TEMA 12: PROCESO TÉCNICO DE LOS FONDOS.

CATALOGACIÓN, FORMATO
MARC:
Proceso técnico de los fondos:
Proceso técnico documental:
Operaciones centrales: catalogación o Descripción bibliográfica con análisis documental formal.
Clasificación e Indización con análisis documental de contenido.
Operaciones auxiliares:
• Registro.
• Sellado.
• Tejuelado.
La catalogación: proceso técnico en el que se identifican y seleccionan las partes y elementos
esenciales de un recurso de información para poder describirlo y sintetizar su contenido de una
forma única, sin ambigüedad y que permita su localización en los catálogos. (Análisis formal).
Descripción de los elementos informativos que permiten identificar un documento. Establecer los
puntos de acceso que van a permitir recuperarlo por el título, autor o materia que se conocen de
antemano. Se realiza sobre todo tipo de recursos de información independientemente de su
soporte físico (papel, electrónico, audiovisual, etc.).
El asiento bibliográfico:
• Es el producto obtenido tras la catalogación de un documento.
Un registro bibliográfico se compone básicamente de tres partes bien diferenciadas:
• Descripción bibliográfica: conjunto de datos bibliográficos que se redactan de acuerdo
con unas reglas (las ISBD) y que son necesarios para poder diferenciar un documento de
otro similar. (Las Reglas de Catalogación españolas se publicaron a partir de las ISBD).
• Puntos de acceso al registro: consiste en dotar al documento de las entradas necesarias
que permitan ordenarlo y recuperarlo dentro del catálogo. Hay un punto de acceso
principal, llamado encabezamiento y otros secundarios.
Según su contenido, los puntos de acceso pueden ser de dos tipos:
• Autores personales, corporativos o título.
• Temáticos o de materia.
• Datos de localización física: mediante signatura topográfica URL, dirección de enlace en
documentos en línea.
Descripción bibliográfica:
Etapas:
• Examen físico del documento (soporte, estado, páginas, portada, índices, etc.).
• Búsqueda de la información en el recurso para describir todas las áreas de descripción.
• Decidir el nivel de catalogación que se va a aplicar.
 • Las RCAA2 permiten la aplicación de 3 niveles de catalogación, de menor a mayor
descripción. Se adoptan según las necesidades de la biblioteca.
Seguir la normativa vigente de descripción según el recurso a catalogar:
• ISBD.
• RDA.
• Reglas de catalogación españolas.
• Criterios del centro catalogador.
El Catálogo. Producto de la catalogación:
• Compuesto por los asientos bibliográficos de cada uno de los recursos informativos, que
forman la colección de la biblioteca.
• Desde el siglo XVIII, la herramienta de descripción y localización bibliotecaria fue el
catálogo de fichas. Sustituido por el OPAC (Catálogo en línea de acceso público).
Desventajas del catálogo manual:
• Carácter de inventario.
• Número limitado de puntos de acceso.
• Falta de interconexión entre los asientos bibliográficos.
• Limitaciones de difusión de la colección.
Funciones del catálogo:
En la biblioteca:
• Instrumento de recuperación de los documentos dentro de la colección (describir y
localizar).
• Herramienta de gestión de las adquisiciones (selección, expurgo).
• Herramienta de gestión del control (recuentos).
• Herramienta de gestión del análisis (estadísticas).
Fuera de la biblioteca:
• Cooperación nacional e internacional.
• Consorcios de préstamos interbibliotecarios.
• Adquisición compartida.
• Catalogación cooperativa.
• Control bibliográfico universal y disponibilidad de las publicaciones (CBU).
Catalogación automatizada: hoy en día todo el proceso de catalogación se desarrolla en un
entorno eminentemente tecnológico, por lo que las tradicionales fichas manuales han caído en
desuso. Es una realidad en el mundo bibliotecario actual, gracias en gran medida al uso
generalizado de los formatos MARC.
Catálogo automatizado:
• El OPAC, es un módulo o interfaz que interactúa directamente con todos los módulos del
Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB).
• Ofrece información sobre la disponibilidad del documento (si está prestado o no).
• Permite realizar operaciones de reservas sobre un documento prestado o renovar
préstamos.
