INTRODUCCIÓN
Los manuales administrativos, en general, son documentos que contienen información ordenada
y sistematizada de la empresa. Cabe aclarar que al mencionar documentos se refiere tanto al
papel, como a documentos archivados en una computadora, un disco compacto o una memoria
USB.
Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información: de
organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, entre muchos otros; es
decir, los manuales presentan una visión de conjunto del organismo social, así como la
ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes del mismo, con el fin de
propiciar la uniformidad del trabajo.
Éstos tienen como objetivo:
Sistematizar la información de la empresa.
Informar sobre diferentes aspectos de la empresa como son su historias y evolución, su
estructura orgánica, objetivos, políticas, procesos, entre otros.
Auxiliar en la inducción y capacitación del personal.
Estandarizar los procesos, funciones y actividades de la empresa.
Cubrir un requisito de certificación ISO.
En este trabajo nos referiremos al manual de organización, un documento que explica de manera
concisa el funcionamiento interno de una organización, mediante la descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y los puestos responsables de su ejecución; además de los que
auxilian en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal, pues describen,
en forma detallada, las actividades de cada puesto; asimismo, se emplea para el análisis o
revisión de los procedimientos de un sistema y, finalmente, para la intervención en la consulta
de todo el personal, ya que “indica”, a cada uno de los responsables del puesto, lo que se espera
de él en la realización de sus funciones, para hacer frente a los retos y cumplir adecuadamente
con los objetivos organizacionales.
MARCO TEORICO
1. ANTECEDENTES
Rosenfeld y Morville (2002, p. 383–412) exponen la experiencia del equipo de trabajo de
MSWeb al construir la estructura organizativa de la información para la intranet de
Microsoft. Después de analizar la bibliografía existente y comprobar la ambigüedad y
confusión que existía al respecto, el equipo de MSWeb adoptó como definición de
taxonomía: "cualquier conjunto de términos que comparten algún principio de organización."
Esta definición tan amplia los llevó a crear una estructura compleja a partir de tres
taxonomías de carácter diverso: vocabularios descriptivos controlados, esquema de
metadatos y etiquetas de categorías.
La mejor forma de comprender el concepto de taxonomía de organización, funciones y
procesos es mediante la comparación entre ésta y los lenguajes documentales tradicionales.
Esta comparación se centra en lo que se denominará el trinomio básico, conformado por el
contexto, la audiencia y los contenidos. Una taxonomía de organización, funciones y
procesos se define a partir del análisis de estos tres elementos y se construye alrededor de
ellos; la combinación de los tres es diferente en cada organización y, por lo tanto, las
estructuras conceptuales resultantes son igualmente diferentes.
Gilchrist, Kibby y Mahon (2000, p. 6) consideran que una taxonomía de organización,
funciones y procesos aspira a ser: una correlación de los diferentes lenguajes funcionales,
regionales y nacionales utilizados por la organización para dar soporte a un mecanismo de
navegación y acceso al capital intelectual de la organización.
2. TAXONOMÍA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la
administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al
proceso de organización.
Constituye un complemento ideal de los organigramas, mejor dicho, se complementan
recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades
que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas sólo con su título, pero el
manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades,
tareas, atribuciones, deberes y funciones.
Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la
finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.
La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el
conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.
Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las
distintas unidades y especifican la autoridad.
Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros
directivos y empleados.
2.1. TAXONOMÍA
El concepto y la aplicación de la palabra Taxonomía para gestión de sistemas de
información parece mucho más complejo que la aplicación que le damos a la
documentación de procesos y procedimientos; sin embargo, la estructuración
taxonómica de un árbol de procesos y procedimientos requiere dimensiones,
clasificación y posee información estructurada y no estructurada que permite reconocer
fácilmente las interrelaciones entre actividades, roles, cargos y requerimientos de data e
información. Es de tal utilidad la construcción de estos árboles o taxonomía en una
organización que en mi opinión usar la palabra taxonomía es adecuada.
La documentación de procesos y procedimientos no debe ser visto como un simple
manual, sino que es parte de la gestión de conocimiento y del capital estructural de
cualquier organización, por lo cual el desarrollo y la profundización de cómo hacerlo
completo pero simple, vale la pena, diagramar con uso de taxonomía es valioso, al
menos eso dice mi experiencia en su uso.
