Actividad No.
3 Diagnóstico organizacional
Estudiante:
Jan Jacobo Lemus Lengua
Católica del Norte Fundación Universitaria
Tecnología en gestión de Servicios Financieros
Medellín - 05/10/2023
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Contenido:
1.Introducción (Caso práctico)
2.Diagnostico Organizacional (Aplicado en empresa - Gestión del
cambio - Comunicación organizacional)
3.Propuesta del PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar - Diferentes etapas del
cambio)
4.Conclusiones (Personales)
5.Referencias
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1.Introducción (Caso práctico)
Hola a todos hoy hablaremos de la empresa Colanta para la cual realizamos una aproximación
conceptual de los valores de la empresa para analizar su medición y diagnóstico organizacional,
para llegar ese punto han sido necesarios diagnosticar, evaluar y analizar sus procesos, descubrir
sus potencialidades, destacar sus fortalezas y revelar sus debilidades, de igual manera también se
abordara como se implanta la comunicación organizacional en los públicos objetivos internos y
externos de la cooperativa.
Mas adelante encontramos una propuesta de aplicación del ciclo PHVA, y como se implementa en
la empresa en cuestión.
Colanta es una Cooperativa de ahorro y crédito sólida, la cual se especializa en la producción
agroindustrial, principalmente los derivados de leche, ayudando así al campo colombiano esta
cooperativa con distintas plantas de proceso ubicada en todo el país, sufre las necesidades en
alimentos lácteos en diversas regiones.
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2.Diagnostico Organizacional (Aplicado en empresa - Gestión del
cambio - Comunicación organizacional)
El Diagnostico fue llevado a cabo para la empresa Colanta y esta es una empresa líder de la
industria láctea con una sólida presencia en el mercado nacional y una amplia experiencia en el
sector además es una empresa dedicada a la producción y comercialización de productos y
alimentos. con más de 60 años de experiencia, y se ha posicionado como una marca líder en el
mercado, ofreciendo productos de alta calidad y contribuyendo al desarrollo económico y social
del país.
La empresa Colanta se fundó el 24 de junio de 1964 y sus primeros 10 años Fue declarada en
quiebra legal y su estabilidad económica era de 32,000 ya que en 2000 su estabilidad económica
superó los 500 millones de pesos. Su primer era planta pausada se las Vendió la federación
Nacional de cafeteros e incluso le prestaron 600 millones con la cual pagaron el edificio de
Colanta en Santa Marta desde el nombramiento de Gerardo Pérez como gerente de Colanta la
compañía se impuso como ejemplo de calidad. La empresa Colanta a lo largo de su paso a paso a
creado protocolos y planes de implementación para diagnosticar y prever de cualquier tipo de mal
resultado en la empresa.
Posteriormente a toda la información obtenida anteriormente explicamos como se aplican los
modelos de comunicación organizacional que según Corvo s.f. podríamos considerarlos como
abiertos y cerrados en su utilización.
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Gestión del cambio
En este punto tomamos como punto de partida las actividades respectivas para la gestión del
cambio:
Gestión administrativa:
Sus avances en gestión administrativa y el cumplimiento frente al logro de los preceptos de visión
se han cumplido en un porcentaje moderado de un 70%. el otro 30% equivale a desfavoramientos
que sen han provisto por diferentes factores como ambientales de salubridad y de bienestar
animal. Su misión, visión y objetivos son concisos y se llevan a cabo conforme su descripción.
Talento humano:
Los niveles de ingresos en Colanta dependen de la educación por ejemplo los técnicos ganan un
promedio de millón 700,000 los tecnólogos 2,800 Los profesionales 3,600,000 y las
especializaciones máximo 5 millones el nivel de ausentismo de la empresa es muy bajo no supera
el 1.2% su clima organizacional es bastante conciso y conforme lo establece la ley de ambientes
laborales dándole a los empleados una tranquilidad y un ambiente adecuado para fungir sus
actividades y obligaciones además la contratación siempre se ha utilizado vinculación
directamente a la empresa y su cumplimiento tanto a clientes como proveedores es inocuo e
Intocable.
