Manual de usuario

PORTAFIRMAS
11/04/2018 Versión 4.0
Histórico de versiones
Versión Fecha Comentario

4.0 11/04/2018 Nueva plataforma eSigna® versión 4.0 con las siguientes
funcionalidades:
Nueva vista “Mis circuitos archivados”.
Nueva vista “Mis circuitos cancelados”.

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1 INTRODUCCIÓN ...................................................................... 4
2 PORTAFIRMAS ........................................................................ 4
2.1 FUNCIONALIDADES COMUNES .................................................... 5
2.1.1 ABRIR CIRCUITO .............................................................................. 5
2.1.2 IMPRIMIR ........................................................................................ 6
2.1.3 EXPORTAR ....................................................................................... 6
2.1.4 CONFIGURAR COLUMNAS .................................................................. 6
2.1.5 AYUDA ............................................................................................ 9
2.1.6 BUSCADOR EXPRESS ........................................................................ 9
2.1.7 PAGINACIÓN .................................................................................. 10
2.2 INICIO CIRCUITO .....................................................................11
2.2.1 FORMULARIO DEL CIRCUITO ............................................................ 17
2.2.2 DEFINIR PARTICIPANTES ................................................................. 18
2.2.3 TAREAS DEL CIRCUITO ................................................................... 24
2.2.3.1 INFORMACIÓN DEL CIRCUITO ................................................... 30
2.2.3.2 DOCUMENTACIÓN DEL CIRCUITO .............................................. 39
2.2.3.3 TIPOS DE TAREAS ................................................................... 50
2.2.3.4 OTRAS ACCIONES ................................................................... 57
2.2.3.5 ACCIONES DEL RESPONSABLE .................................................. 59

2.3 MANUAL DE USUARIO ...............................................................62

2.4 MIS CIRCUITOS........................................................................63
2.5 MIS CIRCUITOS ARCHIVADOS ...................................................66
2.6 MIS CIRCUITOS CANCELADOS ...................................................68
3 ANEXO .................................................................................. 70

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 1 INTRODUCCIÓN
El servicio Portafirmas permite la gestión de las distintas firmas y revisiones de un
documento y el flujo que debe seguir.
Para ello permite definir diferentes plantillas para un circuito de firmas, firmantes,
roles y flujos a seguir.

2 PORTAFIRMAS
El servicio Portafirmas permite gestionar las distintas firmas y revisiones de un
documento. Para acceder a este servicio se pulsa, en la plataforma eSigna®, sobre el menú
Portafirmas:

El menú de este servicio está compuesto por las siguientes opciones:

• Inicio circuito: permite iniciar la firma y/o revisión de uno o varios
documentos, siguiendo el flujo definido en una de las plantillas de circuitos
creadas (ver punto 2.2 Inicio circuito).
• Manual usuario: permite la descarga del manual de uso en formato PDF (ver
punto 2.3 Manual de usuario).
• Mis circuitos: muestra un listado de todos los circuitos en los que ha
participado el usuario, ya sea al inicio o como participante en el flujo de firma,
independientemente del estado en que se encuentren (ver punto 2.4 Mis
circuitos).
• Mis circuitos archivados: muestra un listado de todos los circuitos que han
sido iniciados por el propio usuario, o éste es uno de los participantes que
interviene o ha intervenido en el circuito o es el responsable del circuito, que
se encuentren archivados (ver punto 2.5 Mis circuitos archivados).
• Mis circuitos cancelados: muestra un listado de los circuitos que han sido
iniciados por el propio usuario, o éste es uno de los participantes que

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 interviene o ha intervenido en el circuito o es el responsable del circuito, que
hayan sido cancelados por el responsable del circuito (ver punto 2.6 Mis
circuitos cancelados).

2.1 FUNCIONALIDADES COMUNES

Desde todas las vistas que listan circuitos (Mis circuitos, Mis circuitos archivados, y Mis
circuitos cancelados), están disponibles las siguientes funcionalidades:

2.1.1 ABRIR CIRCUITO

El botón permite abrir el expediente del circuito, previamente

seleccionado, en la tarea actual que tiene asignada el usuario.

La pantalla se dividirá en dos secciones:

• En la sección superior se mostrará toda la información relativa al circuito
(ver punto 2.2.3.1 Información del circuito).
• En la sección inferior se mostrará toda la documentación relativa al circuito
(ver punto 2.2.3.2 Documentación del circuito) y la tarea pendiente de
realizar en el circuito (ver punto 2.2.3.3 Tipos de tareas).

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 2.1.2 IMPRIMIR

El botón permite imprimir el listado de circuitos disponibles desde cada

vista.

Desde esta ventana tendrá disponibles dos opciones de impresión:

• : permite imprimir un listado de todos los registros de esta vista,

independientemente de la página en la que se encuentren.

• : permite imprimir únicamente los registros

mostrados en la página actual de esta vista.

2.1.3 EXPORTAR

Pulsando se podrán trasladar todos los datos de la vista actual a una hoja
de cálculo Excel.

2.1.4 CONFIGURAR COLUMNAS

Pulsando sobre el icono , situado en la parte superior derecha, se mostrará una

ventana desde la que se podrán configurar diferentes aspectos de las columnas de la rejilla
de datos como la visibilidad, el orden o que se muestren las columnas por defecto.
Al pulsar el icono, aparecerá el listado de columnas disponibles para cada vista.

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 Para configurar la visibilidad de las columnas, se gestionará a través de las
diferentes casillas de cada una de las columnas.

Así, las columnas visibles serán las marcadas con . Para dejar de visualizar una
columna, se desmarcará la casilla correspondiente.

Las columnas indicadas con , no se mostrarán en la vista. Para visualizar una

columna, bastará con marcar la casilla correspondiente.

Para configurar el orden en el que se mostrarán las columnas, se pulsará la

opción .

Se mostrará una ventana como la siguiente:

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 Desde esta ventana, para indicar el orden en el que se desean mostrar las columnas,

se añadirán una a una en el orden deseado. Para ello bastará con pulsar y
seleccionar en el desplegable la columna a mostrar.

Esta acción se repetirá con todas las columnas que se deseen mostrar. Deberán
seleccionarse las columnas según el orden que se desee.
Además, de cada una de esas columnas se podrán mostrar los resultados en orden
Ascendente o Descendente, indicándolo en la columna Orden.
Si se desea eliminar alguna columna seleccionada, se seleccionará y se pulsará
.
Para modificar el orden de las columnas seleccionadas, se podrá hacer uso de los
botones . Para subir un nivel se pulsará . Para bajar un nivel se pulsará .

Configurado el orden de las columnas, se pulsará para hacer efectivos los

cambios y a continuación para finalizar con la configuración. Si por el contrario

no se desean guardar los cambios realizados se pulsará .

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 Para volver a mostrar la configuración por defecto, con el orden y las columnas
configuradas inicialmente, se pulsará .

2.1.5 AYUDA

Pulsando el botón se mostrará una ventana como la siguiente, con información

sobre la vista actual.

2.1.6 BUSCADOR EXPRESS

Desde todas estas vistas estará disponible el buscador express, el cual permite al
usuario filtrar por cualquier información mostrada en las columnas.

• El desplegable , permite seleccionar el campo por el que se quiere

realizar la búsqueda.

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 • El campo de texto permite introducir todo o parte de la información del
registro a buscar.

• El icono borra el contenido introducido en el campo de texto para realizar

una nueva búsqueda.

• El icono inicia la búsqueda en la vista en que se encuentra la persona

usuaria.

2.1.7 PAGINACIÓN

Situada en la parte inferior del área de trabajo. Estos botones permiten el

desplazamiento a través de las distintas páginas de una vista.

Los botones tendrán la siguiente funcionalidad:

• : muestra los registros de la primera página.

• : muestra los registros de la página anterior.

• : muestra los registros de la página siguiente.

• : muestra los registros de la última página.

• : permite seleccionar todos los registros que se muestren en la
página actual.

Además, mostrará información sobre:

• el número de la página actual

• el total de páginas de la vista

• el número de registros mostrados por cada una de las páginas.

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 2.2 INICIO CIRCUITO

Desde esta opción podrá iniciar un circuito de firmas. Para ello bastará con acceder,
dentro del menú Portafirmas, a la opción Inicio circuito.

Se mostrará un formulario como el siguiente:

Este formulario está compuesto por varios apartados, con los siguientes campos a
gestionar:

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• Datos de inicio: recoge la información para el inicio del circuito.

