PR.02 LOG PROCEDIMIENTO DE EVALUACION, SELECCION Y MANTENIMIENTO DE ASOCIADOS DE NEGOCIO LOCALES Edicién Vigencia Paginas 20/10/2020 ide 7 Fecha aprobacién: 20/11/2020 Fecha Revision: 20/11/2020 Importacién y Logistica OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la evaluacién, seleccién y mantenimiento de los asociados de negocio locales de Laboratorios Oftalmicos S.A.C. (LABOFTA) a efectos de asegurar su confiabilidad, RESPONSABILIDADES: + Jefatura de Customer Service, Importacion y Logistica (Jefatura CUIL): Aprobar Ia seleccién del asociado de negocio, controlar y asegurar el correcto cumplimiento del presente procedimiento, asi como ejecutar lo establecido en el presente procedimiento, 3. ALCANCE: Aplicable a los asociados de negocio vinculados a la Cadena Logistica de! Comercio intemacional de LABOFTA. DEFINICIONES + Asociado de Negocio Local: Proveedor 0 tercero domiciliado en el pais vinculado a la cadena logistica de suministro considerado con algun nivel de criticidad de acuerdo al modelo de gestién del riesgo de la organizacién. + Medidas de seguridad: Acciones, controles y diligencias de seguridad que se desarrollan durante la evaluacién y mantenimiento de un asociado de negocios con 1 objetivo de asegurar su confiabilidad. * Requerimiento de area usuaria: Solicitud de busqueda e incorporacién de un nuevo asociado de negocio. Revisado por Gerente de | Aprobado por Gerencia Administracion y Finanzas General “Jorge Arbula B. ~~ Enrique ih) , Elaborado por Jefe de Customer Service, Maria Ocmin N. Ean jotPR.02 LOG PROCEDIMIENTO DE EVALUACION, SELECCION Y MANTENIMIENTO DE ASOCIADOS DE NEGOCIO LOCALES Edicién Vigencia Paginas | Fecha aprobacidn: | Fecha Revision: 1 20/10/2020 2de7 20/11/2020 20/14/2020 5. DESARROLLO: % — Generalidades % Todo potencial asociado de negocio local debe ser evaluado conforme a las medidas de seguridad dispuestas en el presente procedimiento. De identificarse alguna practica sospechosa y/o algun indicio de vinculacién del potencial asociado de negocio a alguna actividad ilicita, se debe proceder a su descarte inmediato. “ La lista sancionada Clinton y Listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas deben ser consultadas en su versién actualizada, debiendo verificarse las paginas institucionales de dichos organismos. Ante {a identificacién de un potencial asociado de negocio en alguna de las listas sancionadas, la Jefatura CUIL debe proceder a reportar tal hallazgo ante fa Unidad de Inteligencia Financiera de ta Superintendencia de Banca, Seguros y AFP: nits /Awww, sbs.qob.pe/pre + Para efectos de los asociados de negocio involucrados en procesos que implican un mayor riesgo para la cadena de suministro, LABOFTA requiore que los mismos cuenten con un Programa de Gestion de Seguridad, el mismo que, a satisfaccién de LABOFTA cumpla con garantizar la seguridad de la cadena logistica internacional. En caso el asociado de negocio no cuente con un Programa de Gestion de Seguridad, LABOFTA exigira que se demuestre el cumplimiento de los requisitos de seguridad del Programa QEA a través de la suscripcién de un Acuerdo de Seguridad. La gestién de riesgos de asociados de negocio debe desarrollar conforme a lo dispuesto en el PR.03 PGSOEA PROCEDIMIENTO DE DETERMINACION DE CRITICIDAD DE ASOCIADO DE NEGOCIO. % — Identificacion de necesidad * La Jefatura CUIL de LABOFTA identifican la necesidad de contratacién de servicios de un nuevo asociado de negocio.PR.02 LOG PROCEDIMIENTO DE EVALUACION, SELECCION Y MANTENIMIENTO DE ASOCIADOS DE NEGOCIO LOCALES Edicion Vigencia | Paginas | Fecha aprobacié Fecha Revision; 20/10/2020 3de7 20/11/2020 20/11/2020 ¢ Busqueda de potenciales asociados de negocio * La Jefatura CUIL debe realizar la biisqueda de asociados de negocio, debiendo considerar los siguientes aspectos preliminares: | Antigiedad Certificaciones | Costos Referencias | de negocio. Recomendandose que dicha antigledad no sea