INSTITUTO DE EDUCACIÓN COMFENALCO
DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS EN MS-PROJECT
Ing. Pedro Bernard Sarqués Plata
¿Qué es un proyecto?
Como afirma el PMI, un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que son los
paquetes de trabajo que constituyen la programación. Una tarea debe representar una cantidad de trabajo
significativa con una fecha de entrega definida, pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir
el seguimiento regular de su progreso y la identificación temprana de los problemas.
En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son:
- Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.
- Costo: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y
materiales necesarios para realizar las tareas.
- Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos. Este trío de
tiempo, Costo y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados
los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia
en el proyecto.
Al triángulo de proyecto también se le conoce como el “triángulo de hierro” y, de manera menos poética, las
“restricciones triples”. Sea cual sea la manera de llamarlo, equivale a lo mismo: no puede cambiar el ámbito,
la programación o el presupuesto de un proyecto sin que al menos uno de las otras dos partes se vea afectada.
Suponiendo que el triángulo del proyecto esté formado por esos tres lados, y que dada la magnitud del
proyecto ese triángulo tiene una superficie determinada, y cada lado con un tamaño determinado, se observa
que si uno de los tres factores se modifica (la longitud de uno de los lados varía), se ven afectados los otros
dos para seguir manteniendo el proyecto con la misma magnitud (en el triángulo, la misma superficie o área).
Si la duración de un proyecto disminuye, podría ser necesario aumentar el presupuesto (coste) ya que serán
necesarios más recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo. Si no se puede incrementar el
presupuesto, podría ser necesario reducir el alcance (o ámbito) de un proyecto puesto que no se puede hacer
todo el proyecto en menos tiempo. Pero en éste caso, el resultado no sería el mismo.
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Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede que sea necesario disponer de más tiempo ya que
no se puede contar con tantos recursos como es necesario, o con recursos tan especializados. Si no
se puede incrementar el tiempo, puede que sea necesario reducir el alcance del proyecto ya que
son menos recursos y no se puede realizar todo el trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.
Estos son otros ejemplos de su funcionamiento: Para introducir la fecha de finalización (tiempo),
podría gastar más en recursos (dinero) para finalizar el trabajo con mayor rapidez o recortar
características (ámbito) para que haya menos trabajo que hacer antes del nuevo plazo.
Para finalizar el proyecto bajo presupuesto (coste), podría deshacerse de tiempo extra y finalizar el
proyecto posteriormente (tiempo) o recortar características (ámbito). Para agregar características a
un producto (ámbito), podría ampliar el plazo para crear tiempo para el nuevo trabajo (tiempo) o
agregar personas para realizarlo más rápidamente (coste).
También podría hacer ambos. Calidad es la cuarta parte del triángulo de proyecto. Se encuentra en
el centro, donde cualquier cambio en cualquier lado le afecta. Por ejemplo, si va por delante de lo
programado, podría ser capaz de reemplazar características de recorte o de permitir más tiempo
para tareas existentes. Con este tiempo y ámbito adicionales, el resultado final podría ser un
producto mejor.
Un punto clave: no hay ningún estándar universal para la calidad. Para cualquier proyecto
determinado, la calidad se define dentro del propio proyecto. Para algunas compañías, mantener
un proyecto en el presupuesto es la medida de calidad más importante. Para otros, llevarlo al
mercado a tiempo resulta más importante.
Un administrador de proyectos tiene que saber cómo se define la calidad para la organización y el
proyecto específico. En el ejemplo anterior, podría simplemente terminar el producto pronto con
menos características, llevándolo al mercado por delante de sus competidores. Esa podría ser la
definición de calidad para ese proyecto en su compañía. La relación entre estos elementos difiere
de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede
implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil
planear y administrar el proyecto (Microsoft Office, 2019).
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A medida que progresa un proyecto Microsoft Project recopila y almacena toda la información
relativa a tareas, recursos y costos. Al final del proyecto, esta información puede ser utilizada para
evaluar la efectividad del plan original y hacer recomendaciones sobre cómo mejorar la planificación
y el desarrollo de proyectos futuros.
