Cerchas y Concreto S.A.

S(En el ámbito de nomina)

Somos una empresa que se dedica a:

Diseño arquitectónico

Desde la concepción inicial de los proyectos generamos propuestas e ideas para satisfacer
las necesidades de los espacios habitables tanto en lo estético como en lo funcional,
llevando un proceso creativo y técnico encaminado hacia la meta final del cliente.

Diseño Estructural

Realizamos el diseño de estructuras metálicas y concreto, basados en las normas vigentes y

con el software necesario para un desarrollo óptimo de los proyectos, cumpliendo con las
necesidades de los clientes para la concepción inicial del proyecto

Fabricación de estructuras metálicas

Somos líderes en fabricación de estructuras metálicas. contamos con las herramientas

necesarias y mano de obra altamente calificada para desarrollar cualquier tipo de proyecto
estructural con una ejecución segura y a tiempo. Nuestros ingenieros están capacitados
para atender y brindar soluciones agiles y funcionales.

Montaje de estructuras metálicas

Tenemos nuestro propio equipo altamente calificado para realizar las labores de montaje
de las estructuras metálicas tanto suministradas por nuestra planta o directamente por el
cliente. Estamos en la capacidad de atender cualquier reto para consolidar una entrega a
entera satisfacción de los proyectos.

Obra civil

Adecuaciones y acabados

Urbanismo

Diseño y planificación
Fabricación
Preparación del sitio
Montaje
Soldadura y fijación
Inspección y pruebas
Acabado y protección
Entrega y uso
-NECESIDAD (En la sección de la nómina)
El pago de nómina es una necesidad fundamental para cualquier organización que emplea
personal. No solo es una forma de compensar a los empleados por su trabajo, sino que
también cumple con requisitos legales. Además, promueve la motivación y retención de
empleados, respalda la gestión financiera y contribuye a la confianza y transparencia en el
entorno laboral.
Para lograr agilidad en los procesos de pago oportuno de la nómina y la entrega de su
respectivo valor, es esencial contar con un departamento financiero eficiente. Esto
permitirá la toma de decisiones informadas en las respectivas cotizaciones para los
clientes. Un departamento financiero sólido facilita la gestión de los recursos y garantiza
que los pagos se realicen puntualmente, lo que a su vez refuerza la imagen positiva de la
empresa ante sus empleados y socios comerciales.
A partir de esto, se debe responder a los siguientes factores:
-Pago a empleados: La nómina es la manera de compensar económicamente a los
empleados por su trabajo y servicios. Garantiza que los empleados reciban su salario,
beneficios y recompensas de manera oportuna y precisa.
-Cumplimiento legal: La nómina debe cumplir con las leyes laborales y regulaciones
gubernamentales en relación con los salarios, impuestos sobre la renta, contribuciones a la
seguridad social y otros aspectos relacionados con la remuneración de los empleados. El
incumplimiento puede resultar en multas y sanciones.
-Registro financiero: La nómina también cumple un papel esencial en la contabilidad de la
empresa. Los registros precisos de los salarios y beneficios pagados a los empleados son
necesarios para mantener una visión clara de los gastos relacionados con la fuerza laboral.
-Retención de talento: Una nómina consistente y justa contribuye a la satisfacción y
retención de los empleados. Cuando los empleados sienten que están siendo compensados
de manera adecuada y equitativa, es más probable que se mantengan en la empresa a largo
plazo.
-Motivación y moral: Una nómina puntual y transparente puede mejorar la moral de los
empleados y su motivación para realizar un buen trabajo. Saber que su esfuerzo será
recompensado de manera justa puede aumentar la productividad y el compromiso.
-Cálculo de costos: La nómina es un componente importante para calcular los costos
operativos totales de la empresa. Ayuda a la dirección a entender cuánto se está gastando
en salarios y beneficios, lo que a su vez puede influir en las decisiones estratégicas y de
presupuesto.
-Seguridad social y beneficios: La nómina puede incluir contribuciones a la seguridad
social, planes de pensiones y otros beneficios para los empleados. Estos aspectos son
cruciales para el bienestar financiero y emocional de los trabajadores.
-Documentación y registros: La nómina implica la generación y conservación de registros
detallados sobre los salarios, deducciones y otros detalles financieros. Estos documentos
son esenciales en caso de auditorías, inspecciones gubernamentales u otras
investigaciones.
-CONCEPCION:
-Objetivo general
Utilizar el programa contable world office para el control de la nómina el cual permita
obtener con mayor facilidad la remuneración por el trabajo prestado de cada uno de los
empleados, minimizando los errores de cálculo y mejorando así su precisión
-Específicos:
*Garantizar que el sistema de nómina cumpla con todas las leyes laborales y regulaciones
fiscales vigentes, evitando sanciones y multas por incumplimiento
*Implementar medidas de seguridad robustas para proteger la información confidencial de
los empleados, como números de seguridad social y datos bancarios.
*Establecer un proceso de actualización continua del sistema de nómina para adaptarse
rápidamente a los cambios en las leyes laborales y regulaciones fiscales.
-Requisitos:
Internos:
tener la información detallada de cada empleado, tales como:
nombre completo y numero de documento de identificación
dirección y Teléfono
salario
tipo de contrato
cargo
fecha de ingreso
personas a cargo
número de cuenta
banco
correo electrónico (para el comprobante de la nómina)
eps
fondo de pensión
periodo de pago (mensual quincenal, según el manejo de la empresa)
Teniendo él cuenta el buen registro y precisión de la información.
otros internos:
Políticas y procedimientos internos: Las políticas y procedimientos de la organización
relacionados con la nómina, como los métodos de cálculo, las fechas de pago, las
deducciones permitidas y las políticas de bonificaciones, afectan directamente la forma en
que se gestiona la nómina.

