UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE EL PROGRESO

PROFESORADO DE ENSEÑANZA MEDIA EN PEDAGOGÍA Y
TÉCNICO EN ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA
Procesos Técnicos Administrativos
Docente: Licda. Silvia Consuelo Gamarro Herrera

TEORIA ADMINISTRATIVA

Etimología

La palabra Administración se forma del prefijo “ad” hacia y de “ministratio”, esta

viene de “minister” vocablo compuesto de “minus” comparativo de inferioridad, y del
sufijo “ter” que sirve como término de comparación.

Definición de Administración:

Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en

forma eficiente las operaciones de una organización para lograr un propósito dado,
fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes en lograr un objetivo..

Definición de Administración Educativa:

Es el control y manejo de los recursos materiales y humanos para ponerlos al

servicio de los grandes fines y aspiraciones determinados por la política
educacional.
La administración busca en forma directa la obtención de resultados de máxima
eficiencia en la coordinación.
La administración de la educación en nuestros países se ha quedado muy atrás de
los progresos operados en otras disciplinas del conocimiento humano.
Con esta concepción nos infunde de cierta manera el grado de eficiencia y eficacia
del cumplimiento del actual procedimiento educativo, específicamente dentro del
ámbito del Sistema Educativo Nacional, la misma no ha sido capaz de contribuir en
la generación y transformación de expectativas innovadoras de la enseñanza
aprendizaje, hasta cierto punto por ciertos factores limitantes como se puede
mencionar el presupuesto nacional de educación y básicamente el de la no
existencia de un “Proyecto de Nación” firme y duradero-

Etapas de la Administración educativa

Planificación:
Implica selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos; requiere
tomar decisiones, es decir, escoger cursos futuros de acción entre alternativas.
La planificación esencialmente anticipa las actividades futuras, previendo
contratiempos, y sobre todo tener en cuenta las etapas del proceso técnico
administrativo de la educación.

Organización:
La palabra Organización se deriva de organismo, que tiene como significado crear
una estructura con parte integradas de tal forma que la relación con el todo.

Integración
Se refiere a los aspectos que deben establecerse para la presentación de los
servicios como: sistema operativo y administración, las normas y procedimientos, la
planificación del trabajo diario, la preparación de la entidad y sus empleados.

Dirección
La dirección consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a la
obtención de las metas de la organización y del grupo.

Control:
Es la medición y corrección de las actividades con el fin de asegurarse de que los
hechos se ajustan a los Registros y controles administrativos

Registros: Es el ordenamiento de información recopilada donde estrictamente se

fijan los resultados de las operaciones de una institución.
Colección de hechos relacionados tratados como una unidad para almacenar
temporalmente información mientras o hasta que sea usada.

INSTRUMENTOS DE LA CORRESPONDENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN

EDUCATIVA.

Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se puede solicitar o rendir informes,
acusar recibo, transmitir disposiciones etc. Su redacción debe ser cuidadosa
atendiéndose siempre a las indicaciones dadas en la correspondencia comercial
referente a la estética, puntuación, redacción.
“Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras o a diversos
funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones”.

Es el tipo de escrito, redactado en papel de cualquier tamaño, que se usa para

demandas, autorizaciones o proporcionan información oficial, regularmente dados
en el servicio público, para la elaboración se usa papel sellado, español o con
membrete de la institución. Un oficio contiene en el margen superior derecho su
número y referencia este instrumento deberá contener destinatario.
Los elementos que conforma el oficio son:

Número de oficio y referencia

Lugar y fecha.
Destinatario.
Identificación de título y cargo a quienes se dirige el oficio.
Vocativo.
Contenido o cuerpo del oficio,
Despedida
Firma, sello y cargo de quien envía.
Copia para el archivo.

Ejemplo:
 SUPERVISIÓN EDUCATIVA
SECTOR 02-02-01.
MORAZÁN, DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO
Tel. 7924-7717

Morazán, Depto. de El Progreso, 15 de mayo de

2018.
Oficio No. 81-2018 Ref. SCGH/scgh
Lic. Luis Alberto Aguirre
Director Departamental de Educación
DIDEDUC, Guastatoya, Depto. El Progreso

De manera atenta me dirijo a usted, deseándole toda clase de éxitos en

el desarrollo de sus actividades en beneficio de la educación de
nuestro departamento.
El motivo de la presente es para trasladarle el Informe de Actividades
correspondiente al mes de abril, Informe de Metas POA del mes de
abril y la Planificación de Actividades correspondiente al mes de
mayo de esta Supervisión Educativa. De forma digital fue enviado a los
correos [email protected], y [email protected].
Sin otro particular, me suscribo de usted.