Los campos obligatorios a completar serán los siguientes:

o Asunto: breve descripción sobre el circuito que se va a iniciar. Podría ser un
identificador de los documentos que se van a firmar.
o Grupo organizativo: grupo asociado a la instancia del circuito. Se
seleccionará pulsando el icono . A continuación, se mostrará el árbol
organizativo de la entidad, para seleccionar el grupo que corresponda. Para

eliminar un grupo seleccionado se pulsará el icono .

El grupo seleccionado en este campo será el que defina el

grupo de los posibles master roles definidos en la plantilla del circuito
(ver punto 3. Anexo).
o Nombre corto: identificador del circuito que se pretende iniciar. Permite
introducir un máximo de 30 caracteres. Inicialmente se autocompletará con los
30 primeros caracteres que se hayan incluido en el asunto, pero podrá ser
modificado en cualquier momento.
o Plantilla de circuito: permite mostrar todas las plantillas a las que el usuario
identificado tiene permisos para iniciar.

o : permite visualizar los participantes de la plantilla del circuito seleccionada,

la pantalla a mostrar será la siguiente:

o Revisar participantes tras el inicio de circuito: si se marca la opción

permite revisar y configurar los participantes antes de iniciar el flujo de tareas.
o Vencimiento del circuito: mostrará el total de días naturales de que
dispondrán todos los participantes de un circuito para finalizarlo.

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  Duración del circuito (días naturales): indicará el número de días
naturales disponibles para finalizar el circuito actual. Por defecto se
mostrarán el número de días definido para la plantilla del circuito, pero
podrá ser modificado y el cambio afectará únicamente al circuito
actual.

En el caso de que se desee que el cambio afecte a

todos los circuitos de este tipo, deberá modificarse la plantilla
del circuito (ver Manual de Administrador).
 Acción: permite indicar que acción se realizará transcurrido el tiempo
establecido de vencimiento del circuito. Por defecto se mostrará la
acción definida para la plantilla del circuito, pero podrá ser modificado
y el cambio afectará únicamente al circuito actual. Las acciones
disponibles serán:
• Notificación: enviará una notificación a la plataforma al
responsable del circuito y al usuario que tiene la tarea actual
asignada.
• Aviso interno: enviará un aviso a la plataforma al
responsable del circuito y al usuario que tiene la tarea actual
asignada.
• Mail: enviará un correo electrónico al responsable del circuito
y al usuario que tiene la tarea actual asignada.
• Rechazo: rechaza automáticamente la tarea actualmente
pendiente, y llega al responsable del circuito como cualquier
otra tarea rechazada manualmente. El responsable del circuito
decidirá si la cancela o la continúa

En el caso de que se desee que el cambio afecte a

todos los circuitos de este tipo, deberá modificarse la plantilla
del circuito (ver Manual de Administrador).
 Avisarme por mail cuando finalice el circuito: permite enviar un
correo electrónico al solicitante del circuito cuando éste finalice. Esta
opción aparecerá marcada por defecto si se ha configurado en la
plantilla del circuito, pero podrá modificarse para que afecte al circuito
actual.

En el caso de que se desee que el cambio afecte a

todos los circuitos de este tipo, deberá modificarse la plantilla
del circuito (ver Manual de Administrador).

• Documentos del circuito: listará los archivos seleccionados para ser firmados en el
circuito.

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 Desde este apartado, con cada uno de los archivos, se podrán llevar a cabo las
siguientes acciones:

o : permite añadir los documentos que serán firmados a lo

largo del circuito definido. La pantalla a mostrar será la siguiente:

Todos los documentos seleccionados para ser añadidos a un

circuito pueden ser de diferente tipo documental.

Por cada subida de documentos al circuito se podrá

seleccionar un tipo documental diferente.

Desde esta pantalla se pulsará para seleccionar uno o varios

documentos a añadir al circuito y se pulsará para continuar con el
siguiente paso del circuito. La pantalla a mostrar será la siguiente:

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 En este paso se seleccionará el tipo documental asociado a los
documentos que se firmarán. Se pueden dar los siguientes casos:
 El documento o documentos seleccionados coincide con un
único tipo documental: en el desplegable se mostrará
automáticamente el tipo documental.
 El documento o documentos seleccionados coinciden con más
de un tipo documental: en el desplegable se mostrarán todos los
tipos documentales que coincidan con el documento y el usuario
elegirá el correspondiente.
 El documento o documentos seleccionados no coinciden con
ningún tipo documental: en el desplegable se mostrarán todos los
tipos documentales disponibles y será el usuario el que deberá elegir el
que corresponda.

En cualquiera de estos casos, pulsando , se mostrarán todos los tipos

documentales en el desplegable, para cambiar la selección.
Una vez elegido el tipo documental aparecerán los metadatos asociados:

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 Tras rellenar los metadatos asociados al tipo documental, se pulsará
para añadir los documentos al circuito, se mostrará la siguiente
pantalla:

Una vez los documentos han sido subidos con éxito al circuito, se
actualizará el listado de los documentos pudiendo subir más documentos al
circuito.

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 o : permite visualizar el documento seleccionado.

o : permite visualizar y/o modificar los metadatos asociados

al tipo documental.

Si se desea guardar la información introducida en los metadatos se

pulsará , en caso contrario, se pulsará .

o : permite eliminar de la relación, el documento o

documentos seleccionados.

Completada toda la información se pulsará para continuar con el proceso de

inicio del circuito. Si no se desea iniciar, se pulsará .

2.2.1 FORMULARIO DEL CIRCUITO

Únicamente, en el caso que se hayan definido formularios para el circuito, se mostrará

este paso para completar los campos correspondientes.

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 En la parte superior se mostrará información, en modo lectura, sobre el circuito. Los
campos con información serán los siguientes:
• Asunto: breve descripción del motivo del circuito.
• Grupo organizativo: grupo asociado a la instancia del circuito.
• Plantilla de Circuito: nombre de la plantilla del circuito a iniciar.
• Carpeta: identificador del circuito.

Los campos de los formularios variarán en función del circuito que se

inicie.

Tras completar la información de los campos correspondientes, para continuar con el

proceso de inicio del circuito, se pulsará . Si se desea salir del inicio del circuito

se pulsará permaneciendo el circuito en el estado Añadir documentos.

2.2.2 DEFINIR PARTICIPANTES

Únicamente en caso de que se haya marcado la opción

en el inicio del circuito (ver punto 2.2 Inicio
Circuito), se mostrará este paso para revisar los participantes.

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 Desde esta vista se podrán revisar los participantes que llevaran a cabo las tareas
definidas en la plantilla de circuito seleccionado, siguiendo el flujo establecido.

En la vista se muestran dos apartados, uno con información sobre los participantes y
otro con el listado de archivos que son objeto de firma en el circuito.
En el apartado Definir participantes se muestran todos los participantes del
circuito y para cada uno de ellos se mostrará la siguiente información:

• Icono: indica si el participante es un usuario o es un rol .

• Orden: indica el orden en el que actuará cada participante.
• Participante: muestra el nombre del usuario o el rol del participante.
• Acción: indica la acción que llevará a cabo el participante. Las acciones
disponibles serán:
o Revisión: tarea de revisión donde el participante dará su confirmación
con el documento, sin aplicar la firma sobre el mismo.
o Firma: tarea de firma del documento.
o Aviso Interno: envío de un aviso visible desde la plataforma (Mis
avisos) al participante indicado.
o Mail: envío de un correo electrónico al participante indicado.
o Aviso y Mail: envío de un aviso visible desde la plataforma (Mis
avisos) y de un correo electrónico al participante indicado.
o Aviso si rechazo: envío de un aviso al participante indicado, visible
desde la plataforma (Mis avisos), si el participante anterior rechaza la
tarea asignada.
• Firma: indica si la tarea a realizar es una tarea de firma o no, y en el caso de
serlo indicará el tipo de firma:
o Manual: el usuario firma el documento.
o Automática: la firma del usuario está configurada para realizar la
tarea de forma desatendida sin intervención del usuario.

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 • Sello de Tiempo: en el caso de que la tarea sea de firma, indicará si se
aplicará o no el sellado de tiempo.
• Reasignar: indica si el participante dispone de permisos para reasignarle su
tarea a otro usuario de la plataforma.
• Dias: indica el número total de dias naturales aproximados de los que dispone
el participante para realizar la tarea.
• Acción vencimiento: indica la acción que se llevará a cabo transcurrido el
tiempo establecido de vencimiento del circuito. Se podrán mostrar las
siguientes opciones:
o Notificación
o Aviso interno
o Mail
o Rechazo
• Aviso al participante: indica si se ha configurado el envío de un aviso al
participante cuando se aproxime el tiempo establecido para el vencimiento de
su tarea. La cifra indicada mostrará cuando se enviará el aviso y
corresponderá al número de días restantes para el vencimiento de la tarea.
Por ejemplo, si aparece un 2 indicará que faltan dos días para que se
cumpla el vencimiento de la tarea asignada al usuario, y será el momento en
el que se envíe el correo.
• Añadir: indicará si el usuario dispone o no, de permisos para añadir más
participantes al circuito.
• Añadir Docs.: indicará si el participante puede adjuntar documentos desde la
propia tarea asignada, para ser firmados a lo largo del circuito.