Fases de un Proyecto
La siguiente ilustración muestra las diferentes fases de un proyecto y el momento en el que ocurre:
Tomado de (PCManagement , 2011, pág. 7)
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¿Qué es la programación de un proyecto?
La programación de un proyecto consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar a
cabo y la cantidad de tiempo o duración que precisará cada tarea. Microsoft Project utiliza las tareas,
duraciones y demás información, como fechas y límites, para construir la programación y
proporcionarle un modelo realista del proyecto que va a administrar.
Para crear y organizar la programación, deberá:
• Comenzar una nueva programación.
• Introducir las tareas, los hitos y las duraciones para que Microsoft Project calcule las fechas de la
programación.
• Organizar el proyecto según un esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en las distintas
fases de la programación.
• Crear un calendario del proyecto para que Microsoft Project programe las tareas según las horas
laborables
(PCManagement , 2011, pág. 13).
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Fijación de los objetivos del proyecto: Antes de comenzar un proyecto, empiece por determinar el
objetivo del mismo. Sea tan especifico como pueda, incluyendo información tal como fechas,
números y elementos.
Evalúe su proyecto y defina un objetivo.
Gestión de un proyecto
Los pasos ideales para una gestión de proyectos son:
1. Considere la complejidad del proyecto. ¿Requerirá su proyecto bastante planificación? ¿Cuántas
personas requiere la realización del proyecto?. ¿Hay tareas que dependen de la realización otras?
¿Se requieren varias fases que necesitan ser refinadas y coordinadas? Uso de Project Facilitador:
Maestro Sergio J. Navarro Hudiel 7
2. Escriba los parámetros o restricciones dentro de los que dura trabajar para llevar a cabo con éxito
su proyecto. Asegurase de identificar los costos, fechas límites, u otras restricciones de tiempo.
3. Defina el objetivo de su proyecto. Asegúrese de que ese objetivo incluye alcance, quien o cuantos
recursos serán afectados, y el marco de tiempo. Identifique criterios que determinaran la
finalización del proyecto. Tras definir su proyecto, su próximo trabajo es decidir cómo y cuándo
alcanzará ese objetivo. Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o elementos:
• Tareas.
• Hitos.
• Recursos.
Todo proyecto de un tamaño considerable puede ser dividido en una serie de tareas bien definidas.
Cada tarea tiene un cierto tiempo para ser completada. Algunas tareas pueden ser realizadas
simultáneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas en una secuencia especifica.
También puede necesitar definir algunos hitos, u objetivos intermedios, que pueden ser utilizados
para controlar el progreso del proyecto antes de que finalice. Además, cada tarea requiere de la
disponibilidad de los recursos adecuados, tales como persona, herramientas e instalaciones.
Administración de proyectos
La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos
para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo
(Camusso, 2012). Algunas Sugerencias para la administración de proyectos:
Asegúrese de que sus objetivos representan un proyecto real
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Un proyecto tiene tres características.
• Es temporal y único El diseño de una fábrica de automóviles es un proyecto porque es una
actividad puntual. La fabricación de automóviles en la fábrica es una serie de actividades repetitivas
y, por lo tanto, no es un proyecto.
• Tiene entregas claramente definidas Las entregas permiten centrar la atención y establecer fines
en el proyecto. Los participantes no sentirán que sus esfuerzos en el proyecto valen la pena si las
entregas no están definidas claramente.
• Tiene un principio y un final Sin una fecha final para el proyecto los participantes y los inversores
no disfrutarán de los resultados y las ventajas del proyecto que su inversión ha hecho posible.
Identificar las restricciones del proyecto
Las restricciones son factores que limitan las opciones del administrador de proyectos a la hora de
diseñar y administrar un proyecto. La mayoría de proyectos tienen tres restricciones.
• Período de tiempo limitado Las fechas de finalización para las entregas principales normalmente
fijan la duración general del proyecto.
