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ANEXO No.1
Libros de contabilidad
Por: Gerencie.com
Si bien es cierto, la norma de NIIF para Pymes, no contempla en su texto los libros
de contabilidad. La ley a través del Código de Comercio, en su artículo 48 dispone
que todo comerciante debe llevar unos libros donde debe registrar los hechos
económicos según las normas y principios que gobiernan la contabilidad.
El artículo 48 trata sobre los libros de contabilidad señala algunos aspectos sobre
los libros, pero sin especificarlos ni definirlos, por lo que ha sido la doctrina la que
se ha encargado de definir qué libros de contabilidad se deben llevar, separando
entre libros principales y libros auxiliares.
Libros de Contabilidad
Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se
entenderán por tales, los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares
necesarios para el completo entendimiento de ellos.
Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros de
contabilidad en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros
deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e
integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una
numeración sucesiva y continua. Las hojas deben ser numeradas.
En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones comerciales y
financieras, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las
respalden.
Los libros podrán ser de hojas removibles, siempre que unas y otras estén
numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas
conforme a la reglamentación del gobierno.
Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de
contabilidad, de actas, de socios y/o accionistas, los comprobantes de las cuentas,
los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones.
Los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 años
contados desde el cierre de aquellos. Cuando se garantice su reproducción en
medio magnéticos o por cualquier otro medio, pueden destruirse transcurridos 10
años.
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Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones
mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.
Dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos
conste de manera clara, y completa y siempre que su contraparte no los rechace
en lo que le sea desfavorable.
Libros Principales
Libros de inventarios y balances:
Es un resumen de los activos físicos de la empresa (mercaderías y activos fijos
principalmente), así como de las deudas pendientes (deudores y acreedores). En
las deudas pendientes se deberían detallar todos los préstamos, tanto a corto
como a largo plazo
Libro diario:
Es el libro contable donde se registran, día a día, los hechos económicos de una
empresa. La anotación de un hecho económico en el libro diario se llama asiento o
partida; es decir, en él se registran todas las transacciones realizadas por una
empresa. Estas transacciones se toman de los comprobantes de diario, que son
los que se registran en el libro.
Libro mayor y balance: Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un
mes, el cual permite elaborar los estados financieros. La información se obtiene a
nivel de cuentas mayores y produce una síntesis de los movimientos débitos y
créditos que afectaron cada una de las cuentas mayores, codificadas con cuatro
dígitos (1105, 2105, 3105, etc). El Mayor y Balances contiene todas las cuentas
mayores del plan de cuentas que utiliza el ente económico. La información se
obtiene de los saldos derivados de la suma de los movimientos débitos y créditos
de cada una de las cuentas registradas en el libro diario.
Libro de Actas: El artículo 195 del Código de Comercio establece que toda
sociedad tiene la obligación de llevar un libro de actas, en el cual deberán
anotarse por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la
junta de socios.
Mediante el Oficio 220-100402 de 2017, la Superintendencia de
Sociedades define este libro como “documentos donde se consignan los
temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las
diferentes clases de personas jurídicas, sean estas sociedades comerciales,
civiles o entidades sin ánimo de lucro.”
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La finalidad de este libro es dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los
órganos colegiados de la sociedad, convirtiéndose así en un “relato histórico” de
aspectos administrativos, económicos, jurídicos, entre otros.
Libro de Accionistas:
ANEXO No.2
Libros oficiales de contabilidad podrán llevarse
En forma electrónica sin diligenciarlos en papel
Por: Actualícese
1. LIBROS DE CONTABILIDAD – NO REQUIEREN INSCRIPCIÓN EN EL
REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER LLEVADOS EN ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS
El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la
Cámara de Comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados
en archivos electrónicos.
Esta afirmación se deriva de las siguientes consideraciones:
1. El artículo 173 del decreto que nos ocupa, adicionó un inciso al artículo 56 del
*Código de Comercio, donde consagró la posibilidad de llevar en archivos
electrónicos todos los libros del comerciante.
El primer inciso se mantuvo sin modificación desde su original, consagrado en el
Decreto 410 de 1971, el cual señala: “Los libros podrán ser de hojas removibles o
formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén
numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas
conforme a la reglamentación del Gobierno”. Como es evidente esa
reglamentación aludía a los decretos que fue necesario expedir para efectos de
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instrumentalizar la norma del *Código de Comercio, sin que pueda dar lugar a
pensar que es una nueva reglamentación para que los libros dejen de estar
inscritos en el registro mercantil.
Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas
de socios”
Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que, desde la
fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados
a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera
reglamentación alguna como se explicó anteriormente.
2. LA CONTABILIDAD DEBE CONTINUAR SIENDO LLEVADA SEGÚN NIIF
(Normas Internacionales de Información Financiera, texto para Pymes IASB)
Los comerciantes deben continuar llevando su contabilidad de acuerdo a NIIF
(Normas Internacionales de Información Financiera, texto para Pymes IASB),
para tal efecto, se tomarán las medidas necesarias que permitan garantizar la
inalterabilidad, integridad y seguridad de la información. Corresponderá a los
administradores tomar las decisiones y medidas dirigidas a asegurar el
cumplimiento de los requisitos de la información financiera.
3. LIBROS INSCRITOS EN EL REGISTRO MERCANTIL QUE CONTIENEN
FOLIOS QUE NO HAN SIDO UTILIZADOS
La administración del ente económico decidirá el uso que debe dársele a los folios
inscritos que no fueron utilizados antes de la vigencia del decreto Antitrámites y
para ello podrá optar entre:
1. Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento, sin perjuicio de que los
registros incorporados coincidan o no con un período completo, esto es, de un
mes o un año. Al escoger esta opción, una vez diligenciado completamente el
libro inscrito, la administración continuará llevando su contabilidad bien sea en
forma impresa o en archivo electrónico.
2. Anular la totalidad de los folios registrados y escoger si continúa imprimiendo
los libros de contabilidad en folios sin dicho registro, o en archivos electrónicos
4. VALIDEZ PROBATORIA DE LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD Y
LIBROS DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA EN ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
A la luz de los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de contabilidad
registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y
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para su valoración se seguirán “las reglas de la sana crítica y demás criterios
reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente,
habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya
conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su
iniciador y cualquier otro factor pertinente.”
5. LIBROS DE JUNTA DIRECTIVA
De igual manera, el decreto 019 de 2012 suprimió la obligación de inscribir los
libros de acta de junta directiva en el registro mercantil, a la vez que previó la
opción de ser llevados por medios electrónicos. Por tal razón, las precisiones que
anteceden se predican también de los libros de actas de junta directiva.
6. PROHIBICIONES EN LOS LIBROS
En los libros de comercio se prohíbe:
Alterar, en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que éstos
se refieren.
Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los
asientos o a continuación de los mismos.
Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier
error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se
advirtiere.
Borrar o tachar en todo o en parte, los asientos.
Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
7. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Se acepta como procedimientos de reconocido valor técnico contable,
además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las
operaciones en forma mecánica o electrónica, para los cuales se utilicen
máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o
similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y
reproducir los asientos contables.
En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de
contabilidad que los respaldan.".
Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse
al Título IV del Libro I del Código de Comercio
Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las
operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que
se especifiquen de modo preciso de comprobantes externos que respaldan
los valores anotados.
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Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos, en
forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las
características del negocio haga posible, sin embargo, ejercer un control
efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación económica y financiera
de la empresa.
DEFINICIÓN DE BALANCE DE COMPROBACIÓN
Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para
visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto
al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen básico de un estado financiero.
DEFINICIÓN DE BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO
Un balance de comprobación ajustado es una lista de los saldos de las cuentas
del libro mayor, que se crearon después de la preparación de los asientos de
ajuste. El balance de comprobación ajustado contiene los saldos de ingresos y
gastos, junto con los de los activos, pasivos y capital.
El balance de comprobación ajustado se puede utilizar directamente en la
preparación del estado de cambios en el patrimonio neto, estado de resultados y
el balance general. Sin embargo, no proporciona información suficiente para la
preparación del estado de flujos de efectivo.
El balance de comprobación ajustado es un documento interno y no es un estado
financiero. El propósito de la balanza de comprobación ajustada es estar seguro
de que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la
cantidad total de los saldos de crédito.
Para los contadores es sumamente importante realizar el balance de
comprobación ajustado, debido a que proporciona un listado completo de los
saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros.
