PROCEDIMIENTO PARA LA Código: E-SGI-ST-P008

REALIZACION DE EXAMENES Versión: 01

MEDICOS OCUPACIONALES Fecha de emisión:

A1. Procedimiento para realizar exámenes médicos ocupacionales

Luisa Fernanda Castaño Aguilar

Universidad Antonio Jose Camacho

Facultad de educación a distancia y virtual
Programa de salud ocupacional
Jamundi – Valle
2023
 PROCEDIMIENTO PARA LA Código: E-SGI-ST-P008
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1. OBJETO
Establecer la metodología para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales
de Preingreso, periódicos, retiro y reubicación laboral, dando cumplimiento a las
disposiciones legales vigentes tomando lo establecido en la resolución 2346 de 2007 por
la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales, el manejo y contenido
de las historias clínicas ocupacionales; como parte de la promoción de la salud, mecanismo
de prevención y control de alteraciones de la salud de los colaboradores de la institución.

2. ALCANCE

Aplica para los candidatos seleccionados para cubrir vacantes, para el personal activo y
los servidores que se encuentren en proceso de retiro. Inicia con la remisión del servidor a
realizar su examen médico de ingreso, realizando después de su aprobación un
seguimiento periódico a condiciones de salud y análisis para la identificación de programas
de promoción y prevención y finaliza con la terminación de vínculo laboral con el servidor
en caso que se llegue a realizar.

3. RESPONSABLES

-Asignar y aprobar los recursos financieros, técnicos y el personal

GERENTE GENERAL necesario para la ejecución del procedimiento de evaluaciones
medicas ocupacionales.
- Dar cumplimiento con la normatividad vigente pertinente.
- Proporcionar a todos trabajadores del Instituto, de manera
previa al inicio de sus labores la realización de las evaluaciones
médicas pre ocupacional o de pre-ingreso, así mismo al año o
según sea el caso Evaluaciones médicas ocupacionales
JEFE DE LA periódicas (programadas o por cambio de ocupación), y
DIRECCIÓN Evaluación médica post ocupacional o de egreso.
ADMINISTRATIVA Y - Revisar y aprobar el objetivo del procedimiento dando
COMERCIAL cumplimiento a lo establecido como mecanismos de prevención y
control de alteraciones de la salud de los trabajadores del
Instituto.
Implementar el procedimiento de evaluaciones médicas, mediante
la comunicación a las partes pertinentes (La IPS y el Candidato
o aspirante al cargo)
-Coordinar y programar las evaluaciones médicas.
- -Informar al equipo de seguridad y salud en el trabajo, acerca
del personal que ingresa y coordinar el personal antiguo para
exámenes correspondientes.
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- Realizara el estudio de la necesidad del proceso de contratación

del servicio de evaluaciones medicas ocupacionales
- Asegurarse de la realización de los exámenes de acuerdo con
el procedimiento establecido y dentro del periodo de tiempo
acordado.
GRUPO GESTION
- Apoyar la coordinación y programación de las evaluaciones
HUMANA Y médicas
DOCUMENTAL SST. - Asegurarse de que se realicen las evaluaciones de acuerdo a lo
establecido y direccionado por la Directora Administrativa y
Comercial.
-Gestionar implementar y hacer seguimiento a las
recomendaciones emitidas por el profesional a cargo en el
diagnóstico de condiciones de salud.
- Cumplir con los horarios y asistencia determinados para Los
exámenes médicos determinados.
COLABORADORES - Realizarse los exámenes de acuerdo a criterio médico y sus
especificaciones previas.
- Cumplir con las recomendaciones para el cuidado de su salud
emitidas en las evaluaciones médicas.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Examen Médico Ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y examina a un

funcionario, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo y determinar la
existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición. Incluye anamnesis,
examen físico completo con énfasis en el órgano o sistema blanco, análisis de pruebas
clínicas y para clínicas, tales como: de laboratorio, imágenes diagnósticas,
electrocardiograma, y su correlación entre ellos para emitir un el diagnóstico y las
recomendaciones.
Resumen Historia Clínica Ocupacional: Es el documento que presenta en forma breve
todos aquellos datos relevantes relacionados con antecedentes, eventos, procedimientos
de diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, en especial lo relacionado con su exposición a
factores de riesgo, antecedentes de ocurrencia de eventos profesionales, así como de
reintegro laboral que ha presentado la persona en un determinado tiempo y que han sido
registrados en la historia clínica ocupacional.
Profesiograma: Herramienta de análisis valorada por un especialista de la salud para
identificar los exámenes médicos ocupacionales aplicables a cada cargo, acorde con los
riesgos y condiciones del entorno en los cuales laboran los funcionarios.
Certificado De Aptitud: Es el documento donde se expresa el concepto del Médico
Especialista en Salud Ocupacional en cuanto si el funcionario cumple no cumple o cumple
con restricciones los parámetros establecidos en el Profesiograma.
Examen Médico De Ingreso: Son aquellas que se realizan para determinar las
condiciones de salud física, mental y social del funcionario antes de su contratación, en
función de las condiciones de Salud
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Exámenes Médico Periódicos: Conjunto de exámenes clínicos y para clínicos que se le

