Implementación del sistema de ayuda
Propuesta de solución
Tomando en cuenta las necesidades en la empresa BordaTex, se propone la implementación
de un manual de procedimientos para el área de producción, teniendo como estructura una
narrativa y proceso de las actividades a desempeñar por parte del colaborador. Los
procedimientos especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto
ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los
responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando
la duración y el flujo de documentos. Por otra parte, “un manual de procedimientos es un
documento de apoyo para el personal, en el cual contiene políticas y control de un detalle
exhaustivo de todas las actividades a realizarse en una tarea específica”. (Vergara, 2017)
Implementar la propuesta mencionada anteriormente, permitirá optimizar los procesos
operativos, logrando eliminar las tareas repetitivas que toman mucho tiempo, así como
mejorar la eficiencia de los empleados, reducir el tiempo de comercialización y
proporcionar una mejor experiencia del cliente. Es una herramienta efectiva para control
interno que minimizan los errores lo cual da como resultado la toma de decisiones óptima
dentro de la organización.
Recursos a utilizar
El recurso utilizado por parte de los consultores para la implementación de la propuesta es
un software gratuito de mapeo y modelamiento de procesos de negocios. Bizagi es una
Plataforma que consiste en tres componentes. Cada uno de ellos facilita un paso clave en la
transformación y automatización de los procesos de negocios, automatizando las reglas del
negocio para transformar la forma de trabajo y logrando que la asignación de procesos de
negocio sea sencilla, permitiendo a la vez, visualizar fácilmente los procesos en la
organización.
Por otra parte, el recurso a utilizar para BordaTex es un cronograma de actividades en la
cual, el encargado podrá visualizar si la propuesta aporta un cambio dentro de la
productividad de la organización, reduce los tiempos muertos y minimiza los errores dentro
del área de producción.
Responsabilidades del consultor
Formalizar los procesos para que los colaboradores comprendan los procesos,
evitando el empalme de actividades y generando una organización adecuada.
Se aclarará el acceso a fuentes de información o apoyo con cualquier requerimiento
por parte de los consultores.
Informar a la organización el compromiso de proporcionar una propuesta para el
área operativa.
Generar una comunicación adecuada para cualquier duda o aclaración.
Responsabilidades del cliente
Brindar información respecto al área de producción a los consultores.
Propiciar un ambiente armónico entre colaborador- empresa.
Disposición por parte de la empresa a recibir visitas de los consultores para
recolección de datos.
Ventajas de la propuesta
Contar con un Manual de Procedimientos genera ventajas a la organización para la que se
diseña, y en especial para el empleado, ya que le permite cumplir en mejor tiempo con sus
objetivos particulares, y utilizar los mejores medios, para así contribuir a los objetivos
empresariales. Algunas de las ventajas de contar con un manual de procedimiento operativo
son:
Aportan un marco de referencia uniforme que contribuye a eliminar la confusión, la
incertidumbre y la duplicación.
Contribuyen a reducir el tiempo y otros recursos dedicados a la búsqueda de
información.
Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las actividades y
uniformidad en el trabajo.
Estandarizan los métodos de trabajo.
Ayudan al desarrollo de las actividades de manera eficiente.
Permiten conocer la ubicación de los documentos en general.
La información que maneja es formal; es decir, información autorizada.
Delimitan las funciones y responsabilidades del personal.
Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora
continua de las actividades.
Establecen los controles administrativos.
Facilitan la toma de decisiones.
Evitan consultas continuas a las áreas normativas y eluden la implantación de
procedimientos incorrectos.
Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.
Sirven de base para la capacitación al personal de nuevo ingreso.
Desventajas
Algunas desventajas de implementar este tipo de propuesta son:
No son la solución definitiva en administración.
Es difícil mantenerlos al día.
No registran las relaciones informales que también contribuyen a la administración.
No tienen todas las soluciones para las diversas situaciones que pueden presentarse
o plantearse.
Demandan un esfuerzo importante para que la presentación sea clara, sencilla e
inequívoca.
Cuando se elaboran de manera deficiente se producen inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
Pierde efectividad si su actualización no es periódicamente.
Costo de implementación
Los manuales de procedimiento son la mejor herramienta, idónea para plasmar el proceso
de actividades específicas dentro de una organización en las cuales se especifican políticas,
aspectos legales, procedimientos, controles para realizar actividades de una manera eficaz y
eficiente. Para llevar a cabo la propuesta en BordaTex, es importante que los colaboradores
se basen en los procedimientos de manera narrativa. Tomando en cuenta que la
implementación no tiene costo, es deber del encargado, hacerles llegar el manual. Esto con
la finalidad de mejorar los procesos internos para que se eviten los problemas mencionados
anteriormente.
