CÓDIGO:
VERSIÓN:
POLÍTICA DE VACACIONES
Y LICENCIAS FECHA
APROBACIÓN:
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13/11/18
POLÍTICA DE VACACIONES Y
LICENCIAS
ELABORACIÓN: REVISIÓN: APROBACIÓN:
Área: Administración de Nombre: KATHERINE LA TORRE
Cargo: ASSOCIATE DIRECTOR
Personal
REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN
ACTUALIZACIÓN
17/06/2019 05
INDICE:
I. Introducción
II. Consideraciones
III. Tiempo personal
IV. Datos importantes
V. Anexo I
I. Introducción:
Las vacaciones se programan manteniendo un equilibrio entre las necesidades de
trabajo de la oficina y las expectativas personales.
La herramienta para solicitar vacaciones es el SIWA (https://siwa.sa.ey.net). En
ella, los saldos de vacaciones figuran en días útiles. Los pedidos de vacaciones
deberán hacerse por días completos.
El procedimiento se inicia completando la solicitud de vacaciones en el sistema
SIWA (https://siwa.sa.ey.net) y enviándola a los aprobadores correspondientes de
acuerdo con el contenido en el Anexo I.
Este procedimiento se aplica tanto para practicantes, quienes tienen 15 días
calendario de vacaciones al año; así como a los empleados, quienes tienen 30 días
calendario al año.
II. Consideraciones:
Deberán ser solicitadas y aprobadas con una anticipación de, al menos 10 días
calendarios.
Aprobadores Client Serving: Ver anexo I (pág. 10)
Aprobadores CBS: Ver anexo I (pág. 15)
Se recomienda no acumular más de 25 días calendario de vacaciones.
Pueden gozarse/tomarse días de vacaciones antes de cumplir el año de servicios y
récord vacacional correspondiente, siempre y cuando el trabajador haya generado
días de descanso en proporción al número de días a utilizar. Por tal motivo, el
trabajador no podrá gozar vacaciones que aún no han sido devengadas.
Los periodos de ausencia por vacaciones y licencias mayores a 5 semanas
requerirán completar el proceso de Check Out de Vacaciones. Este punto no
aplica para Socios, Directores y Gerentes.
No está permitida la extensión unilateral del período vacacional, por lo que se
deberá generar una nueva solicitud ante variaciones en las fechas solicitadas
inicialmente.
Antes del goce de vacaciones, el interesado deberá:
Verificar que el período solicitado por vacaciones no se cruce con alguna
capacitación o asignación a cliente programado.
Contar con la solicitud de vacaciones debidamente aprobada en el sistema.
Dejar a sus Supervisores, RR. HH. o EAs los datos necesarios para ser
ubicado en caso de emergencia.
Reportar en el gT&E al código 10000015 el periodo vacacional
correspondiente. Si durante el periodo vacacional, existiesen feriados,
estos días deberán ser cargados al código 10000002 de feriados. Esto debe
realizarse previo a la salida de vacaciones.
Las vacaciones tomadas y reportadas son sujetas a permanente auditoría
en los gT&E.
Contacto:
[email protected]III. Tiempo personal:
El tiempo personal (horas en días laborables), que no será recuperado,
será coordinado directamente con los Socios, Gerentes o Supervisores según sea el
caso, y se reportarán como vacaciones en el gT&E.
1. Programa Flexibility:
La flexibilidad es parte fundamental de la estrategia de EY para seguir siendo uno
de los lugares más atractivos para trabajar. Nos beneficia a todos por igual, sin
importar la posición, antigüedad en la firma o área. Tenemos 2 formas de aplicarla:
a. Flexibilidad del día a día: Si necesitas tiempo personal para hacerte un
chequeo médico, unas horas para estudiar o asistir a eventos de tus
hijos, puedes acomodar tus horarios y responsabilidades según tus
necesidades. Recuerda siempre comunicarlo oportunamente a tus
supervisores y equipo de trabajo. Esta flexibilidad dependerá de la naturaleza
del servicio que se brinda y el área.
¿Cómo hacer uso de este beneficio?
Discútelo con tus superiores y contáctate con Administración de Personal.
Entre todos podrán brindarte una solución que se acomode a tus necesidades
previamente obteniendo la confirmación de tu supervisor.
b. Flexibilidad a largo plazo: Implica un acuerdo formal establecido en nuestra
política de flexibilidad. Estos pueden ser: jornada de trabajo reducida,
teletrabajo o semana de trabajo reducida. La necesidad de un acuerdo flexible
es diferente para cada persona.
