Capítulo 3 65
cuestiones concretas. Las ventajas de los cuestionarios son: su economicidad, al poder aplicarse a
un amplio número de personas a la vez, y que pueden analizarse fácilmente a través de los sistemas
informáticos (caso de los estructurados). Como en otros métodos, el inconveniente es que las res-
puestas son subjetivas y se basan en impresiones. En este mismo capítulo describiremos algunos de
los instrumentos.
Desde un punto de vista más práctico, habría que decir que una buena forma de que el analista empiece
a familiarizarse con el puesto de trabajo y decida qué método podría ser el más adecuado es revisar las
descripciones anteriores de los puestos de trabajo de la organización. Del mismo modo, es recomenda-
ble ponerse en contacto con colegas de otras organizaciones para pedirles copias de sus descripciones
de los puestos de trabajo, así como buscar información complementaria en libros especializados.
Por último, habría que decir algunas palabras sobre la elección del analista, ya que es muy importan-
te. Si bien el departamento de recursos humanos puede llevar a cabo el análisis del puesto de trabajo,
debiera prestarse atención a la formación y la experiencia de aquellos que se ocupen de supervisar el
proceso. En las investigaciones realizadas se indica, por lo general, que los analistas profesionales
de puestos de trabajo realizan análisis más válidos y fiables que aquellos que carecen de la prepara-
ción necesaria. Confiar en analistas con menos experiencia puede dar lugar a resultados sesgados.
Asimismo, se ha constatado que los supervisores y los titulares evalúan los puestos de trabajo de
modo más positivo que los asesores externos.
Descripción y especificación del puesto de trabajo
El resultado del análisis del puesto de trabajo son las descripciones del puesto y la especificación de
los requisitos. Normalmente, en la descripción del puesto de trabajo se ofrece una lista de diferentes
aspectos relativos a qué se hace, cómo se hace y por qué se hacen las cosas, mientras que en la
especificación se detallan los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios para el mismo (los
requisitos exigibles al trabajador), así como el tipo de responsabilidad asignado. Las descripciones
y especificaciones del puesto de trabajo debieran ser lo suficientemente detalladas como para que
quien las leyera pudiera entender: 1) qué es lo que hay que hacer (campo de acción, comportamiento,
cometidos y resultados); 2) qué productos deberán obtenerse (fines del puesto de trabajo); 3) qué
criterios de trabajo se aplican (es decir, calidad y cantidad); 4) bajo qué condiciones se realizará el
trabajo y 5) las características de las tareas del puesto de trabajo. Por consiguiente, los documentos
finales del análisis del puesto de trabajo deberán incluir, al menos, los parámetros que enumeramos
a continuación.
1. Denominaciones del trabajo. Hace referencia y define a un grupo de puestos idénticos respecto
de sus cometidos más importantes. Por el contrario, la descripción del puesto se refiere a un
conjunto de cometidos de los cuales es responsable una persona. Las denominaciones pueden ser
engañosas; hay puestos de trabajo en diferentes departamentos o en diferentes organizaciones
que pueden tener el mismo nombre pero sus cometidos pueden ser distintos. Por tanto, a la hora
de determinar si los puestos de trabajo son similares de cara a las retribuciones o a los procedi-
mientos de selección, el analista debería centrarse en el grado de superposición de cometidos y
no en la similitud de denominaciones.
2. Departamento y división donde se localiza el puesto de trabajo.
3. Fecha en que se ha realizado el análisis del puesto de trabajo, mostrándose igualmente cuándo se
hizo la última actualización y cuándo deberá volver a actualizarse.
4. Nombre del titular (optativo) y nombre del analista del puesto. Son útiles para el mantenimiento
de los archivos. No obstante, si el fin fuera la evaluación del puesto, sería conveniente omitir los
nombres de los titulares, ya que de otro modo se podría producir un sesgo inadecuado en los
evaluadores al verse influenciado por la persona que ocupa el puesto.
5. Resumen del puesto de trabajo u objetivo del puesto de trabajo. Se trata de un resumen del puesto
de trabajo que puede utilizarse para la asignación de puestos, el anuncio de cara al reclutamiento
y los estudios salariales.