Económico:
Los factores que se dan para que se cambie el precio son los climas externos por un intenso
verano o invierno que provoca que los precios a los productos aumenten. El alza de los insumos
para la fabricación de los concentrados para los cuales se alimentan a los animales que son la
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materia prima del producto. Además del aumento de precio de los abonos para la Tierra esto
conlleva que se van a aumentar el precio de los productos.
Social:
En la sociedad se ha venido sufriendo como el culto al cuerpo por ello la empresa ha comenzado
a producir productos light por ejemplo las leches líquidas descremadas, el yogurt leche en polvo y
queso. En la empresa también se ha trabajado de las personas que sufren de enfermedades y los
cuales deben consumir alimentos con características especiales y por ello ha sacado el mercado
productos con esas cualidades para así ayudar a esa persona y sus productos son leche
deslactosada o fortificada mantequilla con o sin sal etcétera.
Tecnológico:
Colanta ha venido creciendo considerablemente en materia de tecnología y uno de los mejores
avances tecnológicos son Los ordenadores mecánicos ya que con esta máquina hace que para
ordeñar las vacas sea un proceso más rápido y sencillo y disminuya Los costos y el proceso de
producción además de utilizar dietas alimenticias especializadas en el ganado bovino creadas por
software de ingenieros alimenticios.
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Comunicación Organizacional
La comunicación organizacional se puede dar desde el conjunto de técnicas y actividades
encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la
organización, o entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, actitudes y
conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta
cumpla mejor y más rápidamente sus objetivos.
Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se
conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación. Así,
el resultado provechoso de los programas que se implanten será más probable.
Después de brindar una breve explicación del significado de la comunicación en la organización
partimos hacia el objetivo de mostrar como se desarrolla esta en la empresa Colanta.
Campañas:
Una de las posibilidades para gestionar la comunicación en la empresa es a través de las
campañas, pero ¿qué son las campañas?, éstas las podemos definir como:
- Conjunto de actos o esfuerzos de índole diversa que se aplican a conseguir un fin
determinado.
- Período de tiempo en el que se realizan diversas actividades encaminadas a un fin
determinado
Una campaña publicitaria es un amplio conjunto de estrategias comerciales que tienen como
objetivo dar a conocer, a través de anuncios distintos pero relacionados, que aparecen en
diversos medios de comunicación durante un periodo específico, un producto o servicio
determinados.
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Las estrategias de la campaña:
Las estrategias deben verse reflejadas en las tácticas diseñadas en el Plan de Medios.
Un mensaje que posea una alta frecuencia, con audiencia o objetivo definido, con una exposición
de medio tiempo, logra un fuerte impacto.
Un mensaje que posea una baja frecuencia, con una amplia audiencia durante un tiempo largo, no
logra un fuerte impacto, aunque alcanza un alto nivel de recordación.
Las estrategias diseñadas deben estar en completa armonía con el soporte del mensaje.
Metodología Utilizada:
Conectando con cada uno de los objetivos de este proyecto, se describe a continuación la forma
como se evidencia el alcance que tiene frente a lo planteado.
Con respecto a reestructurar, ejecutar y evaluar creamos la campaña “De ti depende” para crear
conciencia mediante procesos de comunicación; entre los Asociados Trabajadores y Productores
de la importancia que tiene el uso responsable y moderado de los recursos en el trabajo y en el
hogar es el objetivo principal de la campaña.
Se partió del plan de difusión previamente estructurado, se relacionaron los medios a utilizar para
llevar los mensajes: internos como son las plantas de COLANTA y externos los almacenes
Agropecuarios de la empresa (Agro Colanta).
Los mensajes se ajustaron dependiendo del tipo de asociado, de tal manera que exige la
ejecución de la campaña una segmentación clara en la información.
