Universidad Tecnológica de México UNITEC

Maestría en Administración de Proyectos

Asignatura: Gestión de Costos y Adquisiciones (DPL221)

Maestra: Selene Elvira Revilla Escudero

Semana 04 Entregable 2 – Selección de Proveedores

Alumno: López Ávila, Alejandro Regino

Número de cuenta: 18237016

Fecha: diciembre 5, 2021

Índice

Tema Página
Abstract 2
Introducción 3
Project Charter 3
Desarrollo 4
• Plan de gestión del alcance 5
• Plan de gestión de los requisitos 8
• Plan de gestión del cronograma 9
• Plan de gestión de los costos 9
• Plan de gestión de la calidad 10
• Plan de gestión de los recursos 12
• Plan de gestión de las comunicaciones 13
• Plan de gestión de los riesgos 14
• Plan de gestión de las adquisiciones 15
• Plan de involucramiento de los interesados 16
• Diagrama de proceso de licitación de proveedores 17
• Evaluación de proveedores 17
Conclusiones 21
Referencias 21

Abstract

Derivado de diferentes situaciones tanto externas como internas se identificó una oportunidad de
negocio para reducir la dependencia de materiales extranjeros pues debido principalmente demora
en las entregas de los contenedores provenientes de China y EE. UU. AA. Principalmente, se
estableció llevar a cabo un proyecto para colaborar con proveedores nacionales que desarrollen los
materiales necesarios para nuestra producción. Lo que implica una inversión inicial de $300,000.00
MXP con lo cual se proveerá a las áreas de: ensamble y producción, reduciendo costos un 25% en el
1er. Año y de un 45% al 3er año, se establecen KPI a lo largo de la cadena productiva, no solo para
identificar el cumplimiento de los tiempos también para la calidad de los componentes fabricados y
colocados en el mercado originario. La oferta de valor que debe generar este proyecto es continuar
en el mercado dado que en el semestre anterior la satisfacción de nuestra base de clientes se redujo
en un 25%, y dado que esta situación no debe sostenerse pues implicaría salir del mercado según
cómputos realizados por los departamentos de finanzas, operaciones, producción e ingeniería.

Introducción
Desarrollé el estudio de caso, para un proyecto para la conversión de proveedores locales para
apoyar a los procesos de almacén, de acuerdo con el material de estudio y a mi propia investigación,
relataré de una manera sencilla y precisa los diferentes componentes de este trabajo.

Project Charter (12)

Proyecto: Conversión Proveedores Locales

Nombre del proyecto: COPYMATL
2/diciembre/2021
Fecha de creación:
Alejandro Regino López Ávila
Autor: 1.0
Revisión
Descripción del proyecto Ajustar los procesos productivos para uso de materiales locales
proporcionados por proveedores locales
Descripción del producto Uso de materias locales con el objetivo de evitar demoras
debido al colapso por problemas de embarques provenientes
de China y EEUUAA
Objetivos Obtener materiales de primera calidad de productores locales
Criterios de éxito Equipos para uso doméstico con una aceptación de QA de al
menos 97.5%
Requisitos de aprobación El departamento de control de calidad (QA) deberá certificar la
del proyecto aprobación de equipos fabricados según índice de calidad
97.5% de acuerdo con el plan interno de calidad
Finalidad del proyecto Resolver problemática resultante del desabasto de insumos
provenientes de China y EEUUAA debido al conflicto de
contenedores
Entregables principales Equipos de uso doméstico fabricados con componentes locales
Justificación del proyecto Continuidad de operaciones en el mercado local
 Principales interesados Director de Operaciones, Dirección de Finanzas
Riesgos iniciales Incumplimiento de proveedores locales
Materiales de calidad inferior a la requerida
Costos mayores a componentes extranjeros
Duración e Hitos 6 semanas, equipos domésticos con componentes 100% locales
Presupuesto $300,000.00 MXN
Patrocinador Director de Operaciones
Director del proyecto Alejandro Regino López Ávila

Desarrollo

1. Plan de gestión del alcance

Enunciado del alcance del proyecto (1)

El proyecto “Desarrollo de Proveedores Locales” busca como principal objetivo desarrollar una
mejor competitividad a la organización pues se han retrasado la entrega de materiales por parte de
los proveedores extranjeros -principalmente-, y como consecuencia natural ha demorado, las
entregas de las compras de nuestros clientes, por ello se determinó realizar la fase de producción
ajustando nuestras la líneas de producción, cambios que no suponen un drástico ajuste a la línea de
producción actual.

