CE1 - Tema 4.

1: Organización empresarial:
Gestión administrativa y contable

Proyecto empresarial: Gestión administrativa y

contable

Cultura Emprendedora y Empresarial

1.º Bachillerato Contenidos

Proyecto empresarial

Gestión administrativa y contable

Gestión administrativa y contable

Video de José Chacón alojado en Youtube
La información contable

Tarde o temprano en la vida, todos tenemos que

plantearnos cuánto ingresamos, cuánto gastamos y que
tenemos. Para muchos, éste será el primer contacto con
la contabilidad.

En el mundo empresarial, la contabilidad y la información

que de ella se puede extraer, es una herramienta
esencial no solo para el control interno de las finanzas de
la empresa, sino también como método de información
útil y fiable para los usuarios externos, tales como
Tablilla de barro accionistas o propietarios, proveedores, clientes o la
propia Administración Pública, entre otras.
Imagen en Wikimedia Commons. Dominio
público
La información contable debe tener una serie de
características:

Relevante, reflejando aquello que es realmente importante y útil.

Fiable, expresando con el máximo rigor posible las características básicas y
condiciones de los hechos reflejados. Para ello debe ser objetiva, verificable y
representación fiel de los hechos descritos.
Comprensible, siendo relativamente fácil de entender para todos los usuarios.
Oportuna, estando disponible en el momento en que se requiere.
Y por último comparable, por lo que la información debe ser lo más homogénea
posible, tanto para la misma empresa en distintos momentos del tiempo como para
empresas diferentes.
 La contabilidad en España está regulada por el Plan General de Contabilidad (PGC) que obliga a
llevar una contabilidad adecuada a la actividad empresarial y que permita realizar un seguimiento
cronológico de sus operaciones. Para ello es necesario apoyarse en una serie de libros que sirven para
registrar las operaciones y para presentar los distintos estados financieros en el Registro Mercantil.

Los libros obligatorios son: (coloca el ratón sobre cada uno de ellos)

Libros de contabilidad.
Libros obligatorios de contabilidad
Animación de elaboración propia

Antes hemos hablado de la forma de "T" que aparecen en las cuentas de la empresa. Esto
significa que apuntamos en dos columnas tal como podéis ver en la animación
inferior. La columna de la izquierda se denomina "Debe" y la columna de la derecha se
denomina "Haber". Es conveniente (al menos al principio) tomar al debe y al haber como
los nombres propios de cada columna y no buscarles algún otro significado semántico.
Funciona básicamente de la siguiente manera: si recibimos2.000€ en metálico de una
venta lo anotaríamos en la cuenta de efectivo en la columna del debe y si pagamos a un
proveedor en efectivo digamos 500€ se anota en el del haber (no es válido restar 500 en
el debe). El saldo será la diferencia entre ambas cantidades.
 Cuenta en forma de T
Animación de elaboración propia

Comprueba lo aprendido

El estado de flujos de efectivo:

Es obligatorio para todas las empresas

Es un documento perteneciente a las cuentas anuales.

Es voluntario para todas las empresas.

Incorrecto

Así es. Sólo es obligatorio para grandes empresas.

Incorrecto
 Solución

. Incorrecto
. Opción correcta
. Incorrecto

En el libro diario se recogen:

Las operaciones contables por orden cronológico.

Todas las cuentas de la empresa en forma de T y por orden alfabético.

Los ingresos y gastos.

Así es, en función de la fecha en que se producen.

Incorrecto

Incorrecto

Solución

. Opción correcta
. Incorrecto
. Incorrecto

La información contable debe ser:

Relevante y fiable.

Clara, oportuna y comparable.

Todas son correctas.

Incorrecto
Incorrecto

Opción correcta

Solución

. Incorrecto
. Incorrecto
. Opción correcta
Las masas patrimoniales

Patrimonio: Cuando hablamos de patrimonio,

todos percibimos que nos referimos a todo lo
que tenemos: casa, coche, etc. Pero, ¿tiene más
patrimonio el que más tiene?, ¿qué ocurre con
las deudas?

En el mundo empresarial, los elementos que

forman el patrimonio podemos clasificarlos en
tres grupos:

Bienes: son los medios materiales necesarios

para la actividad de la empresa tales como
edificios, maquinaria, dinero, etc.

Derechos: serían créditos a favor de la empresa (lo que otros deben a la empresa), por
ejemplo, facturas pendientes de pago o préstamos que la empresa ha concedido a
terceros.

Obligaciones: deudas de la empresa con terceros (lo que la empresa debe a otros) como
facturas pendientes de pago a proveedores, préstamos que nos han concedido, etc.

Por tanto, el patrimonio neto o simplemente patrimonio, se obtiene sumando los bienes y
derechos y restando las obligaciones.

