La recepción de mercancías en el almacén: fases y estrategias de mejora.
La recepción de mercancías es una de las operativas más importantes del almacén, ya
que es la que inicia el flujo de materiales. Mal gestionada, es el punto de partida de
muchos errores que luego afloran en el inventario y que limitan la productividad de la
instalación.
Organizar con tino la recepción de mercancías es clave para conseguir un almacén
eficiente y contener los costos operacionales. Para ello, es interesante conocer las tareas
que engloba este proceso, su alcance y qué estrategias llevar a cabo para mejorarlas.
Tareas asociadas a la recepción de mercancías
La recepción de mercancías va más allá de tan solo dar entrada a los pedidos
procedentes de los proveedores. Se trata de un proceso que engloba múltiples tareas
relacionadas que podemos agrupar en cuatro grandes bloques:
1. Planificación e información
Planificar las llegadas de mercancía es fundamental para que no se produzcan cuellos de
botella en los muelles del almacén. El proceso de recepción de mercancías se ve
determinado, en parte, por una correcta coordinación de la cadena de suministro y,
principalmente, por la gestión de los aprovisionamientos o compras. Por ejemplo, este
es el pilar sobre el que se asientan las operaciones de cross-docking.
Además, para agilizar la recepción de mercancías es imprescindible que haya una buena
gestión de la información y que todos los actores implicados estén al corriente de los
pedidos que se esperan y sus horas de llegada.
2. Descarga y gestión de los muelles de carga
Este bloque de operaciones hace referencia a la descarga de las mercancías desde los
camiones y su desplazamiento hasta la zona de recepción o de consolidación, o bien
directamente hacia su lugar en los racks.
Es conveniente que los trabajadores destinados a recepciones cuenten con
procedimientos para cada situación que se pueda dar. De esta forma, sabrán cómo
operar y los equipos de manutención que usar.
Zona de recepción de mercancías en un almacén
3. Control de calidad de la mercancía
Al recibir los pedidos, se realiza una primera verificación de los albaranes para ver si
coinciden con lo acordado con el proveedor en cantidad, modelo y características.
También se comprueba que el embalaje está en perfecto estado.
Dependiendo del tipo de carga que se reciba, tras la anterior comprobación inicial será
necesario llevar a cabo, en algunos casos, un control de calidad más en profundidad. Por
ejemplo, esto ocurre así cuando:
Se reciben materias primas en el almacén: muchas empresas tienen su propio control de
calidad para evaluarlas.
Los productos son alimentos o con ciertos medicamentos que necesitan de condiciones
especiales en cuanto a temperatura y humedad para su correcta conservación. Esta etapa
es esencial para comprobar que no se haya roto la cadena de frío.
Son mercancías peligrosas: existen normativas específicas que regulan su embalaje y los
procedimientos de carga y descarga al tratarse de productos cuya manipulación entraña
riesgos extra.
El tiempo necesario para realizar estos controles se conoce como cuarentena y el
almacén necesitará una zona reservada para estos trámites.
En almacenes automatizados, el puesto de inspección de tarimas se encarga de
realizar el control de calidad tras la recepción de mercancías
Si la mercancía llega en tarimas estandarizadas, es posible automatizar el control de
calidad gracias a los puestos de inspección de tarimas integradas en los transportadores,
como vemos en la imagen.
4. Etiquetado, consolidación y emplazamiento de la mercancía
Durante todo el proceso de recepción de mercancías, es de vital importancia registrar
toda la información y dejar constancia de la llegada de nuevo material para controlar su
trazabilidad. Por ejemplo, las tradicionalmente conocidas como «hojas de recepción»
aglutinan datos como número o código de pedido, albarán, resultado del control de
calidad, descripción e identificación de la mercancía y cantidades.
En almacenes que cuentan con un sistema de gestión, estos datos están informatizados
según los parámetros logísticos que se utilicen en la empresa (suelen estar en
consonancia con la base de datos del ERP).
En general, pueden darse estas situaciones en la recepción de mercancías:
Se reciben los productos sin paletizar y estos deben pasar a una fase de consolidación y
registro para luego ser ubicados en el almacén.
La mercancía está organizada en tarimas y entonces se efectúa una rápida validación de
cantidades y características para directamente luego transportarla a los racks.
Llegan devoluciones: aquí entra en juego la gestión de la logística inversa de la
empresa. Normalmente tiene sus propias reglas en cuanto a la revisión de los productos
devueltos y puede requerir que el stock se bloquee para realizar estas verificaciones.
