PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
INSTRUCTIVO PRUEBA DESEMPEÑO Y PRODUCTO 2023
(Organización portafolio de evidencias del aprendiz)
Competencia: Documentar procesos de acuerdo con la normativa y procedimientos
técnicos
CAPÍTULO VIII. EVALUACIÓN Artículo 47. Evaluación del Aprendizaje. La Evaluación del
Aprendizaje en el SENA, es parte constitutiva de la formación y como tal está soportada en
evidencias de aprendizaje, que se pueden comprobar y que por lo tanto las técnicas y los
instrumentos de evaluación utilizados, son los requeridos para recoger evidencias reales y ciertas.
La evaluación del aprendizaje está dirigida, más que a evaluar el conocimiento teórico, a evaluar
la aplicación de dicho conocimiento en prácticas reales con resultados concretos. (SERVICIO
NACIONAL DE APRENDIZAJE, 2019)
En este instructivo se detalla el paso a paso para organizar el portafolio como instrumento que
permite consolidar y presentar las evidencias del programa de formación, el cual se realiza como
un ejercicio didáctico respaldado por el reglamento del aprendiz, y directamente relacionado con
las competencias técnicas del programa, en coherencia con el capítulo VIII sobre “EVALUACIÓN”
en dicho reglamento, así como el capítulo VII Art. 36 P1 Numeral, sobre el equipo ejecutor del
programa de formación.
1. Clasificar los documentos o evidencias en la competencia correspondiente:
La clasificación de los documentos es el primer paso que debemos realizar para el
proceso de organización documental. En cada competencia deben estar archivadas las
evidencias coherentemente con los resultados de aprendizaje según el contenido
curricular del programa técnico. (Clasificar por competencia)
Ilustración 1Clasificación
Fuente 1 Tomado de Dreamstime
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2. Ordenar alfabéticamente dentro del portafolio las competencias:
La eficiente ordenación documental permite el rápido acceso a la información, gracias a
la correcta ubicación de los documentos, para que la persona que consulta pueda
comprender la información más fácilmente, gracias a la correcta secuencia en la
ubicación física e interna de los documentos. De acuerdo con lo dicho, se ordenará
alfabéticamente cada agrupación de la siguiente manera:
Ilustración 2 Clasificación alfabética
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2.1 Elaborar portadas de cada competencia: Ubicar cada portada en la
carpeta correspondiente. (Se envían plantillas)
Ilustración 3 Portadas
Fuente 3 Elaboración propia
Ilustración 4 Portada
Fuente 4 Elaboración Propia
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2.2 Ordenar cronológicamente los documentos:
Consisten en colocar un documento detrás del otro de forma secuencial de acuerdo con la
fecha en que se haya producido o tramitado el documento, teniendo en cuenta primero el
año, luego el mes y por último el día, de manera ascendente, desde el más antiguo hasta
el más reciente, respetando el principio de orden original.
Dentro de cada competencia (carpeta) los documentos o evidencias de aprendizaje deben
estar ordenados utilizando el sistema cronológico:
Ilustración 5 Ordenación cronológica
Fuente 5 Elaboración propia
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3. Foliación: La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de
organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad defolios
de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad,
entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la
integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas
finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.1
Ilustración 6 Foliación
Fuente 6 Elaboración propia
La foliación debe aplicarse específicamente en cada una de las evidencias de
aprendizaje, cada competencia iniciará con el número 1.