Patrimonio= (Bienes+Derechos) -
Obligaciones

Si agrupamos los elementos del patrimonio que puedan

tener un mismo significado económico o financiero,
reciben el nombre de masas patrimoniales. Para ello basta
con tres grupos:

Activo: formado por los bienes que son propiedad de la

empresa y los derechos a su favor. Representa en que se
ha invertido los fondos de la empresa tanto si son del
empresario (propios) como ajenos. El activo se divide en
dos submasas:
Masas patrimoniales
Diagrama de elaboración propia
 Activo no corriente o inmovilizado. Recoge entre otros,
aquellos elementos que han adquirido la empresa para permanecer en ella por
un periodo superior a un año. Por ejemplo un camión, las instalaciones,
terrenos, etc.
Activo corriente. La misma definición anterior, pero en un plazo inferior al año.
Por ejemplo, el dinero en caja, inversiones que a recuperar en unos meses, etc.

Pasivo (fuentes de financiación ajena): obligaciones que debe atender la empresa.

Representa los fondos ajenos que está utilizando la empresa y que tiene obligación
de devolver. Al igual que el activo se divide en:
Pasivo no corriente. Incluye las deudas que deben liquidarse en un periodo
superior a un año, como por ejemplo un préstamo que debemos devolver a los
3 años.
Pasivo corriente. Por el contrario, recoge las deudas que deben liquidarse
antes de un año (deudas con un proveedor, préstamos que se devuelve a los 6
meses, etc).

Patrimonio neto o neto patrimonial (fuentes de financiación propia): recoge el valor

del patrimonio (los fondos que el empresario ha aportado, llamados propios).

O reordenando términos: Neto = Activo - Pasivo.

Ejemplo: La empresa Rumbo S.A se dedica a la venta de material deportivo y tiene los
siguientes elementos en su patrimonio valorados en euros, el día 1 de enero de 2017:

Dinero en una cuenta corriente en el banco 1.000€.

Un local comercial donde ejerce su actividad valorado en 50.000€.
Un equipo informático valorado en 2.000€.
Diverso mobiliario en la tienda valorado en 10.000€.
Una deuda con un banco que la ha concedido un préstamo a devolver en 5 años por
valor de 10.000€.
Deudas con proveedores por compra de artículos deportivos por importe de
20.000€.
Letras de cambio con los clientes pendientes de pago por 5.000€ (en otro apartado
del tema se explica lo que es una letra de cambio).
Dinero en efectivo en caja por 200€.

Todos estos elementos se agrupan en:

Bienes: el local, el equipo informático, las mercaderías para vender, el mobiliario y dinero
en el banco y en la caja.
Derechos, las cantidades que deben a la empresa los clientes, documentadas en este
caso en letras de cambio.
Obligaciones, deudas que tiene la empresa con sus proveedores o con el banco por el
préstamo concedido.
 SITUACIÓN DE LA EMPRESA RUMBO S.A.

>> Documento de

ACTIVO PATRIMONIO NETO

descarga

Y PASIVO

Patrimonio neto = ?

Bienes:1.000 + 50.000 + Necesariamente ha de ser

2.000 + 10.000 + 200 63.200 - 30.000 para que se
cumpla la ecuación Activo=
Total de bienes: 63.200€
Patrimonio Neto + pasivo. O
sea, 33.200€

Obligaciones: 10.000 +
Derechos: 5.000€
20.000=30.000€

Total activo (bienes + Total patrimonio neto +

derechos) = 68.200€ pasivo = 68.200€

Importante

La liquidez de un activo hace referencia a su

capacidad para transformarse en dinero o efectivo,
mientras que la exigibilidad de los pasivos indica el
tiempo que falta para que se devuelvan.

Como pronto verás, el activo se ordena en su

columna de menor a mayor liquidez por lo que en
Liquidez y exigibilidad en el Balance los primeros lugares aparecerán activos muy poco
Diagrama de elaboración propia
líquidos como las construcciones (edificios) o
terrenos mientras que al final aparecerán los más
líquidos como el dinero en el banco o en la caja. Es un criterio general y no tienes que
pensar en casos particulares ... ¿y si una empresa pudiese vender un edificio antes
que una máquina?. En general, el edificio es más difícil convertirlo en dinero que una
máquina y éste es el criterio a seguir.

El pasivo se ordenará de menor a mayor exigibilidad por lo que aquellos elementos

cuyo plazo de devolución sea alto aparecerán los primeros y las deudas a más corto
plazo aparecerán al final de su columna. Por tanto, lo último que se devuelve es el
capital de los socios (sólo cuando la empresa se disuelve) y en último lugar
aparecerán las deudas que más pronto han de pagarse.

Comprueba lo aprendido

El dinero depositado en el banco es activo no corriente

Verdadero Falso

Falso

Es un activo muy líquido y que normalmente permanece en la empresa poco

tiempo (basta sacarlo del banco...)

El paquete de ofimática que tenemos instalado en el ordenador es un activo no

corriente.

Verdadero Falso

Verdadero

Se entiende que vamos a utilizarlo varios años. Puede que esto no ocurra, pero el
criterio es que en general, es así.