• Personas y otros recursos limitados Los administradores de proyectos normalmente cuentan con
un número limitado de personas para realizar el trabajo de un proyecto, o con un presupuesto
limitado.
• Ámbito reducido Un proyecto se ve normalmente restringido por cuánto puede lograr el equipo.
Si el proyecto tiene demasiadas entregas o características, es posible que no haya tiempo suficiente
en la programación para hacerlo todo.
Al cambiar una restricción, normalmente tiene un efecto sobre las otras dos y puede afectar a la
calidad general. Por ejemplo, si se reduce la duración del proyecto, el administrador del proyecto se
ve forzado a tomar decisiones acerca del número de trabajadores necesarios para finalizar las
entregas del proyecto. Si no hay trabajadores suficientes, adelantar la entrega del proyecto podría
tener otras desventajas, como tener que reducir el ámbito de este.
Identificar temprano los participantes
Nada tiene un peor efecto en el proyecto que no identificar quienes son los participantes en el
proyecto y cuál es la mejor manera de comunicarse con ellos. Si no se identifica a un participante
crítico antes de empezar el proyecto, este podría verse forzado a detenerse o salirse del presupuesto
si se proponen nuevos objetivos y métodos para el proyecto.
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Una vez completado el planteamiento inicial acerca de los objetivos del proyecto, es el momento
de crear una programación. Cuando inicia una nueva programación, le agrega tareas y las organiza
de manera eficiente para que la fecha de finalización del proyecto sea lo más pronto posible.
El Mapa del Proyecto, planteado por Microsoft Office, describe las tres fases vitales de un proyecto:
la elaboración de un plan, el seguimiento y la administración de un proyecto, y el cierre del mismo.
Dentro de la primer fase encontramos estos puntos:
Elaborar un plan: Decidir cuál es el proyecto, su alcance y qué se espera lograr de él. Planear las
actividades del proyecto: Para saber si será satisfactorio, es necesario analizar las principales
actividades a realizar. Para eso hay que definir fases y tareas, mostrar la organización del proyecto,
estimar la duración de las tareas, programar tareas del proyecto y crear relaciones entre proyectos.
Planear y obtener los recursos: Estimar las necesidades de los recursos, crear el equipo del
proyecto, compartir los recursos con otros proyectos y asignar los recursos a las tareas.
Planear los costos del proyecto: Es un punto importante, si el proyecto es económicamente
inviable, se viene abajo. Para eso, es necesario estimar los costos, definir el presupuesto y preparar
la administración de costos. Hay que tener en cuenta todos los recursos, incluidos los humanos y el
equipamiento.
Planear la calidad y los riesgos: planear los estándares de calidad necesarios para llegar a los
objetivos, e identificar, planear y reducir los riesgos para ayudar a respetar la programación y el
presupuesto.
Planear la comunicación y la seguridad: Debemos definir los métodos para comunicar la
información del proyecto y proteger esa información de personas no autorizadas.
Optimizar un plan de proyecto: para cumplir con la fecha de finalización, de acuerdo a los recursos
y para poder cumplir con el presupuesto.
Imprimir y distribuir la información del proyecto.
En la segunda fase, donde se realiza el seguimiento y administración de un proyecto, encontramos
los siguientes puntos:
Realizar un seguimiento del proyecto: Configurar un proyecto para su seguimiento, registrar el
progreso y responder a las actualizaciones.
Administrar una programación: Debemos identificar los problemas de programación y volver a
poner las tareas o fases en las fechas previstas.
Administrar los recursos: Mediante el seguimiento del progreso, la identificación de los problemas
en la asignación de recursos y su resolución, además de administrar la información sobre recursos
compartidos. Administrar los costos: Supervisarlos y ajustarlos para mantenerlos dentro del
presupuesto del proyecto. Administrar los riesgos: Controlar los ya sabidos e identificar los nuevos.
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Por último, en la fase de cierre del proyecto, debemos tener en cuenta un último punto: Revisar la
información final del proyecto (Economía, 2012).
