Versión.
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE CÓDIGO: SG-SST -PRO -14
EXAMENES MEDICOS
Fecha: diciembre de 2023
1. OBJETIVO
Identificar el óptimo estado de salud de los trabajadores de D&R INGENIERÍA
SAS S.A.S, previo al ingreso, durante el desempeño del cargo, post-incapacidad y
en el momento del retiro definitivo de la empresa, a través del procedimiento a
seguir en caso de la realización de exámenes médicos, así como servirá de guía
para todas aquellas personas que deban dirigir y controlar la totalidad de
actividades relacionadas con el manejo de los trabajadores.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación de las necesidades para la práctica de los exámenes
médicos ocupacionales requeridos y culmina con la asignación de los
Programas de Vigilancia Epidemiológica cuando aplique.
3. DEFINICIONES
Anamnesis: Interrogatorio que se realiza a la persona en búsqueda de
información acerca de datos generales, antecedentes, identificación de síntomas y
signos, así como su evolución.
Examen Médico Ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y
examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de
riesgo y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha
exposición. Incluye anamnesis, examen físico completo con énfasis en el órgano o
sistema blanco, análisis de pruebas clínicas y paraclínicas, tales como: laboratorio,
imágenes diagnósticas, electrocardiograma y su correlación entre ellos para emitir
el diagnóstico y las recomendaciones.
Examen de Ingreso: Una de las obligaciones del empleador, según el Código
Sustantivo del Trabajo, es la de hacer practicar al trabajador, a raíz de su
selección o ingreso, un examen médico de ingreso que establezca su estado de
salud y los riesgos o enfermedades adquiridos en otras empresas.
Son aquellas que se realizan para determinar las condiciones de salud física,
mental y social del trabajador antes de su contratación, su función de las
condiciones de trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos
de la tarea y perfil del cargo.
El objetivo es determinar la aptitud del trabajador para desempeñar en forma
eficiente las labores sin perjuicio de su salud o la de terceros, comparando las
demandas del oficio para el cual se desea contratar con sus capacidades físicas y
mentales; establecer la existencia de restricciones que ameriten alguna condición
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sujeta a modificación, e identificar condiciones de salud que, estando presentes en
el trabajador, pueden agravarse en desarrollo del trabajo.
Examen Médico Periódico: Es aquella valoración médica que se realiza durante
la permanencia de la persona en la compañía, en el cual se determina si su
condición de salud ha cambiado o no por el desempeño del cargo. Este
generalmente se realiza cuando el trabajador cumple su segundo año en la
empresa y se continúa haciendo bianualmente. Las evaluaciones medicas
ocupacionales periódicas se clasifican en programas (programas de vigilancia
epidemiológica y por cambio de ocupación).
Evaluaciones médicas periódicas programadas: Se realizan con el fin de
monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz,
posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud
del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio de trabajo.
Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer
un manejo preventivo. Dichas evaluaciones se realizan cada año especialmente
en los contratos donde se ha identificado el factor de riesgo ruido (medio), evento
que afecta la salud de los trabajadores.
Evaluaciones médicas por cambios de ocupación: El empleador tiene la
responsabilidad de realizar evaluaciones médicas al trabajador cada vez que este
cambié de ocupación y ello implique cambio de medio ambiente laboral, de
funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que
detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia. Su objetivo es
garantizar que el trabajador se mantenga en condiciones de salud física, mental y
social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que las nuevas
condiciones de exposición afecten su salud.
Examen médico de retiro: Es la valoración médica que se le realiza a la persona
una vez se desvincula definitivamente de la compañía y es donde se determina en
qué condiciones de salud la persona se retira de la misma o si adquirió algún tipo
de afección física o mental.
Una de las obligaciones del empleador, según el artículo 57 del Código Sustantivo
del Trabajo, es la de sugerir practicar al trabajador dentro de los cinco días hábiles
siguientes a la terminación del contrato de trabajo con el objetivo de valorar y
registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se retira de las tareas o
funciones asignadas.
Si al realizar la evaluación médica ocupacional de egreso se encuentra una
presunta enfermedad profesional o secuelas de eventos profesionales –no
diagnosticados-, ocurridos durante el tiempo en que la persona trabajó, la
coordinación del Grupo de Gestión de Talento Humano o quien ella delegue,
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elaborará y presentará el correspondiente reporte a la Administradora de Riesgos
Laborales, las cuales deberán iniciar la determinación de origen.
Examen médico post incapacidad: Es la valoración médica que se realiza a la
persona que ha tenido una incapacidad por enfermedad de origen común/laboral o
por accidente de trabajo superior a 30 días, con el fin de determinar en qué
condiciones de salud se encuentra la persona para poder continuar con su labor o
ser reubicada.