El combustible para el coche de la empresa es activo corriente

Verdadero Falso

Verdadero

Es un bien que normalmente permanece en la empresa por un periodo inferior al

año.

Los embalajes para los productos que una empresa vende es activo corriente
 Verdadero Falso

Verdadero

Es un bien que normalmente permanece en la empresa por un periodo inferior al

año.

Si nuestra empresa debe 1.000€ a Hacienda, es un pasivo corriente.

Verdadero Falso

Verdadero

Pasivo corriente. La deuda debe saldarse antes del año.

Si damos un crédito a 5 años a otra empresa es un activo corriente.

Verdadero Falso

Falso

Es activo (derecho de cobro) pero como es superior al año es no corriente

El capital que los dueños de la empresa han aportado es patrimonio neto.

Verdadero Falso

Verdadero

Así es la propia definición del patrimonio.

Tras cerrar el ejercicio, la empresa tiene un beneficio de 2.000€ que decide reservar
para futuras inversiones en el extranjero. Se trata de un activo.

Verdadero Falso
Falso

Es un dinero que entra dentro de la masa de patrimonio neto.

El balance

El balance es un documento que se encuentra dentro de las

cuentas anuales de la empresa y que mencionamos en el
apartado anterior. Representa la situación patrimonial de la
empresa en un momento determinado. Los elementos se
agrupan en torno a las dos principales masas patrimoniales: el
activo por un lado y el patrimonio neto y pasivo por otro.
Imagen de Beatriz95perez en
Wikimedia Commons. Licencia CC. Ambas masas se ordenan de menor a mayor. En el caso del
Animación de elaboración propia
activo siguiendo el criterio de liquidez y en el segundo el de
exigibilidad que ya has estudiado.

Hay 3 tipos de balance en función del momento en que se realizan: balance de situación
inicial al principio del ejercicio, de situación al cierre del ejercicio y finalmente, otros que
se realizan normalmente cada 3 meses llamados de comprobación.

También en función de su complejidad hay modelos normales (para grandes empresas) y

abreviados (pequeñas y medianas).

Toda la información patrimonial de la empresa se encuentra distribuida en las diferentes

cuentas. Todas deben hacerlo de la misma manera, de esa forma se asegura que todas
las empresas recojan su patrimonio de forma uniforme. Así. supongamos que una
compañía compra un camión en efectivo por valor de 100.000€. Son dos operaciones
diferentes (la compra por un lado y el pago por otro) y se anotarían en cuentas diferentes.
Por un lado, aumentaría la cuenta de "transportes" en esa cantidad y se disminuiría la de
"efectivo" en esa misma cuantía. Como ya has visto, se anota en el debe por un lado y en
el haber por otro.

Todo esto aparece desarrollado en el Plan General de Contabilidad, donde se recoje un

numero enorme de cuentas. En este tema vamos a agruparlas y a dar tan sólo algunas de
ellas. Por tanto, el modelo de balance que recoge el Plan General de Contabilidad es
A) Patrimonio neto
A) Activo no
bastante complejo. Simplificándolo mucho podemos dar el siguiente modelo:
corriente
B) Pasivo no
1. Inmovilizado corriente
intangible
C) Pasivo corriente
Las agrupaciones que aparecen en el balance
PRINCIPALES APARTADOS DEL
2. Inmovilizado
1. Deudas a corto de la izquierda son:
material BALANCE
plazo
3. Inversiones >> Documento de Activo no corriente:
inmobiliarias 2. Acreedores
ACTIVO descargaPATRIMONIO
comerciales y otras
NETO Y PASIVO Inmovilizado intangible. Elementos
4. Inversiones cuentas a pagar
inmateriales o intangibles de la empresa tales
financieras a largo
como
plazola marca, software, patentes etc. En el caso de pérdida de valor de estos bienes, ello
se recoge dentro de una cuenta llamada amortización acumulada del inmovilizado
B) Activo corriente
intangible que figurará restando en el activo no corriente.
 1. Existenciasmaterial. Elementos tangibles del activo, bienes muebles o inmuebles, como
Inmovilizado
el 2.
edificio, instalaciones, maquinaria, etc. En el caso de pérdida de valor de estos bienes,
Realizable
ello se recoge dentro de una cuenta llamada amortización acumulada del inmovilizado
3. Efectivo
material que figurará restando en el activo no corriente.

Inversiones inmobiliarias: inmuebles en propiedad cuyo objeto sea la obtención de rentas

o plusvalías y no el de usarlos en la producción.

Inversiones financieras a largo plazo. Recoge las inversiones de tipo financiero con plazo
mayor de un año.

Activo corriente:

Existencias. Agrupa los elementos que están en almacén a la espera de ser transformados
o vendidos, materias primas, etc.

Realizable. Deudas a favor de la empresa (derechos de cobro) e inversiones financieras a

corto plazo.

Efectivo. Incluye el efectivo y el dinero en cuentas bancarias.

