Mantenimiento preventivo (Preventive

Maintenance)
Introducción
El Mantenimiento Preventivo es el sistema de Mantenimiento cuyo objetivo esencial
es prevenir la ocurrencia de fallas en un sistema productivo, con base en la
ejecución de unas tareas básicas (Observar, inspeccionar, calibrar, ajustar,
cambiar, lubricar, reparar, etc.), a unas frecuencias predeterminadas, asociadas a
cada ciclo productivo en particular. La ejecución de las tareas básicas puede indicar
la necesidad de realizar tareas programadas adicionales (mantenimiento correctivo
programado, modificaciones, overhaul, etc.).

La figura 1 ilustra el comportamiento del Mantenimiento Preventivo, en función del

nivel de rendimiento óptimo y del tiempo de operación de la maquina/equipo. Las
letras Vi corresponden a las visitas preventivas periódicas a la maquina/equipo; el
ideal es que con base al conocimiento que se tenga del comportamiento y
rendimiento de la maquina/equipo (límite de admisibilidad investigado) se efectué
una parada preventiva antes de que ocurra un fallo cataléctico; la parada preventiva
dura un lapso TA (tiempo de alistamiento), durante el cual se deben efectuar unas
tareas programadas y otras emergentes en función de los resultados de las
inspecciones (Mantenimiento correctivo programado). Con el pasar del tiempo los
Tiempos entre Fallas TBFi (Time Between Failure) se irán acortando, por efectos de
inadecuación, obsolescencia e ineficiencia, en otras palabras, el estado real poco a
poco se ira alejando del estado teórico o nominal, razón por la cual el estado nominal
deberá ser revaluado paulatinamente; los encargados del mantenimiento deberán
ir ajustando los TBFi para que las paradas programadas o intervenciones
preventivas se realicen antes de que el nivel de rendimiento sea igual o inferior al
límite de admisibilidad investigado, o en términos simples antes de que ocurra una
avería mayor o falla funcional.
 Figura 1. Ciclo grafico del Mantenimiento Preventivo

La figura 2a recuerda que se debe alcanzar un punto de equilibrio entre la Carga de

Trabajo de Preventivo y la de Correctivo, llamado carga optimizada. A la derecha
de la carga optimizada, por mucho más preventivo que se haga, siempre habrá una
carga residual (e irreducible) de Mantenimiento Correctivo (que se espera que en lo
posible sea Correctivo programado).

Como se mencionó, una de las principales desventajas del Preventivo radica en que
se puede llegar fácilmente a excesos en carga de trabajo y obviamente a
sobrecostos innecesarios. La figura 2b refleja esta realidad, la cual es aplicable a
muchos otros ámbitos, en el sentido de que “Poco es malo y mucho también”; el
anterior adagio aplicado en Mantenimiento Preventivo, indica que hacerlo de
manera deficiente (poco o nulo Preventivo y mucho Correctivo) es muy costoso y
hacer Preventivo en exceso es también sumamente costoso, sin que reporte
beneficios adicionales. La curva de Costo Total de Mantenimiento presenta sus
valores más bajos, en los rangos comprendidos entre el (22–42) % de Preventivo y
entre el (52-72)% de Correctivo, observándose una relación “ideal” desde el punto
de vista de costos, de 30% de Preventivo y 56% de Correctivo. Por supuesto, estos
son rangos generales, hay industrias específicas que requieren mayores o menores
cantidades de horas de Preventivo o de Correctivo.
Figura 2a. Ciclo grafico del Mantenimiento Preventivo. (a) Aspecto de carga de Trabajo
 Figura 2b. Ciclo grafico del Mantenimiento Preventivo. (b) Aspecto económico

Pasos para implementar un plan de Mantenimiento

Preventivo
A continuación, se presenta una metodología general para estructurar un plan de
Mantenimiento Preventivo, tomando como punto de partida la situación real muy
común “que no hay nada”, o en otras palabras se viene haciendo estrictamente
Correctivo. En este contexto surge la siguiente serie de preguntas lógicas mínimas:

¿Sobre qué maquinas/equipos se va a intervenir?

¿Qué tareas se van a hacer?
¿Con que gente / equipos de apoyo / herramientas / insumos / materiales?
¿Cuándo se van a realizar?
¿Cuál es el procedimiento de ejecución?
¿Cuánto duran las tareas?
¿Qué formatos van a apoyar la recolección de información, de manera ordenada?
¿Como se va a medir la efectividad de resultados?
La solución a las anteriores preguntas entrega el orden descrito a continuación:

- Inventario de máquinas, equipos, inmuebles y vehículos que serán cobijados

por el plan de mantenimiento.
- Codificación de las maquinas, equipos, inmuebles y vehículos.
- Creación de la Tarjeta Maestra de Datos TMD.
- Creación de las Hojas de vida de los equipos.
- Relación de requerimientos e instructivos.
- Programación de actividades (tablero de control) y balanceo.
- Elaboración de las Rutinas Básicas de Mantenimiento RBM
- Definición y creación de formatos de apoyo a la gestión del Mantenimiento
(TMD, hojas de vida, ordenes de trabajo, indicadores, etc.)
- Sistematización de la información.

