Caso Práctico

Ultramarinos S.L.
FACTUSOL 2022 e.v.

© 2022 Software del Sol S. A.

Queda prohibida cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o
transformación de este documento sin autorización expresa de Software del Sol S. A.
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¿Cómo está estructurado este manual?

Este manual está especialmente diseñado para utilizarlo con los materiales formativos del módulo de
Operaciones Administrativas de Compraventa de la editorial Editex.

Consta de dos partes principales:

• La primera está orientada a la instalación, puesta en marcha y configuraciones generales de la

aplicación, así como a la adquisición de los conocimientos básicos acerca de su interfaz y de la
disposición de las opciones.

• La segunda detalla cada una de las operaciones planteada en la Práctica final global referente a la
empresa ULTRAMARINOS, S.L.

La muestra de este manual puede ser descargado en la dirección de Internet:

https://www.sdelsol.com/editex/

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Licencia acceso
Software DELSOL concede al Cliente, que acepta, una licencia de acceso del Software y de la documentación
correspondiente en los términos y condiciones de este Contrato.

El Cliente podrá instalar el Software en las versiones DIGITAL, ESTÁNDAR, PROFESIONAL, EDUCATIVA, CON
SOPORTE Y SIN SOPORTE.

Los componentes del Software se licencian como un solo producto. El Cliente no puede separar los
componentes e instalarlos en diferentes dispositivos.

La licencia de acceso concedida con el presente Contrato se entiende como no exclusiva, onerosa, no
sublicenciable, intransferible y en todo caso no utilizable por terceros por ningún motivo, sin el previo
consentimiento por escrito de Software DELSOL.

Activación obligatoria.
El acceso al Software está subordinado a su activación, por parte del Cliente, mediante los códigos
comunicados por Software DELSOL.

Validación
Software DELSOL se reserva el derecho de comprobar la validez de las licencias de acceso instaladas en los
equipos del Cliente, también con la ayuda de programas electrónicos, enviando automáticamente a Software
DELSOL los datos de identificación de las licencias presentes en los sistemas y terminales del Cliente.

Si durante la fase de validación se comprueba que el software instalado en el dispositivo del Cliente es falso,
no tiene una licencia regular o no es un producto original de Software DELSOL, el Cliente no podrá seguir
utilizando ese Software y Software DELSOL suspenderá la prestación de cualquier servicio al Cliente.

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Requerimientos del programa

Los requisitos mínimos para la instalación de la aplicación son los siguientes:

• PC con Windows 8 en adelante

• 1 GB de espacio disponible en disco duro
• Resolución de pantalla 1.366 x 768 o superior
• Para la actualización automática del programa, información en línea y envío de correos electrónicos
se requiere conexión a Internet
• Para la visualización de documentos PDF se requiere un visor del mismo.

Instalación del programa

El proceso de instalación del programa es idéntico tanto para sistemas monousuario como multiusuario en
red local, etc. También se hace de la misma manera si estás instalando cualquiera de nuestras versiones de
nube.

Puedes descargar el programa desde la siguiente dirección:

https://www.sdelsol.com/editex/

Una vez descargado, iniciaremos la instalación ejecutando el archivo correspondiente.

Este proceso abrirá el asistente de instalación donde tienes que pulsar sobre el botón Siguiente, siempre que
sea requerido.

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Cuando instalas la Versión Educativa, debes de seleccionar Activar la versión de prueba en la siguiente
pantalla:

El siguiente paso es introducir el identificador que recibiste en el correo electrónico que indicaste cuando
descargarte el programa. Para continuar pulsa en Activar prueba.

Recuerda que, al ser la Versión Educativa, no hay caducidad de la prueba y podrás utilizarlo sin límite de
operaciones u opciones. Puedes también actualizarlo cuando sea necesario.

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La primera vez que abrimos el programa, accedemos a una pantalla donde podemos elegir entre CREAR UNA
EMPRESA o UTILIZAR DATOS DE PRUEBA. Selecciona la primera opción y pulsa Siguiente.

A continuación, Introduce los datos de la empresa que quieres crear.

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Si, seleccionas utilizar datos de prueba, el siguiente paso es seleccionar que tipo de empresa quieres crear.
Puedes seleccionar entre COMPLETA CON CONTROL DE STOCK o FACTURACIÓN DE SERVICIOS. Pulsa Abrir
para finalizar.

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Iniciar una sesión con el programa

Pantalla de inicio de sesión

Selección de usuario

La primera vez que accedes al programa sólo dispones del usuario Supervisor, (usuario que tiene el privilegio
de entrar en todas las opciones del programa), por lo que el programa accederá directamente con ese
usuario.

En el caso de que el usuario Supervisor tenga contraseña o si existen más usuarios. Al lanzar el programa nos
aparecerá la pantalla de inicio de sesión.

Puedes seleccionar en el desplegable el usuario con el que quieres entrar. Para dejar un usuario por defecto
puedes marcar la opción Recordar el usuario pulsando el botón que tienes situado a la derecha del nombre
de usuario.

El programa se puede ejecutar de forma simultánea tantas veces como sea necesario, con distintos usuarios
o con el mismo.