Además de los participantes y la información propia de cada una de las tareas a

realizar, se podrán llevar a cabo las siguientes acciones sobre cada participante, siempre que
se disponga de permisos para ello, disponibles en la botonera superior de la vista.
Tras seleccionar un participante, se activarán, únicamente, las funcionalidades
permitidas sobre ese participante. Las funcionalidades disponibles seran las siguientes:

• : permite añadir más participantes a la lista. Se mostrará una ventana

como la siguiente desde la que configurar las características del nuevo
participante:

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La información a completar será la siguiente:
o Participante: tipo de participante que llevará a cabo la tarea. Se
podrá elegir entre:
 Master rol: podrá llevar a cabo la tarea cualquier usuario que
disponga del rol maestro dentro del grupo organizativo
seleccionado o que dependa del grupo organizativo
seleccionado, que se indique en el desplegable contiguo (ver
punto 3. Anexo).
 Responsable: llevará a cabo la tarea el usuario responsable
del circuito.
 Rol: podrá llevar a cabo la tarea cualquier usuario que
disponga del rol que se seleccione en el desplegable contiguo
(ver punto 3. Anexo).
 Solicitante: llevará a cabo la tarea el usuario que inicie el
circuito.
 Usuario: llevará a cabo la tarea el usuario que se indique en el
desplegable contiguo.
o Acción a realizar: para cada participante se podrá elegir entre las
siguientes acciones a realizar:
 Revisión: tarea de revisión donde el participante dará su
confirmación con el documento, sin aplicar la firma sobre el
mismo.
 Firma: tarea de firma del documento. Para este tipo de tarea
además se tendrán que configurar las siguientes opciones:
• Firma automatizada: permite definir el tipo de firma
que se aplicará.
o Manual: el usuario firma el documento.
o Automática: la firma del usuario está
configurada para realizar la tarea de forma
desatendida sin intervención del usuario.

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 • Sello de Tiempo: permite indicar si se desea aplicar
sellado de tiempo a la firma.
 Aviso interno: envío de un aviso visible desde la plataforma
(Mis avisos) al participante indicado.
 Mail: envío de un correo electrónico al participante indicado.
 Aviso y mail: envío de un aviso visible desde la plataforma
(Mis avisos) y de un correo electrónico al participante indicado.
 Aviso si rechazo: envío de un aviso al participante indicado,
visible desde la plataforma (Mis avisos), si el participante
anterior rechaza la tarea asignada.
o Permiso para reasignar la tarea a realizar: permite que el
participante reasigne su tarea a otro usuario de la plataforma.
o Permiso para añadir nuevos participantes al circuito iniciado:
permite que el usuario pueda añadir más participantes al circuito
actual, desde la opción Participantes (ver punto 2.2.3.1
Información del circuito) del circuito.

No modificará la plantilla del circuito, únicamente

afectará al circuito iniciado.
o Permite añadir nuevos documentos al circuito: permite que el
participante pueda adjuntar documentos desde la propia tarea
asignada, y que éstos sean firmados junto con los documentos
adjuntados en el inicio del expediente. Si se marca esta opción, el
participante tendrá disponible en el apartado Documentos del circuito
(ver punto 2.2.3.2 Documentación del circuito), el botón .
o Duración de la tarea (días naturales): permite indicar en días
naturales el tiempo aproximado de que dispone el participante para
llevar a cabo su tarea.
o Acción: permite indicar que acción se realizará transcurrido el tiempo
establecido de vencimiento de la tarea asignada al usuario. Las
acciones disponibles serán:
 Notificación: enviará una notificación a la plataforma al
responsable del circuito y al usuario que tiene la tarea actual
asignada.
 Aviso interno: enviará un aviso a la plataforma al usuario que
tiene la tarea asignada.
 Mail: enviará un correo electrónico al usuario que tiene la
tarea asignada.
 Rechazo: rechaza automáticamente la tarea actualmente
pendiente y llega al responsable del circuito como cualquier
otra tarea rechazada manualmente. El responsable del circuito
decidirá si la cancela o la continúa
o Aviso al participante de proximidad fin de tarea (días
naturales): permite indicar, a falta de cuantos días para la finalización
de la tarea, se enviará un correo electrónico recordatorio al usuario.

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 Por ejemplo, si se indica un 2 se enviará el aviso cuando falten
dos días para el vencimiento de la tarea del usuario.

Configuradas todas las opciones se pulsará para guardar la

configuración del participante. Si no desea guardar los cambios se pulsará
.

• : permite cambiar toda la configuración del participante

seleccionado. Se mostrará una ventana como la mostrada en el punto anterior
(ver funcionalidad del botón Añadir).

• : permite eliminar de la lista de participantes al participante

seleccionado. Sólo se eliminará del circuito a iniciar, seguirá disponible en la
plantilla del circuito.

• : permite cambiar el orden en el que llevarán a cabo sus tareas los

participantes.

En el apartado Documentos se listarán los archivos seleccionados para ser firmados

en el circuito.

Desde este apartado, con cada uno de los documentos, se podrán llevar a cabo las
siguientes acciones, disponibles únicamente al seleccionar un documento de la lista:

• : permite visualizar el documento seleccionado.

• : permite visualizar el tipo documental y modificar los metadatos

asociados al mismo.

Finalmente, si se pulsa sobre el botón confirmará el listado de firmantes, y

se iniciará el circuito enviando la tarea correspondiente al primer participante.

En el caso que no desee continuar con el inicio del circuito, pulsará para salir
del circuito y éste se quedará en el estado Definir firmantes.

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 2.2.3 TAREAS DEL CIRCUITO

Iniciado el circuito, a cada participante de los definidos previamente en el inicio del

circuito, le llegará la correspondiente tarea en el orden establecido y siempre despues de que
el anterior participante haya finalizado la suya.
Cada usuario que tenga que llevar a cabo una tarea dentro del circuito, podrá acceder
de varias formas:
• Desde el apartado Mis tareas del Servicio de Información Centralizada
(SIC), para todo tipo de tareas pendientes:

Para acceder al circuito en el que se tiene que llevar a cabo la tarea

pendiente se seleccionará el circuito del apartado Mis tareas con doble clic.

• Desde el menú Inicio pulsando sobre la opción Tareas, para todo tipo de tareas
pendientes:

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 Se mostrará una vista como la siguiente en la que se visualizarán todas
las tareas pendientes de realizar por el usuario que accede:

Para acceder al circuito en el que se tiene que llevar a cabo la tarea

pendiente se seleccionará el circuito de la lista con doble clic o se seleccionará y
se pulsará .

• Desde el menú Portafirmas pulsando la opción Mis circuitos (ver punto 2.3 Mis
circuitos).

Para acceder al circuito en el que se tiene que llevar a cabo la tarea

pendiente se seleccionará el circuito de la lista con doble clic o se seleccionará y

se pulsará .

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 Accediendo de cualquiera de las tres formas, se mostrará una vista como la siguiente
del expediente del circuito, independientemente de la tarea que se tenga que llevar a cabo.

En esta vista se mostrarán dos apartados diferenciados:

• un apartado que mostrará toda la información relativa al circuito (ver punto
2.2.3.1 Información del circuito)
• y un apartado que mostrará toda la documentación del circuito (ver punto
2.2.3.2 Documentación del circuito) y la tarea pendiente de realizar en el
circuito (ver punto 2.2.3.3 Tipos de tareas).

Además, desde el apartado Mis tareas del Servicio de Información Centralizada

(SIC) cuando la tarea implique la revisión y/o firma de documentos, podrá realizar
diferentes acciones sin necesidad de acceder al propio circuito:
• Si se desea firmar una o varias tareas, se seleccionarán mediante la tecla CTRL y

se pulsará .

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 • Si se desea revisar una o varias tareas, se seleccionarán mediante la tecla CTRL
y se pulsará .

También desde el menú Inicio pulsando sobre la opción Tareas, cuando la tarea
implique la revisión y/o firma de documentos, podrá realizar diferentes acciones sin
necesidad de acceder al propio circuito.
Se mostrará una vista como la siguiente en la que se visualizarán todas las tareas de
revisión y/o firma, pendientes de realizar por el usuario que accede:
• Tareas de firma

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 • Tareas de revisión

Las funcionalidades disponibles serán las siguientes:

• : permitirá abrir la tarea de firma seleccionada, en el estado actual en

el que se encuentra el circuito.

