Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
Direccion de Primera Infancia
Subdireccion de Operacion de la Atencion a la Primera
Infancia
CLASIFICADA
MEMORANDO
*202316200000039803*
Radicado No: 202316200000039803
Para: DIRECTORES REGIONALES, COORDINADORES CENTROS
ZONALES, SUPERVISORES DE CONTRATOS DE APORTE DEL ICBF
Asunto: Orientaciones asociadas al seguimiento de los alimentos de alto valor
nutricional riesgo PP2+ “Posibilidad de entrega o uso indebido de Alimento
de Alto Valor Nutricional en puntos de entrega, unidades de servicios de los
programas, modalidades o servicios del ICBF favoreciendo particulares o
terceros”
Fecha: 2023-03-23
Estimadas (os) directoras (es), equipos regionales y zonales:
En la actualidad, se encuentran vigentes diferentes planes de tratamiento de riesgos
inherentes al proceso de Promoción y Prevención de los cuales es partícipe la Dirección
de Primera Infancia como área misional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
De esta manera, su participación directa está definida en el riesgo PP2+ “Posibilidad de
entrega o uso indebido de Alimento de Alto Valor Nutricional en puntos de entrega,
unidades de servicios de los programas, modalidades o servicios del ICBF favoreciendo
particulares o terceros”; por lo cual, los insumos para su respuesta son logrados a través
del cumplimiento de las diferentes acciones de seguimiento, vigilancia y control que se
encuentran a cargo de la supervisión de los contratos de aporte suscritos entre el ICBF y
las Entidades Administradoras del Servicio - EAS para la ejecución de los programas de
atención a la primera infancia.
Consideraciones:
Los AAVN “son alimentos adicionados o enriquecidos o fortificados, que se consideran
buena fuente de macro y micronutrientes, buscando contribuir a la ingesta de uno o varios
nutrientes esenciales y aportar en el cubrimiento de las necesidades de energía total de la
población beneficiaria de los programas ICBF1”. De igual manera, en la “Guía técnica del
componente de alimentación y nutrición para los programas y proyectos misionales del
ICBF” y en los contratos de aporte y convenios interadministrativos se encuentra entre
1
Guía Técnica del Componente de Alimentación y Nutrición para los Programas y Proyectos Misionales del
ICBF.
Los datos proporcionados serán tratados de acuerdo con la política de tratamiento de datos personales del ICBF y la Ley es 1581 de 2012.
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otras obligaciones contractuales: “Recibir el Alimento de Alto Valor Nutricional y
almacenarlo cumpliendo con lo establecido en la normatividad legal vigente, y de acuerdo
con las instrucciones que imparta el ICBF, con el fin de garantizar su conservación”.
Teniendo en cuenta lo anterior, desde el Equipo de Seguimiento a la Ejecución se realizan
algunas precisiones relacionadas con el cumplimiento de las condiciones de calidad y
obligaciones contractuales relacionadas a los alimentos de alto valor nutricional – AAVN,
así:
1. Garantizar el cumplimiento del “Procedimiento Programación y Entrega Alimentos de
Alto Valor Nutricional” que tiene como objetivo: “Establecer las actividades para la
programación y entrega de los Alimentos de Alto Valor Nutricional – AAVN teniendo en
cuenta las necesidades de cada regional en todas las modalidades de atención y de
acuerdo con los compromisos institucionales”.
2. La supervisión de los contratos de aporte, deberá realizar seguimiento, vigilancia y
control, además de prevenir acciones que contravengan el desarrollo de la actividad
contractual; para ello, y en el ejercicio de su competencia, disponen de diferentes
herramientas en aras de verificar el cumplimiento de condiciones de calidad y
obligaciones contractuales, descritas en los contratos de aportes, manuales operativos
y anexos técnicos vigentes para la operación de las modalidades y servicios de
atención a la primera infancia. En consecuencia, se enfatiza que, en el marco de la
designación de funciones y responsabilidades, la supervisión en el uso de sus
facultades establecerá las medidas que estime necesarias y considere pertinentes
para la vigilancia contractual de los servicios de atención a la primera infancia.