Aspectos clave para uso de Microsoft Project
Un proyecto define una combinación de actividades interrelacionadas que deben ejecutarse en un
cierto orden antes de que el trabajo completo pueda terminarse. Las actividades están
interrelacionadas en una secuencia lógica en el sentido que algunas de ellas no pueden comenzar
hasta que otras se hayan terminado. Una actividad en un proyecto usualmente se ve como un
trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminación. En general, un proyecto es un esfuerzo
de sólo un periodo; esto es, la misma sucesión de actividades puede no repetirse en el futuro
(Geocities, 2017).
La programación de proyectos consiste en tres fases básicas: planeación, programación y control.
La fase de PLANEACIÓN se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas. Se
determinan las estimaciones de tiempo para estas actividades y luego se construye un diagrama de
red (o de fle-chas), donde cada uno de sus arcos representa una actividad. La red completa da una
representación gráfica de las interdependencias entre las distintas actividades del proyecto.
El fin de la PROGRAMACIÓN es construir un diagrama de tiempo que muestra los tiempos de
iniciación y terminación para cada actividad, así como su relación con otras actividades. Además,
debemos señalar las actividades críticas en función del tiempo y para las actividades no críticas el
programa debe mostrar los tiempos de holgura que puedan utilizarse con ventaja cuando se deben
usar eficientemente recursos limitados.
Por último, el CONTROL se limita a verificar el cumplimiento del programa.
A continuación, se detallan los principales conceptos, términos y aspectos claves para el uso de
Microsoft Project:
Ámbito: Conjunto de tareas necesarias para conseguir el objetivo del proyecto.
Ámbito del producto: Conjunto de características, funciones, especificaciones y calidad final que
tiene dicho producto una vez terminado.
Ámbito del proyecto: Trabajo requerido para realizar el proyecto y conseguir el objetivo, el
producto final.
Campos: Un campo contiene un tipo de información y forma parte de una tabla, de una vista de
formulario o del área de fase temporal de una vista de uso. son los espacios en donde se incluye una
serie de datos. Existen campos de tareas, de fase‐temporal tareas (aquellos datos de la distribución
temporal en función de la duración de la tarea), de recursos, Campos de fase‐temporal recursos, de
asignaciones y de fase‐ temporal de asignaciones (UCL, 2015).
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Entre las características relevantes de estos campos tenemos :
• Campos de tareas y de fases temporales de tareas
Los campos de tareas contienen información relacionada con las tareas y se pueden mostrar en
vistas de tareas, como las vistas Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas y Diagrama de red.
Los campos de fases temporales de tareas contienen información sobre cómo se distribuye una
tarea durante su ciclo de vida. Estos campos se pueden mostrar en la parte de fase temporal de la
vista Uso de tareas.
• Campos de recursos y de fases temporales de recursos
Los campos de recursos contienen información de cada recurso, incluidos los datos resumidos de
todas las tareas asignadas a cada recurso. Se pueden mostrar en las vistas de recursos, como las
vistas Hoja de recursos y Uso de recursos. Los campos de fases temporales de recursos contienen
información sobre cómo se distribuye cada recurso mientras el recurso está disponible en el
proyecto. Estos campos se pueden mostrar en la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos.
• Campos de asignaciones y de fases temporales de asignaciones
Los campos de asignación contienen información de cada asignación. Se pueden mostrar en la parte
de hoja de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos y en la parte inferior de las vistas Formulario
de tareas y Formulario de recursos. Puede cambiar los campos de asignación que aparecen en la
parte inferior de la vista Formulario de tarea o Formulario de recursos haciendo clic en la pestaña
Formato y luego en un comando. Los campos de fases temporales de asignaciones contienen
información sobre cómo se distribuye cada asignación durante su ciclo de vida. Estos campos se
pueden mostrar en la parte de fase temporal de las vistas Uso de recursos y Uso de tareas.
