MUNICIPIO DE TOLEDO, ANTIOQUIA
FICHA TÉCNICA DIGITALIZACIÓN TÉCNICA DIGITALIZACIÓN
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO CONSERVACIÓN TOTAL
Municipio de Toledo, Antioquia
Fecha
INTRODUCCIÓN
MUNICIPIO DE TOLEDO, ANTIOQUIA
FICHA TÉCNICA DIGITALIZACIÓN TÉCNICA DIGITALIZACIÓN
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO CONSERVACIÓN TOTAL
Municipio de Toledo, Antioquia
28 de noviembre de 2023
MUNICIPIO DE RIONEGRO , ANTIOQUIA
FICHA TÉCNICA DIGITALIZACIÓN TÉCNICA DIGITALIZACIÓN
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO CONSERVACIÓN TOTAL
Municipio de Rionegro, Antioquia
Objetivo
Oficina Productora
Serie Documental
Definición de la Serie
documental
Características de Índices.
Tipos Documentales.
CONDICIONES DE DIGITALIZACIÓN
Actividad
Alistamiento de la
documentación e
información de los índices.
Captura
Indexar Documentos
Digitalizados
METADATOS
Efectuar control de calidad
uno a los documentos
digitalizados.
Devolver la documentación
al equipo de Digitalización
de imágenes.
Corregir las
inconsistencias.
Certificar el proceso de
digitalización.
Observaciones.
Jefe Unidad de Administrativa
MUNICIPIO DE RIONEGRO , ANTIOQUIA
FICHA TÉCNICA DIGITALIZACIÓN TÉCNICA DIGITALIZACIÓN
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO CONSERVACIÓN TOTAL
Municipio de Rionegro, Antioquia
Generar un Protocolo para las unidades documentales producidas en el SENA, y que por su disposición final en las Tablas
Documental – TVD se debe digitalizar para fines de consulta.
Grupo Administrativo de Apoyo Mixto
CIRCULARES
La Circular informativa se expide con propósitos internos meramente de carácter administrativo, para informar, regular o es
generales, que no están en los reglamentos internos del trabajo.
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con
la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes
y al final el día.
Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de
Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:
• 2002, 02, 28
• 2002, 03, 01
• 2002, 03, 02
• 2002, 03, 03
Índice Cronologico
01- CIRCULARES
02- CIRCULARES INFORMATIVAS
CONDICIONES DE DIGITALIZACIÓN
Descripción
Clasificar aquellos documentos que no pertenezcan al expediente y remitirlos a su oficina
correspondiente. Dichos documentos deben estar debidamente identificados, relacionando la
cantidad y referenciando el expediente del que fue retirada la información.
Ordenar la documentación de él orden de consecutivo
Verificar que la foliación de los expedientes se encuentre de forma correcta, si no es el caso se
debe volver a foliar y notificar o en su defecto dejar constancia de la inconsistencia.
Usar un escáner automático para la captura, en este caso el Epson DS-180N. Tener en cuenta
que la resolución sea de 600 dpi y se digitalizara a color, sí es el caso.
A color cuando los documentos con información o sí así se requiere.
En caso de que los documentos digitalizados queden en de forma horizontal se deberá editar
para que su posición sea vertical.
Insertar numeración de páginas y marca de agua en los documentos.
Retirar materiales como: grapas, ganchos, mariposas y quitar los dobles de los documentos.
Realizar primeros auxilios a aquellos documentos que se encuentren con rasgaduras o
fragmentos que superen los 10 cm de largo. Para aquellos documentos con gramaje de 35 g/m2
se recomienda usar un escáner de cama plana para no causar más deterioro en el documento o
para aquellos que superen el tamaño A4 (216 x 29 mm), Oficio (8,5 x 14 p.), Oficio mejicano 8 ½”
x 13), oficio legal (8 ½” x 14). (No Aplica para esta serie)
Salvaguardar los documentos digitalizados en el servidor o la nube (Drive) con sus respectivos
nombres, según la TVD y su código de forma que sea fácil su acceso parala consulta
Realizar vínculo archivístico a la imagen mediante la digitación de la totalidad de los índices en
los campos de la base de datos del Sistema de digitalización, para ubicar cada documento
escaneado en el lugar y con la identificación que corresponde.
