CASO DE ESTUDIO: PROCESO DE VENTAS
1. Introducción
El presente caso de estudio abarca el proceso de ventas de Industrias del Pan a los
supermercados. Las ventas se realizan en base a un convenio o contrato entre ambas partes y
especifica los acuerdos a los que llegan. Para la ejecución del proceso se requiere de una
mercaderista en el supermercado quien es el punto de contacto con la planta. Además, del
sistema de información que apoya todo el proceso.
2. Objetivo
Describir el proceso de ventas de Industrias del Pan a los supermercados.
3. Descripción del proceso
3.1. Convenio o contrato: es un documento formal en el que Industrias del Pan y los supermercados
establecen acuerdos sobre cómo y cuándo se realizan las ventas. Industrias del Pan es quien
busca establecer convenios con los supermercados. Por el lado de Industrias del Pan el
encargado de establecer el convenio es el Gerente de Ventas y por el lado de los supermercados
es el Gerente Comercial. El convenio debe especificar el tiempo de vigencia, y es posible
renovar cuando este termina. A la vez, el convenio posee cláusulas que indican bajo qué
circunstancias este termina. Una vez establecido el convenio se debe configurar el sistema de
ventas de Industrias del Pan de tal manera que contengan al nuevo cliente y las condiciones
establecidas en el convenio.
3.2. Pedido de productos: Los pedidos de productos de los supermercados a Industrias del Pan solo
se realizan si el convenio está vigente. En cada supermercado hay una mercaderista, quien es
la encargada de gestionar el abastecimiento de los productos de Industrias del Pan y de
ofrecerlos al cliente. Cuando detecta que algún producto está en el límite mínimo (cantidad)
en las góndolas lo incluye en la lista de pedidos que debe realizar en el tiempo establecido en
el convenio (diario, semanal, quincenal, mensual). Antes de registrar la lista de pedidos en el
sistema de pedidos de Industrias del Pan, el Gerente Comercial del supermercado debe dar el
V°B° del nuevo pedido. Una vez conseguido el V°B°, la mercaderista registra el pedido en el
sistema.
3.3. Distribución: El pedido del supermercado llega al Almacén de Productos Terminados (APT) de
Industrias del Pan. El sistema lo asigna a uno de los asistentes de planta quien se encarga de
gestionar la atención del pedido. En primer lugar, verifica si existe stock en el almacén, si es así
genera la Guía de Remisión y programa la entrega de los productos con el Jefe de Distribución
de acuerdo a los criterios establecidos en el convenio (día, hora, puerta). Si no existe stock,
coordina con el Jefe de Producción el abastecimiento. Una vez ingresados los productos al APT,
genera la Guía y coordina la entrega.
3.4. Entrega de productos: El Jefe de Distribución revisa los criterios del convenio para la entrega
de productos del supermercado y asigna la ruta. El distribuidor responsable, carga los
productos a su unidad (camión repartidor) verificando la información de la Guía de Remisión
que le fue entregada. Revisa todos los aspectos de seguridad para el traslado de los productos
y emprende el viaje. Una vez llegado al supermercado, contacta con el Asistente del almacén
correspondiente a quien entrega la Guía de Remisión, el Asistente del almacén del
supermercado revisa en su sistema si la Guía corresponde a un pedido autorizado. Una vez
comprobado acepta los productos e inicia la descarga verificando la calidad de los productos.
El distribuidor de Industrias del Pan debe obtener la firma del Asistente de almacén del
supermercado en la Guía de Remisión. Entrega la factura y una copia de la guía. Al regresar a la
planta, el distribuidor entrega la Guía firmada al Asistente de planta quien actualiza su estado
en el sistema a Entregado.
3.5. Cobranza: El asistente de cobranzas de Industrias del Pan revisa el reporte de cuentas por
cobrar e identifica a los supermercados que, según los criterios del convenio, corresponde
hacer la cobranza. Se comunica con el área de tesorería del supermercado y ejecuta la
cobranza.