Estructura de empleados: La clasificación de los empleados en diferentes categorías

(tiempo completo, tiempo parcial, contratistas, temporales, etc.) influye en cómo se
calculan sus salarios y beneficios.

-Beneficios y deducciones: Los beneficios que la empresa ofrece a los empleados, como
seguros de salud, planes de jubilación, contribuciones a planes de ahorro y otras
deducciones, deben ser gestionados adecuadamente en la nómina.
-Regulaciones laborales: Las leyes laborales y regulaciones locales, estatales o nacionales
determinan aspectos como el salario mínimo, las horas de trabajo, las horas extras, los
permisos por enfermedad y otros aspectos que deben ser considerados en el cálculo de la
nómina.
-Recursos Humanos (RRHH): Este departamento es crucial para proporcionar la
información necesaria sobre empleados, cambios en puestos de trabajo, aumentos
salariales, beneficios y deducciones, que luego se utilizan en la nómina.
-Contabilidad y Finanzas: Estos equipos manejan los registros contables relacionados con
los salarios, impuestos y deducciones. Además, deben asegurarse de que los datos de la
nómina se integren adecuadamente en los estados financieros.
-Gerencia y Alta Dirección: Los líderes de la organización necesitan información precisa
sobre los costos laborales para la toma de decisiones estratégicas, como la planificación de
presupuestos y la identificación de tendencias de costos.
-Departamento Legal y Cumplimiento: Aseguran que todos los aspectos relacionados con
las regulaciones laborales y fiscales se cumplan adecuadamente, evitando posibles
problemas legales o sanciones.
-Empleados y Trabajadores: Son los receptores directos de la nómina y necesitan recibir
salarios precisos y a tiempo. También interactúan con el departamento de nómina para
abordar problemas relacionados con sus sueldos, impuestos y deducciones.
-Tecnología de la Información (TI): Este departamento generalmente administra los
sistemas de software utilizados para procesar la nómina y garantizar su integridad y
seguridad.
-Departamento de Beneficios: En algunas organizaciones, este departamento puede estar
separado de RRHH y se encarga de administrar beneficios como seguros de salud, planes
de jubilación, etc., que pueden afectar directamente la nómina.
-Auditoría Interna: Puede evaluar los procesos de nómina para garantizar la exactitud, la
seguridad y la conformidad con las regulaciones.
-Departamento de Operaciones: Los equipos de operaciones a menudo necesitan coordinar
horarios y turnos de trabajo con el departamento de nómina para asegurarse de que los
registros sean precisos.
-Gestión de Rendimiento y Desarrollo de Empleados: Pueden colaborar con el
departamento de nómina en la implementación de programas de bonificación y
reconocimiento basados en el rendimiento.

