GUÍAS INDISPENSABLES DEL MANAGEMENT
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Equípate con los consejos necesarios para tener éxito en tu
trabajo de la mano de la publicación más fiable del mundo
de los negocios. En las Guías HBR encontrarás una gran
cantidad de prácticas y consejos básicos de expertos en
la materia que te ofrecen una solución inteligente para
enfrentarte a los desafíos laborales más importantes.
Títulos publicados en esta colección:
Guías HBR: Controla el Estrés en el Trabajo
Guías HBR: Presentaciones Persuasivas
Guías HBR: Céntrate en el Trabajo Importante
Guías HBR: Gestión de Proyectos
Guías HBR: Mejora tu Escritura en el Trabajo
Guías HBR: Finanzas Básicas
Guías HBR: Relaciones de Poder en la Oficina
Guías HBR: Inteligencia Emocional
Guías HBR: Mejora tu Productividad
Guías HBR: Liderando Equipos
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Guías HBR: Céntrate en el Trabajo Importante
HBR Guide to Getting The Right Work Done
Original work copyright © 2012 Harvard Business School Publishing Corporation
Published by arrangement with Harvard Business Review Press
© Harvard Business School Publishing Corporation, 2012
All rights reserved.
© Editorial Reverté, S. A., 2016, 2019
Loreto 13-15, Local B. 08029 Barcelona – España
revertemanagement.com
Edición en papel
ISBN: 978-84-945629-3-8
Edición ebook
ISBN: 978-84-291-9365-7 (ePub)
ISBN: 978-84-291-9403-6 (PDF)
Editores: Ariela Rodríguez / Ramón Reverté
Coordinación editorial: Julio Bueno
Maquetación: Patricia Reverté
Traducción: Núria Molines Galarza
Revisión de textos: Mariló Caballer Gil
La reproducción total o parcial de esta obra, por cualquier medio o procedimiento, comprendi-
dos la reprografía y el tratamiento informático, queda rigurosamente prohibida, salvo excepción
prevista en la ley. Asimismo queda prohibida la distribución de ejemplares mediante alquiler o
préstamo público, la comunicación pública y la transformación de cualquier parte de esta publi-
cación sin la previa autorización de los titulares de la propiedad intelectual y de la Editorial.
#3
Qué aprenderás
¿Te paraliza la pila de proyectos que se amontona sobre tu
mesa? ¿El miedo a delegar te ha sepultado bajo una mon-
taña de trabajo administrativo insustancial? ¿Pierdes la
concentración por la constante entrada de correos o noti-
ficaciones de Twitter? ¿Te vas del trabajo agotado pero sin
tener mucho de lo que estar orgulloso? ¿Siempre acaban
ascendiendo a compañeros más productivos que tú?
Es imposible que saques adelante todas las tareas que
tienes pendientes, pero he aquí una buena noticia: puedes
aprender a realizar el trabajo importante concentrando tu
tiempo y tu energía allí donde pueden obtener mayores re-
sultados, tanto para ti como para tu empresa. Esta guía te
ayudará a conseguirlo: te ofrece un abanico de herramien-
tas accesibles para que las tomes como modelo y experi-
mentes con ellas; para que veas por ti mismo qué es lo que
realmente te funciona.
Aprenderás a:
• Priorizar.
• Estar centrado.
• Trabajar menos pero rendir más.
V
Qué aprenderás
• Dejar los malos hábitos y desarrollar buenas
costumbres.
• Hacer listas de tareas pendientes que funcionen.
• Dividir proyectos abrumadores en partes
manejables.
• Acabar con la sobrecarga de los correos electrónicos.
• Recargar energía.
VI
Contenidos
Sección 1: ¡EMPECEMOS!
1. No puedes hacerlo todo 3
... ¿qué deberías hacer entonces?
PETER BREGMAN
2. Nueve cosas que las personas de éxito
hacen de manera diferente 9
No es quién eres, sino lo que haces.
HEIDI GRANT HALVORSON
3. ¿Cómo ser productivo? Una entrevista
con David Allen y Tony Schwartz 25
¿Necesitas el sistema adecuado o el marco
mental correcto?