¿Cómo hacer uso de este beneficio?
Primero convérsalo con tu superior directo, después con el Service Line Leader;
una vez que ambos hayan aprobado tu solicitud deberás notificárselo a tu
People Consultant y ella informará a Administración del Personal para el cierre
de la solicitud.
2. Día Libre de cumpleaños:
La Firma te da un día libre remunerado por tu cumpleaños. Es importante
saber:
El día no es acumulable, no negociable, ni se incluye en la liquidación de cese,
por lo que el goce respectivo deberá ser de inmediato o dentro del año
calendario correspondiente.
Esta ausencia deberá ser coordinada previamente con sus Socios, Gerentes o
Supervisores, y comunicada a RRHH.
Se cargará al engagement correspondiente de Licencia con goce de haber
(engagement 10000001) antes del goce físico del mismo.
Solicitarlo previamente por SIWA (https://siwa.sa.ey.net)
3. Licencias:
Se considera licencia al período de tiempo que un trabajador deja de laborar y por
tal razón deja de percibir su remuneración correspondiente (a excepción de
licencia por día de cumpleaños, enfermedad, maternidad o paternidad y duelo de
familiar directo), pero mantiene el vínculo laboral. Se solicitará vía formato físico y
deberán ser aprobadas por el Líder de Práctica.
Las licencias, así como las razones que las generan serán evaluadas en forma
individual por el Líder de la práctica y la Dirección de RRHH y, sólo procederán
luego de haber agotado el saldo de vacaciones generado hasta el inicio de la
licencia.
Antes del goce de licencias se deberá:
Verificar que el período solicitado por licencia no se cruce con alguna
capacitación programada o asignación a cliente.
Contar con la solicitud de licencia debidamente aprobada.
Dejar a sus Supervisores, RR. HH. o EAs los datos necesarios para ser
ubicado en caso de emergencia.
Reportar en el gT&E, al engagement que corresponda, los días solicitados.
Esto debe realizarse previo a la salida de licencia.
Las licencias tomadas y reportadas son sujetas a permanente auditoría en
los gT&E.
a. Licencia con goce de haber:
Aplican para los casos de día de cumpleaños, maternidad, paternidad y duelo de
familiar directo. Se deberán solicitar a través del sistema SIWA
(https://siwa.sa.ey.net) eligiendo el Project Licencia Autorizada y la Activity
correspondiente.
b. Licencias sin goce de haber:
Es el periodo en el cual se suspende la relación laboral, tanto la prestación de
servicios como la contraprestación (remuneración). Serán otorgadas de
manera excepcional y bajo la autorización del Service Line Leader y de Recursos
Humanos. Deberán solicitarse y aprobarse a través del formato físico para las
licencias. Podrás encontrar este formato dando clic aquí.
c. Licencia por maternidad:
Se considera licencia por maternidad al tiempo determinado médicamente de
descanso pre y post natal siendo un total de (98 días) y podrá extenderse (30
días) adicionales en caso de nacimiento múltiple o niño con discapacidad; de
este modo en cuanto tengas confirmado tu estado de gestación debes
comunicar inmediatamente a la Trabajadora Social para que te brinde el
procedimiento.
Dicha licencia se solicita a través de SIWA (https://siwa.sa.ey.net) y por el
período indicado por el médico tratante.
Previamente se deberá entregar los documentos que la Trabajadora Social te
indique para realizar la validación del descanso médico en ESSALUD; dicho
trámite es responsabilidad de cada trabajadora y se deberá presentar lo
solicitado antes de semana 34 de gestación.
En caso de que la colaboradora no presente la documentación solicitada en el
plazo señalado se procederá con el descuento por los días subsidiados que no
lograron reembolsarse.
La licencia se deberá cargar en el GT&E a licencias con goce (engagement
10000001) antes del goce físico de la misma.
d. Licencia por paternidad:
Con el objetivo que los padres se involucren en la crianza de sus hijos, EY ofrece
a todos sus profesionales varones la licencia por paternidad en el momento en
que nace su hijo/a. Esta licencia con goce de haber es impostergable e
intransferible son de 10 días calendarios consecutivos en caso sea parto natural
o cesárea, 20 días calendarios por nacimiento prematuro o parto múltiple y 30
días calendarios por nacimiento con enfermedad congénita; discapacidad severa
o complicaciones graves en la salud de la madre. Son contados a partir del
momento que el colaborador lo indique, comprendida entre la fecha de
nacimiento del nuevo hijo/a y la fecha en que la madre o el hijo/a sean dados de
alta por el centro médico respectivo.
