DIRECTIVA N° 00X-2023-AGN/DDPA
LINEAMIENTOS PARA LA ELIMINACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
I. OBJETIVO
Establecer lineamientos para realizar la eliminación y destrucción de documentos
archivísticos digitales en las entidades públicas que permita una adecuada gestión
archivística digital.
II. FINALIDAD
Orientar el procedimiento de eliminación y destrucción de los documentos archivísticos
digitales determinando que no sean recuperados posterior a su eliminación,
descongestionando los repositorios archivísticos digitales, a fin de fortalecer la eficiencia
y eficacia en los procesos de las entidades públicas y contribuir en la mejora de la gestión
archivística digital.
III. BASE LEGAL
3.1 Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
3.2 Ley N° 25323, Ley de creación del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento,
aprobado con Decreto Supremo N° 008-92-JUS.
3.3 Ley N° 27658, Ley Marco de la Modernización de la Gestión Pública y su
reglamento, aprobado con Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, y sus
modificatorias.
3.4 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.5 Decreto Supremo N° 103-2022-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública al 2030.
3.6 Decreto Supremo N° 005-2018-MC, que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones del Archivo General de la Nación.
3.7 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto
Legislativo N° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y
establece disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías
y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.
3.8 Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-
AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector
Público”, y sus modificatorias.
IV. ALCANCE
Las disposiciones de la presente directiva son de obligatorio cumplimiento para las
entidades públicas señaladas en los numerales 1 al 7 del artículo 1 del Título Preliminar
del Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 del Procedimiento Administrativo General,
aprobado mediante Decreto Supremo N° 004-2019-JUS y sus modificatorias, y en
concordancia con el artículo 2 del Reglamento de la Ley N° 25323, que crea el Sistema
Nacional de Archivos, aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS.
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V. RESPONSABILIDAD
5.1 El Archivo General de la Nación y los Archivos Regionales, en el ámbito de sus
competencias y funciones, poseen única y exclusivamente facultad para autorizar
la eliminación de documentos archivísticos digitales de las entidades públicas.
5.2 El titular o representante del Órgano de Administración de Archivos a través del
Archivo Central de la entidad pública, es el responsable de conducir la elaboración
de la propuesta de eliminación documentos archivísticos digitales.
5.3 El Comité Evaluador de Documentos de la entidad pública asume la evaluación y
aprobación de la propuesta, contando entre sus integrantes con el representante de
la Oficina de Tecnologías de la Información o quien haga sus veces.
5.4 La Dirección de Archivo Intermedio o Archivo Regional asume la verificación de la
propuesta de eliminación de documentos archivísticos digitales.
VI. DEFINICIONES Y SIGLAS
6.1 Borrado: Método o técnica utilizada para eliminar la información en cualquier
dispositivo de almacenamiento digital, magnético u otro por el avance tecnológico.
6.2 Destrucción: Método mediante el cual se eliminan los documentos archivísticos
digitales que han sido aprobados previamente. La destrucción implica la no
recuperación de información.
6.3 Desmagnetización: Acción de pasar los medios de almacenamiento por un campo
magnético para lograr que la información contenida sea eliminada sin recuperación
alguna.
6.4 Documento electrónico: Unidad básica estructurada de información, es
susceptible de ser clasificada, transmitida, procesada o conservada utilizando
medios electrónicos, sistemas de información o similares. Contiene información de
cualquier naturaleza, es registrado en un soporte electrónico o digital, en formato
abierto y de aceptación general, a fin de facilitar su recuperación y conservación en
el largo plazo. Asimismo, tiene asociado datos que permiten su individualización,
identificación, gestión y puesta al servicio del ciudadano.
6.5 Documento archivístico digital: Documento electrónico que contiene información
en soporte o medio digital y es conservado de manera segura como evidencia y/o
activo de información, respetando su integridad documental. Es producido por una
persona natural, persona jurídica o una entidad pública, en el ejercicio de sus
actividades, procesos, funciones y/o competencias.
6.5.1. Documento digitalizado: Representación digital, obtenida a partir de un
documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso
de digitalización. Se puede considerar como una forma de producción de
documentos electrónicos.
6.5.2. Documento nativo digital: Documento producido desde un principio en
medios electrónicos y que permanecen en estos durante su ciclo vital.
6.6 Eliminación: Procedimiento que consiste en la destrucción de los documentos
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archivísticos que han perdido su valor administrativo, contable, legal y fiscal, previa
autorización del Archivo General de la Nación o Archivos Regionales, siendo
innecesarios para la entidad pública.
6.7 Programa de control de documentos archivísticos (PCDA): Instrumento de
gestión archivística que determina las agrupaciones documentales y establece los
valores y periodos de retención de cada una de las series documentales del Archivo
de Gestión, aplicándose a los documentos de archivo independientemente de su
medio o soporte.
