go MINISTERIO DE RELACIONE! EXTERIORES Memorando I-DIMCS-GAIR-22-1338 Bogoté D.C, 1 de diciembre de 2022 PARA: EDUARDO ALEXANDER FRANCO SOLARTE. Director Administrativo y Financiero DE: FULVIA ELVIRA BENAVIDES COTES Directora de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano ASUNTO: _ Informe especificaciones técnicas - Proyecto COL22801 Estimado Director: En virtud del anexo COL22801-REV, A del 18 de septiembre de 2022, suscrito entre la Organizacién de Aviacién Civil Internacional -CACI-y el Fondo Rotaterio del Ministerio de Relaciones Exteriores, remito la documentacién que se relaciona a continuacidn allegada por el sefior José Angel Sancho, asf como la trazabilidad de las comunicaciones electrénicas entre la referida organizacion y esta Direccion, 1. Correo electrénico de fecha 15 de noviembre de 2022, enviado por el sefor José Angel Sancho, cuyo asunto es “REVISION DE ESPECIFICACIONES TECNICAS DE PASAPORTES" 2. Informe de las especificaciones técnicas y del proyecto de pasaportes electrénicos colornbianos de fecha 16 de noviembre de 2022 3. Trazabilidad de corrcos electrénicos desde el 16 al 29 de noviembre de 2022, entre los funcionarios de la OAC y esta Direccién. La percepcién de esta Direccisn del trabajo realizado con la Organizacién de Aviacion Civil Internacional ~ OACI- a través del experto que estuvo in situ en Colombia es a siguiente: + Del informe emitido el 16 de noviembre de 2022 por la OACI, se debe tener en consideraci6n Unicamente lo siguiente:1. Que al no ser practica comin, no se deben solicitar especimenes de pasaportes en el proceso licitatorio. 2. Reauerir dentro del proceso licitatorio los certificados de seguridad INTERGRAF y certificados ISO 9001, 27001 y 14001, asf como, el listado de tres {3} laboratories internacionales que realicen las pruebas de stress y durabilidad del pasaporte, Este valor debe ser asumido por el oferente al cual se adjudique el contrato. 3. Se debe conceder un minimo de siete (7) meses al adjudicatario del contrato, toda vez que el nuevo proveedor necesitard ese tiempo para implementer el contrato, ya que este contempla: el suministro de ia libreta, {a personalizacién, custodia y distribucién de los pasaportes, asi como la formalizacién en la ciudad de Bogot 4, Se deben acoger las sugerencias de la ACI para que las medidas de seguridad adicionales se utilicen para dar un puntaje adicional en los criterios de evaluacién del proceso en caso de ernpate. + Debido a que la OAC! no tiene la capacidad técnica para realizar una revision de las seguridades de la libreta de pasaporte colombiano, pues esta actividad debe ser realizada por un laboratorie que tenga el equipo necesario para este tipo de revision y. adicionalmente, como los comentarios generales de la misma OACI, enviados a través de correo electrénico, acerca de que las bases técnicas cumplen con las recomendaciones elementales del Documento 9303, se puede iniciar el proceso licitatorio con los anexos técnicos confidenciales actuales, previa revision conjunta y concertada entre todas las areas involucradas en el proceso licitatorio. * Dado el alto costo que significaria para la entidad contrater de nuevo el acompanamiento de la OAC! durante él proceso licitatorioy teniendo en cuenta el concepto positive del experto de la OACI sobre la capacidad técnica de los funcionarios de la UAE Migracién Colombia, se sugiere evaluar la posibilidad que esa enticiad brinde el apoyo tecnico requerido en desarrollo del proceso licitatorio. Asi las cosas, esta Direccién queda atenta a los lineamientos y al apoyo de su Direccién para ta estructuracién del proceso licitatorio y de! estudio del mercado como fue manifestado en la reunién final en la Secretaria General con el asesor de la OACI. Atentamente, Rudo © tord2snawictes@.. FULVIA ELVIRA BENAVIDES COTES Directora de Asuntos Migratorios, Consulates y Servicio al Ciudadano DIANA VICTORIA HENAO HENAG/ ADRIANA OL PILAR GUZMAN CHTALORA/ IUAN CARLOS ESPINOSA ESCALLON (908807750000 - Sulcliud Us fornactinMINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE COLOMBIA. Republica de Colombia INFORME DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS Y DEL PROYECTO DE PASAPORTES ELECTRONICOS COLOMBIANOS 16 de noviembre 2022invice | INTRODUCCION.. || TAREAS REALIZADAS. 3 5 |. AMBITO GENERAL MRE ose ons 7 NAA Stake hol6eFS non . 7 sil 6 9 0 114.2 Migraciones control de ranteras. 14.3 Ubretas, Estadisticas de Produccidn y stock 114 Proceso lcitatorio par el departamento de compras de MRE. WAS Lctacién pasada NNA.6 Pruebas de especimenes 19 1.7 Costa de pasaportes 10 1B Proceso de autorizacion rd 14.9 Delegaciones—sedes de enraiamiento , autorizacion y entrega de pasaportes 10 N10 Tecnologia at lL2 SUMINISTRO.. a3 2.2 Ubretas y visas 3 3 SERVICIOS . " ese U3: Servo de personalizacin fabrica de pesaportes... so aa N32 Logisica y envios de libratas. “4 113.3 Servicio de farmalizacion 14 Ill RECOMENDACIONES. 