El Modelo de Repuestos Centrados en Confiabilidad

– RCS - y su apoyo a la Gestión de Activos

José R. Contreras M., P.E., Especialista, CRL, Auditor Líder ISO55001

Cuando hablamos de Gestión de Activos, siempre me ha parecido importante

dejar claro dos ideas básicas. Primero ¿Qué es un Activo? y segundo ¿Qué será
gerenciar dichos Activos?

Pienso que, en primera instancia, para la gran mayoría la idea de un activo físico
será un equipo, una máquina, una tecnología adquirida por la organización. Hoy la
visión es un poco más de resultados y dirigida hacia la razón de ser de una
empresa, sea pública, privada, con o sin fines de lucro, la idea es que la razón de
existir de todo activo físico debe ser para generarle valor a la organización que los
adquiere. Ahora, si esto es así, gerenciar activos serán todas aquellas actividades
coordinadas que deben realizarse en una organización para generar el valor
esperado a partir del uso que se le deba dar a esos activos.

Ya la expresión “actividades coordinadas” obliga a entender que gerenciar activos

deberá ser una acción de trabajo en equipo, la alineación de acciones para
conseguir esa visión que tiene una organización a través del desarrollo de la
misión general que, a la vez, deberá ser el resultado de la misión específica de
cada una de sus áreas funcionales.

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Iniciar este artículo generalizando los conceptos de activos y gestión de activos,
para luego llegar a tocar el tema de las refacciones o repuestos y materiales para
que coadyuben a esa generación de valor que esperan las organizaciones es, para
mí, parte de lo que busca el Modelo de Repuestos Centrados en Confiabilidad o
Reliability Centered Spares (RCS por sus siglas en inglés), ya que estos repuestos
y materiales también son activos que se reflejan en los estados financieros y
deben gerenciarse de una manera coordinada para que su selección, adquisición,
almacenamiento y posterior utilización aporten el valor que la organización está
esperando al haberlos adquirido y almacenado, muchas veces por períodos
prolongados de tiempo.

Gerenciar inventarios en la búsqueda de aportar valor, deberá ser entonces un

trabajo en equipo que no solo debe involucrar al área de compras o almacenes,
deberá involucrar activamente al área de mantenimiento, al área de operaciones
o producción, a las áreas de seguridad y ambiente y por su puesto al área
financiera de cualquier empresa.

Cuando nos referimos a conceptos de confiabilidad, tradicionalmente lo que

buscamos al intentar hacerlos confiables es que los activos cumplan la función
requerida al operarlos y mantenerlos bajo esas condiciones establecidas en su
actual contexto operacional durante un período específico de tiempo. Este
mencionado “período especifico de tiempo” nunca pudiera ser mayor al ciclo de
vida del activo como un todo, pero tampoco nunca podrá ser mayor al ciclo de
vida de sus partes o componentes sujetos a modos de falla del tipo desgaste por
utilización o a modos de falla generados por hechos aleatorios o a
incumplimientos de reglas en la ejecución de cualquier tipo de mantenibilidad,
sea programada o no.

Como dirigiremos este artículo a repuestos o materiales para confiabilidad, no

desarrollaremos comentarios sobre la selección de los activos en sí, tema como
sabrán es específico del análisis del CAPEX y de suma importancia en su impacto
sobre el OPEX, pero sí implicaremos lo importante de la debida selección de las
refacciones o repuestos y de los materiales, de su administración a través de la
identificación de los adecuados niveles de inventarios por medio de pronósticos
en base a datos, el momento del punto de reorden, los costos de almacenarlos y
los costos por el proceso administrativo de comprarlos, los cuales nos llevan a
identificar las cantidades económicas de pedido y los riesgos que estas
decisiones impliquen para nuestra empresa, y todo en la búsqueda de que esos
activos que esperamos sean seleccionados adecuadamente, sean capaces de
“aportar el valor que se espera de ellos, durante el tiempo o uso que físicamente

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lo pueda hacer en su actual contexto operacional”, ya que se espera que sean
operados y mantenidos oportunamente al contar con los inventarios de repuestos
y materiales manejados con criterios de confiabilidad y un enfoque de costos
basados en la generación de valor.