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Información y servicios

Pulsando en el icono Más información podemos acceder al apartado Información y Servicios.

En el apartado Información podrás consultar la versión del programa, la licencia de uso, ver las distintas
modalidades de asistencia técnica y enviar sugerencias o incidencias sobre el mismo.

En el apartado Servicios, podrás acceder a los distintos enlaces de la página de Software DELSOL como
Conócenos, Zona privada de clientes, Registro Online, www.sdelsol.com, o acceder a la opción Comprobar
actualizaciones.

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Definición de pantalla
Una vez que accedas al programa, se muestra la pantalla principal que consta de las siguientes partes:

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Barra de accesos rápidos

Esta barra te permitirá acceder a los del menú más utilizados en tu trabajo. Por defecto tenemos el icono de
selección de ejercicio, cierre de sesión y apertura del menú archivo y, por último, el de bloqueo del programa.

Puedes agregar los elementos que desees, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la opción de
menú que quieras añadir y seleccionando Agregar a barra de herramientas.

Por ejemplo, si quisieras añadir el acceso al archivo de artículos, solo tienes que colocar el ratón encima de
esta opción, hacer un clic con el botón derecho y seleccionar Agregar a la barra de herramientas para que lo
añada:

Menú archivo

En la parte superior izquierda de la pantalla se encuentra el menú Archivo.

Desde este menú puedes acceder a las siguientes opciones:

• Información. Puedes acceder a opciones como apertura del siguiente ejercicio, importar información de
la empresa, cambiar código de empresa, etc.
• Nuevo. Nos permite crear una empresa con el programa o a partir de programas de terceros.
• Abrir. Cada vez que inicies una sesión en el programa, se abrirá de forma automática la última empresa
utilizada. Para abandonar esta empresa y poder seleccionar otra, debes cerrar la sesión con la empresa
que tienes abierta (usando la combinación de teclas Ctrl+Z, o seleccionando la opción Cerrar sesión con
la empresa que se encuentra en el menú Archivo). Una vez abierta una empresa, el código, nombre y
ejercicio abierto aparecerá en el título de la ventana.
• Cerrar. Podemos cerrar la sesión con la empresa o cerrar el programa.

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• Seguridad. Permite realizar copias de seguridad, restaurarlas y establecer una contraseña a la base de
datos.
• Registro. Nos muestra, entre otras opciones, información de usuario registrado y nos permite el envío
de sugerencias e incidencias. También nos permite comprobar si existen revisiones o actualizaciones de
la aplicación, saber cuál es nuestra versión de Windows, acceder al Panel de control y Configuración
regional de Windows.
• Opciones. Desde este botón podrás acceder a todas las configuraciones generales del programa
(configuraciones que se aplican a todas las empresas existentes). Podrás configurar aquí:

Menú de cintas

Contiene cada una de las opciones del programa, agrupadas por solapas y dentro de cada solapa en grupos.
Este menú sólo aparecerá cuando tengas iniciada la sesión y se mostrará activo cuando tengas una empresa
abierta.

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Solapa

Grupo Grupo Grupo

Las solapas que se muestran son los conjuntos iniciales de opciones, no obstante, durante la ejecución,
pueden aparecer otras solapas pertenecientes a la opción activa.

Escritorio

En la parte central de la ventana del programa. Mientras no tengamos ninguna opción abierta, se muestran
lo siguiente:

• Barra de favoritos: tendrás accesos directos a las opciones que más utilices. Por defecto se incluyen

algunos accesos directos, pero puedes personalizarlos pulsando en el botón +.

• Herramientas. Nos muestra la agenda de contactos, tareas pendientes, la calculadora y la agenda diaria.

• Resumen. Está formada por un esquema de las operaciones disponibles y su ubicación, así como las
estadísticas de la empresa abierta.

• Noticias. Puedes configurar aquí las fuentes de noticias que quieras que el programa muestre.

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• Asistencia técnica. Acceso a ayudas, video tutoriales, Asistente virtual Atenea, etc.

• Ayuda. En la parte superior derecha tienes el icono Ayuda desde donde podrás acceder al portal de ayuda
de FACTUSOL para ver tutoriales, artículos, videos, etc.

Esta es la página que se abre al pulsar sobre esta opción:

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Barra de estado

Está situada en la parte inferior de la ventana del programa y te muestra el usuario seleccionado, el icono
para enviar un E-mail, el enlace a la web del programa o la información sobre la encriptación de la base de
datos. También tienes acceso a Onda DELSOL, emisora online, donde podrás encontrar música, noticias,
información sobre emprendimiento, tendencias de marketing, redes sociales y todo lo relacionado con tu
labor diaria.

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Mantenimiento de ficheros

Grupo Mantenimiento Grupo Acciones Grupo Vista Grupo Configuración

Grupo Emisión Grupo Útiles

A medida que accedamos en las diferentes funciones del programa, las nuevas pantallas activas seguirán un
patrón común en estructuración de opciones que nos ayudará a simplificar la funcionalidad, búsqueda y filtro
de información.

Búsqueda y filtros

• Filtros: situados en la parte izquierda de la pantalla. Estos filtros permiten localizar datos que se
muestran en la rejilla de datos activa. Podemos filtrar por opciones o por abecedario/meses. Los
filtros varían en las diferentes funciones del programa.

