Naturaleza y propósito de la Planeación.
Se puede ver a la planeación como la función principal de la administración.
Aunque este planteamiento no permite captar la magnitud de la importancia de la
planeación en la administración. Sin planes, los administradores no pueden saber
cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea
clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan, no pueden dirigir con
confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus
seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o de saber
cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte en un
ejercicio fútil. Con frecuencia, los planes erróneos afectan la salud de toda la
organización.
La naturaleza de la Planeación.
La naturaleza esencial de la Planeación se resalta al examinar sus cuatro
aspectos principales:
1) La contribución de la Planeación a los propósitos y objetivos.-Cada plan y
todos sus planes de apoyo deben contribuir al logro del propósito y los objetivos
de la empresa.
2) La supremacía de la Planeación.- Puesto que las operaciones administrativas
en la Organización, Integración de personal, Dirección y Control se han diseñado
para respaldar el logro de los objetivos de la empresa, es lógico que la Planeación
preceda a la ejecución de todas las otras funciones administrativas.
3) Generalización de la Planeación.- La Planeación es una función de todos los
jefes, desde los presidentes hasta los supervisores, todos hacen planes. Aunque
los altos ejecutivos elaboran los planes para la dirección general de la empresa,
los jefes de todos los niveles tienen que preparar los suyos para que contribuyan a
las metas globales de la organización.
4) La Eficiencia de los Planes.- Los planes son eficientes si logran su propósito a
un costo razonable, cuando éste se mide no solo en términos de tiempo, dinero o
producción, sino también por el grado de satisfacción grupal o individual. Algunos
intentos de instalar programas de evaluación y desarrollo administrativo han
fracasado debido al resentimiento del grupo contra los métodos usados.
Tipos de Planes.
Un plan abarca cualquier curso de acción futura. Son clasificados como:
Propósitos. Los propósitos de una empresa son su papel primario, por ejemplo: El
propósito de cualquier hospital es proporcionar servicios de salud.
Misión. La misión de una empresa es su finalidad específica, por ejemplo: La
misión del Departamento Académico de ICE es la formación de Ingenieros en
Comunicaciones y Electrónica.
Objetivos. Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad, por ejemplo: Una
empresa puede fijarse como objetivo, aumentar su producción en un 55%.
Estrategias. Son el patrón de respuesta de la organización a su ambiente. La
estrategia pone los Recursos Humanos y Materiales en juego frente a los
problemas y riesgos que plantea el mundo exterior. Por ejemplo: La difícil situación
económica de un país puede requerir que muchas empresas adopten una
estrategia de supervivencia.
Procedimientos. Son planes que establecen un método obligatorio para realizar
las actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas. Por
ejemplo: El procedimiento que deberá seguirse para la contratación de personal.
Reglas. Describen con claridad las acciones específicas requeridas o las que no
se deben llevar a cabo. Por ejemplo: La regla de no salir de la empresa durante la
jornada de trabajo sin un permiso firmado por el Jefe de Departamento respectivo.
Programas. Son un conjunto de objetivos, políticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros procesos
necesarios para llevar a cabo un determinado
Curso de acción. Por ejemplo: El programa para lanzar un nuevo producto al
mercado.
Pasos en la Planeación.
Los pasos en la planeación son de aplicación general. Sin embargo, en la practica,
los administradores deben estudiar la factibilidad de los posibles cursos de acción
de cada etapa. Por ejemplo, al establecer objetivos es necesario tener alguna idea
sobre las premisas en que se fundamentan los planes.
Los pasos en la planeación son los siguientes:
1) Detección de la Oportunidad. Consiste en la detección de las oportunidades
tanto en el ambiente externo como interno de la organización, es el verdadero
punto de partida de la Planeación. Conviene hacer un examen preliminar de las
posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera completa
comprender qué problemas se desea resolver y por qué , así como saber lo que
se espera ganar. El establecimiento de objetivos factibles depende de este
conocimiento.
2) Establecimiento de Objetivos. Consiste en establecer objetivos para toda la
organización y después para cada unidad de trabajo su
bordinada, lo cual debe realizarse tanto para el largo como para el corto plazo.
3) Desarrollo de Premisas. Consiste en establecer, difundir y obtener consenso
para utilizar premisas críticas de Planeación tales como los pronósticos, las
políticas básicas y los planes ya existentes de la compañía. Estas son
suposiciones sobre el ambiente en que el plan ha de ejecutarse.
4) Identificación de Alternativas. Pocas veces hay un plan para el que no existan
alternativas razonables y, con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser
la mejor.
5) Evaluación de Alternativas. Consiste en examinar sus puntos fuertes y débiles,
ponderándolos a la luz de las premisas y las metas previamente fijadas.
6) Elección de una Alternativa. Es el punto en el cual se adopta un plan.
7) Elaboración de planes de Apoyo. Por lo general se necesitan planes derivados
para respaldar el plan básico
8) Elaboración de Presupuestos. Pueden establecerse por ejemplo: Presupuestos
anuales de costos e ingresos, de mano de obra, de capital, de inversión, etc.
El Proceso de Planeación.
El proceso de planeación indica el avance de la empresa (mas ventas, mayores
utilidades, menores costos, etc.) y el tiempo transcurrido para el logro de los
objetivos esperados; o sea el proceso de planeación señala en donde se esta y
adonde se quiere llegar en determinada fecha futura.
A menudo no se cuenta con toda la información, pero de todas formas se inicia la
planeación. Si el futuro fuera absolutamente cioerto, sería relativamente facil
iniciar el proceso, sin embargo, en la realidad un sin número de factores puede
alejarnos de la meta deseada o avanzar hacia ella.
El Proceso de Planeación comprende los siguientes aspectos:
Período de Planeación. Pueden ser planes de corto o de largo plazo según que
involucren o no modificaciones en la capacidad productiva.
Principio de Compromiso. Se deben usar algunos criterios para seleccionar el
período de Planeación de la empresa. La clave para ello se encuentra en este
principio: "La Planeación lógica abarca un período futuro necesario para cumplir, a
través de una serie de acciones, los compromisos asumidos como parte de las
decisiones tomadas hoy".
El administrador sagaz debe reconocer la utilidad de ajustar las consideraciones a
largo plazo a las decisiones actuales. Hacer otra cosa sería ignorar la naturaleza
básica tanto de la Planeación como de la Toma de Decisiones.
Coordinación de Planes a Corto y Largo Plazo. Los Planes de corto plazo deben
contribuir al logro de los planes a largo plazo y no obstaculizarlos. Se deben
instruir regularmente a los gerentes de niveles inferiores sobre los planes a largo
plazo de la empresa con el fin de que tomen decisiones coherentes con las metas
a largo plazo