practican a un funcionario en forma periódica, con el fin de identificar cambios subclínicos
o clínicos en su salud, secundarios con respecto a la exposición a factores de riesgo en su
sitio de trabajo. Tanto los exámenes por realizar como su periodicidad dependen de las
condiciones de trabajo, el estado de salud de la persona, las recomendaciones de vigilancia
epidemiológica y la legislación vigente. (NTC 4115)
Examen Médico Post-Incapacidad: Conjunto de exámenes clínicos y para clínicos que
se le practican a todo funcionario que reingrese después de una incapacidad médica mayor
o igual a 30 días (treinta días) y a los trabajadores con incapacidades menores, según
criterio médico. Debe practicarse antes de reingresar al oficio.
Exámen Médico De Retiro: Conjunto de exámenes médicos y para clínicos que se le
practican al funcionario en el momento de terminación del vínculo laboral con la empresa,
a fin de determinar las condiciones de salud en el momento del retiro. (NTC 4115)
Perfil de Cargo: Conjunto de demandas físicas, mentales y condiciones específicas,
determinadas por el empleador como requisitos para que una persona pueda realizar
determinadas funciones o tareas.
Valoraciones Complementarias: Son evaluaciones o exámenes clínicos o para clínicos
realizados para complementar un determinado estudio en la búsqueda o comprobación de
un diagnóstico.
Consentimiento Informado Del Paciente: La institución prestadora de servicios de salud
puede adoptar o aplicar el formulario de consentimiento informado que se ajuste a sus
necesidades particulares de conformidad con los servicios prestados en la misma.

5. CONDICIONES GENRALES

Toda persona que inicie a laborar directamente con en la Institución debe ser remitido para
la realización de los exámenes médicos ocupacionales de ingreso.
Las evaluaciones médicas ocupacionales (Ingreso, periódicos, de retiro, de reintegro y de
reubicación laboral) deberán ser realizadas por un médico especialista en medicina del
trabajo o Seguridad y Salud en el Trabajo, con licencia vigente, siguiendo los criterios
definíos en la resolución 2346/2007, que regula las prácticas de evaluaciones médicas
ocupacionales y contenido de las historias clínicas.
Reserva de la historia clínica ocupacional: La historia clínica ocupacional y en general,
los documentos, exámenes o valoraciones clínicas o paraclínicas que allí reposen son
estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva profesional; por lo tanto, no podrán
comunicarse o darse a conocer, salvo los siguientes casos:
• Por orden de autoridad judicial.
• Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando este la requiera.
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• Por solicitud del médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la

realización de cualquier tipo de evaluación médica.
• Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la pérdida
de la capacidad laboral.
Custodia y entrega de las historias clínicas ocupacionales: Para la custodia y entrega
de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las historias clínicas ocupacionales se
aplicarán las siguientes reglas:
• La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica
ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de salud ocupacional que la
generó en el curso de la atención, cumpliendo con los requisitos y procedimientos
de archivo conforme a las normas legales vigentes de la historia clínica.
• Los médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional que formen
parte de los servicios médicos, tendrán la guarda y custodia de la historia clínica
ocupacional y son responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo
establece el artículo 16 de la Resolución 2346 de 2007 y de las demás normas que
lo modifiquen adicionen o sustituyan.
• En ningún caso la institución, podrá tener, conservar o anexar copia de las
evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional del
colaborador. En la hoja de vida del trabajador, se archivará el certificado médico
ocupacional.
Contenido de la evaluación médica: La resolución 2346 de 2007 emitida por el Ministerio
de la Protección Social establece en su artículo 8o. que toda evaluación médica
ocupacional debe ser firmada por el trabajador y por el médico evaluador, con indicación
de los números de registro médico y de la licencia en salud ocupacional, indicando el tipo
de evaluación preocupacional, periódica, de egreso o específica, realizada. Tanto en las
evaluaciones médicas preocupacionales como las periódicas programadas, se deberán
anexar los conceptos sobre restricciones existentes, describiendo cuáles son, ante qué
condiciones, funciones, factores o agentes de riesgo se producen, indicando si son
temporales o permanentes y las recomendaciones que sean pertinentes.
La información mínima que debe quedar registrada en las diferentes evaluaciones médicas
ocupacionales debe ser la siguiente:
• Fecha, departamento, ciudad en donde se realiza la evaluación médica.
• Persona que realiza la evaluación médica.
• Datos de identificación del empleador.
• Actividad económica del empleador.
• Nombre de las correspondientes administradoras de pensiones, salud y riesgos
profesionales a las cuales está afiliada la persona.
• Datos de identificación y socio-demográficos del trabajador.
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• Datos correspondientes al diligenciamiento de la anamnesis, haciendo énfasis en la