2.2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)
El Manual de Organización y Funciones es el instrumento que permite con detalle la
estructura general de la organización, describe los objetivos, la jerarquía, los grados de
autoridad y responsabilidad, las funciones y relaciones de trabajo de los órganos de la
Empresa.
El manual de organización y funciones (MOF) es un documento de uso interno,
informativo y de consulta. Está escrito, principalmente, para establecer la estructura
organizacional de la empresa, a través de un organigrama. A través de este documento,
el gerente elegirá si se definen las funciones por área o por puesto individual;
estableciendo el perfil deseado y los indicadores de evaluación.
Este manual ayuda a asegurar el cumplimiento de las funciones, y a su vez aplicar
entrenamiento a los nuevos ingresos, gracias a las especificaciones laborales que
incluye. En el manual se pueden aplicar gráficas, para facilitar el entendimiento de
algunos temas en específico.
2.2.1. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Aunque este documento sea de carácter informativo e interno, saber qué son los
manuales de organización tiene diversas ventajas:
Aclara y define funciones. Esto promueve las buenas relaciones laborales.
A su vez, instruye al personal en el conocimiento de sus responsabilidades.
Facilita inducción del nuevo personal. El manual puede ser usado como
parte de la capacitación a nuevos empleados. En él estarán especificadas las
funciones de cada uno.
Determina las responsabilidades específicas. Cada trabajador podrá
consultar el manual de organización cuando lo desee, y así refrescar cuáles
son sus funciones.
2.2.2. TOMAR EN CUENTA ANTES DE ELABORAR EL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Existen algunos parámetros necesarios que se deben tomar en cuenta antes de
definir qué son los manuales de organización. Continúa leyendo y entérate qué
debes tomar en cuenta antes de elaborarlo.
Redacción. Parece poco importante, pero este documento será leído tanto
por gerentes como por empleados de áreas. Por lo que se debe aplicar un
lenguaje adecuado y entendible para cada uno.
Estructura. Antes de redactarlo, debes delimitar si lo harás por área de
trabajo o de forma general. En el último caso se deben consideran
submanuales o guías operativas. Todo depende del tipo de estructura
orgánica que desees.
Misión, visión y políticas. También los objetivos generales y objetivos
específicos. No puedes olvidar incluir estos factores importantes para el
desarrollo empresarial.
Es importante destacar que este tipo de manuales administrativos
determinan responsabilidades y minimizan conflictos de área. Así que, si
quieres velar por la organización de tu empresa, no dudes en elaborar el
tuyo.
2.2.3. UTILIDADES DEL MANUAL
Constituye parte del proceso de comunicación de la Empresa, para cumplir
la función unificadora de los componentes de la organización conformado la
estructura, formal.
Es un instrumento permanente de consulta
Facilita la comprensión de los organigramas estructurales.
Subsana y define problemas de jurisdicción, superposición de funciones,
responsabilidades y autoridad de las diferentes unidades.
Coopera en la planificación, organización, coordinación y control de la
Empresa, puesto que son útiles instrumentos para la dirección.
Establece y norma estándares de trabajo en la Empresa.
2.3. TAXONOMÍA DEL MANUAL DE PROCESOS
El manual de procesos, también conocido como manual de procedimientos, es aquel
que permite que una empresa funcione de manera correcta, debido a que es donde se
establecen los estamentos, políticas, normas, reglamentos, sanciones y todo aquello
concerniente a la gestión de la organización.
Este manual debe estar escrito en un lenguaje sencillo, llano y lógico. También debe
establecer estipulados aplicables para los trabajadores y ser flexible, por si en
determinado momento hay que modificarlo de acuerdo a nuevas políticas de la
compañía.
Un punto importante es que esta guía debe ser leída por todo el personal de la empresa,
principalmente por aquellos que se reintegran a la institución y debe contener
básicamente: la misión, visión, valores, políticas, estrategias, principios, objetivos,
funciones y los productos o servicios. Entre sus principales funciones podemos citar:
El establecimiento de objetivos.
La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de
personal.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
Una empresa que no cuente con un manual de procesos, corre el riesgo de:
Que se confundan las responsabilidades.
Que no haya reglas.
Que no haya un control eficaz de las actividades.
Que no haya un procedimiento establecido.
Por tanto, es importante que llegado el momento adecuado consideres y te permitas
contar con tu propio manual de procedimientos en tu empresa. Es una herramienta muy
útil y correctamente utilizada facilitará el crecimiento eficiente de tu compañía.