Costos: En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de
los costos. Hay costos determinado por Tasa (Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo,
existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra - Ambas son el costo que tiene el recurso por hora),
Determinado por Uso: Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se
utilice el recurso. Son una delimitación económica en la que se basa el desarrollo del proyecto.
Costo Fijo: Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se
establece un costo en el que el recurso no interviene. Asi por ejemplo el costo de un facilitador para
tu equipo de trabajo, independiente si son 5 o 20 el costo será fijo. Este está relacionado con la
tarea, no con recursos.
Comienzo: Se trata de la fecha de comienzo de una tarea o proyecto (Asencio, 2010)
Tomado de sitio oficial de soporte dispuesto en el sitio http://tiposdecostosenprojectkarol.blogspot.com/
Diagrama de Gantt es un recurso para visualizar las tareas de un programa, sus tiempos y sus
relaciones.
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Demora: Lapso de tiempo en que una tarea puede variar su fecha de comienzo respecto a la fecha
fijada inicialmente para esa tarea. Las demoras pueden ser totales y permisibles dependiendo de si
no alteran o afectan a la fecha final del proyecto o a la fecha de las demás tareas, respectivamente.
Duración de tarea: es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea
y su fecha de finalización.
Estados de distribución de recursos: Este puede ser Infra asignado (capacidad inferior a la que
pueden desarrollar) , Totalmente asignado o Sobre asignado. El objetivo de cada administrador de
proyecto es conseguir la distribución completa de todos los recursos durante el transcurso del
proyecto (Camusso, 2012).
EDT: Estructura de Desglose o descomposición del trabajo del Proyecto), en inglés WBS ( Work
Breakdown Structure) es una descomposición jerárquica orientada al entregable del Proyecto,
relativa al trabajo que será ejecutado por el Equipo del Proyecto para lograr los objetivos del
Proyecto (MDAP, 2017)
Fase de planificación de un proyecto es la más importante de toda la vida del mismo. En esta se
especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea,
agregando al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Se asignan estos recursos a
las tareas. Hay dos aproximaciones posibles a la planificación de las actividades de una obra: •
Método analítico: se trabaja desde lo más general a lo más detallado. • Método sintético: se trabaja
desde lo más detallado a lo más general (Camusso, 2012).
La planificación es el paso vital para que el proyecto se desarrolle bien. Para ello, los pasos a seguir
inicialmente, bien pueden ser los siguientes:
1. Definir la lista de tareas e Hitos.
2. Estimar la duración de cada tarea.
3. Determinar las relaciones entre las tareas.
4. Construir la estructura de descomposición de trabajo (WBS).
5. Evaluación de los recursos del proyecto.
6. Asignación de recursos a las tareas.
7. Optimizar la estructura (MS Project, ADR Infor SL, 2016).
Filtros: Un filtro es un conjunto de criterios que permiten mostrar tareas, recursos o asignaciones
específicos. El filtro predeterminado que se aplica a una vista puede ser: Todas las tareas (para las
vistas de tareas) o Todos los recursos (para las vistas de recursos).
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Muestra un extracto específico de información. Filtrar implica esconder los datos de t areas o
recursos que no cumplen unos criterios específicos, mostrando aquellos datos que desean verse en
un momento concreto (UCL, 2015).
Gestión de costos: Comprende la estimación, el registro y control de los costos de los recursos
humanos y materiales del proyecto. Para que Project gestione los costos se requiere asignar costos
a los recursos, asignar los recursos a las tareas y dar seguimiento en Project al avance del proyecto
así como asignar los costos fijos a las tareas (UCI, 2010).
Gráfico de recursos: Este grafico permite ver los recursos sobreasignados en color rojo y los recursos
asignados en color azul.
Grupo: es un conjunto organizado de datos. Muestra una categoría específica de información del
proyecto. Los grupos permiten clasificar y ver tareas, recursos o información de asignación resumida
de distintas maneras. De forma predeterminada, no se aplica ningún grupo.
