Sistema de Gestión Integrado Fecha: 27-06-2019

REG-RL-001
DESCRIPTOR DE CARGO Versión 1
San Pedro Ingeniería S.A. Página 1 de 1

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo Jefe de Bodega, Logística y Abastecimiento
Proceso en los que participa Realización de Servicios
Dependencia Administración y Finanzas
Jefatura Jefe de Administración y Finanzas
Trato constante con personal adscrito a su área de trabajo, y otras dependencias
Relaciones
dentro de la empresa.
Quien desempeña

II. MISIÓN DEL CARGO

 El Jefe de Bodega, Logística y Abastecimiento le corresponde liderar y fortalecer el proceso de provisión de
materiales, recursos de emergencia y recursos de la Empresa San Pedro Ingeniería SA, a través de la gestión de los procesos
de abastecimiento y logística que garantice la disponibilidad de bienes y productos para su adecuado funcionamiento para
toda la actividad que lo solicite la empresa.
 Consiste en planificar, dirigir, administrar, controlar y evaluar las actividades operativas de internación, recepción,
almacenamiento, conservación y despacho de los productos, insumos u equipos que se tengan en poder de la empresa ya sean
estas directas o indirectas; así como también la custodia de las instalaciones, bienes y equipos de las bodegas, sitios y
estaciones que en su momento estén bajo el poder de San Pedro Ingeniería S.A Velar por que se cumplan con las normas y
procedimientos establecidos para lograr el buen funcionamiento y operatividad de esta.

III. DEFINICIONES
Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada de manera lógica,
ordenada y sistémica, destinada a la recepción, aceptación, custodia, conservación y
Bodega
distribución o despacho de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o
de bienes económicos.
Una orden de compra o pedido de compra, es un documento financiero que acredita una
negociación entre proveedor (empresa) y cliente. Este documento acredita la relación
Orden de Compra
comercial entre ambas partes. En dicho documento consta el interés de compra por un
producto o servicio y compromete al cliente a pagar el precio correspondiente.
La certificación de calidad es el resultado de un proceso en el que una serie de auditores
Certificado de Calidad calificados de una entidad  de certificación acreditada para ello garantice que un producto se
ajusta a las características de la norma que se ha tomado como referencia
es un documento que indica las particularidades y propiedades de una determinada sustancia
Ficha de Datos de
para su uso más adecuado. ... Está pensada para indicar los procedimientos ordenadamente
Seguridad
para trabajar con las sustancias de una manera segura.
Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los bienes han llegado al local del
Recepción y despacho almacén, y termina con la ubicación de los mismos y puesta a punto para efectuar la
verificación y control de calidad.
Es la revisión cuantitativa y cualitativa que sirve para determinar que las características y
Verificación y Control de
propiedades de los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas
Calidad
solicitadas y que las cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas.
Es la actividad que consiste en inscribir los datos referentes a los movimientos de almacén en
Registro y Control
registros que sirvan para efectuar las acciones de control sobre su custodia y operación.
Inventario Físico del Consiste en la constatación de la existencia o presencia real de los bienes almacenados,
Almacén apreciando su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad, comparando los
resultados de la verificación efectuada con los saldos señalados en los listados originados del
 Sistema de Gestión Integrado Fecha: 27-06-2019
REG-RL-001
DESCRIPTOR DE CARGO Versión 1
San Pedro Ingeniería S.A. Página 1 de 1

sistema.
Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad del
Reposición de Stock abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener disponibilidad oportuna
de los materiales
Documento interno para preparar los bultos de mercaderías que serán despachados.
Ingreso y salida de bodega Contiene cliente, descripción, cantidad de los bultos, etc. y se genera previo al Alisto.

La trazabilidad es la localización de los productos en el espacio y en el tiempo, que permite,

de forma fehaciente y en cualquier momento, la reconstrucción del proceso íntegro de compra:
Trazabilidad producción, almacenaje, transporte, distribución y venta. Para gestionar de manera adecuada
la trazabilidad en el proceso operativo, es básico disponer de unos sistemas de información
adecuados.

