Introducción - Elementos de Excel

Excel es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra integrada en
el conjunto ofimático de programas Microsoft Office.

Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello
se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir
números, letras y gráficos.

Iniciar Excel

Icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta.

Las barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos
y le demos un nombre. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,
maximizar y cerrar .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel

como Guardar , Deshacer o Rehacer .

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene
todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña,
accedemos a la ficha.

Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de

página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con
las opciones disponibles
 Conceptos Básicos de Excel

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada

columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB, IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de

celdas de una hoja de datos.

.
Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.

Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos.
Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *,
/, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =.

Eliminar filas duplicadas

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen de información o recopilamos

datos desde varios orígenes diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas idénticas.

Para eliminar filas duplicadas:

- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si
existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un
marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación.

- En la pestaña Datos pulsamos Quitar duplicados .

Ordenar datos

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún

criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna
u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos

ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección Ordenar y filtrar,

para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos
pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción
es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila.
El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de

ordenación. Al pulsarlo, aparece el cuadro de diálogo donde podemos

seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

Las funciones
Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o
más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN )

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No

dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
 - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4
+C5+C6+C7+C8

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo:

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos
cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos
su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón

de Autosuma que permite realizar la función SUMA de forma másrápida

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos
utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor
mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres
que se realice la operación antes de pulsar el botón.

Formato de celdas
Fuente

Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los
cuadros de diálogo o la banda de opciones.

Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Se abrirá el cuadro de
diálogo Formato de celdas, y
más concretamente la pestaña
Fuente
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa
un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos:

- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, indica que la

fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la
impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede
elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

- Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha
de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.

- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podrás elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice.

Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la
izquierda.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que permiten modificar algunas de
las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un
texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán al nuevo textoque escribas. Puedes
encontrar los botones para:

- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. . Para cambiar el

tamaño también puedes utilizar los botones , que aumentan o disminuyen el tamaño
un nivel por cada clic, respectivamente.

- Cambiar los estilos:

Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.

 Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.

Activa o desactiva el Subrayado simple. Puedes

utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.

O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A). respectivamente. Al hacer

clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Aparecerá la ficha de la imagen.

Elegir las opciones deseadas y

pulsar el botón Aceptar.
 Bordes

Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

2. Seleccionar la pestaña Inicio.

3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Rellenos

Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

8. Seleccionar la pestaña Inicio.

9. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

10. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

11. Aparecerá la ficha de la derecha.

12. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

13. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin Color.

Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la
trama.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que permitirá modificar el relleno de

forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que
utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Formato de los valores numéricos

Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir
los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección
Número.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número. Elegir

la opción deseada del recuadro Categoría:

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará

nuestra selección en la celda.

Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las
categorías más utilizadas son:

 General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que

utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no toma por completo en la celda.

 Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de

decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
 visualizar los números negativos.

 Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de

decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma
de visualizar los números negativos.

 Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.

 Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

 Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.

 Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la

celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje
sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como
15,28%.

 Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

 Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos

escoger el número de decimales.

 Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto
se encuentre algún número en la celda.
 Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal,
el número de teléfono, etc.

Verificación de la ortografía

Excel dispone de un corrector ortográfico que permitirá detectar errores ortográficos dentro
de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en su
diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible palabra
errónea.

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.

Seleccionar la pestaña Revisar y elegir la opción Ortografía.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo

Ortografía.
Cuando Excel haya llegado al final del documento avisará, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su

interpretación.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico,
en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección
Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en
el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el
gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que
solicita.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos
previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de
gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.

- La primera opción te permite establecer el gráfico como una Hoja nueva. Tendrás la
ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datos
numéricos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar.
Escribe el nombre para la hoja en la caja de texto y pulsa Aceptar.
- Eligiendo Objeto, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente. Si utilizas este
método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición y con el
tamaño que tú elijas. Ésta es la forma en que se inserta por defecto, cuando se genera un
nuevo gráfico.

Además, también puedes mover el gráfico arrastrándolo dentro de la misma hoja o bien a
otra

Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la
tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado.

Excel ofrece dos formas de filtrar una lista.

 Utilizando el Filtro (autofiltro).

 Utilizando filtros avanzados.

 Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro utilizamos las listas desplegables asociadas a las cabeceras de
campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o
desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, aparece un menú
desplegable como este, donde ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se
despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición
elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter
? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para
indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga una
o en el segundo carácter y no contenga la letraz.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo),
reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en
Borrar filtro en la pestaña Datos.
- Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de
campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o
desmarcando el botón Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Nombre, nos aparece un menú
desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos Angel Ricardo, Excel filtrará todos los registros que tengan
Angel Ricardo en el Nombre y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.

Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se
despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de
filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición
elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter
? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para
indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo Nombre tenga una o en el
segundo carácter y no contenga la letra z.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo),
reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en
Borrar filtro en la pestaña Datos.