3. METODOLOGÍA DE ELABORACIÓN DE TAXONOMÍAS CORPORATIVAS
El objetivo último de esta primera fase es llegar a disponer de una definición de la taxonomía
que se pretende construir. Para ello es necesario realizar un análisis de la situación de
partida; se trata, en definitiva, de analizar el trinomio formado por el contexto, la audiencia y
los contenidos.
3.1. ANÁLISIS DEL CONTEXTO
El objetivo de este paso es obtener una definición del entorno corporativo que contenga:
Tipología de la organización: pequeña, mediana o gran empresa, pública o privada,
de servicios, de fabricación, etcétera.
Área de actividad a la que se dedica.
Misión, metas, objetivos y cultura corporativa.
Dimensionesen cuanto a miembros, clientes/usuarios, producción, facturación,
etcétera.
Organigramay estructuras de funcionamiento (oficiales e informales).
Políticas y procedimientos establecidos para el funcionamiento y el desarrollo de las
actividades habituales.
Recursos disponibles: presupuesto, recursos humanos e infraestructura tecnológica.
Cuestiones legales que pueden afectar la actividad de la organización.
Para obtener estos datos se debe hacer uso de todo el material documental disponible,
tanto formal como informal. Son especialmente útiles las memorias o informes de
actividad, los organigramas y catálogos de lugares de trabajo con descripción de
funciones, los protocolos de actuación y los manuales de procedimientos. Otra fuente de
información importante que se puede utilizar son los propios miembros de la
organización, con quienes se realizarán reuniones y entrevistas que permitirán obtener
una excelente información complementaria que no suele estar reflejada
documentalmente.
El análisis se completará con el examen de otros aspectos relativos a la situación de
partida. En primer lugar, se trata de conocer la posible existencia de taxonomías
previas. Éstas pueden ser visibles y formales (como un vocabulario controlado), u
ocultas (como el uso de un lenguaje específico por parte del personal). Es necesario
investigar si existen, cuántas hay y de qué tipo son, para qué son usadas y por quién.
En numerosas ocasiones la organización ya dispone de un sitio web -que puede ser de
carácter público (Internet) o de carácter privado (intranet o extranet)-, con una
estructura de contenidos más o menos elaborada a modo de taxonomía. Este sitio debe
ser analizado para determinar el tipo de portal, las dimensiones, el criterio de
agrupación de contenidos, las relaciones establecidas entre categorías, las formas de
presentación, el vocabulario, las aplicaciones implicadas, el grado de difusión y
utilización, etcétera.
3.2. ANÁLISIS DE LA AUDIENCIA
Esta fase tiene por objeto identificar los diversos grupos de usuarios (internos y
externos) a los que se dirige la taxonomía, sus habilidades y comportamiento en
recuperación de información, sus deseos y necesidades en cuanto a contenidos y su
organización.
En primer lugar, hay que identificar la comunidad global de usuarios y segmentarla en
los diferentes grupos. Para ello se debe partir de los planes estratégicos de la
corporación, que se deben completar con reuniones y entrevistas, y con toda la
información que se ha obtenido en el análisis del contexto. En el caso de que ya exista
un sitio web, resultará interesante analizar los registros de transacciones y/o estadísticas
de uso si se dispone de ellos. Los criterios de segmentación o agrupación de usuarios
son diversos: demográficos, geográficos, psicológicos, económicos, tecnológicos,
etcétera. A priori, deben contemplarse todos los que resultan relevantes para la
organización. Posteriormente habrá que escoger el que mejor represente toda la gama de
necesidades y características del conjunto.
En segundo lugar, se deben establecer las necesidades, comportamientos, habilidades y
deseos de cada uno de los grupos. Existe una gran variedad de métodos que se pueden
usar: entrevistas, cuestionarios y encuestas, discusiones de grupo, observación y análisis
de protocolos en entornos reales o experimentales de recuperación, análisis
transaccional, test de usabilidad, etcétera. Una entrevista nos mostrará deseos y
necesidades; un análisis transaccional o un experimento de recuperación nos mostrarán
comportamientos y habilidades. Es importante elegir los métodos más adecuados para
el tipo de información que se quiera obtener.
Es muy posible que el análisis de la audiencia resulte en una diversidad de grupos de
usuarios que difícilmente podrá ser asumida por la taxonomía. En este caso se impone
una priorización de grupos que debe ajustarse a los objetivos de la organización.