-EXTERNOS:
capacitaciones de implementos nuevos, tales como nomina electrónica
otros:
-Leyes y regulaciones fiscales: Las regulaciones fiscales y de seguridad social pueden variar
según la ubicación geográfica de la empresa y afectarán la retención de impuestos sobre la
renta, las contribuciones a la seguridad social y otros gravámenes relacionados con la
nómina.
-Acuerdos sindicales: Si la empresa tiene relaciones laborales con sindicatos, es posible que
existan acuerdos colectivos que dicten aspectos específicos de la nómina, como salarios
mínimos, bonificaciones y beneficios.
-Normativas de cumplimiento: Ciertas industrias pueden estar sujetas a regulaciones
específicas de cumplimiento, como normativas de salud y seguridad ocupacional, que
pueden influir en los aspectos de la nómina relacionados con los riesgos laborales y las
compensaciones por accidentes.
-Cambios legales: Cambios en las leyes laborales y fiscales pueden afectar directamente la
forma en que se maneja la nómina, por lo que es importante mantenerse al tanto de las
actualizaciones legales relevantes.
-Conversión de moneda: En empresas multinacionales o con empleados en diferentes
países, la conversión de moneda puede ser un factor importante en el cálculo y la gestión
de la nómina.
-Gobierno y Entidades Reguladoras: Las agencias gubernamentales encargadas de la
recaudación de impuestos y la regulación laboral (como el Servicio de Impuestos Internos
en muchos países) son stakeholders críticos. La nómina está directamente relacionada con
los impuestos sobre la renta, las contribuciones de seguridad social y otros requisitos
legales, por lo que estas entidades deben recibir información precisa y oportuna.
-Instituciones Financieras: Los bancos y otras instituciones financieras pueden estar
involucrados en la transferencia de fondos para el pago de salarios y retenciones de
impuestos.
-Aseguradoras: Las compañías de seguros, especialmente aquellas que manejan seguros de
salud y seguros de vida para los empleados, tienen un interés en la información
relacionada con la nómina.
-Proveedores de Software de Nómina y Tecnología: Las empresas que proporcionan
soluciones de software de nómina, sistemas de seguimiento de tiempo y asistencia, y otros
sistemas relacionados son stakeholders clave para garantizar la eficiencia y precisión del
proceso de nómina.
-Sindicatos y Organizaciones Laborales: Si la organización tiene empleados sindicalizados,
los sindicatos y otras organizaciones laborales pueden estar interesados en asegurarse de
que los pagos se realicen correctamente y se cumplan los acuerdos laborales.
-Proveedores de Beneficios: Las compañías que ofrecen beneficios a los empleados, como
planes de salud y jubilación, pueden necesitar información de nómina para administrar
adecuadamente estos programas.
-Proveedores de Servicios de Impuestos y Contabilidad: Firmas de contabilidad externas o
asesores fiscales pueden requerir datos de nómina para brindar servicios de asesoramiento
fiscal y contable a la organización.
-Consultores Externos: Consultores laborales y legales externos pueden requerir acceso a
datos de nómina para proporcionar asesoramiento sobre cumplimiento laboral y
problemas legales relacionados con la nómina.
-Empleados Actuales o Potenciales: Los empleados actuales pueden necesitar información
sobre sus salarios, deducciones y otros aspectos de la nómina. Los empleados potenciales
también pueden hacer preguntas sobre paquetes salariales al considerar unirse a la
organización.
-Público y Accionistas: En ciertos casos, la información sobre la nómina (por ejemplo, el
monto total de los costos laborales) puede ser relevante para el público en general y para
los accionistas.

-INDAGAR:
Objetivos del sistema/software/producto:
¿Cuáles son nuestros objetivos clave al implementar el sistema de pago de nómina?
¿Cómo planeamos mejorar el proceso de pago de sueldos a través de esta solución?
¿De qué manera podemos asegurarnos de que el sistema ayude en la gestión financiera y el
cumplimiento legal?
¿Cómo podría esta solución influir positivamente en la transparencia y el ambiente
laboral?