Inventario de equipos, inmuebles y vehículos

Se busca con esta tarea elaborar el censo o listado de las máquinas y equipos que
serán cobijados en el Programa de mantenimiento, es decir responder la pregunta:
¿Sobre qué máquinas/equipos se va a intervenir? Con este inventario se conforma
un archivo Maestro de máquinas, debidamente codificado. En este punto es
necesario tener en cuenta que este archivo puede ser elaborado en Hoja electrónica
(para micros y pequeñas empresas) o en el módulo respectivo de un Software de
Mantenimiento o CMMS (Computarized Maintenance Management System), para
el caso de las medianas y grandes empresas.

Las personas responsables de elaborar el inventario deben prestarle la atención

adecuada, para evitar sub o sobre-valoraciones que podrían llevar a situaciones en
las cuales maquinas/equipos no relevantes queden cobijados por el programa de
Mantenimiento, o por el contrario, maquinas/equipos importantes queden fuera de
él.

Codificación de los equipos

Una vez que se ha levantado el censo de las diferentes máquinas y equipos que
han de ser cobijados por un programa de Mantenimiento, es necesario realizar una
decodificación de estos, es decir, asignar una identificación numérica o
alfanumérica, con el fin que haya una identificación precisa y univoca de cada uno
de ellos. La codificación de la maquinaria y equipo es un asunto propio de cada
empresa, y existen diferentes métodos para ello, pasando por diferentes niveles de
complejidad, sin embargo, existen unas directrices generales para este proceso:

- Deben permitir una identificación rápida del equipo.

- Deben ser cortos, sencillos y fáciles de desglosar.
- El costo de su implementación debe ser razonable (pintura, adhesivos,
placas identificadoras de activo fijo, códigos de barras, etc.).
 - La codificación usada debe guardar relación con otros sistemas de
codificación de la empresa, particularmente con los códigos contables.

Una forma de realizar la codificación de maquinaria y equipos es dividiendo una

planta o empresa en áreas, secciones, maquinas/equipos, componentes y partes o
elementos, teniendo presente el respectivo Layout de Planta.

Áreas de Planta: Son procesos en operación o zonas completamente definidas en

la Planta, por ejemplo: molienda cana, refinación, transporte, etc.

Sección o grupo: Son conjuntos de máquinas/equipos que materializan un proceso

dentro de un área específica, por ejemplo: torres de destilación, torres de
enfriamiento, hornos, generación de vapor, etc.

Maquina/Equipo: Recurso físico que hace parte de una sección, tales como unidad
compresora, sistema de bombeo, banda transportadora, torno, inyectora de
plástico, etc.

Componente: Son partes de una maquina/equipo, que a su vez están formadas por
elementos, pero que individualmente no pueden ser consideradas como un equipo.
Ejemplo, motores eléctricos, motores hidráulicos, reductores de velocidad,
actuadores (cilindros hidráulicos y neumáticos), válvulas, etc.

Parte o elemento: cada una de las subdivisiones de un componente, por ejemplo:

tornillería, sellos, rodamientos, etc. Seguidamente se presenta un ejemplo de
directriz de codificación de máquinas/equipos, aplicable a una gran empresa

Figura 3. Directriz de codificación para una gran empresa

Como un complemento adicional, se puede llegar al nivel de parte o repuesto, en

cuyo caso regularmente se utiliza una serie predefinida de números.
Tomando como base la directriz anterior, se presenta un ejemplo de codificación,
aplicado a una Planta Cementera, Área de molienda de materia prima (puzolana,
yeso y mineral de hierro), dosificación de materia prima (por peso), banda-bascula,
reductor de velocidad.

Una vez hecha la codificación de maquinaria y equipos es posible:

- Recopilar datos e información acerca de las labores de Mantenimiento,

asociándolas a un equipo en particular, a una familia de equipos, a una
sección o a un área.
- Con la ayuda de software contable y de Mantenimiento es posible establecer
el coste del mantenimiento (Mano de obra y repuestos), bien sea por
maquina/equipo, por familias de máquinas/equipos, por secciones, por áreas,
etc.
- Enlazar de manera clara las políticas y estrategias de Mantenimiento, con
máquinas/equipos plenamente identificados física y contablemente.
- Realizar traslados de máquinas/equipos entre áreas, secciones o sucursales,
minimizando los traumatismos operativos y contables.

Creación de la Tarjeta Maestra de Datos TMD, para cada

maquina/equipo

Una TMD es un formato donde se consigna información general y especifica de una

maquina/equipo/proceso, tales como su identificación, información comercial de
vendedor y representante, capacidades de trabajo, condiciones operativas y
especificaciones técnicas de los componentes principales.