VII. DISPOSICIONES GENERALES
7.1 El procedimiento de eliminación y destrucción de documentos archivísticos digitales
(documentos electrónicos y expedientes electrónicos), sean estos documentos
digitalizados o nativos digitales, determina que finalizado su valor temporal y
cumplida su vigencia administrativa, fiscal, contable y legal, los documentos
archivísticos digitales no requieren ser conservados permanentemente.
7.2 Para la eliminación y destrucción de documentos archivísticos digitales se deben
tener en cuenta las siguientes características:
7.2.1 Los sistemas informáticos, sistemas de información o similares deben estar
en constante análisis para su migración, actualización de versiones o ser
transformados a otro sistema, lo que permita la identificación y el control
de los documentos archivísticos digitales propuestas a eliminar y ser
destruidos.
7.2.2 Los soportes donde se preservan los documentos archivísticos digitales
cuentan con un formato específico (videos, audio, entre otros).
7.2.3 Los soportes y formatos específicos tienen un tiempo estimado de
preservación digital. Por lo que, posteriormente se requiere realizar su
respectiva migración.
7.3 Las entidades públicas que realicen la eliminación y destrucción de los documentos
archivísticos digitales deben contar con el Programa de Control de Documentos
Archivístico en el que se pueda corroborar que los documentos archivísticos
digitales propuestos a eliminar cumplieron con los periodos de retención asignados.
7.4 Las entidades públicas que no cuenten con Programa de Control de Documentos
Archivístico deben realizar su solicitud de eliminación de documentos archivísticos
digitales a través del Comité Evaluador de Documentos ante el Archivo General de
la Nación o Archivo Regional.
7.5 Las entidades públicas deben remitir su propuesta al Archivo General de la Nación
o Archivo Regional para su revisión y autorización.
7.6 Las entidades públicas deben aplicar mecanismos que permitan que los
documentos archivísticos digitales y su información que hayan sido autorizados
para eliminar no puedan ser recuperados y utilizados, bajo responsabilidad
administrativa, funcional y legal.
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VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
8.1 La propuesta de eliminación de documentos archivísticos digitales, debe contener
los documentos que se señalan en el siguiente orden como mínimo:
Entidades públicas que cuentan Entidades públicas que no
con un PCDA cuentan con un PCDA
Oficio o Carta de la entidad dirigida Oficio o Carta de la entidad dirigida
al Archivo General de la Nación o al Archivo General de la Nación o
Archivo Regional, solicitando la Archivo Regional, solicitando la
autorización de eliminación de autorización de eliminación de
documentos archivísticos digitales. documentos archivísticos digitales.
Un (01) Inventario de eliminación de Un (01) Inventario de eliminación de
los documentos archivísticos los documentos archivísticos
digitales. (ver Anexo 02) digitales. (ver Anexo 02)
Una (01) Copia autenticada de la Un (01) copia autenticada del Acta
Resolución que aprueba el PCDA. de Sesión del CED.
Una (01) copia autenticada de cada Una (01) muestra representativa de
Ficha Técnica de Series cada serie documental
Documentales (FTSD) por cada (debidamente indexada e
serie documental propuesta a identificada).
eliminar.
Una (01) muestra representativa de
cada serie documental
(debidamente indexada e
identificada) obtenida en el Sistema
Informático Institucional.
8.2 El Órgano de Administración de Archivos debe procurar que no existan o se generen
copias de seguridad (backups) de los documentos archivísticos digitales propuestos
a eliminar, para que no se utilicen como documentos oficiales una vez que el Archivo
General de la Nación o Archivo Regional autorice su eliminación. Se debe
considerar que los sistemas informáticos, de información o similares permitan la
administración y el control de las copias de los documentos archivísticos digitales
en la entidad pública.
8.3 De ser el caso, debe especificarse y sustentarse la reutilización de dichos
documentos, información o datos en otros sistemas de información internos o
externos, debiendo el Órgano de Administración de Archivos contar con un registro
general de las series documentales o documentos archivísticos digitales que se
conserven en otros sistemas de información, informáticos o similares.
8.4 La Dirección de Archivo Intermedio o Archivo Regional, debe verificar el
cumplimiento de los requisitos de la solicitud de autorización para la eliminación de
documentos archivísticos digitales. En caso de existir observaciones, se realiza la
devolución de la solicitud de eliminación mediante oficio a la entidad solicitante.1
1
Considerar el formato establecido en el anexo III. Devolución del expediente por inconsistencia de la Directiva Nº
001-2018-AGN/DAI, “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público” aprobada mediante
Resolución Jefatural Nº 242-2018-AGN/J
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8.5 Una vez que la solicitud de autorización para la eliminación de documentos
archivísticos digitales sea aprobada por el Archivo General de la Nación o Archivo
Regional y la resolución para la eliminación de documentos archivísticos digitales
se publique en el portal institucional del Archivo General de la Nación o Gobierno
Regional, la entidad pública a su vez debe publicar dicha resolución en su portal
web y efectuar las acciones necesarias para la destrucción de los documentos
archivísticos digitales autorizados.