Beneficios esperados:
¿Qué logros y mejoras específicas buscamos lograr con la implementación de este sistema?
¿Cómo podemos anticipar que esta solución simplificará y agilizará el proceso de pago de
sueldos?
¿De qué manera podemos asegurar que esta solución motive a los empleados y cumpla con
los requisitos legales?
¿Cómo podría esta solución contribuir a una mejor gestión financiera y mayor
transparencia en la organización?
Adaptación a las necesidades del negocio:

¿Cómo podemos personalizar la solución de pago de nómina para que se alinee con
nuestros procesos y políticas actuales?
¿De qué manera esta solución puede ajustarse a los requisitos legales específicos de
nuestro entorno?
¿Cómo podemos asegurarnos de que la solución se adapte perfectamente a nuestras
necesidades comerciales únicas?
¿Qué enfoques podríamos emplear para garantizar una integración fluida y efectiva de la
solución en nuestros procesos existentes?

Uso diario del sistema/producto:

¿Cómo se espera que los empleados utilicen la solución de pago de nómina en sus tareas
diarias?
¿Cuál será el impacto de esta solución en la optimización de nuestros flujos de trabajo
actuales?
¿Cómo planeamos capacitar a los usuarios para que utilicen eficazmente esta solución en
sus operaciones diarias?
¿Qué pasos tomaremos para garantizar que el software sea utilizado sin problemas en
nuestras operaciones cotidianas?

Usuarios del software:

¿Quiénes serán los principales usuarios beneficiarios de esta solución de pago de nómina?
¿Cómo podemos asegurarnos de que la solución sea accesible y útil para cada tipo de
usuario?
¿Qué medidas tomaremos para asignar los niveles de acceso adecuados y garantizar la
seguridad de los datos?
¿De qué manera esta solución puede garantizar una experiencia de usuario positiva y sin
complicaciones para todos?
Seguridad del sistema:

¿Qué estrategias implementaremos para garantizar la seguridad y confidencialidad de los

datos de los empleados?
¿Cómo podemos prevenir y abordar posibles amenazas de seguridad y accesos no
autorizados?
¿Qué enfoque tomaremos para mantener una supervisión continua de la seguridad y la
integridad del sistema?
¿Cómo podemos garantizar la disponibilidad y estabilidad del sistema, incluso en
situaciones imprevistas?

Alcance del sistema:

¿Qué funcionalidades y características estarán incluidas en la solución de pago de nómina?
¿Hemos considerado la posibilidad de expansiones o mejoras futuras en la funcionalidad
del sistema?
¿Cómo podemos garantizar que la solución sea adaptable a futuros cambios en
regulaciones y necesidades del negocio?
¿Qué métodos emplearemos para revisar y mejorar de manera continua el alcance de la
solución a lo largo del tiempo?

Entendimiento y Percepción:
¿Cómo planeamos comunicar y garantizar un entendimiento claro del funcionamiento del
sistema entre los usuarios?
¿Cuáles serán nuestros enfoques de comunicación para evitar malentendidos y garantizar
una percepción precisa?
¿Cómo abordaremos las ideas equivocadas y proporcionaremos clarificaciones sobre la
funcionalidad del sistema?

Cambios en el proceso/producto con el tiempo:

¿Qué estrategias tendremos para asegurarnos de que el sistema pueda adaptarse a los
cambios en nuestro negocio?
¿Cómo mantendremos la relevancia y efectividad de la solución a medida que
evolucionamos?
¿Qué proceso implementaremos para garantizar actualizaciones regulares y ajustes para
cumplir con los cambios en regulaciones y necesidades comerciales?
¿De qué manera minimizaremos los riesgos asociados con cambios inesperados en el
entorno operativo o las regulaciones?

Elaborar:

Artefactos:
Documentación de Políticas y Procedimientos: Los procesos de nómina requiere una
revisión y actualización de la documentación de las políticas y procedimientos para reflejar
cualquier cambio en las regulaciones fiscales, laborales o de recursos humanos. Esto puede
incluir manuales de nómina, guías de usuario y políticas internas.

Formatos de Pago: Los formatos y métodos de pago pueden cambiar debido a nuevas
regulaciones o tecnologías. Podría haber un cambio de pagos en papel a pagos electrónicos.

Herramientas y Sistemas: La implementación o actualización de sistemas de nómina

podría impactar en los artefactos tecnológicos utilizados para el procesamiento de la
nómina y la generación de informes, como software de nómina, sistemas de gestión de
recursos humanos y herramientas de análisis.

Roles:

Auxiliar contable: Los roles de los auxiliares contables podrían verse afectados por cambios
en las regulaciones fiscales y laborales, lo que requeriría actualizaciones de sus habilidades
y conocimientos para asegurar el cumplimiento y la precisión en el procesamiento.