3.3. ANÁLISIS DE LOS CONTENIDOS
La finalidad de esta etapa es obtener el inventario de contenidos, acompañado de un
mapa de contenidos o de relaciones. Este inventario supone una descripción completa
de las unidades de contenido mínimo que la taxonomía pretende organizar.
La unidad mínima es la porción más pequeña de contenido que exige un tratamiento
individual y debe decidirse para cada caso. Aunque suele equipararse a una URL (una
dirección completa de un archivo en la red), la unidad mínima puede consistir en una
tipología de contenido, en una instancia o ítem concreto, o en una parte de éste.
En algunos casos, resulta útil aplicar un criterio funcional para identificar los tipos de
contenidos. Se trata de identificar las funciones y establecer los contenidos implicados
en la realización de cada función. Hay dos tipos de funciones: las comunes a todas las
organizaciones y las específicas de cada organización. En cuanto a las generales, los
cuadros de clasificación de documentos administrativos pueden resultar de gran ayuda,
ya que muestran las categorías tradicionales de documentos corporativos con las que
nos vamos a encontrar. En cuanto a las funciones específicas, éstas se obtienen con el
análisis detallado de la organización.
Se puede elaborar el inventario de contenidos a partir del análisis de una muestra
representativa. Se trata de ir recopilando algunas instancias de objetos de información
de diversos tipos a partir de criterios varios: recursos en diferentes formatos y/o
tipologías documentales, generados por distintas fuentes, sobre diversas materias, de
diferente extensión o volumen, en más de una lengua, para audiencias específicas,
etcétera.
Para cada unidad mínima de contenidos hay que determinar los atributos, metadatos o
características descriptivas que, conjuntamente, permiten identificarla y, a la vez,
diferenciarla del resto. Una "ficha de inventario" debería contener:
Nombre de la tipología de recurso.
Contexto de creación: ¿por qué se crea, recibe o genera y dónde?
Definición: ¿en qué consiste?
Contenido: instancias que incluye.
Condiciones de validez: fecha de caducidad, nivel de normalización.
Funciones: ¿para qué se utiliza?
Responsable de la creación y mantenimiento.
Actualización y conservación: cada cuánto debe actualizarse, y si hay que destruirlo
o conservarlo y cómo, previsión de crecimiento, etcétera.
Audiencia: ¿quién lo ha de usar?
Accesibilidad: condiciones de acceso para discapacitados y necesidad de
aplicaciones concretas.
Formato(s) y dinamismo: ¿en qué formato está y si es de carácter dinámico o
estático?
Aspectos legales que lo afectan.
Ejemplo de instancia: nombre, localización y reproducción de un ejemplo.
El mapa de contenidos que acompaña al inventario consiste en una representación
gráfica que refleja las relaciones detectadas entre los contenidos descritos. Debe
representar la estructura existente; en ningún caso se trata de adelantar la estructura de
relaciones "ideal".
Se finaliza esta etapa de análisis con un informe de síntesis que incluye comentarios
basados en el análisis comparativo de contexto, audiencia y contenidos.
3.4. DEFINICIÓN DE LA TAXONOMÍA
En este momento ya sabemos lo suficiente para poder establecer las características
básicas que deberá tener la taxonomía que se elaborará. Concretamente, hay que definir:
Alcance y dimensiones: temática, usuarios, contenidos y lenguas.
Usos y funciones: para qué debe servir y qué tipo de aplicaciones soportará.
Tipo de taxonomía: visible al usuario o únicamente soporte para un sistema
informático.
O Grado de complejidad de categorización: número cerrado de categorías o
crecimiento continuado.
Recursos necesarios: aproximación a los costos económicos y materiales, humanos y
de tiempo.
Además, deberían incorporarse en el documento de definición:
La misión, metas y objetivos de la taxonomía.
Una enumeración de las herramientas ya existentes que van a usarse: otras
taxonomías, tesauros, sistemas de clasificación, vocabularios, cuadros de
clasificación de documentos administrativos, sitios web de organizaciones similares,
etcétera.
4. SOLUCIONES INFORMÁTICAS PARA EL DESARROLLO DE TAXONOMÍAS
CORPORATIVAS
Con la definición de la taxonomía concluyen las fases fundamentalmente estratégicas sobre
la elaboración de taxonomías corporativas. A continuación, se desarrollan los procesos de
construcción, categorización, aplicación y presentación, y el ciclo de evaluación y mejora
continua. Estas fases se fundamentan en los análisis del contexto, la audiencia y los
contenidos, e incorporan actividades de carácter técnico, donde la eficiencia de los sistemas
informáticos puede complementar la comprensión e inteligencia humanas. Actualmente
existen numerosas soluciones informáticas para desarrollar taxonomías corporativas.