Hito: Punto de control de objetivo intermedio antes de que el proyecto finalice. Es un punto de
referencia que marca acontecimientos importantes en un proyecto, y que se utiliza para controlar
el progreso del proyecto. Cualquier tarea con duración cero se muestra como hito. Los hitos son
puntos de control que podrá utilizar para practicar un seguimiento del avance hacia el objetivo
fijado. Podrá convertir cualquier tarea en hito configurando su duración a cero, o bien activando la
casilla de verificación "Marcar la tarea como hito" en la ficha Avanzado del cuadro de diálogo
Información acerca de la tarea (PCManagement , 2011, pág. 19)
Un hito indica un objetivo que debe ser alcanzado en una de las etapas del proyecto. Este se muestra
en el diagrama de Gantt como un rombo, con la fecha de la tarea a su lado. Son puntos de referencia
y se utilizan controlar el progreso del proyecto (Camusso, 2012).
Líneas base: es un grupo de puntos de referencia de fechas de inicio, fechas de finalización, las
duraciones, trabajo y coste calcula) que puede establecer para grabar el plan del proyecto original
cuando se haya completado y restringido ese plan. Progresa el proyecto, puede establecer las líneas
de base adicionales (para un total de 11 de cada proyecto) para ayudar a medida cambios en el plan.
Por ejemplo, si su proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base independiente al
final de cada fase, para comparar valores planeados con datos reales.
Debido a la línea base proporciona los puntos de referencia respecto a la cual comparar el progreso
del proyecto de real, la línea base debe incluir las mejores estimaciones de duración de tarea,
comienzo y fin fechas, costos y otras variables de proyecto que desee supervisar. La línea base
también puede representar una obligación contractual para el proyecto. Información de línea base
difiere constantemente datos actuales puede indicar que el plan original ya no es preciso,
posiblemente porque el ámbito es necesario revisar o porque ha cambiado la naturaleza del
proyecto. Si el proyecto partes interesadas acepta que la diferencia es significativa, puede modificar
o rediseñar la línea base en cualquier momento durante el proyecto. Es posible que la configuración
de varias líneas de base es especialmente útil para proyectos largos o de proyectos en que la línea
base se representa relevante por cambios significativos en las tareas programadas o los costos.
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Métodos de Acumulación de costos
Hay tres métodos de acumulación de costos:
• Inicio: el costo se acumula al momento de inicio de la tarea.
• Fin: el costo se acumula al finalizar la tarea.
• Prorrateo: el costo se prorratea, es decir se distribuye, durante la realización de la tarea (Camusso,
2012).
Así por ejemplo: Para una determinada tarea existe un costo fijo de 30 $. La tarea se va a realizar el
lunes, el martes y el miércoles (Tres días). Si selecciona acumular en Comienzo en el campo
Acumulación de costos fijos, los 30 $ se cargarán el lunes para la tarea. Si hace clic en Fin, los 30 $
se cargarán el miércoles. Si hace clic en Prorrateo, se cargarán 10 $ el lunes, 10 $ el martes y otros
10 $ el miércoles 5 .
Objetivo: Meta final objeto del proyecto. Resultado que debe obtenerse. Puede ser un producto o
un servicio
Optimización del plan: Es ajustar el plan de trabajo de manera que se mantengan los objetivos de
calidad de la obra, pero mejorando la relación existente entre los recursos empleados y los
resultados obtenidos. La reducción o aumento en el número de recursos que asignamos a las tareas,
es una opción a tomar en cuenta para modificar los plazos de las mismas. Se podrá ver distribución
de carga de recursos a través de las vistas de uso de recursos (Camusso, 2012).
Optimización de la programación: tiene por objeto asegurar que la obra se realiza dentro de un
margen de tiempo aceptable. Si necesita ajustar la programación para terminar en el momento
previsto puede seguir alguna de las siguientes estrategias:• Empezar con antelación.• Modifique las
jornadas de trabajo.• Reduzca la obra(Camusso, 2012).