• Geolocalización o mapas integrados que guían al usuario hasta la localización exacta del
libro en la estantería de la biblioteca.
Control de autoridades:
Ficheros de autoridades:
• De autor.
• De entidad.
• De título.
• De materia.
• De series.
Permite gestionar, revisar y corregir las nuevas entradas y dar coherencia al catálogo.
• Formas admitidas.
• Reenvíos de las formas no admitidas.
• Referencias cruzadas.
(Remiten a otro documento u otra forma autorizada).
Ejemplos: Comisiones Obreras UP: CCOO (usado por) Juan Carlos I, Rey de España. Véase,
además: España. Rey (1975-: Juan Carlos I).
Ventajas de la catalogación automatizada:
• Información más estructurada: organización y ordenación de datos práctica y eficaz.
• Interoperabilidad: acceso rápido en la búsqueda y recuperación de la información por la
interconexión entre registros.
• Búsquedas simples o avanzadas: grado de profundidad y conocimiento del usuario.
• Disponibilidad de los fondos: relacionado con el módulo de circulación, préstamo
(solicitar o reserva).
• Rápida actualización: actualización de cambios inmediata al ser online.
Mayor impacto:
• Incorpora imágenes de cubiertas.
 • Permite acceso al texto del documento en línea.
• Permite exportar información de registros a gestores de referencias bibliográficas o al
correo.
• Permite la valoración o etiquetado de registros.
• Posicionamiento: el catálogo en internet produce presencia de marca y de prestigio a la
biblioteca.
• Acceso permanente: catálogos virtuales accesibles 24 horas.
Catalogación compartida/cooperativa: las bibliotecas inmersas en programas de cooperación
que incluyan catalogación compartida o cooperativa tiene la posibilidad de capturar registros
bibliográficos de una base de datos común, para después modificarlos según sus necesidades y
evitar hacer la catalogación completa.
• Protocolo de intercambio de información Z39.50.
• Desarrollo de grandes catálogos en línea.
• Fusión de registros en catálogos colectivos.
La IFLA. Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas:
• Foro de intercambio de ideas entre profesionales.
• Promueve la cooperación, la investigación y el desarrollo a nivel internacional en el
campo de las bibliotecas.
Objetivos:
• Representar la profesión bibliotecaria a nivel internacional.
• Promover la formación permanente del personal bibliotecario.
• Desarrollar, mantener y promover directrices para los servicios bibliotecarios.
• 1998, Informe de la IFLA: “Functional Requirements for Bibliographic Records: Final
Reports”
• Recomendaciones básicas de funcionalidad para los servicios bibliotecarios.
Usuarios de los registros bibliográficos:
• Usuarios de la biblioteca.
• Bibliotecarios.
• Editores, distribuidores y proveedores (comercializan los datos bibliográficos).
Antecedentes de la Normalización:
• Finales del siglo XIX: Paul Otlet y Henri La Fontaine. Pioneros en normalización.
Crearon un Repertorio Bibliográfico Universal.
• RBU: catálogo para registrar y clasificar, de forma exhaustiva, la producción intelectual a
nivel mundial.
 • Establecer la cooperación internacional para acordar métodos de catalogación,
descripción y su normalización.
• Asociaciones profesionales a nivel internacional: provienen de la ISO (International
Standard Organization).
Asociaciones profesionales a nivel nacional:
• España: Normas UNE, una Norma Española (antes AENOR, Agencia Española de
Normalización).
• Francia: NF AFNOR: (Organismo de Certificación Francés).
• Alemania: DIN, Deutsches Institut fúr Normung.
• Reino Unido: BS, British Standards.
• Estados Unidos: NISO/ANSI, National Infomation Standards Organization/American
National Standards Institute.
Normas en el ámbito documental según su aplicación:
Descripción de recursos:
• ISBD: International Standard Bibliographic Description (Normas Internacionales de
Descripción Bibliográfica).
• RDA: Resource Description and Access (Normas para describir y dar acceso a Recursos).
• MARC: Machine Readeable Cataloging (Registro catalográfico legible por máquina.
• Etc.
Identificación de autoridades y gestión de puntos de acceso y relaciones:
• GARR: Directrices para Registros de Autoridad y Referencia.
• SGARE: Directrices para Requisitos de Autoridad y Referencia de Materia, publicadas
por la IFLA, en 1984.