Diligenciar los campos restantes del inventario de las series digitalizadas (Peso, Formato, enlace)
Aplicar la extensión de OCR a todos los documentos
-Establecer copia de seguridad
Para la indexación se tendrá en cuenta:
El inventario de control de existencia modificado donde se encuentran las series documentales
digitalizadas
Fecha está formada por: 4-05-2022
La preservación digital para acceso continuo es la preocupación principal de las áreas de
archivos, bibliotecas y GD. La tecnología es volátil en comparación con lo impreso en papel. Los
metadatos técnicos son requeridos para enfrentar el reto de la tecnología continuamente
cambiante, metadatos estructurales y de almacenamiento, y metadatos acerca de los procesos
de gestión de documentos son necesarios para sustentar la preservación. Se clasifican en
Metadatos técnicos y archivísticos siendo los técnicos aquellos que permiten decodificar y
representar archivos y los archivísticos aquella información estructurada o semi estructurada que
posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los
documentos a lo largo del tiempo.
Ejemplo de metadatos técnicos
Anexo:1
DC.TITLE: AUTORIZACIONES – Liquidación a Personal de Formación de Centros
DC.CREATOR: Grupo de Apoyo Mixto
DC.SUBJECT: Descuento, Liquidaciones, Personal
DC.DESCRIPTION: unidad documental que faculta a los contratistas del centro el pago para
efectuar descuentos de nómina por cuenta de un crédito DC.PUBLISHER: SENA: Servicio
Nacional de Aprendizaje
DC.CONTRIBUITOR: Auxiliares de Archivo
DC.DATE: 29/05/22 20:31:42
DC.Type: Contable
DC. FORMAT: PDF
DC.IDENTIFIER: Registro de Nómina de los trabajadores del Centro de Formación.
DC.FILE SIZE: 4,37 MB (4.591.064 bytes)
DC.SIZE ON DISC: 4,38 MB (4.595.712 bytes)
DC.PDF VERSION: 1.4
DC.SIZE: Carta DC.LANGUAGE: español
DC.COVERAGE: Drive (La nube)
DC. ATTRIBUTES: A
DC.RIGNTS: SENA
DC.TITLE: AUTORIZACIONES – Autorizaciones de Descuento
DC.CREATOR: Grupo de Apoyo Mixto
DC.SUBJECT: Descuento
DC.DESCRIPTION: Autorizaciones de los contratistas para el descuento de su salario por
préstamos en el centro.
DC.CONTRIBUITOR: Auxiliares de Archivo
DC.DATE: 29/5/22, 19:30:46
DC.PUBLISHER: SENA: Servicio Nacional de Aprendizaje
DC.CONTRIBUITOR: Auxiliares de Archivo
DC.DATE: 29/5/22, 19:30:46
DC.Type: Contable
DC. FORMAT: PDF
DC.IDENTIFIER: Registro de autorizaciones de descuento
DC.FILE SIZE: 10,0 MB (10.578.763 bytes) DC.SIZE ON DISC: 10,0 MB (10.584.064 bytes)
DC.PDF VERSION: 1.7
DC.SIZE: Carta DC.LANGUAGE: español
DC.COVERAGE: Drive (La nube)
DC. ATTRIBUTES: A
DC.RIGNTS: SENA
Realizar el primer control de calidad al 100%, donde se comparan los documentos indexados con
los físicos, para determinar la calidad de la imagen y vínculo archivístico acorde con los índices
definidos en la presente ficha técnica para las Subseries Documentales:
- Autorizaciones de descuento
- Liquidaciones a personal de centros de formación
Garantizar la lectura de las unidades documentales en el monitor al 100%
Si es el caso se podrán usar procesos de compresión para reducir el tamaño de la imagen con
fines de difusión
El menor detalles de los documentos debe contener legibilidad (Por ejemplo: Nombres de las
personas liquidadas, fechas, consecutivos, cantidad de nómina efectuada etc.)
