APOYO A LA ADMINISTRACIÓN Y LA TOMA DE
DECISIONES
APOYO ADMINISTRATIVO
1. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS (HRM)
Administrar la fuerza laboral de la organización para maximizar su
capacidad de llevar a cabo los programas y las actividades de la
Organización a fin de alcanzar la excelencia técnica. Creación y
mantenimiento de las competencias necesarias con el propósito de
garantizar que el personal está plenamente equipado para diseñar,
poner en práctica y apoyar los programas de cooperación técnica a los
niveles nacional y regional.
META Y OBJETIVOS DEL ÁREA DE TRABAJO
META
Fomentar la formación de una fuerza laboral creativa, competente y
comprometida para maximizar su potencial al proporcionar el nivel más
alto de cooperación técnica a los miembros.
OBJETIVO
Servicios de gestión de los recursos humanos prestados a todas las
oficinas de la organización, de manera eficaz y oportuna, al tiempo que
se garantiza el cumplimiento con los manuales y las normas y
procedimientos establecidos.
ENFOQUE ESTRATÉGICO
- Elaborar políticas y prácticas para la aplicación uniforme de normas y
procedimientos.
- Interactuar con funcionarios a todos los niveles para proporcionar
servicios de recursos humanos racionales.
- Interpretar las normas y los reglamentos de manera uniforme,
predecible y objetiva, teniendo en cuenta los intereses y las
necesidades de la Organización y los funcionarios.
RESULTADOS ESPERADOS
- Aplicación de prácticas óptimas de recursos humanos en toda la
organización.
- Se contrata a personal con las aptitudes y las competencias
necesarias para el trabajo de la Organización de manera oportuna.
- Se facilitó el trabajo eficaz del personal con atención a la misión de la
Organización.
- Se supervisa la salud del personal para asegurar su buena aptitud
física y capacidad para llevar a cabo sus obligaciones y
responsabilidades asignadas.
- El personal es apto físicamente y capaz de llevar a cabo sus
obligaciones y responsabilidades asignadas.
2. SERVICIOS DE APOYO Y COMPRAS (SUP)
Administración de los servicios de apoyo generales. Un entorno de
oficina sano y seguro para todos los funcionarios de la organización.
META Y OBJETIVOS DEL ÁREA DE TRABAJO
META
La Organización lleva adelante satisfactoriamente su programa de
trabajo y contribuye a los objetivos nacionales y regionales de
cooperación técnica.
OBJETIVO
La Oficina responde eficaz y eficientemente a las demandas en
evolución en materia de cooperación técnica en los ámbitos de
adquisiciones y otros servicios.
ENFOQUE ESTRATÉGICO
- Emplear diversos métodos de comunicación, como reuniones
(incluidas subregionales), correo electrónico, entre otros, trabajo con
los administradores del área en la sede de la organización y las
oficinas de campo a través de los representantes y administradores
para mejorar los servicios existentes y elaborar procedimientos y
prácticas alternativas en la prestación de servicios de apoyo de alto
nivel a todos los consumidores.
- Mantener un diálogo permanente con administradores en la Sede y
las oficinas de campo a través de los representantes y los
administradores de la organización con respecto a la seguridad del
personal dentro del ambiente de la oficina. Viajar, si es necesario, a
las oficinas de campo para evaluar las condiciones personalmente
- Promover el intercambio de criterios y necesidades a través de
reuniones frecuentes, correo electrónico y otros medios entre
Compras y los consumidores en la Sede y el terreno para asegurar
que se suministren servicios de compras con el nivel más alto posible
de calidad.
RESULTADOS ESPERADOS
- Compras presta servicios de adquisiciones de manera eficaz y
oportuna.
- Traducciones proporciona servicios de traducción de manera
oportuna al más bajo costo posible para la Organización.
- Servicios de Oficina proporciona un entorno sin riesgos y servicios
logísticos en la sede de la organización y las oficinas de campo, de
manera oportuna y eficaz en función de los costos.
3. GESTIÓN FINANCIERA
Garantizar la buena gestión fiscal y el mantenimiento de la integridad y la
transparencia de la organización en la administración financiera de los recursos
públicos.
META Y OBJETIVOS DEL ÁREA DE TRABAJO
META
Mantener la viabilidad financiera de la OPS para lograr que la Oficina
pueda ejecutar con éxito su programa de trabajo y contribuir a los
objetivos nacionales y mundiales de cooperación técnica.
OBJETIVO
Gestionar de manera eficiente y eficaz los recursos financieros
encomendados a la Organización.
ENFOQUE ESTRATÉGICO
- Concentración en los clientes: Prestar un servicio satisfactorio de
manera eficiente, sistemática y colegiada a todos nuestros clientes.
- Orientación hacia los resultados: Lograr los resultados deseados
mediante el establecimiento de objetivos claros y niveles de
desempeño, con el monitoreo del desempeño y el ajuste de las
estrategias y los enfoques según el análisis de los resultados.
- Autoridad con responsabilidad: Dar a los funcionarios la autoridad
para adoptar y ejecutar decisiones en consonancia con el plan
estratégico de la Organización. A su vez, los funcionarios son
responsables de los resultados y la operación dentro de los
parámetros legales y éticos establecidos por la Organización.
- Trabajo en equipo: Establecer relaciones de trabajo colaborativas y
colegiadas entre los funcionarios y las unidades, con respeto mutuo y
en un entorno de trabajo cómodo garantizado para todos los
funcionarios.
RESULTADOS ESPERADOS
- Gestión eficiente y eficaz de los recursos financieros de la
Organización.