Atentamente,

Licda. Silvia Consuelo Gamarro Herrera

Supervisora Educativa

c.c. archivo
*Departamento Técnico Pedagógico
*Supervisión Educativa Morazán
Nota Oficial (Nota común)

Una nota oficial es un escrito que realizas de manera formal cuando necesitas
dirigirte a una entidad para algún propósito específico (hacer alguna solicitud,
quejarte, agradecer).
Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y menor formalidad que el
asunto a tratar en un oficio, su extensión estilo cortesía varía de acuerdo con la
importancia y del asunto de que se trate, así como de la jerarquía de los
funcionarios públicos.

Una nota o carta oficial debe contener al menos los siguientes elementos:

1. Lugar y fecha en la que la estás escribiendo.

Morazán, Depto. El Progreso, julio 30 de 2020.

2. El nombre, título y puesto de la persona a la que la estás dirigiendo.

Ing. Servando Rivera

Secretario de Vialidad en el municipio de Morazán, Depto. El Progreso.

3. Saludo de bienvenida (apelativo). Seguido de dos puntos.

Estimado ingeniero Rivera:

4. Primer párrafo con la idea principal del motivo de la nota.

Me dirijo a usted como padre de familia para solicitar la instalación de túmulos en la

calle principal de Aldea Marajuma específicamente frente a la Escuela Oficial Rural
Mixta Clara García Piloña, debido a que el tráfico en esa calle ha aumentado
durante los últimos meses, los carros pasan a altas velocidades lo cual resulta ser
extremadamente peligroso por los niños que estudian en ese Centro Educativo.

5. Segundo párrafo con el complemento de la petición principal.

La razón es obviamente que el ingreso al Centro Educativo queda exactamente a

la orilla de la calle, lo que resulta altamente riesgoso

6. Tercer párrafo (opcional) que señale los beneficios de la petición.

Creo que con la instalación de los túmulos, los automóviles que circulan por esa
calle manejarán más despacio o con más precaución evitando un accidente fatal
en caso de que un niño se atraviese de repente.

7. Mencionar si se está anexando algún papel, comprobantes, etc.

 Anexo las firmas de los padres de familia afectados por la situación en esa calle.

8. Despedida que indique qué sigue a partir de la carta.

En espera de conocer su respuesta me despido de usted.

9. Firma y datos para la localización.

Atentamente,

Francisco Navarrete
DPI. 1987 78347 0202
Teléfono 59456789

INFORME

¿Qué es un informe? Es un documento que se utiliza para dar a conocer el

resultado de una revisión, investigación, estudio de un asunto o relacionado al
trabajo. El texto del documento lleva capítulos, apartados, conceptos específicos o
simplemente el nombre de cada información que se esté efectuando.

Partes de un Informe
1. Un título.
2. Una introducción.
3. Una exposición (esta puede estar dividida en capítulos y apartados, o simplemente
señalarse los puntos más importantes)
4. Una o varias conclusiones. (Dependerá del tema o asunto del cual se elabore el
informe).

Memorándum o memorando
La palabra memorándum o memorando, procede directamente del latín
memorándum, que quiere decir, cosa que debe tenerse en la
memoria.
La significación de dicha palabra, debido a estar relacionada con las
cosas que deben recordarse, es la de “libreto o agenda donde se
apuntan las cosas que uno tiene que acordarse”.
Se utiliza dentro de la misma dependencia. De jefes a subalternos y
viceversa. En la correspondencia oficial, tiene el control y se le escribe
el número correspondiente con las iníciales de la autoridad y fecha en
la esquina superior derecha.
Su redacción se caracteriza, además de ser breve, por carecer de
frases de cortesía. No lleva saludo, despedida, ni firma. Únicamente se
anotan las iníciales de quien lo envían manuscritas, ya sea después de
su nombre, en el encabezamiento o en el punto y final.
Este documento por referirse a asuntos generalmente de poca
importancia, no requiere contestación.
.
Es un instrumento donde se anotan las actividades que deben hacerse
en determinada ocasión o día. Se utiliza para hacer un recordatorio
individual o colectivo de temas o asuntos, con la finalidad de no
olvidarlos u omitirlos.
Los elementos que conforman un memorándum son los siguientes:
Destinatario
Remitente
Asunto
Fecha

Sus características son:

Llevar en la parte superior central de la hoja en mayúsculas la
palabra memorando o memorándum
Iniciar en la parte izquierda con la palabra para
Continuando debajo de ésta con la palabra de, seguidamente la
palabra ASUNTO
Luego se escribe el nombre del destinatario y después el nombre
del funcionario o de la oficina de donde emana la comunicación
Después de asunto, el resumen o indicación del objeto de aquella

Su redacción se caracteriza por ser breve, desprovista de frases de

cortesía, se utiliza dentro de la misma dependencia, una característica
es que no lleva saludo, despedida, ni firma, únicamente se anotan las
iniciales de quien lo envía, ya sea después de su nombre, en el
encabezamiento o en el punto final.