No hay un formato estandarizado para las TMD, sin embargo, su diseño debe
contener la información suficiente para conocer de manera rápida y sencilla la
maquina/equipo/proceso. Un modelo de Tarjeta Maestra de datos puede constar de:

Información general de la empresa. Nombre. identificación ISO 9000 del formato

(código, fecha modificación).

Características generales de la maquina/equipo. Se menciona la información básica

de la maquina como código de activo fijo, nombre, marca, modelo, serie, ano de
fabricación, ano de instalación, código o número de catálogo, fotografía (opcional),
etc.

Información comercial. Hace referencia a la información necesaria para ubicar el

proveedor y al representante comercial, en el país o en la ciudad (país y ciudad de
origen, razón social empresa, dirección, teléfono, e-mail, página web, n° de pedido).
Este tipo de información tiene como propósito el tener disponible un contacto vigente
para solicitud de garantías, de catálogos, de repuestos, de servicio técnico,
consultas operativas, etc.

Características operativas. Corresponden a información sobre las dimensiones

principales, especificaciones y condiciones de trabajo de la maquina/equipo. Dentro
de dimensiones principales se tiene longitud, altura, profundidad y el peso bruto.
Las especificaciones y condiciones de trabajo informan la capacidad productiva del
equipo, la criticidad del equipo en el proceso productivo, los turnos de trabajo, los
servicios que requiere para poder operar (electricidad, vapor, aire comprimido,
etc.).

Es importante resaltar que a cualquier maquina/equipo siempre será posible

definirle su capacidad productiva o de trabajo, en variables de Ingenieria. Ejemplos:
flujos volumétricos o masicos, flujos de calor, fuerzas aplicadas y sobre que área,
piezas/hora, recorridos, etc. En lo concerniente a servicios requeridos por la
maquina/equipo también es necesario y conveniente definirlos en función de
variables de ingeniería, como por ejemplo corrientes, tensiones, flujo de vapor con
la presión y temperaturas asociados, presión y flujo de aire, etc.

Características de los componentes principales. Da cuenta de los reductores,

bombas, ventiladores, actuadores, etc., (y de sus especificaciones principales),
vitales para la operación de la maquina/equipo. Este apartado es importante para la
solicitud de reposiciones (refacciones) y de unidades de repuesto.

Dado que muchas maquinas poseen componentes genéricos, el disponer de una

relación de este tipo de componentes ayudara posteriormente a identificar la
estandarización e intercambiabilidad de componentes y partes, con el fin de
minimizar el número de unidades de repuesto.

La figura 4 ilustra una tarjeta maestra de datos correspondiente a una banda

transportadora.

Es necesario aclarar que en los casos de secciones o grupos que materializan un

producto, por ejemplo, una línea de corte longitudinal o Slitter en una fábrica de
tubos o laminas a medida, se suele elaborar una TMD principal para la sección o
grupo de máquinas (vistas como un todo), y luego se elaboran TMD auxiliares para
cada uno de las maquinas/equipos de la línea. Las TMD auxiliares son invocadas o
referenciadas en la parte correspondiente a componentes principales de la TMD
principal.
Figura 4. Tarjeta Maestra de Datos de banda transportadora
Creación de las Hojas de Vida de máquinas/equipos

Respecto de la hoja de vida hay dos visiones, dependiendo de la empresa y de

cómo manejen la información.

Visión completa. La Hoja de Vida es la carpeta que contiene toda la información de

la maquina/equipo, referente a Tarjeta Maestra de Datos, relación de
requerimientos, Instructivos de mantenimiento, cronogramas de actividades,
Rutinas Básicas de Mantenimiento RBM, catálogos de partes y de servicio, listados
de repuestos, planos y por último el Historial de Mantenimiento. Este es el “debiera”,
es decir que de manera centralizada y ordenada se disponga de la información
completa de la maquina/equipo.

Visión simple. En muchas pequeñas y microempresas la cultura de manejo de la

información es muy pobre y la Hoja de Vida se limita a un Historial de
Mantenimiento.

El Historial de Mantenimiento es un formato (símil de la Historia clínica de un

paciente) donde se consignan en orden cronológico las reparaciones y
modificaciones importantes hechas a la máquina.

El Historial de Mantenimiento puede estar en copia dura o archivo electrónico. La

Tabla 1 ilustra un modelo básico de un Historial de Mantenimiento.

Tabla 1. Modelo básico de Historial de Mantenimiento

Es importante aclarar que en el Historial de Mantenimiento regularmente no se

consigna la información correspondiente a mantenimientos rutinarios (limpiezas,
lubricaciones periódicas, refacciones menores, etc.), exceptuando casos
especiales. Un cambio de aceite y filtros de un motor diésel no se consigna
regularmente en el Historial de Mantenimiento, pero si, por ejemplo, ocurrió un daño
de la empaquetadura de la bomba de agua con lo cual se contamino el aceite (por
emulsión), se hace entonces necesario el recambio de empaques (de la bomba),
aceite y filtros (del motor), y en este caso si es pertinente hacer la anotación en la
Hoja de Vida.