DANIEL MCGINN
Sección 2: PRIORIZA TU TRABAJO
4. Un aumento de sueldo por realizar
el trabajo realmente importante 37
Céntrate en aquello que, tanto a ti como a tu
empresa, os dará resultados más importantes.
PETER BREGMAN
VII
Contenidos
5. El cuestionario «¿Merece tu tiempo?» 43
Deja de perder tiempo con el trabajo equivocado.
PETER BREGMAN
6. Di «sí» a decir «no» 47
Facilítate la tarea de declinar proyectos
e invitaciones.
ALEXANDRA SAMUEL
Sección 3: ORGANIZA TU TIEMPO
7. Plan práctico para cuando estés agobiado 53
Cómo empezar si no sabes por dónde.
PETER BREGMAN
8. ¡Deja ya de procrastinar! 57
Cinco consejos para dejar este mal hábito.
AMY GALLO
9. No permitas que los proyectos a largo plazo
se conviertan, a última hora, en pánico 61
Qué hacer si tienes «todo el tiempo del
mundo» para hacer algo.
PETER BREGMAN
10. Deja de hacer varias cosas a la vez 67
Haz sólo una cosa para terminar muchas.
PETER BREGMAN
11. Cómo centrarte en lo realmente importante 73
Deja de apagar fuegos.
GINA TRAPANI
12. Listas de tareas que funcionan 77
El secreto está en ser específico.
GINA TRAPANI
VIII
Contenidos
13. Cómo gestionar tu lista de tareas 81
Usa tu calendario.
PETER BREGMAN
14. Recompénsate si realizas
las tareas incómodas 85
Cuando tachar elementos de tu lista no es
suficiente.
ALEXANDRA SAMUEL
Sección 4: DELEGA EFICAZMENTE
15. Gestión del tiempo. ¿Quién carga
con el mono? 93
Delega, delega, delega.
WILLIAM ONCKEN, JR., Y DONALD L. WASS,
CON UN COMENTARIO DE STEPHEN R. COVEY
16. Niveles de delegación 117
Enséñales a pescar.
LINDA A. HILL Y KENT LINEBACK
Sección 5: CREA RITUALES
17. Rituales. Cómo sacar adelante el trabajo
realmente importante 121
Automatiza los buenos hábitos.
TONY SCHWARTZ
18. Organiza tu jornada en ciclos
de 90 minutos 125
Trabaja con los ritmos naturales
de tu cuerpo.
TONY SCHWARTZ
IX
Contenidos
19. Un plan de 18 minutos para gestionar tu día 129
Pasar revista a menudo contigo mismo te
ayudará a seguir por el buen camino.
PETER BREGMAN
20. Un diario de 10 minutos para dirigir tu camino 133
La mejor manera de invertir los últimos
minutos del día.
TERESA AMABILE Y STEVEN KRAMER
Sección 6: RENUEVA TU ENERGÍA
21. Cómo conseguir más haciendo menos 143
Tómate descansos con frecuencia para
conseguir terminar más cosas.
TONY SCHWARTZ
22. Gestiona tu energía, no tu tiempo 147
El tiempo es limitado, pero tu energía no.
TONY SCHWARTZ Y CATHERINE MCCARTHY
23. Por qué rinden mejor los que duermen más 155
... y cómo tú puedes hacerlo también.
TONY SCHWARTZ
Sección 7: TOMA LAS RIENDAS DE TU
CORREO ELECTRÓNICO
24. Simplifica tu correo 161
Con sólo tres carpetas.
GINA TRAPANI
25. Ocho experimentos contra
las sobrecargas de correo electrónico 167
No tengas miedo de ser radical.
ALEXANDRA SAMUEL
X
Contenidos
Sección 8: MANTÉN TU NUEVO
enfoque
26. Mantén tu sistema de productividad 177
¡Ya eres productivo! Ahora, sigue por ese
camino.
ALEXANDRA SAMUEL
Sección 9: SIGUE EXPLORANDO
27. Más libros de productividad, para explorar 185
Resúmenes de tres libros populares de Covey,
Morgenstern y Allen.
ILAN MOCHARI
28. Aplicaciones y herramientas para mejorar
tu productividad 189
Herramientas tecnológicas que te ayudan
a no perder el rumbo.