8.6 Para la eliminación de documentos archivísticos digitales que cuentan con
resolución de autorización por el Archivo General de la Nación o Archivo Regional
se recomienda emplear un método de borrado definitivo.
8.7 De los métodos de borrado:
8.7.1 Procedimiento a través del cual se elimina la información de los
documentos archivísticos digitales, permitiendo la reutilización y
destrucción de los soportes en los que estos se encuentran.
8.7.2 El método de borrado se puede emplear para un documento archivístico
digital y/o un conjunto de documentos archivísticos digitales y/o el soporte
en los que se almacenan.
8.7.3 El Órgano de Administración de Archivos identifica y documenta el método
de borrado idóneo de acuerdo al tipo de soporte o sistema de información
utilizado (memorias externas, tarjetas de memoria, óptico, magnético,
discos duros, entre otros).
8.7.4 Los métodos de borrado de la información contenida en documentos
archivísticos digitales más empleados, son los siguientes:
a) Desmagnetización: Puede aplicarse por medio del uso de imanes
potentes sobre los soportes de almacenamiento como discos duros de
servidores, discos extraíbles, CDs, USB y cintas de backup. Con la
suficiente carga magnética de los imanes se logra generar un daño
irreversible a la información almacenada en los mencionados soportes
logrando su difícil recuperación.
b) Sobreescritura: Consiste en agregar datos adicionales a la
información fuente de los documentos archivísticos digitales a eliminar
en los servidores y repositorios digitales, logrando acceder y modificar
los datos y valores de los documentos iniciales; con ello, se causa un
daño a la información principal dificultando su posterior recuperación.
c) Destrucción física: Se aplica a los medios de almacenamiento
utilizados para conservar documentos archivísticos digitales con la
finalidad de inutilizar los soportes. Mediante la desintegración,
pulverización, incineración, triturado, entre otros.
8.8 El Órgano de Administración de Archivos a través del Archivo Central en
coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información o la que haga sus
veces en la entidad pública deben planificar, aplicar los métodos de borrado
definitivo, idóneo y seguro para los soportes y documentos archivísticos digitales
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autorizados a eliminar por el Archivo General de la Nación o Archivo Regional, y
asegurar la destrucción de la información.
IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES
PRIMERA. - La entidad pública debe otorgar los recursos idóneos para dar
cumplimiento a la presente directiva.
SEGUNDA. - Los Archivos Regionales dan cumplimiento a la presente directiva
contando con el apoyo del Gobierno Regional en el ámbito de su competencia.
X. ANEXOS
10.1 Anexo N° 01: Pasos para realizar el proceso de eliminación de documentos
archivísticos digitales.
10.2 Anexo N° 02: Inventario para eliminación de documentos archivísticos digitales.
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ANEXO N° 01
PASOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
FLUJO DEL PROCESO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
INICIO
1. Revisar que los documentos archivísticos digitales hayan Titular o responsable del
cumplido con la vigencia y el tiempo total de los periodos de Órgano de Administración de
1. REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO retención establecidos en el Programa de Control de Documentos Archivos en coordinación con
DE REQUISITOS PARA LA Archivisticos para realizar el procedimiento de eliminación de el responsable del Archivo
ELIMINACIÓN DOCUMENTOS documentos. Central
ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
2. ELABORACIÓN DEL 2. Elaborar el inventario para la eliminación de documentos
Responsable del Archivo
INVENTARIO DE ELIMINACIÓN archivisticos digitales en que se detallen los datos de todos los
Central
documentos archivísticos digitales a eliminar por la entidad pública.
3. ELABORACIÓN DE LA 3. Elaborar la propuesta de eliminación de los documentos
PROPUESTA DE ELIMNACIÓN archivísticos digitales a ser aprobada por el Archivo General de la
Nación o Archivo Regional, de corresponder.