Actividades del proyecto:

• Adecuaciones al área de almacén
a. Ajustes al área de recepción de proveedores
b. Acondicionar área de procesado y entrega a línea de producción
c. Línea de transportación de materia prima y otros componentes
• Adaptaciones al área de control de calidad
• Cambios en la línea de producción al área de envíos
• Adaptación del área de salida de equipos terminados

Patrocinadores (Stake holders)

• Director de operaciones
• Gerente de finanzas
• Gerente de producción
• Gerente de logística

Entregables del proyecto

 • El entregable se tendrá los equipos terminados para uso particular con los materiales
comprados a proveedores locales.
• Ajustes en los procedimientos y tareas del área de almacén, producción sin mayores
implicaciones en costos de adaptaciones
• Nuevos KPI para medir la productividad, tabla de costos de la nueva línea de producción,
indicadores de funcionamiento de nuevos equipos

Diagrama Causa – Efecto (Ishikawa)

El departamento de aseguramiento de la calidad en trabajo con los departamentos de producción
e ingeniería analizaron las causas de las tardanzas en el semestre anterior en la línea de producción
de equipos uso particular, creando el siguiente diagrama de Ishikawa, con fines ilustrativos para los
patrocinadores de este proyecto y para obtener la aceptación de este.

Diagrama Causa – Efecto (Ishikawa)

Diagrama del estado actual (As-Is)
Se desplego este diagrama de flujo de la situación presente a fin de esquematizar las tareas a alto
nivel actuales

Diagrama del estado actual (As-Is)

A continuación presento el diagrama de la situación futura (To-Be) que fue trabajado en conjunto
por los departamentos de operaciones, producción, ingeniería, control de calidad y logística, con los
puntos acordados para resolver la situación identificada.

Diagrama de la situación deseada (To-Be)

Diagrama de la situación deseada (To-Be)

Análisis Tecnológico
Se ajustará la línea productiva para usar materiales locales de proveedores locales, el cual se usará
en la línea de ensamble para sustituir los componentes actualmente adquiridos a proveedores
extranjeros. Los cambios en los equipos de uso doméstico para tener un paso anterior a la actual
línea de producción para adaptar el material aplicado a dichos equipos. El proceso de control y
aseguramiento de la calidad se adaptará para hacer controles en las distintas fases de loa procesos
de: almacén, producción, ensamble, producto terminado y embarques, para corroborar y en su caso
certificar los equipos fabricados que cumplan los controles de calidad de las dependencias
gubernamentales correspondientes tanto como los controles propios.

Metodología y principios
Se harán el sprint planning, daily meetings, sprint review y sprint retrospective durante el desarrollo
del proyecto y hasta su conclusión.

Diagrama de principios SCRUM

 Proceso SCRUM

Fuera de alcance
• La capacitación en los ajustes a las líneas de producción se realizará por las áreas de
producción e ingeniería pero será un proyecto que correrá de manera paralela a este
• La adaptación de procedimientos de las áreas de control de calidad, producción e ingeniería
serán elaboradas en un programa que será ejecutado de manera paralela a este proyecto
en el tercer trimestre
• No se consideran los recursos financieros para llevar a cabo los ajustes de personal de las
áreas involucradas

2. Plan de gestión de los requisitos (2)

El éxito en la implantación de la nueva línea de producción para la refrigeración y aire acondicionado
de uso doméstico depende de la conclusión de los siguientes requerimientos:

Identificador Características
PGRP01 Acondicionamiento de áreas de turbinas
 PGRP02 Ajuste a las líneas de ensamble
PGRP03 Cambio en la línea de producción de uso doméstico (REF y AC)
PGRP04 Cumplimiento de control de calidad de nuevos componentes
PGRP05 Adaptación del área de Embarques con el área de producción

3. Plan de gestión del cronograma (3)

Diagrama Gantt (Alto nivel)

4. Plan de gestión de los costos (4)

Según el estudio de factibilidad realizado para identificar esta oportunidad de negocio, se
determinó:

Estimación de costos
Concepto Costo (MXP)
Adaptación Área de almacén $25,000.00
Ajuste de maquinaria $15,000.00
Líneas de transportación $5,000.00
Laboratorio QC $8,000.00
Área de ensamble $2,000.00
Ingeniería y control de condiciones ambientales $50,000.00
Analizadores de materiales locales $20,000.00
 Equipo integración por tipo de componentes $25,000.00
Equipo de ensamblaje para 6 líneas de producción $120,000.00
Equipo de condensación y saturación $20,000.00
Licencias de construcción* $10,000.00
Total $300,000.00
* Licencias de única vez, ante instancias Federales y Locales

Control de costos
Se efectuará con la participación del área de finanzas que será el auditor y las áreas de ingeniería y
producción que son los ejecutantes principales del proyecto, enviando informes semanalmente del
comportamiento y de realizarse desviaciones mayores al 10% estimado para cada semana se
informará de manera inmediata para el conocimiento de los patrocinadores del proyecto (stake
holders).

5. Plan de gestión de la calidad (5)

Entrada. - Análisis estadístico de problemas identificados en la producción de equipos domésticos
durante 2020, 1er y 2º semestre del 2021

Causas de problemas en fabricación

90 80
80
70
60
Frecuencia

50
40
30
15
20
5
10
0
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5
Problemas

Frecuencia de causa de problemas de equipos uso doméstico

Plan de calidad

Plan de calidad (Alto nivel)

Se detallan los nuevos indicadores de desempeño (KPI) que se pretenden alcanzar con la
implementación del proyecto de nuevos componentes locales en sus fases inicial y a largo plazo, ya
que al conseguir una la red de proveedores locales con materiales locales y una calidad de por lo
menos el 99.7% en la calidad de los insumos, los precios se reducirán y la productividad será
impulsada, logrando una disminución en los tiempos muertos de los procesos de las líneas de
ensamble, producción, control de calidad y envío.

Indicadores de desempeño por obtener (11)

6. Plan de gestión de los recursos (6)

Matriz RACI
R- Responsable A-Aprobador C-Consultado I- Informado
Tarea Ingeniería Operaciones Finanzas Almacén Producción QC
Adaptación R A I I C I
almacén
Cambios Ensamble R A I I C I
Adaptaciones QA R A I I C R
Cambios R A I R C I
Embarques
Salida Equipos de R A I I C R
uso doméstico

Humanos

• El equipo de ingenieros de producción actual (3 ingenieros)

• Equipo de ingeniería de ensamble (2 ingenieros)
• Equipo de control de calidad (1 ingeniero y 1 químico)
• Equipo del contratista para adaptar áreas y/o equipos
• Transportista
• Cuadrilla de valoración de materiales (6 personas, divididas en tres turnos) misma que será
evaluada durante la fase de implementación a fin de llevar a cabo los ajustes
correspondientes y según sea necesario.

Organigrama del Proyecto

Financieros

• $300,000.00 MXN precisados en la sección 4 Plan de gestión de costos

 7. Plan de gestión de las comunicaciones (7)
o Al usar SCRUM para administrar el proyecto, se hará una comunicación con los
patrocinadores y los involucrados en el proyecto basado en las juntas diarias y
adicionalmente con los sprints que se definieron dentro del plan de trabajo
o Se determina que el administrador del proyecto (PM) emitirá las notificaciones relevantes
del proyecto, mediante la cuenta de correo institucional indicada en el kick off del proyecto
o Los involucrados del proyecto a los que notificará son: director de operaciones, gerente de
finanzas, gerente de ingeniería, gerente de almacén y gerente de control de calidad
• Debe avisar de manera inmediata cualquier desviación en el pan de gestión de
costos +10%
• Alertar de inmediato por atrasos mayores a 24 horas respecto al cronograma del
proyecto
• Así como cualquier obstáculo externo a la organización y/o a los involucrados
directamente que tengan consecuencias en los tiempos del cronograma
o El escalamiento se determinará según el nivel de la situación y de los involucrados, y lo
deberá resolver el jefe inmediato superior correspondiente
o Este plan de comunicación no es estático y deberá adaptarse según avance el proyecto, las
condiciones existentes y hasta su conclusión

Reunión Propósito Frecuencia Lugar Contacto

Kick-off Inicio del proyecto Única Meet [email protected]
Plan alto nivel Presentar SME de RRP Única Zoom
Semanal Examinar avances del Semanal Zoom
proyecto
Diaria Revisar avances, logros Diaria Zoom
y problemas del
proyecto
Plan de juntas relevantes

