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Implementación Del Sistema de Ayuda

La propuesta propone implementar un manual de procedimientos para el área de producción de BordaTex con el objetivo de optimizar los procesos operativos, mejorar la eficiencia de los empleados y reducir errores. El consultor utilizará el software Bizagi para mapear los procesos y crear el manual. El consultor será responsable de formalizar los procesos y brindar información, mientras que la empresa brindará información sobre la producción y disponibilidad para recolección de datos.

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La propuesta propone implementar un manual de procedimientos para el área de producción de BordaTex con el objetivo de optimizar los procesos operativos, mejorar la eficiencia de los empleados y reducir errores. El consultor utilizará el software Bizagi para mapear los procesos y crear el manual. El consultor será responsable de formalizar los procesos y brindar información, mientras que la empresa brindará información sobre la producción y disponibilidad para recolección de datos.

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Implementación del sistema de ayuda

Propuesta de solución

Tomando en cuenta las necesidades en la empresa BordaTex, se propone la implementación

de un manual de procedimientos para el área de producción, teniendo como estructura una

narrativa y proceso de las actividades a desempeñar por parte del colaborador. Los

procedimientos especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto

ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los

responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando

la duración y el flujo de documentos. Por otra parte, “un manual de procedimientos es un

documento de apoyo para el personal, en el cual contiene políticas y control de un detalle

exhaustivo de todas las actividades a realizarse en una tarea específica”. (Vergara, 2017)

Implementar la propuesta mencionada anteriormente, permitirá optimizar los procesos

operativos, logrando eliminar las tareas repetitivas que toman mucho tiempo, así como

mejorar la eficiencia de los empleados, reducir el tiempo de comercialización y

proporcionar una mejor experiencia del cliente. Es una herramienta efectiva para control

interno que minimizan los errores lo cual da como resultado la toma de decisiones óptima

dentro de la organización.

Recursos a utilizar

El recurso utilizado por parte de los consultores para la implementación de la propuesta es

un software gratuito de mapeo y modelamiento de procesos de negocios. Bizagi es una


Plataforma que consiste en tres componentes. Cada uno de ellos facilita un paso clave en la

transformación y automatización de los procesos de negocios, automatizando las reglas del

negocio para transformar la forma de trabajo y logrando que la asignación de procesos de

negocio sea sencilla, permitiendo a la vez, visualizar fácilmente los procesos en la

organización.

Por otra parte, el recurso a utilizar para BordaTex es un cronograma de actividades en la

cual, el encargado podrá visualizar si la propuesta aporta un cambio dentro de la

productividad de la organización, reduce los tiempos muertos y minimiza los errores dentro

del área de producción.

Responsabilidades del consultor

 Formalizar los procesos para que los colaboradores comprendan los procesos,

evitando el empalme de actividades y generando una organización adecuada.

 Se aclarará el acceso a fuentes de información o apoyo con cualquier requerimiento

por parte de los consultores.

 Informar a la organización el compromiso de proporcionar una propuesta para el

área operativa.

 Generar una comunicación adecuada para cualquier duda o aclaración.

Responsabilidades del cliente

 Brindar información respecto al área de producción a los consultores.


 Propiciar un ambiente armónico entre colaborador- empresa.

 Disposición por parte de la empresa a recibir visitas de los consultores para

recolección de datos.

Ventajas de la propuesta

Contar con un Manual de Procedimientos genera ventajas a la organización para la que se

diseña, y en especial para el empleado, ya que le permite cumplir en mejor tiempo con sus

objetivos particulares, y utilizar los mejores medios, para así contribuir a los objetivos

empresariales. Algunas de las ventajas de contar con un manual de procedimiento operativo

son:

 Aportan un marco de referencia uniforme que contribuye a eliminar la confusión, la

incertidumbre y la duplicación.

 Contribuyen a reducir el tiempo y otros recursos dedicados a la búsqueda de

información.

 Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las actividades y

uniformidad en el trabajo.

 Estandarizan los métodos de trabajo.

 Ayudan al desarrollo de las actividades de manera eficiente.

 Permiten conocer la ubicación de los documentos en general.


 La información que maneja es formal; es decir, información autorizada.

 Delimitan las funciones y responsabilidades del personal.

 Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo para la mejora

continua de las actividades.

 Establecen los controles administrativos.

 Facilitan la toma de decisiones.

 Evitan consultas continuas a las áreas normativas y eluden la implantación de

procedimientos incorrectos.

 Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones.

 Sirven de base para la capacitación al personal de nuevo ingreso.

Desventajas
 Algunas desventajas de implementar este tipo de propuesta son:

 No son la solución definitiva en administración.

 Es difícil mantenerlos al día.

 No registran las relaciones informales que también contribuyen a la administración.

 No tienen todas las soluciones para las diversas situaciones que pueden presentarse

o plantearse.

 Demandan un esfuerzo importante para que la presentación sea clara, sencilla e

inequívoca.
 Cuando se elaboran de manera deficiente se producen inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.

 Pierde efectividad si su actualización no es periódicamente.

