PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
• Denominación del Programa de Formación: TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
• Código del Programa de Formación: 134101
• Nombre del Proyecto: SUMINISTRAR APOYO A LOS PROCEDIMIENTOS EN LAS
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE MIPYMES.
• Fase del Proyecto: EJECUCION
• Actividad de Proyecto: DISEÑAR UN PLAN DE APOYO PARA LAS ACTIVIDADES Y
TAREAS DE LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA ORGANIACIÓN, ASÍ COMO EN SUS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS COMO SOPORTE
• Competencia: TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS
TÉCNICOS Y NORMATIVA
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
• RECONOCER EL ENTORNO DE EMPRESA Y LA RELACIÓN DE ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS, APLICADAS AL TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS DE OFICINA DE
ACUERDO CON LA NORMATIVA Y POLÍTICA INSTITUCIONALES.
• RECIBIR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y/O ELECTRÓNICOS DE ACUERDO CON LA
NORMATIVA Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
• Duración de la Guía. 24 horas
2. PRESENTACIÓN
La organización documental en gestión en gestión administrativa, es fundamental ya que,
es un proceso de soporte dentro de la organización, permitiendo un adecuado registro
seguimiento y ubicación de los documentos que ingresan o que se tramitan, ya que
permitirá una ubicación inmediata, oportuna y confiable logrando que tanto los clientes
internos y externos obtengan en forma óptima la información.
Por tanto, para empoderarse en su nuevo rol como aprendiz por competencias laborales
y alcance el perfil requerido para el desempeño en su puesto de trabajo, de acuerdo con
su especialidad, es necesario desarrollar las siguientes actividades.
Es muy importante, que asuma con autonomía y responsabilidad el estudio de esta
temática, el desarrollo de las actividades de enseñanza, aprendizaje y eGvFa PIl-u
F-a
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V0n1
planteadas en esta guía, que conduzcan a alcanzar los resultados de aprendizaje y reunir
las evidencias con los cuales el instructor verifica y valora los logros obtenidos y el avance
de su proceso formativo.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexion:
De acuerdo al video “ IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL, analice la
información presentada, teniendo en cuenta, como hoy en dia la administración
documental , es un proceso necesario , dentro del funcionamiento de cualquier empresa.
Tenga en cuenta ejemplos de la vida real, o estudio de casos, donde se pueda reflexionar,
cómo los asistentes administrativos contribuyen a ofrecer un excelente servicio en la parte
documental. https://www.youtube.com/watch?v=b7BujTrsfLw
Preguntas de reflexión
1. Que es la gestión documental?
2. Que es un archivo y que tipos de archivos conoce?
3. Clasifica, organiza y arochiva los documentos en su hogar?
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios
para el aprendizaje
De acuerdo a la lectura “ANALISIS DE LA INFORMACION”, desarrolle la actividad
propuesta por cada uno de los aprendices. Enviar por whatsapp o correo electrónico.
https://grupos.unican.es/mide/masterinnova/rincon_alumnos/resumenes/TECNICAS%20D
E%20AN%C3%81LISIS%20DE%20INFORMACI%C3%93N.doc
- Lee e interpreta la información presentada.
- Determine la idea principal del texto con tres ideas secundarias.
- Conceptualice: comunicación, expresión oral, técnicas de lectura, interpretación,
análisis y síntesis de la información y paultas para resumir.
- Redacte 3 conclusiones del proceso realizado en el análisis de la información.
Consulte y analice un programa de Gestion Documental de la empresa que usted elija y
explique las partes que tiene el programa , funcionalidad e identifique la aplicación o
manejo por parte de un tecnólogo en Gestion Administrativa y realiza un folleto.
4. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
Lee e interpreta el documento de ELABORACION Y PRESETACION DE LAS TRD,
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2015/SUBGPD/Radicado_2-
2015-06985.pdf
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resuelve:
a. Elabora un mapa mental donde reunas los aspectos mas importantes del
documento.
b. Explica cada uno de los sistemas de ordenación existen según la siguiente grafica.
5. Actividades de transferencia del conocimiento.
Socialización de a guía de aprendizaje, y desarrollar el taller adjunto, realcionado
con la gestión documental.
6. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de
Desarrollo Curricular
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Aplica oportunamente el Solución a preguntas.
Conocimiento : manual de gestión
documental, las normas • Mapa mental
Conoce y aplica la Gestion • Cuestionario escrito
de gestión de la calidad y
documental en el área • Actividades GdFePI-F-135 V01
la legislación vigente para
investigación.
administrativa de una el ingreso de los
empresa. documentos.
Evidencias de Desempeño: Se trabajará por medio
WhatsApp o correo
Construcción de de las Conserva electrónico
Tablas de Retencion responsablemente las
Documental. TRD copias de los documentos
enviados de acuerdo con
las normas de la
Evidencias de Producto: organización y la
Desarrollo de taller adjunto. legislación vigente.
Conoce el trámite
administrativo para la
admisión de la persona
según tipo de
aseguramiento y
acuerdo de voluntades
6. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado
su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados
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conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y
controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos
y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la
conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en
custodia.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos
para su almacenamiento y preservación.
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al
sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución
o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación
de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas de
los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de
evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para
la historia.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
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Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier
documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o
controlen.
Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios
cuantitativos y cualitativos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos
de consulta, los documentos requeridos.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra
de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse
también “depuración” y “expurgo”
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de uGn FPa
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identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,
con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central,
y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.
7. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
https://www.uis.edu.co/webUIS/es/administracion/secretariaGeneral/direccionCertificacionGestionDo
cumental/documentos/glosarioArchivistico.pdf.
https://www.archivogeneral.gov.co/
8. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) BRENDA W. MEDINA C Instructor 30 de agosto de 2023
9. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio
Autor (es)
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