Historia clínica ocupacional: Es el conjunto único de documentos privados,
obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las
condiciones de salud del trabajador, los actos médicos y los demás
procedimientos ejecutados por el equipo de salud que intervienen en su atención.
Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones medicas ocupacionales.
Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de
riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de
mediciones ambientales y eventos de origen profesional. En la historia clínica
ocupacional se debe llevar un registro de las evaluaciones médicas realizadas, el
cual deberá contener:
Identificación del trabajador, tipo y fecha de evaluación.
Identificación de la entidad o persona que realizo la evaluación.
Valoraciones de pruebas complementarias realizadas.
Datos del profesional o del prestador de servicios de salud ocupacional a los
que sea remitida la persona y fecha de remisión.
Perfil del cargo: Conjunto de demandas físicas, mentales y condiciones
específicas, determinadas por el empleador como requisitos para que una persona
pueda realizar determinadas funciones.
Selección de Personal: Proceso estructurado y planificado que permite atraer,
evaluar e identificar con carácter predictivo, las características personales de un
conjunto de candidatos que les hacen más idóneos a un conjunto de
características y capacidades determinadas previamente.
Reintegro laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del trabajador al
desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de
competitividad, seguridad o confort, después de una incapacidad temporal o
ausentismo, así como también, actividades de reubicación laboral o definitiva.
Valoraciones o pruebas complementarias: Son evaluaciones o exámenes
clínicos o paraclínicos realizados para complementar un determinado estudio en la
búsqueda o comprobación de un diagnóstico.
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4. RESPONSABLE
Este procedimiento será liderado por el responsable del Sistema de Gestión en
SST como parte de la gestión del riesgo, con la participación y compromiso de
todos los niveles de la organización y otras partes interesadas.
5. DESCRIPCIÓN
5.1. Requisitos, documentos y condiciones requeridas para la aplicación de
este documento y a continuación se describen las actividades y tareas del
procedimiento.
Conforme a lo establecido en la Resolución 2346 de 2007, se requiere determinar
las condiciones físicas y mentales necesarias en una persona para desempeñar
un cargo determinado, a través de la evaluación médica ocupacional.
5.2. Remisión, evaluación y seguimiento a exámenes médicos
ocupacionales: Una vez se haya seleccionado al trabajador para su ingreso y se
tenga la documentación completa del candidato se remite conforme se relacionan
las actividades en el numeral 5.7. De igual manera, para aquellos trabajadores que
requieran la práctica de exámenes periódicos, post incapacidad o de retiro.
5.3. Diligenciamiento, custodia, confidencialidad, conservación de historias
clínicas ocupacionales.
La historia clínica se diligencia en el formato de HISTORIA CLÍNICA
OCUPACIONAL que maneja toda IPS en la práctica de exámenes médicos
ocupacionales, la cual debe contener como mínimo la siguiente información:
1. Fecha, departamento, ciudad donde se realiza la evaluación médica.
2. Persona que realiza la evaluación médica.
3. Actividad económica del empleador.
4. Nombre de las correspondientes administradoras de pensiones, salud y
riesgos profesionales a las cuales está afiliada la persona.
5. Datos de identificación y sociodemográficos de la persona.
6. Datos correspondientes al diligenciamiento de la anamnesis, haciendo énfasis
en la ocurrencia de accidentes o enfermedades laborales y su atención, así
como en antecedentes ocupacionales indicando:
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Nombre de la empresa, actividad económica, sección, cargo u oficio,
descripción de tareas o funciones y anexando todo documento, soporte o
fundamento aportado por la persona evaluada, en especial, lo correspondiente
al desarrollo de tareas y funciones. Igualmente, procederá a complementar la
información existente en la historia clínica cuando hubiere sido registrada con
anterioridad.
7. Tiempo en años y meses de antigüedad en cada cargo u oficio desempeñado
por la persona evaluada.
8. Listado de factores de riesgo a los que haya estado expuesto, anotando
niveles de exposición y valores límites permisibles a la fecha de la medición, si
los hay, en cada oficio realizado, según lo referido por el trabajador y la
información que se suministre como parte de los antecedentes laborales. Se
deberá incluir en el listado, el tiempo en años y meses de exposición a cada
agente y factor de riesgo, así como las medidas de control implementadas.
9. Datos resultantes del examen físico.
10. Impresión diagnóstica o diagnóstico confirmado, que puede incluir la
presunción de origen laboral, cuando hubiere, caso en el cual se deberá
fundamentar brevemente.
