Estandarización de Procesos
Objetivo
• Estandarizar los procesos
principales de la empresa,
logrando un comportamiento
estable que genere
productos y servicios con
calidad homogénea y bajos
costos.
La estandarización es vital
• Un proceso que mantiene las
mismas condiciones produce los
mismos resultados.
• Por tanto, si se desea obtener
resultados consistentes es
necesario estandarizar las
condiciones de trabajo incluyendo:
• Materiales, maquinaria, equipo.
• Métodos y procedimientos de trabajo
• Conocimiento y habilidad de la gente.
Estandarización adecuada
• Lo importante es llevar a cabo la estandarización de una
manera adecuada a las necesidades de la empresa.
• Si la empresa es pequeña no debe pretender cargar con
estándares muy sofisticados y manuales muy gruesos.
• La pequeña empresa cambia su estructura o funciones
con mucha facilidad y frecuencia. Para que el estándar
sirva se debe mantener actualizado.
• Es preferible básico, gráfico y sencillo, pero siempre
actualizado, muy completo y detallado.
Aspectos clave en la estandarización
efectiva
• Que los miembros del proceso
participen en la estandarización.
• Que el personal involucrado
reciba capacitación en el
estándar.
• Que el estándar represente la
forma más fácil, segura y mejor
de hacer un trabajo.
Aspectos clave en la estandarización
efectiva
• Antes de crear un estándar
debe discutirse con los
miembros que realizan las
tareas.
¿Cuál es el mejor método
para alcanzar el objetivo de
la tarea?
Deben tenerse en cuenta los
puntos de vista de todos los
involucrados y cuestionar la
necesidad de cada una de las
actividades.
La idea es elevar la eficiencia del proceso,
eliminando todas las actividades innecesarias,
y buscar la secuencia más lógica, con el fin de mantener
la tarea lo más sencilla posible, siempre y cuando se
asegure el cumplimiento del objetivo.
Una vez acordado el mejor método para hacer algo, se
documenta en un estándar.
Beneficios de la estandarización
• Es la mejor forma de preservar el conocimiento y la
experiencia.
• Proveen una forma de medir el desempeño.
• Muestran la relación entre causas (acciones) y efecto
(resultado).
• Suministran una base para el mantenimiento y
mejoramiento de la forma de hacer el trabajo.
• Proporcionan una base para el entrenamiento.
• Proveen una base para diagnóstico y auditoria.
• Proveen medios para prevenir la recurrencia de errores
• Minimizan la variación.
Estandarizar es establecer un acuerdo
•La estandarización del trabajo
consiste en establecer un acuerdo
acerca de la forma de hacer algo, la
“mejor forma” que pueden imaginar
quienes están involucrados.
•Como nadie es perfecto y todo cambia, siempre es posible
mejorar la forma de hacer algo; en consecuencia, cada vez que se
encuentre una mejor forma de hacerlo, debe modificarse el
estándar y absorber ese conocimiento en el sistema documentado
del negocio.
•Así, el estándar puede muy bien compararse con un contenedor
ya que en ellos se acumulan las mejoras.
¿Pero qué es la estandarización?
Según Kondo*, la estandarización puede dividirse
básicamente en la estandarización de las cosas y en la
estandarización del trabajo.
La estandarización de las cosas se
refiere a que los objetos deben ser
iguales, y es indispensable en muchos
aspectos de la vida cotidiana para ser
más eficientes. Digamos el tamaño de
las ventanas o las partes de los
vehículos.
Para estandarizar el trabajo tenemos
herramientas administrativas.
*Dr. Yoshio Kondo. Profesor Emerito de la Universidad de Kioto
Herramientas para estandarizar
actividades
•Diagramas, fotos, formatos, check list etc.
•En ocasiones es conveniente formalizar
los estándares con información como:
•Quién lo elaboró.
•Quién lo aprobó.
•Número de versión.
•Fecha a partir de la cual entra en vigencia el
documento.
• Igualmente, hay que definir:
• 1. Objetivo.
• 2. Restricciones.
• 3. Actividades básicas para realizar el trabajo.
Objetivo del estándar:
Proporcionar instrucciones precisas para la
ejecución de tareas
Es conveniente utilizar el formato
más sencillo que pueda cumplir con
los requerimientos mínimos de
información.
Es conveniente utilizar imágenes,
dibujos o diagramas. Si algo puede
quedar claro en una hoja, con pocas
letras y algunas imágenes, es
mucho mejor que una explicación
detallada en varias hojas.
Pasos para la estandarización
1. Involucrar al personal operativo.
2. Investigar y determinar la mejor forma para alcanzar el
objetivo del proceso.
3. Documentar con fotos, diagramas, descripción breve.
4. Capacitar y adiestrar al personal.
5. Implementar formalmente el estándar.
6. Checar los resultados.
7. Si el resultado se apega al estándar, continuar la
implementación, si no, analizar la brecha y tomar
acción correctiva.
Diferentes formas de estandarizar
• Hay tareas que requieren gran
precisión para que puedan
hacerse bien, por lo que debe
darse una explicación detallada,
paso a paso
• Hay otras para las cuales basta
con conocer el objetivo y dar
algunos lineamientos y
restricciones.
•La pequeña empresa debe trabajar con el tipo de formato
que mejor se ajuste a sus necesidades y no hacer nada que
no se tenga claramente identificado como valioso y necesario.
Procedimientos Operacionales
¡Mantenlo simple tonto!
•El camino para establecer un
procedimiento operacional es el
camino KISS, o sea, el camino
de la simplicidad.
•Tanto los colaboradores como la misma empresa no tienen
capacidad de asimilar y aplicar procedimientos complejos.
Estandarización: Dificultades
1. El estándar es deficiente.
2. Falta de capacitación en el
estándar.
3. Falta de seguimiento para
verificar la aplicación.
4. Negligencia de los
empleados.
La estandarización no es tarea fácil, requiere gran
perseverancia y convicción por parte de los líderes.
1. Estándar deficiente
En la elaboración del estándar
deben participar todos los
miembros del proceso. Es inútil
hacer estándares de escritorio
que no reflejan la realidad y
contratar gente externa para
que desarrolle los manuales,
sin tomar en cuenta al personal
operativo.
2. Falta de capacitación
Cuando se desarrolla un estándar hay que
capacitar a las personas que van a regirse por él.
Esta capacitación tiene que ser realizada por las
personas que ya dominan el proceso y se debe
dejar un registro en el que se indique la fecha de
la capacitación, la persona que la impartió y los
resultados obtenidos.
Debe efectuarse una evaluación teórica y
práctica.
Para darle a la capacitación un carácter formal,
conviene otorgarles a los participantes una
certificación, por uno o dos años, por cada tema
que dominen.
3. Falta de seguimiento
• Los líderes de la empresa
deben demostrar interés
en que se respeten los
estándares.
• Cotidianamente deben
hacer verificaciones
informales que se vean
complementadas por las
auditorias.
4. Negligencia
• Cuando los estándares están
bien implantados, es poco
frecuente que exista
negligencia de parte de los
colaboradores. Si la hubiera,
puede manejarse:
Primera falta. Llamada de atención verbal
e indagar las causas con la persona.
Segunda falta. Levantar un acta
administrativa.
Tercera falta. al estándar. Sanción de
acuerdo con el reglamento.