Solicitante Rol Información ¿De quién? Medio de Frecuencia Formato

requerida entrega

Plan de distribución de la información

 8. Plan de gestión de los riesgos (8)
Riesgo Probabilidad Severidad Asignado Plan de Prioridad
de ocurrencia respuesta
Retraso adecuación área 60% Alta Ingeniería PR01 3
de almacén
Fallas en el ajuste en la 45% Alta Ingeniería PR02 3
línea de producción
Falta en la integración de 30% Media Producción PR03 2
línea de producción y
ensamble
Calidad deficiente de 30% Media QC PR04 2
equipo domestico
Errores en ajuste línea 15% Baja Producción PR05 1
de embarques
Fallas en pruebas de 25% Alta Producción PR06 3
integración
Identificación de riesgos

Respuesta Descripción
PGRE01 Agregar tantas cuadrillas sean necesarias para cumplir en tiempo
PGRE02 • Identificar la causa de la falla y rectificar según se necesite
• Verificar que la falla fue solucionada
• Escalar incidente de ser necesario
PGRE03 • Realizar cálculos de producción de nuevo
• Comprobar que la deficiencia fue solucionada
• Llamar a una junta de producción e ingeniería de ser necesario
PGRE04 • Verificar fuente del incidente de calidad
• Determinar las acciones correctivas
• Validar y verificar respuesta satisfactoria
PGRE05 • Contrastar resultado planificado vs resultado generado
• Rectificar las desviaciones
• Intentar nuevamente
PGRE06 • Convocar equipos de ingeniería, producción y QC
• Actualizar plan de identificación de riesgos (si es necesario)
• Avisar a la dirección del proyecto, situación y resultados
Plan de respuesta
 9. Plan de gestión de las adquisiciones (9)
Proyecto Materiales y Proveedores Locales
Elemento WBS Tipo de Procedimiento Contacto
contrato contratación
Obtener licencias de adecuación Gubernamental Único Dependencia
Ajustes área almacén Privado 3 cotizaciones, RFP
concesión a mejor
propuesta
tiempo/costo
Laboratorio QA Privado Solicitud 3 RFP
cotizaciones y
asignación a mejor
opción tiempo/costo
Inspecciones de materiales Privado 3 propuestas, mejor Investigación de
equipo calidad/costo mercado
será elegido
Ajuste en la línea de producción Privado 3 propuestas, RFP
asignación a mejor
relación tiempo/costo
Pruebas de QA Privado 3 cotizaciones, RFP
designación a la mejor
opción
costo/beneficio
Equipo clasificación material Privado 3 propuestas a elegir, RFP
mejor opción costo y
calidad
Control de calidad de nuevos Privado 5 propuestas a RFP
materiales escoger, valorar mejor
opción

10. Plan de involucramiento de los interesados (10)

Plan de involucramiento de los interesados
Etapa Interesado Tipo
Identificación Director de operaciones Poder

Gerente de producción Influencia

Gerente de almacén Influencia

 Gerente de control de calidad Influencia

Gerente de finanzas Poder

Ejecución Director de Proyecto Asegurar resolución de conflictos

Director de Operaciones Comunicación efectiva

Gerentes Negociación

Todos Contacto entre integrantes del

equipo del proyecto

Diagrama del proceso de licitación de proveedores

El siguiente diagrama representa a alto nivel el proceso de licitación de un proveedor, partiendo del
análisis, solicitando la información/documentación necesaria, misma que es valorada por un grupo
dedicado a la administración de proveedores, se determina la factibilidad de su uso, en caso
negativo se comunica la resolución, en caso positivo se procede a validar y en su caso proceder con
la firma del contrato correspondiente, y finalmente con la notificación y distribución del contrato
legal firmado por ambas partes.

Evaluación de proveedores
El presente ejercicio busca subsanar una deficiencia en el proceso de adquisiciones de materiales
pues actualmente se depende en un 70% de materiales de origen extranjero (China y EEUUAA
principalmente) y entre la crisis de contenedores y la actual pandemia ha derivado en varios
incumplimientos ante los clientes, situación que debe resolverse a la brevedad, por ello se evaluaron
a tres distintos proveedores nacionales.

Contendientes a ser Proveedores

Servicio Nacional de Materiales (SERNAMAT) empresa con mas de 10 años de

presencia en el mercado, amplia experiencia en materiales y componentes para fabricación de
equipos de uso doméstico

Materias locales (MATLOCAL) consorcio mexicano con 15 años de presencia en el

mercado nacional y experiencia internacional, amplia red de empresas para atender al ramo
manufacturero

Servicios Especializados en Surtimiento (SERESUR) empresa con 5 años de

experiencia en el mercado nacional buscando consolidar operaciones.