Para lo anterior se hizo una clasificación de frases según el tema y las formas de contribuir. La
racionalización se aplica según el lugar donde se encuentre, por esto cada mensaje es específico
y se caracteriza por tener un consejo de acción.
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Implementando el símbolo de la campaña que es la “Vaquita de ahorro” se le da un referente de
La Cooperativa. Este personaje es quien habla y se encarga de recrear los consejos para que los
Asociados cambien sus acciones de derroche por acciones consientes y de ahorro enfocado en lo
ecológico.
Fortalecer el área de Educación del Departamento comunicando las acciones que se promueven
desde los Auxilios Educativos: el área de Educación del Departamento se encarga de hacer
presencia en 48 municipios donde está Colanta y se muestra en diferentes líneas. Haciendo uso
del periódico de La Cooperativa y de las carteleras que hay en cada municipio; se cuenta la
inversión que ha hecho COLANTA en cada uno de ellos y bajo qué línea.
Nos apropiamos de esta parte mediante la creación de esta estrategia que es crear, implementar y
ejecutar algunas campañas internas con fines específicos para el bien de los Asociados
Trabajadores y Productores de COLANTA: en este objetivo se implementaron varias campañas.
Una vez se recibía el requerimiento de una campaña o evento puntual, se solicitaba a la
dependencia responsable información complementaria, se aclaraban fechas de publicación o de
puesta en marcha de la campaña; luego de crear un cronograma vertical; con base en esta
información se determinaba el contenido clave a comunicar, se procedía a la elaboración de
contenidos, a la definición de medios, al ajuste de mensajes de acuerdo con el medio.
Una vez autorizadas se entraba a la fase de producción del material y finalmente a la distribución
y publicación de acuerdo con los públicos seleccionados.
Resultados:
Con respecto al objetivo de Reestructurar, ejecutar y evaluar la campaña “De ti depende”.
Aprovechamos los recursos, se finalizó el proceso de la campaña “De ti depende” llegó a la fase
del primer ciclo en un 100%. Se hizo el cierre de la misma dejando aprobada la nueva imagen del
personaje central. Esta nueva vaca, se diseñó con el aval de los Médicos Veterinarios de La
Cooperativa, con el fin, que cumpliera los estándares de una vaca Holstein, la que más representa
la marca COLANTA.
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Con respecto al objetivo de: Ejecutar planes de difusión con el fin de hacer divulgación de
eventos puntuales de La Cooperativa. Se dejó programado, algunos planes de difusión. Unos se
comenzaron a ejecutar finalizando la práctica como de los eventos “VII Seminario Internacional
Competitividad en Carne y Leche” y “Expo Colanta 2010”, “Campaña COLANTA somos todos”.
Con respecto al objetivo de: Fortalecer el área de Educación del Departamento comunicando las
acciones que se promueven desde los Auxilios Educativos. Se publicaron notas durante todo el
periodo, en los distintos medios de comunicación de La Cooperativa, siendo el más importante la
publicación en el periódico “Ecolanta” en sus ediciones 235 y 236 que llega a 8.000 lectores entre
Asociados Trabajadores y Productores.
Con respecto al objetivo de: Crear, implementar y ejecutar algunas campañas internas con fines
específicos para el bien de los Asociados Trabajadores y Productores de COLANTA.
Análisis de los resultados:
Se realiza una evaluación por medio de un cuestionario a los Asociados por medio del sitio interno
de la compañía:
¿Cómo califica usted los consejos que Vaquita de ahorro le da?
Muy Buenos Buenos Regulares Malos
207 123 26 16
Total, votos 372
Encuesta realizada a los Asociados de COLANTA, donde arroja que el 55,6% manifiesta su
agrado por los consejos que se dan en la campaña de Racionalización de los Recursos. Por el
contrario, 16 de los votantes, opinan que las notas son malas.