En muchas situaciones reales se presenta el caso que no hay memoria escrita al

momento de elaborar el plan de mantenimiento preventivo, por lo cual es necesario
acudir a la memoria colectiva e individual de los ejecutantes, personas que pueden
ayudar a recordar sucesos importantes relacionados con refacciones importantes y
overhaul.
En las grandes empresas que poseen CMMS embebidos en software corporativos
estilan diligenciar en el Historial de Mantenimiento solo el numero de la orden de
trabajo OT y el vale de salida de almacén (Documento que referencia los elementos
consumidos del almacén para una cierta OT), para referenciar los Mantenimiento
rutinarios, con el objetivo de no atiborrar el Historial con información no relevante, y
solo en el caso de reparaciones mayores o modificaciones amplían la descripción.

Relación de requerimientos de Mantenimiento

Este numeral busca definir las actividades o tareas que se efectuaran sobre las
maquinas/equipos cobijados por el Plan de Mantenimiento, o, en otras palabras,
responder la pregunta ¿Que tareas se van a hacer?

Con base en el estudio y conocimiento de los procesos/maquinas/equipos debe

elaborarse un listado de actividades de mantenimiento requeridos por cada
maquina/equipo, asociadas a una frecuencia propia del proceso (horas de servicio,
distancia recorrida, unidades producidas, etc.). A este listado también suele
llamarse Maestro de Actividades.

Las fuentes principales de información para conformar el Listado de requerimientos

son:

- Manuales de servicio
- Catálogos de partes
- La internet
- Conocimiento y experticia del personal
- Información disponible en asociaciones gremiales
- Consultas con colegas que laboren en otras empresas del mismo gremio.

Una forma usual de subdividir las tareas de Mantenimiento Preventivo es

clasificándolas en los siguientes grupos genéricos:

- Lubricación
- Electricidad
- Mecánica
- Instrumentación

Una vez clasificadas las tareas en estos subgrupos, se les asigna un consecutivo
(L01 a Lxy), lo que arroja el nombre genérico de Requerimientos LEMI o LEM, y es
usual escuchar el nombre de Mantenimiento Preventivo o Mantenimiento LEMI por
ejemplo.

Instructivos de Mantenimiento
También llamados Estándares o Protocolos, son documentos (copia dura o
digitales) en los que se consigna la información necesaria para la ejecución física
de cada requerimiento de mantenimiento, es decir, nombre y código de la máquina,
nombre y código del instructivo, medidas de seguridad, materiales e insumos
necesarios, herramientas necesarias, procedimiento de ejecución, y tiempo
estimado de ejecución. Básicamente los instructivos de Mantenimiento responden
a la pregunta: Con que gente / equipos de apoyo / herramientas / insumos /
materiales se hará la intervención de Mantenimiento? y ¿Cuánto duran las tareas?

Los instructivos se pueden dividir en genéricos y específicos. Los instructivos

genéricos describen procedimientos generales que se pueden aplicar de manera
similar en distintas maquinas/equipos, mientras que los instructivos específicos por
su parte se aplican a mecanismos o partes de máquinas que o son “únicos” (por
complejidad, por tamaño, por reglaje especifico, etc.) o difícilmente se encontraran
en otras secciones de la planta o fabrica, por ejemplo “ajuste del gap de los mantos
de un hidro-cono (en la industria minera)”. Un ejemplo de un instructivo genérico se
describirá seguidamente.

Muchas máquinas y equipos poseen un cárter o depósito de aceite. Para

inspeccionar el nivel de aceite del cárter, sin retirar el separador aceite – aire, se
hace uso de una mirilla de vidrio. El instructivo genérico para este procedimiento se
podría llamar L-01 Revisión de nivel de aceite, y consistiría básicamente en:
inspeccionar visualmente el nivel en la mirilla. Completar en caso de ser necesario.

El mismo código L-01 se aplicará para todas las maquinas/equipos que posean
cárter, sin necesidad de crear nuevos instructivos que sobrecarguen al sistema de
información. Cuando se presentan instructivos genéricos, no son asignados a una
maquina/equipo en particular, sino que quedan disponibles para invocarlos o
referenciarlos en las diferentes maquinas/equipos en que serán aplicados.

Figura 5. Depósito y mirilla del nivel de aceite

Los Instructivos de Mantenimiento cumplen varias funciones:

- Plasman por escrito parte de la experticia que adquieren los ejecutantes,

evitando que haya “empleados indispensables”.
- Documentan los procedimientos y sirven de respaldo para los círculos de
calidad.
- Retroalimentación inquietudes, observaciones, tiempos, etc., propios de la
ejecución física de las tareas de Mantenimiento.