• : permitirá realizar la tarea de firma seleccionada sin necesidad de

acceder al circuito de firmas. Si se selecciona más de una tarea pendiente de
firma, se podrá realizar la firma múltiple simultánea de todos los documentos de
cada una de las tareas seleccionadas. Se mostrará una ventana como la
siguiente:

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 Se introducirán las observaciones en el campo Observaciones, y se

pulsará , situado en la parte inferior derecha de la ventana, para

realizar la firma múltiple de los documentos seleccionados.

• : permitirá realizar la tarea de revisión seleccionada sin necesidad

de acceder al circuito de firmas. Si se selecciona más de una tarea pendiente de
revisión, se podrá realizar la revisión múltiple simultánea de todos los
documentos de cada una de las tareas seleccionadas. Se mostrará una ventana
como la siguiente:

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 Se introducirán las observaciones en el campo Observaciones, y se

pulsará , situado en la parte inferior derecha de la ventana, para

realizar la revisión múltiple de los documentos seleccionados.

2.2.3.1 INFORMACIÓN DEL CIRCUITO

En cualquier tarea en la que se encuentre el usuario tendrá disponible la información

del circuito en la parte superior de la vista.

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 Se mostrarán diferentes apartados acerca del circuito.

Cada uno de estos apartados recoge un tipo de información diferente sobre el circuito
actual, permitiendo así un control sobre el documento a firmar.

1. INFORMACIÓN
En el apartado información se mostrará la información más relevante del circuito
actual.

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 Se mostrará la siguiente información:
• Id. del circuito: número identificador del circuito que se generará
automáticamente al iniciar el circuito. Ese número será único y no se repetirá con
otro circuito.
• Asunto del circuito: breve descripción del motivo del inicio del circuito.
• Grupo organizativo: nombre del grupo organizativo del circuito.
• Plantilla del circuito: nombre de la plantilla del circuito.
• Nombre carpeta: parte del nombre de la carpeta en la que se guardará la
información del circuito.

2. METADATOS

Este apartado únicamente se mostrará si el circuito tiene formulario de

metadatos.

En el apartado metadatos se mostrarán los datos incluidos en el formulario en el inicio

del circuito, si es el caso. En caso de modificar algún campo se pulsará .

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 3. AUDITORÍA
Desde este apartado se podrán comprobar todos los estados por los que ha pasado un
circuito o debe pasar, y todas las acciones que se han llevado a cabo con los documentos o
estados, permitiendo además comprobar el estado actual en el que se encuentra.

Se mostrará la siguiente información:

• Participante: muestra el nombre del participante configurado, ya sea rol o
usuario, que ha realizado la tarea o la tiene pendiente de realizar.
• Acción: indica la acción que ha llevado a cabo el participante o que tiene
pendiente. En el caso de las tareas realizadas, no sólo indicará las tareas
establecidas en el circuito si no todas las alternativas posibles que se hayan
hecho (rechazo, reasignación, autoasignación, adjuntar documentación, etc.).
• Usuario: nombre del usuario participante que realiza la acción o la tiene
pendiente.
• Fecha de inicio: fecha en la que llega la tarea al participante
correspondiente.
• Fecha de fin: fecha en la que el participante finaliza la tarea asignada.
Cuando un usuario no disponga de fecha de fin indicará que este usuario aún
no ha finalizado la tarea.

4. PARTICIPANTES

Este apartado únicamente se mostrará si la entidad dispone de la

funcionalidad de visualizar los participantes del circuito.

Desde este apartado se podrá comprobar el listado completo de los participantes del
circuito, en el orden establecido y añadir nuevos participantes si dispone de permisos para
ello.

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De cada uno de los participantes se mostrará la siguiente información:

• Icono: indicará si el participante es un usuario o es un rol .

• Orden: indica el orden en el que actuará cada participante.
• Participante: muestra el nombre del usuario o el rol del participante.
• Acción: indicará la acción que llevará a cabo el participante. Las acciones
disponibles serán:
o Revisión: tarea de revisión donde el participante dará su confirmación
con el documento, sin aplicar la firma sobre el mismo.
o Firma: tarea de firma del documento.
o Aviso Interno: envío de un aviso visible desde la plataforma (Mis
avisos) al participante indicado.
o Mail: envío de un correo electrónico al participante indicado.
o Aviso y Mail: envío de un aviso visible desde la plataforma (Mis
avisos) y de un correo electrónico al participante indicado.
o Aviso si rechazo: envío de un aviso al participante indicado, visible
desde la plataforma (Mis avisos), si el participante anterior rechaza la
tarea asignada.
• Firma: indicará si la tarea a realizar es una tarea de firma o no, y en el caso
de serlo indicará el tipo de firma:
o Manual: el usuario firma el documento.
o Automática: la firma del usuario está configurada para realizar la
tarea de forma desatendida sin intervención del usuario.
• Sello de Tiempo: en el caso de que la tarea sea de firma, indicará si se
aplicará o no el sellado de tiempo.
• Reasignar: indicará si el participante dispone de permisos para reasignarle su
tarea a otro usuario de la plataforma.
• Días: indicará el número total de días naturales aproximados de los que
dispone el participante para realizar la tarea.
• Acción vencimiento: indicará la acción que se llevará a cabo transcurrido el
tiempo establecido de vencimiento del circuito. Se podrán mostrar las
siguientes opciones:
o Notificación

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 o Aviso interno
o Mail
o Rechazo
• Aviso al participante: indicará si se ha configurado el envío de un aviso al
participante cuando se aproxime el tiempo establecido para el vencimiento de
su tarea. La cifra indicada mostrará cuando se enviará el aviso y
corresponderá al número de días restantes para el vencimiento de la tarea.
Por ejemplo, si aparece un 2 indicará que faltan dos días para que se
cumpla el vencimiento de la tarea asignada al usuario, y será el momento en
el que se envíe el correo.
• Añadir participantes: indicará si el usuario dispone de permisos para añadir
participantes al circuito de firmas actual.
• Fecha tarea: indicará la fecha en la que se ha llevado a cabo la tarea
asignada. Si no se ha finalizado la tarea se mostrará como Pendiente.
• Añadir Docs.: indicará si el participante puede adjuntar documentos desde la
propia tarea asignada, para ser firmados a lo largo del circuito.

En este apartado dispondrá de las siguientes funcionalidades que estarán activas o no

en función de los permisos de que disponga el usuario que tiene asignada la tarea.
Si al usuario que tiene la tarea asignada se le ha configurado la opción
(indicado como SI en la columna
Añadir), desde esta pestaña dispondrá de la siguiente funcionalidad:

• : permite añadir más participantes al final de la lista de participantes

definidos. Se mostrará una ventana como la siguiente desde la que configurar
las características del nuevo participante:

La información a completar será la siguiente:

o Participantes: tipo de participante que llevará a cabo la tarea. Se
podrá elegir entre:
 Master rol: podrá llevar a cabo la tarea cualquier usuario que
disponga del rol maestro dentro del grupo organizativo
seleccionado o que dependa del grupo organizativo
seleccionado, que se indique en el desplegable contiguo.

35/74
  Responsable: llevará a cabo la tarea el usuario responsable
del circuito.
 Rol: podrá llevar a cabo la tarea cualquier usuario que
disponga del rol que se seleccione en el desplegable contiguo
(ver punto 3. Anexo).
 Solicitante: llevará a cabo la tarea el usuario que inicie el
circuito.
 Usuario: llevará a cabo la tarea el usuario que se indique en el
desplegable contiguo.
o Acción a realizar: para cada participante se podrá elegir entre las
siguientes acciones a realizar:
 Revisión: tarea de revisión donde el participante dará su
confirmación con el documento, sin aplicar la firma sobre el
mismo.
 Firma: tarea de firma del documento. Para este tipo de tarea
además se tendrán que configurar las siguientes opciones:
• Firma automatizada: permite definir el tipo de firma
que se aplicará.
o Manual: el usuario firma el documento.
o Automática: la firma del usuario está
configurada para realizar la tarea de forma
desatendida sin intervención del usuario.
• Sello de Tiempo: permite indicar si se desea aplicar
sellado de tiempo a la firma.
 Aviso interno: envío de un aviso visible desde la plataforma
(Mis avisos) al participante indicado.
 Mail: envío de un correo electrónico al participante indicado.
 Aviso y mail: envío de un aviso visible desde la plataforma
(Mis avisos) y de un correo electrónico al participante que
indicado.
 Aviso si rechazo: envío de un aviso al participante indicado,
visible desde la plataforma (Mis avisos), si el participante
anterior rechaza la tarea asignada.
o Permiso para reasignar la tarea a realizar: permite que el
participante reasigne su tarea a otro usuario de la plataforma.
o Permiso para añadir nuevos participantes al circuito iniciado:
permite que el participante seleccionado, desde la propia tarea
asignada, pueda añadir y editar nuevos participantes en el circuito
iniciado, desde la opción Participantes.
o Permite añadir nuevos documentos al circuito: permite que el
participante pueda adjuntar documentos desde la propia tarea
asignada, y que éstos sean firmados junto con los documentos
adjuntados en el inicio del expediente. Si se marca esta opción, el
participante tendrá disponible en el apartado Documentos del circuito
(ver Manual del Administrador), el botón .