• Buscar en el fichero (Atl+B): filtra en los datos mostrados los registros que contengan la palabra de
búsqueda indicada en este campo.

• Botón refrescar: se encuentra en la parte superior derecha de la ventana y te permite actualizar

los datos del fichero mostrados en la rejilla de datos.

Opciones

• Grupo Mantenimiento: desde los iconos de este grupo podrás crear un nuevo registro, duplicar,
modificar o eliminar el registro seleccionado, así como emitir un listado de los datos activos.

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• Grupo Consultas: agrupará iconos de funciones de consulta relacionados a los datos mostrados en
la rejilla de datos activa. Estos iconos irán variando con cada función del programa.

• Grupo Acciones: este grupo engloba aquellos procesos de emisión y generación de ficheros
relacionados con los datos mostrados. Las opciones visibles en este grupo varían en las diferentes
partes del programa.

• Grupo Útiles tienes acceso directo a herramientas específicas de cada fichero. No siempre
encontrarás activo este grupo.

• Grupo Vista: permite buscar un registro, ordenar el listado y elegir qué columnas quieres mostrar
en la rejilla de datos.

• Grupo Configuración: accede a la configuración del fichero.

Puedes utilizar la barra superior de títulos de cada columna para, haciendo clic en la misma, ordenar los datos
por la columna que desees. Ten en cuenta que no todos los grupos estarán activos en cada función del
programa.

Asistente virtual de soporte técnico ATENEA

El programa lleva integrado un asistente virtual llamado Atenea, que te permite realizar consultas en
lenguaje natural y que irá aprendiendo de la retroalimentación recibida.

Como hemos visto anteriormente, Atenea es accesible desde el apartado Asistencia Técnica del escritorio.
Pulsa sobre el botón Hacer una consulta para comenzar

Solo tienes que escribir la consulta y Atenea te responderá. Recuerda que es importante que indiques si la
respuesta te ha sido de utilidad o no para que el asistente “aprenda” y pueda mejorar.

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Configuración del programa

Vamos a estudiar cómo realizar algunas configuraciones iniciales como son la instalación del programa en
red, la configuración de la impresora o la del correo electrónico.

Configuración en red local

El programa puede funcionar desde varios equipos conectados en red local, accediendo a la misma base de
datos. La configuración se realiza de la siguiente forma:

• Instala el programa en el Servidor y en cada uno de los equipos donde lo vayas a utilizar. La instalación
en cada uno de los puestos debe ser completa. No te servirá instalarlo en el Servidor y crear un icono de
acceso directo al programa en el resto de los terminales.
• En el Servidor comparte la carpeta del programa para que se pueda acceder a ella desde el resto de los
equipos.
• En cada uno de los equipos, configura el programa para que acceda a la carpeta \Datos ubicada en la
ruta que acabas de compartir. Esto se configura desde el menú Archivo > Opciones > Ubicaciones. Para
ello define, en el apartado Ubicación de base de datos, la ruta del servidor donde tendrás los datos del
programa (\Datos) que van a ser compartidos. Una vez introducida la ruta del servidor, pulsa en el enlace
Verificar rutas para que el programa compruebe el acceso y funcionamiento de esta.

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- A continuación, crea los diferentes usuarios que accederán al programa, teniendo en cuenta que
debes dar de alta tantos usuarios como personas vayan a utilizar la aplicación.
- Recuerda que no debes acceder desde diferentes terminales con el mismo usuario.

Configuración de idioma

Por defecto, la interfaz del programa está en castellano, pero puedes configurarlo en catalán si lo deseas. La
opción se encuentra en el menú Archivo > Opciones > Configuración de idioma. Al acceder se mostrará la
siguiente ventana:

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Además del idioma de la interfaz, encontrarás en esta ventana opciones de ajustes de la configuración
regional de país, denominación de identificación fiscal y denominaciones para módulos de gestión del
programa.

Configuración de impresoras

FACTUSOL utilizará por defecto la impresora que esté predeterminada en Windows. No obstante, es posible
configurar tantas impresoras como existan en tu ordenador o red local. También es posible crear varias
configuraciones para una misma impresora con la finalidad, por ejemplo, de seleccionar diferentes tipos de
letras para informes.

La opción para configurar las impresoras se encuentra en el menú Archivo > Opciones > Configuración de
impresoras.

Los pasos para configurar una nueva impresora son:

• Pulsa el botón Nueva.

• Selecciona la impresora que quieres añadir.
• Puedes configurar diversos parámetros del tipo de letra para cada elemento de los informes.
• Pulsa el botón Guardar Impresora.

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Con el botón Hacer predeterminada puedes seleccionar la impresora por la que se imprimirán los informes.
Esta selección afecta también a la vista preliminar de los mismos.

Configuración del correo electrónico

Se accede desde el menú Archivo > Opciones > Correo electrónico.

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En primer lugar, debes de seleccionar el tipo de correo electrónico que el programa utilizará para enviar e-
mails.