I. CONDICIONES Y REQUISITOS DEL CARGO

Educación Técnico superior (Instituto, Universidad)
Deseable manejo de Microsoft Office (Word, Excel) a nivel usuario.
Formación Capacitación relacionada con el área de bodegas y/o informática.
Salud compatible con las necesidades del Servicio y del cargo.
Técnico nivel medio o nivel superior.
Profesional responsable, honesto y meticuloso, con correcta formación
Experiencia Laboral
valórica y experiencia un año cumpliendo funciones administrativas relacionada con la
administración de bodegas.
Conocimientos en Seguridad laboral y herramientas de prevención de riesgos
Competencias o Conocimientos del impacto de su actividad en el medioambiente.
conocimientos Licencia de Conducir clase B, D con 2 años de antigüedad (deseable).
genéricos Liderazgo, Visión de Negocio, Trabajo en equipo, Motivación por logros, Orientación al cliente,
Metódico y Proactivo

II. FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y DISTRIBUCIONES

 Mantener actualizadas las funciones y responsabilidades de los diferentes organismos de su dependencia y de
acuerdo a los procesos operativos y administrativos en que ellos están involucrados, este debe ser conocido,
comprendido y aplicado por el personal.
 Controlar el cumplimiento de la misión de las Divisiones y de la Administración de ellas.
 Vigilar, coordinar y gestionar todas las órdenes de compras de la empresa, siempre en apego a las políticas internas
y en estrecha colaboración con el departamento financiero será la principal tarea de la posición de compras.
 Administrar los recursos humanos, financieros y materiales que le sean asignados para el cumplimiento de la
planificación anual de la Empresa y las funciones y procesos que le son propios.
 Mantener las mejores relaciones laborales con todo el personal bajo su cargo velando por el cumplimiento del
Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa.
 Proponer los planes de mitigación de los riesgos que afectan a los procesos de sus organizaciones.
 Definir los planes, políticas y objetivos del área, revisar los resultados de indicadores, cumplimiento de metas y
evaluar la eficacia y oportunidad de las acciones determinadas por parte del área que dirige.
 Nombrar al personal con las competencias y atribuciones que les corresponda,
 Lograr los niveles de eficiencia productiva que permitan, entregar los productos y servicios en la oportunidad y
calidad acordados con el servicio y dentro de los costos establecidos, controlando que se cumplan los ciclos tanto
de sus procesos productivos como administrativos.
 Velar por el mejoramiento continuo de los procesos y capacidades de los estamentos bajo su mando,
 Sistema de Gestión Integrado Fecha: 27-06-2019
REG-RL-001
DESCRIPTOR DE CARGO Versión 1
San Pedro Ingeniería S.A. Página 1 de 1

administrativos y operativos.
 Velar por la correcta alineación de la planificación estratégica, con la planificación táctica y operativa del área
Administrativa, así como, la alineación de sus procesos de negocios con la estructura organizacional interna de la
empresa San Pedro Ingeniería SA.
 Evaluar la incorporación de nuevas tecnologías en todos los ámbitos del área, proporcionando un ambiente
adecuado para la innovación y desarrollo.
 Estudiar la mantención, aumento y disminución de capacidades, para proyectar el desarrollo de oferta de productos
y servicios en los mercados objetivos.
 Velar que los productos en proceso estén siempre relacionados a una Orden de compra y asociados a un Proyecto y
Tarea.
 Hacer controles y verificación de las actividades de la totalidad del personal a su cargo según sus funciones y/u
obligaciones.

IV. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DEL CARGO

 CONTROL, VERIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE FUNCIONES DEL PERSONAL A CARGO, SEGÚN

LO SIGUIENTE;

Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores

 El Encargado de compras deberá tener un conocimiento exhaustivo de los proveedores que operan en su sector y
mercado. Ello implica poseer y gestionar información de todo tipo respecto a dichos proveedores: catálogo de
materiales y productos que puede ofertar cada uno, calidades en relación a precio, tiempos de entrega y fiabilidad de
dichos tiempos, distancia geográfica a nuestra organización, nivel de saneamiento económico, e imagen dentro del
sector, esto entre otros aspectos. También es interesante que investiguen cualquier incursión de un proveedor nuevo.

Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales

 Disponer de información y precios actualizados por material y producto en referencia a cada proveedor puede
suponer un ahorro de tiempo y a la vez puede ayudar al área de producción y diseño a calcular el precio final de un
producto que se quiera lanzar y, por lo tanto, estudiar su viabilidad futura.

Control de calidad de las materias primas y componentes

 Si la organización posee un departamento propio de calidad, o un departamento independiente que hace el control de
las materias y productos que se adquieren, es conveniente que el Encargado de compra participe o al menos
disponga de los datos de los resultados de dichas pruebas.

Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra

 El Encargado de compras deberá velar por la gestión del conocimiento de su área de control dentro de la
organización. Eso no solamente implica llevar un perfecto control documental de cada compra sino también elaborar
protocolos que agilicen los procesos y con ello se reduzcan costes a futuro.