El colaborador debe comunicar a la Trabajadora social, con una anticipación no
menor de quince (15) días naturales, respecto de la fecha probable del parto.
La licencia se solicita a través de SIWA (https://siwa.sa.ey.net) y cargará en el
GT&E a licencias con goce (engagement 10000001) antes del goce físico de la
misma.
Estas ausencias deben ser reportadas a primera hora del día de sucedido el
hecho al área de Bienestar Social a Staffing de acuerdo con tu Service Line y a tu
Supervisor o Counselor. Así mismo a su retorno se debe entregar copia del Acta
de nacimiento a la Trabajadora Social.
e. Licencia por duelo de familiar directo:
Esta licencia aplica en caso de fallecimiento de familiares de primer grado
(padre, madre, hijo, cónyuge y hermanos).
Se consideran cinco (05) días calendarios consecutivos de licencia con goce de
haber; De encontrarse el familiar fallecido en un lugar geográfico diferente a
donde se ubica el centro de labores del trabajador la licencia se extiende hasta
por el término de la distancia. La licencia deberá ser registrada en el GT&E
como licencias con goce (engagement 10000001) así mismo se solicita a través
de SIWA (ht- tps://siwa.sa.ey.net). Estas ausencias deben ser reportadas a
primera hora del día de sucedido el hecho a la Trabajadora Social, a Staffing de
tu Service Line y a tu Supervisor o Counselor. Así mismo a tu retorno debes
entregar copia el Certificado de defunción de tu familiar a la Trabajadora Social
(Solo aplica para los casos de fallecimiento de cónyuge, padres, hermanos e
hijos).
f. Licencias por enfermedad
Se considera licencia por enfermedad al tiempo que un trabajador se ausenta
por motivos de salud. Estas ausencias deben ser reportadas a primera hora del
día a la Trabajadora Social, People Consultant, a Staffing de tu Service Line y a
tu Supervisor o Counselor.
Las ausencias por enfermedad requerirán un certificado médico de sustento a
partir del segundo día. Dicha entrega del documento físico y original del
descanso médico debe realizarse a la Trabajadora social en un plazo no mayor a
48 horas de la fecha de emisión o máximo el primer día de reincorporación
laboral.
Todas las ausencias por enfermedad, debidamente sustentadas, deberán
ser reportadas en el GT&E como Personal Illness (engagement 10000003). De no
contar con el certificado médico correspondiente, la ausencia deberá ser
reportada en gT&E como vacaciones (engagement 10000015).
Si el descanso médico es un certificado de consulta particular (en especie
valorada) se debe adicionar: Pago por consulta, receta médica y boleta de
compra de medicamentos. Si el de descanso médico otorgado es por un plazo
mayor a 15 días o durante el año en tu récord has acumulado 20 días
paulatinamente debes comunicar inmediatamente a la Trabajadora Social, quien
te indicará los documentos a presentarse para realizar los trámites de validación
de tus descansos médicos a ESSALUD el plazo máximo de entrega de
documentos es de 10 días hábiles a partir de la fecha de emisión de tu descanso
médico.
Para realizar dicho trámite es responsabilidad del colaborador adjuntar los
requisitos que indican en el procedimiento de incapacidad temporal. En caso no
presente la documentación solicitada en el plazo señalado se procederá con el
descuento por los días subsidiados que no lograron reembolsarse en Essalud.
En el caso de practicantes, estos deberán, de igual manera, reportar a primera
hora del día a la Trabajadora social, People Consultant, Staffing del Service Line
al que pertenece así como a su supervisor o Counselor. Además, para hacer uso
de la ausencia por enfermedad, el practicante deberá presentar el descanso
médico de manera oportuna, a bienestar social, en un plazo no mayor a 48 horas
de su fecha de emisión o máximo el primer día de reincorporación a la Empresa.