Según el servidor de correo electrónico que utilices, tendrás que elegir entre una configuración u otra:

• Microsoft Office Outlook o Windows Live Mail. Son las opciones más sencillas ya que no necesitan que
realices ninguna configuración específica. Seleccionando Outlook, podrás seleccionar el Envío
automático de correo y dejar configurada la cuenta que deseas utilizar para los envíos de entre las que
tengas configuradas en Outlook.
• Mozilla Thunderbird. Te solicita que indiques la ruta donde se encuentra instalado el gestor.
• Configuración Manual. Se utiliza en casos como Hotmail, Gmail, Yahoo, Telefónica y Aol. En este caso,
debemos proporcionar la siguiente información:

- Información del servidor. Datos de tu servidor de correo.

- Información de inicio de sesión. Nombre de cuenta, dirección de correo y contraseña.
- Firma del mensaje. Selecciona si vas a agregar una firma mediante un archivo HTML, texto
enriquecido o sin formato.

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Si eliges la configuración manual, debes tener en cuenta que los envíos de los correos que hagas desde la
aplicación no quedarán almacenados en la bandeja de Correos enviados de tu gestor de correos.

Te aconsejamos que antes de pulsar el botón Aceptar para finalizar, hagas un clic en el botón Probar la
configuración actual, para que te asegures de que todo se ha configurado correctamente.

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Copias de seguridad
Esta opción se encuentra en el menú Archivo, en la opción Seguridad.

La finalidad de este proceso es realizar una copia de la información introducida en cada empresa hasta este
momento. La copia puede hacerse en distintos dispositivos de almacenamiento como pen drivers, discos
duros externos, en una carpeta de tu ordenador o de la red local. También es posible remitir la copia a una
dirección de correo electrónico e incluso proceder a su subida a un servidor FTP.

Es posible que, por algún tipo de problema físico en tu equipo, (cortes de luz, bloqueos, o simplemente avería
de su disco duro), sea imposible acceder a la información que existiese de la empresa. Si esto ocurriese, la
única forma de recuperar los datos sería a través de las copias de seguridad existentes.

Las copias de seguridad también se pueden utilizar como la forma de asegurar los datos antes de ejecutar
opciones irreversibles del programa. En estos procesos, el programa suele aconsejar a través de un enlace,
que la realices.

La copia de seguridad debe tomarse como parte del trabajo diario, y en cualquier sistema informático es la
única arma para defenderse de posibles desastres.
La asiduidad con la que se deben de hacer las copias de seguridad no depende de la cantidad de datos que
introduzcas en el programa, ni del número de horas trabajadas en el mismo, sino del riesgo que puedas o

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quieras asumir como usuario de este.

Datos de la empresa

Selecciona esta opción para realizar una copia independiente por cada empresa y ejercicio. Si tienes una
empresa abierta esos datos vendrán seleccionados por defecto. Puedes optar por añadir a la copia los datos
genéricos del programa marcando la opción Incluir en el archivo ZIP la copia de los datos genéricos del
programa.

Datos genéricos del programa

El proceso de copias de seguridad proporciona la posibilidad de realizar la copia solo de los datos genéricos
del programa. Este proceso pondrá a salvo apartados como modelos de documentos, fichero de usuarios,
fichero de códigos postales etc.

Todos los archivos existentes dentro de la ubicación de datos del programa (sin
incluir las subcarpetas)

Activando esta opción se realizará la copia de seguridad de todas las empresas del programa, así como de los
datos genéricos del este.

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Especificar el destino y opciones de copia

En este apartado debes indicar donde se va a grabar la copia de seguridad. El programa facilita cuatro lugares
donde se pueden hacerlo:

Ruta de copias predefinida. Ubicación predeterminada de copias de seguridad. Dentro del menú Archivo >
Opciones > opción Ubicaciones, se encuentra una carpeta predeterminada para las copias de seguridad. Por
defecto la carpeta se llama Copia y se encuentra dentro de la ubicación genérica de los datos.

Ten en cuenta que, si haces una copia de seguridad con este método y eliges una carpeta de tu ordenador,
el proceso garantizará la seguridad de sus datos frente a algunos problemas, pero si se averiase tu disco duro,
posiblemente, también perderías la copia de seguridad.

El botón Modificar ruta predefinida te permite cambiar la ubicación predeterminada donde se realizarán las
copias de seguridad.

Ubicación especifica. Puedes seleccionar para esta copia la carpeta o unidad donde se van a grabar los datos.
Recomendamos encarecidamente que utilices un medio que no esté físicamente en el mismo equipo que
contiene los datos, como por ejemplo un disco duro externo.

Correo electrónico. Servirá para enviar la base de datos de la empresa a una dirección de correo electrónico
como dato adjunto. La aplicación ofrece también la posibilidad de enviar este fichero comprimido.

Puedes renombrar el archivo de copias si el destinatario de correo electrónico tiene bloqueada la entrada de
archivos con extensión MDB.

El programa recordará la última dirección de correo a la que fue enviada la copia de seguridad.

Servidor FTP. A través de esta opción puedes realizar una copia de seguridad remota de los datos del
programa, realizando el envío a un servidor FTP. Para llevar a cabo esta acción es necesario configurar el
acceso a dicho servidor a través del botón Configurar servidor FTP, indicando nombre de usuario, contraseña,
dirección del servidor y carpeta remota en la que se almacenarán las copias.