Clases o tipos
Breve
Extenso, llamado también Memo
Ejemplo:

MEMORANDUM

No.11/2019

A: Personal docente y alumnado

De: Yohana López

Directora EORM Aldea Los Cipreses

ASUNTO: Mantenimiento Escolar.

FECHA: 24 de abril de 2019.

Atentamente me dirijo a ustedes manifestándoles mis saludos, así

mismo les hago el recordatorio que es obligación de todos velar por
la buena presentación y mantenimiento de nuestro establecimiento,
por lo que se les recomienda mantener las aulas, patio y en general
todo el centro educativo limpio, para satisfacción de todos.

cc.Archivo
FORMULARIO

Los formularios sirven para recoger ciertos datos de un individuo, tales como el nombre
completo, la edad, la dirección, el grado de instrucción, entre otros. La intención es
registrar información específica de una persona. ... Los formularios pueden ser tanto
físicos como digitales.

Ejemplo de Formulario digital.

Ejemplo de Formulario físico

Acta
Es un documento histórico que tiene como finalidad dejar constancia de
hechos ocurridos considerados de suma importancia, para que formen
parte de la memoria de una institución y para dar constancia de que el
hecho ocurrió.
También se llama así el documento privado en que se deja constancia
de un hecho o de lo tratado y resuelto en las reuniones de sociedades
y asociaciones, que tienen que llevar, a veces de modo obligatorio, el
llamado Libro de Actas.

Partes o elementos del Acta

a. Introducción o encabezamiento:
Se deja constancia de los siguientes datos:
 Número de acta; debe ser correlativo y se le agrega las cifras del
año que corresponde. Ej. No. 001-2022
 Nombre del lugar, municipio y departamento.
 Hora, día, mes y año en que se efectúa la reunión, todo con
letras.
 Sede o local donde se realiza la reunión o donde sucede el
hecho.
 Nombres, apellidos y cargo de las personas que intervienen o
asistieron. Si son numerosos los participantes, se especifican
únicamente los nombres y apellidos de las personas que dirigen,
y los cargos; y se identifica al resto de las personas como un
grupo, ya sea de vecinos, padres de familia, docentes,
autoridades, entre otros.
 Se debe indicar claramente el nombre y cargo de la persona que
suscribe el acta.

b. Cláusulas, puntos o cuerpo del Acta

Se escriben con letras mayúsculas, seguidas del punto que
corresponda, en el mismo renglón sin dejar espacios entre una
cláusula y otra, y ordenadas como: PRIMERO, SEGUNDO,
TERCERO, etc. Después del título de la cláusula se escribe el
contenido en forma clara y resumida. Las cláusulas deben
contener la agenda u orden del día, los acuerdos y resoluciones
tomadas. Es conveniente no dejar espacios entre una cláusula y
otra.
c. Cierre o finalización:
Se redacta de la siguiente manera: “Se finaliza la presente, en
el mismo lugar y fecha, a las diez horas en punto, leída y
ratificada, firmando para constancia los que en ella
intervenimos” Es incorrecto iniciar el cierre del acta con las
palabras “No habiendo más que hacer constar……………..” y
tampoco se debe anotar como un punto o cláusula más del acta.

d. Firmas de quienes intervienen:

Después de cerrar el acta, se da lectura a la misma y se invita a
los y las participantes de la reunión a firmar. Se escriben los
nombres de las personas que firman, aunque estas sean legibles.
Si al momento de firmar el acta, una persona se niega a firmar, se
agrega una cláusula en donde consten los motivos para no firmar.

Características:
 Las actas se registran en un libro debidamente autorizado
para ese propósito por la Supervisión Educativa
correspondiente, por la DIDEDUC, por la CGC, entre otros.
 Cada página del Libro para actas se llama FOLIO, se debe
numerar cada folio.
 En toda la redacción de un acta, no es permitido hacer
borrones, y cuando se consigne un dato equivocado, este
debe tacharse con guiones, entrelinearse debiendo escribir
la palabra correcta entre diagonales, y testarse al final del
acta; al final del cierre y antes de la firma de los
comparecientes.
 Si alguno de los comparecientes no está de acuerdo con
una de las cláusulas o con todo el contenido del acta y esta
ya se cerró, en los últimos renglones se escribe la frase
OTRO SI (todo en mayúscula), que significa “ADEMÁS DE
ESTO”, aclarando o ampliando la cláusula o la parte no
aprobada. Después se vuelve a firmar.
 Un acta se deja sin efecto o se anula a través de la
suscripción de otra (s), en la cual se explican los motivos de
la anulación.
Clases o tipos de Actas:

 De inicio de labores
 De fin de ciclo
 De evaluaciones
 Disciplinarias
 De toma de posesión
 De entrega del cargo
 De revalidación de establecimientos Educativos.
 De visitas oculares
 De constitución de OPF´s
 Por cualquier reunión que a juicio de los participantes o
autoridades deba suscribirse un documento con estas
características.