12 AMBITO GENERAL UCITACION: WL2 SUMINISTRO DE LAS UIBRETAS. : lW.3._ SERVICIOS DE FORMALIZACION 0 PERSONALIZACION “ 18 Wa.4 OTRAS SUGERENCIAS. IV__ PLAN DE ACTIVIDADES SUGERIDAS A REALIZAR.. ng IVa.d ESTUDIO DE MERCADO: nine. Iva2_ PRESUPUESTO: ~ " 2 IW4.3_AIUSTE DEL ESTUDIO DE MERCADO: — Es 1W.2.4CONSTRUCCION DE LOS DOCUMENTOS OF LA LICITACION: sd IW.L5 PROCESO DE UCITACION: 2 V_ CONCLUSIONES..... gina 2d 25INTRODUCCION Dentro del marca de colaboracién entre el Ministerio de Relaciones Exteriores del Colombia y OACI, en el proyecto COL22801, se organiz6 una mision a Bogoté durante los dias 16 de octubre al 4 de noviembre. Esta misién fue llevada a cabo por el consultor José Sancho. Los objetivos de la misién eran: = Conocer la normativa actual relacionada a la emisign de pasaportes, = Realizar visitas a las instalaciones del Fondo para evaluar el equipamiento usado para la emisién de pasaportes. = Realizar reuniones con las funcionarios y equipo técnico det Fondo para establecer los procesos actuales y operaciones relacionadas con la emisién de pasaportes. = Realizar reuniones con los funcionarias y equipo técnico det Fondo para determinar los requerimientos técnicos del Estado con relacién a un nuevo proceso de pasaporte. = Revisar el proyecto que tiene planteado el fondo para el disefio de un nuevo pasaporte. = Conacer los distintos pasaportes que dispone el goblerno colombiano = Conocer el proceso actual, incluyendo una visita al actual proveedor del servicio y del suministra = Revisar la tecnologia que dispone + Analizar la problematica actual = Analizar el proceso de contratacién pasado, para analizar las observaciones que en su dia se realizaron. = Conacer la produccién historica en Colombia, por sedes, meses, dias, hasta septiembre de 2022 y ver le proyeccién de los proximos meses y aftos. = Analizar el stock actual de libretas y prever riesgos o incontingencias, Recopilar informacién para revisar las bases técnicas actuales. = Recopilar informacién para la realizacién de este informe En definitiva, el objetivo era entender mejor e/ estado actual del proyecto de pasaportes colombiano, las medidos de seguridad de Ia libreta, el sistema, los infraestructuras, el proceso y el contexto de MRE en el servicio y suministro de libretas de pasaporte electrénico, con el objetivo de ayudar y asesorar al MRE, en Ia revision de las bases técnicas que dispone la MRE, de forma competitiva, para Pagina 3.25en un futuro a corto plazo, el MRE lance el proceso de contratacién de un nuevo servicio y suministro de pasaportes para el gobierno de Colombia. Para ello, se reatizaron las siguientes actividades detalladas en el apartado Il, Pagina ade 28na TAREAS REALIZADAS AMBITO GENERAL MRE WA. SraKeHoUDERS ‘Se mantuvo varias reuniones con los funcionarios de MIRE, del departamento de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, para entender la situacién actual, conocer de primera mano las probleméticas, incidencias, mejoras a sugerir, el stock actual de libretas de pasaporte, presupuesto, etc, y para finalmente, comentar un resumen de lo observado durante la visita, asi como comentar de forma resumid las, conclusiones y observaciones realizadas luego de la visita, resaltand los puntos més importantes. Se mantuvo varias reuniones con los funcionarios de Migraciones del aeropuerto de Bogota, observanda como es el proceso de migracion en el aeropuerto principal de Colombia y comentando con ellos, qué mejoras deberia de Incorporarse en el nuevo proceso Se mantuvo varias reuniones con el departamento de tecnologia de la MRE, para ver el sistema de gestién del pasaporte, que ha sido desarrollado por el propio departamento, asi como el nuevo sistema de solicitud det pasaporte en linea, sin tener que pasar por ninguna sede. Se mantuvo varias reuniones con el responsable de contratacién de MRE para entender los pasos en el proceso licitatorio. Se caordiné can MRE una reunién con el actual proveedor del sistema de personalizacién, formalizacién y suministro de pasaportes en sus propias oficinas, observando la infraestructura que disponen, personal, instalaciones, servicio de fabricacién de libretas, personalizacién y logistica. 1.1.2 MIGRACIONES~ CONTROL DE FRONTERAS Se visit6 las instalaciones de Migraciones en el aeropuerto de Bogoté, conociendo qué medidas de seguridad verifican en Jos puestos de control de documentos de viaje y qué informacién analizan los peritos forenses de seguridad documental, Se pudo visitar el laboratorio que tienen propio, donde tiene el material que a continuacion se enlista, donde se puede observar laalta equipacién que dispone Migraciones en su propio laboratorio, asi como la alta especializacién de! personal de peritos forenses, con un alto grado de conocimiento de las técnicas de falsificacién de pasapartes de todo el mundo, asi como gran conacimiento de las medidas Pagina S de 25de seguridad de los pasaportes. Pocos paises tienen tal equipamiento y tanta especializacin del personal, realizando un excelente trabajo para la deteccién de pasaportes fraudulentos a la entrada y salida del pais. Ademas, cuentan con un gran archivo con documentos apécrifos de pasaportes y documentos de viaje, tanto fisico como digital. = Listado del equipamiento de laboratorio de documentos de viaje de alta seguridad, en Migraciones: ‘Lect de documortos de pina completa Go rerenclaATIOK y ATOOUNR? ins