No sobrescribir copias de seguridad anteriores. Marcando esta opción el programa hará las copias de
seguridad sin sustituir las que ya tuvieras en esa ubicación.

Identificar las copias con la denominación del programa. Marcando esta opción el programa generará la
copia de seguridad incluyendo en el nombre del fichero el del programa. Así podrás identificar las de cada
aplicación.

Comprimir en archivo ZIP. Marcando esta opción el programa generará la copia de seguridad comprimida.

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Restaurar copia de seguridad

Esta opción se encuentra en el menú Archivo, dentro de la opción Seguridad.

Con este proceso podrás restaurar una copia de seguridad existente con la opción copia de seguridad o
asistente de copias.

La empresa que restaures queda exactamente igual a la existente cuando se grabó la copia.
Antes de proceder con la restauración de la copia, debes asegurarte de que esta se encuentre en buen estado
ya que, en caso de existir un error en la restauración y no poder concluir el proceso, puedes perder los datos
existentes actualmente en esa empresa.

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Si no sabemos la fecha de la última copia, o del contenido de esta, es recomendable hacer una copia de
seguridad previa en otros dispositivos de almacenamientos o carpetas diferentes a las existentes.

Asistente de copias de seguridad desasistidas

A través de esta opción puedes activar, si lo deseas, un mecanismo para hacer copias de seguridad de forma
completamente automática. Este icono se encuentra en la opción Seguridad del menú Archivo.

Si el programa está funcionando en red local, el proceso de copia desasistida se ejecutará sólo en el
ordenador en el que se configure.

Debes completar los pasos necesarios indicando la configuración deseada:

1. Habilitar el proceso de copia de seguridad desasistida. Puedes habilitar o deshabilitar el proceso en

el momento que desees. Si lo deshabilitas, el programa guardará la última configuración, activándola
la próxima vez que la habilite.
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2. Ruta de copia de seguridad. Indica una ruta válida de tu ordenador o cualquiera de su red local.

3. Nº de días entre copias de seguridad. Introduce cada cuantos días quieres que se realice la copia de
seguridad. Puedes elegir desde 1 día hasta 365 días (una vez al año). Te recomendamos que al menos
la realices una vez a la semana.

4. Avisar, sí o no. Seleccionando Sí, cuando se ejecute el asistente, se mostrará un mensaje

preguntando si deseas realizar la copia en ese momento. Si eliges No, la copia se realizará de modo
automático sin avisarte. En ambos casos no podrás trabajar en el programa hasta que no finalice el
proceso de copia.

5. Sustituir la copia anterior. Si eliges Sí, sobrescribirás la copia anterior. Si eliges No, se creará una
nueva copia cada vez que se ejecute el proceso. Si no sustituyes la copia anterior, cada copia que
hagas ocupara espacio en su disco duro.

6. Comprimir la copia. Si eliges comprimir, la copia ocupará menos espacio en tu disco duro, creándose
un solo archivo ZIP que contiene todos los archivos de las bases de datos. Si no la comprimes, se
creará, en la ubicación seleccionada, una copia exacta al contenido de la carpeta \Datos.

7. Al entrar o al salir del programa: Si seleccionas hacer la copia al entrar en el programa, ésta se hará
antes de que comiences a trabajar con el programa. Si seleccionas al salir, el programa comenzará a
copiar en el momento que salgas por primera vez del programa durante el día de la copia.

8. Finalizar: Si habilitas la copia de seguridad desasistida, el programa reiniciará las fechas de copias de
seguridad anterior, por lo que la primera copia de seguridad se realizará sin contar el número de días
programados.

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Chequeo de bases de datos

Esta opción se encuentra dentro del menú Archivo > opción Información.

Cualquier instalación informática está expuesta a fallos eléctricos, averías físicas o mala utilización por parte
de usuarios inexpertos.

Todo esto puede redundar en errores internos en las bases de datos del programa, que impidan en mayor o
menor medida el correcto funcionamiento de los programas.

La aplicación incluye esta opción para examinar y reparar la mayoría de los problemas con los que te
encontrarás durante su funcionamiento. No obstante, ejecutar este proceso puede causar la pérdida
definitiva de los datos chequeados, por lo que es imprescindible crear una copia de seguridad de los datos
antes de ejecutar este proceso.

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Práctica final propuesta

1. Creación de la empresa “Ultramarinos, S.L.”

Datos generales de la empresa:

• Código de empresa: ULT

• Denominación social: Ultramarinos, S.L.
• Nombre comercial: Ultramarinos, S.L.
• N.I.F.: B-54936750
• Domicilio: CL Salcedo, 21
• Código Postal: 28150
• Municipio: Madrid
• Móvil : 699 044 512

Todas las facturas emitidas y recibidas por la empresa tienen incluido el 21% de IVA.

Para crear una nueva empresa en FACTUSOL, accede al menú Archivo.

Dentro del menú Archivo, selecciona la opción Nuevo > botón Nueva empresa.

