“Buenas Ideas, Mejores Prácticas”
Mejores prácticas en la
implementación de sistemas de gestión
documental digital
cumpliendo la Ley Federal de Archivos.
Ing. Carlos J. Landa Díaz
[email protected]
Apoint México
o Especialidad en GRC (Gobernabilidad, Riesgo y
Cumplimiento) aplicado a información y procesos
o Especialidad Consultiva y de Integración
o Empresa 100% mexicana con 10 años de
experiencia en proyectos de gestión documental
o Más de 70 gestores documentales digitales
implementados en el país con varios premios
nacionales e internacionales.
o Gestor documental digital con la FIEL integrada
o Digitalización día a día y masiva de archivos
administrativos (40 millones último año)
o Digitalización artesanal de archivos históricos
¿Mejor Práctica?
Los datos sobre la mejor práctica se
utilizan para demostrar qué funciona
y qué no, y para acumular y aplicar
conocimientos acerca de cómo y por
qué funcionan en distintas
situaciones y distintos contextos.
* Gobernabilidad, riesgo y cumplimiento
GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
EN LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS Art. 4, 5, 8, 10, 18,
• Búsqueda y Consulta ágil y • Homogeneidad en unidades
segura administrativas en un
• Gestiona versiones sistema institucional de
archivos
• Comparte
• Conserva la documentación
• Ahorros en valija, fotocopiado
segura e integra
e impresión
• Controla la vigencia de la
• Reducción de manejo de
documentación para sus
documentos originales
transferencias (CADIDO)
• Clasifica documentación en
• Protege los datos
forma automática y en base al
personales
cuadro de clasificación
archivística • Prevaloración de
expedientes
GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL
EN LA LEY FEDERAL DE ARCHIVOS Art. 19,20,21
• Se integra con sus Art. 19
aplicaciones (Control de • Integrar el Cuadro general
Gestión, ERP, RH, CRM u de clasificación archivística
otros)
• Integrar las reglas del
• Automatiza procesos con Catálogo de disposición
documentos con alertas documental
• Registra eventos de • Contar Inventarios
autorización, puede integrar Documentales- foleo
firma electrónica electrónico
• Genera Reportes, auditoria y • Contar Guía simple de
estatus quién consulto? quién archivos
aprobó? cuándo?cuantos?,
• Resguardo a largo plazo
¿GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL?
(Ley Federal de Archivo Art. 21)
• AGN-IFAI-Función Pública definen (Art 21) sistemas
de gestión documental digital deben…
o Usar elementos archívistivos en físico y
electrónico
o Mantener-Preservar metadatos
o Autenticidad, seguridad e integridad y
disponibilidad
o Control y administración archivística
o Definir procedimientos actualización, migración o
respaldo de archivos electrónicos
¿CUAL ES LA REALIDAD ACTUAL?
1. La mayoría de los sistemas de control de gestión solo
integran la transacción y el documento viaja en forma
independiente en forma física (muchas copias-muchos
sellos)
2. Rezago considerable en transferencias del archivo en
trámite- “cuello de botella”.
3. La mayoría de los sistemas de control de gestión no
integran las reglas de clasificación archívistica desde
inicio del tramite
4. No se integran las reglas del CADIDO
5. No hay clasificación archivística aplicado a archivos
electrónicos
6. No hay homogeneidad en los criterios de ingreso de
documentos físicos y electrónicos ni en sus formatos de
digitalización por tipo de documento
¿EL RETO - PROYECTO 1-2-3?