ees pemten valdacn de sepuiades, ‘+ Sotuate ovata oo segues éocumortales sure Oe eure parades apes erates (hp sn contac) yest de upc de ioerube ocr de 2ta do speci ‘su decosteacon de a zona aca maciia doo doamancs. ere J ap, aac, So tets en ure rao a uk arcs anges ena ‘+ Sere de proceso y lnaconanients da dts bores Piteun PCM, Stora un so nega ‘an oar do aka de docueros ‘+ Eniposde tsa pesca sus espcvs maneninants coawcok y revere como son veo ‘amare epectal do wees comparator especal ae veo VSCBINyEsireo meoecapo OLYVEUS S21. upon qr poder vars eomorcn Ge ep en series ee os doererts (eens y ce 111.3 Lineeras. Esrapisticas 0€ PRODUCCION y stock - _ Disponen de varios tipos de pasaporte, asi como etiqueta de ‘VISA para ciertos paises, con el siguiente inventario a fecha 18 de octubre "STOCK TOTAL DE PASAPORTEEA. CARGODE LAUT PASAPORTES 2019 'ACORTE 18 DE OCTUBRE DE 2022 TIPODE pasaponte | CANTIOAD [Dipomstes a [Doe. de Visje Tai8 Eject S18 Frontoze 2607 [cia 340. [Onin Taare ‘STOCK TOTALDE FASAPORTESA | _ CARGO DEL GIT DE ALMACEN DE -CANCILLERIA.A CORTE TT DE | OCTUBRE DE 2022 IETOUETA VISA 73780 IPRSAPORTE 2790 lEMERGENCIA IPASAPORTE sae lExento IPASAPORTE co Pigina 6 25= La proyeccién de consumo de libretas de pasaporte (y visas), servicio de personalizacidn y formalizacién hasta fin de afio del 2022 es la siguiente: CONTRATONo, 145 DE2019 -PROYECCION ANO 2022 PROYECCION Servicio Unidades | Costode mercado Mes proyectadas proyectado Personalizacion 210.000| __$ 6.466.740.000,00) Formalizacién 79.800 $-460.605.600,00) Octubre [Suministro 224,000[ _$ 11.034.492.000,00 Toralservicios | 513.800 | $17.961.837.600,00 octubre [Personalizacién 210.000] $ 6.466.740.000,00 Noviembre [tmalzacién 79.800 $.460.605.600,00 [suministro 223.000] § 10.996.650.000,00) Total serviciosabril| $12,800 | $17.923.995.600,00 Personalizacién 160.000| __$4.927.040,000,00 Formalizacion 60.809] § 350.937.600,00 Diciembre [Suministro 155.813| __ $7.609.505.932,00 Tota servicios naleericies | 76.613. | $12.687.483.582,00 Personalizaci6n 580.000] _$ 47.860.520.000,00] Hata el 30 de Formalizaci6n 220.a00| __$1.272.148.800,00] diciembre de [Suministro 602.823] __§ 29.640.647.932,00 2022 [Total proyeceion Jconsumo | $.48.773.316.732,00 Pagina 7 de 25= La proyeccién de consumo de libretas de pasaporte (y visas}, servicio de personalizacién y formalizaci6n hasta agosto del 2023, segin contrato es la siguiente: aA TT once lease | swe spans at ‘Se manone Teme a] Sinasaoieacze Frtcesbe| ete] Fase a8 Taawonean | | Susan cn corey Fieaasee anne [smracin | — os] — Foon fina Saivol se 0 jal ie fesrstniin —| —tmoe] —Jasocesroona esse i onan a wasnt | Tetris ; esesncze | sano s sem amamapa [risa coo] $s a0 [on $s sneseasaran Pagina Be 25Dando una praduccién 9,400 pasaportes por dla, Connie eee 1.1.4 Proceso LerraToRIO POR EL DEPARTAMENTO OF COMPRAS DF MRE io 0 ‘at 5 ae ws satin oe 2a 5 iaria de media, de alrededor de Se mantuyo varias reuniones con el departamento de compras del MRE, donde se explicé como es el proceso licitatorio, dando como resultado el siguiente planning acordado entre todas las partes: WL [eng ein ne ric 23/1 _Perontna brs emer O40 sata stud oe * sou |fetiugssemenace x wins eomneten iran 1 118i [arebaoin es x 1oiaiasfpreaats emi ecatn x x inns |vom pment x duals [encores hae liom neegcies legs ees |x x x WA \hnince evden : : i aa [eureesasoctenaceres 58 |eesin zens - x x ¥ sas fase coors) x x : ‘eos fosumeneteanin x x x 20164 |Roxoceenecres “it Yampa stare cee x x z 127178 Yeamen Asters aescan x x x Se comentd en ta reunién con MRE, por parte del Consultor, que si se mantienen los tiempos de la licitacién estimados en la tabla anterior, se recomienda adjudicar a la empresa proveedora actual de MRE, un contrato de suministro de libretas, de servicio de personalizacién y de formalizacién de 6-7 meses adicionales al que se tiene planificad, ya que en caso contrario, MRE se podria quedar sin libretas, ya que sise planifica que se firme el contrato con el nuevo proveedor a mediados de julio del 2023, 7 meses después estaria Pagina 9do 25entregando las primeras libretas, quedéndose MRE sin libretas y sin servicio durante 6-7 meses. = Luego de reunién con la responsable de Cancilleria, coment6 que se deben de hacer todos los esfuerzos para reducir los, tiempos de licitacién, ya que se tiene contrato y presupuesto hasta agosto de! 2023. + Se espera que la MRE envie el nuevo planning para el proceso licitatorio mas reducido. 11.1.5. LicTAGON pasADA = Se solicité la licitacién pasada para determinar si habia consideraciones a tomar en cuenta y se entregé al consultor toda la documentacién respecto a la licitacién pasada. 12.6 PRUEBAS DE ESPECIMENES ~ Se observé el analisis que hizo el equipo de Migraciones en la pasads licitacin de los especimenes 1.1.7 Costo oe pasarontes = Se compartié con el consultor, los costos de los pasaportes con el proveedor y con los ingresos que generaba, dando el resultado neto del proyecto. ~ Cada pasaporte cuesta al ciudadano, alrededor de 32,60 USD, pero Migraciones ingresa netos 23,43 USD, el cual, si el coste para el proveedor es 18 USD, quedaria un neto de aproximado 5 USD por pasaporte. 