Patrimonio neto:

Recoge varias cuentas tales como las aportaciones de los socios (capital), las distintas
reservas (obligatorias y voluntarias) y la cuenta resultado del ejercicio, donde aparece el
resultado (positivo o negativo) del último ejercicio económico y pendiente aún de
aplicación.

Pasivo no corriente:

Recoge varios grupos de cuentas relacionados con deudas de la empresa a largo plazo
tales como aquellas que se instrumentan con entidades financieras, con distintos
proveedores, las realizadas en forma de leasing u otras en forma de obligaciones y bonos.

Pasivo corriente:

Deudas a corto plazo. Recoge aquellas deudas con vencimiento inferior a un año.

Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar. Recoge también deudas pero en este
caso, aquí se agrupan específicamente las contraídas con proveedores y acreedores que
han prestado servicios a la empresa (como por ejemplo una empresa de mantenimiento,
reparaciones, etc.), además de las deudas contraídas con la Hacienda pública por el IVA y
la Seguridad Social.

Ejercicio Resuelto
Un comercio dedicado a la venta de calzado (Salero SA) presenta el siguiente
patrimonio a final del ejercicio económico (2016). Realiza el balance de situación a
cierre del ejercicio. Libro de cuentas Libro de cuentas Imagen de Collection Kuhn en
Wikimedia Commons. Dominio público Construcciones: 50.000€ Mobiliario: 2.000€
Productos terminados: 1.000€ Equipos informáticos:3.000€ Deudas a largo plazo
con entidades financieras (un préstamo a 5 años): 10.000€ Préstamo con una entidad
de crédito a corto plazo (un préstamo a 6 meses): 5.000€ Caja: 1.000€ Capital
social: 42.000€ Para realizar el ejercicio, lo primero que has de hacer es separar las
cuentas anteriores según las distintas masas patrimoniales. Así en el activo nos
encontramos las construcciones, el mobiliario, el material de oficina y los equipos
informáticos. El patrimonio neto suma un total de 46.000€ y el pasivo está formado
por las deudas a largo plazo. El siguiente paso será ordenar el activo por liquidez.
¿Qué bienes van a permanecer más tiempo y cuáles menos? Basta aplicar la lógica y
ordenando de menor a mayor liquidez sería: construcciones - mobiliario - equipos
informáticos - Efectivo. En cuanto a la ordenación del patrimonio neto y pasivo hay
poco que ordenar. Intenta realizar el balance y comprueba el resultado en la solución.
No importa que te equivoques, el balance es algo complejo y no pretendemos en esta
asignatura que aprendas a hacer balances difíciles, tan sólo que tengas un primer
contacto con algunos ejemplos sencillos.

Un comercio dedicado a la venta de calzado (Salero SA) presenta el siguiente

patrimonio a final del ejercicio económico (2016). Realiza el balance de situación a
cierre del ejercicio.

Construcciones: 50.000€
Mobiliario: 2.000€
Productos terminados: 1.000€
Equipos informáticos:3.000€
Deudas a largo plazo con entidades financieras (un
préstamo a 5 años): 10.000€
Préstamo con una entidad de crédito a corto plazo (un
Libro de cuentas préstamo a 6 meses): 5.000€
Imagen de Collection Kuhn en
Wikimedia Commons. Dominio Caja: 1.000€
público
Capital social: 42.000€

Para realizar el ejercicio, lo primero que has de hacer es separar las cuentas
anteriores según las distintas masas patrimoniales. Así en el activo nos encontramos
las construcciones, el mobiliario, el material de oficina y los equipos informáticos. El
patrimonio neto suma un total de 46.000€ y el pasivo está formado por las deudas a
largo plazo.

El siguiente paso será ordenar el activo por liquidez. ¿Qué bienes van a permanecer
más tiempo y cuáles menos? Basta aplicar la lógica y ordenando de menor a mayor
liquidez sería: construcciones - mobiliario - equipos informáticos - Efectivo.
En cuanto a la ordenación del patrimonio neto y pasivo hay poco que ordenar. Intenta
realizar el balance y comprueba el resultado en la solución. No importa que te
equivoques, el balance es algo complejo y no pretendemos en esta asignatura que
aprendas a hacer balances difíciles, tan sólo que tengas un primer contacto con
algunos ejemplos sencillos.

Balance de la empresa a cierre del ejercicio

Diagrama de elaboración propia

Comprueba lo aprendido

Completa las palabras que faltan, primero clasificando el elemento patrimonial como
bien, derecho u obligación para posteriormente, clasificarlo en el grupo
correspondiente.

Ejemplo: La maquinaria es un bien y se engloba dentro del pasivo no corriente.