Dentro del proceso de asistencia técnica realizado por Equipo del Esquema de
Seguimiento a la ejecución se ponen a consideración las siguientes estrategias de
seguimiento:
- Revisión y análisis en el cumplimiento de las condiciones de calidad y obligaciones
contractuales. Desde la Subdirección de Operación para la Atención a la Primera
Infancia, se han dispuesto diferentes instrumentos como mecanismo de recolección de
información respecto al cumplimiento de la complementación alimentaria de los
servicios de atención a la primera infancia, teniendo en cuenta de manera particular el
seguimiento de la entrega y suministro de alimentos de alto valor nutricional en
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unidades de servicio, seguimiento al cumplimiento de la ración preparada y para
preparar y los aspectos documentales de soportes de entrega de AAVN que
evidencian la utilización de la misma, entre estos se encuentran:
- IN14.MO12.PP Instrumento de Verificación Estratégica de Condiciones de Calidad
y Obligaciones en las UDS de los Servicios CDI, HI, JS y HCB Múltiples v1
- IN6.MO13.PP Instrumento Estratégico de Verificación en el Servicio Desarrollo
Infantil en Medio Familiar - DIMF v1
- IN3.MO14.PP Instrumento Estratégico de Verificación en la Modalidad Propia e
Intercultural v1
- IN8.MO15.PP Instrumento Estratégico de Verificación en las UDS del Servicio
HCB Comunitario v1
- IN8.MO13.PP Instrumento Estratégico de Verificación en el Servicio HCB
INTEGRAL v1
- IN9.MO13.PP Instrumento Estratégico de Verificación en las UA de los Servicios
HCB FAMI v1
- IN11.MO13.PP Instrumento Estratégico Verificación Servicio de Educación Inicial
Rural v1
- IN9.MO15.P Instrumento Estratégico Verificación Servicio HCB Agrupado v1
- IN17.MO12.PP Instrumento Estratégico Verificación Servicio DIER v1
- IN21.G12.PP Instrumento Verificación Cobertura, Asistencia y Servido de
Alimentos en los Servicios de la Modalidad Institucional v1
3. La supervisión de los contratos debe garantizar en el marco del seguimiento, la
verificación de las condiciones de calidad relacionadas con el almacenamiento,
suministro y entrega de los Alimentos de Alto valor Nutricional - AAVN durante
la prestación de los servicios, para ello se reiteran algunos aspectos para tener en
cuenta:
3.1 Las UA, UDS y EAS deben garantizar en el marco de la prestación del servicio lo
estipulado en la “G9PP Guía de Almacenamiento en Puntos de Entrega de Alimentos
de Alto Valor Nutricional”, además deben cumplir con las condiciones establecidas en
la normatividad vigente, como lo es el artículo 28 de la Resolución 2674 de 2013. Las
condiciones generales que se obligan a cumplir, tanto en las áreas y como en el
proceso de almacenamiento de alimentos/materias primas son, entre otras:
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Cada uno de los productos recibidos debe ser organizado de acuerdo con el tipo
de producto y método de almacenamiento.
Se debe señalizar dentro del área de almacenamiento los espacios para cada tipo
de productos.
Los alimentos deben estar separados de las paredes, pisos y techos.
El espacio cuenta con las dimensiones de acuerdo con los volúmenes
almacenados.
Los productos de vidrio, latas y productos pesados en general deben ubicarse en
la parte inferior de los estantes del almacén o la despensa; y los productos livianos
se deben ubicar en parte medios y superiores de los mismos.
Se debe llevar un control de primeras entradas y salidas, con el fin de garantizar la
rotación de los productos y emplear primero los alimentos que estén más próximos
a su fecha de vencimiento. Incluye los Alimentos de Alto Valor Nutricional.
Los plaguicidas, detergentes, desinfectantes y otras sustancias peligrosas que por
necesidades de uso se encuentren dentro del lugar, deben etiquetarse
adecuadamente con un rótulo en que se informe sobre su toxicidad y empleo.
Estos productos deben almacenarse en áreas o estantes especialmente
destinados para este fin y su manipulación sólo podrá hacerla el personal idóneo,
evitando la contaminación de otros productos. Para los servicios que se
desarrollan en ambiente familiar o comunitario se debe almacenar los productos
en mueble bajo llave.
Es necesario que la persona encargada del lugar de almacenamiento realice un
inventario de productos almacenados a través de conteo físico, para tener un
control de las existencias y servir de base para el proceso de compras.
Adicionalmente, es necesario que periódicamente se dé salida a productos y
materiales inútiles o dañados, para facilitar la limpieza de las instalaciones y
eliminar posibles focos de contaminación.
En caso de evidenciarse un producto con fecha de vencimiento cumplida, se debe
separar del resto de los alimentos y marcarlo de manera que se diferencie y no
sea utilizado y dar de baja de acuerdo con el procedimiento establecido por el
operador del servicio.
En las EAS/UDS/UCA, se deben garantizar las condiciones higiénicas necesarias
en el proceso de almacenamiento de los alimentos, con el fin de asegurar una
adecuada ejecución de los recursos y la inocuidad de los alimentos.
3.2 Durante la prestación del servicio se debe garantizar la entrega de Alimentos de alto
valor nutricional establecida por el ICBF en la minutas patrón y para las raciones a
preparar de las diferentes modalidades o servicios, de acuerdo con el grupo etario, la
frecuencia de entrega y cantidades definidas en el “Lineamiento de Programación y
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Ejecución de Metas Sociales y Financiera, Anexo No. 2 Raciones de Alimentos de Alto
Valor Nutricional”, el cual es actualizado anualmente por la Dirección de Planeación y
Control de la Gestión y se encuentra en la página web del ICBF; este anexo constituye
la herramienta orientadora para la adecuada programación de la producción y
distribución de los alimentos.