11.1.8 PROCESO DE AUTORIZACION = Uno de los procesos més importantes y delicados en la generacién de un pasaporte, es el praceso de autorizacién, = Se analizd en detalle este proceso, observando el consultor que mucho de las revisiones se analizan o investigan por la experiencia que tienen los revisores, pero no par el apoyo que debiera tener el personal a través del sistema, en comunicarse con otros subsistemas como podia ser el de consulta de actas de nacimiento en linea, la comparacién de la huella de Portador de la cédula con Ia de la Registraduria y de su cédula, 1.9 DeteGacioNes— seDES DE ENROLAMIENTO , AUTORIZACION Y ENTREGA DE PASAPORTES ~ Se visité las instalaciones de un centro de enrolamiento y entregas de pasaportes de la MRE que tiene en la ciudad de Bogota, donde se vio el proceso completo, desde la llegada del ciudadano, el proceso de enrolamiento, el proceso de autorizacién, el de clasificacién y el de entrega. Pigine 10 de 25= Se visité la instalacién que tiene el centro de enrolamiento y ppersonalizacién para diplomidticos y oficiales, en la sede de la MRE. ~ Se visité el aeropuerto de Bogota para observar los equipos y la tecnologia usada para el control migratorio, asi como conocer el laboratorio forense que dispone Migraciones al 1.1.40 Teenovoaia 1.10.1 Sistema pe cas = Nose pudo ver el sistema de citas online, pero si se coment por parte de MRE que era un sistema con alta demanda. 1.1.0.2 DocumENTos PRoBATORIOS ~ Ena visita al centro de enrolamiento y entrega de la MRE en BoRotd, se observé come los autorizadores funcionarios del MRE, revisaban la documentacién aportada por los ciudadanos, documentos probatorios como la cédula o el acta de nacimiento. Se pudo observer que no hay conexién con registraduria para verificar las actas de nacimiento ola cédula apartada via comparacién de huella 0 facial 11,4.40.3 Sistema De GESTION D& PASAPORTES = Durante la visita al centro de enrolamiento y entrega de la MIRE en Bogota, se observe los puestos de enrolamiento, que son operados por personal del proveedor adjudicado. Se destaca que los dispositivos y los puestos, son proporcionados por ¢l MRE, incluido el sistema de enrolamiento. Sdlo el personal es dispuesto por el proveedor, para el enrolamiento del pasaporte. = Se observaron algunos dispositivos descatalogados, como son las camaras digitales para la captura de la fotografia I1,1.40.4 GeNERACION DEL PASAPORTE EN LINEA = Se tuvo una reunién con el equipo de tecnologia para at explicaran el proceso de solicitud del pasaporte en linea, ya que era novedoso y itil para ayudar a los ciudadanos para obtener su pasaporte antes, sin filas, y sin tener que realizar el trémite en papel en cualquier sede de Migraciones 0 1,4.10.5 Dispostnivos ~ _Elconsultor pudo observar los dispositivos que existian en las, oficinas de MRE y en las delegaciones de enrolamiento y entrega de pasaporte del MRE en Bogota. Pigina 21.4025,Todos los dispositivos son de propiedad de MRE y el ‘mantenimiento lo mantiene el propio equipo de cémputo. Por tanto, no aplica para estas bases. 1.1.20.6 InFRaestauctuRA Se revisé que los servidores, data center del sistema de gestién de pasaportes, conexiones, excepto el de personalizacién, es suministrado por el departamento de cémputo de MRE, por tanto, no aplica para la revision de las, bases. AFIS: Es mantenido por tecnologia, por lo que no aplica para estas bases PXI: Es mantenido por tecnologia, por lo que no aplica para estas bases Pina 22.6625U2. SUMINISTRO 112.4. Lsnerasy visas El consultor recibié varios ejemplares de pasaporte de MRE para su anélisisy revisé las especificaciones para las libretas y las visas eget 0; 8a ames 072 SSE ANE SANCHO SANCHEE en er aia Shei teene weirs incor nwt se crn neous on 3 fg oe El consultor al revisar las especificaciones de las libretas con los ejemplares recibidos encontré algunas definiciones que no entendia 0 que no sabia a qué se referia en las medidas de seguridad en la libreta o en la VISA. El consultor solicits a la MRE que solicitara al proveedor, un documento donde explicara las medidas de seguridad y dénde se encontraban en el documento. EI proveedor envié el documento “UTPASAPORTES2019, EspecificacionesPyV.pdf", donde venia explicado qué medidas de seguridad tenia el pasaporte y donde estaban, pero el consultor detecté algunas especificaciones que no estaban en el documento, por lo que solicté de nuevo a MRE, si podia aclarara qué se referian estas especificaciones. Pendiente de recibir, por parte del proveedor, a qué se refieren os siguientes aspectos técnicos. Sino se recibiera a tiempo a la hora de generar este reporte, se debe de contrastar con el estudio de mercado, si son medidas de seguridad competitivas 0 no. Pagina 13.402513. SERVICIOS ~ Patrén de cristal (PASAPORTE} ~ Tinta Triactiva (de la VISA) Efecto Safir (de la VISA) 13.1. SERVICIO DE PERSONALIZACION ¥ FABRICA DE PASAPORTES Se mantuvo una reunion con el actual proveedor del sistema de personalizacién, formalizacién y suministro de pasaportes en sus propias oficinas, observando la infraestructura que disponen, personal, instalaciones, servicio de fabricacién de