LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES EN PROYECTOS
Por José Luis Fernández Pallarés
La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos se presenta en los grupos de
procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control. Sus actividades se caracterizan
por sus muchas dimensiones.
Los procesos de la Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos son los
siguientes:
• Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Se trata del proceso de desarrollar un
enfoque y un plan apropiados para las actividades de comunicación del proyecto
basados en las necesidades de información de cada interesado o grupo, en los
activos de la organización disponibles y en las necesidades del proyecto.
• Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de garantizar que la recopilación,
creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y
disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.
• Monitorear las Comunicaciones. Es el proceso de asegurar que se satisfagan las
necesidades de información del proyecto y de sus interesados.
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto tiene lugar en los grupos de procesos de
planificación, ejecución, monitoreo y control. Para esta área de conocimiento resulta
clave:
• El intercambio de información.
• Un acto o una instancia de transmisión de la información.
• Un mensaje verbal o por escrito.
• Una técnica para expresar ideas de manera efectiva.
• Un proceso por el cual se intercambian significados entre los individuos a través de
un sistema común de símbolos.
• El proceso de envío y de recepción de mensajes.
Por tanto, debe contemplar los elementos de emisor, codificador, medio o canal,
descodificador y receptor. El emisor envía un mensaje al receptor, pero además ha de
considerar el feedback proporcionado por este último.
Dimensiones de las actividades de comunicación en Dirección de Proyectos:
Las actividades de comunicación tienen muchas dimensiones que incluyen, entre otras:
• Interna. Se centra en los interesados dentro del proyecto y dentro de la
organización.
• Externa. Se centra en los interesados externos, tales como clientes, proveedores,
otros proyectos, organizaciones, el gobierno, el público y los defensores
ambientales.
• Formal. Informes, reuniones formales (periódicas y ad hoc), agendas y actas de
reunión, sesiones informativas para los interesados y presentaciones.
• Informal. Actividades de comunicación generales mediante correo electrónico,
medios sociales, sitios web y discusiones informales ad hoc.
• Enfoque jerárquico. La posición del interesado o grupo con respecto al equipo del
proyecto afectará el formato y el contenido del mensaje, de las siguientes formas:
– Ascendente. Interesados de la alta dirección.
– Descendente. El equipo y demás personas que contribuirán al trabajo del
proyecto.
– Horizontal. Pares del equipo o director del proyecto.
• Oficial. Informes anuales; informes para reguladores u organismos de gobierno.
• No oficial. Comunicaciones que se centran en establecer y mantener el perfil y el
reconocimiento del proyecto y en construir relaciones fuertes entre el equipo del
proyecto y sus interesados utilizando medios flexibles y a menudo informales.
• Escrita y oral. Verbal (palabras e inflexiones de voz) y no verbal (acciones y
lenguaje corporal), medios sociales y sitios web, comunicados en los medios.
La Gestión de las Comunicaciones en Dirección de Proyectos cuenta con unas
determinadas entradas, salidas y herramientas para su planificación, gestión y control. Se
trata de elementos detallados en la PMBOK Guide, elaborada por el Project Management
Institute (PMI).
Entradas, herramientas y salidas en la planificación:
En la planificación de la Gestión de las Comunicaciones se sitúan las siguientes entradas:
1. Acta de constitución del proyecto
2. Plan para la dirección del proyecto
– Plan de gestión de recursos
– Plan de involucramiento de los interesados
3. Documentos del proyecto
– Documentación de requisitos
– Registro de interesados
4. Factores ambientales de la empresa
5. Activos de los procesos de la organización
Entre las herramientas y técnicas de las que disponen los directores de proyecto y sus
respectivos equipos se encuentran las siguientes:
1. Juicio de expertos
2. Análisis de los requisitos de comunicación
3. Tecnología de la comunicación
4. Modelos de comunicación
5. Métodos de comunicación
6. Habilidades interpersonales y de equipo
– Evaluación de estilos de comunicación
– Conciencia política
– Conciencia cultural
7. Representación de datos
– Matriz de evaluación de la participación de los interesados
8. Reuniones
En la planificación de la Gestión de las Comunicaciones de la Dirección de Proyectos, se
presentan las siguientes salidas:
1. Plan de gestión de las comunicaciones
2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
– Plan de involucramiento de los interesados
3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
– Cronograma del proyecto
– Registro de interesados
Entradas, herramientas y salidas en la gestión:
Las entradas que caracterizan a la gestión de las comunicaciones son las siguientes:
1. Plan para la dirección del proyecto
– Plan de gestión de los recursos
– Plan de gestión de las comunicaciones
– Plan de involucramiento de los interesados
2. Documentos del proyecto
– Registro de cambios
– Registro de incidentes
– Registro de lecciones aprendidas
– Informe de calidad
– Informe de riesgos
– Registro de interesados
3. Informes de desempeño del trabajo
4. Factores ambientales de la empresa
5. Activos de los procesos de la organización
Las herramientas y técnicas para la gestión de las comunicaciones son:
1. Tecnología de la comunicación
2. Métodos de comunicación
3. Habilidades de comunicación
– Competencia comunicativa
– Retroalimentación
– No verbal
– Presentaciones
4. Sistema de información para la dirección de proyectos
5. Presentación de informes del proyecto
6. Habilidades interpersonales y de equipo
– Escuchar de forma activa
– Gestión de conflictos
– Conciencia cultural
– Gestión de reuniones
– Creación de relaciones de trabajo
– Conciencia política
7. Reuniones
Las salidas de la gestión de las comunicaciones son:
1. Comunicaciones del proyecto
2. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
– Plan de gestión de las comunicaciones
– Plan de involucramiento de los interesados
3. Actualizaciones a los documentos del proyecto
– Registro de incidentes
– Registro de lecciones aprendidas
– Cronograma del proyecto
– Registro de riesgos
– Registro de interesados
4. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Entradas, herramientas y salidas en la monitorización:
Las entradas para monitorear las comunicaciones son las siguientes:
1. Plan para la dirección del proyecto
– Plan de gestión de los recursos
– Plan de gestión de las comunicaciones
– Plan de involucramiento de los interesados
2. Documentos del proyecto
– Registro de incidentes
– Registro de lecciones aprendidas
– Comunicaciones del proyecto
3. Datos de desempeño del trabajo
4. Factores ambientales de la empresa
5. Activos de los procesos de la organización
Las herramientas para monitorear las comunicaciones son:
1. Juicio de expertos
2. Sistema de información para la dirección de proyectos
3. Análisis de datos
– Matriz de evaluación de la participación de los interesados
4. Habilidades interpersonales y de equipo
– Observación/conversación
5. Reuniones
Finalmente, las salidas para esa monitorización son:
1. Información de desempeño de trabajo
2. Solicitudes de cambio
3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
– Plan de gestión de las comunicaciones
– Plan de involucramiento de los interesados
4. Actualizaciones a los documentos del proyecto
– Registro de incidentes
– Registro de lecciones aprendidas
– Registro de interesados