Criterios de evaluación
Tiempos de entrega

Este criterio es el de mayor peso para la decisión final, mismo que fue notificado a los participantes
y se aclaró que en caso de incumplimiento podría ser causa de rescisión de contrato.

Precio

Factor importante más no determinante para la decisión.

Valoración de la empresa
Se requiere presente información de la constitución legal de la empresa y alta ante la SHCP, además
de referencias comprobables y de ser necesario realizar visitas presenciales con los referidos.

Valoración

9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
SERNAMAT MATLOCAL SERESUR

Como ejercicio final y concluyente (Proof of Concept), se realizó un pedido a cada uno de los
proveedores, se solicitaron cinco materiales de uso recurrente y que afirmaban dichos proveedores
existen en su catálogo, el pedido a cada proveedor fue hecho el mismo día, a la misma hora y por el
mismo medio, se pagó por adelantado el pedido y se valoró la entrega, las condiciones en que llego
la mercancía y tiempo de entrega.
Como resultado de esta evaluación el proveedor ganador fue MATLOCAL, pero también se consideró
el segundo lugar que fue SERNAMAT como posible alternativa.

Conclusiones
Uno de los rubros importantes en un proyecto es la correcta elección de los proveedores de
productos y servicios, pues ello pude determinar el éxito o fracaso del proyecto, y dado que nuestro
fin es lograr el éxito de los proyectos en los que participemos, debemos llevar a cabo una selección
lo más meticulosa posible a fin de elegir a los participantes correctos para el tipo de proyecto en
cuestión, el poder valorar de una manera sistemática dará los elementos para justificar la elección
hecha, este ejercicio fue interesante y debe entenderse como una herramienta flexible pues cada
proyecto precisara diferentes elementos de valuación a fin de elegir a los socios comerciales
adecuados según el tipo de proyecto. Personalmente esta experiencia es nueva para mí, pues en mi
experiencia con proyectos no he realizado esta valoración de proveedores, pero si he sido proveedor
valorado, según los proyectos ejecutados y en mi caso con las certificaciones técnicas que he
logrado, lo cual me ha hecho merecedor de participar en determinados

Referencias
1. Recursos en Project Management, Plan de gestión del alcance paso a paso, (2020),
https://www.recursosenprojectmanagement.com/plan-de-gestion-del-alcance/
2. GdP Master, Plan de Gestión de Requisitos Requiriments Management Plan, (2019),
https://www.gestiondeproyectos-master.com/plan-de-gestion-de-requisitos-
requirements-management-plan/
3. Recursos en Project Management Gestión del cronograma según PMBOK (2020),
https://www.recursosenprojectmanagement.com/gestion-del-cronograma/
4. Gbegnedji, G. Gestión de los costos del proyecto, (2015),
https://www.gladysgbegnedji.com/gestion-de-los-costos-del-proyecto/
5. ISO Tools Excellence, Fases del plan de calidad, (2015),
https://www.isotools.org/2015/04/16/fases-para-la-elaboracion-del-plan-de-calidad-de-
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6. Gascón B, O. Planificar la gestión de los recursos, (2019), https://todopmp.com/planificar-
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7. HMD, Plan de gestión de las comunicaciones del proyecto, (2015), https://uv-
mdap.com/blog/plan-de-gestion-de-las-comunicaciones/
8. Martins, J. El proceso de gestión de riesgos de proyectos en 6 pasos claros, (2021),
https://asana.com/es/resources/project-risk-management-process
9. EALDE, Gestión de las adquisiciones en dirección de proyecto, (2020),
https://www.ealde.es/gestion-de-adquisiciones-direccion-de-proyectos/
10. Kanell, B. Gestión de los interesados en el proyecto, (2018),
https://briankanell.files.wordpress.com/2018/11/13-interesados.pdf
11. Bizneo, 5 indicadores de desempeño clave en una empresa, (2021),
https://www.bizneo.com/blog/indicadores-evaluacion-del-desempeno/
12. Nextop, Como hacer el acta constitución del proyecto, (2021), https://nextop.es/como-
hacer-una-acta-de-
constitucion/#:~:text=El%20Acta%20de%20Constituci%C3%B3n%2C%20project,nacimient
o%20del%20proyecto%20como%20tal.