- Garantía del cumplimiento por parte de la Organización de normas
de contabilidad financiera, reglamentos y reglas establecidas.
- Mayor eficacia de los mecanismos y tecnología de computación
disponibles para administrar los recursos financieros.
LA TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es una parte importante de la actividad administrativa.
La decisión es la pieza clave de la labor directiva, y el proceso de toma de
decisiones es la forma de lograr este resultado.
Análogamente a los procesos de comunicación, la toma de decisiones afecta a
todos los aspectos de la gestión. Al igual que el intercambio de información, la
toma de decisiones es una parte integral de todas las funciones de gestión
general.
En el curso de la gestión de una organización, los directivos de diversos niveles
toman decisiones, dado que las decisiones suelen afectar a unidades o incluso
a toda la empresa más que a individuos, el proceso de adopción de decisiones
se formaliza.
LA TOMA DE DECISIONES DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN SE PUEDE
CARACTERIZAR DE LA SIGUIENTE MANERA:
Una actividad humana consciente con propósito.
Un comportamiento que se basa en orientaciones de valores y
hechos.
Un proceso de interacción entre los miembros de una
organización.
Una elección de alternativas dentro del estado político y social del
entorno de la organización.
Un componente del proceso de gestión global.
Un elemento inevitable del trabajo diario de los directivos.
Una parte integral del desempeño de todas las demás funciones
directivas.
Rasgos característicos de las decisiones de gestión:
Voluntad
Dirección
Propósito
Concreción
La toma de decisiones como tal no es un fin en sí mismo para un gerente. La
tarea del gerente no es sólo elegir una alternativa, sino a través de esta
elección lograr resolver un problema. Esto a menudo requiere tomar (y aplicar)
no una sola decisión, sino toda una secuencia de decisiones.
Así pues, el requisito previo más importante para tomar una decisión de gestión
es la aparición de un problema.
Un problema es una situación caracterizada por una discrepancia entre los
estados existentes y deseados del subsistema gestionado, que impide su
normal funcionamiento o desarrollo.
En el contexto de la toma de decisiones en una organización, la noción de un
sujeto (el responsable de la toma de decisiones) desempeña un papel
fundamental. Es importante distinguir entre los encargados de la toma de
decisiones y los expertos que suelen participar en las diversas etapas de la
toma de decisiones.
Una decisión puede tomarse colectivamente, en cuyo caso el responsable de la
decisión no es un gerente específico, sino un grupo de personas. En este caso,
sus intereses, la información disponible y la influencia en el proceso de
adopción de decisiones pueden ser diferentes o coincidir total o parcialmente.
Independientemente de esto, todos actúan como un grupo de decisión. Los
expertos, por otra parte, funcionan como fuentes de información.
ETAPAS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN UNA
ORGANIZACIÓN
Una decisión no es un acto momentáneo; es el resultado de un proceso que se
desarrolla a lo largo del tiempo y tiene una cierta estructura. Lo que permite
formular la siguiente definición.
El proceso de toma de decisiones es una secuencia cíclica de acciones
llevadas a cabo por un sujeto de gestión con el fin de resolver los problemas de
la organización, e incluye el análisis de la situación, la generación de
alternativas, la toma de decisiones y la organización de su aplicación.
A continuación, se indican las principales etapas y procedimientos del proceso
de toma de decisiones en orden de secuencia:
Análisis de la situación
Antes de analizar la situación de la gestión, es necesario reunir y procesar
una cantidad bastante grande de información. En esta etapa, la organización
percibe el entorno externo e interno. Los gerentes y especialistas reciben
información sobre los principales factores del entorno externo y el estado de la
organización. Luego se clasifica y analiza la información, se comparan los
valores reales de los parámetros controlados con los valores previstos y
planificados.
Identificación del problema
Antes de comenzar a resolver un problema, es necesario diagnosticarlo o
identificarlo completa y correctamente. No es por nada que se cree que
formular un problema correctamente supone estar a medio camino de
resolverlo. Un problema no es sólo cuando no se logran los resultados
previstos, sino también cuando hay una oportunidad de mejorar potencialmente
la eficacia.
Definición de los criterios de elección
El gerente debe conocer claramente los indicadores con los que se comparan
las alternativas y se selecciona la mejor de ellas. A menudo los criterios se
contradicen entre sí, por lo que es necesario introducir algunos factores de
ponderación asociados a la importancia de cada uno de ellos. Por ejemplo,
cuando se compra equipo, el costo, el tiempo de entrega, el costo de los
consumibles y el rendimiento pueden ser importantes. Por regla general, el
equipo más eficiente con un plazo de entrega más corto será más caro que
aquellos de menor productividad o de un tiempo de entrega más prolongado,
por lo que para las diferentes organizaciones puede ser más importante tener
un equipo diferente en distintas condiciones.
Desarrollo de alternativas
El siguiente paso es desarrollar un conjunto de alternativas para resolver el
problema. El caso ideal es cuando se pueden encontrar todas las formas
posibles de resolver el problema. Entonces se puede estar seguro de que no se
pierde el camino óptimo. Pero en la práctica los directivos no tienen (y no
pueden tener) tanto tiempo para formular todas las formas posibles de lograr el
resultado.
Elección de una alternativa
Todas las alternativas posibles elaboradas se comparan según los criterios
seleccionados y se elige la mejor alternativa.
Coordinación de soluciones (para procesos de grupo).
Gestión de la aplicación
En esta etapa se determina un conjunto de obras, recursos, plazos e
interpretaciones.
Supervisión y evaluación de los resultados
Este paso sirve para proporcionar feedback.