Aunque no es lo más deseable, en ocasiones se producen las denominadas recepciones
ciegas, es decir, llega un pedido sin tener constancia previa de él o a una hora diferente
de la acordada. En este caso, es interesante contar con un plan de actuación para
gestionarlo con eficacia. Un sistema de gestión de almacén es de gran ayuda en
situaciones como esta, ya que es capaz de dirigir la actividad sin interferir en el resto de
operaciones del almacén y sin descuadrar el control de stock.
Además, como parte de esta fase es necesario etiquetar la mercancía con el sistema de
identificación que maneje la empresa y definir una ubicación para ella en el almacén.
Los ingredientes de una buena recepción de mercancías en el almacén
¿Qué estrategias podemos llevar a cabo para mejorar la recepción de mercancías en el
almacén? Tener en cuenta los siguientes consejos te permitirá orquestar un proceso de
entradas eficaz:
- Ajustar la planificación de entradas a las posibilidades del layout del almacén
La relación entre el layout del almacén y la planificación de operaciones como la
recepción de mercancías es bidireccional. Es decir, en la fase embrionaria de un
proyecto de diseño de almacén hay que tener muy en cuenta cómo disponer los muelles
de carga, qué características deben tener en función de los camiones y el tipo de
mercancía que transporten, y qué cantidad de accesos se necesitan (previendo posibles
ampliaciones futuras).
Del mismo modo, la gestión de las entradas (y salidas) de mercancía debe planificarse
partiendo de la infraestructura disponible.
- Evaluar la posibilidad de automatización de tareas en la recepción de mercancías
En ocasiones, la saturación de los puntos de acceso al almacén puede tener origen no en
una planificación deficiente, sino en cambios estructurales que están moldeando la
forma de trabajar de la propia empresa. Por ejemplo, que esté experimentando un
crecimiento en las ventas que, poco a poco, va incrementando el nivel de actividad
global en el almacén.
Antes de llegar a un punto crítico, es conveniente analizar procesos, detectar puntos de
mejora y encontrar soluciones que los agilicen. En este sentido, la automatización de
alguna de las tareas que comprende la recepción de mercancías tiene muy buenos
resultados cuando el almacén está anexo al centro de producción, ya que los
movimientos de entrada de producto son repetitivos y fácilmente predecibles.
El almacén de Dafsa en España ha instalado un circuito de transportadores que
asisten en la recepción de mercancías
Ejemplo de ello son las empresas Dafsa y Firat Food, que han trabajado con Mecalux
para la implantación de sistemas automáticos en sus almacenes. Ambas cuentan con un
circuito de transportadores junto a los muelles de carga y descarga que ahorran
desplazamientos a los operarios. Estos están equipados con puestos de inspección de
tarimas que ejecutan el control de calidad, verificando el gálibo y el estado de las
cargas, además de registrarlas y actualizar el stock en tiempo real gracias al WMS Easy
de Mecalux.
- Establecer protocolos que regulen todo el proceso de recepción de mercancías
Cuánto más estandarizada esté la operación, menores incidencias se producirán. De
hecho, contar con un sistema de gestión de almacén supone un gran avance para la
protocolización de tareas. Con un WMS, los apuntes en papel desaparecen y todo queda
integrado en el mismo lugar facilitando el acceso y control de la información.
El sistema permite realizar funciones de recepción de mercancías como añadir la
previsión de stock entrante, registrarlo, etiquetarlo y gestionar su ubicación optimizando
el espacio disponible. Además, el WMS ayuda en la organización de tareas más
complejas como la gestión de recepciones ciegas, devoluciones y cross-docking.
El sistema de gestión de almacén asiste en las tareas asociadas a la recepción de
mercancías
Como conclusión, más allá de las fases de la recepción de mercancías y de las distintas
estrategias que permiten optimizarla, es imposible tener una operativa eficaz sin que los
operarios cuenten con la formación suficiente para llevarla a cabo. Tanto si hay un
WMS funcionando en el almacén como si no, la capacidad de los trabajadores es una
pieza crucial sin la que el puzle del almacén eficiente no encaja.
Si crees que tus procesos logísticos en el almacén, incluyendo la recepción de
mercancías, tienen margen de mejora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Uno de los expertos de Mecalux los analizará en detalle y te propondrá soluciones
ajustadas a tus problemáticas particulares.