El dinero en la cuenta corriente es un que pertenece al

Una deuda con el banco por valor de 2.000€ a devolver en 3 meses es una
que se engloba dentro del

Un cliente nos entrega un cheque por el pago de las mercaderías, lo cual se

considera un y se encuadra dentro del
La empresa registró una marca en el momento de su creación. Es un que
se encuadra dentro del

Parte de los beneficios de la empresa del pasado ejercicio económico se reservaron

para una expansión de la empresa. Se trata de una que
pertenece al

Ejercicio Resuelto

Una empresa presenta en su balance los siguientes datos:

Inmovilizado intangible: 10.000€, inmovilizado material:40.000€,

existencias:5.000€, efectivo:2.000€, pasivo corriente: 10.000€, pasivo no corriente:
25.000€.

¿Puedes calcular con estos datos a cuánto asciende el patrimonio neto?

Para resolver este ejercicio basta sumar todo lo que pertenece al activo y restar
el pasivo corriente y no corriente. El resultado es necesariamente el patrimonio
neto ya que debe cumplirse que: ACTIVO = PATRIMONIO NETO + PASIVO o
visto de otra manera, PATRIMONIO NETO= ACTIVO-PASIVO.

En nuestro caso sería ACTIVO= 57.000€, PASIVO= 35.000€ por lo que el

patrimonio neto asciende a 22.000€.

Importante

Al tratarse de tu primera toma de contacto con el balance y tratándose de una

asignatura de 1º de bachillerato, no hemos creído conveniente entrar en más detalles
en las cuentas que forman el balance. No obstante, en la asignatura de Economía de
la Empresa de 2º de bachillerato puedes ver el balance tratado con algo más de
profundidad. También tienes a tu disposición otros ejemplos con los que podrás
asentar más todos estos conceptos si lo crees necesario. Los temas correspondientes
se encuentran aquí.
La cuenta de pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias es el estado

contable que recoge los ingresos y gastos del
ejercicio económico junto con el resultado
obtenido. Así pues, nos va a indicar el beneficio
que hemos obtenido en ese año.

Sus componentes son:

Ingresos: elementos que supongan un

incremento en el patrimonio neto (por ejemplo
ingresos por ventas, no es válido la aportación
de los socios).

Gastos: justamente lo contrario a lo anterior (por ejemplo los gastos de personal o las
compras de materias primas).

Además hemos de diferenciar los ingresos y gastos que corresponden a la actividad

normal de la empresa con los que no lo son y se deben a intereses de préstamos, etc
(llamados financieros). La diferencia entre ingresos y gastos de explotación (actividad
normal de la empresa) se llama resultado de explotación. Los correspondientes a los
financieros se llama resultado financiero. La suma de ambos es el resultado antes de
impuestos a los que, una vez restados dichos impuestos se llama resultado del ejercicio.

Puedes ver su cálculo con el siguiente esquema:

Cuenta de perdidas y ganancias

Diagrama de elaboración propia
Es decir, que para el cálculo del resultado del beneficio o beneficio neto (BN), debemos
primero sumar en primer lugar aquellos ingresos que no son de tipo financiero y que
serán el valor de todas las ventas realizadas en el ejercicio. A esto hay que restarle los
gastos en que hemos incurrido. Serían por ejemplo las materias primas, salarios, teléfono,
agua, etc. Así, BAIT = INGRESOS-GASTOS tal como lo has calculado.

Pero nuestra empresa no sólo tiene estos ingresos y gastos. Es habitual que haya unos
ingresos y gastos de tipo financiero, como pueden ser inversiones en bolsa o intereses de
préstamos. Sumamos todos los posibles ingresos y restamos los posibles gastos. En
muchas ocasiones no existen, así que serían cero. Es la cantidad que restaremos al BAIT.
Así, BAT=BAIT-RESULTADO FINANCIERO.

Queda un último y sencillo paso. Sobre esta cantidad es la que deberemos pagar el
Impuesto de Sociedades. Es un porcentaje fijo pero que ha variado en los últimos años.
Sea como sea, hay que restárselo al BAT. Finalmente, BN=BAT-impuestos.

Ejercicio Resuelto

Elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa FootBar que presenta los

siguientes datos (suponiendo que el tipo del Impuesto de Sociedades es del 15%
para jóvenes emprendedores)

Ventas: 2000€.
Sueldos y salarios: 500€.
Seguridad Social a cargo de la empresa: 100€
Gastos financieros (intereses de deudas):50€
Ingresos financieros: 60€

La solución es la que se indica en la tabla. Observarás que en lugar de poner en

aquellas cantidades que son negativas un signo menos delante, se ponen entre
paréntesis.
 Solución del ejercicio propuesto
Gráfico de elaboración propia

Comprueba lo aprendido

1. Una empresa ha obtenido los siguientes datos:

Resultado de explotación: 1.000€

Resultado financiero: 0 €

Impuestos: 100€

El resultado del ejercicio será:

1.100€

1.000€

900€

Incorrecto

Incorrecto

El cálculo es: 1000€ - 0€ - 100€=900€

 Solución

. Incorrecto
. Incorrecto
. Opción correcta

2. Una empresa dedicada a la venta de comida para gatos, ha vendido el pasado año
mercancías por valor de 20.000€ mientras que sus gastos ascendieron a 4.000€. La
empresa tuvo que pagar 500€ por intereses de un préstamo del banco y otros 500€
en impuestos. El resultado del ejercicio es de:

15.000€

23.000€

22.500€

Correcto. El cálculo sería 20.000-4.000-500-500 = 15.000€

Incorrecto

Incorrecto

Solución

. Opción correcta
. Incorrecto
. Incorrecto
El archivo

Ya has estudiado distintos documentos que la empresa

obligatoriamente debe guardar. Necesariamente por tanto,
la empresa debe archivar toda esta documentación que
genera. No pienses sólo en varios libros ya que hoy más
que nunca, las empresas reciben muchísima información y
por cauces totalmente diferentes: facturas de nuestros
proveedores, quejas de nuestros clientes, facturas por
Archivo de una empresa internet, emails. ¿Dónde surge esta necesidad? ¿Cuáles
Imagen de elaboración propia son los impresos, documentos y comunicaciones más
utilizados?

La necesidad surge por dos vertientes:

La normativa legal, ya que según el Código de Comercio " [...] los empresarios
conservarán los libros, correspondencia y documentación ... por un periodo de 6
años ..".
Por otro, la necesidad de información que la misma empresa necesita para el
desarrollo de sus operaciones.

Para nosotros será el lugar bien sea físico o electrónico donde se conservan todos los
documentos de la empresa aunque también podrá significar el conjunto de todos estos
documentos.

La función principal del archivo consiste en la conservación de los documentos a los que
la ley obliga. Los documentos se deben conservar debidamente ordenados y clasificados.
Si al buscar información la encontramos rápidamente, nuestro archivo será eficaz aunque
además debemos tener en cuenta de que debe constituir el historial de la empresa,
además de permitir relacionar documentos nuevos con otros ya archivados.

TIPOS DE ARCHIVO
 TIPOS DE ARCHIVO

Actuales o activos, de uso

frecuente.

Semidefinitivos o
semiactivos o de consulta
Frecuencia de menos frecuente.
utilización
Definitivo, histórico o
inactivos, documentos que
habiendo perdido todo su
valor operativo y funcional,
conservan valor histórico
o documental.

Generales o centralizados:
documentos que se
conservan en el mismo lugar y
Según el lugar es consultado por distintos
de departamentos.
emplazamiento

Por departamentos,
distribuyéndose entre todos
ellos.

Manual, sin usar ningún

proceso de mecanización
(cada vez menos usado).
Para ello podemos usar
sencillas carpetas,
archivadores A-Z o cajas del
Por la forma de tipo archivador.
crearlo y usarlo
Informático, usando alguna
herramienta informática para
ello (procesadores de texto,
bases de datos, hojas de
cálculo, programas
especializados de gestión,
etc.)

Tipos de archivo
Imagen de elaboración propia
Hay dos palabras que muchas veces usamos indistintamente pero que en realidad
significan cosas diferentes. Se trata de clasificar y ordenar. Cuando agrupamos a los
alumnos de una clase por sexo o color del pelo, los estamos clasificando. Cuando les
damos un orden (número de clase, edad ...) los estamos sencillamente ordenado.

Por tanto, podemos ya decir que tenemos varios sistemas de clasificación:

Alfabético, clasificándolos por nombres (orden alfabético).

Numérico, asignando un número y ordenar numéricamente.
Temático, por materia tratada.
Geográfico, por zonas geográficas (pueden ser barrios, ciudades, países, etc.)
Cronológico, ordenando por fechas.

Clasificación de los archivos

Diagrama de elaboración propia

Curiosidad

La palabra archivo, del latín archivium, y del término griego archerion, que además
del edificio donde se procedía al archivo público podía significar "residencia de los
magistrados" o incluso cuartel militar.

Entre otras, la R.A.E. tiene varias acepciones para este término:

Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una

institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
Conjunto de datos almacenados en la memoria de una computadora que puede
manejarse con una instrucción única.
El registro

No hay que confundir archivo con registro. Toda empresa

mantiene una comunicación externa (clientes,
proveedores, ...) y una interna (entre los propios
trabajadores).

No existe ningún tipo de norma que obligue a llevar esta

comunicación de cierta forma establecida pero a poco
que te imagines una empresa con varios trabajadores, una
Registro de entrada
Imagen de elaboración propia docena de proveedores y todos sus clientes, será bastante
obvio que es necesario llevar esa comunicación de forma
ordenada y registrada, permitiendo acceder fácilmente a unas y otras. Por tanto, la
finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los documentos
que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

Para la correspondencia interna y externa es frecuente llevar un libro similar al que

puedes ver en la fotografía de la izquierda. Cualquier comunicación de entrada se anota
en el registro de entrada y de salida en el correspondiente de salida, anotando todos los
campos del libro. Además es frecuente sellar el escrito con un sello donde figura el
mismo número que el que se reflejará en los libros de registro.

En el caso de comunicación interna, suele llevarse un registro especial para ésta y su

organización y funcionamiento dependerá de las características de la empresa (número
de trabajadores, departamentos, etc.).