Recomendaciones en la elaboración de Actas.

 La redacción debe hacerse con lenguaje claro.

 Todas las personas que intervienen en la reunión deben firmar el
acta.
 Al finalizar el acta se testa, o se entrelínea de la siguiente
manera: Entrelineado: (se escribe todo lo que se escribió entre
líneas), Léase. Testado: (Se escribe todo lo que se testó),
Omítase
 Después del OTRO SÍ, firman de nuevo todas las personas
participantes.
 Cuando se transcribe o certifica un acta, si las firmas
consignadas no son legibles o no se entienden, al final de la
transcripción o certificación se aclara: “Aparecen las firmas
ilegibles de la Directora y las maestras que intervinieron y el sello
correspondiente….”

Ejemplos de Testados

Correcciones del Acta: si se incurre en errores, como no es permitido

borrar, hay varias formas de corregir.
Entrelineados: Le antecede una Diagonal /, lo mismo al finalizar / Ej.:
Revisada /a la cotización,/ la papelería de los participantes,
encontrándose de conformidad a los requisitos.
Omisiones: Para dejar sin valor lo escrito innecesariamente. Ej. Tres
de las quince caballerías de la finca se siembra están cultivadas
con……. Se usa el guión menor para omitir la palabra en este caso las
palabras son: se siembran.
Agregados: sirve como su nombre lo indica, para hacer valedero lo
agregado.
Testado: Entrelineado, /a la cotización,/ léase. se siembran, omítase.
Están cultivadas, léase.

¿Cómo se hacen las correcciones?

Por medio de testado que significa borrar o anular lo escrito y que se

aplica en las correcciones de entrelineados, omisiones y agregados.
Además el testado aclara el contenido.

¿Dónde se hacen las correcciones?

Al final del acta, antes de las firmas.

Agregados: Si después de haberse firmado el acta hay necesidad de
incluir otro asunto, se realiza anteponiéndole: OTRO SI.
Después, vuelven a firmar los participantes. Si alguno de los
participantes no está de acuerdo con alguno de los puntos o existe
contrariedad, firma, pero antes escribe la anotación o justificación
respectiva de su desacuerdo.
Ejemplo:

Acta No. 09-2017 empunto

En el municipio de Morazán, departamento de El Progreso, siendo las
ocho horas con cinco minutos del día miércoles veintidós de marzo del
año dos mil diecisiete, reunidos en las instalaciones que ocupa la
Supervisión Educativa de este municipio, la Licda. Silvia Consuelo
Gamarro Herrera, Supervisora Educativa, Profesor. Eswin Ramiro
Cardona Yoxom, Director Profesor Titulado (Titular) para dejar
constancia de lo siguiente: PRIMERO: Se tiene a la vista el Aviso de
Suspensión de Trabajo del IGSS de Guatemala, Guatemala de fecha
22 de marzo de dos mil diecisiete a favor del Profesor Eswin Ramiro
Cardona Yoxom, Director Profesor Titulado (Titular), de la EORM JM,
Aldea El Plan del municipio de Morazán, departamento de El Progreso,
con cargo a la Partida Presupuestaria 2017-11130008302-00-0202-
0022-14-12-01-000-002-000-011-00009, devengando un Salario Inicial
de Q.3,646.00, Escalafón Q.911.50 haciendo un total de Q.4,557.50.
SEGUNDO: Suspensión por Enfermedad concedida al Profesor Eswin
Ramiro Cardona Yoxom, Director Profesor Titulado (Titular), por
término del veintidós de marzo de dos mil diecisiete al veinticuatro de
marzo de dos mil diecisiete. Asimismo, haciendo entrega formalmente
al cargo que venía desempeñando como Director de grados, Libros de
Actas, Libro de Inscripción, Libro de Inventario, Libro de Asistencia,
juego de llaves y sellos respectivos. TERCERO: Se deja constancia
que la presente acción surte efectos el día de hoy miércoles veintidós
de marzo de 2017. Además, esta acción se realiza en esta Supervisión
Educativa por ser el profesor Cardona Yoxom, Director con grados del
establecimiento en mención. Se finaliza la presente en el mismo lugar y
fecha de su inicio siendo las nueve horas en punto, firmando para
constancia los que en ella intervenimos. HASTA AQUÍ LA
EVALUACION DE I PARCIAL
f_________________________ f _________________________
 sello

CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. DEFINICIONES:

**Es un documento por medio del cual se da fe de tener a la vista

constancia escrita de actas, oficios, conocimientos, certificados de
estudio u otros documentos.