Costo de implementación

Los manuales de procedimiento son la mejor herramienta, idónea para plasmar el proceso

de actividades específicas dentro de una organización en las cuales se especifican políticas,

aspectos legales, procedimientos, controles para realizar actividades de una manera eficaz y

eficiente. Para llevar a cabo la propuesta en BordaTex, es importante que los colaboradores

se basen en los procedimientos de manera narrativa. Tomando en cuenta que la

implementación no tiene costo, es deber del encargado, hacerles llegar el manual. Esto con

la finalidad de mejorar los procesos internos para que se eviten los problemas mencionados

anteriormente.

2.2 Reporte de los acuerdos alcanzados durante la presentación.

Incluye la descripción del servicio a prestar,

Se prestará un servicio de consultoría especializada en operaciones, elaborando una propuesta


adecuada a los requerimientos de la empresa. Este servicio ayudara a diagnosticar la situación real
de la organización mediante la recopilación de información directa para proponer soluciones de
implementación inmediata.

Menciona el resultado esperado en función a los indicadores.

Implementación de diagramas de flujo en las áreas de trabajo

Un diagrama de flujo de trabajo brindara a la empresa un panorama gráfico del proceso de

negocio, ayudando a definir, estandarizar e identificar áreas críticas de los procesos. También se
espera que los colaboradores comprendan las funciones y el orden en el cual se completa el

trabajo.

Manual de procedimientos para el área de producción

Los manuales de procedimientos son fundamentales en una empresa, su propósito es

revisar y supervisar la manera en que se llevan a cabo las actividades, reduciendo al mínimo los

riesgos de equivocación que lleguen a afectar la continuidad del proceso. Se espera que BordaTex

aplique el manual obteniendo como resultado la disminución de tiempo y el empalme de las

tareas asignadas.

Especifica los roles y responsabilidades del consultor en el proceso de implementación

Proporcionarle a la empresa un manual de procedimientos que cuente con narrativas y

procesos de las actividades que desempeña el colaborador, así como un cronograma en la cual el

encargado podrá visualizar si la propuesta aporta un cambio dentro de la productividad de la

organización, reduce los tiempos y minimiza los errores dentro del área de producción.

Brindar toda la información necesaria y requerida al encargado de la empresa.

Especifica los roles y responsabilidades del cliente en el proceso de implementación

Proporcionar a los colaboradores el manual de procedimientos para el área operativa.

El encargado de la empresa es responsable de brindar toda la información a los

colaboradores, es decir, explicar la finalidad el manual para que puedan realizar las actividades

siguiendo los lineamientos presentados y así evitar posibles inconvenientes.


Menciona el tiempo programado para la implementación de la solución propuesta

El tiempo estimado para la implementación de la propuesta es de aproximadamente tres meses en

el cual se llevarán a cabo las actividades para la solución propuesta.


Incluye los mecanismos de control que se usaran durante la implementación

 Monitoreo de la implementación.

 Evaluación de resultados.

 Retroalimentación a los colaboradores.

Menciona los recursos a utilizar por parte del consultor

 software gratuito de mapeo y modelamiento de procesos de negocios (Bizagi)

Menciona los recursos a utilizar por parte del cliente

 Cronograma de actividades.

 Manual de procedimientos para el área operativa.

Indica el costo y las condiciones de pago por la implementación de la solución y propuesta

La implementación de la propuesta es gratuita. Se le entregará a la empresa un manual de

procedimientos donde se incluirá un diagrama de flujo para el proceso de orden del pedido, en el se

encontrará una narrativa de los pasos a realizar.

Menciona los datos de identificación de los contratantes para elaborar un documento de

formalización de acuerdos.

 Acta de Nacimiento.

 Clave Única de Registro de Población CURP.

 Credencial para votar.

 Comprobante de domicilio.

 Constancia de inscripción en el RFC como prestador de Servicios Profesionales

Independientes.
2.3 Presenta su propuesta de solución al cliente

Describiendo las áreas de oportunidad que se identificaron en el diagnostico

Derivado del diagnóstico se identificó que hay factores que pueden repercutir de forma

grave a la empresa dentro de cómo se llevan a cabo, las mayores áreas de oportunidad a

considerar es la falta de tiempo para realizar las actividades correctamente y el empalme de

actividades, esto genera que el colaborador pueda verse afectado en su rendimiento y su vez

hacer que la empresa tenga complicaciones para alcanzar los objetivos. Al no contar la empresa

con el proceso por escrito puede ocasionar que se lleven a cabo las diferentes actividades con más

tiempo del que está establecido, o bien que se omitan pasos que podrían llegar a ocasionar un

error.

Describiendo cada uno de los aspectos que integra la propuesta de solución

Se propone a la empresa implementar un manual de procedimientos para el área

operativa. El contenido de la propuesta abarca desde información general acerca de los

procedimientos, ventajas, desventajas, costo de implementación y el diagrama de flujo con su

respectiva narrativa. Además, se presenta un cronograma de actividades para que la empresa

pueda llevar un control adecuado del cumplimiento de las actividades.

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