Comprueba lo aprendido

El archivo necesariamente debe ser físico.

Verdadero Falso

Falso

Puede ser también electrónico (un ordenador).

Un archivo centralizado es siempre más conveniente que por departamentos.

Verdadero Falso
 Falso

Dependerá de las características de la empresa.

En un archivo nos podemos encontrar distintas formas de clasificación.

Verdadero Falso

Verdadero

Sí, podemos tener los clientes por nombre y las facturas cronológicamente.
Documentos comerciales

Documentos comerciales
Video de José Chacón alojado en Youtube

Cuando estamos al mando de una empresa, pagar y cobrar no es tan fácil como darle a
nuestro proveedor en mano el dinero de su producto o reclamarle al cliente el precio de
su compra. Hoy hay muchas maneras de pagar o cobrar y la informática nos sorprende
cada día con un método nuevo.

Vamos a distinguir entre los documentos por los llevamos a cabo la compra y venta del
producto y aquellos por los que procedemos al cobro y pago. Cuando vas a la tienda y te
compras ropa, te dan un recibo que es el documento que demuestra la venta del
producto. Sin embargo, el pago lo puedes hacer en metálico o con tarjeta de crédito. Son
dos conceptos ligeramente diferentes.

En este tema vamos a ver las diferentes formas de operar y los documentos que certifican
la realización de dichas operaciones de manera oficial.

Documentos de compra y venta

El albarán es un documento que acredita la entrega de un pedido, que el receptor de la

mercancía debe firmarlo dando así constancia de que la ha recibido correctamente. Por
ejemplo, cuando recibimos un paquete por agencia de transporte siempre nos entregan
un albarán.

Un recibo sin embargo, sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto.
Suelen hacerse por duplicado, uno para el vendedor y otro para el comprador.

Sin embargo. ni albarán ni recibo nos sirve por ejemplo cara a Hacienda. No son
documentos mercantiles. Así pues, las operaciones económicas deben expresarse por
medio de una factura. Se trata de un documento mercantil que refleja una operación de
compraventa y debidamente cumplimentada tiene validez tributaria y fiscal.

Documentos de cobro y pago

Lo primero es ver que hay muchas formas de pagar un

producto. Así, podemos distinguir entre:

Pago anticipado: El pago se realiza antes de recibir la

mercancía. Es común cuando es la primera vez que se
realiza una relación de compra-venta ya que la solvencia
del cliente es desconocida.
Pago al contado. El cliente efectúa el pago al recibir la
mercancía.
Pago aplazado o pago por crédito, que se realiza con
Formas y medios de pago posterioridad a la entrega. En este caso nos
Diagrama de elaboración propia encontramos con:
a. Créditos a corto plazo. El tiempo en el que se aplaza el
pago no es superior a un año.
b. Créditos a largo plazo, para periodos superiores a un año.

Algo distinto es los documentos o medios que se puedan usar para estas formas de pago.
Los más complicados son aquellos que sirven para el pago aplazado, que son los
siguientes:

1. La letra de cambio

La letra de cambio es un documento formal que sirve como medio de pago, el

pago deberá realizarse cuando llegue el momento indicado de su vencimiento.

En la letra de cambio intervienen:

Librador: persona que emite la letra.

Librado: persona que tiene que realizar el pago y por tanto está obligado a saldar la
deuda.
 Tomador: es la persona señalada por el librador para cobrar la letra o sea, el que
recibe el pago.

Pueden aparecer otros elementos como el endosatario y endosante (cuando la letra es

transmitida por endoso y que no explicaremos para evitar entrar en más detalle, y el
avalista, que es quien respalda a quien debe pagar la letra. Si este no paga, el avalista lo
hará en su lugar.

Es posible que estos conceptos te hayan resultado difíciles pero con un ejemplo verás
que no lo es tanto.

Supongamos que un carpintero vende unas puertas a un constructor para unas viviendas.
Supongamos también que pactan un plazo de 30 días desde la entrega. Entonces, el
carpintero puede ir al estanco y comprar una letra de cambio, la rellena, e indica en la
misma que el constructor debe pagarle esa cantidad a un plazo de 30 días.

En esta caso tenemos la relación que podemos ver en el diagrama inferior.

Letra de cambio sin tomador

Diagrama de elaboración propia

Sin embargo, puede ocurrir que el carpintero que

ha hecho numerosas puertas para muchos
clientes se encuentre sin dinero para poder
operar (liquidez) ya que ha emitido numerosas
letras de cambio. El carpintero podrá entonces ir
al banco a que le anticipe el pago (a cambio de
Letra de cambio con tomador
una comisión. El banco será el tomador y se
Diagrama de elaboración propia encargará de gestionar el cobro al constructor.

Este caso es el que podemos ver en el diagrama de la izquierda.

2. El pagaré

Es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente.