Les presento un análisis para el modelo

de repuestos centrados en confiabilidad
formado por varios pasos o etapas que
buscan desarrollar la cultura de
confiabilidad entre todas las áreas que
de una u otra manera se vean
involucradas en las decisiones de
selección, adquisición y los niveles de
inventarios de los repuestos y materiales
necesarios para las acciones de
mantenibilidad de las organizaciones y
así, en conjunto, generen las acciones y/o decisiones técnico-económicas
adecuadas para la competitividad de las empresas.

Cada etapa busca cubrir las actividades necesarias para un análisis concienzudo
y completo, iniciando por la identificación y ponderación de los criterios para la
clasificación de los inventarios, hasta un resumen ejecutivo que muestre el análisis
desarrollado a cada repuesto o material para el mantenimiento de nuestros
activos.

Lo que quiero expresarles es que no todo debe estar en nuestros almacenes, el

análisis deberá identificar qué repuestos y materiales deberemos tener en
almacenados y cuáles no, cruzando una buena cantidad de conceptos e
información tales como:
1. Atributos de fabricación necesarios para cumplir las funciones productivas
y asegurar que dichos atributos sean los adecuados para no impactar la
seguridad personal ni ambiental.
2. Asociar estos atributos de fabricación con el ciclo de vida que nos ofrecerían
al ser utilizados en nuestros activos, lo cual impactará en los planes de
mantenimiento programados y en la consiguiente disponibilidad
operacional para cumplir con los planes de producción.
3. Establecer una clasificación para los inventarios en base a sus históricos y
utilizar criterios como la Variabilidad de Consumo, su movilidad, la
correlación del consumo, rotación, impacto funcional, facilidades logísticas
e impacto financiero o análisis ABC.
4. El análisis del impacto funcional de estos repuestos no solo debe efectuarse

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 sobre el activo al que pertenece, sino llevar el análisis hasta identificar el
impacto que puedan tener sobre las operaciones de la empresa.
5. Características logísticas como tiempos de entrega, proveedores
potenciales y claridad en la identificación de especificaciones técnicas.
6. Identificación individual del Nivel de Servicio en base a la importancia
combinada que tiene cada repuesto o material para la organización, ya que
no todos los materiales se les debería asignar el mismo nivel de servicio..
7. Establecer los criterios para clasificar inventarios entre cuatro (4) posibles
opciones:
a. MTS-SS: Mantenga en stock con stock de seguridad.
b. MTS: Mantenga en stock sin necesidad de asignar un stock de
seguridad..
c. MTO: No mantenga inventario. Pida el material cuando se lo soliciten
e identifique claramente el tiempo de reposición.
d. MTF: Congele la adquisición de estos materiales hasta que el nivel de
inventario sea menor al pronóstico de consumo para su tiempo de
reposición.
8. Utilizar los históricos de los consumos programados y no programados para
generar pronósticos basados en modelos probabilísticos de futuros
consumos.
9. Identificar los costos de almacenar y comprar, para identificar la cantidad
económica de los futuros pedidos.
10. En caso de que el material haya sido clasificado como MTS-SS, identifique
valores de máximos, mínimos y puntos de pedido o de reorden.
11. En caso de que el material haya sido clasificado como MTS, identifique
valores de máximos y puntos de pedido o de reorden.
12. Para las propuestas de niveles de inventario, identifique las probabilidades
de riesgo de no cumplir con el nivel de servicio asignado.
13. Identificado el valor de la probabilidad de riesgo, convierta este riesgo
probabilístico en impacto financiero o riesgo económico.
14. Reúna toda esta información en una base de datos que pueda actualizar en
periodos anuales y así pronosticar para cada año fiscal y los ayude a mejorar
sus costos asociados a los inventarios.
15. Agrupe tipos o familias de materiales e identifique el poder de negociación
que pueda tener sobre sus proveedores actuales o potenciales.
16. Desarrolle estrategias de compras y almacenamiento que aseguren que el
nivel de inventarios ofrecerá la disponibilidad de los repuestos y materiales
para cubrir todas las posibles acciones de mantenibilidad, programas o no,
que aseguren que los activos aporten el valor que se espera de ellos.