6. Supervisión que recibe y que ejerce. Establece las relaciones de dependencia. En el caso de que
desempeñe tareas de supervisión, deberán detallarse los cometidos relacionados con ésta en la
descripción que se haga del puesto.
66 Análisis del puesto de trabajo
7. Cometidos y responsabilidades principales. Establece los cometidos y las tareas subyacentes que
hacen posible un producto o servicio. Los cometidos están formados por una colección de tareas
que se repiten y que no son triviales. Para lograr la máxima información, los cometidos deben
priorizarse en función del tiempo dedicado y su importancia; un cometido puede que necesite
poca dedicación de tiempo y, sin embargo, ser esencial para el éxito del trabajo.
8. Requisitos del puesto de trabajo. Descripción de la experiencia, educación, formación, acreditacio-
nes, conocimientos, habilidades y aptitudes necesarios para desempeñar un puesto de trabajo. El
conocimiento se refiere al cuerpo de información sobre un área temática concreta que, en caso de
aplicarse, permitirá desempeñar adecuadamente el puesto de trabajo (por ejemplo, conocimien-
tos de programación informática, conocimientos de derecho laboral). Los términos habilidad y
aptitud a menudo se utilizan indistintamente; tienen que ver con la capacidad observable para
llevar a cabo una actividad (por ejemplo, manejar una grúa). Los requisitos deberían limitarse a
la cualificación mínima con la que se espera cuente un nuevo empleado.
9. Contexto del puesto de trabajo. Se refiere al entorno que rodea un puesto de trabajo. Por ejemplo,
el trabajo puede realizarse en exteriores (como en el caso de la construcción), en zonas remotas
(como en una plataforma petrolífera), a bajas temperaturas (como en los congeladores), o en
un lugar cerrado (como una torre de control de tráfico aéreo). Puede que suponga estar de pie
mucho tiempo (como los cajeros de banco), o estar expuesto a humos (como los fabricantes de
fibra de vidrio), ruidos (como los operarios de perforadoras), enfermedades (como los técnicos
de laboratorio) o estrés (como el ATS de la sala de urgencias). Informar sobre estos elementos del
puesto de trabajo permite comprender el marco en el que se realiza el trabajo.
Con independencia de lo que se incluya en la descripción del puesto de trabajo, es muy importante
que se redacte correctamente. Muchos analistas sugieren que al hacer la descripción del puesto
de trabajo:
• Se utilice un estilo directo.
• Se emplee el presente.
• Cada frase empiece con un verbo activo.
• Cada frase refleje un objetivo, ya sea declarado explícitamente, ya sea implícitamente, de forma
que sea evidente para el lector. A veces, con un único verbo puede reflejarse tanto el objetivo como
la acción del trabajador.
• Todas las palabras transmitan información necesaria; las que no, deberán omitirse. Habrá que
tomar todas las precauciones posibles para emplear palabras que tengan una sola connotación
posible, y que describan concretamente la forma en que se realiza el trabajo.
• La descripción de las tareas refleje el trabajo asignado que se realiza y los rasgos del trabajador.
En el Recuadro 3.5 se presenta un ejemplo de documento habitual de análisis del puesto de trabajo.
Obsérvese que esta descripción del puesto de trabajo también ofrece información sobre criterios de
rendimiento, integrados en el ámbito de responsabilidades. Asimismo, los fines del puesto de trabajo
están implícitos en los porcentajes asignados a las funciones clave. Obsérvese igualmente que, en la
cultura de esta firma, el resultado del análisis del puesto de trabajo se denomina perfil del puesto de
trabajo, si bien, de hecho, se trata de una descripción del puesto de trabajo
Otros ejemplos de los perfiles típicos del puesto de trabajo, para director de recursos humanos y
para una secretaria, están presentados en el Recuadro 3.6.
Son muchos los procedimientos, métodos o técnicas disponibles para el análisis de puestos de
trabajo. Sin embargo, los más utilizados por las organizaciones se encuadran en los denominados
«métodos estructurados», los cuales comentamos seguidamente. El análisis estructurado del
puesto de trabajo recibe su denominación por la forma y el procedimiento o sistema establecido
para recopilar los datos. Un criterio para describir las técnicas estructuradas es distinguiendo entre
aquellas que se centran en aspectos del puesto de trabajo (centradas en el puesto de trabajo) y
las que se centran en aspectos del sujeto (centradas en la persona). A continuación describiremos
algunas de las técnicas típicas de cada una de las categorías.
