicación de

su proyecto de investigación.
• Desarrolle el proceso de Gestionar las
Comunicaciones de su proyecto de investigación.
• Desarrollo el proceso de Monitorear las
comunicaciones

Duración 20 minutos
 EPICS
TEMA DE LA SESIÓN
Cierre
Retroalimentación en base a preguntas:
• ¿Cuál es la importancia de la gestión de las
comunicaciones?
• ¿Cuál es la importancia del proceso de Planificar la
Gestión?
• ¿Cuál es la importancia del proceso de Gestionar las
Comunicaciones?
• ¿ Cuál es la importancia del proceso Monitorear las
Comunicaciones?