11. Una vez diligenciada la historia clínica el médico debe realizar un informe de
aptitud del trabajador para el cargo que va a desempeñar, en el formato
concepto de aptitud laboral manejado por la respectiva unidad médica; este
diligenciamiento es responsabilidad exclusiva del Médico con especialización
en Seguridad y Salud en el Trabajo con licencia en salud ocupacional vigente.
5.4. Reserva de la historia clínica ocupacional: La historia clínica ocupacional y
en general, los documentos, exámenes o valoraciones clínicas o paraclínicas que
allí reposen son estrictamente confidenciales y hacen parte de la reserva
profesional; por lo tanto, no podrán comunicarse o darse a conocer, salvo los
siguientes casos.
1. Por orden de autoridad judicial.
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2. Mediante autorización escrita del trabajador interesado, cuando este la
requiera con fines estrictamente médicos.
3. Por solicitud del médico prestador de servicios en salud ocupacional, durante
la realización de cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento
del trabajador, para seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional.
4. Por la entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la
perdida de la capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.
5.5. Conservación y custodia: La IPS contratada para realizar la evaluación
médica; tendrá la guarda y custodia de las evaluaciones médico-ocupacionales y
de la historia clínica ocupacional, estas son conservadas por un período mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral
del trabajador con la empresa.
5.6. Personal responsable de realizar las evaluaciones médicas
ocupacionales: Las evaluaciones médicas ocupacionales deben ser realizadas
por médicos especialistas en Medicina del Trabajo o Seguridad y Salud en el
Trabajo (Salud Ocupacional), con licencia vigente en Seguridad y Salud en el
Trabajo (Salud Ocupacional).
Se debe garantizar que las unidades médicas y/o Instituciones prestadoras de
servicios, que practican los exámenes médicos ocupacionales (ingreso,
periódicos, post incapacidad, egreso, reubicaciones laborales) cuenten con la
licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo (Salud Ocupacional), al igual que los
profesionales que practiquen los exámenes médicos ocupacionales.
5.7. Descripción de actividades.
Nº Actividad Tarea Evidencia Responsable
Cuando una persona sea
contratada, el equipo de Seguridad
y Salud en el trabajo coordinará
con la persona a vincular la fecha y
Responsable de
hora de la realización para la
Remitir a SST.
evaluación médica de ingreso en la
1. exámenes Solicitud de EMO. Gestión Humana.
Unidad Médica autorizada,
médicos: Médico Laboral
seleccionada, para que se realice
de la IPS.
la toma del examen médico
Ocupacional de ingreso y otros
exámenes complementarios si
aplica.
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Nº Actividad Tarea Evidencia Responsable
Certificado Médico
Ocupacional
Una vez tomados estos exámenes, indicando las Centro de
son remitidos por los centros restricciones atención médica
Evaluació médicos a la empresa, con el existentes y las con licencia en
n formato de aptitud para el cargo, recomendaciones Seguridad y
2.
exámenes allí se verifica si la persona es apta o condiciones que Salud en el
médicos: para el cargo, cuenta con algunas se requiere adaptar Trabajo (Salud
restricciones o no es apto para para que el Ocupacional).
desempeñar el cargo. trabajador pueda Líder de SST.
desempeñar la
labor.
Al recibir concepto de aptitud o
informe de resultados de examen
médico, se le entrega al
Seguimien colaborador certificado del
Comunicado al
to a examen médico que incluye las
trabajador Responsable de
recomend indicaciones, las cuales deben ser
3. relacionando las SST.
ación de tramitadas por el colaborador con
recomendaciones Gestión Humana.
exámenes su respectiva EPS.
al trabajador.
médicos: Se hace seguimiento periódico del
cumplimiento de las indicaciones
(asistencia a controles médicos),
solicitando el soporte al trabajador.
Se revisa el proceso de
vinculación de una persona
cuando se identifican condiciones
Revisar
de salud en el trabajador, que al
proceso
ser comparadas con actividades o Acto
4. de Médico Laboral.
demandas del oficio puede Administrativo.
vinculació
generar perjuicio en sus
n:
capacidades físicas y mentales
(cuando sea un concepto apto
con restricciones).
Cuando la persona, completa un
año en la empresa es programada Responsable del
Realizar por el responsable del SST, para la sistema de
Correo Electrónico
exámenes toma de los exámenes periódicos. gestión en
5. u orden de
periódico Esta actividad se hace en seguridad y salud
solicitud.
s: coordinación con la IPS que preste en el trabajo.
los servicios de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
Recibir y Si después de este proceso la Médico Laboral.
evaluar persona es clasificada como apta, Certificado médico Responsable del
6.
exámenes continúa laborando, si presenta ocupacional. sistema de
médicos algún tipo de restricción, se tiene gestión en
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Nº Actividad Tarea Evidencia Responsable
seguridad y salud
periódico en cuenta y se realiza un
en el trabajo.
s: seguimiento.