Índice 197
XI
Sección 1
¡Empecemos!
1
Capítulo 1
No puedes
hacerlo todo
Peter Bregman
Brad es la persona más trabajadora que conozco.1 No sólo
es un hombre ocupado, sino que está decididamente cen-
trado en hacer las cosas que son importantes, y obtiene sus
frutos: es el que genera más ingresos en una conocida em-
presa de servicios profesionales. Unos días antes de Acción
de Gracias, Brad y su familia tomaron un vuelo de Boston a
Los Ángeles. Durante las cinco horas que duraba el trayecto
en avión, decidió no conectarse a internet y optó por jugar
con sus hijos: cinco horas de vacaciones del mundo digital.
Cuando aterrizó, encendió su móvil y descubrió que,
mientras estaba en el aire, en su empresa había surgido un
contratiempo. Tenía casi quinientos correos. ¡Demasiados
para unas vacaciones digitales!
1 Se han modificado los nombres y algunos detalles.
3
¡Empecemos!
La verdad es que no siempre podemos evadirnos. No hay
manera de escapar del inagotable manantial de correos,
mensajes de texto, de voz, Twitter, Facebook, LinkedIn; y
eso sólo teniendo en cuenta lo que nos llega a través de las
nuevas tecnologías. ¿Cómo ponernos al día?
No podemos.
La idea de que podemos hacerlo todo es el mayor mito de
la gestión del tiempo. No hay manera de que Brad pueda re-
visar de manera efectiva todos sus correos, y no hay manera
de que consigamos hacer todo lo que queremos hacer.
Afróntalo: eres un recurso limitado.
Por una parte, es deprimente; por otra, hay que recono-
cer que es algo que nos da un tremendo poder. Una vez que
admitimos que no podemos hacerlo todo, estamos en una
posición mucho más aventajada para tomar decisiones claras
sobre lo que vamos a hacer. En lugar de dejar que las cosas
pasen desapercibidas de manera arbitraria, podemos dejar a
un lado, de manera intencionada, las cosas que no son priori-
tarias y centrar nuestra energía en lo más importante.
Justamente de eso trata esta guía.
Hay dos retos principales a la hora de emprender las
tareas importantes: primero, identificar cuáles son y, des-
pués, hacerlas.
Para determinar qué es lo «importante» necesitamos
adoptar decisiones que nos lleven hacia los resultados que
deseamos; lo que, por descontado, significa saber cuáles
son nuestras prioridades.
En cuanto al segundo reto, pasar a la «acción» de prin-
cipio a fin, necesitamos tener las herramientas adecuadas:
por ejemplo, unos rituales, la lista de las tareas pendientes
o saber delegar.
4
No puedes hacerlo todo
Pero ¿qué herramientas te funcionarán mejor? ¿Qué
rituales te ayudarán a terminar lo que empezaste? Quizá
seas una de esas personas que se leen un libro como éste
de la primera a la última página e, inmediatamente, lo
ponen en práctica. Yo no. Yo pertenezco a esa clase per-
sonas que enseguida se agobian y al final no cambian
nada.
Por eso, aquí tienes una manera de usar esta guía:
1. Identifica tus retos relacionados con la gestión del
tiempo. ¿Sueles salir de la oficina con la sensa-
ción de que has trabajado todo el día pero no has
sacado adelante lo más importante que tenías
por hacer? ¿Te distraes con asuntos insignifican-
tes? ¿Evitas los grandes proyectos, los proyectos
complicados? Para descubrir qué es lo que más
te distrae, en tres minutos, marca las respuesta
del siguiente cuestionario (véase «¿Hasta qué
punto gestionas bien las distracciones?»).
2. Busca un consejo, el que creas que te será más útil
en tu trabajo. Una vez que hayas identificado
tus mayores retos, lee hasta el final esta guía y
encuentra un consejo que creas que va dirigido a
ti. Quizá no tengas claro qué es lo «importante»
para ti. Quizá los rituales que sigues no te estén
funcionando. Quizá vas aplazando tus compro-
misos. Elige el método más adecuado. Una vez lo
tengas, ponlo en práctica.