• FRAD: Requisitos funcionales para los datos de autoridad.
• FRSAD: Requisitos funcionales para los datos de autoridad de materia.
• VIAF: Virtual International Authority File (Fichero de Autoridades Virtual International).
• Etc.
Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD): Requisitos para la descripción e
identificación de los tipos más comunes de recursos publicados que pueden constituir las
colecciones de las bibliotecas. Asigna un orden a los elementos de la descripción y específica un
sistema de puntuación para la misma.
Objetivos:
Principal: facilitar la comunicación internacional de la información bibliográfica. Intercambio
de descripciones procedentes de distintas fuentes de información creando una estructura fija
(datos ordenados y con una puntuación preestablecida). Interpretación de registros (mismo
catálogo/distinto país). Conversión de registros en formato legible por ordenador.
Antecedentes: Coordinación Internacional para la Catalogación.
Reunión Zagreb, 1954: Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios (FIAB).
1961: Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogación.
IFLA, Copenhague 1969: Reunión Internacional de Expertos en Catalogación. Se establecen las
bases de la Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD).
Nace como recomendación, pero se convierte en normativa: Norma ISO 690:1975 Sobre
referencias bibliográficas.
Puntuación ficha ISBD:
Corchetes: para anotar cualquier información que no se facilita por el documento o material
bibliográfico. Para cualquier aclaración que haga el catalogador. Para aclarar la designación
general del material. No llevan espacio, se escribe directo.
Barra diagonal: siempre se usa para separar los elementos del área de título y mención de
responsabilidad. Antes y después lleva espacio.
Punto: se usa para finalizar cualquier área o nota. Para después de la fecha y para acompañar
abreviaturas. Después de su aplicación sólo va un espacio.
Coma: para separar elementos del área de pie de imprenta y las menciones de responsabilidad.
Antes y después lleva espacio.
Punto y coma: para separar actividades en la mención de responsabilidad. (autor; colaborador;
ilustrador). Para separar el título de una serie de su número o para separar dos títulos. Siempre
llevan espacio antes y después.
Dos puntos: en el área de título, para separar el subtítulo del título. En el área de publicación,
para separar el lugar de edición de la editorial. En el área de descripción física, cuando hay otros
elementos distintos a las páginas (ilustraciones, mapas, fotos, etc.). Llevan espacio antes y
después de ellos.
2 guiones (guión largo): su uso está limitado para la separación de áreas. Se escriben después
del punto y llevan espacio antes y después. Necesarios en la catalogación manual de fichas (no
automatizado).
Igual: en el área de título para separar los títulos en dos idiomas o títulos paralelos. Lleva
espacio antes y después.
Paréntesis: sólo se usan para encerrar los datos del área de serie. En ocasiones para aclarar el
ISBN 84-355-6845-8 (Obra completa).
Formato MARC:
• Machine Readable Cataloguing, Catalogación legible por máquina.
• Método de catalogación automatizada: un ordenador puede interpretar los metadatos
contenidos en un registro catalográfico en función de una serie de elementos
codificadores de los datos.
• MARC, utiliza un conjunto de normas y criterios para identificar, procesar e intercambiar
 metadatos.
• Formato de catalogación desarrollada por las bibliotecas aprovechando la capacidad de
los ordenadores para almacenar mucha información en poco espacio. Lo que supone una
mejora y expansión de los servicios bibliotecarios.
MARC 21:
• Protocolo de identificación para el intercambio de información.
• Permite estructurar e identificar los datos para que sean leídos por un ordenador.
• Su estructura básica se establece en la normativa americana ANSI Z39.2 (1971) y en su
equivalente internacional ISO 2709 (1973).
• A partir de 1973 surgen formatos como UNIMARC (IFLA, 1977, formato Universal)
IBERMARC (BNE, versión nacional española de formato), etc.
Origen del formato MARC (trayectoria histórica):
Años 60:
Bibliotecas pioneras:
• Library of Congress (LC).
• British Library.
Finalidad:
• Utilizar herramientas informáticas para facilitar las tareas del control bibliográfico e
impulsar la distribución de registros bibliográficos en cintas magnéticas. (LC).
• Facilitar la edición de la bibliografía nacional (BL).