libretas, personalizacidn y logistica. El proveedor dispone de un almacén en Bogoté donde fabrican las libretas y otro centro contiguo, donde las personalizan. El proveedor actual tiene 3 impresoras de alta produccién, dos de funcionamiento y una de Backup. El proveedor actual tiene bien organizada la fabrica de pasaportes, con control de accesos, seguridad perimetral, y también tiene muy bien acondicionado el centro de personalizacién de pasaporte, ya que se encuentra aislado de la fabrica, con control de acceso al recinto independiente, monitoreo 24%7, camaras de seguridad en la produccién y embalaje, proceso de calidad riguroso, embalaje y envio seguro. En total el proveedor actual tiene trabajando 80 personas relacionadas con el pasaporte, tanto la fabrica como la personalizacién y gestidn de envios. 113.2 Loaistica y ENvios 0€ usRETAS Dentro del servicio de personalizacién, se incluye el servicio de envio de las libretas personalizadas a las distintas sedes y ‘municipatidades, con entrega en el dia o con entrega 24—48h, Los envios se hacen en camiones blindados. 11.3.3. SeRVICIO DE FoRMALIZAcION El proveedor actuaimente suministra los operarios que realizan el enrolamiento en las sedes que MRE tiene en Bogoté, asi como en la oficina que tiene en la Cancilleria para diplomaticos. Pina 18 de 25RECOMENDACIONES 11.1.1 AMBITO GENERAL LICITACION: 4.4.4 CENTROS DE URGEN Se recomienda incluir en el dimensionamiento de la solucién, puestos de personalizacién de escritorio en los aeropuertos mas importantes de Colombia, para la impresién de pasaportes urgentes en los aeropuertos por incidencias de robo, pérdidas, olvido, etc. Se sugiere también que se priorice a los pasajeros con boletos mas inmediatos, con salidas en proximas horas y con un doble costo para el ciudadano que un pasaporte normal. También puede ser un punto de emisién de pasaporte adicional Se recomienda que estos puestos tengan una atencién, sino 24x7, al menos 16x7. Estos puntos de aeropuerto rebajarian la presién @ MRE en ciertos momentos de pico de produccién. Se recomienda que se presupuesten aparte, como opcionales, varios aeropuertos de Colombia como pueden ser: Cali Medellin - Cartagena WL2.1.2 No PEDIR ElEMLARES EN LA LICITACION: No es una préctica comin pedir ejempiares a los proveedores en el momento de la presentacién de las propuestas, ya que no son motivo de exdmenes, ya que ningun proveedor (excepto el actual), podré dar especimenes finales, por lo tanto, solo se favoreceria al actual proveedor. Se recomienda comprobar la fiabilidad de la empresa, solicitando: 1) Importe de mantenimiento de la propuesta acorde con el contrato 0 con la ley. 2} Fxperiencias suficientes fuera y dentro del pais fabricante de libretas on suficiente volumen 3) Realizando pruebas de chip a los 3-4 meses de firma de contrato, aqui sélo realizando la prueba de personalizacién. 4) solicitando certificados de seguridad INTERGRAF. 5) En la propuesta de los oferentes, se recomienda que los oferentes, propongan una lista con al ‘menos 3 laboratorios internacionales que realicen las pruebas de stress y durabilidad de pasaportes, Se recomienda poner el siguiente texto: Para la eleccién det Laboratorio Especializade donde se llevorén a cabo las pruebas antes anotadas, el Contratista en los documentos para la suscripcién dei Contrato, deberé adjuntar una relacién de al menos tres (03) de ellos, precisando sus ubicaciones y datos de contacto, / laboratorio elegido entre los tres laboratorios propuestos deberd contar con Ia certificacién ISO/IEC 17025:2017, esta norma especifica los requisitas generales para la competencio, imparciolidad y funcionomiento de los laboratorios. Dicho laboratorio, elegido entre MRE y el proveedor Pagina 15 6025adjudicado, deberdn de realizar 10s test de durabilidad y estrés de [CAO "Durability of machine-readable passports" reference: ISO/IEC/ITC1/SC17/WG3/TF4 y el estindar ISO 18745-1, “Physical test ‘methods for passport books (durability). 1.1.2.3 ADJUDICACION DIRECTA DE COMPRA: En el caso de que el proceso de contratacién del pasaporte colombiano, se planifique la firma del contrato, en fecha mas allé de primeros de febrero del 2023, se debe recomienda negociar con el actual proveedor, a una extensidn del contrato por algunos meses mas, ya que el proyecto con un proveedor nuevo se tardaria alrededor de 7 meses poder arrancarlo, y solo se tiene asegurada la produccién hasta agosto del 2023. L224 Para esTuDio be mencan EI pasado 26 de octubre de 2022, el consultor envié al MRE la lista de dimensionamiento que se recomienda se debe incluir en el estudio de mercado, para que los proveedores dimensionen bien el proyecto y coticen dentro de los rangos previstos en el presupuesto. Esta parte no entra en la revisién de las bases técnicas, dado que es dimensionamiento del proyecto a incluir en la lcitacién o estudio de mercado y son datos que debe aportar el MRE, A continuacién, se enlistan los datos que se recomienda que se incorporen al estudio de mercado, de los cuales ya algunos han sido entregados al consultor: Pigine 16 de 25,+ CANCILLERIA: Capra de procesos(ojagraras) te as rocesos do cancer dese a solenud