Universidad Nacional Abierta y a Distancia
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Paipa – Boyacá. 26 al 30 de Noviembre del 2023
GUÍA TALLER 7
Identificación de Desafíos Colectivos y soluciones estratégicas para la
gestión del Plan Operativo 2024
Establecimiento de estrategias para la colaboración entre unidades del metasistema
y su implementación efectiva como mecanismo para alcanzar los resultados del
Plan de Desarrollo 2023 – 2026.
1. RESPONSABLES
Rol Nombre Unidad
Coordinadores
Presentan la Conceptualización y
contextualización del taller, lideran el OPLAN
Leonardo Urrego
ejercicio y el cumplimiento general de los
tiempos, el cumplimiento de los objetivos y
la entrega de resultados
Dinamizadores
Aseguran la organización de los grupos, el
cumplimiento de la metodología, los
Equipo OPLAN OPLAN
tiempos del taller y resuelven las
inquietudes que surjan durante su
desarrollo.
Compiladores
Organizan, tabulan y sistematizan la
Equipo OPLAN OPLAN
información resultado del taller y formulan
las acciones a cumplir post-taller, incluidos
responsables y cronograma de ejecución
2. PROPÓSITO DEL TALLER
Proponer estrategias para la asignación de responsabilidades y productos con base
en el desglose del trabajo en la vigencia 2024 del Plan de Desarrollo 2023 – 2026.
3. OBJETIVOS DEL TALLER
Identificar oportunidades de trabajo articulado entre unidades con
Objetivo 1
base en las metas del Plan de Desarrollo
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Proponer estrategias para la comunicación efectiva entre unidades
Objetivo 2
que faciliten la implementación del Plan de Desarrollo.
4. INSUMOS REQUERIDOS
❖ Plan de desarrollo Docenal 2023-2034
❖ Resultados despliegues Zonales
5. RESULTADOS Y PRODUCTOS ESPERADOS
Objetivo Resultado/Producto esperado
Relacionado
Documento Desglose de trabajo para macroproyectos del
Objetivo 1
Plan en su vigencia 2024: Base para planes operativos.
Documento con propuestas de mecanismos de
Objetivo 2
comunicación efectiva entre unidades.
6. TIEMPOS DE DESARROLLO
Duración
Momento
(minutos)
Momento 1: Conceptualización 30
Momento 2: Contextualización 20
Momento 3: Operacionalización 70
Momento 4: Reflexión 30
7. ORGANIZACIÓN DE GRUPOS
# Participantes
Momento
Espacios
Momento 1:
PLENARIA
Conceptualización
Momento 2:
PLENARIA
Contextualización
Desarrollo de taller de manera grupal:
Para participantes presenciales: 8 grupos de
aproximadamente 30 a 35 personas
Participantes en centros con conexión remota: 8
Momento 3:
grupos para los 70 centros.
Operacionalización
Participantes individuales con conexión virtual trabajo
en paralelo; ver: Momento 3. Participación remota
(individual)
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Momento 4: Reflexión PLENARIA
7. METODOLOGÍA
MOMENTO 1. Conceptualización.
Desarrollo:
Los coordinadores realizan una presentación de los elementos conceptuales que se
abordarán en el taller, de tal forma que sirva de base para un proceso de
acomodación cognitiva que favorezca el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Dentro de la presentación se hace un especial énfasis en los resultados alcanzados
en la ejecución del plan de desarrollo y las falencias en las dinámicas de
comunicación identificadas en el autodiagnóstico. Este espacio será sincrónico con
la participación de los asistentes presenciales, así como los grupos de trabajo remito
y los asistentes individuales con conexión virtual.
Tiempo Participantes Materiales
Plenaria (todos los Presentación en Power Point
30 minutos
asistentes) PC, Video Beam
MOMENTO 2. Contextualización.
Desarrollo:
En este momento el equipo de OPLAN socializa a los participantes en un espacio
de plenaria las condiciones para el desarrollo de la actividad, la organización de los
grupos y la mecánica para avanzar en cada paso del taller con el acompañamiento
de los dinamizadores; así como la organización de los grupos participantes desde
los centros y zonas y las actividades para los participantes individuales con conexión
remota.
Los participantes de manera presencial contarán con dos dinamizadores ubicados
en al auditorio y los salones establecidos. La dinamización para los asistentes en
centro y con conexión virtual será desarrollado por un equipo paralelo también
conectado de manera virtual. El espacio de contextualización, así como el anterior
se dará de manera sincrónica para todos los participantes.
.
Tiempo Participantes Materiales
Plenaria (todos los Presentación en Power Point, PC,
20 minutos
asistentes) Video beam.
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MOMENTO 3. Operacionalización (para grupos presenciales y remotos)
Desarrollo: (70 minutos)
Paso 1: Escoger macroproyecto o reto a ser analizado.