1966:
• MARC I, proyecto de transmisión de datos. Se diseñó un formato bibliográfico para el
intercambio de información.
Prueba piloto:
• Transmisión de registros en cintas magnéticas a 16 bibliotecas seleccionadas.
• La LC, fue la primera biblioteca de Estados Unidos en introducir la catalogación
automatizada.
1967:
• MARC II, (reformulación del primer proyecto).
• La intención de este formato era crear una estructura flexible para servir de formato de
intercambio de información bibliográfica variada.
Por las diferencias de los objetivos de las bibliotecas LC y BL, aparecen dos versiones:
• LC MARC II (enero, 1986).
• BNB MARC II, (junio, 1968).
 • Esta división repercutirá en el desarrollo del formato MARC y sus variantes hasta finales
del siglo XX.
Diferencias de formato:
• BL, mantuvo un formato unitario.
• LC, diseñó el formato MARC II para monografías impresas, pero debido a la variedad de
tipología documental, diseñó otros formatos que dieron problemas de incompatibilidad.
• Por este motivo, en los años 80 se inicia un proceso de integración de formato.
1971:
• Tras su éxito, adaptabilidad y posibilidades, la estructura física del MARC II, (Cabecera,
directorio y zona de campos) adquiere rango de norma nacional en Estados Unidos
(ANSI Z39.2).
1973:
• La estructura física del MARC II, adquiere rango de norma internacional (ISO,2709:
revisada en 1981, 1996 y 2008).
Años 80:
• Los países introducen variantes según sus requerimientos lingüísticos y culturales,
siguiendo los patrones básicos de MARC.
Armonización del MARC II:
• USMARC, Estados Unidos.
• CANMARC, Canadá.
• El trabajo de colaboración entre los dos países da como resultado la unificación de un
formato común: MARC 21.
• La IFLA desarrolla UNIMARC, formato universal y se desarrollaron variantes de
formatos nacionales.
Objetivo del formato MARC:
• Principal estándar utilizado en la catalogación de recursos de información en distintos
formatos.
• Establece la estructura obligatoria de los registros bibliográficos y de autoridades para
facilitar su intercambio y transferencia, en cualquier sistema informático.
• Es la base de los módulos de catalogación de los SIGB (Sistemas Integrados de Gestión
Bibliotecaria).
• Es un mecanismo de codificación, gestión e intercambio de registros bibliográficos y de
autoridad.
Objetivos principales del formato MARC:
• Intercambio de descripciones bibliográficas: el registro bibliográfico de un país puede
formar parte del catálogo de cualquier otro.
 • Facilitar la interpretación de registros: estructura fija para los datos, con un orden
establecido y signos de puntuación iguales para todos los documentos.
Posibilitar el procesamiento informático de los registros:
• Respeta la estructura ISBD o RDA.
• Codifica los signos de puntuación.
Intercambiar datos entre entornos distintos de codificación de textos y lenguajes
hipertextuales:
• HTML, XML, etc.
• Conversión de datos contenidos en los metadatos según normas como Dublín Core.
Cabecera o Leader:
• Es el primer componente de todo registro MARC.
• Posee una longitud fija de 24 caracteres, la mayoría generados automáticamente por el
propio sistema.
• Consta de números o valores codificados, que se identifican por la posición que ocupan y
que aportan información útil para procesar e interpretar el registro.
Directorio:
• Actúa a modo de índice, ya que despliega un listado de entradas con la etiqueta, longitud
y posición inicial de cada campo (de control o de datos) dentro del registro.
Las entradas presentan una longitud fija de 12 caracteres:
• Tres para consignar la cifra identificativa de la etiqueta (posiciones 00 a 02).
• Cuatro para indicar la longitud del campo (03 a 06).
• Cinco para mostrar el lugar numérico que ocupa el carácter inicial de cada campo (07 a
011).
• Las entradas del directorio son autogeneradas por el sistema, siguiendo el orden
jerárquico ascendente marcado por las etiquetas.
Área de datos:
Está compuesta por dos tipos de campos:
• Campos de control.
• Campos de datos.
• Se transcribe la información de la descripción bibliográfica, textual o codificada.
• El número de campos de un registro bibliográfico no está establecido. Depende del nivel
de descripción y del tipo de documento que se catalogue.