36/74
 o Duración de la tarea (días naturales): permite indicar en días
naturales el tiempo aproximado de que dispone el participante para
llevar a cabo su tarea.

Configuradas todas las opciones pulsará para guardar la

configuración del participante. Si no desea guardar los cambios pulsará

Los nuevos participantes añadidos se incluirán al final del

listado de los participantes del circuito actual, definidos en la plantilla.

Las siguientes funcionalidades, únicamente estarán activas al seleccionar

cualquiera de los participantes añadidos durante el circuito, siempre que los haya
añadido uno mismo.

• : permitirá cambiar toda la configuración del participante

seleccionado. Se mostrará una ventana como la mostrada en el punto anterior
(ver funcionalidad del botón Añadir).

• : permitirá eliminar de la lista de participantes al participante

seleccionado.

Sólo se eliminará el participante del circuito actual, siempre y cuando

no tenga la tarea asignada ni la haya realizado ya.

• : permitirá cambiar el orden en el que llevarán a cabo sus tareas los

participantes añadidos, teniendo en cuenta que siempre se incluirán en última
posición.

Los cambios de orden se podrán llevar a cabo entre los participantes

añadidos durante el circuito, no entre los participantes predefinidos en la
plantilla.

5. RELACIONES

Este apartado únicamente se mostrará si la entidad dispone de la

funcionalidad de relacionar circuitos.

Desde este apartado se mostrarán todos los circuitos relacionados con el circuito
actual. Además se podrán llevar a cabo varias acciones, con los circuitos relacionados, desde
esta pestaña.

37/74
 Los circuitos relacionados se listarán paginados, mostrando 5 circuitos en cada una de
las páginas. Para acceder al resto de páginas deberá hacer uso de los botones de la parte
inferior de la sección.

Las acciones que se podrán llevar a cabo desde este apartado son las siguientes:

• : permite seleccionar un circuito iniciado para relacionarlo con el

actual.

• : permite eliminar la relación entre el circuito asociado seleccionado y

el circuito actual.

• : permite acceder a la información del circuito seleccionado.

• : permite iniciar un circuito (ver punto 2.2 Inicio circuito)

relacionándolo con el actual.

6. COMENTARIOS

Este apartado únicamente se mostrará si el circuito tiene algún comentario

de algún participante del circuito.

Se mostrará el nombre completo del participante que realizó el comentario junto con la
fecha y hora del comentario y su contenido.

38/74
 2.2.3.2 DOCUMENTACIÓN DEL CIRCUITO

En cualquier tarea en la que se encuentre el usuario tendrá disponible la

documentación del circuito en la parte inferior izquierda de la vista.

Desde esta vista se muestra el listado de documentos que son objeto de firma del
circuito, así como cualquier otro documento que se haya adjuntado posteriormente.
De cada uno de los documentos listados se mostrará la siguiente información:

• : símbolo que identifica los documentos que se firmarán en esta tarea de

firma a los que no se les ha aplicado ninguna firma.

• : símbolo que identifica los documentos que se firmarán en esta tarea de

firma que ya llevan alguna firma aplicada.

• : símbolo que identifica a los firmantes del documento que es objeto de la

tarea de firma. Únicamente se mostrará en los documentos que ya lleven
alguna firma . De cada uno de los firmantes del documento se indicará el
nombre completo y la fecha y hora en la que se llevó a cabo la firma.

• : identifica a los documentos que son objeto de la tarea de

firma que no llevan ninguna firma. Únicamente se mostrará en los documentos
sin firmar .

Desde esta vista se podrán llevar a cabo las siguientes acciones:

• : permite descargar una copia compulsada del documento firmado

seleccionado y/o modificar la ubicación de las firmas, además de conocer el

39/74
número de firmas que contiene el documento seleccionado y su relación con
las firmas configuradas en el tipo documental asociado. Esta opción también se

podrá realizar desde el el botón , seleccionando la opción Copia

verificable. Se mostrará una ventana como la siguiente:

En el caso de seleccionar varios documentos se generará la

copia compulsada por lote, en dicho caso, se obtendrán los
documentos firmados seleccionados comprimidos en un fichero .zip.

En el caso de la copia compulsada por lote no se permitirá la

modificación de la ubicación de las firmas si los documentos
seleccionados tienen distintos tipos documentales.

o Información sobre el número de firmas configuradas: indicará si

el número de firmas aplicadas se corresponde con el número de firmas
definidas en el tipo documental asociado.
 Firmas del documento: indicará el número de firmas
aplicadas al documento.
 Firmas configuración: indicará el número de firmas
configuradas para el tipo documental.
o Obtener copia compulsada: si se marca esta opción se mostrará el
documento firmado seleccionado, en formato PDF con la información y
la ubicación de las firmas configuradas sobre el tipo de documento
asociado, para la impresión del mismo.
o Modificar configuración de impresión: si se marca esta opción se
podrá modificar la ubicación de las firmas del documento seleccionado.

Esta modificación sólo afectará al documento

seleccionado, no afectará al tipo documental.
Se mostrará una ventana como la siguiente desde la que se podrá
configurar la nueva ubicación de la información de las firmas del
documento:

40/74
 Pulsando sobre la pestaña , situado en la parte
superior derecha de la ventana, se mostrará un formulario con los
campos que permiten la configuración de las firmas y del identificador
de la firma.

En la parte superior del apartado estarán disponibles tres pestañas

que permiten la configuración de los diferentes parámetros.

41/74
 Para configurar el identificador de la firma, se pulsará en la

pestaña . Para añadir el hash al documento se pinchará

en una zona del documento y se arrastrará la imagen del hash hasta la
posición deseada. A continuación, se podrán configurar las siguientes
opciones:

42/74
 Posición: se seleccionará el hash en el documento y se
arrastrará a la posición deseada.
 Página: se indicará en qué página/s se mostrará el hash.

 Rotación: se pulsará el botón para ubicar el

hash en los márgenes y cambiar su orientación.
 Identificador: se pulsará esta opción para añadir/quitar el
identificador del hash. También se puede personalizar la
etiqueta asociada al identificador.
 Url: se pulsará esta opción para añadir/quitar la url asociada al
hash. También se puede personalizar tanto la etiqueta como el
valor de la url.
 Tamaño: se pulsará esta opción para cambiar el tamaño del
componente.
 Tipo: se pulsará esta opción para cambiar el tipo de letra del
componente.

43/74
 Para acceder a la configuración de las firmas se pulsará sobre la

pestaña . Para añadir una de las firmas al documento, se

pulsará , se pinchará en una zona del documento y se
arrastrará la imagen de la firma hasta la posición deseada. A
continuación, se podrán configurar las siguientes opciones:

En la parte superior, se mostrará diferentes apartados con el

número de firmas configuradas para el tipo documental.

44/74
 En caso de que el documento contenga más firmas de
las configuradas en el tipo documental, se mostrará un aviso
indicándolo.

Para quitar una firma del documento, una vez añadido, se pulsará
sobre el botón cuando se tenga una firma seleccionada.

A continuación, se podrán configurar las siguientes opciones:

 Posición: se seleccionará la firma en el documento y se
arrastrará a la posición deseada.
 Página: se indicará en qué página/s se mostrará la firma.

 Rotación: se pulsará el botón para

ubicar la firma en los márgenes y cambiar su orientación.