de era para pataparte, pomasian de tocumentospronaorios,praceso de envolamate, autoraacion, cont! de eau, yentvegs. PROVEEDOR: Enumracion de las medias de sequal dl pasoporte especticadas a CCANGLLERIA: Eoumresaciin, expleacon y expecieacn do! los tos de puesta CSsponoles deste [a solitude pasenaree hasta In ervogs (par elem, suet de pidn de 0135, pues oe enrlamianta bemetrco, puesto de auoruacén, ave erento «sissies ene cada tipo de puesto, a coma persona qe opera = GANGLIA: foventae de eguipor es todas le sess y departments, mchayend ieposties, maquites de personsizadén y verfiadores de caldad o depots ‘CANCILUERIA: usta de ts caneniones de ermuncaiones por te fa en mun) ‘yee.uien es expanable pabais ‘CANCILLENA: Tema de emolamiento por puesto / Tenaga se panaorte dense gut ‘lcuadano inca el tame en deegacsn & muricipc) /Tempas de srozuccsn de ‘CANCILLER mentar aet! 36 Ubrets ymin pata prove fats de stack de betas CEANCILLERIA. Lageice de pospertes. Cantidad de-endos al dia a MIE desde = CANCILLERA: stale secede eoclanents yin de anepore vl naa © ntwratonal pr delgacin esude comvwido,yaroauecon dats, mena y srl CCARUULERIA: Saves de datos actuate (mera ce tine Puls, ners persona en ie Bate de oats, fac ee] y tps de vase datos ysbmscenammento ora fs grain CANCHLERIA Ca Personal por pare el proved "sees, tunes y heron UWL1.4.5 ReqUistTOS FINANCIEROS Y DE EXPERIENCIAS Se recomienda que se especifiquen en la licitacién, criterios de experiencias de los proveedores de realizar un contrato similar y de tener Ia suficiente solvencia financiera para soportar y financiar el proyecto. Es un riesgo que no debe de asumir la MRE, que sea adjudicada cualquier empresa sin unos minimos requisites financieros y de experiencias, y ‘ofrezca un servicio de baja calidad, o entregue con retrasos libretas y el gobierno se quede sin poder emitir pasaportes en el pais. UWLA.2.6 CrrtERIOS DE evALUACION Hay muchos factores criticos y otros de mucho valor para el cliente, los cuales se recomienda que no sea el precio el unico criterio de valoracion ent licitacién: La complejidad del proyecto de outsourcing (tercerizacién del enrolamiento y de la personalizacién de los pasaportes) = La importancia de que el servicio sea correctamente dado por el proveedor = La importancia que el servicio sea suministrado cuanto antes para que no se quede sin stock ~ Le delicada calidad del se io de personalizacién Pagina 17 de25Se recomienda hacer un balance entre calidad de propuesta técnica, experiencias y propuesta econémica, por lo que se recomienda se estudien criterios de evaluacién objetivos como pueden ser, entre otros ‘Tiempo menor en arrancar el servicio (dentra de lo aceptable ycompetitivo) Tiempo menor en entregar libretas (dentro de lo aceptable y competitive) Medidas de seguridad adicionales a las que ya se tiene (ventanas en el policarbonato, impresién a tinta la 3 pagina, Ya sea invisible o visible), etc Personalizacién a color del policarbonato en la fotografia del portador (si MRE se decide a poner como opcién el color en la fotografia). Certificados INTERGRAF y certificados ISO 9001, 27001, 14001, que te da calidad de las empresas fabricantes de pasaportes. Plan de contingencia en otro pais Experiencia en el servicio de personalizacién y formalizacién. Experiencia en el servicio de entregas de documentos de valor. IIL1..7 LABORATORIO PARA EVALUACION DE EJEMPLARES. Migraciones tiene un excelente equipo con grandes profesionales muy expertos en la materia, incluso con aparatos de precisién de alta tecnologia de verificacién y andlisis de documentos de identidad, pero el laboratorio de migraciones légicamente no cuenta con certificacién de laboratorio (no es su objetivo) y no se recomienda que entre en el proceso de evaluacién de ningiin ejernplar. IIL1.2. SUMINISTRO DE LAS IBRETAS Se recomienda que el papel sea de al menos 50% de algodén, pues tiene mas seguridad y las impresiones en el papel, son de mejor calidad y se aprecia mas el color. Se recomienda que se valoren (en los criterios de evaluacién) medidas de seguridad adicionales, camo las ventanas 0 CLIO Mu. HI.1.3. SERVICIOS DE FORMALIZACION © PERSONALIZACION Los niveles de servicio de entrega de los pasaportes en varias Ciudades del interior de Colombia podtrian ser muy restrictivos © podria ser que, en algunas ciudades, la produccién sea tan baja que no merezca la pena enviar pasaportes cada dia. Se Pagina 18.4025recomienda se pregunte en el estudio de mercado a las empresas. = Se recomienda que coticen los proveedores, de forma opcional, que haya dos turnes 0 incluso tres turnos, para eventualmente, poder dar salida a eventuales picos de trabajo de demanda de pasaportes, ~ Tambien se recomienda que se puedan ampliar otras sedes, 0 hacer una nueva, donde se recomienda que el proveedor cotice lll.4 OTRASSUGERENCIAS aaa a4 aaa ‘SUBIR LA PRODUCCION: ~ Colombia esta haciendo alrededor de 2.000.000 pasaportes al afio, estande muy por debajo de patses de su entarno, > Ratio de cada 100.000 habitantes = casi 4.000 pasaportes por aio, ~ El Salvador, emite 500.000 pasaportes al affo, teniendo 6,5 millones de poblacién > Ratio de cada 100.000 