Los datos para crear una nueva empresa en el programa FACTUSOL están distribuidos en tres solapas y el
botón Configuración, algunos de estos datos son obligatorios para comenzar a trabajar con la empresa, otros

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en cambio pueden ser introducidos con posterioridad.

En primer lugar, tienes que introducir los datos identificativos de la empresa: Código de la Empresa, NIF,
Denominación social y Nombre comercial:
El resto de los datos se encuentran distribuidos en 3 solapas y un botón denominado Configuración:

Introduce en primer lugar los datos de Localización / Contacto, en la parte inferior de la pantalla y en el
apartado Acceso y seguridad, debes seleccionar el ejercicio con el que quieres trabajar y puedes asignar a la
empresa una clave de acceso.

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Solapa Otros datos

En esta solapa podemos indicar el E-mail de la empresa.

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Solapa Tipo de gestión

En esta solapa tienes que indicar el tipo de gestión con la que trabaja la empresa, en nuestro ejemplo
seleccionamos Gestión completa con control de stock puesto que tenemos la necesidad de trabajar con un
almacén.

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Botón Configuración

Desde este botón Configuración accedemos a las siguientes opciones:

Bloqueos y uso

Podremos configurar la empresa para impedir fechas fuera del ejercicio, trabajar con trazabilidad y tallas y
colores en los artículos o habilitar el uso de dimensiones auxiliares en los documentos.

Módulos

Posibilidad de activar el uso de partes de reparación, así como el uso de los costes de obra.

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Enlace contable

Configura el nº de dígitos máximos para las cuentas en contabilidad.

En este supuesto no será necesario que modifiquemos ninguna configuración, con lo cual, tras pulsar
Aceptar, la empresa queda creada.

Proveedor
Nombre de la empresa FILOMENA, S.A.
Dirección C/ EXTREMANURA, 37
Lugar MADRID
Código Postal 28002
NIF A-10786314
Forma de cobro Contado
Condiciones de Compra Dto. Comercial en fra. del 3%
Seguro de la mercancía 1% de la base imponible
Condiciones de entrega Plazo de entrega de 5 días máximo

Para crear un proveedor nos situamos en la solapa Empresa > grupo Ficheros > icono Proveedores.

Pulsamos Nuevo en el fichero de proveedores.

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A continuación cumplimentamos los datos generales como en la imagen.

Para indicar la forma de pago del proveedor accedemos al apartado comercial de la ficha y pulsamos sobre
el botón Forma de pago.

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En la pantalla de búsqueda pulsamos el botón Nueva para crearla.

Seguidamente introducimos los datos de la forma de pago “CONTADO” como en la imagen y pulsamos
Aceptar.

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Tras indicar el descuento comercial que nos ofrece el proveedor y el dato del aprovisionamiento, el apartado
comercial queda así.

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Puesto que no hay un apartado específico para añadir el seguro dentro de la ficha del proveedor, vamos a
indicar un mensaje emergente para que no se nos olvide. Para ello nos posicionamos en el apartado otros
datos e incluimos dicho mensaje en el campo correspondiente.

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Tras guardar el proveedor el fichero de proveedores queda así.

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Cliente
Nombre de la empresa MERCADO MAYOR, S.A.
Dirección C/ ESPERANZA, 3
Lugar Barcelona
Código Postal 08080
NIF A-32470914
Forma de pago Transferencia bancaria en 5 días
Banco (IBAN) ES90 2103 0166 3612 3456 7890
Dto. comercial del 2%
Condiciones de venta Dto. por pronto pago del 4%
Portes a su cargo del 1% Base Imponible

Una vez creado el proveedor, vamos a hacer lo propio con el cliente. Para ello, accedemos a la solapa
Comercial > grupo Ficheros > icono Clientes.

En el fichero de clientes pulsamos el icono Nuevo.

Cumplimenta los datos generales como se muestra en la imagen.

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Al igual que sucedía en el proveedor, accedemos al apartado comercial de la ficha de cliente para dar de alta
la forma de pago aplicada. Para ello pulsa el botón Forma de pago.

Pulsamos Nueva en la pantalla de búsqueda.

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Tras pulsar Aceptar la forma de pago queda vinculada a la ficha.

No se nos debe olvidar añadir el descuento comercial, el descuento por pronto pago y el cargo extra por
portes. La pantalla queda así.

Tras pulsar Guardar y cerrar el fichero de clientes queda así.

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Artículo
Una vez creados los proveedores y los clientes, nos disponemos a crear los artículos con los que vamos a
trabajar un artículo con el que vamos a trabajar, a continuación tienes los datos.

Código Descripción Precio Precio Stock

Coste Venta inicial
120024 Bombilla LED E27 A60 12W 4,65 6,25 20
120025 Base Múltiple 6 Enchufes Tipo F 5,00 7,00 17
3m

Para crear los artículos en el programa, vamos a posicionarnos en la solapa Empresa > Grupo ficheros > Icono
Artículos.

Tras crear el artículo con los datos aportados, este es el resultado.

En el fichero de artículos pulsamos el icono Nuevo.

A continuación cumplimentamos el apartado general de la ficha del artículo como en la imagen.