Para ilustrar un poco lo concerniente a listado de requerimientos y redacción de un

Instructivo de Mantenimiento, se tomará como objeto de estudio el compresor de
pistón (de acople directo) mostrado en la figura 6. Este equipo es posible dividirlo
en los siguientes subsistemas:

- Estructura y deposito
- Grupo motor
- Grupo compresor
- Instrumentación

Figura 6. Compresor alternativo de acople directo

Un listado básico de tareas (con sus respectivas frecuencias) a efectuarle al
compresor es el descrito en la Tabla 2, y a cada tarea le debe corresponder luego
su respectivo Instructivo.

Tabla 2. Listado de requerimientos para compresor de pistón

Ahora bien, el Instructivo correspondiente a la tarea Cambio de aceite y filtros es

descrito a continuación.
Si en un Instructivo de Mantenimiento el procedimiento a ilustrar es muy complejo,
es usual que haya apoyo grafico de fotografías o imágenes del procedimiento, sobre
las cuales se realizan indicaciones de ajustes, identificación de puntos específicos,
etc.

Programación (Tablero de control)

En este numeral la pregunta a responder es ¿Cuándo se van a realizar las tareas

LEMI? Esta pregunta se responde con la elaboración de los Cronogramas de
Mantenimiento o Tableros de control, los cuales indican a los planeadores y
ejecutantes del mantenimiento el momento preciso en que se deben llevar a cabo
las labores de Mantenimiento. La indicación de la ejecución física de la labor se lleva
a cabo generando una Orden de trabajo. Un Tablero de control debe ir acompañado
de un mecanismo para su administración, es decir, alimentación de horómetros,
contadores de producción, odómetros, etc.), de tal forma que haya control de
cuando se hizo la última tarea y cuando será la próxima.

Los Tableros de control o Cronogramas de Mantenimiento se pueden elaborar en

medio físico (cartelera) o digital, y una vez definidos es necesario hacerles un
balanceo, para evitar que haya semanas sobrecargadas de trabajo, y otras
desocupadas.

La elaboración de los Tableros de control puede estar basada en las siguientes

variables, dependiendo del tipo de industria en estudio:

- Por tiempo transcurrido.

- Por horas reales de servicio trabajadas o distancias recorridas.
- Por unidades producidas u otras variables.

Tableros de control por tiempo transcurrido. Se aplican en empresas que

trabajan por turnos (regularmente de ocho horas) y el ritmo de producción es
aproximadamente constante. Basado en este panorama se definen unas
frecuencias de ejecución que pueden ser diarias, semanales, trimestrales, anuales.
Correspondientemente con las frecuencias anteriores aparecen Tableros de control
diario y anual.

Los Tableros de control diarios se elaboran para un lapso de una semana y en ellos
se consignan las actividades que deben ejecutarse todos los días o en lapsos
inferiores a una semana. Cabe resaltar que el Instructivo L – 01 es común a las tres
máquinas presentadas, lo que indica que se trata de un instructivo genérico.
Algunas empresas estilan elaborar Protocolos o Rutas diarias de Mantenimiento, a
cambio de elaborar los Tableros de control diarios.

Tabla 3. Tablero de control diario. Adaptado

Los Tableros de control anuales (Tabla) se elaboran para un periodo de un año,

subdividiéndolos en 52 semanas (un año comercial) y en ellos se consignan las
actividades que deben ejecutarse por periodos semanales o múltiplos de ellas.
 Tabla 4. Tablero de control anual

Con los Tableros de control por tiempo transcurrido es necesario ser cuidadoso en
los casos, en que haya incremento o reducción de turnos, con respecto al ritmo de
trabajo normal, para no ejecutar mantenimiento en exceso o en defecto, puesto que
en ambos casos habrá perdidas y despilfarros.

Tableros de control por horas reales de servicio trabajadas o distancias

recorridas. Este tipo de tableros de control se aplica mucho en el área
automovilista, para equipo minero, equipo fuera de carretera, industria de la
construcción, entre otros; en los casos anteriores importa ¿Cuánto tiempo el equipo
estuvo en operación (la distancia recorrida es muy corta)? o ¿Cuanta distancia
recorrió el equipo (sin importar mucho la carga movilizada)? En ambos casos se
hace necesario dotar los equipos de medidores de tiempo (horómetros como se les
llama normalmente en la industria) o de cuentakilómetros (odómetros). Con este
tipo de tableros de control se racionalizan mejor los recursos de mantenimiento
empleados (y el lucro cesante de producción), con relación a los Tableros de control
por tiempo transcurrido. La Tabla presenta un fragmento de un Tablero de control
por horas reales de servicio laboradas.

