QUÉ ES EXCEL Y PARA QUÉ SIRVE

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y

forma parte de Office que es una suite ofimática que incluye otros
programas como Word y PowerPoint.
Excel nos permite formatear, organizar y calcular datos en una
hoja de cálculo. De esta manera, los analistas de datos y otros
usuarios pueden hacer que la información sea más fácil de ver a
medida que se agregan o modifican los datos.

Excel muestra una gran cuadrícula donde cada recuadro es

llamado celda y que se ordenan en filas y columnas. Los datos
con los cuales trabajaremos se colocarán dentro de esas celdas.

Excel es parte de las suite de Microsoft Office y Office 365 y es

compatible con otras aplicaciones de la suite de Office. El
software de hoja de cálculo está disponible para las plataformas
Windows, macOS, Android e iOS.

¿PARA QUÉ SIRVE EXCEL?

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos
conocida como hojas de cálculo.
Las hojas de cálculo fueron desarrolladas en la década de 1960
para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa
manera ayudar en la automatización del trabajo contable.
Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos
permite trabajar con datos numéricos.

A diferencia de un procesador de palabras, como Microsoft Word,

en Excel los datos están organizados en columnas y filas las
cuales darán forma a las celdas donde ingresaremos nuestros
datos.
Con los números que almacenamos en las celdas de Excel
podremos realizar cálculos aritméticos básicos y también
podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad,
o utilizar funciones estadísticas.

De esta manera, nuestro trabajo con números se facilita en gran

medida ya que Excel nos permite analizar los datos fácilmente y
generar reportes con herramientas como gráficos y tablas
dinámicas.

Las hojas de cálculo electrónicas han reemplazado a los sistemas

de cálculo en papel, y aunque inicialmente fueron creadas para
tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de
aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.
USOS COMUNES DE EXCEL
Excel se usa comúnmente en empresas y entornos comerciales.
Por ejemplo, se utiliza en análisis de negocios, gestión de
recursos humanos, gestión de operaciones e informes de
rendimiento.

Las organizaciones usan Excel para tareas como las siguientes:

• Recopilación y verificación de datos

• Análisis de negocios
• Entrada y almacenamiento de datos
• Análisis de los datos
• Informes de desempeño
• Análisis estratégico
• Contabilidad y elaboración de presupuestos
• Gestión administrativa y gerencial
• Administración de cuentas
• Gestión de proyectos
• Administración de oficina.
UN POCO DE HISTORIA DE EXCEL
En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de
cálculo electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan.
En ese tiempo ya existían dos competidores que estaban
fuertemente posicionados en el mercado: SuperCalc de la
empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era
una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.
Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de
cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a todos por sorpresa y se posicionó
rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada.
Microsoft fue testigo de cómo la hoja de cálculo de Lotus se
posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto
Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la
cual fue lanzada en el año 1985.
La primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la
plataforma Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft
lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una versión para la plataforma
Windows.

A partir de ese momento, la hoja de cálculo de Microsoft comenzó

su crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más
utilizada de todos los tiempos.

LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en
día, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos
dimensiones, es decir, está formada por columnas y filas.

Esas columnas y filas dan forma a pequeños recuadros que

conocemos como celdas, donde cada una de ellas tendrá una
dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la
que pertenece, es decir, la dirección será una letra (de la columna)
y un número (de la fila).

Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la

dirección A1 porque se encuentra en la columna A y en la fila 1.
En cada una de las celdas de Excel podremos ingresar datos
numéricos o alfanuméricos, pero siempre tendremos un solo valor
en una celda.

Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un

número, o como un texto, es por la alineación que se aplica al
valor dentro de la celda.

Si introducimos un dato de tipo texto, Execel lo alineará a la

izquierda de la celda, mientras que los datos numéricos serán
alineados a la derecha.

De esta manera podremos saber si Excel ha reconocido un valor

como un dato numérico o como un dato alfanumérico.
OPERACIONES ARITMÉTICAS
Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros
datos numéricos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación
(*) y la división (/).

La única condición es que debemos colocar el símbolo igual (=)

precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo
correspondiente.

Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y

solamente debemos respetar el máximo de caracteres en una
celda que es de 32,767 en las versiones más recientes de Excel.

Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas

en Excel es que podemos hacer referencia a otras celdas para
incluir sus valores dentro de los cálculos.

A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como

una referencia, por ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de
los valores contenidos en las celdas A1 y A2:

=A1+A2

Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el

artículo: Referencias en Excel.
FUNCIONES DE EXCEL
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar
muchos de nuestros cálculos, también podemos utilizar
las funciones de Excel las cuales son procedimientos que nos
ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de
Excel al cual le daremos algunos datos numéricos y se
encargarán de realizar los cálculos y nos entregarán el resultado
correcto.

Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle

una serie de valores numéricos y nos devolverá el promedio de
todos ellos.

En la siguiente imagen puedes ver la función PROMEDIO con los

valores 1, 3, 5 y 8 y el resultado, que es 4.25, lo observamos en la
celda A1.

Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y

algunas de esas categorías son las funciones de búsqueda y
referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto,
las funciones de fecha y hora, etc.
Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en
Excel puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una
serie de botones con los nombres de las categorías.
Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones
que pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente
imagen muestra algunas de las funciones de la
categoría Matemáticas y trigonométricas.

Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es

hacer clic en el menú Funciones de este sitio Web donde
encontrarás el listado completo de funciones de Excel.
Algunas de las funciones de Excel más utilizadas son las
siguientes:

• Función SI: Comprueba si se cumple una condición y

devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro
valor si se evalúa como FALSO.
• Función SUMAR.SI: Suma las celdas que cumplen
determinado criterio o condición.
• Función CONTAR.SI: Cuenta las celdas en el rango que
coinciden con la condición dada.
• Función CONCATENAR: Une varios elementos de texto
en uno solo.
• Función BUSCARV: Busca un valor en la primera
columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve
 un valor en la misma fila desde una columna
especificada.
• Función Y: Comprueba si todos los argumentos son
VERDADEROS y devuelve VERDADERO. Si un solo
argumento es FALSO devolverá el valor FALSO.
• Función O: Comprueba si alguno de los argumentos es
VERDADERO y devuelve VERDADERO. Solo en caso de
que todos los argumentos sean FALSOS se devolverá
el valor FALSO.
• Función INDICE: Devuelve un valor o referencia de la
celda en la intersección de una fil y columna en
particular en un rango especificado.
• Función COINCIDIR: Devuelve la posición relativa de un
elemento en una matriz, que coincide con un valor
dado en un orden especificado.
• Función EXTRAE: Devuelve los caracteres del centro de
una cadena de texto dada una posición y longitud
iniciales.