ocurrencia de accidentes o enfermedades profesionales y su atención, así como en
antecedentes ocupacionales.
• Tiempo en años y meses de antigüedad en cada cargo u oficio desempeñado por el
evaluado.
• Listado de factores de riesgo a los que haya estado expuesto.
• Datos resultantes del examen físico.
El costo de los exámenes médicos ocupacionales (Ingreso, periódicos, de retiro, de
reintegro y de reubicación laboral) son asumidos en su totalidad por la institución, para los
colaboradores de vinculación directa, bajo el cumplimiento de disposiciones legales
vigentes.
La empresa o médico laboral contratado para la realización de los exámenes ocupacionales
hará énfasis osteomuscular teniendo en cuenta las labores que se desarrollan en la
empresa, con base a lo establecido en las fichas orientativas para las evaluaciones
médicas de los SVE para prevención de desórdenes osteomúsculares asociados al peligro
biomecánico. Es importante aclarar que los requisitos mencionados anteriormente se
detallan desde el momento de contratación.
A todo colaborador al momento de la desvinculación se le debe entregar la autorización
para practicarse el examen médico ocupacional de retiro.
Los exámenes ocupacionales periódicos se realizarán con periodicidad anual a todos los
cargos.
El Grupo de Gestión Humana y Documental SST debe mantener actualizadas las
estadísticas correspondientes a los exámenes médicos ocupacionales e informar a las
entidades externas competentes (EPS – ARL), las recomendaciones médicas laborales,
según sea el caso.
Se verificará el cumplimiento del contenido de la evaluación médica ocupacional a través
del formato de historia clínica aplicado por la IPS o médico laboral contratado para la
realización de los exámenes ocupacionales.
El formato de historia clínica debe contener lo solicitado por las fichas orientativas para las
evaluaciones médicas de los SVE para prevención de desórdenes musculoesqueléticos
asociados al peligro biomecánico.
Cuando un colaborador presente algún tipo de recomendación y/o restricción médicas, la
institución procederá a dar cumplimiento del requerimiento establecido.

6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

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6.1 Evaluaciones Médicas Ocupacionales Pre-ingreso

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCCION RESPONSABLE
Una vez se ha tomado la decisión en el proceso
ENTREGA DE de selección, revisa el profesiograma para Grupo Gestión
1 ORDEN DE establecer que exámenes médicos se le Humana y
EVALUACION debe aplicar al seleccionado para el cargo, y Documental SST
MEDICA se le entrega la orden para la respectiva
OCUPACIONAL evaluación médica de pre-ingreso.

Acudir a la entidad o médico autorizado para

REALIZACIÓN practicarse los exámenes médicos Persona
2 DE EXAMEN DE ocupacionales y paraclínicos establecidos. Seleccionada
INGRESO
Recibir los certificados de aptitud laboral, Grupo Gestión
ANÁLISIS Y revisarlos y en caso que el postulante no sea Humana y
3 REPORTE DE apto para el cargo, Informar el concepto de Documental SST
RESULTADOS aptitud laboral a la Dirección Administrativa y Dirección
DE EXÁMENES Comercial para tomar la decisión sobre la Administrativa y
contratación. Comercial

REGISTRO DE Registra el diagnóstico y las recomendaciones

DIAGNÓSTICO Y del médico ocupacional, en la matriz de Grupo Gestión
4 ENTREGA DE recomendaciones médicas RML. Humana y
RECOMENDACI Entrega al colaborador un documento con las Documental SST
ONES MEDICAS recomendaciones del médico laboral.