Tableros de control por unidades producidas. Entre otras, se aplican en

industrias como la metalmecánica y la petroquímica, donde es posible establecer
contadores de producción, bien sea discreta o continua. Al igual que con los tableros
de control por horas reales de servicio laboradas, se racionalizan mejor los recursos
de mantenimiento empleados (y el lucro cesante de producción), en relación con los
Tableros de control por tiempo transcurrido.
 Tabla 5. Fragmento de Tablero de control por horas reales trabajadas

Rutinas básicas de Mantenimiento RBM

Las Rutinas Básicas de Mantenimiento RBM, constituyen un conjunto de tareas

de Lubricación, Electricidad, Mecánica e Instrumentación, definidas en formatos
estandarizados, que deben ser ejecutadas por un(os) operario(s), siguiendo una
determinada ruta lógica dentro de la planta, sus áreas, las máquinas y al interior
de estos, reduciendo el desperdicio de tiempo y recursos durante los traslados de
los ejecutantes.

Para aclarar la intención de las RBM obsérvese el fragmento del Tablero de control
mostrado en la Tabla, en la frecuencia correspondiente a 200 horas; el instructivo
M–04 se le debe efectuar a veintiséis maquinas, distribuidas en cuatro secciones
diferentes de la planta. Supóngase que una sola cuadrilla se encargara de ejecutar
la tarea M-04, y que iniciara en la primera sección de la planta; podría ser que
iniciaran con G01-SA01 y continuaran consecutivamente hasta llegar a G08-SA08,
seguidamente intervendrían O01-SA09; en este punto se ha culminado la primera
sección, la pregunta seria ahora. ¿Cuál es la sección más cercana a la primera? La
que sea, hasta allí se deberá trasladar el personal con sus herramientas e insumos,
minimizando distancias y tiempos, y así hasta culminar la tarea. El orden lógico de
ejecución de este grupo de tareas deberá estar plasmado en una RBM.

Las frecuencias de las RBM por lo regular son: diarias, semanales, quincenales,
mensuales, pero también pueden ser otras.

¿El quiénes y cuantos operarios ejecuten las RBM? depende entre otros
aspectos de:

- El layout de Planta y el tamaño de la empresa. Producción continua o

discreta, una sola línea de producción o varias repartidas en diferentes áreas
o secciones, cantidad de máquinas/equipos, complejidad de los equipos, etc.
- El tiempo programable para Mantenimiento TPPM. Antes de iniciar la
jornada, entre turnos, en las noches, al finalizar la jornada, entre cambios de
referencia, etc.
 - El nivel de especialización de los operarios. Puede ser ejecutada por
operarios “toderos”, mecánicos, electricistas, lubricadores, instrumentistas,
etc.
- El tipo de contratación. Personal propio o subcontratado (outsourcing).

El tipo de tareas que se ejecutan en una RBM son:

- Inspección y monitoreo de condiciones ambientales (temperatura, humedad

relativa).
- Limpieza externa e interna de la maquina/equipo.
- Inspección externa e interna del equipo (visual, al tacto, auditiva o con
instrumentación).
- Se deben ubicar partes sueltas, faltantes, rotas, fatigadas, defectuosas,
fugas en mangueras, racores, tuberías, sobrecalentamiento, corrosión,
desgaste, vibración, etc.
- Lubricación y engrase.
- Reemplazo de partes o componentes. Los reemplazos pueden haber sido
previamente programados o ser el resultado de las inspecciones internas o
externas previas.
- Ajuste y calibración. Puede ser necesario poner en marcha el equipo o no.
Puede ser de naturaleza mecánica, eléctrica, electrónica, etc. Debe hacerse
con base a normas, estándares procedimientos pre-establecidos.
- Revisión de seguridad eléctrica (paros de emergencia, finales de carrera,
interruptores de seguridad, etc.).
- Pruebas de operación del equipo. Procedimiento que se debe realizar una
vez ejecutadas las tareas anteriores, en lo posible en compañía del operario
del equipo.

¿De dónde sale la directriz de las tareas a ejecutar en una RBM?

- Recomendaciones del fabricante

- Listado de requerimientos LEMI
- Cronogramas de actividades

¿Qué información básica debe llevar el formato de RBM?

Código RBM, consecutivo u orden de ejecución (dentro de la maquina/equipo,

dentro de la sección y dentro de las áreas de la Planta), parte o mecanismo a
monitorear, insumos o materiales, tiempo estimado, instructivo de Mantenimiento
asociado (si es necesario).

Formatos y documentación básica para la administración del

mantenimiento
Este numeral pretende responder las preguntas: ¿Que formatos van a apoyar la
recolección y el procesamiento de información relativa a Mantenimiento? y ¿Como
se va a medir la efectividad de resultados? La primera pregunta será respondida en
su totalidad en este numeral, mientras que la segunda pregunta será resulta
parcialmente aquí y complementada posteriormente.