Taxonomías preelaboradas. Especializadas en diferentes sectores industriales, que las
corporaciones pueden adquirir e implementar en sus sistemas de gestión de contenidos,
adaptándolas a las condiciones específicas de su contexto, audiencia y contenidos. Por
ejemplo, SemioTaxonomy (Entrieva).
Soluciones semiautomáticas en que se armonizan las capacidades de los algoritmos y
la inteligencia humana. En este segmento pueden incluirse sistemas de gestión de
tesauros adaptados al entorno corporativo. Por ejemplo, Wordmap Taxonomy
Management System (Wordmap).
Otro factor relevante de diversificación del mercado es la configuración del producto en
relación a los tres procesos básicos de creación de taxonomías: la construcción de la
estructura, la categorización de documentos y la presentación de la taxonomía. Es habitual la
especialización en uno solo de estos procesos, la categorización, aislándolo de los otros dos.
Ejemplos de este tipo de soluciones son el módulo Collect del programa Quantum (Entopia,
Inc.), Moho Classifier v2.3 (KOFAX), y Textology Categorizer (Textology, Inc.). No
obstante, conforme se ha ido imponiendo el modelo semiautomático y se han incorporado los
sistemas de gestión de tesauros, la integración de procesos ha ido ganando terreno. Por
ejemplo, el producto IDOL Classification Server (Autonomy, Inc.) dispone de tres módulos:
Autonomy Taxonomy Generation para la construcción de la estructura;
Automatic Categorization para la construcción de la estructura y la categorización; y
Automatic Clustering para la agrupación de documentos (clustering) y la visualización de
las agrupaciones resultantes.
Tampoco son extrañas las integraciones en plataformas más amplias situadas en el ámbito de
la gestión de contenidos; es el caso de Collaborative Taxonomy Engine y Custom Directory
(Wherewithal), que constituyen un componente de la plataforma Enterprise Knowledge
Portal 3.0 para el desarrollo de portales corporativos.
Otros factores de diversificación de este mercado son: el carácter monousuario o
multiusuario de la aplicación; la orientación al desarrollo centralizado o descentralizado
(colaborativo) de la taxonomía; la tipología de información que permiten procesar
(estructurada o desestructurada, textual o no textual, monolingüe o plurilingüe); etc.
Si se plantea la adquisición e implementación de una aplicación para el desarrollo de la
taxonomía de organización, funciones y procesos, deben tenerse en cuenta todos estos
factores de diversificación y otros criterios generales de evaluación, como son la solvencia y
experiencia del productor, la fiabilidad y escalabilidad de los procesos, las posibilidades de
integración con otras aplicaciones de desarrollo de portales y de gestión de contenidos y, por
supuesto, el precio. Una alternativa, inicialmente más económica, es el desarrollo de una
aplicación ad hoc, aunque ya son conocidos los costos a medio y largo plazo de este tipo de
soluciones.
5. CONSTRUCCIÓN DE LA TAXONOMÍA DE ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y
PROCESOS
La fase de planificación estratégica proporciona los límites de la realidad que será objeto de
representación mediante la taxonomía de organización, funciones y procesos; o dicho en
términos técnicos, un dominio. En esta fase, deben identificarse los conceptos que integran el
dominio, la designación o designaciones posibles de cada concepto, y las relaciones que se
establecen entre ellos.
Los aspectos fundamentales de esta etapa del proceso están contemplados en las normas para
el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. A partir de los textos normativos
indicados y de los trabajos de revisión ya comentados, es posible diferenciar cuatro procesos
necesarios para la construcción de la taxonomía: (1) la identificación de criterios de
facetación de los contenidos; (2) la extracción del léxico; (3) el control del léxico; y (4) el
desarrollo de la estructura de la taxonomía.
5.1. IDENTIFICACIÓN DE CRITERIOS DE FACETACIÓN DE LOS
CONTENIDOS DEL SITIO WEB
Entendemos por facetas los aspectos, propiedades o características de una realidad
específica claramente definidos, mutuamente exclusivos y, en conjunto, exhaustivos.