Integridad de los detalles (El contenido de las autorizaciones se debe ver de forma clara, sin que
líneas o fragmentos de otros interrumpan su lectura)
El formato para fines de preservación es TIFF; JPEG2000 (sin pérdida alguna) Todas las
imágenes deben estar de forma vertical
Rechazar si el documento tiene:
Principio de orden Original: Clasificación de documentos incorrecta
Ordenación: Ordenación incorrecta
Foliación: Falta foliación o está incorrecta
Índice incorrecto: Incumplimiento de la NTC4095 1997
Índice faltante: Índices incompletos o en su caso faltante
Baja calidad de la imagen: 72dpi debe estar en los 300 dpi. Debe garantizar una lectura en el
monitor y al tamaño del 100%
Imágenes: no presentar la exposición de la imagen con mucha luz o muy oscura, No tener
problemas de foco los cuales se evidencian en una imagen borrosa o con sombras en las
fuentes.
Alineación: El resultado de la digitalización no debe entregar imágenes torcidas.
Comparación Físico Vs Digital: La información en la documentación física y la digital no debe
estar en desorden y el número de folios debe coincidir, ya que al digitalizar el número de folios
puede cambiar
Página faltante: Imágenes incompletas
Página sobrante: Duplicados de paginas
Baja calidad de Indexación
Una vez digitalizado las autorizaciones se deberá organizar nuevamente, verificando que todos
los folios se encuentren como también que se respete su ordenación.
Elaborar la hoja de control
Elaborar rotulo de carpeta y caja de acuerdo con la estructura orgánica-funcional del SENA
Re-almacenar las autorizaciones en carpetas de cuatro aletas
Ubicar la caja en su respectiva estantería
Efectuar los ajustes técnicos necesarios en el documento digitalizado para hacer la corrección
que subsane la inconsistencia identificada en el proceso de la digitalización de las series, estas
inconsistencias pueden ser. Fallos de luz, baja calidad, áreas torcidas, paginas incompletas.
El sistema notificar de forma automática el área de control de calidad que las inconsistencias de
las series digitalizadas fueron corregidas
Todos los documentos digitalizaos deben ser aprobados al 100% para que la migración de
información sea exitosa. Tener en cuenta que si no se aprueban todas las imágenes NO se
puede realizar migración.
Una vez efectuado todo el proceso de digitalización se debe garantizar la certificación del
proceso de digitalización masivo, es decir, se requiere que se certifique que cada documento
procesado es fiel copia del registro físico original, para lo cual deberá contar con el software y las
herramientas que sean necesarias que le permitan certificarle al municipio de lo realizado en
cada proceso para todo el proyecto, para lo cual deberá entregar dicho documento.
Para que la certificación sea exitosa las series digitalizadas deben contar con:
-Índice
-Formato y calidad de la imagen
-Asegurar el proceso, es decir, que llevo a cabo de forma correcta
-La seguridad del proceso haciendo posible la manipulación de la imagen digitalizada
-La inclusión de una firma digital con estampa cronológica asegurando la validez del escaneo
Responsable procesos Informá ticos
CIÓN
TAL
por su disposición final en las Tablas de Valoración
nistrativo, para informar, regular o establecer aspectos
a secuencial de acuerdo con
ar el año, seguido del mes
eries, Consecutivo de
Responsable
Auxiliar de Archivo
ingenieros de sistemas
ingenieros de sistemas
Jefe de Archivo
Jefe de Archivo
Auxiliares de archivo
Ingenieros de sistemas y jefe de Archivo
Líder de Programa-Archivo Central