ESTRUCTURA DEL BALANCE DE COMPROBACION
1. Lo primero es completar el encabezado del informe con los siguientes
datos:
2. El nombre de la compañía para la que se está elaborando el informe.
3. Le sigue el nombre del informe, que en este caso es “Balanza de
comprobación sin ajustar” o como se le conoce en inglés “Trial Balance”
(balanza de prueba).
4. Fecha del final de período en el que se está realizando el balance.
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5. En la primera columna se coloca el número correspondiente a la cuenta.
6. En la siguiente se coloca el nombre de la cuenta.
7. Luego le sigue la columna de débito y después la de crédito.
LA HOJA DE TRABAJO
El concepto de hoja de trabajo se emplea en el terreno de la contabilidad para
aludir al borrador que desarrolla un contador mientras lleva las cuentas. Se trata
de un documento interno que contribuye a ordenar la información para elaborar un
estado financiero, aunque su utilización no es obligatoria.
En la hoja de trabajo, el contador reúne los datos de las actividades que realizó
una empresa durante un cierto periodo. Allí los organiza de manera lógica y puede
hacer todas las correcciones que considere necesarias.
La hoja de trabajo es realizada por un contador a modo de borrador.
Utilidad de la hoja de trabajo
El profesional, en este marco, puede analizar movimientos y observar ajustes de
manera sencilla. Es importante tener en cuenta que la hoja de trabajo no se
elabora con fines de publicación ni de presentación.
Por lo general, la hoja de trabajo presenta un encabezamiento (con la
denominación de la empresa y la fecha del periodo registrado) y columnas como
los nombres de las cuentas, la balanza de comprobación con los saldos y
movimientos y el estado de ganancias y pérdidas, entre otras. Existen
diversos modelos de hojas de trabajo: las hojas de trabajo con ocho columnas y
las hojas de trabajo con doce columnas son las más habituales, aunque también
hay hojas de trabajo con seis, diez, catorce y hasta dieciséis columnas. Existen
distintos tipos de hoja de trabajo.
Características según el tipo
Estos tipos de hoja de trabajo no difieren únicamente en la cantidad de columnas,
sino que sirven para satisfacer distintas necesidades que están íntimamente
ligadas a la finalidad con la que se elaboren, a los residuos de la compañía o a
la base de la contabilidad (que puede ser devengado o efectivo). Con respecto a
estos últimos dos conceptos, debemos explicar que se enmarcan en los métodos y
períodos de contabilidad: la base de efectivo sólo reconoce los ingresos en cuanto
el dinero entra o sale de la caja, mientras que el base devengado toma en cuenta
los ingresos o pagos pendientes de realización desde el momento en el que se
contrae la obligación.
La hoja de trabajo de seis y la de ocho columnas se usan solamente sobre la base
de efectivo, mientras que el resto, que pueden tener un mínimo de diez y un
máximo de dieciséis, sirven para ambas bases. Las más populares entre los
contadores son las primeras dos, aunque la estructura usada en cada caso
responde a sus necesidades particulares.
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La primera columna de una hoja de trabajo común suele dedicarse al balance de
comprobación. Allí se colocan los saldos contenidos en el libro mayor de todas las
cuentas hasta el momento de la elaboración de la hoja. Otra columna importante
es la de los ajustes, donde se detallan las correcciones de los montos que no
hayan sido contabilizados o que no sean del todo precisos, todo esto cuando el
contador cierra el período de la hoja de trabajo.
Diferencia entre la hoja de trabajo y el estado financiero
La hoja de trabajo, en definitiva, apunta a comprobar si los registros contables son
exactos, permitiéndole al contador realizar las correcciones y los ajustes que
correspondan y ordenar la información a presentar. La situación financiera de una
compañía queda reflejada en sus estados financieros: la hoja de trabajo es un
instrumento previo para el cierre de dichos estados.
En este contexto es necesario definir ligeramente el concepto de estados
financieros. Otros nombres por los que se conoce
son informes financieros, cuentas anuales y estados contables, y se trata de los
informes que usan las organizaciones para presentar su situación económica y
financiera, así como los cambios que haya atravesado en un período o en un
momento determinados. La utilidad de esta información la aprovechan los
gestores, los administradores y los reguladores, pero también los acreedores, los
propietarios y los accionistas.
