SOLUCIÓN FI R M A
E LECT RÓN I C A Y
D IG ITA L IZAC I Ó N
D E C ONT R ATO S
Proveedores
Índice
1. Introducción Pág. 3
2. Recepción de email Pág. 4
3. Documento para firma Pág. 6
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1 Introducción
El sistema Integrado de firma electrónica y digitalización de contratos,
denominado “SOFI”, tiene como objetivo contar con un flujo de
validaciones y generar trazabilidad de los procesos que conlleva la firma
electrónica de un documento con proveedores del Grupo Antofagasta
Minerals.
Esta guía paso a paso para proveedores explica en detalle el proceso de
firma de documentos del Grupo Minero.
Como proveedor, existirán cuatro tipos de documentos por los cuales serás
notificado vía correo electrónico para acceder a la plataforma para su
firma:
1. Carta de adjudicación
2. Contrato
3. Modificación de contrato
4. Finiquito de contrato de servicios
Cada documento enviado por Antofagasta Minerals podrá ser revisado en
formato PDF y permitirá realizar observaciones si aplican, o proceder a
firmar electrónicamente si no tiene reparos.
Una vez que firmes el documento, éste regresa al Grupo Minero para la
firma de un representante legal y una vez realizada esta última acción, la
plataforma te enviará una notificación por correo electrónico informando
que el proceso ha finalizado y se encuentra firmado por ambas partes.
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2 Recepción de email
2.1 Recibirás un email de la plataforma con el siguiente formato.
Copia el código de ingreso y accede al enlace indicado en el botón
“Revisar solicitud”.
Copia el código de
seguridad y accede al
enlace.
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2.2 Debes realizar la autentificación para verificar tu condición
de proveedor.
Ingresar el código de
seguridad y haz clic en
botón “Verificar”
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3 Recepción de email
3.1 Una vez digitado el código de seguridad y pulsado en el botón de
“Verificar” se desplegará una pantalla con los datos principales del
documento y el respectivo archivo en formato PDF para su revisión.
PDF para revisión
Una vez revisado el
documento debes hacer clic
en opción “Firmar
Documento”
3.2 Ejecutada la acción anterior se desplegará esta pantalla:
En este campo selecciona una
de las siguientes opciones:
• “Hay observaciones”
• “Firmado”
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a. De tener observaciones debes seleccionar la opción “Hay
observaciones” que ofrece el campo “Firma Proveedor”. Explica
en la caja de texto libre “Comentarios” las observaciones que
tienes y luego haz clic en el botón “Actualizar”, para que la
aplicación envíe un correo electrónico notificando al ingeniero
de contrato de Antofagasta Minerals que el documento tiene
observaciones. Una vez que el encargado haya actualizado el
documento según tus reparos, el flujo de aprobación se
reiniciará en el Grupo Minero y, tras la aprobación interna,
recibirás un nuevo correo electrónico para proceder con la
firma nuevamente.
Elige la opción “Hay
observaciones”
Indica el nombre de quién
envía las observaciones
Detalla las observaciones
y luego haz clic en el botón
“Actualizar”
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b. De no tener observaciones al documento, debes seleccionar la
opción “Firmado” .
Elige la opción “Firmado”
y luego haz clic en el
botón “Firmar”
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3.3 Si la opción elegida es “Firmado” te direccionará a la plataforma
para firmar electrónicamente el documento desplegando el
mismo. Debe ir al final de éste para quedar en la sección de firma
y hacer clic en el recuadro indicado.
Haz clic en esta sección
Realizada esta acción, debes proceder a firmar. Se desplegarán cuatro opciones
para generarla. Una vez seleccionada la opción (Escribir, Dibujar, Cargar Imagen o
Móvil) debes firmar y luego hacer clic sobre el botón “APLICAR”.
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Opciones de tipos
de firma
Espacio para la firma
Haz clic en el botón “Aplicar”
para continuar
Se mostrará en pie de página del documento la firma aplicada. Luego pulsa
el botón azul “Clic Firmar” como se muestra en la imagen.
Clic al botón para finalizar
este proceso
Refleja firma. Haciendo doble clic
puedes editar la firma antes de finalizar
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Posteriormente aparecerá una pantalla de resumen donde puede
descargar el documento si es requerido.
Señala la firma Puedes descargar una copia
3.4 Una vez que el o los representantes legales del Grupo Minero hayan
firmado el documento, la plataforma te enviará un mail notificando que
el proceso ha terminado, adjuntando el documento final en formato PDF
firmado por ambas partes.
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