**Testimonio o documento justificativo de la verdad de algún escrito,

acto o hecho.

**Acto por medio del cual, una persona da fé de algo que le consta.

2. PARTES O ELEMENTOS

a. ENCABEZADO: Se escribe con letras mayúsculas para resaltar.

Se anota quién certifica el documento, tipo de documento, libro,
folio y número.

b. CONTENIDO: Se transcribe de forma literal o en su defecto, solo

en su parte conducente, según el caso.

c. CIERRE: Se anota lugar y fecha, condiciones de la certificación,

hoja, sellos firmas.

d. Firma, nombres y apellidos de quien certifica y sello respectivo.

(En algunos casos con el Vo. Bo. de autoridad superior.

Dependiendo del trámite que se realice, la certificación debe ser

refrendada con el Visto Bueno de la autoridad competente.

3. CARACTERÍSTICAS:

 Como documento solemne, en lo sustancial y en lo formal,

tiene rango de documento público.
 La certificación es la verdad legal
 La certificación tiene valor legal y se extiende en papel bond.
 Generalmente se extiende certificación de actas y certificación
de estudios cuando se extravía el original, o cuando se
deteriora, ya que éstos solo se extienden una sola vez.
 4. CLASES O TIPOS:

Existen dos formas de certificar un documento:

LITERAL: La transcripción completa del documento,
CONDUCENTE: Solamente la parte que interesa

5. ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA:

 En materia administrativa, las certificaciones pueden ser

extendidas y autorizadas por el o la secretaria o asistente,
quien por ley y la naturaleza de su cargo tiene la “potestad
certificante”, siempre y cuando se base en actas,
documentos, expedientes o cualquier antecedente escrito
existente en oficinas o archivos.
 Se reconoce a todos los ciudadanos el derecho de obtener
copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos o
actos que le interesen.

Ejemplo:
LA INFRASCRITA SUPERVISORA EDUCATIVA DEL MUNICIPIO DE MORAZÁN
DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO, CERTIFICA HABER TENIDO A LA VISTA
EL LIBRO DE MOVIMIENTO DE PERSONAL No.1, QUE PARA SU EFECTO SE
LLEVA EN ESTA SUPERVISIÓN EDUCATIVA, EN EL QUE A FOLIOS 266 AL
267 APARECE EL ACTA No. 09-2017 LA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE:

Acta No. 09-2017

En el municipio de Morazán, departamento de El Progreso, siendo las ocho
horas en punto del día miércoles veintidós de marzo del año dos mil
diecisiete, reunidos en las instalaciones que ocupa la Supervisión Educativa
de este municipio, la Licda. Silvia Consuelo Gamarro Herrera, Supervisora
Educativa, Profesor. Eswin Ramiro Cardona Yoxom, Director Profesor
Titulado (Titular) para dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: Se tiene
a la vista el Aviso de Suspensión de Trabajo del IGSS de Guatemala,
Guatemala de fecha 22 de marzo de dos mil diecisiete a favor del Profesor
Eswin Ramiro Cardona Yoxom, Director Profesor Titulado (Titular), de la
EORM JM, Aldea El Plan del municipio de Morazán, departamento de El
Progreso, con cargo a la Partida Presupuestaria 2017-11130008302-00-
0202-0022-14-12-01-000-002-000-011-00009, devengando un Salario Inicial
de Q.3,646.00, Escalafón Q.911.50 haciendo un total de Q.4,557.50.
SEGUNDO: Suspensión por Enfermedad concedida al Profesor Eswin
Ramiro Cardona Yoxom , Director Profesor Titulado (Titular), por término del
veintidós de marzo de dos mil diecisiete al veinticuatro de marzo de dos mil
diecisiete. Asimismo, haciendo entrega formalmente al cargo que venía
desempeñando como Director de grados, Libros de Actas, Libro de
Inscripción, Libro de Inventario, Libro de Asistencia, juego de llaves y sellos
respectivos. TERCERO: Se deja constancia que la presente acción surte
efectos el día de hoy miércoles veintidós de marzo de 2017. Además, esta
acción se realiza en esta Supervisión Educativa por ser el profesor Eswin
Ramiro Cardona Yoxom, Director con grados del establecimiento en
mención. Se finaliza la presente en el mismo lugar y fecha de su inicio
siendo las nueve horas en punto, firmando para constancia los que en ella
intervenimos. Aparecen firmas y sello respectivo.
Y PARA LOS USOS LEGALES, EXTIENDO FIRMO Y SELLO LA PRESENTE
CERTIFICACION EN UNA HOJA DE PAPEL BOND TAMAÑO OFICIO EN EL
MUNICIPIO DE MORAZÁN DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO A LOS
VEINTIDOS DIAS DEL MES DE JULIO DEL AÑO DOS MIL VEINTIDÓS.
 Licda. Silvia Consuelo Gamarro Herrera
Supervisora Educativa