• Cada uno de los campos se identifica con una etiqueta de tres caracteres numéricos.
Campos de control:
 • Son de longitud fija y poseen la estructura 00X.
• No contienen ni indicadores ni códigos de subcampos.
• Tienen información codificada y predefinida de control para procesar los registros
bibliográficos.
Campos de datos (todos los restantes):
• Son de longitud variable y constituyen el grueso del registro.
• Se graba la información bibliográfica propiamente dicha (encabezamiento principal,
áreas, asientos secundarios, etc.).
• Son campos etiquetados 01X-8XX.
Se necesitan ciertos identificadores de contenido para distinguir unos elementos de otros
dentro del mismo campo:
• Etiquetas de campo.
• Indicadores.
• Códigos de subcampos.
Etiquetas de campo:
• “Tag” o “etiqueta” de tres dígitos.
• Cada etiqueta identifica la información bibliográfica y el tipo de datos contenidos en un
campo.
• Las etiquetas comprenden desde el 001 hasta el 999.
• Cada uno de los dígitos tiene su función identificadora.
Primer dígito: identifica el campo dentro de los grupos de información bibliográfica.
0XX: información de control y clasificación.
1XX: encabezamiento de autor principal.
2XX: títulos (propiamente dicho, variantes), publicación y edición.
3XX: descripción física, formato y contenido.
4XX: serie.
5XX: notas.
6XX: encabezamientos de materia.
7XX: encabezamientos secundarios de autor y título.
8XX: encabezamientos secundarios de serie.
9XX: información de ámbito local.
Segundo dígito: precisa más e identifica el área de descripción.
24X: área de título.
25X: área de edición.
26X: área de publicación.
Tercer dígito: define completamente el contenido del área.
24X: área de título.
240: título uniforme.
245: título propiamente dicho.
246: variante de título.
Repetibles (R): pueden aparecer más de una vez en el registro bibliográfico. (Asientos
secundarios).
700: punto de acceso adicional. Nombre de persona (R).
No repetibles (NR): sólo pueden utilizarse una vez.
100: punto de acceso principal. Nombre de persona (NR).
Indicadores:
Primer indicador: punto de acceso adicional al título.
0: no hay punto de acceso adicional.
1: hay punto de acceso adicional.
Segundo indicador: caracteres que no alfabetizan.
0: no hay caracteres que no alfabeticen.
1-9: número de caracteres que no alfabetizan.
Ejemplo: 245 13.
1: hay punto de acceso principal de autor (1XX).
3: el sistema ignora los tres primeros caracteres al alfabetizar. (Ejemplo: artículo: los).
Códigos de los subcampos:
• Sirven para identificar los elementos que requieren un tratamiento por separado dentro de
cada campo.
• Todos consta de dos caracteres: un delimitador, que puede estar representado por
distintos símbolos (como un dólar “$”, una línea vertical “l”, un signo igual “=”) y un
identificador de elementos, normalmente representado por una letra minúscula.
• En cada campo de datos debe figurar, al menos, un código de subcampo.
Formatos MARC:
• Formato para Datos Bibliográficos: codifica los datos para describir, recuperar y
controlar todo tipo de materiales documentales. Ejemplo: manuscrito, libro, música, etc.
• Formatos para Datos de Autoridad: codifica información contenida en registros de
autoridad de nombres, materias, series. Proporciona las formas autorizadas para crear
puntos de acceso. Ofrece las referencias a esas formas autorizadas y las relaciones entre
ellas.
• Formato para Datos de Existencia: codifica información de una unidad de información
específica. Datos como signatura tipográfica, años, volúmenes, entregas de revista,
procedencia, encuadernación, etc. Información para el proceso, circulación,
mantenimiento y conservación de un ejemplar.
• Formato para Datos de Clasificación: codifica sistemas de clasificación bibliográfica:
CDU, CDD (Dewey), etc. Desarrollo y mantenimiento de sistemas de clasificación y sus
relaciones con el formato bibliográfico y de autoridad.
• Formato para Datos de la Comunidad: codifica la descripción de recursos no
bibliográficos de interés para la comunidad. Organizaciones, programas, servicios,
eventos, etc., que proporcionan información a los usuarios.