Para los grupos presenciales se dispondrá de un insumo con la información de los
macroproyectos, proyectos y metas del Plan de Desarrollo así como los resultados
esperados para la vigencia 2024; con el apoyo desde los dinamizadores los
participantes del grupo escogerán un macroproyecto, un proyecto y una meta a ser
DESGLOSADA para su ejecución en la vigencia 2024. Es importante que el
proyecto y escogidos sean de conocimiento de los participantes involucrados. Los
grupos podrán conformarse con esta particularidad para facilitar el ejercicio.
Nota: si se considera pertinente se pueden proponer alcances más desafiantes a la
meta establecida; para este abordaje se recomienda revisar el alcance con el equipo
de OPLAN.
Especificidad para los grupos de trabajo remoto (conectados desde centros y
zonas).
El primer paso será el mismo, es decir; se deberá escoger un reto a DESGLOSAR
en la vigencia 2024, solo que el insumo no serán las metas del plan de desarrollo
sino las propuestas avanzadas en los Despliegues Estratégicos Zonales. En este
caso también podrán afinarse o mejorarse los alcances propuestos en los
despliegues, para este abordaje se recomienda revisar el alcance con el equipo de
OPLAN. En lo posible los grupos de trabajo remoto trabajarán sobre los insumos de
su propia zona.
Paso 2: Desglosar el alcance esperado en productos y actividades a realizarse
en la vigencia 2024.
El desarrollo de este paso busca detallar las fases, actividades y resultados
necesarios para la obtención del reto o meta escogida por el grupo. Se deben
incorporar las actividades de orden misional, operativo, contractual y de seguimiento
que se requieren para obtener el resultado esperado así como su relación interna.
Se recomienda acordar el resultado general esperado y su fecha de obtención, con
el fin de programar desde el final hacia el inicio las fases del proyecto, es decir
partiendo del resultado deseado regresar en el tiempo para identificar las
actividades requeridas.
Para esto, deber diligenciar la matriz siguiente:
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Ejemplo1:
Macroproyecto Proyecto
Resultado esperado en
2024:
Número Actividad Unidad Duración Dependencia
responsable actividad (qué actividad
previa
requiere)
1 Realización de Unidad misional 3 semanas Ninguna
estudios previos
para la
contratación
2 Invitación a Unidad misional 2 semanas Estudios
proponentes previos (1)
3 Selección de Unidad misional 2 semanas Invitación a
proponente proponentes (1)
… … … … …
17 Reporte de Unidad misional 1 semanas Aprobación del
resultados líder de
finales en proyecto de los
SIGMA resultados
obtenidos.
Paso 3 Determinar las unidades del metasistema que pueden aportar en su
obtención
Además de determinar los pasos necesarios, es clave reconocer que unidades
dentro del sistema deben vincularse para asegurar la viabilidad de la formulación
del proyecto y su adecuada ejecución.
En este paso, desarrolle las columnas adicionales de la matriz como se observa en
el ejemplo:
Actividad Unidad Duració Dependenci Unidad Unidad que Unidad
responsabl n a (qué que se debe que
e activida actividad puede articular puede
d previa ayudar a (aprobació ayudar a
requiere) mejorar
1
Este ejemplo pretende ilustrar la importancia de incluir todas las actividades incluso las que son de orden
contractual y de seguimiento, claramente en número de actividades y en asignación de tiempo la mayoría
deberían corresponden a actividades de ejecución técnica y operativa.
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mejorar el n – visto los
proceso bueno) resultado
s
Realización Unidad 3 Ninguna
de estudios misional semanas
previos
para la
contratació
n
Invitación a Unidad 2 Estudios Oficina de Gerencia de Dirección
proponente misional semanas previos (1) Planeació compras - Zonal
s n SGRAL
Paso 4 Oportunidades de mejora intersistémica
Una vez se han identificado las actividades requeridas y las unidades que pueden
aportar en su desarrollo se deberá proponer una estrategia de articulación que
busca que dicha gestión conjunta sea eficiente y fluida. Para esto se deberán
identificar mecanismos, dispositivos, ideas, acciones detalladas para mejorar la
cooperación entre unidades.
Momento 3. Participación remota (individual) (en paralelo al desarrollo del
taller)
Los participantes individuales deberán desarrollar una actividad virtual dando
respuesta al formulario alojado en el enlace https://forms.office.com/r/X80RVkVKyV
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esta herramienta busca aportar desde otra mirada en el planteamiento de
mecanismos, dispositivos, ideas, acciones detalladas para mejorar la cooperación
entre unidades.
Momento 4. Reflexión. (30 minutos)
En este momento se realiza un panel de socialización y discusión de los resultados
y conclusiones del taller. Se presentan los resultados de los talleres y el formulario
en línea haciendo hincapié en los mecanismos de articulación. Dentro del espacio
de reflexión deberán asumirse compromisos de trabajo conjunto para la mejora de
los resultados del Plan de Desarrollo 2023 – 2026.