La ausencia por enfermedad será otorgada, inicialmente, por un plazo no mayor
a tres (03) días útiles, los cuales deberán ser reportados en el GT&E como
Personal Illness (engagement 10000003). De no contar con el certificado médico
correspondiente, la ausencia deberá ser reportada en gT&E como vacaciones
(engagement 10000015). Asimismo, en el caso de que el practicante requiera un
plazo mayor o si el descanso médico otorgado indica un plazo mayor a los 03
días antes indicados deberá comunicar dicha situación de manera inmediata a la
Trabajadora social, People Consultant, Staffing del Service Line al que pertenece
así como a su supervisor o Counselor, con la finalidad de realizar las
coordinaciones necesarias.
IV. Datos importantes:
Se cargarán a vacaciones:
- Citas médicas de control o programadas, y que por la naturaleza de estas
puedan realizarse fuera de horario de oficina (Ejemplo: consultorio
ambulatorio, análisis preventivos anuales, controles prenatales, etc.).
- Citas médicas de familiares o cualquier otra situación que no implique una
atención médica por enfermedad, emergencia o descanso médico.
- Citas u operaciones estéticas, no son considerados descansos médicos.
Contacto: [email protected]
Anexo: 15903 | Cel. 972789478
V. Anexo I:
Rango de aprobadores:
Las vacaciones deberán solicitarse por SIWA.
Asimismo, en dicha web todos podrán visualizar sus saldos de vacaciones el cual
está establecido en días útiles.
Los niveles y rangos de aprobación varían en función de cada práctica.
CONSULTING:
Practicantes, Asistentes:
- Primer aprobador: Manager del último engagement en donde hayan sido
asignados.
- Segundo aprobador: Socio del último engagement en donde hayan sido
asignados.
Seniors:
- Primer aprobador: Manager del último engagement en donde hayan sido
asignados. Máximo 3 aprobadores en este nivel.
- Segundo aprobador: Socio del engagement al que están asignados.
Managers, Senior Managers:
- Primer aprobador: Socio(s) del último engagement con quien hayan
trabajado. Máximo 3 aprobadores en este nivel.
- Segundo aprobador: Jorge Acosta
Executive Directores y Socios:
- Único aprobador: Jorge Acosta
Executive Assistants:
- Primer aprobador: Laura Yoshikawa*
- Segundo aprobador: Jorge Acosta
* Mail a todos los jefes y EAs de reemplazo con copia a Laura Yoshikawa
y socio indicando las fechas de vacaciones.
FSO:
Practicantes, Asistentes:
- Primer aprobador: Manager del último engagement en donde hayan sido
asignados.
- Segundo aprobador: Socio del último engagement en donde hayan sido
asignados.
Seniors:
- Primer aprobador: Manager del último engagement en donde hayan sido
asignados. Máximo 3 aprobadores en este nivel.
- Segundo aprobador: Socio del engagement al que están asignados.
Managers, Senior Managers:
- Primer aprobador: Socio(s) del último engagement con quien hayan trabajado.
Máximo 3 aprobadores en este nivel.
- Segundo aprobador: José Carlos Bellina
Executive Directors y Socios:
- Único aprobador: José Carlos Bellina
Executive Assistants:
- Primer aprobador: Saori Barrios*
- Segundo aprobador: José Carlos Bellina
* Mail a todos los jefes y EAs de reemplazo con copia a Saori Barrios y
socio indicando las fechas de vacaciones.
TAX:
Asistentes y Practicantes:
- Único aprobador:
ACR – Alicia Hurtado
BTA - Humberto Astete
BTC - Liz Rosado
Dig. – José Barja
GT – Giancarlo Riva
ITTS - Fernando Tori/Roberto Cores
Law – Maria Sabogal
Lit. Admi. - María Eugenia Caller
Lit. Jud. – Percy Bardales
PAS - José Ignacio Castro
PT - Marcial García
TES – Giancarlo Riva
Wealth – Roberto Cores
Practice Leadership
+ Finanzas: Viviana Verano
+ PC: Kevin Mendo
Managers, Senior Managers y Seniors:
- Primer aprobador:
ACR – Alicia Hurtado
BTA - Humberto Astete
BTC - Liz Rosado
Dig. – José Barja
GT – Giancarlo Riva
ITTS - Fernando Tori/Roberto Cores
Law – Maria Sabogal
Lit. Admi. - María Eugenia Caller
Lit. Jud. – Percy Bardales
PAS - José Ignacio Castro
PT - Marcial García
TES – Giancarlo Riva
Wealth – Roberto Cores
Practice Leadership
+ Finanzas: Viviana Verano
+ PC: Kevin Mendo
- Segundo aprobador:
Todas las subáreas: David de la Torre.