Información a tiempo real del stock de la organización

 En referencia a todas las materias primas y componentes comprados y que se encuentran en posesión de la
misma. Aunque el área de compras no esté relacionada directamente con el control de inventario de una organización
sí que es conveniente que el Encargado de Compras disponga de información a tiempo real del estado del almacén de
materia prima.

Diseñar el área de compras

 Sistema de Gestión Integrado Fecha: 27-06-2019
REG-RL-001
DESCRIPTOR DE CARGO Versión 1
San Pedro Ingeniería S.A. Página 1 de 1

 Todo Encargado de Compras, como responsable máximo de éste área deberá tener la potestad de diseñar la
estructura de la misma.

Proceso logística y abastecimiento de bodega

 Realizar la distribución de productos entregando el pedido/documentación para la recepción de o los productos en
área de bodega o a fines solicitados, debe recibir las copias de "factura" debidamente firmada con nombre legible y
sello de empresa, como señal de aceptación. Si existiera alguna dificultad debe consultarse inmediatamente con el
Jefe de Bodega, Logística y Abastecimiento para dar la solución inmediata.
 Controlar y observar la correcta realización descarga y descarga de los productos en las instalaciones SPI
 Verificar la cantidad de bultos, descripción, peso en kg., unidades en millar y estado de la mercancía que esté
conforme con la factura recibida en el área de facturación
 Realizar aquellas otras tareas afines al puesto y que le sean encomendadas, o resulten necesarias, particularmente
aquellas que se deriven de los conocimientos o experiencias exigidos para la asignación del puesto

Operaciones relacionadas con la limpieza y organización de la bodega

 Orden, aseo y limpieza de áreas de trabajo, como de instalaciones de faena si lo requieran.
 Los envases vacíos como cajas, cartones, sacos, bidones, etc., se separan y ordenan fuera de la Bodega.
 Informar sobre las existencias y estado en que se encuentran las materias primas, si se percata de posible deterioro o
pérdida de calidad de las mismas debe informarse al responsable del área para su registro y segregación que
corresponda.
 Ayudar a acomodar las mercancías en los pallets, estanterías o área asignada para su almacenamiento de forma
adecuada, segura y evitando que puedan caerse durante el movimiento o estadía de esta en el lugar.
 Mantener orden de la documentación que se proporcione durante el día y esta última ser entregada al finalizar la
jornada al jefe de área para su posterior almacenamiento en archivadores.

Recepción de materias primas y productos importados

 El Proveedor previo anuncio en la entrega de la mercancía se presenta en bodega con la factura que respalda la
entrega y los documentos necesarios, que respaldan las cantidades declaradas en facturas versus Orden de Compra de
San Pedro Ingeniería SA
 Revisada toda la documentación, se procede a descargar la mercancía hacia el área de recepción, donde será
verificada las cantidades y especificaciones de productos.
 Todo conforme se procede a firmar y sellar los documentos que respaldan la aceptación de los productos, entregando
copia al proveedor o transportista.
 De no aceptarse los productos se deja constancia escrita en los documentos del proveedor.
- Si la compra es por crédito, se devuelve el producto.

Despacho de materias primas

 Controlar y verificar el correcto uso del formato establecido en el área de bodega para la solicitud de recursos (SDR),
se completa con la descripción del producto a solicitar y las cantidades. Esta solicitud será aprobada por el
Administrador de contrato correspondiente y debe venir con firma correspondiente
 Vigilar que en la bodega se efectúe el acomodo de productos de acuerdo con sus características y fechas de entrega
 Controlar que el encargado de bodega reciba el formato con los datos correspondientes y este lo deriva al personal
verificando que se encuentre debidamente autorizado.
 Control de la preparación de las cantidades solicitadas de los materiales, si son cargas pequeñas la entrega la realiza a
través de una carretilla manual, de ser cargas grandes; las transportará el operador de montacargas al lugar asignado
y de ser una solicitud para despacho a faena, se preparará y establecerá un lugar de acopio para su entrega
 Revisar semanalmente los registros de salida y verificar la firma de la persona que recibe la mercancía, y firmar de la
 Sistema de Gestión Integrado Fecha: 27-06-2019
REG-RL-001
DESCRIPTOR DE CARGO Versión 1
San Pedro Ingeniería S.A. Página 1 de 1

hoja Salida de bodega que se encuentra predeterminada en sistema SPIweb quedando el original en bodega para su
posterior archivo.