Cada una de las facetas se descompone en categorías de diferentes niveles de
especificidad; por ejemplo, en el caso del vino, una faceta podría ser el color, y ésta
podría descomponerse en las categorías: blanco, tinto, y rosado. Para identificar
correctamente las facetas debe tenerse en cuenta el resultado del análisis del contexto,
de la audiencia y de los contenidos. Posteriormente, en la fase de presentación de la
taxonomía, debe decidirse si se prioriza un número limitado de facetas y el orden en que
éstas se presentan.
5.2. EXTRACCIÓN DEL LÉXICO
El objetivo de esta fase es identificar todos los términos o categorías que designan los
conceptos propios del dominio. Cada categoría debe vincularse, como mínimo, a una de
las facetas establecidas en la fase anterior. Para la extracción deben utilizarse diferentes
tipos de fuentes: personales, documentales, etcétera, e incluso taxonomías preexistentes.
Para cada tipo de fuentes, es posible localizar recursos propios (internos) de la
organización, y recursos externos.
Es necesario registrar todas las designaciones posibles de un mismo concepto y todas
las formas que puede adoptar una designación. Además, es conveniente consignar
algunos detalles de cada designación: fuentes en las que aparecen, frecuencia de
aparición, coocurrencia con otras designaciones, etcétera.
5.3. CONTROL DEL LÉXICO
Es posible que en la fase anterior se hayan identificado diferentes designaciones
posibles para un mismo concepto (sinónimos o cuasi sinónimos) y/o que una misma
designación presente diferentes formas posibles (gramaticales, ortográficas). La eficacia
de una taxonomía de organización, funciones y procesos recomienda el establecimiento
de un término preferente para representar cada uno de los conceptos que integran su
dominio. El control del léxico tiene por objetivo determinar cuáles son esas categorías
preferentes, teniendo en cuenta que, debido al carácter personalizado de la taxonomía,
deben preferirse las alternativas registradas en fuentes internas, a las registradas en
fuentes externas. En este punto se procede a establecer relaciones de equivalencia entre
las designaciones preferentes y las no preferentes, así como a restarle ambigüedad a los
términos polisémicos aceptados como categorías preferentes.
5.4. DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA DE LA TAXONOMÍA
El objetivo de esta fase es identificar y establecer dos tipos de relaciones entre las
categorías de la taxonomía: la relación jerárquica y la relación asociativa. El resultado
será un vocabulario controlado en forma de estructura conceptual.
La relación jerárquica se basa en grados o niveles de orden superior y subordinación, en
que un término general representa un todo o clase y los términos subordinados
corresponden a sus miembros, partes o instancias. Todas las categorías de una faceta
deben estar conectadas por relaciones jerárquicas.
La relación asociativa conecta categorías (de diferentes facetas) a partir de asociaciones
de ideas que se pueden dar entre: una acción y su resultado o producto; un concepto y
una propiedad del mismo; un producto y el material con que está hecho; etcétera. La
conexión a través de relaciones asociativas se establecerá únicamente cuando pueda
revelar términos alternativos potencialmente útiles para el usuario al momento de
recuperar información.
Se recomienda la participación de la audiencia al establecer las relaciones jerárquica y
asociativa mediante la aplicación de técnicas como la ordenación de fichas (card
sorting).
Es importante que todos los criterios establecidos durante el proceso sean recogidos en
un manual de directrices y concreciones, que permitirá el mantenimiento y la evolución
de la taxonomía de forma consistente.
6. CATEGORIZACIÓN
La categorización es el proceso de asignación de una o más categorías a un documento. Los
diferentes métodos existentes pueden contemplarse como un continuo: en un extremo se
encuentran los métodos intelectuales (o manuales), mediante los que un agente humano
analiza un documento y le asigna las categorías que lo representan; en el otro, se encuentran
los métodos automáticos en los que una aplicación informática agrupa documentos
(clustering) a partir de criterios preestablecidos de identificación de similitudes, etiqueta las
agrupaciones (clusters) mediante categorías extraídas de los propios documentos, y organiza
estas categorías de forma jerárquica, alfabética, etcétera. Los métodos automáticos se basan
en algoritmos estadísticos y/o procesamiento del lenguaje natural, y su aplicación implica la
integración del desarrollo de la taxonomía y la categorización en un único proceso.