LA INFRASCRITA DIRECTORA DE LA ESCUELA OFICIAL RURAL

MIXTA, DE ALDEA EL PALMAR, MUNICIPIO DE SANARATE,
DEPARTAMENTO DE EL PROGRESO, CERTIFICA: QUE PARA EL
EFECTO HA TENIDO A LA VISTA EL EXPEDIENTE DE ESTUDIOS Y
LA DOCUMENTACIÓN OFICIAL QUE AMPARA A LOS MISMOS, EN
DONDE CONSTA QUE LA ALUMNA: CARLA DANIELA CASTAÑEDA
GARCÍA, CURSÓ Y APROBÓ TODAS LAS ASIGNATURAS
CORRESPONDIENTES AL TERCER GRADO PRIMARIA DURANTE
EL CICLO ESCOLAR 2017, HABIENDO OBTENIDO LAS
CALIFICACIONES SIGUIENTES: - - - -

Comunicación y Lenguaje 89 pts. ………Aprobada

Matemática 90 pts……………………….. Aprobada

Medio Social y Natural 94 pts…………... Aprobada

Formación Ciudadana 88 pts…………… Aprobada

Expresión Artística 95 pts……………….. Aprobada

Educación Física 98 pts…………………. Aprobada

Resultado…………………………………..Aprobada

Y PARA LOS USOS LEGALES QUE A LA INTERESADA

CONVENGAN, SE LE EXTIENDE LA PRESENTE EN UNA HOJA DE
PAPEL BOND BLANCO TAMAÑO CARTA, EN SANARATE, A LOS
SIETE DÍAS DEL MES DE AGOSTO DE DOS VEINTIDÓS. - - - - - - - -
--------------
Lic. Wilson Lima Cruz
Director Vo.Bo. Supervisor
Educativo

Sellos

CONOCIMIENTOS

1. DEFINICIÓN:

Es una constancia que se suscribe en un libro específico, previamente

autorizado por una autoridad competente, relacionado a la recepción y
entrega de bienes y documentos o notificaciones de información al
personal docente, padres de familia, autoridades, entre otros.

Para hacer un recordatorio individual o colectivo de recepción o entrega

de bienes y documentos o notificaciones con la finalidad de no
olvidarlos u omitirlos. También para dejar constancia del procedimiento
o tratamiento que se dio a alguna situación u objeto.

Este documento, también se elabora con el objeto de dejar constancia

de algún suceso, es muy utilizado cuando se hacen visitas, o cuando
se entregan documentos, u otros objetos, para dejar constancia por
escrito y tener un respaldo en futuras ocasiones.

2. PARTES O ELEMENTOS:

a. Número de orden: Correlativo incluyendo el año

b. Contenido: Descripción de lo que se quiere hacer constar,
indicando los nombres de las personas que intervienen (quién
entrega y quién recibe).
c. Lugar y fecha (también puede ir al inicio)
d. Firma de las personas que intervinieron.

3. CARACTERÍSTICAS:

 Poco formales
 El cuerpo o desarrollo del conocimiento es corto, un párrafo o
dos a lo sumo.

4. CLASES O TIPOS:
 Los conocimientos se redactan de acuerdo al asunto o
situación que se quiere o se va a conocer.
 5. RECUERDE QUE:
 Es un documento que tiene legalidad y credibilidad, pero su
redacción es sencilla, no requiere de muchos formalismos.
 Por ser comunicación escrita, debe tenerse mucho cuidado
con su conservación.
 Se redactan cuando se recibe o entrega algún documento
de mayor formalidad, cuando una autoridad visita la escuela
u oficina, cuando se envía material o se deja constancia de
un dato que más adelante puede ser trascendental.
 Puede ser redactado por el director (a) de un
establecimiento educativo, por profesores de grado o
catedráticos y por autoridades educativas.