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Para indicar el stock inicial del artículo vamos a utilizar el botón Consolidar stock que encontraremos en la
zona inferior del apartado general de la ficha del artículo.

Indicamos el dato del stock en el campo unidades contadas y pulsamos Aceptar.

Importante: Tener en cuenta que si vamos a realizar esta consolidación con una fecha posterior al comienzo
del ciclo de compras, en este caso 23/04, tendremos que realizar una consolidación de inventario desde la
solapa Almacén > grupo Inventario > icono Consolidación de inventario y posteriormente regenerar el Stock.

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Una vez almacenada esta información en la ficha, pulsamos Guardar y cerrar y repetimos el proceso con el
segundo artículo.

Guardamos la ficha del artículo y el fichero queda de la siguiente manera.

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Ciclo de compras
Pedido a proveedor
Pedido a proveedor
Número: 1-00001
Fecha: 23/04
Proveedor: FILOMENA, S.A.
Artículo/ Cantidad: 120024 / 27 unid.
Artículo/ Cantidad: 120025 / 39 unid.
Total: 379,99 €

Para realizar un pedido en el sistema, nos situamos en la solapa Comercial > grupo Compras > icono Pedidos
a proveedores.

En el fichero de pedidos a proveedor vamos a seleccionar el icono Nuevo.

El documento se divide en 3 zonas: Cabecera, Cuerpo y Pie.

• En la cabecera introduciremos datos como pueden ser: número y fecha del pedido, proveedor al cual
le vamos a solicitar la mercancía o el almacén con el que queremos trabajar.

• En el cuerpo encontraremos toda la información referente a los artículos que vamos a solicitar en el
documento.

• En el pie del documento encontramos los totales del mismo así como la posibilidad de que se muestre
la información de la línea del cuerpo que está en esos momentos siendo editada.

Teniendo esta información clara, trasladamos la información que nos ofrece el supuesto acerca de este
pedido a proveedor y la pantalla queda así.

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Como utilizamos el mensaje emergente en la ficha de proveedor, el sistema nos recuerda de manera
automática cuando introducimos el proveedor que debemos indicar el cargo por el seguro a la mercancía.

Para indicar esta información lo vamos a hacer desde el botón Totales de la cinta de opciones.

En el apartado Financiación podemos indicar el 1% del cargo de la base como en la imagen.

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De esta manera, se sumará este apartado al total del documento. Ya podemos guardar el documento y el
fichero de pedidos a proveedor queda así.

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Entrada de mercancía
Dos días más tarde (25/04) recibimos la mercancía junto con el albarán nº A365. Da de alta la mercancía en
el sistema.

Cuando recibimos el albarán de entrada proporcionado por el proveedor y lo creemos en el sistema, debemos
hacerlo desde el documento origen, es decir, en este caso desde el pedido a proveedor. Para ello accedemos
al fichero de pedidos a proveedores que encontramos en la solapa Comercial > grupo Ficheros > icono
Pedidos a proveedor.

Seleccionamos el pedido que queramos transformar en entrada y pulsamos el icono Entrada del grupo
Acciones.

El programa nos pregunta si queremos generar la entrada.

De este modo el estado del pedido cambia a Recibido.

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Tras generar el documento, lo único que nos queda es cambiarle la fecha a la entrada e indicar el dato del
número oficial. Para ello accedemos a modificarlo desde el archivo de entradas situado en la solapa
Comercial > grupos Compras > icono Entradas.

Accedemos a modificar la entrada pulsando sobre clic sobre ella o utilizando el icono Modificar del grupo
Mantenimiento.

Cambiamos la fecha y añadimos el número del albarán de entrada y pulsamos Guardar y cerrar.

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El fichero de entradas queda así.

De este modo la mercancía que contenía este documento se suma de manera automática a lo que ya contenía
el almacén.

Factura recibida
El día 26/04 FILOMENA, S.A nos manda la factura F314 correspondiente al albarán A365 del día (25/04).

Para darla de alta en el sistema nos posicionamos en la solapa Comercial > grupo Compras > icono Entradas.

Seleccionando el documento que queremos transformar en factura, pulsamos el icono Factura del grupo
Acciones.

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Emerge la siguiente pantalla de automatización de documento, en la cual podemos indicar la fecha del
documento, el número de factura recibida y pulsar Aceptar.

Una vez realizada la factura, el estado de la entrada cambia automaticamente a facturada.

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Si queremos visualizar la factura que acabamos de crear, podemos acceder a la solapa Comercial > grupo
Compras > icono Facturas recibidas.

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Ciclo de ventas
Pedido de cliente
Pedido de cliente
Número: 1-00001
Fecha: 03/05
Cliente: MERCADO MAYOR, S.A.
Artículo/ Cantidad: 120024 / 22 unid.
Artículo/ Cantidad: 120025 / 10 unid.
Total: 238,53 €

Para mecanizar un pedido de cliente en FACTUSOL lo hacemos desde la solapa Comercial > grupo Ventas >
icono Pedidos de clientes.

Pulsamos el icono Nuevo en el fichero de pedidos.

Al acceder al pedido de cliente podemos observar que la estructura es similar al pedido de proveedor.
Estructura dividida en cabecera, cuerpo y pie del documento.