Una vez existan
Reubicaci recomendaciones emitidas por la
Revisión en la Gestión Humana.
7. ón de ARL o EPS, se revisa en la
empresa. Gerencia.
persona: empresa con el fin de conocer en
qué cargo se puede desempeñar.
En el momento que un trabajador
pase su renuncia, se le termine el
contrato o se despida, se le
entrega, la carta para la toma del
exámen médico de retiro para que
durante un tiempo no mayor a los 5
días hábiles siguientes se realice el Carta para la
Realizar Responsable de
examen de egreso. Posteriormente práctica de los
8. exámenes SST.
se verifican los resultados. Si el exámenes médicos
de retiro: Gestión Humana.
trabajador no se hace este examen de retiro.
durante el plazo establecido, la
empresa no asume ninguna
responsabilidad, quedando está a
cargo del trabajador. Es potestad
del trabajador realizarse estos
exámenes.
Cuando un trabajador ha tenido
una incapacidad médica de origen
común o laboral mayor o igual a 90 Orden para la
Realizar días se remite a la IPS para la práctica de los Médico Laboral.
examen valoración médica ocupacional. exámenes médicos Responsable de
9. Post
Posteriormente se verifican los post incapacidad. SST.
Incapacid
ad resultados con el fin de revisar las Certificado médico Gestión Humana.
condiciones de aptitud física; si es Ocupacional.
necesario reubicar o acatar
recomendaciones médicas.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Decreto 1072 de 2015: Decreto único reglamentario del sector trabajo, capitulo
6 sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, Art. 2.2.4.6.8
obligaciones del empleador.
Ley 1562 de 2012: Por la cual se modifica el sistema de Riesgos Profesionales
y se dictan otras disposiciones en salud ocupacional.
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Resolución 2578 de 2012: Por la cual se establecen lineamientos para el
cumplimiento de la Res. 1409 de 2012 expedida por el ministerio de trabajo,
sobre trabajo en alturas, y se dictan otras disposiciones.
Resolución 1409 de 2012 del Ministerio de trabajo: Por la cual se establece el
Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas.
Resolución 1918 de 2009: Por la cual se modifican los artículos 11 y 17 de la
Resolución 2346 de 2007 y se dictan otras disposiciones respecto a las
evaluaciones médicas ocupacionales y pruebas complementarias.
Resolución 2646 de 2008: Establece las disposiciones y define las
responsabilidades de los diferentes actores sociales en cuanto a la
identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de
la exposición a los factores de riesgo psicosocial en el trabajo, así como el
estudio y determinación de origen de patologías presuntamente causadas por
el estrés ocupacional.
Resolución 2346 de 2007: Que “regula la práctica de evaluaciones médicas
ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales”.
Esta resolución declara la obligatoriedad de todas las evaluaciones
ocupacionales y da los lineamientos para su realización y el reporte de sus
resultados.
Decreto 1295 de 1994: Establece la obligación del empleador de programar,
ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de salud ocupacional, en el
cual se contempla la realización de exámenes médicos (Art. 21 y 56).
Resolución 6398 de 1991: Establece la obligatoriedad de las valoraciones
ocupacionales de ingreso.
Resolución 1016 de 1989: En su numeral 1, artículo 10 establece la
realización de exámenes médicos, clínicos y paraclínicos para admisión,
selección de personal, ubicación según aptitudes, cambios de ocupación,
reingreso al trabajo y otras relacionadas con los riesgos para la salud de los
trabajadores.
Ley 23 de 1981: Por la cual se dictan normas en materia de ética médica,
establece normas que obligan al manejo cuidadoso de la Historia Clínica.
Código sustantivo del trabajo: En su artículo 57, numerales 7 y 65 declara la
obligatoriedad del empleador de ordenar la práctica de exámenes médicos pre
ocupacionales o de admisión a todos sus trabajadores.
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7. ANEXOS
Formato orden de servicio de EMO.
Carta de Examen de Retiro.
Matriz de seguimiento de Exámenes Médicos.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN CAMBIOS REALIZADOS FECHA DE
APROBACIÓN
01 Creación del documento Diciembre 2023
9. FIRMAS DE APROBACIÓN
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Yerson Ramirez Ariño Daniel Riveros Rubiano Daniel Riveros Rubiano
Profesional SST Director General Director General