Ejemplo:

CONOCIMIENTO No. 014-2009

En la presente fecha nos visita el señor: Julio Eduardo Ramírez,

monitor de APROFAM, para impartir una charla y exhibir una película
referente a Maternidad y Paternidad responsable, dirigido a los
alumnos y alumnas de este centro educativo, actividad que inicia a las
9:00 horas y finaliza a las 11:00horas. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
-----------

CONSTE:

Aldea Sacabastos, Morazán, Depto. El Progreso, 25 de marzo de 2009.

Profa. Judith Monterroso Joel Crisanto Ramírez

Directora

Julio Eduardo Ramírez

Monitor de APROFAM.
Sello
Otro ejemplo de Conocimiento:

Conocimiento No. 01-2018

En la presente fecha siendo las diez horas en punto se le hace

entrega a las directoras de los diferentes Centros Educativos
del nivel Preprimaria del municipio de Morazán, departamento
de El Progreso, los siguientes Materiales:
*5 folder de DIGEBI
*1 manual sobre los Menús de alimentación Escolar
*1 Cartilla sobre la Calidad Educativa
*1 Afiche con el tema “Alimentación Saludable”
*1 Ley de Alimentación Escolar

Conste,

Morazán, Depto. El Progreso, 25 de julio de 2019.

Nombre, firma y sello de quién recibe

Nombre, firma y sello de quién

entrega
 Sellos.

CIRCULAR

1. DEFINICIÓN:

 Orden que una autoridad superior dirige a sus subordinados.

 Carta dirigida a varias o diversas personas para notificarles algo.
 Correspondencia que difunde información de interés colectivo.
 Disposición de rango inferior dentro de la jerarquía normativa, por
debajo de la Ley, el Decreto y la orden o Acuerdo Ministerial que
regula aspectos organizativos o internos de una materia.

2. PARTES O ELEMENTOS:

a. Encabezado con la palabra CIRCULAR y a la par el número

correlativo.
b. Lugar y fecha.
c. Indicación de destinatarios, o sea las personas que deben
enterarse y acatar su contenido.
d. Texto con el asunto o contenido.
e. Firma y sello de la autoridad que la extiende (en original, para
constancia de su autenticidad).

3. CARACTERÍSTICAS:

 Su función es recordar o informar sobre decisiones,

medidas, fecha de sesiones o entrega de documentos,
entre otras cosas.
 Tiene por objeto el mejor cumplimiento de las leyes o de los
preceptos reglamentarios.
 La circular debe reservarse para los asuntos que tengan
carácter permanente.
  Su redacción debe ser sencilla, clara y breve; debe ser
redactada de manera que la persona o personas que la
lean la entiendan.
 Utilizar frases y párrafos cortos.
 Utilizar papel con el logotipo o membrete de la empresa o
dependencia que la expide.
 Para finalizarla hay que agradecer la atención prestada.
 Se utiliza para brindar información colectiva.

4. RECUERDE QUE:

 La circular representa el principio de la jerarquía normativa,

en el sentido de que no puede contener disposiciones que
sean contrarias a las dispuestas en las leyes, decretos,
órdenes acordadas por las instancias de gobierno
facultadas para ello, acuerdos ministeriales, y disposiciones
de autoridades y órganos inferiores según el orden de su
respectiva jerarquía.
 Generalmente las circulares son emitidas por los órganos
administrativos con rango de Dirección general.
 Una circular es un documento en forma de orden y de
carácter general en que la administración educativa da
reglas o hace prevenciones a sus subalternos, en un
determinado ramo o asunto.
Ejemplo:
EXPEDIENTE:
1. DEFINICIÓN:
Conjunto de documentos relacionados con el asunto administrativo, en
el cual constan las gestiones hechas por los interesados,
investigaciones, consultas y lo resuelto por las autoridades
competentes. Es conveniente poner una portada al expediente que
contenga los datos que sirvan para su identificación y clasificación, por
ejemplo: Nombre de la oficina, número, nombre del solicitante, fecha
de iniciación del expediente y folios.

2. PARTES O ELEMENTOS:
Los elementos de un expediente, varían según la naturaleza o razón de
ser de la institución a donde se entregará el mismo, generalmente cada
oficina implementa un formulario específico o formato para que el (la)
interesado (a) presente su expediente.

3. CARACTERÍSTICAS:

 Generalmente, el conjunto de papeles o documentos que forman

un expediente, se ordenan en un folder, carpeta o sobre.
 La mayoría de veces, se conforman de acuerdo a la situación
específica, es decir, que quien solicita el expediente pedirá los
documentos en el orden que le interese o de su prioridad.
 Así mismo, la persona, institución u organización demandante,
especificará los documentos que le interesen. No siempre se
incluirán todos los que el interesado desearía.

4. CLASES O TIPOS

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO:

Conjunto de antecedentes y documentos relativos a un asunto.