habitantes, 8.000 pasaportes por afio, ~ México 130,000.00 habitantes, realiza 7.000.000 pasaportes alafio > Ratio de cada 100.000 habitantes = 6.000 pasaportes por afo. Lo recamendable seria llegar a ratio 5-6 mil pasaportes afio por carla 100.000 habitantes por lo que se recomienda a MRE aumentar le produccién sucesivamente, ~ Con ayuda de los puestos de emergencia en los aeropuertos, ayudaria a subir la produccién, [MEJORAR LAS CITAS ELECTRONICAS ~ _Elssistema de citas electrénicas esta muy demandado y se ha constatado quejas de los usuarios que apenas pueden tomar cita. También es cierto, que se ha detectado picos de 200,000 visitas por dia en la aplicacién. Se deberia de mejorar el sistema de citas, discriminando por IP, complementando abriendo mas puestos de emisién, etc. PasaponTes en Linta ~ Elequipo de cmputo de MRE tiene implantado un pasaporte enlinea que no hace falta que el portador vaya a una sede de MRE 0 @ una municipalidad @ presentarse fisicamente, a excepcidn de los que hayan tramitado el pasaporte antes de! 2016. Pagina 19.625,~ Por una parte, se debe de dar més publicidad, porque es un procedimiento que ahorra filas, tiempo, costos a MRE y al ciudadano, ~ En caso de que se quiera extender a la ciudadania en general (no solo los que se han realizado el pasaporte desde el 2016), se recomienda que se conecte el sistema de personalizacién de MRE con el de Registraduria para contrastar le huella o el facial (si fuera el caso), de esta forma el ciudadano solo debe pagar en linea el pasaporte y recogerlo en alguna sede, colocando su huella dactilar. Este cambio traeria mucho ahorro de tiempo al ciudadano, evitaria filas y tiempos de espera muy largos, y reduciria el gasto del MRE a la hora de pagar al proveedor por el servicio. IIL1.4.4 Doptar TuRNos = Una sugerencia para aumentar la produccién, seria contratar mas horas del servicio de formalizacién. = Se suglere que, en las propuestas, vengan como opcionales IIL1.4.5 PROCESO DE AUTORIZACION = Se sugiere que el sistema de autorizacién, verifique de forma automatica, las actas de nacimiento y las cédulas contra la Registraduria. Este procedimiento debe ser simple, siempre que esté el servicio web activo por parte de la registraduria = Ademés, a la hora de capturar la huella del portador, se deberia de verificar 1:1 contra la registraduria y 1:N para evitar falsficaciones o suplantacién de identidad, L4.4.6 Proceso De SEGURIDAD Se sugiere que haya un cruce de bases de datos, entre Rogistraduria y MRE, para detectar cédulas de baja por fallecimiento, por fraude o por cualquier evento. Pagina 20.25IV PLAN DE ACTIVIDADES SUGERIDAS A REALIZAR, Una vez OAC| haya entregado la revisién de las bases, se recomendaria que se realicen las siguientes actividades para llegar a la adjudicacién de un proveedor, y a la puesta en marcha del proyecto. Destacando las actividades mas importantes son. = Estudio de mercado + Analisis de presupuestos = Adaptacién del estudio de mercado a las bases ~ Dimensionamiento, fases y alcance del proyecto + Niveles de servicio, multas y penalidades ~ Estructuracién de la licitacién = Requisitos minimos (financieros, técriicos y de experiencias) = Definicién de criterios de evaluacién (financieras, econémicos y tecnicos) ~ _ Respuestas de las preguntas de los oferentes en el proceso de licitacion Acompafiamiento en la evaluacién de oferentes IV.1.1 ESTUDIO DE MERCADO: En esta actividad, se invita se recomienda invitar a todos los grandes players a cotizar el proyecto para obtener un presupuesto, entregéndole las hases técnicas mds un alcance del proyecto. Hay dos formas de realizar un estudio de mercado, con ronda con los proveedores, que es un proceso mas largo, 0 solo cotizacion. Se sugiere la segunda por la urgencia de MRE de licitar. Aqui se sugiere que en dicho estudio de mercado, dabe de ir el dimensionamiento del proyecto y que los oferentes puedan apinar acerca de las bases técnicas oe! dimensionamiento, Para ello es muy util dar una plantilla de cotizacién a los participantes, VL.2 PRESUPUESTO: {En esta actividad, se analiza las cotizaciones dadas y se establece un presupuesto estimado. \V.1.3 AJUSTEDELESTUDIO DE MERCADO: En esta actividad, se analiza las respuestas de los participantes en el estudio del mercado por si hubieran observaciones de aplicar a los documentos de la licitacion, gina 23 de 25|V.1.4 CONSTRUCCION DE LOS DOCUMENTOS DE LA LICITACION: 1V.1.4.1 CONDICIONES GENERALES DEL cONTRATO En esta actividades, se define el alcance de lalicitacin, los tiempos de implementacion , Ia duracién de! contrato , la forma de pago, los niveles de servicio, ete. Wwaasa Wwaar2 waaa3 Wwaara wiaas Wwaa.s aan? Avance ETAPAS DEL CONTRATO DURACION DEL CoNTRATO TlekaPO OE IMPLEMENTACON FonMa De PAGO DATOS PARA DIMENSIONAR EL PROYECTO NNIVELES DE SERVICIO, MULTAS © PENALIOADES 1V.1.8.2 Esprciricaciones Técnicas. Ya realizadas en la revision de las bases técnicas. Waar NW1.4.2.2 SUNANISTRO DE UBRETAS VISAS Seawicios 1V.1.4.2.2.1, FORMALBACIN 1V.1.4.2.2.2. PeRSONALIZACION WW.2.4.2.2.3. Seavicios wee V1.4. DOcUMENTACION PARA OFERTAR waaaa ELEGieIIDAD IV.1.4.3.2.4, ExPeniENciAs ‘Aqui irfa las experiencias