4. Para dar cumplimiento al plan de tratamiento de riesgos PP2+ “Posibilidad de entrega
o uso indebido de Alimento de Alto Valor Nutricional en puntos de entrega, unidades
de servicios de los programas, modalidades o servicios del ICBF favoreciendo
particulares o terceros”, se requiere de un seguimiento constante, así como la
generación de actuaciones administrativas que se requieran en caso de evidenciarse
alertas y el adecuado cargue de soportes de acuerdo con las acciones ejecutadas por
los supervisores de contrato de acuerdo con cada caso.
5. El reporte de acciones administrativas de acuerdo con lo evidenciado por los equipos
de seguimiento a la ejecución en el marco de las verificaciones de condiciones de
calidad realizadas en sitio en cada uno de los ciclos, se tendrá en cuenta para la
retroalimentación respectiva de las acciones frente a cada uno de los presuntos
incumplimientos identificados asociados al uso indebido del Alimento de Alto Valor
Nutricional. Este reporte se estará remitiendo por parte de la del equipo de
seguimiento a la ejecución mes vencido, con el objetivo de que este pueda ser
diligenciado por las regionales y centros zonales y realicen el reporte de las acciones
ejecutadas en este riesgo PP2+ con la oportunidad requerida.
Este reporte debe ser revisado a nivel regional y zonal, notificándose según la
instancia pertinente para tomar las decisiones correspondientes, teniendo como primer
punto de partida el Comité técnico regional.
6. Las regionales y centros zonales podrán cargar, adicionalmente, las evidencias de los
seguimientos que frente al cumplimiento de obligaciones contractuales de los
contratos de aporte hayan realizado los supervisores en el marco de sus funciones.
Es de recordar, que la necesidad de supervisión de los contratos estatales responde a lo
establecido en el artículo 83 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) y que abarca
un seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico sobre el
cumplimiento del objeto contractual.
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Así mismo, de acuerdo con el ejercicio de vigilancia y control de los contratos de aporte,
se recuerda que quien ejerce la supervisión, debe exigir al contratista la ejecución idónea
y oportuna del objeto contratado. En caso de encontrarse ante un presunto
incumplimiento, deberá iniciar las acciones necesarias como lo es requerir a la entidad
para que informe lo pertinente y, de acuerdo con la respuesta recibida, adoptar a la mayor
brevedad posible las acciones a que haya lugar, y de ser necesario solicitar el inicio del
proceso administrativo sancionatorio contractual, así como realizar el traslado a la fiscalía
en caso de requerirse. En caso de considerar necesario efectuar actuaciones frente del
presunto incumplimiento por parte de la EAS se sugiere tener en cuenta los siguientes
procedimientos establecidos por la Dirección de Contratación del ICBF: “Procedimiento
Supervisión de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF”, “Procedimiento para
imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento”.
De igual manera, en el marco de la designación de funciones y en cumplimiento de sus
responsabilidades, la supervisión en el uso de sus facultades establecerá las medidas que
estime necesarias y considere pertinentes para la vigilancia contractual de los servicios de
atención a la primera infancia y las acciones anteriormente mencionadas solo obedecen a
algunas recomendaciones desde el ejercicio de asistencia técnica del Esquema de
Seguimiento a la Ejecución de los Servicios de atención a la primera infancia; sugerimos
además que en el ejercicio de vigilancia y control, se cuente con los soportes de las
acciones administrativas implementadas por quien ejerce la supervisión de los contratos
de aporte para instar a las EAS al cumplimiento contractual con calidad de la atención,
estos soportes deberán reposar en el expediente contractual.
En ese sentido y atendiendo la naturaleza del ejercicio de la supervisión, es fundamental
que se tenga en cuenta que, de conformidad con lo establecido en la “Guía General para
el Ejercicio de Supervisión e Interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el
ICBF”, específicamente en su apartado No. 4.5 “(…) los servidores públicos, contratistas e
interventores que intervienen en la celebración, ejecución y liquidación del contrato estatal
son responsables por sus actuaciones y omisiones y en consecuencia responden civil,
fiscal, penal y disciplinariamente por las faltas que cometan en el ejercicio de sus
funciones (…)”.
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Por último, esta subdirección les reitera su acompañamiento y agradece el compromiso
en la gestión tendiente a garantizar las acciones de seguimiento para la oportuna
prestación de los servicios con calidad y pertinencia, teniendo como eje central la garantía
de los derechos fundamentales de los usuarios vinculados en los servicios de atención a
la Primera Infancia.
En caso de requerir información adicional, se pueden comunicar con su enlace nacional
de seguimiento a la ejecución de la SOAPI, designado para la respectiva regional.
Atentamente,
YANETH CECILIA ROMERO GAMARRA
Subdirectora de Operación de la Atención a la Primera Infancia (E)
Aprobó: Jacqueline Montagut Cardona - Contratista - Subdirección de Operación de la Atención a la Primera Infancia.
Revisó: María Paola Blanco Cetina - Contratista Subdirección de Operación de la Atención a la Primera Infancia.
Elaboró: Yerson Yusef Forero Escobar - Contratista - Subdirección de Operación de la Atención a la Primera Infancia. yerson Forero E
Laura Astrid Cogua Gómez – Contratista - Subdirección de Operación de la Atención a la Primera Infancia.
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