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Haciendo referencia a lo mencionado en el marco teórico, la campaña tuvo las etapas que se
deben desarrollar para un buen funcionamiento, pero éstas no fueron hiladas o carecieron de
orden cronológico, pues cuando se hizo entrega de esta función, ya el plan de difusión estaba
implementado en un 10%, lo que no permitió que el público tuviera un referente del objetivo
central que manejaba “De ti depende”. Al darle cierre a este ciclo antes de finalizar esta
comunicación, permitió que se dejara una puerta abierta para la innovación y creatividad que este
tema permite manejar, como lo es el cuidado del ambiente desde los diferentes ámbitos.
Crear, implementar y ejecutar algunas campañas internas con fines específicos para el bien de los
Asociados Trabajadores y Productores de COLANTA. Algunas campañas pueden ser de un alto
interés para La Cooperativa, pero no tan aplicables en todas las áreas. Por tanto, es
imprescindible crear estrategias de beneficio común.
Recomendaciones:
Se pueden diseñar campañas con mayor despliegue para garantizar un mayor impacto si se
cuenta con las herramientas más asequibles para los diferentes públicos que se manejan en La
Cooperativa. Pensar en llegar más al Asociado Productor, la razón de ser de Colanta. Teniendo
en cuenta que son personas que por lo general viven en el campo y no tienen la misma facilidad
de comunicación de una persona que reside en la ciudad.
Si bien se sabe que en dichas visitas se hacen también, brigadas de calidad se pueden
implementar campañas puntuales dirigidas a los Asociados Productores.
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3.Propuesta del PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar - Diferentes etapas del
cambio)
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Imagen: Fuente Colanta
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Diferentes etapas del cambio
Modelo de gestión del cambio propuesto:
Para organizar el proceso de cambio se va a tomar el modelo de gestión del ciclo PHVA visto en
la imagen anterior y desglosado posteriormente.
Planear:
Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las políticas de la organización.
• Identificar servicios • Identificar clientes • Identificar requerimientos de los clientes • Trasladar los
requerimientos del cliente a especificaciones • Identificar los pasos claves del proceso • Identificar
y seleccionar los parámetros de medición • Determinar la capacidad del proceso • Identificar con
quien comparase.
Hacer:
En el hacer se hace la implementación de lo definido en la planeación, es decir, toda la
organización se alinea de acuerdo a las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que
documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una metodología definida.
• Implementación de los procesos. • Identificar oportunidades de mejora • Desarrollo del plan piloto
• Implementar las mejoras.
Verificar:
Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las políticas, los objetivos y los
requisitos del producto e informar sobre los resultados.
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Actuar:
En el actuar, se aplica el subproceso de acciones correctivas, preventivas y planes de
mejoramiento como consecuencia de unos informes de auditorías, adicionalmente se aplica la
metodología para análisis y solución de problemas a aquellos subprocesos que necesitan un
mejoramiento continuo para luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos nuevamente
como parte del día a día.
Como resultado de la aplicación del modelo de gestión propuesto nos arroga como resultado un
organigrama para poder ordenar y controlar el proceso en cada una de las etapas, para verlo
mejor expuesto tenemos la siguiente gráfica.
ESTUDIO DEL
PROGRAMAR
VERIFICAR
CAMBIO
PLANEAR EJECUTAR
SI NO
MEJORAR
ACTUALIZAR DOCUMENTAR ESTANDARIZAR
NO SI
FIN
Fuente elaboración propia.
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Siguiendo la metodología del ciclo PHVA, se elaboraron documentos nuevos con base a la nueva
plantilla de la Norma fundamental implementada para este fin y al sistema de calidad de la
empresa, con el objetivo de satisfacer nuevas necesidades para el departamento, el personal, los
proveedores, etc., o como medida preventiva para cubrir sucesos previstos que pueden acarrear
acontecimientos desfavorables para los agentes interventores en las actividades desarrolladas en
la Cooperativa.