45/74
 Los campos a configurar con información sobre la firma serán los
siguientes:
 Rúbrica: se indicará si se incluye una imagen de la
rúbrica. Esta imagen será la que se incluya desde el perfil
del usuario de la plataforma eSigna®.
 Nombre firmante: permite incluir el nombre completo
del usuario firmante. Esta información se extraerá del
certificado digital usado para la firma. Aparecerá marcada
por defecto.
 Departamento del firmante: permite incluir el nombre
del departamento al que pertenece el usuario firmante,
dentro de la organización. La información se extraerá del
certificado usado para la firma.
 Cargo del firmante: permite incluir el nombre del cargo
que desempeña el usuario firmante dentro de la
organización a la que pertenece. Esta información se
extraerá del certificado digital.
 Organización del firmante: permite incluir el nombre de
la organización a la que pertenece el usuario firmante.
Esta información la extraerá del certificado digital usado
para la firma.
 Fecha de firma: permite incluir la fecha en que se realizó
la firma. Aparecerá marcada por defecto.
 Autoridad certificadora (AC): permite incluir el nombre
de la Autoridad de certificación del certificado digital con el
que se realiza la firma. Esta información se extraerá del
certificado. Aparecerá marcado por defecto.
 Número de serie del certificado: permite incluir el
número de serie del certificado usado para la firma. Esta
información se extraerá del certificado digital usado para
la firma.
 Fecha validez certificado: permite incluir la fecha de
validez del certificado usado para la firma del documento.
Esta información la extraerá del certificado digital usado
para la firma.

Para editar las características de cualquiera de las opciones

marcadas, se pulsará de la opción que corresponda, y se mostrará

la ventana para modificar la configuración.

Para la configuración general de los aspectos comunes de todas

las firmas, se mostrará el siguiente apartado con las siguientes
opciones:

46/74
  Ancho: permite indicar el ancho de la caja de la firma.
 Con borde: permite indicar si se visualiza o no el borde
de la caja de firma.
 Tamaño: permite indicar el tamaño del componente.
 Tipo de fuente: permite indicar el tipo de letra del
componente.

Los campos a configurar sobre la verificación de todas las firmas

serán los siguientes:
 Verificación: permite mostrar los detalles del resultado
de la verificación de la firma.
 Mostrar la validez de la firma: permite indicar la validez
de la firma utilizada (válida, inválida o parcialmente
válida).
 Mostrar integridad del documento: permite indicar si
el documento firmado electrónicamente ha sido modificado
o no.

47/74
  Mostrar la validez del certificado: permite indicar la
validez del certificado utilizado para realizar la firma
(vigente, expirado o caducado).
 Mostrar consulta de revocación del certificado:
permite indicar el estado del certificado actual respecto a
la fecha de firma y el método que se ha empleado para
comprobar dicho estado (CRL, OCSP o LDAP).
 Mostrar la confianza del certificado con la AC:
permite indicar si la Autoridad de Certificación emisora del
certificado firmante es de confianza o no.

En cualquier momento se podrá previsualizar el resultado de la

ubicación del identificador y de las firmas en la parte izquierda de la
ventana.

O bien pulsando el botón , situado en la parte

inferior izquierda de la ventana.

48/74
 Finalmente tras ubicar el identificador y cada una de las firmas, se

pulsará , situado en la parte inferior izquierda de la

ventana, para obtener la copia compulsada del documento actual con
los cambios realizados.

Los cambios realizados no serán permanentes. Cuando se

vuelva a acceder al documento, el identificador y las firmas estarán
ubicados en el lugar predefinido en el tipo documental.

49/74
 • : permite adjuntar cualquier documento en cualquier estado del
circuito, pero estos documentos no serán firmados.

Este botón únicamente estará disponible para el usuario que

tiene la tarea pendiente en el circuito.

• : permite añadir nuevos documentos al circuito y que sean objeto de

firma, junto con los documentos adjuntados en el inicio del circuito.

Este botón únicamente estará disponible para aquellos participantes

a los que se les haya configurado la opción
(ver punto 2.2.2. Definir
Participantes) o (consultar Manual de administrador Portafirmas),
además de tener la tarea pendiente en el circuito.

• : permite eliminar documentos del circuito que han sido añadidos

al circuito a través de los botones y/o .

Este botón únicamente estará disponible para aquellos

participantes que tienen permiso para subir documentos, además de
tener la tarea pendiente en el circuito.

Únicamente se podrán eliminar aquellos documentos que han

sido subidos por parte del propio usuario, no se podrán eliminar los
documentos que han sido subidos por otros usuarios.

2.2.3.3 TIPOS DE TAREAS

Iniciado el circuito, a cada participante de los definidos previamente en el inicio del

circuito, le llegará la correspondiente tarea en el orden establecido y siempre después de que
el anterior participante haya finalizado la suya.
En cualquier tarea en la que se encuentre el usuario dispondrá de un apartado, en la
parte superior de esta vista, en el que se especificará la tarea pendiente que tiene que
realizar el usuario en el circuito, en ese momento.

50/74
 Este apartado variará en función de la tarea que se deba realizar.
Además, siempre que tenga permisos para ello, podrá Reasignar la tarea a otro
usuario si considera que no debe realizarla usted (ver punto 2.2.3.4 Otras acciones).

De cada uno de los documentos listados en esta vista, se podrá realizar las siguientes
opciones:

• Detalles: permite visualizar la información extra del documento.

o : permite mostrar los detalles de los firmantes del

documento.

51/74
 De cada una de las firmas del documento, se mostrará la
siguiente información:
 Organización, Departamento y Cargo: mostrará los datos
del firmante, disponibles en el certificado con el que se ha
realizado la firma del documento.
 Emitido por: mostrará el nombre de la autoridad de
certificación que emitió el certificado con el que se ha
realizado la firma del documento.
 Fecha y hora de firma: se mostrará la fecha y la hora en la
que se llevó a cabo la firma del documento.
 Firma con Timestamp: en el caso de que la firma contenga
un sello de tiempo, se mostrará el enlace. Se podrá verificar
este sellado pulsando en el enlace . Se mostrará la
información en una ventana como la siguiente:

En esta ventana se mostrará el tipo de algoritmo

empleado y el valor resumen (hash), el resultado de la
verificación del sello de tiempo, la fecha en la que se emitió
el sello de tiempo y la autoridad de sellado.
 Certificado empleado: permite descargar y visualizar la
clave pública del certificado con el que se ha realizado la
firma del documento. Para ello se deberá pulsar en el enlace
.
 Identificador único del documento firmado: se generará
un código identificativo único después de aplicar cada una de
las firmas del documento.
 Resultado de la verificación de la firma: mostrará los
detalles del resultado de la verificación de la firma.
• Integridad del documento: indica si el documento
ha sido modificado tras la firma o no.
• Validez del certificado: indica si el certificado
estaba vigente en el momento en el que se aplicó la
firma y si éste es válido.

52/74
 • Confianza en el certificado: indica si el certificado
está emitido por una Autoridad de Certificación
admitida por el portal.

o : permite visualizar los metadatos asociados al documento.

• Descargar: permite la descarga del documento.

o : permite descargar el documento firmado en formato .esig.

o : permite descargar el documento original antes de ser

firmado.

1. TAREA FIRMA DE DOCUMENTOS

En este estado, el usuario podrá ver un listado con los documentos pendientes de
firmar del circuito, mostrando información, si está disponible, sobre las firmas que ya se han
realizado sobre cada documento, si las hubiera, y permitiendo su visualización en caso de
requerirlo.

53/74
 Entre las acciones que puede realizar el usuario en este estado de firma, se
encuentran:

• : permite dar conformidad a los documentos, aplicando la

firma a cada uno de ellos. Antes de la firma, la plataforma le preguntará si
desea añadir unas alegaciones.

54/74
 Una vez introducidas las alegaciones, pulsará y deberá
elegir el certificado con el que se llevará a cabo la firma.

Finalizada la tarea pendiente pasará al siguiente participante para que

lleve a cabo la siguiente tarea, y a menos que el usuario también deba realizar
la siguiente tarea, se mostrará la siguiente información:

2. TAREA REVISIÓN DE DOCUMENTOS

En este estado, el usuario podrá ver un listado con los documentos pendientes de
revisión del circuito, mostrando información, si está disponible, sobre las firmas que ya se
han realizado sobre cada documento, si las hubiera, y permitiendo su visualización en caso
de requerirlo.

55/74
 Entre las acciones que puede realizar el usuario en este estado de revisión, se
encuentran:

• : permite confirmar la revisión del documento o documentos.

Antes de la revisión, la plataforma le preguntará si desea añadir unas
alegaciones.

56/74
 Una vez introducidas las alegaciones, pulsará . Finalizada
la tarea pendiente pasará al siguiente participante para que lleve a cabo la
siguiente tarea, y a menos que el usuario también deba realizar la siguiente
tarea, se mostrará la siguiente información:

2.2.3.4 OTRAS ACCIONES

En cualquiera de las tareas descritas anteriormente tendrá disponibles dos acciones

situadas en la parte superior del apartado de la tarea.