minimas que deben de tener los oferentes para poder concursar, sin ser muy restrictivas que haya multitud de participantes pero que tampoco se pueda presentar empresas que no tengan el minimo de solvencia técnica, 1V.1.4.3.1.2, DOCUMENTOS ADMINSTRATIVOS 1V.1.4.3.1.3. Documentos FinaNciEHOS Aqui irfa los requisitos financieros minimos que deben de tener los oferentes para poder concursar, sin ser muy restrictivas que haya multitud de participantes pero que Pigina 22 de 25,tampoco se pueda presentar empresas que no tengan el minimo de solvencia financiera. IVA4.3.2 PLANTILAPARAGFERTA IV.1.4.3.3 REQUSITOS FUNDAMENTALES V NO FUNDAMENTALES 1V.4.4.3.4 CAITERIOS OF EVALUACION IV.1.5 PROCESO DE LICITACION: IV.1.5.1. RESPUESTAS DE A.LOS OFERENTES: 1V.1.5.2 ACOMPATAMIENTO A LA EVALUACION DE OFERENTES: 1V.1.5.3 ACOMPARAMIENTO EN EL INFORME 0£ ADJUDICACION: Pina 23.de 25V_ CONCLUSIONES El proceso actual de pasaportes colombiano es un proceso maduro, bien organizado, gestionado y estructurado. Hay un buen equipo de cémputo de MRE y gestionado por Un excelente equipo profesional en el departamento de Asuntos Migratorios, Consulares ¥ Servicio al Ciudadano, liderado por la embajadora Fulvia El proveedor actual cumple con su cometido de manera correcta y tiene bien organizada su fabrica de pasaportes y en especial, su centro de alta seguridad de personalizacién. Nétese que, pese a que el documento colombiano es altamente seguro, con las tiltimas tecnologias como es la hoja de datos de policarbonato, la generacién en origen de los documentos puede permitir que existan personas que adulteren el acta de nacimiento 0 la cédula de identidad para adquirir un pasaporte colombiano y que sea dificil para los funcionarios autorizadores, poder comprobarlo. También la deteccién de la suplantacién de identidad corre a cargo del funcionario, con una simple observacién del portador. Con una simple conexién entre sistemas de Registraduria y MRE, se podria evitar 99% de estos casos de forma automatica sin depender de las habilidades det funcionario. También se recomienda de conectar las bases de datos de registradurfa u otras del gobierno, a la hora de cancelar cédulas, darlas de baja o cualquier otro requerimiento existente contra una persona. tra recomendacién importante, seria aumentar la produccién de pasaportes colombianos, pues como hemas comentado, creemos que Colombia esta por debajo de paises de su entorno, y al estar en un proceso licitatario, hay mas interesados en criticar el servicio. Una ayuda puede ser poner en funcionamiento el pasaporte en linea para todos los ciudadanos y otra, doblar turnos en centros de formalizacién, Otra tecnologia recomendable es la personalizacién de la fotografie del policarbonato en color. Hoy en dia hay més de 6 proveedores mundiales que ofrecen esta tecnologia, Y paises como Alemania, que ya la tienen o como Argentina, que estén en proceso de licitacion. La ventaja de esta tecnologia es que es mas dificil de falsificar que el policarbonato en blanco y negro, y la definici6n de la fotografia es més precisa incluso se puede hacer una comparacin facial con la fotografia del pasaporte, Por otro lado, destle nuestra experiencia, conocemos el mercado y sabemos que el tiempo minimo para implementar un proyecto de este tipo son alrededor de 7 meses, si se quiere realizar un proceso competitivo y en igualdad de condiciones. Por esta razén, sino se adjudica antes de que termine febrero del 2023, recomendamos que MRE negocie con el actual proveedor, una ampliacién de contrato por meses, hasta que el nuevo proveedor entre en escena (si no ganara el actual proveedor), ya que se uedaria sin servicio de pasaportes durante varios meses Pagina 24025La elaboracion de las especificaciones técnicas es muy importante para que un proceso sea competitivo y que sea cil para el MRE, pera no es el dnico factor. Hay que tener en cuenta que otros factores, que se definen més adelante, son tan importantes o més que las especificaciones técnicas Hay que tener en cuenta qué dicen los proveedores interesados en participar en la licitacién analizando el estudio de mercado. Hay que encontrar un equilibrio entre las necesidades de MRE y lo que los proveedores observan en el estudio de mercado, en caso contrario, el proceso se puede complicar y tener ruido mediatico. Encontrar un balance entre los requisitos minimos que se solicitan para que varias empresas puedan participar pero que no puedan entrar empresas con poca solvencia técnica o financiera. Al ser un servicio tercerizado y delicado para el pais, debe de establecer crterios de valor para empresas que tienen esa solvencia técnica y esa experiencia de haberlo operado, incluso establecer criterios de quien te ofrece més seguridad y quien te ofrece arrancar antes el servicio. Hay que tener en cuenta que responder bien las preguntas en el proceso lictatorio es muy importante porque es parte de la licitacion y si procede, realizar adendas a la lictacién, para que el proceso sea un éxito y no pueda ser impugnado. Y por supuesto, evaluar de forma objetiva a los oferentes, eliminando subjetividades como calidad de propuesta, etc Pina 25 de 25,