ENTREGA DE Entrega a Gestión Documental la copia del Dirección

5 DOCUMENTOS examen de aptitud laboral para archivo en la Administrativa y
PARA ARCHIVO historia laboral. Comercial

6.2 Evaluaciones Médicas Ocupacionales Periódicas

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCCION RESPONSABLE

La evaluación médica ocupacional periódicase
ENTREGA DE realizara con una periodicidad anual, teniendo Grupo Gestión
1 ORDEN DE en cuenta fecha de ingreso del funcionario. Humana y
EVALUACIÓN Documental SST

Programar a los colaboradores para la Dirección

realización de las evaluaciones médicas Administrativa y
2 REMISION ocupacionales periódicas. Comercial
PARA
REALIZACIÓN Posteriormente, envía la programación a los Grupo Gestión
DE colaboradores, con la fecha y horariorespectivo Humana y Documental
EVALUACIÓNES para la realización de las mismas. SST

Acudir a la entidad o médico autorizado para Grupo Gestión

EJECUCIÓN DE practicarse las evaluaciones y/o exámenes Humana y Documental
3 EVALUACIÓN médicos ocupacionales y paraclínicos SST
PERIÓDICA establecidos. Dirección
Administrativa y
Comercial
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REALIZAR Verificar asistencia a las evaluaciones y/o

SEGUIMIENTO A exámenes ocupacionales Grupo Gestión
4 LA En caso de no asistencia del colaborador, Humana y Documental
REALIZACIÓN valida la causa, se reprograma y se informa SST
DE al jefe inmediato. Dirección
EVALUACIÓN Administrativa y
PERIÓDICA Comercial
Recibir, analizar, registrar el diagnóstico y las
recomendaciones dadas por el medico Grupo Gestión
ANÁLISIS DE ocupacional. Humana y Documental
5 RESULTADOS Entrega al colaborador un documento SST
DE EXÁMENES anexando las recomendaciones emitidas por
el médico laboral.

Entregar a Gestión Documental la copia del

ENTREGA DE examen de aptitud laboral para archivo en la Dirección
6 DOCUMENTOS historia laboral. Administrativa y
PARA ARCHIVO Comercial

RECEPCIÓN Recepcionar el informe entregado por la IPS o

DEL médico laboral quien realizo las evaluacionesy
DIAGNOSTICO exámenes médicos ocupacionales. Dirección
DE El informe de diagnóstico de condiciones de Administrativa y
7 CONDICIONES salud, es para el análisis y mejora de los Comercial
DE SALUD programas de gestión de SST.

IMPLEMENTACI Revisar diagnóstico de condiciones de salud Grupo Gestión

ÓN DE MEDIDAS para los ajustes necesarios en los Sistemas de Humana y Documental
8 DE CONTROL Y Vigilancia Epidemiológica, con base a las SST
SEGUIMIENTO recomendaciones médicas realizadas realizar
seguimiento mediante el formato.

6.3 Evaluaciones Médicas Ocupacionales de Egreso

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCCION RESPONSABLE

Mediante memorando se emite comunicado a
EMITIR la persona desvinculada para la realización del Grupo Gestión
1 COMUNICADO evaluación médica ocupacional de egreso el Humana y
último día de finalización del contrato Documental SST

REALIZACIÓN Acudir a la entidad o médico autorizado para

DE EXAMEN DE practicarse los exámenes médicos Persona
2 RETIRO establecido. Seleccionada

SEGUIMIENTO Realiza seguimiento a la asistencia de para la Dirección

DE EXAMEN DE realización del examen. Administrativa y
3 RETIRO Comercial

ANÁLISIS DE Recibe y analiza los resultados o el certificado Grupo Gestión

RESULTADOS de aptitud laboral. Humana y
4 DE EXÁMENES Documental SST
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ENTREGA DE Entrega a Gestión Documental la copia del

DOCUMENTOS examen de aptitud laboral para archivo en la Dirección
5 PARA ARCHIVO historia laboral. Administrativa y
Comercial

6.4 Evaluaciones Medicas Ocupacionales: Post Incapacidad/ Reintegro /

Reubicación / Por Cambio De Ocupación

ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCCION RESPONSABLE

Radicar en ventanilla única del Instituto un
oficio dirigido a la Dirección Administrativa y
1 COMUNICADO Comercial adjuntando la copia de la
DE incapacidad y/o autorización de reintegro, Colaborador
INCAPACIDAD reubicación restricciones o recomendaciones
emitidas por el médico tratante.