Plachy, R. J. (1987), «Writing Job Descriptions that Get Results», Personnel, pp. 56-63. Wolf, P. y Wetzel, M. (1991), Job
Task analysis: guide to good practice. Educational Technology Publications.
Capítulo 3 67
RECUADRO 3.5 Perfil del puesto de trabajo
CÓDIGO
DENOMINACIÓN DEL PUESTO: CÓDIGO
Ayudante de ventas.
Almacen #Dept.: 280/Madrid - Centro.
Denominación del superior inmediato: Supervisor de ventas.
Titulares actuales: José Briones.
Antonio Lafarga.
Realizado por: Pablo Álvarez.
Autorización del gerente de área: Rafael Rodríguez/20 de enero de 1996.
OBJETIVO DEL PUESTO DE TRABAJO:
Bajo la dirección del supervisor de ventas, el ayudante de ventas es responsable de atender con
rapidez y cortesía a los clientes, a fin de maximizar las ventas y el servicio al cliente, así como de
promocionar una imagen de la empresa de calidad y profesionalidad.
FUNCIONES CLAVE DEL PUESTO:
80% Maximizar las ventas y el servicio al cliente.
5% Mantener el mostrador de mercancías.
5% Registrar todas las transacciones en la caja.
5% Realizar todo el trabajo por escrito necesario.
5% Realizar las actividades de mantenimiento precisas.
100%
ALCANCE DE LAS RESPONSABILIDADES:
A) Dimensiones: Volumen medio de ventas de 1.200.000 €/año (1998).
Número de transacciones media de 500 por año.
B) Relaciones: • Tratar directamente con los clientes.
• Promover el trabajo en equipo con los compañeros de trabajo.
• Puede orientar a asociados de ventas con menos experiencia.
NATURALEZA Y ENTORNO DEL TRABAJO:
a) Oficina; Almacén;
x Otro (especificar);
b) Esfuerzo: • Debe estar de pie durante todo el tiempo de trabajo.
• El entorno se mueve a un ritmo rápido, con muchas interrupciones.
68 Análisis del puesto de trabajo
DENOMINACIÓN DEL PUESTO: CÓDIGO CÓDIGO
Ayudante de ventas.
COMETIDOS (Comenzar cada uno de los puntos con un verbo de acción):
1. Practicar la venta profesional dentro de las directrices de la política de la tienda y de los
procedimientos del departamento, a fin de lograr el máximo de ventas y ofrecer el máximo
grado de satisfacción al cliente.
2. Promover la satisfacción del cliente, de forma, como lo más importante en cada transacción.
Asegurarse de que los pedidos especiales se llevan a cabo de forma eficiente.
3. Mantener la zona de la mercancía limpia, organizada y bien ordenada. Asegurarse de que la
mercancía tiene bien puesto el precio y que se prensenta de forma atractiva. Comunicar al
supervisor las necesidades de reabastecimiento.
4. Desarrollar y mantener conocimientos sobre el producto y mercancías del departamento
asignado, así como de lo que se ocupan otros departamentos. Conocer y aplicar las políticas
de la tienda y los procedimientos del departamento.
5. Responsabilizarse de observar todas las políticas de prevención de pérdidas, de créditos y
de procedimientos, es decir, condiciones de los créditos, descuentos, procedimientos de
evolución y cambio, apertura de cuentas nuevas, autorizaciones de cuentas y aprobación
de cheques.
6. Responsabilizarse de la exactitud al hacer las facturas de venta. Realizar a diario el balance de
caja, así como otras actividades de procesamiento.
7. Podrá ayudar a formar a otros asociados de ventas con menos experiencia en el conocimiento
del producto y en técnicas de venta.
8. Desempañar otros cometidos que le asigne el supervisor o el gerente.
PARA USO EXCLUSIVO DE RECURSOS HUMANOS
Denominación del puesto de trabajo:
Código del puesto de trabajo:
Tienda/Dpto.: GRUPO
Revisado por:
Uso autorizado
Fecha Firma