Toma física de inventarios

 Participar y controlar cuando se realice la toma física de inventarios, haciendo conteo y reconteos de las materias
primas y productos confrontando las cifras con el personal del área implicada en la operación.
 Revisar que previo al inventario el Encargado de Bodega debe asegurar que los artículos estén debidamente
ordenados e identificados, para facilitar el conteo de los mismos.
 Realizar recuentos de inventarios para comparar contra los registros de contabilidad.
 Verificación posterior o doble de los recuentos y de las descripciones, cuando se encuentren diferencias del
inventario físico contra los registros de contabilidad.
 Si durante este proceso se detecta material obsoleto o malo debe estar separado.

Proceso logística y abastecimiento de bodega

 Realizar la distribución de productos entregando el pedido/documentación para la recepción de o los productos en
área de bodega o a fines solicitados, debe recibir las copias de "factura" debidamente firmada con nombre legible y
sello de empresa, como señal de aceptación. Si existiera alguna dificultad debe consultarse inmediatamente con el
Jefe de Bodega, Logística y Abastecimiento para dar la solución inmediata.
 Controlar y observar la correcta realización descarga y descarga de los productos en las instalaciones SPI
 Verificar la cantidad de bultos, descripción, peso en kg., unidades en millar y estado de la mercancía que esté
conforme con la factura recibida en el área de facturación
 Realizar aquellas otras tareas afines al puesto y que le sean encomendadas, o resulten necesarias, particularmente
aquellas que se deriven de los conocimientos o experiencias exigidos para la asignación del puesto

Operaciones relacionadas con la limpieza y organización de la bodega

 Orden, aseo y limpieza de áreas de trabajo, como de instalaciones de faena si lo requieran.
 Los envases vacíos como cajas, cartones, sacos, bidones, etc., se separan y ordenan fuera de la Bodega.
 Informar sobre las existencias y estado en que se encuentran las materias primas, si se percata de posible deterioro o
pérdida de calidad de las mismas debe informarse al responsable del área para su registro y segregación que
corresponda.
 Ayudar a acomodar las mercancías en los pallets, estanterías o área asignada para su almacenamiento de forma
adecuada, segura y evitando que puedan caerse durante el movimiento o estadía de esta en el lugar.
 Mantener orden de la documentación que se proporcione durante el día y esta última ser entregada al finalizar la
jornada al jefe de área para su posterior almacenamiento en archivadores.

Seguridad y Salud en el Trabajo

 Uso correcto de Epp, Zapatos de seguridad en forma permanente. Casco cuando circula por la obra. Guantes de cuero
para el manejo manual de materiales. Guantes de goma en la manipulación de cemento o líquidos. Respirador con
filtro apropiado en la manipulación de materiales tóxicos, solventes u otros volátiles.
 Participar diariamente en Charla de actividades del área, esta dictada por quien lidere el área de bodega.
 Realizar y participar en la confección de AST (Análisis Seguro de Trabajo).
 Las condiciones de salud que se requieren para un puesto de trabajo, son definidas por los organismos competentes
en conformidad a la legislación vigente. Para mayor información de casos específicos.
 Al realizar actividades con movimientos de carga realizar esta con la postura recomendada y no superar los 25 Kg de
carga.
 Si ejecuta una labor administrativa por las de 90 min realizar pausas por 10 a 15 min de elongación de extremidades
para evitar temas de salud.
 Sistema de Gestión Integrado Fecha: 27-06-2019
REG-RL-001
DESCRIPTOR DE CARGO Versión 1
San Pedro Ingeniería S.A. Página 1 de 1

 No sobrepasar las cargas de 20 o 25 Kg para mujer y hombre respectivamente. Se debe privilegiar el uso de
traspaletas y otros medios de transporte para el manejo de carga.

V. METODO DE TRABAJO CORRECTO

 Las actividades deben realizarse apegándose a las normativas de seguridad definidas por la empresa, además de
cumplir con las exigencias del reglamento interno y políticas organizacional.
 El trabajo debe ser realizado siempre anteponiendo la vida y salud del trabajador, compañeros de trabajo y clientes
 No debe existir exposición que pueda afectar la seguridad personal y/o la de los compañeros de trabajo ni clientes.
 La utilización de los elementos peligrosos (lubricantes, bencinas y aerosoles) solo serán manipulados una vez
conozca las consecuencias de su uso.
 Durante el trabajo se debe mantener orden y limpieza que permita un desempeño seguro de las actividades.
 Ante dudas, trabajador siempre consultara a su jefatura para la realización correcta de sus actividades, evitando así
errores por desconocimiento

AUTORIZACIÓN ACEPTACIÓN
DESCRIPTOR DE CARGO DESCRIPTOR DE CARGO
Nombre Nombre
Fecha Fecha

Firma Firma