57/74
 Estas dos acciones permitirán al usuario participante destinatario de la tarea, enviarla
a otro usuario, el cual llevará a cabo la tarea sustituyendo al participante inicial, definido en
el circuito, o rechazar la tarea asignada.
Las acciones que podrá llevar a cabo el usuario participante con las tareas asignadas
serán las siguientes:

1. RECHAZAR
Permite rechazar la tarea actual y enviarla al responsable del circuito, incluyendo los
motivos del rechazo de la misma. Esta opción estará disponible en todas las tareas.

Para elegir al responsable del circuito se pulsará en el desplegable .

En el caso de que exista un único responsable del circuito se incluirá directamente en
el campo. En cambio, si existe más de un responsable se tendrá que seleccionar el nombre
del responsable correspondiente, de entre los disponibles en el desplegable.

Tras indicar el responsable del circuito que recibirá la tarea rechazada, se incluirán los
motivos del rechazo de la misma en el campo Alegaciones.

Finalmente se pulsará para enviar la tarea al responsable del circuito.

2. REASIGNAR TAREA
Permite enviar la tarea actual a otro usuario, debido a que la tarea no se ha asignado
al usuario correcto.
Esta opción sólo se mostrará cuando el usuario participante tenga permisos para ello.

58/74
 Para elegir el usuario destinatario de la tarea actual se seleccionará pulsando en el

desplegable , se mostrará un listado con todos los usuarios de la plataforma desde el que
se seleccionará el nombre del usuario.

Tras indicar el usuario destinatario de la tarea, se incluirán los comentarios necesarios

en el campo Alegaciones.

Finalmente se pulsará , para enviar la tarea actual al usuario destinatario

seleccionado.

Esta opción únicamente será válida en el caso de que se conozca el usuario

apropiado para realizar la tarea. En el caso de no conocer el usuario que debería

realizar la tarea, se usará la opción para que sea el responsable del

circuito quien reasigne la tarea.

2.2.3.5 ACCIONES DEL RESPONSABLE

El usuario responsable del circuito, cuando reciba una tarea rechazada por un
participante, tendrá disponible una vista con las siguiente acciones situadas en la parte
superior del apartado de la tarea:

59/74
 En esta vista dispondrá de la misma información que se muestra en la tarea
correspondiente (ver punto 2.2.3.3 Tipos de tareas), además del motivo del rechazo
incluido por el participante que rechaza la tarea, disponible en el apartado Comentarios.

Desde esta vista, tendrá la posibilidad de realizar cualquiera de las siguientes

acciones:

1. REASIGNAR TAREA
El responsable del circuito decide que la tarea debe realizarla otro usuario distinto, y

decide reasignarla. Para ello seleccionará la opción (ver punto 2.2.3.4.

Otras acciones, punto 2. Reasignar tarea).

2. DEVOLVER TAREA
El responsable del circuito decide que la tarea estaba bien asignada y que debe ser el
mismo participante que la rechazó el que la debe llevar a cabo. Para ello el responsable del
circuito procederá a devolver la tarea rechazada, para ello pulsará la opción

, se mostrará la siguiente ventana:

60/74
 Incluirá los comentarios necesarios para devolver la tarea en el campo Alegaciones y

pulsará , para enviar la tarea actual al usuario que la rechazó.

En este caso, el usuario que rechazó la tarea volverá a tenerla como pendiente.

3. CANCELAR CIRCUITO
El responsable del circuito decide que se cancela el circuito en el estado actual en que

se encuentra. Para ello pulsará la opción , se mostrará la siguiente

ventana:

Se incluirán los comentarios necesarios en el campo Alegaciones, y finalmente se

pulsará para cancelar el circuito y éste pasará a estar en el estado Circuito

cancelado.

4. REASIGNARME TAREA
El responsable del circuito, en cualquier momento, podrá asignarse una tarea asignada
a otro usuario, siempre que la tarea se encuentre en estado pendiente.
Esta funcionalidad permite continuar con el ciclo del circuito, aunque alguno de los
participantes se ausente, evitando así tener circuitos paralizados a la espera de llevar a cabo

61/74
la tarea por algún usuario ausente. Para ello pulsará la opción , se
mostrará la siguiente ventana:

Si marca será el propio responsable del circuito el que tiene la tarea

como pendiente de realizar, en caso contrario, se marcará .

Se mostrará la misma vista que cuando un usuario tiene la tarea pendiente de realizar.

El resto de funcionalidades serán las descritas en los puntos anteriores (ver punto
2.2.3.4 Otras Acciones).

2.3 MANUAL DE USUARIO

62/74
 Desde esta vista se podrá descargar el manual de usuario del servicio Portafirmas en
formato PDF.
Para ello deberá acceder, dentro del menú Portafirmas, a la opción Manual Usuario.

Se mostrará una ventana desde la que se permitirá abrir o guardar el manual de uso.

2.4 MIS CIRCUITOS

Desde esta vista se podrá visualizar un listado con todos los circuitos que han sido
iniciados por el propio usuario, o éste es uno de los participantes que ha intervenido en el
circuito, independientemente del estado actual en que se encuentren.
Para acceder a esta opción se pulsará, dentro del menú Portafirmas, la opción Mis
circuitos.

Se mostrará una vista como la siguiente:

63/74
 En esta vista, para cada uno de los circuitos iniciados, se mostrará la siguiente
información:
• Asunto: breve descripción de la instancia creada.
• Solicitante: nombre de usuario que ha iniciado el circuito.
• Grupo: grupo organizativo responsable del circuito.
• Plantilla circuito: plantilla del circuito seleccionada y que define el circuito.
• Estado: estado actual en el que se encuentra el circuito. Los estados pueden ser los
siguientes:
o Añadir documentos, pendiente de añadir la documentación que será firmada
en el circuito.
o Definir firmantes, pendiente de definir el listado de participantes que
intervendrán en el circuito.
o Firma de documentos, pendiente de firma o de revisión de los documentos
del circuito.
o Circuito cancelado, por el responsable.
o Fin de circuito, circuito finalizado y sin ninguna tarea pendiente
• Fecha de inicio: en la que se ha iniciado el circuito.

Desde esta vista, además de las funcionalidades comunes (ver punto 2.1
Funcionalidades comunes), se podrán llevar a cabo las siguientes acciones:

• : permite abrir el circuito previamente seleccionado, en la tarea actual

que tiene asignada el usuario (ver punto 2.1.1 Abrir circuito).

• : permite filtrar los resultados que se mostrarán en la vista según los

parámetros de búsqueda definidos, para facilitar la localización de los circuitos
deseados. Los filtros disponibles en el formulario del buscador serán los siguientes:

64/74
 o Asunto: breve descripción del circuito. Se podrá incluir todo o parte del texto.
o Solicitante: nombre del usuario que inició el circuito. Podrá seleccionarlo de
entre las opciones disponibles en el desplegable.
o Plantilla circuito: nombre de la plantilla del circuito usada para iniciar el
circuito. Podrá seleccionarla de entre las opciones disponibles en el
desplegable.
o Fecha inicio circuito: fecha en la que se inició el circuito. Podrá seleccionarla
según las opciones disponibles:
 No lo recuerdo: no realizará ningún filtro por fecha.
 En los últimos: permite seleccionar entre cinco periodos de días
diferentes.
 Intervalo de fechas: permite seleccionar un rango de fechas
señalándolas en los calendarios disponibles.
 Fecha exacta: permite marcar una fecha exacta seleccionándola en el
calendario.
o Metadatos del circuito: permite la búsqueda por datos incluidos en los
campos del formulario del circuito (ver punto 2.2.1 Formulario del circuito).
Los circuitos mostrados como resultado de la búsqueda serán los que coincidan
con todos los metadatos incluidos.

Los metadatos que se incluyan en los siguientes campos se

separarán con #.

Finalmente, tras completar la información en los campos del buscador, para

poder iniciar la búsqueda, se pulsará . Por el contrario, si no desea filtrar los
resultados se pulsará .

65/74
 • : permite, a un usuario, eliminar los circuitos seleccionados que éste inició,
independientemente del estado en el que se encuentren.

2.5 MIS CIRCUITOS ARCHIVADOS

Desde esta vista se podrá visualizar un listado con todos los circuitos que han sido
iniciados por el propio usuario, o éste es uno de los participantes que interviene o ha
intervenido en el circuito o es el responsable del circuito, que se encuentren archivados.
Para acceder al listado de circuitos se pulsará, dentro del menú Portafirmas, la
opción Mis circuitos archivados:

Se mostrará una vista como la siguiente:

En esta vista, para cada uno de los circuitos iniciados, se mostrará la siguiente
información:
• Asunto: breve descripción de la instancia creada.
• Solicitante: nombre de usuario que ha iniciado el circuito.
• Grupo: grupo organizativo responsable del circuito.
• Plantilla circuito: plantilla del circuito seleccionada y que define el circuito.