1 (ANG, 2009)
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4. Descripción:
4.1. Identificar cada competencia con un separador y realizar la marcación de las
etiquetas para las carpetas de archivo. Son membretes finos que se colocan en las
pestañas de las carpetas para identificar su contenido así:
Atender
Documentar
Inducción
Procesar
Registrar
Seleccionar
Ilustración 7 Descripción de carpetas
Fuente 7 Elaboración propia
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4.2. Realizar la marcación de los rótulos de los separadores (carpetas). Para
diligenciar los datos del rótulo de carpeta debe tener en cuenta las siguientes
instrucciones:
Ilustración 8 Marcación de carpeta
Fuente 8 Elaboración propia
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Tabla 1 Rótulo de carpeta
Rótulo de carpeta
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Administrativa Programa de Articulación con la Educación
Media
FONDO: Escribir el nombre del colegio
SECCIÓN Escribir la palabra SENA
SUBSECCIÓN: Escribir el nombre del programa: Técnico en Recursos Humanos
SERIE: Escribir la palabra Competencias
Deben escribir el nombre en forma corta de cada competencia (Escoger una por
carpeta, uno solo por separador). Así:
Atender clientes
Documentar procesos
Inducción.
Procesar datos
SUBSERIE: Registrar información
Seleccionar candidatos
Deben escribir el número total de hojas foliadas y archivadas en el portafolio de
No FOLIOS cada competencia (carpeta). Realizar la foliación con lápiz.
Deben escribir solamente el número de la competencia correspondiente en cada
carpeta de acuerdo con el orden alfabético, así:
1. para “Atender clientes”
2. para “Documentar procesos”
3. para “Inducción”
No CARPETA
4. para “Procesar datos”
5. para “Registrar información”
6. para “Seleccionar candidatos”
No CAJA Cada aprendiz debe escribir el código de la lista que le corresponda.
Nota: los datos diligenciados deben ir centrados
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Realizar la marcación de los rótulos de la caja (portafolio). Para diligenciar los
datos del rótulo de caja debe tener en cuenta las siguientes instrucciones:
Ubicar el rótulo de la siguiente manera:
Tabla 2 Rotulo de Caja
Rótulo de
caja
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Administrativa Programa de Articulación con la Educación Media
CÓDIGO: Deben escribir el número de la ficha
FONDO: Deben escribir el nombre del colegio
SECCIÓN Deben escribir “SENA” (El Sena es una de las áreas académicas del
colegio
SUBSECCIÓN: Deben escribir “Técnico en Recursos Humanos”
No CARPETAS Deben escribir 6 (El número total de competencias o
carpetas)
CAJA No: Cada aprendiz debe escribir el código de la lista que le corresponda
Deben escribir el número de la caja (Código de la lista) / El número total
No CORRELATIVO de aprendices de la ficha. Ejemplo: 1/35
1 2 2021 AL 15 10 2021
DEL: Escribir el día/mes/año del documento más antiguo archivado
FECHAS dentro del portafolio (caja) AL: Escribir el día/mes/año del
EXTREMAS documentomás reciente archivado.
DEL:
Nota: los datos diligenciados
deben ir centrados
Fuente 10 Elaboración propia
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Ilustración 9 Rotulo de caja en portafolio
Fuente 11 Rotulo de caja
4.4 Diligenciar el FUID (Formato de Inventario Documental) para realizar la
entrega del portafolio:
Ilustración 10. FUID (Formato de Inventario Documental)
Fuente 12 Elaboración propia
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Se enviará el anexo con los formatos)
Recomendaciones:
1. El material de apoyo (fotocopias, guías de aprendizaje, material bibliográfico
y/o de consulta). Se almacenará al final del portafolio o en una carpeta adicional,
sin que constituya ser objeto de foliación.
2. Para evitar el daño y deterioro de los documentos se sugiere no utilizar
ganchos, grapas, perforaciones ni cualquier otro elemento que afecte la
conservación del documento.
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3. Para la conservación de documentos se sugiere utilizar elementos como
acetatos para protegerlos de daños físicos y ambientales.
Ilustración 13 Acetatos
Fuente 15 Tomado de Gran Papelería Bolívar
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CONTROL DEL DOCUMENTO
AUTORES CARGO DEPENDENCIA FECHA
Yenny Pérez Instructoras
Yubely García Articulación Centro 2 de marzo de 2021
de Gestión
Yubely García Instructora Administrativa 15 de abril de 2021
Ajustes
Berta Inés Cubillos Instructora 20 de marzo de
Sierra 2023
Janneth González Instructora 30 de marzo de 2023
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