3. Repite el proceso. Cuando ya trabajes siguiendo
el método elegido, vuelve a empezar: escoge otro
consejo de esta guía y llévalo a cabo.
5
6
CUESTIONARIO 1-1
¿Hasta qué punto gestionas bien las distracciones?
1. Aunque no paro de trabajar en todo el día, no consigo sacar adelante lo más importante. Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
¡Empecemos!
2. Independientemente de en qué quiero concentrarme al inicio de la jornada, en cuanto
empiezo a trabajar (revisar el correo…) me disperso y pierdo la concentración. Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
3. Cuando quiero conseguir algo complejo, pierdo mucho tiempo haciendo cosas
insignificantes y aplazo la tarea de mayor envergadura. Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
4. Cuando mi trabajo se pone difícil, de alguna manera u otra acabo navegando por internet,
mirando el correo o distrayéndome con cualquier otra cosa. Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
5. Cuando estoy en medio de una videoconferencia suelo aburrirme y empiezo a hacer
otras cosas al mismo tiempo, hasta que me pierdo algo realmente importante y trato de Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
reengancharme en la conversación intentando que no se note mi falta de atención.
6. Suelo llegar tarde a las reuniones y las citas porque trato de ultimar algún asunto en lugar
de darme el tiempo suficiente para preparar la cita o para el trayecto. Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
7. Me agobio y me estreso por la cantidad de cosas que tengo que hacer.
8. Mi jornada laboral acaba generándome frustración cuando al final del día me pongo a Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
pensar en todas las cosas que querría haber hecho y que no he hecho. Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
9. Cuando intento concentrarme en mi propio trabajo, me suelen interrumpir y me cuesta que
respeten mi distribución del tiempo. Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
10. En mi trabajo, no paso suficiente tiempo realizando mi «tarea agradable» —haciendo trabajo
que realmente se me da bien y del que más disfruto—. Nunca Ocasionalmente A menudo Siempre
©PeterBregman.com. Todos los derechos reservados. Reimpreso con autorización.
Puntúate:
Número de veces que has marcado:
Nunca______
Ocasionalmente______
A menudo______
Siempre______
Leyenda de puntuaciones
Si has elegido más «Nunca»: ¡Enhorabuena! Estás haciendo un buen trabajo centrándote en aquello que da mejores resultados —tanto a ti como a tu
empresa—. Ya dispones de tácticas y rituales que hacen de ti una persona productiva. Consulta esta guía para encontrar nuevos consejos e ideas y así
aumentar tu colección de herramientas de productividad.
Si has elegido más «Ocasionalmente»: Lo estás haciendo bastante bien. Quizá la fuerza de voluntad o tu capacidad para delegar te están ayudando a
centrarte en sacar adelante lo realmente importante. Pero aún puedes hacer más para aumentar tu productividad. A lo mejor, no has probado todavía a
poner en práctica algunos rituales. Quizá tu obsesión con revisar continuamente el correo te está descentrando. Lee esta guía para descubrir nuevas ideas
acerca de cómo puedes seguir mejorando y cómo centrarte en lo que es realmente importante.
Si has elegido más «A menudo»: Podrías emplear un método que te ayude a mantenerte concentrado en el trabajo importante. Resístete al encanto de
los proyectos «urgentes» para centrarte en el trabajo que vaya a conllevar mayor recompensa a largo plazo. Aprende a elaborar listas de tareas más útiles
para sacar el máximo rendimiento de ellas y finalizar tu jornada sabiendo que ha sido productiva.
Si has elegido más «Siempre»: Necesitas ayuda. Pero que no te sorprenda, pues tú mismo has comprado esta guía, por lo que ya estás en el buen ca-
mino hacia la productividad. Piensa en qué aspecto te está pasando factura y empieza a partir de ahí; luego, vuelve a esta leyenda de puntuaciones tantas
veces como necesites.
Este cuestionario está extraído del libro de Peter Bregman 18’: Encuentre su foco, controle las distracciones y consiga hacer lo realmente importante,
Conecta, 2012. Para consultar herramientas y recursos gratuitos de 18 minutos (entre ellos, una versión en línea de este cuestionario con resultados más
detallados y feedback), visita www.peterbregman.com.
7
No puedes hacerlo todo
¡Empecemos!