4.Conclusiones (Personales)
La comunicación interna dentro de la empresa es el cliente, pero la externa debe ampliar más los
campos de distribución y de búsqueda de socios extranjeros para poder posicionar la marca en
diferentes territorios internacionales y así construir mayor capital.
En la empresa Colanta no existe faltas de Claridad en los roles y responsabilidades ya que todos
los trabajadores están constantemente capacitados y orientados además de estimulados a que
hagan correctamente su trabajo para que no generen confusiones ni duplicidad de tareas.
Colanta necesita implementar mejores productos para las siguientes masas desde los estados
fitness hasta los estados veganos y vegetarianos ya que se tiene que actualizar y expandir su
marca para que no pierda posicionamiento a otras marcas ecológicas y orgánicas.
En los sectores financieros se debe recuperar la pérdida de ingresos por medio de capitales
vencidos y morosos a los clientes los cuales se beneficiaron con préstamos para prolongar la vida
capital de la vida crediticia de la empresa.
En procesos administrativos y gerenciales la empresa cumple con todos sus protocolos y sus
acciones de calidad para dichos roles además de sus actividades y habilidades que los hacen
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merecedores de su cargo, Además La empresa Colanta debe implementar estrategias para
ampliar su portafolio de servicios a diferentes tipos de personas y de es los de vida.
La empresa Colanta está limitada a bajones de producción por algunas temporadas o
enfermedades subyacentes en el ambiente esto nos ha dado a corroborar que como empresa no
están 100% capacitados para los riesgos ambientales, pero si cumplen con los protocolos para
enfrentar riesgos biológicos.
Las campañas además de ser una herramienta de comunicación, son una estrategia para
promover una cultura organizacional de un tema específico que se desee impartir en los
empleados y público en general de una organización, contribuyendo a que el clima de la misma
mejore y gire en torno a un fin o bien común. Para Colanta las campañas son de gran impacto por
cuanto se trate un tema de interés general. En Colanta son muchas las áreas que se apoyaron
con esta estrategia, dejando un conocimiento profundo y una enseñanza para ser aplicada.
La comunicación dentro de una empresa, en todos los momentos es imprescindible. Por sencilla
que parezca una actividad, siempre va a requerir de una previa planeación, donde se permita
visualizar los pros y los contras, lo que se debe eliminar o mejorar para que tenga una adecuada
ejecución y por ende buenos resultados.
Durante la verificación de la información de los documentos se obtuvo información contundente
para identificar falencias humanas, técnicas y de método en la realización de los procesos, las
cuales pueden corregirse a través del análisis del efecto de las fallas para tomar acciones
correctivas y preventivas que eviten o disminuyan el riesgo de las personas, el medio ambiente o
los procesos.
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5.Referencias
https://colanta.com/corporativo/wp-content/uploads/2019/10/INFORME-DE-GESTION- 2018-
web.pdf
https://www.cooperativacolanta.com/Portals/0/Documentos/Productoscolanta/
portafolio_de_productos_vertical.pdf
https://repository.ucc.edu.co/bitstreams/5630fee3-2ae3-461c-b22bbf192bc654/downloadd
ROSALES REYES Perseo, El Proceso Creativo de una campaña publicitaria. México: [s.n.], 2006.
ÁLVAREZ DEBANS, Norberto, Impacto en los Cinco Sentidos, comunicación publicitaria y
lenguaje de los medios. Buenos Aires: Valletta Ediciones., 2000.
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UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. ¿Qué es una estrategia?, [en línea]
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2008551/lecciones/cap1-42.htm#pie_1 [citado el
28-07-2010].
COLOMBIA. ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 Información y
documentación. Gestión de documentos. Bogotá D.C, 2010.
ISO 9001: 2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos generales.
Módulo Gestión de la Calidad, Maestría Ing. Industrial. Universidad de Cienfuegos. 2004
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1.Referencias
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