Entre los dos extremos se encuentran los métodos semiautomáticos, que combinan la
inteligencia humana y la eficiencia de las máquinas. Las dos variantes más utilizadas son la
categorización basada en reglas de búsqueda y la categorización basada en conjuntos de
documentos ejemplares o de entrenamiento.
En el primer modelo el administrador del sistema elabora una ecuación de búsqueda
"magistral", que se vincula a una o más categorías de la taxonomía y que especifica las
condiciones que debe cumplir un documento para que se le asigne aquella categoría o
categorías determinadas.
En el modelo de entrenamiento, el administrador selecciona los documentos que, de forma
ejemplar, corresponderían a una categoría determinada. Estos documentos son analizados
mediante algoritmos y darán como resultado un perfil de comportamiento. Se vincularán
automáticamente a una categoría determinada todos aquellos documentos que, analizados
mediante el mismo algoritmo, presenten el mismo perfil de comportamiento que los
documentos ejemplares.
Los sistemas semiautomáticos proporcionan resultados más relevantes que los automáticos, y
se muestran más eficientes que los intelectuales.
7. APLICACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA TAXONOMÍA
En la definición de la taxonomía, con lo que concluye la etapa de planificación, se han
determinado las aplicaciones que la estructura deberá soportar (sistemas de organización y
exploración o browsing; sistemas de recuperación; sistemas de filtraje) Cuanto más
numerosas sean las aplicaciones mayores será la rentabilidad de la inversión realizada.
El desarrollo de la taxonomía ha dado como resultado un vocabulario controlado en el que
las categorías se relacionan mediante tres tipos de relaciones: de equivalencia, de jerarquía y
de asociación. Esta construcción conceptual no tiene que ser necesariamente trasladada tal
cual al sitio web para su presentación al usuario. En el caso de un sistema de exploración o
navegación, por ejemplo, puede resultar eficaz una presentación doble de forma paralela, en
las formas de estructura jerárquica de categorías y de relación alfabética. En el caso de una
aplicación de recuperación directa (buscador), el uso de la taxonomía puede limitarse a la
relación de equivalencia a modo de anillo de sinónimos para ampliar el alcance de las
consultas planteadas por los usuarios.
También se puede optar por presentaciones textuales, gráficas o metafóricas, por
organizaciones cronológicas o geográficas, unidimensionales o arbóreas, etcétera. Lo cual
dependerá de las preferencias y habilidades detectadas en el análisis de la audiencia. Esta
vocación de adaptación al usuario implica que el ciclo evaluativo de la taxonomía debe
iniciarse ya en esta fase, mediante la realización, por ejemplo, de tests de usabilidad sobre las
diversas presentaciones posibles.
8. CICLO DE EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA
Debido al dinamismo del trinomio básico contexto, audiencia y contenidos, una taxonomía
debe ser una herramienta en continuo cambio.
Es necesario establecer un sistema de toma de decisiones sobre los cambios (quién los
propone y quién los acepta) y un sistema de comunicación de las decisiones sobre éstos
(quién, dice cómo y a quién le o les dice). El mantenimiento o gestión de cambios no es el
único mecanismo para la mejora continua de la herramienta; es necesario establecer un
sistema de evaluación. El ciclo evaluativo debe iniciarse antes del lanzamiento real de la
taxonomía de organización, funciones y procesos, durante la fase de aplicación y
presentación. Además, debe mantenerse una vez que la taxonomía esté ya en operación
mediante mecanismos indirectos -test de relevancia (relevancy testing), reutilización de
ítems (item reuse), etc., y directos -tests de usabilidad, encuestas de satisfacción de usuarios,
etcétera. La selección de los mecanismos dependerá, entre otras consideraciones, de las
aplicaciones que exploten la taxonomía.
El ciclo evaluativo debe incorporar el análisis de costos y beneficios que comporta para la
organización el diseño e implementación de la taxonomía. Sin duda una taxonomía bien
construida puede mejorar la productividad de sus usuarios, sean estos miembros de una
organización o usuarios externos. Aunque la cuantificación exhaustiva de los beneficios en
términos de ROI (retorno sobre la inversión) es complicada, se están trabajando propuestas
para desarrollar valoraciones parciales igualmente efectivas (Berlind 2004).
Finalmente, no debe olvidarse la necesidad de difundir la taxonomía de organización,
funciones y procesos entre todas las instancias que intervienen en su desarrollo y
mantenimiento, y entre los usuarios que deben beneficiarse de su implementación.