Revisar los documentos radicados

ANÁLISIS DE - La incapacidad que supere (2) dos meses
2 RECOMENDACI continuos; se entrega orden al colaborador
ONES Y/ O para que le realicen evaluación médica post Grupo Gestión
RESTRICCIONE incapacidad. Humana y
S MÉDICAS - Las órdenes del médico tratante que Documental SST
indiquen restricciones, recomendaciones,
reintegro o reubicación; se emite comunicado
mediante memorando al Jefe del colaborador
informando, el proceso a seguir dando estricto
cumplimiento a la orden médica.
SEGUIMIENTO Y Realizar seguimiento permanente al
ACOMPAÑAMIE colaborador para conocer su evolución en el Grupo Gestión
3 NTO AL proceso médico, en el proceso de readaptación Humana y
COLABORADOR al nuevo puesto de trabajo. Verificar el Documental SST
cumplimiento de las recomendaciones y
controles médicos.
ENTREGA DE Entrega a Gestión Documental la copia de los Dirección
4 DOCUMENTOS documentos radicados para archivo en la Administrativa y
PARA ARCHIVO historia laboral. Comercial

7. NORMATIVIDAD

• Ley 1562 de 2012: Por la cual se modifica el sistema de Riesgos Profesionales y se

dictan otras disposiciones en salud ocupacional.
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• Resolución 2578 de 2012: por la cual se establecen lineamientos para el

cumplimiento de la Res. 1409 de 2012 expedida por el ministerio de trabajo, sobre
trabajo en alturas, y se dictan otras disposiciones.
• Resolución 1409 del 23 de Julio de 2012 del Ministerio de trabajo: por la cual se
establece el Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo en
alturas.
• Resolución 1918 de 2009: Por la cual se modifican los artículos 11 y 17 de la
Resolución 2346 de 2007 y se dictan otras disposiciones respecto a las evaluaciones
médicas ocupacionales y pruebas complementarias.
• Resolucion 0312 de 2019: Realizar las evaluaciones médicas ocupacionales de
acuerdo con la normatividad y los peligros/riesgos a los cuales se
encuentre expuesto el trabajador.
• Resolución 2346 del 11 de Julio de 2007, que “regula la práctica de evaluaciones
médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas
ocupacionales”. Esta resolución declara la obligatoriedad de todas las evaluaciones
ocupacionales y da los lineamientos para su realización y el reporte de sus
resultados.
• Resolución 2646 de 2008 del ministerio de la Protección Social: Establece las
disposiciones y define las responsabilidades de los diferentes actores sociales en
cuanto a la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo
permanente de la exposición a los factores de riesgo psicosocial en el trabajo, así
como el estudio y determinación de origen de patologías presuntamente causadas
por el estrés ocupacional
• Resolución 1013 de 2008, mediante la cual el Ministerio de la Protección Social
adopta como referente obligatorio el uso de cinco nuevas guías de atención integral
de salud ocupacional basadas en la evidencia – GATISO.
• Resolución 2844 del 16 de agosto de 2007, Mediante la cual el Ministerio de la
Protección Social adopta como referente obligatorio para el Sistema General de
Riesgos Profesionales, el uso de las Guías de Atención Integral de Salud
Ocupacional basadas en la evidencia – GATISO.
• Decreto 1295 de 1994: Establece la obligación del empleador de programar, ejecutar
y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional, en el cual se
contempla la realización de exámenes médicos (Art. 21 y 56).
• Resolución 6398 de 1991: Establece la obligatoriedad de las valoraciones
ocupacionales de ingreso.
• Resolución 1016 de 1989: En su numeral 1, artículo 10 establece la realización de
exámenes médicos, clínicos y paraclínicos para admisión, selección de personal,
ubicación según aptitudes, cambios de ocupación, reingreso al trabajo y otras
relacionadas con los riesgos para la salud de los trabajadores.
• Decreto 614 de 1984 Establece que es obligación de los empleadores organizar y
garantizar el funcionamiento de un programa de salud ocupacional.
• Ley 23 de 1981: por la cual se dictan normas en materia de ética médica, establece
normas que obligan al manejo cuidadoso de la Historia Clínica.
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• Código sustantivo del trabajo: En su artículo 57, numerales 7 y 65 declara la

obligatoriedad del empleador de ordenar la práctica de exámenes médicos
preocupacionales o de admisión a todos sus trabajadores.

8. REVISIONES Y CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIÓN
01 20233/10/13 • Aprobación inicial del documento