Optimización de presupuesto: El presupuesto o costo del Proyecto es una de las partes principales
del armado del proyecto. Muchas veces los proyectos fallan o no se llevan a cabo ya que se excede
el presupuesto que se tenía en un inicio en la planificación del mismo. Existe una forma visual rápida
de poder establecer si nos excedimos en el presupuesto del proyecto. Esta se encuentra en la opción
Proyecto de la cinta de opciones, y luego elegir la opción “Información del Proyecto”.
Producto o servicio: Objetivo final de todo proyecto. Será único y deberá satisfacer a un mercado.
Plan provisional: es un conjunto de datos del proyecto actual que guarde después de que comience
el proyecto y puede comparar la línea de base para evaluar progreso del proyecto. Un plan
provisional guarda información relacionada a fechas de comienzo actuales y fechas de finalización
actual.
Tomado de sitio oficial de soporte dispuesto en el sitio https://support.office.com/eses/article/Acumulaci%C3%B3n-de-
costos-fijos-campo-de-tareas-6d832eaf-de80-48d0-bd4d4c586958dcce
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Recursos de un proyecto: son el equipamiento y el personal del que se dispone para desarrollar un
proyecto. Una vez realizada la programación del proyecto debemos asignarle a cada una de las
tareas los recursos necesarios para su desarrollo y administrar estos recursos para que el desarrollo
del proyecto sea lo más eficiente posible. Representan los elemento necesario para llevar a cabo
una tarea.
Estos están representados por el personal, equipos, materiales, suministros, máquinas,
herramientas y el equipamiento asignado a una cierta actividad y necesarios para completar las
tareas del proyecto. A partir de los objetivos del proyecto y de la lista de tareas determinamos los
recursos necesarios. Tras decidir quién y qué usaremos en el proyecto, hay que estimar la cantidad
necesaria de cada recurso que empleemos (Camusso, 2012).
Recursos sobre asignados: La sobreasignación de recursos se produce como resultado de asignar a
un recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible.Si la
programación tiene recursos sobre asignados, necesitamos redistribuir nuestros recursos. Hay dos
tipos de redistribución de recursos: • Redistribución automática (Cada vez que se asigna un recurso
que esta sobre asignado el sistema no lo permite o en el peor de los casos avisa del conflicto).•
Redistribución manual considerando que las partes del proyecto a redistribuir son el proyecto
completo y Personalizado (Camusso, 2012).
Ruta crítica: es la secuencia de tareas que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero
finalice a tiempo. Un retraso entre las tareas del camino crítico provocará el retraso de la finalización
de todo el proyecto. Las tareas que componen el camino crítico se denominan tareas críticas. En el
caso de que la duración total del proyecto no concuerde con lo establecido por los requerimientos
podemos ajustar la duración actuando sobre el camino crítico de distintas formas:
• Cambiar las relaciones entre las tareas.
• Agregar días u horas de trabajo al calendario.
• Reducir la duración de algunas tareas agregando más recursos (Camusso, 2012).
Es la serie de tareas que no admiten márgenes de demora porque su modificación en fechas
repercutiría a la fecha final del proyecto. A estas tareas se les llama tareas críticas.
Screen: es el formato tipo gráfico o de fase‐temporal.
Tareas: son las actividades que se realizan en un proyecto. Las tareas sirven para hacer un
seguimiento de las actividades que tiene pendientes por hacer. También sirven para asignar tareas
a otras personas6 . Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el
proyecto, con una duración definida, un comienzo y un final. Algunas tareas ocurren en secuencia,
mientras que otras se llevan a cabo en forma paralela con otra (Camusso, 2012).
La tarea es un elemento que define el alcance o ámbito del proyecto. Se pueden dividir en fases.
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Tarea crítica: es aquella que se debe completar según la programación para que un proyecto pueda
finalizar a tiempo. Si se retrasa una tarea crítica, también se retrasará la finalización del proyecto.
Una serie de tareas críticas componen una ruta crítica del proyecto. Tipos de costo de recursos Costo
por unidad de tiempo (es el costo por la unidad de tiempo previamente determinada, puede ser
costo por mes, semana, día, hora,) y Costo por uso independientemente del tiempo (Camusso,
2012).