Puedes pensar que es lo mismo que la letra de cambio y en el fondo son muy parecidos.
La diferencia con la letra de cambio radica en que quien emite el pagaré es el propio
deudor (y no el acreedor), es decir en nuestro ejemplo el constructor.

Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir
(endosar) a un tercero y ser emitidos por individuos particulares, empresas o el Estado.
Por lo tanto, intervienen básicamente los mismos elementos que en la letra de cambio.

3. El cheque

El cheque, es un medio de pago que evita el uso

de dinero en efectivo. En el cheque se escribe la
cantidad a cobrar y acudes con éste a la entidad
bancaria. Puede ser nominativo (a nombre de
una persona concreta) o al portador (lo puede
Cheque cobrar cualquiera).
Imagen en Wikimedia Commons. Dominio público

Hay que tener en cuenta que un cheque no

significa necesariamente que el vendedor reciba el dinero, ya que dependerá de que la
persona que lo emite tenga suficientes fondos en su cuenta bancaria. Un tipo particular
de cheque que sí garantiza el cobro es el cheque conformado.

No es el único; hay más tipos pero que han caído en cierto desuso en favor de las nuevas
tecnologías.

4. Otros medios de pago

Por supuesto estos son sólo dos medios de pago y cobro que ni mucho menos son los
más usados. Nos hemos centrado en ellos pues son posiblemente los más complejos.
Otros que sin duda son los más comunes y que se usan para pagar anticipadamente o al
contado, serían:

Ingreso en cuenta, cargando el importe en la cuenta corriente del acreedor

(comprador).
Transferencia desde la entidad del comprador al vendedor. Los bancos en este caso,
pueden cobrar comisión.
Otras: Tarjeta de crédito o débito, contra reembolso, paypal, etc.

Curiosidad

¿Sabías que en Medina del Campo hay un

monumento dedicado a la primera Letra de
Cambio?
 Fue girada el 2 de julio de 1.553 por Ginaldo
Giovanni Battista Stroxxi sobre Besançon, como
consecuencia del apogeo de Las Ferias de
Medina del Campo.

No obstante hay que decir que se tiene

constancia de otras más anteriores incluida
alguna en el Antiguo Egipto.
Primera Letra de Cambio
Imagen de la Fundación Joaquín Díaz en
Wikimedia Commons.
Licencia CC BY-SA 3.0

Comprueba lo aprendido

Si nuestra empresa compra un producto, cara a Hacienda deberemos pedir:

Albarán

Recibo

Factura

Solución

. Incorrecto
. Incorrecto
. Correcto

Son medios de pago:

Un pagaré

Un cheque

Transferencia bancaria

Solución

. Correcto
. Correcto
. Correcto
Resumen

Importante

La información contable es una herramienta esencial no solo para el control interno

de las finanzas de la empresa, sino también como método de información útil y fiable
para los usuarios externos, tales como accionistas o propietarios, proveedores,
clientes o la propia Administración Pública, entre otras.

Todas las empresas deben tener una serie de libros obligatorios: el libro diario por un
lado y el de inventarios y cuentas anuales que incluye el balance, la cuenta de
pérdidas y ganancias, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto.

El patrimonio está formado por los bienes y derechos. Si restamos las obligaciones
representaría el patrimonio neto. Los bienes y derechos forman el activo que se
divide en corriente (liquidez inferior a un año) y no corriente (liquidez superior a un
año). Las obligaciones representaría el bloque del patrimonio neto (financiación
propia) y pasivo (financiación ajena).

El balance, que forma parte de las cuentas anuales, se calcula separando las masas
patrimoniales y ordenado en dos columnas. En la izquierda el activo que se ordena de
menor a mayor liquidez. En la columna de la derecha el patrimonio neto, ordenado
éste de menor a mayor exigibilidad. Y siempre teniendo en cuenta que ACTIVO =
PATRIMONIO NETO + PASIVO.

La cuenta de pérdidas y ganancias representa el beneficio del ejercicio económico.

Se calcula en tres pasos. En primer lugar se haya el resultado de explotación, luego se
le suma en financiero y por último se restan los impuestos.

Masas patrimoniales
Diagrama de elaboración propia

Importante
El archivo es el lugar bien sea físico o electrónico donde se conservan todos los
documentos de la empresa. Su principal función es la conservación de los
documentos a los que la Ley obliga. Hay varios tipos de archivos y varias formas de
clasificarlos: alfabético, numérico, temático, geográfico y cronológico.

En cuanto al departamento de recursos humanos, su principal función dentro de la

planificación del personal es la de reclutamiento (interno o externo), selección y
posterior formación.

Por último, dentro de la actividad comercial nos podemos encontrar dos tipos de
documentos que resultan muy importantes para el correcto entendimiento de la
operación.
En cuanto a la compra venta tenemos el albarán, la factura y el recibo. Sólo la factura
tiene validez tributaria.
En cuanto a la forma de pagar y cobrar tenemos la letra de cambio, el pagaré, el
cheque junto a otros más usuales como la transferencia bancaria, paypal, etc.
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