Es el medio o recurso que se realiza a través de diversos trámites
para resolver o superar ciertas situaciones.
En estos expedientes deben constar las certificaciones de las
actas que faccionen las autoridades, directores, Supervisores
educativos y de las resoluciones del Ministerio de Educación.
Ejemplo:
Lista de cotejo para conformar expediente para realizar una
Excursión escolar.

SUPERVISIÓN EDUCATIVA
SECTOR 02-02-01
 MORAZAN, DEPTO. EL PROGRESO
TABLA DE CONTROL Y REGISTRO DE EXPEDIENTES DE EXCURSIONES
ESCOLARES
Nombre del Director(a): ____________________________Teléfono_______________
Establecimiento _________________________________________________________
Ubicación del Centro Educativo: _________________________________

No. DOCUMENTOS QUE DEBE ADJUNTAR (DEBE PRESENTARSE EN EL ORDEN Marque

SIGUIENTE:) con X
1 Solicitud del director (a)
Plan de Excursión Conteniendo:
 Parte informativa
 Justificación
 Objetivos
 Itinerario
2
 Conducción (Responsables de la actividad, delegar comisiones)
 Evaluación (Valorar si la Finalidad, Preparación y Conducción de la
excursión fueron logrados de acuerdo a lo planificado
identificándose los aciertos y deficiencias en el desarrollo de la
misma).
Nómina de alumnos indicando nombre y grado de cada uno con firma y
3
sello del director(a) y Vo. Bo. De la Supervisora Educativa
Autorización firmada por los padres de familia y director (una por cada
4 niño, con firma original y DPI) (No es necesario presentarlo a la DIDEDUC,
solo en la Supervisión Educativa).
5 Fotocopia de Licencia de Conducir del piloto.
6 Fotocopia de DPI del Piloto
7 Fotocopia de Tarjeta de Circulación del vehículo a utilizar.
8 Póliza de Seguro del Vehículo
9 Carta donde consta que el vehículo está en perfectas condiciones
10 Carta de Cotización del Transporte con el sello respectivo
11 Cotización por parte del Parque Recreativo.
Certificaciones de Nacimiento en original. (No es necesario presentarlo a
12
la DIDEDUC, solo en la Supervisión Educativa)
Acta de autorización de Excursión firmada por padres de familia, personal
13
docente y administrativo.

I. NOTA: Por favor colocar los documentos según el orden de la lista de cotejo en folder con
fastener, Toda la documentación debe de presentarse con un mínimo de 10 días de
anticipación tal como lo regula el Reglamento de Excursiones Escolares Acuerdo
Ministerial No. 1345 Reglamento de Excursiones Escolares de fecha 02 de septiembre de
1995 Artículo 13, literal “e”.

f. _________________________ Vo. Bo. f. ______________________________

DIRECTOR (A) Licda. Silvia Consuelo Gamarro Herrera
SUPERVISORA EDUCATIVA

Ejemplo de conformación de expediente de estudiantes que egresan

de Sexto Primaria
SUPERVISIÓN EDUCATIVA
SECTOR 02-02-01
 MORAZÁN, DEPTO. EL PROGRESO

TABLA DE CONTROL Y REGISTRO DE EXPEDIENTES DE SEXTO

PRIMARIA 2019

Nombre del Director (a):________________________________________Telefono:__________________

Establecimiento:___________________________________________Código:_______________________
Ubicación del Centro Educativo:____________________________________________________________
Nombre de la Supervisora Educativa:________________________________________________________

Marque
No. DOCUMENTOS QUE DEBE ADJUNTAR con X
1 Certificación de Nacimiento extendida por RENAP en original
2 Certificado de Primero sin corrector, tachones o manchones. (Verificar
que los datos del alumno (a) sean los correctos.)
3 Certificado de Segundo sin corrector, tachones o manchones. (Verificar
que los datos del alumno (a) sean los correctos.)
4 Certificado de Tercero sin corrector, tachones o manchones. (Verificar
que los datos del alumno (a) sean los correctos.)
5 Certificado de Cuarto sin corrector, tachones o manchones. (Verificar que
los datos del alumno (a) sean los correctos.)
6 Certificado de Quinto sin corrector, tachones o manchones. (Verificar
que los datos del alumno (a) sean los correctos.)
7 Certificado de Sexto sin corrector, tachones o manchones. (Verificar que
los datos del alumno (a) sean los correctos.)
8 Constancia de Código Personal
9 Diploma de Sexto Primaria con los datos correspondientes
10 Cuadro PRIM-2B Original firmado y sellado
Nota: Toda la documentación deben presentarla en folder con fastener a
excepción del diploma de sexto.

f.______________________
Director (a)