menor a siete (7) aftos de creacién del Registro Unico de Contribuyentes de! potencialasociado. eit Certificaciones (Calidad, Seguridad de la informacién, etc.) con las que cuente el potencial asociado de negocio. De requerirse a un asociado de negocio de servicios logisticos, se priorizara la busqueda de Potenciales asociados que cuenten con certificaciones de seguridad de la Cadena de ‘Suministro, tales como Operador Econémico Autorizado (OEA), Business Alliance for Secure | Commerce (BASC) ylo ISO 28000. __| Cuestiones de caracter comercial (costos) _ Referencias documentadas por clientes y/o proveedores de LABOFTA 7 | * Producto de la busqueda de potenciales asociados de negocio, la Jefatura CUIL debe contar con minimo de dos (2) potenciales asociados de negocio seleccionabies.PR.02 LOG PROCEDIMIENTO DE EVALUACION, SELECCION Y MANTENIMIENTO DE ASOCIADOS DE NEGOCIO LOCALES Vigencia Paginas | Fecha aprobacién: | Fecha Revisién: 1 20/10/2020 4de7 20/11/2020 20/11/2020 % — Evaluaci6n del potencial del asociado de negocio Medidas de seguridad a desarrollarse por la Jefatura CUIL: Cuadro N° 4 Accién Desarrollo | Verificacién de la denominaciénirazén social del asociado de | | | negocio debiendo documentarse dicha busqueda en el| | | formato FR.04.PR.02 LOG Busqueda de Asociado de Negocio en Listas Sancionadas: Lista Clinton Consultar | htips://sanetic Listas | | Sancionadas Listas de! Consejo de Seguridad de las Naciones internacionales | Unidas mesearch, 9as.9ov De identificarse algin potencial asociado de negocio incluido | | en alguna de las listas anteriores, se procede a su descarte | iS e informacion | dei potencial asociado de negocio. Se debe proceder a ealizar una bisqueda electrénica en buscadores web como 2 Busqueda | Google, Yahoo y/o Bing; asi como en redes sociales como | electrénica | Facebook, Twitter y/o Linkedin Los resultados de dicha busqueda deben quedar registrados en el formato FR.05.PR.02 LOG Busqueda Electronica de | ie Asociadode Negocio. 7 3 Cotizaciones je servicios / Manejo de Precios, modalidades de pago, alcance de los servicios, | posibilidad de crédito a efectos de verificar si se ajustan a las | necesidades de LABOFTA, atc. a la situacion financiera dei potencial asociado de Para tales efectos, se utiliza el FR.06.PR.02 LOG Formato de evaluacién de capacidad operacional; y FR.07.PR.02 | LOG Acta de visita a asociado de negocio local._ 4 | “situacién | negocio en Centrales de Riesgo Financiero (INFOCORP, peeeeee financiera | SENTINEL, etc.) I Evaluacién de la capacidad operacional y cumplimiento de | Visita | e8t4ndares de seguridad por el potencial asociado de | s |, | negocio, | instalacionesPR.02 LOG PROCEDIMIENTO DE EVALUACION, SELECCION Y MANTENIMIENTO DE ASOCIADOS DE NEGOCIO LOCALES Edicion Vigencia Paginas 20/10/2020 5de7 Fecha aprobacion: 20/11/2020 Fecha Revision: 20/11/2020 Los documentos, registros y evidencias de las diligencias anteriores deben ser archivadas a efectos de anexarlos a la carpeta del asociado de negocio seleccionado. Seleccién del asociado de negocio = Elasociado de negocio que cumpla con cada uno de los items dispuesto en el Cuadro N° 1 procederé a ser potencialmente seleccionado por la Jefatura cull. * A efectos de confirmar la seleccién del asociado de negocio, la Jefatura CUIL procederé a realizar una tiltima revision de la documentacién sustentatoria; a fin de que esta Ultima defina la seleccién del asociado de negocio, + Aprobada la seleccién del asociado de negocio, la Jefatura CUIL procede a la remision via correo electrénico del formato FR.03.PR.02 LOG Nuevo Proveedor Local y Acuerdo de Seguridad, a efectos de, una vez recibida dicha documentacién, gestionar la incorporacién del asociado de negocio al sistema SAP. En caso se rechace la incorporacién del asociado de negocio, la Jefatura CUIL debe iniciar la busqueda de potenciales asociados de negocio. Carpeta electronica del asociado de negocio local * La informacién yo documentacién del asociado de negocio local debe ser archivada en carpetas electrOnicas, las mismas que deben actualizarse una vez al afio por la Jefatura CUIL. La carpeta electrénica debe contener la siguiente informacién: - Formato de Nuevo Proveedor Local donde figura la razon socialidenominacién social del asociado de negocio. Reporte de ficha RUC del portal de la SUNAT del asociado de negocio. ~ Reporte actualizado de los representantes legales del portal de la SUNAT ~ Actas de visitas realizadas al domicilio 0 instalaciones del asociado de hegocios - FR.06,.PR.02 LOG Formato de evaluacién de capacidad operacionalPR.02 LOG PROCEDIMIENTO DE EVALUACION, SELECCION Y MANTENIMIENTO DE ASOCIADOS DE NEGOCIO LOCALES. Edicion Vigencia Paginas 20/10/2020 6de7 Fecha aprobacion: 20/11/2020 Fecha Revisién: 20/11/2020 - Certificaciones de seguridad, tales como BASC, ISO 28000 ylo ISO 27001, u otras certificaciones de seguridad de la cadena de suministra con las que cuente el asociado de negocio. - Copia de Certificado OEA. Debe asegurarse que las certificaciones se ‘encuentren vigentes. - Reporte de siluacién financiera del asociado de negocio y andlisis patrimonial (INFOCORP, SENTINEL, etc.) ~ Acuerdo de seguridad suscrito por el asociado de negocio MANTENIMIENTO DEL ASOCIADO DE NEGOCIO LOCAL * La Jefatura CUIL realiza anualmente una evaluacién documentada de los asociades de negocio de LABOFTA involucrados en procesos que implican un mayor riesgo en su cadena de suministro, Para tales efectos, debe programarse un cronograma de mantenimiento de los asociados de negocio, el cual debera contener la ejecucién de ias siguientes acciones: - Visita a las instalaciones del asociado de negocio, debiendo documentarse la misma en el FR.O7.PR.02 LOG Acta de visita a asociado de negocio local. - Verificacién del cumpiimiento de los requisitos de seguridad por el asociado de negocio. - Capacidad de respuesta frente a riesgos y amenazas del asociado de negocio. ~ Verificacién de la capacidad financiera y patrimonial del asociado de negocio. Para tales efectos, se debe proceder a evaluarlo en la Central de Riesgo Financiera (INFOCORP, SENTINEL, etc). ~ Evaluacién de la capacidad operacional del asociado de negocio, para verificar la trazabilidad de sus medidas de seguridad y corregir las deficiencias identificadas. Debiendo registrar el mismo en el FR.06.PR.02 LOG Formato de evaluacion de capacidad operacional. Si producto de las acciones anteriores, se identificasen factores o practicas especificas que pueda considerarse una actividad sospechosa, la Jefatura CUIL debe realizar una verificacién o revisién adicional al asociado de negocio para desvirtuarla, asegurando su confiabilidad.PR.02 LOG PROCEDIMIENTO DE EVALUACION, SELECCION Y MANTENIMIENTO DE ASOCIADOS DE NEGOCIO LOCALES Edicién Vigencia Paginas | Fecha aprobacién: | Fecha Revision: 1 20/10/2020 7Tde7 20/1 112020 20/11/2020 La Jefatura CUIL podra realizar revisiones periédicas de otros procesos Vinculados al cumplimiento de los requisitos de seguridad de! Programa OEA, segiin la gestién de riesgos dispuesta 6 ARCHIVO Identificacién dei | Modo de Archivo | Responsable de T Tiempo de ragistroidocumento | Custodia | Conservacion at Jefe di Vee an | PR0ZLOG Fisico Service, Indefinido | | | Importacién y | | | Logistica | 7. DISTRIBUCION ~AREA/PERSONA RESPONSABLE [ N° DE COPIA CONTROLADA | Jefe de Customer Service, Importacion y | HEH Logistica 1 8, CONTROL DE CAMBIOS CRIPCION DEL | | DEACTUALIZACION N° DE REVISION | CAMBIO I | No disponible 1 | No disponible 9, REGISTROS * Formato FR.03.PR.02 LOG Nuevo Proveedor Local © Formato FR.04.PR.02 LOG Bisqueda de Asociado de Negocio en Listas Sancionadas Formato FR.05.PR.02 LOG Busqueda Electrénica de Asociado de Nes Formato FR.06.PR.02 LOG Formato de evaluacién de capacidad operacional Formato FR.07.PR.02 LOG Acta de visita 2 asociado de negocio local Acuerdo de Seguridad