Los formatos básicos que requiere un plan de mantenimiento son:

- Maestro de máquinas, con su respectiva codificación.

- Tarjeta maestra de datos TMD y su correspondiente archivo.
- Formatos de Hojas de vida de equipos.
- Listado de requerimientos o tareas LEMI.
- Listado de Instructivos o Estándares de mantenimiento.
- Tableros de control o cronogramas de mantenimiento.
- Listado de Rutinas básicas de mantenimiento RBM.
- Listado de tareas de Mantenimiento rutinario ejecutadas.
- Listados de partes de recambio y de desgaste.
- Formato de orden de trabajo.
- Listados de Ordenes de trabajo pendientes de ejecutar, en ejecución,
reprogramadas y canceladas.
- Indicadores de mantenimiento.
- Control de costos y gastos (alimentación, consulta, proyección, etc.).

En los Listados de tareas de Mantenimiento rutinario ejecutadas, se almacena la

información básica de las tareas de mantenimiento que no ameritan relacionarse en
las Hojas de Vida. En este momento se hará una distinción entre empresas que no
poseen software de Mantenimiento CMMS, y las que si poseen software de
Mantenimiento CMMS. En el caso de las primeras, y asumiendo que tienen manejo
y control de información (manualmente o con hoja electrónica), dicho control se
puede llevar con un sencillo cuadro como el mostrado en la Tabla. Una ventaja de
un cuadro de estos es que permite rastrear y tabular situaciones como: consumos
repetitivos de algún elemento, reparaciones repetitivas de alguna maquina/equipo,
la no ejecución de alguna tarea, consumos rutinarios de componentes, identificación
de responsabilidades del ejecutante en una tarea errónea, etc.

En el caso de las empresas que poseen CMMS y dependiendo del potencial de

este, basta con cerrar las ordenes de trabajo, generar una consulta o query y
analizar lo que sea de interés.

Formato de Orden de Trabajo (OT)

Son los documentos que se le entregan al ejecutante u operario para que proceda
a ejecutar una labor de Mantenimiento. Existen muchos modelos de OT, bien sea
manuales o digitales, pero mínimo deben constar de: Fecha de elaboración, fecha
en que se debe ejecutar la tarea, hora de ejecución (si es preciso), nombre del
ejecutante, instructivo asociado (sea genérico o especifico), maquina/equipo a
intervenir, nombre y cargo de quien la programa, espacio para observaciones y
espacio para la firma del ejecutante. La figura 7 presenta un pantallazo de una OT,
arrojada por el CMMS MPSoftware.
Las OT se subdividen en Estándar y No Estándar. Una OT Estándar (OTs) es
aquella que resulta de aplicar un Plan de Mantenimiento Preventivo (tarea
contemplada en un listado LEMI), por lo tanto, tiene una frecuencia e instructivo
asociados. Una OT no Estándar (OTnS) no obedece al Plan de Mantenimiento
Preventivo, y regularmente no tienen asociadas frecuencias e instructivos. Una
OTnS surge en una de las siguientes situaciones:

- Correctivo programado resultado de la retroalimentación de una OTs

ejecutada.
- Correctivo programado resultado de observaciones de ejecutante,
supervisor, jefe, etc.
- Correctivo de emergencia resultado obviamente de una falla funcional.
- Modificación de maquina/equipo.
- Reparación mayor u overhaul.

Figura 7. Orden de Trabajo emitida por un CMMS. Tomado de MPSoftware

Con un Plan de Mantenimiento debidamente administrado es vital que un

funcionario regularmente llamado Programador de Mantenimiento, este al tanto de
alimentar los contadores (horómetros, odómetros, fechas, contadores de
producción, etc.), y con base a las fórmulas, determinar en qué momento surgen
nuevas OTs. A las OTs y OTnS se les asignan diferentes estatus: emitida, en espera
de autorización, autorizada, en espera de materiales, en ejecución, cerrada,
reprogramada, cancelada.

Una OT cerrada es aquella que ya se ejecutó, mientras que una OT cancelada es

aquella que temporal o definitivamente no se puede ejecutar. Cuando el ejecutante
ha concluido una OT debe diligenciar el formato, anotar la fecha y contador en que
efectivamente se realizó, colocar las observaciones pertinentes (si hay lugar), firmar
en constancia de que la labor se cumplió y devolverla al planeador.

Otras funciones adicionales del Planeador de Mantenimiento son gestionar los

recursos requeridos por las OT, verificar que Ordenes de Trabajo se emitieron y
entregarlas a los ejecutantes, recibir las retroalimentaciones de las OT ejecutadas,
cerrar las OT y reprogramar o cancelar OT si la situación lo amerita.

Para apoyar la labor de control de ejecución de las OT se puede utilizar un cuadro

(manual o sistematizado en un CMMS) como el mostrado en la Tabla 6.