Tipos de costo de recursos
Costo por unidad de tiempo (es el costo por la unidad de tiempo previamente determinada, puede
ser costo por mes, semana, día, hora,) y Costo por uso independientemente del tiempo (Camusso,
2012).
Costo por uso: para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), el campo Costo por uso
muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso, este se suma cada vez que una
unidad de un recurso de trabajo se asigna a una tarea. No varía según la cantidad de tiempo que
se utilice un recurso. Para un recurso material, el campo Costo por uso muestra el costo que se
acumula cada vez, independientemente del número de unidades.
Ejemplo Cada vez utiliza un servicio de transporte particular, hay una tarifa fija por entrega de C$
850, entonces escriba un valor de costo por uso del valor indicado, siendo este cargo aplicable cada
vez que se usa el servicio. Supongamos que en el mismo proyecto hay una tarifa fija de
almacenamiento de C$ 350 asociada al uso de un recurso materia, por tanto escriba el valor de costo
por uso de 350el cual se aplicará solamente una vez. Este es un Costo fijo por utilizar un recurso
material o de trabajo en una tarea.
Tablas: son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas, recursos y
asignaciones en una vista de hoja. Cada vista dispone de una serie de tablas a mostrar que presentan
distinto tipo de información.
Trabajo: representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearán para completar una
tarea.
Vistas: las vistas permiten trabajar y examinar distintos aspectos del proyecto, permitiendo
centrarnos en cierta parte de la información en cada momento. La vista es una combinación de
Tabla + Filtro + Grupo + Screen (UCL, 2015)
Entre las vistas que cuenta Project se podrá ver Calendario, Diagrama de Gantt, Diagrama de Red,
Gantt de seguimiento, Uso de Tareas, Gráfico de Recursos, Hoja de Recursos, Uso de Recursos,
Vistas y Tablas Personalizadas, Campos personalizados, Estilos de Barras, Formatos de Barras,
Diseño, Cuadricula, Filtros personalizados, Ver los datos Necesarios y más.
Facilitador: Maestro Sergio J. Navarro Hudiel
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ACTIVIDAD DE EVALUACIÓN
En un documento de Word desarrollar el siguiente taller, con ayuda de este documento y basándonos en el ejercicio
práctico que realizamos de MI CASA, resolver:
1. ¿Cuáles son las fases de un Proyecto? Gráfica y descriptivamente
2. Enumere y defina dos restricciones que encontramos en nuestro Proyecto Mi Casa
3. ¿Cuál es el ámbito del proyecto Mi Casa?
4. ¿A Cuánto ascendió el Costo de su Proyecto?
5. ¿Cuál fue la función de los hitos dentro del proyecto, cuantos fueron y como se identifican gráficamente?
6. ¿Para que utilizamos el grafico de recursos y que pudimos observar allí?
7. ¿Cuál fue el objetivo de insertar o utilizar las líneas base?
8. ¿Cuáles fueron los métodos de acumulación de costos utilizados en nuestro proyecto? ¿Cuál no se utilizó?
9. ¿Qué visualizamos en el diagrama de red y como interpretamos lo que nos muestra?
10. ¿Explique los pasos para visualizar los costos del proyecto Mi Casa de tal forma que pueda observar el costo
total y el real a la fecha?
11. ¿En qué consiste la optimización de un proyecto?
12. ¿Cuáles métodos utilizamos para corregir nuestros recursos sobreasignados?
13. ¿Cómo se visualizan las tareas y /o Recursos sobreasignados?
14. ¿Cuál es el objetivo de mostrar la ruta crítica y en que momento se debe hacer?
15. Que son las tareas, como si identifican gráficamente y como sé su estado (terminada o crítica)
16. ¿En la etapa de Seguimiento, cual es el objetivo de la simulación?
Al finalizar enviar al correo de la siguiente manera:
Para: [email protected]
Asunto: Taller de Seguimiento y retroalimentación Mi Casa.