ALERTAR TANTO COMO RESPONSABLE
Y COORDINACIÓN DE ARCHIVO DE LAS
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y
SECUNDARIAS- EMISIÓN ACTAS EN
FORMA AUTOMATICA- REPORTES
1
INTEGRACIÓN AUTOMÁTICA
DEL EXPEDIENTE DIGITAL EN 3
TRÁMITE CON FIEL,
PARA AUDITORÍA O CONSULTA
CONFORME A
NORMATIVIDAD CON
SEPARADORES ELECTRONICOS- CONTROLAR LOS PRESATMOS Y
DOCUMENTOS CON CASIFICACIÓN ACCESOS DE CONSULTA A CIERTOS
ARCHIVISTIOA Y REGLAS DE L DOCUMENTOS EN FORMA AUTOMATICA
CADIDO- REPORTES Y CON AUTENTICACIÓN BIOMETRICA Y/O
FIEL
COMITÉ PARA EL PROYECTO
1. Dependencia- Unidad Administrativa
2. Coordinación de Archivos
3. Tesorería
4. Administración y Finanzas
5. Órganos de Control Interno
6. Auditores Externos
7. Rep. Gobernador-Alcalde-Secretario
8. Consultores Externos en gestión documental digital
GENERAR MODELOS DOCUMENTALES
“METODO HUESO DE PESCADO”
CUMPLIMIENTO ESTRUCTURA SISTEMAS
ORGANIZACIONAL
Sistema Aplicativo
Funcional Infraestructura
Leyes
Archiv os Electrónicos Cumplimiento de Leyes- Normas
Normas
Relaciones Digitalización
Reglamentos Interfaces
Cumplimiento de Leyes-Normas
GESTOR
DOCUMENTAL
Trámites
EFECTIVO Y
Inv entarios Documentales FUNCIONAL
Físicos y Digitales
Clasificación Archivística
Cuellos de Botella
Ciclo de Vida (CADIDO)
y registros Relaciones UA-DEP-PRO
Mapeo
Cumplimiento de Leyes-Normas
Cumplimiento de Leyes-Normas
PROCESOS INFORMACIÓN
DISEÑO DE MODELOS
COORDINACIÓN
DE
COMUNICACIÓN CAMPOS
SOCIAL BASE
Departamento de Enlace
Dirección de Comunicación Interna,
Contenidos Digitales y Difusión
Dirección de Monitoreo, Análisis y
Prospectiva
Dirección de Prensa e Información
Oficina del Coordinador de
Comunicación Social CAMPOS
Unidad Administrativa de Acceso a CHECK
la Información
LIST CON
REGLAS
DE
TRANSF.
Y CLASIF.
HOMOLOGACIÓN DE FORMATOS CON
ESTÁNDARES DE LA INDUSTRIA
Documentos Administrativos:
Blanco y Negro- Formato TIF compresión Grupo IV a 300 ppp (Puede foliarse
física y electrónicamente en forma inviolable- mejor práctica) (Art 19)
Documentos Históricos:
• Manejar con material especial los documentos para su seguridad física (como
guantes, cubre bocas, lentes)
• Ocupar scanner planetarios para evitar el daño en los documentos físicos.
• Digitalizar los documentos en ambiente controlado.
• Para asegurar que el documento sea digitalizado con base al estado original,
es necesario configurar borde o Maria luisa alrededor de la imagen.
• Formatos recomendados:
•TIFF COLOR 400 PPP*, para respaldo y tener la mayor calidad en imagen
para gran formato
•JPG COLOR 400 PPP*, para manipulación y uso interno
•JPG COLOR 150 a 72 PPP, para consulta en plataforma gestores
documentales a través de Internet
En algunos casos se podrán utilizar programas de compresión de imágenes de alta eficiencia
CONCLUSIONES
1. Es de suma importancia el diseño de modelos para integrar un
gestor documental digital efectivo que cumpla con la Ley Federal
de Archivos
2. Es fundamental relacionar en un proyecto Leyes y Reglamentos-
Organización-Infraestructura-Procesos-Información para lograr la
Gobernabilidad de la Información requerida
3. Aprovechar los sistemas de control de gestión e integrar el gestor
documental digital integrando las funcionalidades archivísticas y la
firma con la FIEL
4. Faltan especificaciones y el reglamento del AGN-IFAI y SFP, una
vez con ellas las mejores prácticas se pueden afinarán
5. Con la correspondencia electrónica, parte del proyecto de
interoperabilidad que liderea la SFP, los procesos con gestión
documental digital con la FIEL integrada van a ser cruciales
¡GRACIAS!
Para concertar una cita, asesorarles y mostrarles un
prototipo del como integrar un sistema de gestión
documental tipo, visítanos en el stand #20 o
llámanos al 55-9000-2190 ó contáctanos en
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ctanos