66/74
 • Estado: estado actual en el que se encuentra el circuito. El estado será Fin de
circuito, es decir, circuito finalizado y sin ninguna tarea pendiente
• Fecha de inicio: fecha y hora en la que se ha iniciado el circuito.

Desde esta vista se podrán llevar a cabo las siguientes acciones (ver punto 2.1
Funcionalidades comunes):

• : permite abrir el circuito previamente seleccionado en la tarea actual

que tiene asignada el usuario (ver punto 2.1.1 Abrir circuito).

• : permite filtrar los resultados que se mostrarán en la vista según los

parámetros de búsqueda definidos, para facilitar la localización de los circuitos
deseados. Los filtros disponibles en el formulario del buscador serán los siguientes:

o Asunto: breve descripción del circuito. Se podrá incluir todo o parte del texto.
o Solicitante: nombre del usuario que inició el circuito. Podrá seleccionarlo de
entre las opciones disponibles en el desplegable.
o Plantilla circuito: nombre de la plantilla del circuito usada para iniciar el
circuito. Podrá seleccionarla de entre las opciones disponibles en el
desplegable.
o Fecha inicio circuito: fecha en la que se inició el circuito. Podrá seleccionarla
según las opciones disponibles:
 No lo recuerdo: no realizará ningún filtro por fecha.
 En los últimos: permite seleccionar entre cinco periodos de días
diferentes.
 Intervalo de fechas: permite seleccionar un rango de fechas
señalándolas en los calendarios disponibles.
 Fecha exacta: permite marcar una fecha exacta seleccionándola en el
calendario.

67/74
 o Metadatos del circuito: permite la búsqueda por datos incluidos en los
campos del formulario del circuito (ver punto 2.2.1 Formulario del circuito).
Los circuitos mostrados como resultado de la búsqueda serán los que coincidan
con todos los metadatos incluidos.

Los metadatos que se incluyan en los siguientes campos se

separarán con #.

Finalmente, tras completar la información en los campos del buscador, para

poder iniciar la búsqueda, se pulsará . Por el contrario, si no desea filtrar los
resultados se pulsará .

• : permite eliminar definitivamente cualquier circuito seleccionado, siempre

que hayan sido iniciado por el usuario que accede, independientemente del estado en
el que se encuentren.

• : permite desarchivar el circuito seleccionado devolviéndolo a la vista de

circuitos finalizados.

2.6 MIS CIRCUITOS CANCELADOS

Desde esta vista se podrá visualizar un listado con los circuitos que han sido iniciados
por el propio usuario, o éste es uno de los participantes que interviene o ha intervenido en el
circuito o es el responsable del circuito, que hayan sido cancelados por el responsable del
circuito. Estarán en estado Circuito Cancelado.
Para acceder a este listado se pulsará, dentro del menú Portafimas, la opción Mis
circuitos cancelados

Se mostrará una vista como la siguiente:

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 En esta vista, para cada uno de los circuitos cancelados se mostrará la siguiente
información:
• Asunto: breve descripción de la instancia creada.
• Solicitante: nombre de usuario que ha iniciado el circuito.
• Grupo: grupo organizativo responsable del circuito.
• Plantilla circuito: plantilla del circuito seleccionada y que define el circuito.
• Fecha inicio: fecha y hora en la que se ha iniciado el circuito.
• Fecha fin: fecha y hora en que se ha cancelado el circuito.

Desde esta vista se podrán llevar a cabo las siguientes acciones (ver punto 2.3
Funcionalidades comunes):

• : permite abrir el circuito previamente seleccionado en la tarea actual

que tiene asignada el usuario (ver punto 2.1.1 Abrir circuito).

• : permite filtrar los resultados que se mostrarán en la vista según los

parámetros de búsqueda definidos, para facilitar la localización de los circuitos
deseados. Los filtros disponibles en el formulario del buscador serán los siguientes:

o Asunto: breve descripción del circuito. Se podrá incluir todo o parte del texto.

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 o Solicitante: nombre del usuario que inició el circuito. Podrá seleccionarlo de
entre las opciones disponibles en el desplegable.
o Plantilla circuito: nombre de la plantilla del circuito usada para iniciar el
circuito. Podrá seleccionarla de entre las opciones disponibles en el
desplegable.
o Fecha inicio circuito: fecha en la que se inició el circuito. Podrá seleccionarla
según las opciones disponibles:
 No lo recuerdo: no realizará ningún filtro por fecha.
 En los últimos: permite seleccionar entre cinco periodos de días
diferentes.
 Intervalo de fechas: permite seleccionar un rango de fechas
señalándolas en los calendarios disponibles.
 Fecha exacta: permite marcar una fecha exacta seleccionándola en el
calendario.
o Metadatos del circuito: permite la búsqueda por datos incluidos en los
campos del formulario del circuito (ver punto 2.2.1 Formulario del circuito).
Los circuitos mostrados como resultado de la búsqueda serán los que coincidan
con todos los metadatos incluidos.

Los metadatos que se incluyan en los siguientes campos se

separarán con #.

Finalmente, tras completar la información en los campos del buscador, para

poder iniciar la búsqueda, se pulsará . Por el contrario, si no desea filtrar los
resultados se pulsará .

• : permite eliminar definitivamente cualquier circuito seleccionado, siempre

que hayan sido iniciado por el usuario que accede, independientemente del estado en
el que se encuentren.

3 ANEXO
Para la configuración de los diferentes participantes y responsable del circuito se
deberán tener en cuenta las siguientes premisas:

Por Master rol se entiende rol genérico no asociado a ninguna unidad

organizativa de la entidad. Nunca estará asociado a un usuario en concreto (ver manual
de Administración del Portal).
Por ejemplo: Responsable de área, Jefe de servicio, …

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 Cuando se indica que el participante o el responsable del circuito será un Master rol,
no se conocerá al usuario o usuarios que podrán llevar a cabo la acción definida, hasta que
no se seleccione en el inicio del circuito, el grupo organizativo para el que se inicia el
Circuito.

La opción del Master rol se usará cuando la plantilla descrita se desee usar para más
de un grupo organizativo y en todos se traten de igual forma este tipo de circuitos (mismo
orden de firma, mismo número de firmas, mismo flujo de participantes...).
Por ejemplo: si se elige que el participante de un circuito será el que disponga del
Master rol Jefe de servicio, al iniciar el circuito y seleccionar en la lupa por ejemplo el grupo
organizativo Informática, será el usuario que disponga del rol Jefe servicio-Informática el que
tendrá la tarea asignada. Y así con cualquier otro master rol.

En el caso que dentro del grupo seleccionado al inicio del circuito no exista dicho rol, la
aplicación realizará la búsqueda de usuarios con dicho rol en el nivel superior al grupo
organizativo seleccionado.
Siguiendo el ejemplo anterior, si se selecciona al inicio del circuito el grupo I+D, como
dentro de este grupo organizativo no existe el rol Jefe de servicio, la aplicación buscará en el
grupo organizativo superior de la misma rama.

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 Se debe tener en cuenta que si se desea indicar más de un participante como Master
rol, como al inicio del circuito únicamente se podrá seleccionar un grupo, todos los master
roles elegidos para los participantes de ese circuito serán referentes al grupo seleccionado o
a los grupos, de la misma rama del árbol organizativo (niveles superiores o inferiores al
seleccionado pero nunca del mismo nivel o de diferentes rama).

Por ejemplo: si se elige, al inicio de circuito el grupo I+D que está dentro de la rama
de Nuevas Tecnologías (Nuevas Tecnologías > Informática > I+D) buscará el master rol en
cualquiera de los 3 niveles indicados, nunca dentro de Movilidad o dentro de la rama de
Secretaría.

Por Rol se entiende rol específico asociado a una unidad organizativa en

concreto. Cada uno de estos roles podrá estar asociado a tantos usuarios como se desee,
siempre que estén dentro del grupo al que está asociado el rol (ver manual de
Administración del Portal).

Por ejemplo: siguiendo la estructura de la imagen: Responsable de área- Nuevas

tecnologías, Jefe servicio-Informática, Responsable departamento-I+D, Responsable de
área- Secretaría, Jefe de servicio-RRHH, etc.

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 La opción del Rol se usará cuando el participante o responsable del circuito sea un
usuario o usuarios pertenecientes a un grupo organizativo en concreto, independientemente
del grupo organizativo seleccionado al inicio del circuito.
Por ejemplo: si al inicio del circuito se selecciona el grupo Movilidad, pero el
participante se define como el usuario que disponga del rol Jefe servicio-RRHH.

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