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Recuerdo que en una reunión donde presentaba los beneficios de implantación
de un proyecto de Repuestos Centrados en Confiabilidad en una importante
empresa petroquímica, el CEO me hizo una pregunta clara y directa: “José:
tenemos altos costos de inventarios, muchos artículos sin rotación, daños en
materiales, pérdidas y hasta robos, ¿cómo reducimos estos costos sin tener
riesgos de no producir?”. Mi respuesta, también clara y directa, fue dirigir la vista a
cada gerente de área involucrada y decirles; Mantenimiento: Hagamos equipos
confiables, Operaciones: Desarrollemos operadores confiables; Finanzas: No
decidamos la selección del proveedor solo en base a costos y entienda el ciclo
de vida, Almacenes: Identifique condiciones adecuadas de almacenamiento y
ubicación; Seguridad: Recomiende especificaciones en caso de que puedan
verse afectadas las personas o el ambiente; Gerencia: Aline los esfuerzos bajo una
cultura de Gestión de Activos.

Todas estas acciones nos llevarán a mejorar los niveles de inventario al eliminar
esos excesos innecesarios o los llamados “inventarios por las dudas”, nos
ayudarán a identificar una mejor planificación de las adquisiciones y una mejor
relación ganar-ganar con nuestros proveedores porque amigos míos “Nadie crece
sin sus proveedores”. Para terminar, les comento algo que aprendí: No es comprar
menos, no es comprar más. Es comprar mejor.

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 Ing. José R. Contreras M., Especialista
CEO de la Firma Jrcm Consultoría en Mantenimiento y Gestión de Activos.
Consultor y Facilitador de PMM Business School y Pmm-Learning,
Iberoamérica-Europa.
Cuenta con 39 años de haber egresado como Ingeniero Mecánico del
Instituto Universitario Politécnico de las Fuerzas Armadas (IUPFAN), es Oficial
Retirado en la especialidad de Ingeniería en la Armada de su natal Venezuela. Hoy
dispone del Título de Postgrado de Especialización en Gestión Integral de Activos por la
Universidad Católica San Antonio de Murcia, España. Especialización en Asset Integrity
Management por Pmm Business School, España. Certificado en Gestión de Activos por el The
Institute of Asset Management Bristol, Inglaterra. Postgrado en Gerencia en Estudios
Especializados en Calidad y Productividad de la Universidad Tecnológica del Centro en Valencia,
Venezuela. Diploma de Formación de Formadores en Responsabilidad Social Empresarial por la
Universidad de Buenos Aires. Argentina. Es Líder Certificado en Confiabilidad por la Asociación de
Profesionales en Gestión de Activos (AMP) en USA, Certificación de Instructor y Coordinador de
TPM otorgada por el ICCI (Industrial Consulting & Certification Institute). Capacitación en RCM por
Reliability Center, Certificado por ASME en Análisis de Causa Raíz – RCA, Certificado como Auditor
Líder en ISO 55001 y un gran número de cursos de mejoramiento profesional en el área de
mantenimiento. Consultor para empresas en Venezuela, México y República Dominicana.

Libro recomendado:

Título: Asset Supply Chain Reliability Centered Spares, RCS

Autor: Luis (Luigi) Amendola, PhD

Resumen: La gestión de stocks es uno de los factores que más atrae el

interés de los directivos de las empresas. En este libro se presentan las
tendencias de inclusión en el pensamiento colectivo del personal de
mantenimiento y operaciones que permita aplicar todas las técnicas y
herramientas para la gestión de los repuestos, compras y contratos en
mantenimiento y operaciones, para la conexión de los tres niveles de la
organización: estratégico, táctico y operativo y traer nuestros equipos a
condiciones y características que superan a las del diseño original. Por
tanto, el Asset Supply Chain, Reliability Centered Spares promueve el
balance entre las presiones y los costos conflictivos que actúan tanto a favor de los inventarios
bajos como de los altos, y así determinar los niveles apropiados de stock.

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