2.2 Reporte de los acuerdos alcanzados durante la presentación.
Incluye la descripción del servicio a prestar,
Se prestará un servicio de consultoría especializada en operaciones, elaborando una propuesta
adecuada a los requerimientos de la empresa. Este servicio ayudara a diagnosticar la situación real
de la organización mediante la recopilación de información directa para proponer soluciones de
implementación inmediata.
Menciona el resultado esperado en función a los indicadores.
Implementación de diagramas de flujo en las áreas de trabajo
Un diagrama de flujo de trabajo brindara a la empresa un panorama gráfico del proceso de
negocio, ayudando a definir, estandarizar e identificar áreas críticas de los procesos. También se
espera que los colaboradores comprendan las funciones y el orden en el cual se completa el
trabajo.
Manual de procedimientos para el área de producción
Los manuales de procedimientos son fundamentales en una empresa, su propósito es
revisar y supervisar la manera en que se llevan a cabo las actividades, reduciendo al mínimo los
riesgos de equivocación que lleguen a afectar la continuidad del proceso. Se espera que BordaTex
aplique el manual obteniendo como resultado la disminución de tiempo y el empalme de las
tareas asignadas.
Especifica los roles y responsabilidades del consultor en el proceso de implementación
Proporcionarle a la empresa un manual de procedimientos que cuente con narrativas y
procesos de las actividades que desempeña el colaborador, así como un cronograma en la cual el
encargado podrá visualizar si la propuesta aporta un cambio dentro de la productividad de la
organización, reduce los tiempos y minimiza los errores dentro del área de producción.
Brindar toda la información necesaria y requerida al encargado de la empresa.
Especifica los roles y responsabilidades del cliente en el proceso de implementación
Proporcionar a los colaboradores el manual de procedimientos para el área operativa.
El encargado de la empresa es responsable de brindar toda la información a los
colaboradores, es decir, explicar la finalidad el manual para que puedan realizar las actividades
siguiendo los lineamientos presentados y así evitar posibles inconvenientes.
Menciona el tiempo programado para la implementación de la solución propuesta
El tiempo estimado para la implementación de la propuesta es de aproximadamente tres meses en
el cual se llevarán a cabo las actividades para la solución propuesta.
Incluye los mecanismos de control que se usaran durante la implementación
Monitoreo de la implementación.
Evaluación de resultados.
Retroalimentación a los colaboradores.
Menciona los recursos a utilizar por parte del consultor
software gratuito de mapeo y modelamiento de procesos de negocios (Bizagi)
Menciona los recursos a utilizar por parte del cliente
Cronograma de actividades.
Manual de procedimientos para el área operativa.
Indica el costo y las condiciones de pago por la implementación de la solución y propuesta
La implementación de la propuesta es gratuita. Se le entregará a la empresa un manual de
procedimientos donde se incluirá un diagrama de flujo para el proceso de orden del pedido, en el se
encontrará una narrativa de los pasos a realizar.
Menciona los datos de identificación de los contratantes para elaborar un documento de
formalización de acuerdos.
Acta de Nacimiento.
Clave Única de Registro de Población CURP.
Credencial para votar.
Comprobante de domicilio.
Constancia de inscripción en el RFC como prestador de Servicios Profesionales
Independientes.
2.3 Presenta su propuesta de solución al cliente
Describiendo las áreas de oportunidad que se identificaron en el diagnostico
Derivado del diagnóstico se identificó que hay factores que pueden repercutir de forma
grave a la empresa dentro de cómo se llevan a cabo, las mayores áreas de oportunidad a
considerar es la falta de tiempo para realizar las actividades correctamente y el empalme de
actividades, esto genera que el colaborador pueda verse afectado en su rendimiento y su vez
hacer que la empresa tenga complicaciones para alcanzar los objetivos. Al no contar la empresa
con el proceso por escrito puede ocasionar que se lleven a cabo las diferentes actividades con más
tiempo del que está establecido, o bien que se omitan pasos que podrían llegar a ocasionar un
error.
Describiendo cada uno de los aspectos que integra la propuesta de solución
Se propone a la empresa implementar un manual de procedimientos para el área
operativa. El contenido de la propuesta abarca desde información general acerca de los
procedimientos, ventajas, desventajas, costo de implementación y el diagrama de flujo con su
respectiva narrativa. Además, se presenta un cronograma de actividades para que la empresa
pueda llevar un control adecuado del cumplimiento de las actividades.