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Tras cumplimentar los datos del pedido con los facilitados por el supuesto, el documento queda así.

Debemos verificar el apartado Totales para comprobar que las condiciones comerciales pactadas con el
cliente se han tenido en cuenta en el pedido.

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Vemos que tanto el descuento comercial como el descuento por pronto pago han sido aplicados en el
pedido, nos queda añadir el cargo por portes del 1% de la base imponible. Para ello haremos uso de la
columna Portes.

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Tras pulsar Guardar y cerrar el fichero de pedidos de clientes queda de esta manera.

Es interesante saber que una vez hemos realizado el pedido del cliente el stock disponible de los artículos
afectados ha variado.

Albarán
Dos días más tarde (05/05) enviamos la mercancía junto con el albarán correspondiente. Genera el
documento en FACTUSOL.

Para generar el albarán, y del mismo modo que sucedía con la entrada de mercancía, debemos partir del
documento que origina este ciclo de ventas. Por ello nos posicionamos en el apartado de los pedidos de
clientes.

Una vez seleccionamos el pedido de cliente, debemos pulsar el botón Albarán del grupo Acciones como en
la imagen.

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El estado del pedido cambiará a enviado una vez generemos el albarán correspondiente.

Por último debemos acceder al fichero de albaranes para modificar la fecha del documento. Para ello,
accedemos a la solapa Comercial > grupo Ventas > icono Albaranes.

Modificamos el albarán y cambiamos la fecha que ha creado el sistema por defecto por la que nos ofrece el
supuesto.

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Tras Guardar y cerrar el fichero de albaranes queda así.

Factura
El día 07/05 enviamos al cliente la factura correspondiente al albarán del pasado día 05/05. Genera el
documento en FACTUSOL.

Vamos a generar la factura desde el fichero de albaranes. Para ello vamos a posicionarnos en la solapa
Comercial > grupo Ventas > icono Albaranes.

Seleccionamos el albarán que queremos facturar y nos posicionamos en el icono Factura.

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Añadimos la fecha de la factura y pulsamos el botón Aceptar.

Tras crear la factura el estado del albarán cambia de pendiente a facturado.

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Si queremos visualizar la factura que acabamos de generar podemos acceder a la solapa Comercial > grupo
Ventas > icono Facturas.

De esta manera tenemos acceso al fichero de facturas emitidas.

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Tesorería
Cobro de factura de cliente – MERCADO MAYOR S.A.
El día 12/05 recibimos transferencia bancaria del cliente Mercado Mayor, referente a la factura emitida
1-000001.

Hay dos métodos para gestionar los cobros/pagos en FACTUSOL, el primero lo gestionaremos desde la solapa
administración grupo pagos/cobros.

El segundo método para gestionar los cobros/pagos, y el que vamos a utilizar, es el que implica al documento.
Para ello, en el caso de los cobros, vamos a posicionarnos en la solapa Comercial > grupo Ventas > icono
Facturas.

Una vez tenemos seleccionada la factura que queremos cobrar y pulsamos el icono Cobrar del grupo
Acciones.

El programa muestra la pantalla de apunte de cobro en la cual podemos informar de la fecha en que
cobramos la factura, importe, contrapartida, etc.

Informamos de esos datos y la pantalla queda así.

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Tras pulsar Aceptar, el sistema almacena el cobro de esa factura y el estado del documento cambia de forma
automática a Cobrado.

Para visualizar los cobros que hemos realizado en el sistema lo hacemos desde la solapa Administración >
grupo Cobros > icono Cobros.

Una vez dentro del fichero de cobros de facturas, podemos visualizar los movimientos que hemos realizado
utilizando los filtros que el sistema ofrece.

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Utilizando el icono Modificar del grupo Mantenimiento tenemos la posibilidad de acceder al apunte de cobro
desde el cual podemos modificar cualquier dato que incluya, así como la posibilidad de borrar dicho apunte.

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Pago de factura de proveedor – FILOMENA S.A.

El día 26/04 abonamos al proveedor FILOMENA S.A. la totalidad de la factura F314. Genera el pago con
FACTUSOL.

Para realizar el pago de un documento, vamos a realizarlo del mismo modo que hemos procedido con el
cobro de la factura. Nos posicionamos en la solapa Comercial > grupo Compras > icono Facturas recibidas.

Una vez accedamos al fichero de facturas debemos seleccionar la factura que queremos pagar y pulsar el
icono Pagar que encontramos en el grupo Acciones.

Podemos observar que la pantalla del apunte de pago es muy similar al apunte de cobro que hemos visto
anteriormente.

Tras pulsar el botón Aceptar el sistema cambia el estado de la factura a Pagada.

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Para visualizar los pagos que hemos realizado en el sistema lo hacemos desde la solapa Administración >
grupo Pagos > icono Pagos.

Una vez dentro del fichero de pagos podemos visualizar los movimientos que hemos realizado utilizando los
filtros que el sistema ofrece.

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Utilizando el icono Modificar deºl grupo Mantenimiento tenemos la posibilidad de acceder al apunte de
pago para borrar o modificar cualquier dato vinculado a este.

T. 953 227 933 | F. 953 227 942

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