Gestor de Recursos Humanos: Los gestores de recursos humanos podrían tener que
trabajar en estrecha colaboración con el equipo de nómina para garantizar que los cambios
en los datos de los empleados se reflejen correctamente en la nómina y viceversa.

Personal Financiero: Si la nómina se relaciona con beneficios y deducciones financieras

para los empleados, el personal financiero podría estar involucrado en la planificación y
ejecución de estas actividades.

Relacionamiento con Áreas Relacionadas:

Recursos Humanos: Los cambios en la nómina pueden impactar directamente en las
actividades de recursos humanos, ya que los datos de empleados, salarios, beneficios y
deducciones están interconectados.

Contabilidad y Finanzas: La nómina es fundamental para la contabilidad de la empresa, ya

que afecta los gastos laborales, impuestos y provisiones. Cualquier cambio en la nómina
podría tener implicaciones en la presentación de informes financieros.

Legal y Cumplimiento: Los cambios en la nómina deben cumplir con regulaciones

laborales y fiscales. Por lo tanto, el equipo legal podría estar involucrado en la revisión y
aprobación de políticas y procedimientos de nómina.

Tecnología de la Información: Cualquier cambio en los sistemas de nómina o en la

integración con otros sistemas de la empresa requerirá la colaboración del equipo de TI.

resultados:
Precisión en los Pagos y Deducciones: La actualización de políticas y procedimientos, así
como la colaboración entre el equipo de nómina y otras áreas, asegura que los pagos y
deducciones para los empleados sean precisos y reflejen correctamente las regulaciones
laborales y fiscales. Esto evita errores y disputas en los salarios y beneficios de los
empleados.

Cumplimiento Normativo: La colaboración con equipos legales y de cumplimiento

garantiza que la nómina cumpla con todas las regulaciones y leyes laborales y fiscales
vigentes. Esto reduce el riesgo de sanciones legales y multas por incumplimiento.

Eficiencia en el Procesamiento: La implementación de sistemas actualizados y la adopción

de métodos de pago electrónicos pueden agilizar el proceso de nómina, reducir la carga
administrativa y permitir que el equipo de nómina se enfoque en tareas de mayor valor
agregado.

Colaboración Interdepartamental: La coordinación entre recursos humanos, contabilidad,

finanzas, tecnología de la información y otros equipos asegura que los datos de los
empleados estén actualizados y sincronizados en todos los sistemas, lo que resulta en una
nómina más precisa y un flujo de trabajo más fluido.

Presentación de Informes Financieros Precisos: Los datos precisos de nómina son

esenciales para la generación de informes financieros exactos. Esto proporciona una
imagen clara de los costos laborales y ayuda en la planificación financiera estratégica de la
empresa.

Satisfacción de Empleados: Una nómina precisa y oportuna contribuye a la satisfacción de

los empleados al garantizar que se les pague de manera correcta y a tiempo. Además, la
claridad en las políticas y procedimientos puede generar confianza entre los empleados.

Reducción de Errores y Retrabajos: La inversión en actualización de sistemas y formación

de personal puede reducir la cantidad de errores en el procesamiento de nómina, lo que a
su vez disminuye la necesidad de retrabajos y correcciones.

Optimización de Recursos: La colaboración efectiva entre departamentos y la utilización de

sistemas tecnológicos modernos pueden optimizar los recursos y reducir los costos
operativos asociados con la nómina.

-DEFFINICION DE TERMINOS:
world office:
personalización de los tipos de nómina según el tipo de contrato de cada empleado
-liquida automáticamente el salario de cada empleado según los días trabajados y si tienen
derecho al auxilio de transporte
-comprobante de pago donde se visualiza las horas extras, recargos nocturnos, deducciones
tanto de préstamos, como aportes a la seguridad social.
-liquidación de prestaciones sociales.
-informe detallado mostrando el valor de la nómina por centros de trabajo
-informe detallado por las novedades de cada empleado
-liquidación de nómina en cualquier periodo (Diario, Semanal, Quincenal, Mensual)
-genera archivos planos para él envió al banco.
-liquidación del contrato de trabajo donde se detalla cada uno de los valores de la
liquidación (prima, vacaciones, intereses de las cesantías, indemnización) (en caso del
retiro del trabajador)
-control de los contratos, incapacidades, monto máximo del préstamo del empleado y
memorandos.