Tabla6. Formato básico para control ejecución de OT

En el caso de las OTnS, su emisión, control, supervisión, cierre, reprogramación y

cancelación se maneja de manera homologa al procedimiento descrito líneas arriba
para las OTs.

Por último, las OT son instrumentos de realimentación que bien aprovechados

sirven para evaluar posteriormente costos representados en insumos, repuestos,
mano de obra y tiempos de parada de planta.

Software de mantenimiento CMMS

Hasta hace unos años era común que los Departamentos de Mantenimiento fuesen
administrados de manera manual y en copia dura (papel y carpetas físicas), es decir,
sin la asistencia de los computadores.

En el caso colombiano, desde comienzos de la década de 1990 se inició la ola de

sistematización de procesos, entre ellos el de la administración del mantenimiento
y sus diferentes tareas.

Muchas micros y pequeñas empresas colombianas, a pesar que usan

computadores, tienen todos o algunos de los siguientes problemas: no tienen
encargados de mantenimiento o su nivel de escolaridad y capacitación es muy bajo,
no tienen con que adquirir un software de mantenimiento económico, solo aplican
mantenimiento correctivo; en la mayoría de situaciones relacionadas lo poco que
administran lo hacen manualmente, es decir papelería física, en el cuaderno de un
mecánico polivalente, o en una carpeta del administrador de la empresa. En el otro
extremo se encuentran muchas pequeñas, medianas y grandes empresas que
llevan dos y hasta tres décadas de venir sistematizando sus procesos, entre ellos la
función Mantenimiento.

Un software de mantenimiento o CMMS (Computarized Maintenance Management

System, por sus siglas en inglés) constituye la solución genérica para gestionar la
información concerniente a Mantenimiento. Los CMMS pueden tomar
configuraciones tan sencillas como una hoja electrónica Excel diseñada para tal fin,
pasando por aplicaciones de Visual Basic soportadas por bases de datos Access,
llegando a aplicaciones complejas embebidas en software corporativos.

Una forma de clasificar los CMMS es basándose en su capacidad, pensando en que

tamaño de empresa pueden atender; en ese orden de ideas existen CMMS para
microempresas, para pequeñas y medianas empresas (MPSoftware, GIMAO) y
CMMS para grandes empresas (por ejemplo, el SAP y el JDE).

Los CMMS para microempresas generalmente son hojas electrónicas sencillas (en
Excel regularmente) diseñadas por el encargado del Mantenimiento, cumplen un
cometido básico, y como reza el adagio popular “son mejores a no tener nada”. Los
CMMS para pequeñas y medianas empresas son mucho más completos y
complejos que los de las microempresas, y regularmente se caracterizan por que
no tienen conectividad con otras dependencias de la compañía (por ejemplo, con
Recursos Humanos, Nomina, Contabilidad, Almacén general, etc.). Por último, Los
CMMS para grandes empresas constituyen un módulo de un gran paquete
computacional que gestiona la información de toda la compañía (nomina, compras,
contabilidad, almacén, despachos, Mantenimiento, etc.), tanto en el caso de que
haya o no sucursales (nacionales o internacionales); un CMMS para gran empresa
requiere una infraestructura de hardware y software compleja y costosa (servidor,
redes, PC, licencias, personal de soporte, desarrolladores de aplicaciones, etc.).

En lo normal, un CMMS debe ser capaz de procesar información concerniente a:

- Creación de un plan de Mantenimiento.

- Gestión de las OT.
- Planeación y programación de recursos (físicos, humanos, información, etc.).
- Elaboración de indicadores de gestión.
- Gestión de costos (presupuesto).
- Elaboración de informes gerenciales.

El proceso de elegir entre un CMMS propio (desarrollado en la empresa) o uno

comercial, y en el caso del comercial elegir entre diferentes posibilidades
disponibles, debe basarse en el análisis y validación los criterios generales
mencionados a continuación:

- Funcionalidad
 - Compatibilidad de hardware
- Calidad de las bases de datos
- Flexibilidad
- Facilidad de modificación
- Facilidad de elaboración de consultas
- Facilidad operativa (Amigable con el usuario)
- Asistencia técnica
- Documentación de respaldo
- Facilidad de actualización
- Costo adquisición hardware y software
- Historial previo del software
- Facilidad de conectividad
- Costo de instalación
- Portabilidad / Seguridad

Dinámica de operación del Mantenimiento Preventivo

Con el propósito de complementar lo concerniente a la gestión de las ordenes de

trabajo se ha elaborado el diagrama de flujo presentado en la figura 8. Se sugiere
al lector relacionar el análisis de este diagrama de flujo, comparándolo con el
esquema de la figura Dinámica de un Sistema de Mantenimiento, en el entendido
que el diagrama de flujo se corresponde con los cuadros Programar y Ejecutar de
la figura.
Figura 8. Diagrama de flujo de administración de las ordenes de trabajo