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Evaluación Módulo 2 - 40%

Este documento presenta los resultados de una evaluación de un curso sobre gestión documental electrónica. La evaluación contiene 11 preguntas con múltiple opción de respuesta. El estudiante respondió correctamente a 10 preguntas y obtuvo una calificación del 91%. La evaluación cubrió temas como los responsables de estrategias de documentos electrónicos, deberes de usuarios de servicios digitales, componentes de gestión documental y requisitos para la creación y recepción de documentos electrónicos.
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Comenzado el lunes, 10 de julio de 2023, 17:00


Estado Finalizado
Finalizado en lunes, 10 de julio de 2023, 17:19
Tiempo empleado 18 minutos 58 segundos
Calificación 4.55 de 5.00 (91%)

Pregunta 1 ¿Quiénes son los responsables de generar estrategias que permitan el tratamiento adecuado de los

Correcta
documentos electrónicos según el Decreto 2106 de 2019?

Puntúa 0.46 sobre


Seleccione una:
0.46
a. El Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

b. El Gobierno Nacional

c. Las Entidades

d. El Archivo General de la Nación


Pregunta 2 ¿De que trata el Artículo 2.2.17.6.5 del Decreto 620 de 2020?

Correcta
Seleccione una:
Puntúa 0.46 sobre

0.46
a. Deberes de los usuarios de los servicios ciudadanos digitales 
b. Seguridad de la información y Seguridad Digital

c. Sede electrónica compartida

d. Registro de documentos electrónicos

Pregunta 3 En el marco de los componentes de gestión documental se debe: Garantizar condiciones de


Correcta conservación y/o archivo para posterior
Puntúa 0.45 sobre consulta , para ello deben adoptar el
0.45
programa de Gestión Documental

Pregunta 4 Los documentos producto de los tramites, OPA, CAIP y servicios de atención por medios digitales,

Correcta vinculados a los diferentes canales digitales e integrados en el Portal Único Colombiano www.gov.co,
deben integrarse en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos – SGDE de la entidad
Puntúa 0.45 sobre

0.45
Seleccione una:
Verdadero

Falso
Pregunta 5 Para la creación de documentos electrónicos se debe

Correcta
Seleccione una:
Puntúa 0.46 sobre

0.46

a. Definir los roles para la elaboración y aprobación de los documentos electrónicos (elaborador,
aprobador, validador, entre otros).

b. Definir los documentos electrónicos que hacen parte de una comunicación oficial (anexos) y
deben verse reflejados en el registro de radicación.

c. Identificar las estrategias y acciones de preservación digital que puedan ser aplicadas,
determinar cuándo usarlas y con qué periodicidad o frecuencia.

d. Asegurar que los expedientes electrónicos e híbridos cuenten con las características de
autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad.

Pregunta 6 Para la creación de documentos electrónicos se deben definir las herramientas (software y hardware)

Correcta necesarias para crear cada uno de los documentos electrónicos.

Puntúa 0.46 sobre


Seleccione una:
0.46
Verdadero

Falso
Pregunta 7 ¿A que componente corresponde el siguiente requisito para los documentos electrónicos?: “Los

Correcta documentos electrónicos y sus anexos recibidos deben estar contemplados en los diferentes


instrumentos archivísticos de la entidad”
Puntúa 0.46 sobre

0.46
Seleccione una:

a. Preservación a largo plazo

b. Conformación y gestión de expedientes

c. Creación de documentos

d. Recepción y captura de documentos y datos

Pregunta 8 El requisito "Definir y documentar la creación de plantillas, formatos y formularios que estandaricen la

Correcta forma o estructura de los documentos electrónicos” ¿hace parte de los componentes de Recepción y
captura de documentos y datos?
Puntúa 0.45 sobre

0.45
Seleccione una:
Verdadero

Falso
Pregunta 9 Seleccione el componente al cual pertenece el requisito

Correcta
Definir si es pertinente y adelantar las actividades necesarias
Puntúa 0.45 sobre

0.45
para la selección, adquisición, implementación y seguimiento 
de una herramienta tecnológica que permita apoyar la
Preservación a largo plazo
implementación y seguimiento del programa de preservación
digital.

Definir los metadatos de contenido, estructura, contexto y los


demás que se establezcan para los documentos electrónicos
creados, garantizando que se conserven y se actualicen Creación de documentos
durante el ciclo de vida de los documentos.

Definir los roles y responsabilidades de quienes ejecutarán las


actividades de recepción y captura de documentos electrónicos
Recepción y captura de docume
y datos en los diferentes canales.

Los expedientes electrónicos deberán evidenciar su vinculación


con las series y subseries documentales establecidas en cada
una de las dependencias y acorde al desarrollo de sus Conformación y gestión de expe
funciones.

Pregunta 10 El expediente electrónico deberá contar con su respectiva foliación ,


Correcta la cual se realizará mediante un índice electrónico que evidencie la totalidad de los documentos que lo
Puntúa 0.45 sobre componen
0.45
Pregunta 11 ¿Qué se necesita para garantizar la continuidad del valor probatorio de aquellos documentos

Incorrecta electrónicos que requieren preservarse a largo plazo?

Puntúa 0.00 sobre

0.45
Seleccione una: 
a. Hacer uso de esquemas de metadatos para la preservación digital a largo plazo.

b. Establecer los roles y responsabilidades de los distintos actores en el proceso de preservación


digital.

c. Identificar las estrategias y acciones a implementar con el fin de minimizar que se materialicen
los riesgos de pérdida o no disponibilidad de la información.

d. Integrar el uso de estándares técnicos para garantizar la preservación digital a largo plazo.

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Material de estudio - Módulo 3/Unidad 1 ► (http://e-learning.archivogeneral.gov.co/mod/page/view.php?id=8263&forceview=1)

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