En caso que la propuesta de eliminación presentada por la entidad
pública al Archivo General de la Nación o Archivo Regional no Titular o responsable del
NO cumpla con los requisitos normativos y técnicos establecidos, se Órgano de Administración de
LA PROPUESTA DE
ELIMINACIÓN
debe presentar nuevamente su solicitud de eliminación de Archivos y Archivo General de
CUMPLE CON LOS documentos, efectuando la revisión del cumplimiento de la Nación o Archivo Regional
REQUISITOS
NORMATIVOS requisitos para la eliminación de documentos archivísticos
ESTABLECIDOS?
digitales (1)
SÍ: actividad N° 4
No: actividad N° 1
SI
4. Una vez revisada y aprobada la propuesta, se procede con la
4. PUBLICACIÓN DE LA
publicación de la resolución de autorización de la solicitud de
RESOLUCIÓN DE ELIMINACIÓN Archivo General de la Nación
EN PORTAL WEB AGN eliminación de los documentos archivísticos digitales en el portal
o Archivo Regional
institucional del Archivo General de la Nación o Gobierno Regional,
de corresponder
Responsable del Archivo
5. SELECCIÓN DEL MÉTODO DE 5. La entidad debe seleccionar el método de borrado idóneo para la Central y de la Oficina de
BORRADO destrucción de los documentos archivísticos digitales autorizados Tecnologías de la Información
a eliminar por el Archivo General de la Nación o Archivo Regional o la que haga sus veces en la
Entidad Pública
6. REGISTRO DOCUMENTADO
DEL PROCESO DE ELIMINACIÓN
REALIZADO POR LA ENTIDAD
6. La entidad pública debe realizar el registro documentado del Responsable del Archivo
proceso de eliminación de documentos archivísticos digitales. Central de la Entidad Pública
FIN
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ANEXO N° 02
INVENTARIO PARA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
I. Datos Generales
1.1. Nombre de la Entidad 1.4. Fecha
1.2. Unidad de Organización
1.3. Dirección del Archivo
II. Datos de los documentos archivísticos digitales a eliminar
2.3.
2.8. Medio de alm acenam iento
2.1. N° Fechas 2.5. Cantidad 2.7. Tam año 2.9. Ruta de
2.4. N° de 2.6. Tipo de (Marcar con una X) 2.10.
de 2.2. Serie Docum ental extrem as de o peso ubicación de los
folios form ato Observaciones
Orden DEL AL docum entos docum entos Repositori Servidor Dispositivo docum entos
o digital Óptico
III. Firmas y sellos de los representantes de la entidad
................................................................................................... ............................................................................................
Titular o responsable del Archivo Central Titular o responsable de la Oficina de Técnologias de la
(Firma y Sello) Información o quien haga sus veces en la entidad
(Firma y Sello)
............................................................................................
Titular o responsable de la unidad de organización
(Firma y Sello)
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Dirección de Desarrollo de
Políticas Archivísticas
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE INVENTARIO
PARA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DIGITALES
CAMPOS A DILIGENCIAR DESCRIPCIÓN
I. Datos Generales
1.1. Nombre de la Entidad pública: Nombre de la entidad que va a realizar la
eliminación
Nombre de la unidad de organización a la que
1.2. Unidad de organización
pertenece en la entidad pública
Nombre de la dirección del archivo al que
1.3. Dirección del Archivo
pertenece la entidad pública
fecha en la que se elaboró el inventario de
1.4. Fecha inventario eliminación
eliminación
II. Datos de los documentos digitales a Eliminar
2.1. N° de Orden Registro del orden de las series documentales
Nombre de la serie documental establecida en la
2.2. Serie Documental
entidad
Fecha inicial y final de las series documentales
2.3. Fechas extremas
(expresada en años)
Número total de folios por cada pieza
2.4. N° de folios
documental.
2.5. Cantidad de documentos Número total de piezas documentales
Registro de tipo de formato en el que se generó
2.6. Tipo de formato
el documento a eliminar
Registro del tamaño virtual de los documentos
2.7. Tamaño o peso documentos
(bytes, megabytes, etc.)
2.8. Medio de almacenamiento Señala en que medio de almacenamiento se
(Marcar con una X) Repositorio encuentran los documentos archivísticos
digital/ Servidor /Dispositivo Óptico digitales a eliminar.
Registro de la ruta virtual donde se encuentran
2.9. Ruta de ubicación de los
ubicados los documentos Archivísticos digitales
documentos
a eliminar.
Se registran otras consideraciones de los
2.10. Observaciones: documentos archivísticos digitales a eliminar
relevantes para el procedimiento.
III. Firmas y sellos de los representantes de la Entidad Pública
Consignar los nombres y apellidos, firma y sello
Firma y sello del titular o
del titular o representante del Archivo Central, en
representante del Archivo Central
cada hoja que conforma el inventario
Consignar los nombres y apellidos, firma y sello
Firma y sello del titular o
del titular o representante de la Oficina de
representante de la Oficina de
Tecnologías de la Información o quien haga sus
Tecnologías de la Información o
veces en la entidad pública, en cada hoja que
quien haga sus veces en la entidad
conforma el inventario
Consignar los nombres y apellidos, firma y sello
Firma y sello del titular o del titular o representante de la unidad de
representante de la unidad de organización a la que pertenecen los
organización documentos a eliminar, en cada hoja que
conforma el inventario.
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