Brad es muy eficaz, así que decidió dejar a un lado su
móvil y hasta que no llegó a la habitación del hotel no res-
pondió a los mensajes. Entonces, a través de su portátil,
atajó la crisis: llamó a su cliente para calmar sus preocupa-
ciones, delegó tareas en su equipo y envió un correo tanto
a su equipo como al cliente detallando el plan. En una
hora había terminado; apagó el portátil, dejó el móvil en la
habitación y disfrutó de una cena divertida e informal con
su familia: en aquel momento, lo más importante.
Peter Bergman es consejero estratégico de CEOs y de sus
equipos de liderazgo. Su último libro es 18' Encuentre su
foco, controle las distracciones y consiga hacer lo real-
mente importante, Conecta, 2012.
8
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Esta colección ofrece una serie de textos cuidadosamente seleccionados
sobre los aspectos humanos de la vida laboral y profesional. Mediante
investigaciones contrastadas, cada libro muestra cómo las emociones
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estimulantes y prácticas, ayudan a conseguir el bienestar emocional en
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Daniel Goleman, Annie McKee y Dan Gilbert, entre otros
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En las Guías HBR encontrarás una gran cantidad de conse-
jos prácticos y sencillos de expertos en la materia, además
de ejemplos para que te sea muy fácil ponerlos en práctica.
Estas guías realizadas por el sello editorial más fiable del
mundo de los negocios, te ofrecen una solución inteligente
para enfrentarte a los desafíos laborales más importantes.
Monografías
Michael D Watkins es profesor de Liderazgo y Cambio Orga-
nizacional. En los últimos 20 años ha acompañado a líderes
de organizaciones en su transición a nuevos cargos. Su libro,
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tos que asegura completamente el éxito personal.
Crear un equipo y un entorno donde la gente pueda desa-
rrollar bien su trabajo es el mayor reto de un líder, a quien
también se le exige que mejore el rendimiento de su equipo a
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importantes reflexiones y puntos de vista que nos muestran el
camino a seguir para que todo esto suceda.
Enfrentar el cambio radical que provocará la IA puede resultar
paralizante. Máquinas predictivas muestra cómo las herra-
mientas básicas de la economía nos dan nuevas pistas sobre
lo que supondrá la revolución de la IA, ofreciendo una base
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inversores y empresarios
Nuestra atención nunca ha estado tan sobrecargada como
lo está en la actualidad. Nuestros cerebros se esfuerzan para
realizar múltiples tareas a la vez, mientras ocupamos cada
momento de nuestras vidas hasta el límite con distracciones
sin sentido.
Hyperfocus es una guía práctica para manejar tu atención:
el recurso más poderoso que tienes para hacer las cosas, ser
más creativo y vivir una vida con sentido.
Make Time es un manifiesto encantador, una guía amigable
que nos ayudará a encontrar la concentración y la energía en
nuestro día a día.
Se trata de dedicar tiempo a lo realmente importante fomen-
tando nuevos hábitos y replanteando los valores adquiridos
fruto de la actividad frenética y de la distracción.
La obra de Aaron Dignan es una lectura obligada para todos
aquellos interesados por las nuevas formas de trabajo. Un
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General Management
¿La carga de trabajo que
tienes es un obstáculo
en tu vida y en tu carrera?
Tu bandeja de entrada está hasta arriba de men-
sajes. Estás paralizado porque tienes mucho que
hacer pero no sabes por dónde empezar. Tu lista
de tareas pendientes parece no tener fin jamás.
Te vas del trabajo exhausto, pero con poco
trabajo terminado del que estar orgulloso.
Es hora de que aprendas cómo centrarte en el
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mejorar tu productividad destacarás entre el resto.
Tanto si eres un joven profesional o uno
con experiencia, esta guía te ayudará a:
• Establecer prioridades y a mantener la
concentración.
• Trabajar menos pero lograr más metas.
• Dejar atrás los malos hábitos y desarrollar
actitudes positivas.
• Dividir proyectos abrumadores en partes
manejales.
• Dominar la sobrecarga de correos electrónicos.
• Escribir listas de tareas pendientes que realmente
funcionan.
Mantente informado. Únete a la discusión.
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