Sócios y Directores (NO Sub Service Line Leaders - SSLL):
- Primer aprobador: Sub Service Line Leader
- Segundo aprobador: David de la Torre
Sub Service Line Leaders:
- Único aprobador: David de la Torre
Executive Assistants:
- Primer aprobador: Todos sus jefes
- Segundo aprobador: Mónica Ruiz - Huidobro y Kevin Mendo
Administratives y Procuradores:
- Litigation:
Primer aprobador: Percy Bardales
Segundo aprobador: Maria Eugenia Caller
- PAS Migratorio:
Primer aprobador: Valeria Galindo
Segundo aprobador: Jose Ignacio Castro
- PAS Procesal:
Primer aprovador: Miguel Rubio
Segundo aprobador: Jose Ignacio Castro
- ACR:
Primer aprovador: Alicia Hurtado
Segundo aprobador: Alicia Hurtado
Biblioteca
- Primer aprobador: Nyrka Yangali
- Segundo aprobador: Maria Eugenia Caller
* En los casos de Tax, en los cuales el aprobador no es la persona a quien directamente
se reporta, deberá coordinarse previamente con el jefe directo.
ASSURANCE:
Practicantes y Asistentes:
- Primer aprobador: Máximo 3 Seniors del último engagement en donde hayan
sido asignados.
- Segundo aprobador: Máximo 3 Gerentes del último engagement en donde
hayan sido asignados.
Seniors:
- Primer aprobador: Máximo 3 Gerentes del último engagement en donde hayan
sido asignados.
- Segundo aprobador: Máximo 3 Socios del último engagement en donde hayan
sido asignados.
FAAS: Se debe incluir al Sub Service Line Leader
Gerentes y Seniors Managers:
- Primer aprobador: Máximo 3 Socios con los que esté trabajando o esté
programado de trabajar.
- Segundo aprobador: Sub Service Line Leader.
Socios y Directores:
- Único aprobador: Sub Service Line Leader
Executive Assistants:
- Audit y FAAS:
Primer aprobador: Nella Cordova* y 2 PPEDs a los que asiste.
Segundo aprobador: 3 PPEDs a los que asiste.
- FIS:
Primer aprobador: 2 PPDMs a los que asiste y Cecilia Melzi.
Segundo aprobador: 3 PPDMs a los que asiste
* Mail a todos los jefes y EAs de reemplazo con copia a Nella Córdova y socio
indicando las fechas de vacaciones.
SAT
Practicantes y Asistentes:
- Primer aprobador: Senior con el que esté trabajando o esté programado de
trabajar.
- Segundo aprobador: Gerente con el que esté trabajando o esté programado de
trabajar.
Seniors:
- Primer aprobador: Gerente con el que esté trabajando o esté programado de
trabajar.
- Segundo aprobador: Socio con el que esté trabajando o esté programado de
trabajar.
Gerentes y Seniors Managers:
- Único aprobador: Enrique Oliveros
Socios y Directores:
- Único aprobador: Enrique Oliveros
Executive Assistants:
- Primer aprobador: Saori Barrios*
- Segundo aprobador: Enrique Oliveros
* Mail a todos los jefes y EAs de reemplazo con copia a Saori Barrios
y socio indicando las fechas de vacaciones
CBS: La política dependerá de cada SMU
Administrative Entry:
- Primer aprobador: Administrative Lead o Senior o Supervising.
- Segundo aprobador: Assistant Director.
Administrative Intermediate:
- Se aplican las disposiciones de la Práctica para EAs.
Administrative Advances:
- Se aplican las disposiciones de la Práctica para EAs.
Administrative Lead:
- Único aprobador: Partner y/o Executive Director y/o Assistant Director y/o
Director.
Intern:
- Único aprobador: Senior Associate, y/o Supervising Director y/o Associate
Director.
Associate:
- Primer aprobador: Senior Associate y/o Assistant Director y/o Associate
Director.
- Segundo aprobador: Assistant Director y/o Associate Director y/o Director
Senior Associate:
- Único aprobador: Assistant Director y/o Associate Director y/o Director
Supervising Associate:
- Único aprobador: Partner y/ Director
Assistant Director:
- Único aprobador: Associate Director y/o Director
Associate Director:
- - Único aprobador: Director
